EL E-PROCUREMENT EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. e-business Issue.

Transcripción

1 emarket Services hace más sencillo utilizar los mercados electrónicos para los negocios internacionales EL E-PROCUREMENT EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS e-business Issue Por Juan Pablo Vargas Casaseca, emarket Services España Instituto Español de Comercio Exterior Julio 2005 / Actualizado Agosto 2008

2 Resumen El uso del e-procurement en las Administraciones Públicas facilita su relación con las empresas, haciendo más sencillos y eficaces los procesos de adquisición de bienes y servicios. La adquisición electrónica proporciona una mayor transparencia a los procesos de toma pública de decisiones y es un factor disuasorio al hipotético incumplimiento de las normas y frente a la corrupción. Todo sistema de adquisición electrónica requiere un alto grado de interfuncionalidad para que ningún licitante pueda verse excluido. El coste de estos sistemas dependerá del grado de complejidad de los mismos. Los bienes y servicios que se comercian en este tipo de plataformas son los necesarios en los distintos departamentos de una organización. Las Administraciones Públicas no sólo han de estudiar las ventajas en materia de eficiencia sino que deben examinar con detalle el grado de preparación electrónica de los sectores. Introducción Las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) permiten que los servicios públicos gestionen sus recursos de un modo más sencillo y eficaz. Una de las formas de hacer efectivas estas ventajas potenciales que nos ofrece el comercio electrónico es la adquisición electrónica, mediante la cual instituciones públicas usan Internet para comprar y adquirir bienes y servicios del sector privado, dar a conocer sus necesidades, elegir proveedores y efectuar pagos. El papel que desempeña la administración pública como comprador es enorme: en muchas ocasiones suele ser el mayor comprador del país y el valor del mercado tiene una gran importancia para las economías nacionales. La contratación electrónica Si bien la contratación electrónica presenta ventajas evidentes en cuanto a la reducción de precios y gastos administrativos, es difícil evaluar la rentabilidad y la inversión en proyectos de este tipo. Las primeras empresas que adoptaron la adquisición electrónica afirmaron no obstante haber hecho unas economías de entre el 8% y el 15% y haber rentabilizado la inversión en menos de un año. La adquisición electrónica también concede una mayor transparencia en los procesos de adopción pública de decisiones y es un factor disuasorio al hipotético incumplimiento de las normas y frente a la corrupción. En relación a los procesos administrativos, permite igualmente reducir la burocracia (incluidos los gastos generales y de los fondos destinados a la administración de los servicios), y por supuesto, ahorrar gastos y tiempo. Una última P á g. 2 d e 5

3 ventaja adicional es que el uso regular de estas tecnologías aumentará el nivel de conocimiento de las TIC por parte de todos los usuarios del sistema. Si bien las transacciones online resultan rentables en todos los organismos públicos, las empresas (independientemente de su tamaño) pueden sentirse incentivadas también a adoptar las TIC y las prácticas del comercio electrónico a la vista de un posible contrato. Toda aplicación con éxito de un sistema de adquisición pública electrónica suele ser resultado de una amplia consulta con representantes de los organismos públicos y del sector privado. Uno de los objetivos clave de una estrategia para todos los países es velar por que la adquisición electrónica se plantee de manera coherente en todas las esferas de la administración y por que los gastos repercutidos sobre los proveedores se reduzcan al mínimo. Además, el proceso de desarrollo de una estrategia de adquisición electrónica debe pasar por una serie de etapas, cada una de las cuales requiere un cuidadoso examen: Definición de objetivos y alcance del proyecto Análisis y reconfiguración de los procesos existentes Elección de una solución o una plataforma Formulación y aplicación de un plan (que incluya la gestión y asignación de los recursos necesarios y la formación de los recursos humanos) Una estrategia inicial de adquisición electrónica no ha de entrañar necesariamente una solución global en materia de contratación electrónica (sistemas de licitación electrónica, e- marketplaces para la adquisición de bienes o servicios o una página web que constituya un único punto de acceso a todas las oportunidades comerciales que ofrezca la administración). La aplicación de la adquisición electrónica puede empezar con una única mejora, como facilitar información online actualizada sobre licitaciones y concursos públicos. Todo sistema de adquisición electrónica requiere un alto grado de interfuncionalidad para que ningún licitante pueda verse excluido porque no utilice el mismo sistema informático o las mismas aplicaciones que la administración pública. Esto se puede remediar usando tecnologías abiertas. Asimismo, los programas de acceso abierto y gratuito no obligan a los proveedores a adaptar sus datos a un formato patentado o a convertirlos a ese formato, requisito que puede hacer que aumenten los gastos de los proveedores y representar un obstáculo para las empresas más pequeñas. El uso de programas de acceso abierto y gratuito puede alentar la contratación de servicios de TIC con las empresas locales y reforzar a las pymes locales del sector de las TIC. Estos programas pueden adaptarse fácilmente también a los idiomas locales. No obstante, las Administraciones Públicas pueden optar por sistemas patentados de contratación electrónica. Los acuerdos con proveedores de sistemas patentados pueden ofrecerles un método simplificado para encargar y adquirir productos y al mismo tiempo, pueden seguir la evolución de sus adquisiciones de licencias de programas informáticos. P á g. 3 d e 5

