Condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.

Transcripción

1 ECONOMÍA Factura electrónica Condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas (BOE 21 de octubre de 2014). Antecedente normativo Cita: -Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. - Orden Ministerial HAP/1074/2014 por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. 1. Introducción En el Boletín Oficial del Estado de 21 de octubre de 2014 se ha publicado la Resolución por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas La Resolución tiene su fundamento en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector público que, a su vez, recoge una de las reformas estructurales contempladas por la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA). Esta Ley contempla la reducción de la morosidad de las Administraciones públicas como uno de los elementos claves para mejorar la competitividad de las empresas; para ello una de las reformas estructurales que propone es el uso de la factura electrónica y la creación de un registro contable, a fin de agilizar los procedimientos de pago a los proveedores, conseguir una certeza sobre las facturas pendientes de pago y mejorar el control del gasto público. Entre las medidas adoptadas por la Ley, además de impulsar el uso de la factura electrónica en el sector público, con carácter obligatorio para determinados sujetos a partir del quince de enero de , se encuentran la obligación de los proveedores de presentar, en un registro administrativo, las facturas expedidas por 1 Se refiere a los relacionados en el artículo 4 de la Ley, las siguientes entidades: a) Sociedades anónimas; b) Sociedades de responsabilidad limitada; c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria; e) Uniones temporales de empresas; f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones. 1

2 los servicios que presten o bienes que entreguen y la creación por cada una de las Administraciones públicas de puntos generales de entrada de facturas electrónicas para que los proveedores puedan presentarlas y lleguen electrónicamente al órgano administrativo al que corresponda su tramitación y a la oficina contable competente. Con esta medida se prevé la existencia de un punto general de entrada de facturas electrónicas por cada nivel administrativo, aunque se apunta la posibilidad de que las Comunidades Autónomas y entidades locales se adhieran al punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. La Ley, en su capítulo III, regula el uso de la factura electrónica en el sector público y establece el formato que debe tener; al tiempo, crea el punto general de entrada de facturas El artículo 6, en su apartado 6, establece que la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos determinarán conjuntamente las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas En cumplimiento de esta disposición se publica la Resolución al inicio citada en la que figuran las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado, previsto en la Ley 25/2013, que se publican, junto con el desarrollo detallado de cada una de ellas, en el portal de administración electrónica de la Administración General del Estado y que entran en vigor a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado. 2. Contenido de las Condiciones técnicas del punto general de entrada de facturas electrónicas En el Anexo de la Resolución citada se recogen estas condiciones técnicas del punto general de entrada de facturas El Anexo se estructura en dos apartados, el primero relativo a las condiciones técnicas normalizadas en materia de flujos de estados de las facturas electrónicas y, el segundo, relativo a condiciones técnicas normalizadas en materia de interfaz de servicios web. a) Condiciones técnicas normalizadas en materia de flujos de estados de las facturas electrónicas Entre las condiciones técnicas normalizadas en materia de flujos de estados de las facturas electrónicas que deberán cumplir los puntos generales de entrada de facturas de las Administraciones públicas se indica que ha de contener, en primer lugar, los siguientes estados públicos de tramitación con su codificación de las facturas electrónicas del punto general de entrada de facturas electrónicas y los define: Registrada: La factura electrónica ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas y ha sido registrada administrativamente, proporcionando un número de asiento registral al proveedor. Registrada en RCF: La factura electrónica ha sido recibida y registrada en el registro contable de facturas de la oficina contable destinataria. Contabilizada la obligación reconocida: La obligación de pago derivada de la factura ha sido reconocida. 2

3 Pagada: La obligación de pago derivada de la factura ha sido pagada. Rechazada: La oficina contable o la unidad tramitadora han rechazado la factura, se debe indicar al proveedor el motivo del rechazo. Anulada: La oficina contable o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura electrónica, presentada por el proveedor. En segundo lugar, ha de contener el listado de estados de tramitación de la solicitud de anulación de las facturas electrónicas del punto general de entrada de facturas La solicitud de anulación no paraliza el proceso de tramitación interno de la factura. El punto general de entrada de facturas ha de recoger los siguientes estados públicos de tramitación y su codificación, que define del siguiente modo: No solicitada anulación: El proveedor no ha solicitado anulación sobre la factura electrónica. Solicitada anulación: El proveedor solicita anulación de la factura electrónica informando también del motivo. Aceptada anulación: La unidad tramitadora acepta la solicitud de anulación de la factura electrónica. Cambia automáticamente el estado de tramitación de una factura a Anulada-3100 en el flujo de tramitación. Rechazada anulación: La unidad tramitadora rechaza la solicitud de anulación de la factura electrónica. b) Condiciones técnicas normalizadas en materia de interfaz de servicios web que han de cumplir los puntos generales de entrada de facturas electrónicas En este punto se recogen las condiciones técnicas normalizadas en materia de interfaz de servicios web que han de cumplir los puntos generales de entrada de facturas Así, en primer lugar, señala que en su relación con los proveedores la interfaz de servicios web que posibilita el envío automático de facturas electrónicas a dicho servicio desde el sistema de gestión de facturas del proveedor 2, ha de implementar, al menos, los métodos siguientes: 1. enviarfactura: Método que permitirá al proveedor presentar una factura electrónica en el punto general de entrada de facturas El proveedor puede remitir la factura electrónica y los anexos asociados si los hubiera. 2. consultarestadofactura: Partiendo del número de asiento registral dado al proveedor al presentar la factura a través del método EnviarFactura, a través de este método el proveedor que remitió la factura podrá consultar el estado actual de 2 La Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, en su artículo 3.3.b) establece lo siguiente: 3. La presentación de facturas electrónicas a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas podrá hacerse de dos formas: a) b) Electrónicamente, mediante un sistema de comunicación establecido por interfaces de servicios web, que posibilita el envío automático de facturas electrónicas a dicho servicio desde el sistema de gestión de facturas del proveedor. En este supuesto, el sistema de gestión económica del proveedor deberá reunir las condiciones necesarias para su funcionamiento de manera integrada con la interfaz de servicios web de los puntos generales de entrada de facturas 3