4 El coste de estos sistemas dependerá del grado de complejidad de los mismos: si se emplean plataformas destinadas a actividades de abastecimiento (como la licitación, el registro de proveedores o la gestión de las licitaciones), a actividades de compra (facturación y pagos electrónicos, por ejemplo) o a ambas. En un análisis de los gastos implicados, es preciso considerar los gastos relacionados con la adquisición de las licencias (que pueden llegar a suponer el 10% de los gastos generales del proyecto), los recursos internos y externos, la implantación del sistema y su mantenimiento, la integración de los sistemas de planificación de los recursos existentes, el diseño de procesos, la configuración y adaptación a las necesidades del cliente, la capacitación y comunicación, los sistemas y el ancho de banda internos, las actualizaciones técnicas y los gastos de reorganización. Sin embargo, en relación con la infraestructura, los sistemas de contratación electrónica pueden ser independientes y servirse tan sólo de un interfaz de datos con los sistemas internos de la oficina. Esto suele funcionar como solución provisional hasta que se consiga la integración total de las plataformas de integración de recursos, la cual permite la máxima reducción de los costes de transacción. Los bienes y servicios que se comercian en este tipo de plataformas son los necesarios en los distintos departamentos de una organización. Éstos suelen ser productos básicos como material de oficina, ordenadores y demás productos afines, servicios de mantenimiento y servicios como salas de reuniones y viajes. En determinados departamentos (por ejemplo, servicios de ingeniería civil) los bienes y servicios son mucho más específicos y no pueden beneficiarse de las economías de escala necesarias para que un sistema de adquisición electrónica justifique su costo. Como se mencionó con anterioridad, las Administraciones Públicas han de tener presente que implantar un sistema de adquisición electrónica no implica necesariamente que sea global, sino que puede limitarse a realizar mejoras rentables en los procesos de un determinado organismo público mediante la adopción de la adquisición electrónica y la adaptación de los procesos a los nuevos recursos disponibles. Por ejemplo, permitiendo realizar pedidos por correo electrónico, o bien mediante un sistema de gestión de pedidos online que se extienda a toda la cadena de distribución. A fin de evaluar la idoneidad de cualquier estrategia de adquisición electrónica, las Administraciones Públicas no sólo han de estudiar las ventajas en materia de eficiencia sino que deben examinar con detalle el grado de preparación electrónica de los sectores (públicos y privados) y la pertinencia de la adquisición por estos nuevos medios (ya sea global o parcial) para sus propias estrategias de administración pública electrónica y de desarrollo comercial. Esto es particularmente relevante, puesto que de poco servirá proponer la contratación electrónica en los países donde sólo algunos proveedores estarán en condiciones de beneficiarse de sus ventajas y donde las pymes podrían verse excluidas del mercado de la adquisición electrónica. Por otro lado, la adquisición electrónica puede llevar al desarrollo de la capacidad de la administración pública en materia de las TIC y de las nuevas tecnologías, capacidad que puede extenderse a otras esferas, así como a la comunidad empresarial. En cualquier caso, las correspondientes Administraciones Públicas deben tener en cuenta que la adopción de un sistema de adquisición electrónica puede ser un proceso de adaptación que ahorrará recursos y que permitirá a los usuarios adquirir gradualmente la capacidad necesaria para utilizarlo. La rentabilidad de la inversión se logrará a medio plazo. P á g. 4 d e 5

5 Y las Administraciones Públicas que aún no hayan implantado estos sistemas podrían considerar la posibilidad de mejorar la interacción con las empresas facilitando información y formularios de licitación y promoviendo la sensibilización de la comunidad empresarial y el registro de posibles proveedores. El establecimiento de un portal para los servicios de transacción puede ser un objetivo a largo plazo que será resultado de una reforma general dirigida a consolidar y racionalizar la adquisición y contratación pública y aumentar su transparencia. Fuentes y referencias Cámara de Comercio Internacional ( ) emarket Services Reports ( IDABC (European Interoperable Delivery of European egovernment Services to Public Administrations, Business and Citizens) ( P á g. 5 d e 5