4 tramitación de su factura. 3. consultarlistadofacturas: Similar al método consultarestadofactura pero, en este caso, permitirá consultar el estado de varias facturas de un proveedor a la vez. 4. anularfactura: Método que permitirá al proveedor, indicando el número de asiento registral de la factura asociada y el motivo de anulación, solicitar la anulación de la factura. 5. consultarestados: Método que devolverá al proveedor el listado de todos los estados públicos de tramitación de la factura electrónica y de la solicitud de anulación de facturas. 6. consultarunidades: Método que devolverá un listado de todas las unidades que pueden recibir facturas electrónicas dadas de alta en el punto general de entrada de facturas. Se devolverán en el formato de relación oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. 7. consultaradministraciones: Método que devolverá el listado de todas las administraciones públicas dadas de alta en el punto general de entrada de facturas 8. consultarunidadesporadministracion: Método que devolverá un listado de todas las unidades de una determinada Administración Pública que pueden recibir facturas electrónicas en el punto general de entrada de facturas. Se devuelven en el formato de relación oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Se aclara que sólo el proveedor que ha presentado una factura electrónica puede consultar su estado de tramitación y solicitar su anulación, para ello, es preciso autenticar y autorizar previamente al proveedor. En segundo lugar, en su relación con los sistemas informáticos de los registros contables de facturas, la interfaz de servicios web antes referida, ha de implementar al menos los siguientes métodos: a) relativos al alta de unidades en el punto general de entrada de facturas 1. solicitudadhesión: Método que permitirá realizar la gestión de alta, baja, a.ctualización de oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras en el punto general de entrada de facturas electrónicas desde los sistemas informáticos de los registros contables de facturas. 2. consultasolicitudadhesión: Método que devolverá el estado de la solicitud o solicitudes de alta, baja, actualización de las unidades de una Administración Pública realizadas desde el sistema informático del registro contable de facturas. 3. consultaprocesadosolicitudadhesión: Para una solicitud de gestión de unidades dada devolverá el detalle del procesado de dicha solicitud, informando de los errores encontrados. b) relativos a la tramitación de facturas 1. solicitarnuevasfacturas: Método que permitirá consultar al punto general de entrada el listado de las nuevas facturas recibidas en el punto dirigidas a las oficinas contables del registro contable de facturas que realiza la consulta. 4

5 2. solicitarnuevasanulaciones: Método que permitirá consultar al punto general de entrada el listado de solicitudes de anulación de las facturas electrónicas dirigidas a las oficinas contables del registro contable de facturas. 3. descargarfactura: Método que permitirá la descarga, por parte del sistema informático del registro contable de facturas, de una factura electrónica dirigida a una de sus oficinas contables. Este método permitirá la descarga del fichero de la factura electrónica y los ficheros anexos que el proveedor haya incluido en la presentación de la factura en el punto general de entrada. 4. confirmardescargafactura: Método que permitirá al sistema informático del registro contable de facturas destinatario de la factura informar al punto general de entrada de facturas que ha recibido correctamente la factura. 5. cambiarestadofactura: Método que permitirá al sistema informático del registro contable de facturas destinatario de la factura informar al punto general de entrada del cambio de estado público de la factura. 6. consultarestados: Método que permitirá al sistema informático del registro contable de facturas conocer el listado de todos los estados de la factura aceptados por el punto general de entrada y el código de cada uno de ellos. 7. consultarunidades: Método que permitirá al sistema informático del registro contable de facturas conocer qué unidades están asociadas a su sistema informático en el punto general y por tanto de las que podrá solicitar descarga de las facturas recibidas. 8. gestionarsolicitudanulaciónfactura: Método que permitirá al sistema informático del registro contable de facturas informar sobre la aceptación o rechazo de una solicitud de anulación de factura por parte del proveedor. En este punto, se aclara que desde la parte de receptor de la factura, solo podrá acceder a dicha factura y realizar las acciones habilitadas sobre ella, el sistema informático del registro de facturas asociado a la oficina contable destinataria de la factura electrónica. Por ello, se habrá de autenticar y autorizar a dicho sistema informático previamente. En tercer lugar, dado que todas las comunicaciones de las interfaces de servicios web implementadas por este punto general de entrada de facturas electrónicas han de estar firmadas, se indica el formato válido que permitirá identificar al proveedor y a la Administración destinataria de estas relaciones a través de las interfaces de servicios web, con el punto general de entrada de facturas 5