Procedimiento para el registro y traslado del Subgrupo 144 al Subgrupo 151 Bienes de Proyectos y el Tratamiento para los saldos de Proyectos

Transcripción

1 SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Procedimiento para el registro y traslado del Subgrupo 144 al Subgrupo 151 Bienes de Proyectos y el Tratamiento para los saldos de Proyectos 1

2 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y TRASLADO DEL SUBGRUPO 144 A 151 BIENES DE PROYECTOS Y EL TRATAMIENTO PARA LOS SALDOS DE PROYECTOS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2013 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Autor: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ing. Cintia Catota Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos Ing. Luis Fiallos Analista de la Dirección Nacional de Estados Financieros Revisado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Econ. Carlos Troya Director Nacional de Activos Públicos Aprobado: Econ. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 13/11/2013 2

3 Contenido 1. ANTECEDENTES APLICACIÓN DEL MARCO LEGAL VIGENTE ÁMBITO DE APLICACIÓN PROCEDIMIENTO PARA LAS ENTIDADES QUE OPERAN EN EL SISTEMA E-SIGEF PROYECTOS DE INVERSIÓN Traslado de saldos de cuentas contables de Proyectos Cierre de Cuentas de Depreciación de Inversión Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión Reconocimiento de Gastos de Gestión Acumulación de costos de Proyectos Liquidación Proyectos PROCEDIMIENTO PARA LAS ENTIDADES QUE NO OPERAN EN EL SISTEMA E- SIGEF Ajuste de Cuentas de Proyectos Ajuste de Cuentas de Depreciación de Proyectos Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión

4 Procedimiento para el registro y traslado del Subgrupo 144 al Subgrupo 151 Bienes de Proyectos y el Tratamiento para los saldos de Proyectos 1. ANTECEDENTES Se requiere determinar el procedimiento para el ajuste de los saldos contables que actualmente estén registrados en las cuentas de proyectos y programas, de manera que éstos se visualicen en las cuentas de acumulación de inversiones realizadas en Obras en Proceso y en Programas en Ejecución respectivamente. Este procedimiento permitirá a las Entidades que conforman el Presupuesto General del Estado, efectuar el traslado de saldos de las cuentas contables de Proyectos y Programas y registrar adecuadamente los ajustes contables establecidos en la normativa vigente para los siguientes procedimientos: Reconocimiento de gastos de gestión Acumulación de costos de proyectos y programas de inversión Liquidación de proyectos y programas de inversión 2. APLICACIÓN DEL MARCO LEGAL VIGENTE La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, actúa en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, que respectivamente señalan: Art Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Artículo Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. 4

5 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades del Estado Central, Gobiernos Autónomos y Descentralizados y Empresas Públicas, que operan o no en el sistema e-sigef. 5

6 4. PROCEDIMIENTO PARA LAS ENTIDADES QUE OPERAN EN EL SISTEMA E-SIGEF. A continuación se detallan las clases de registro contables desconcentradas para las entidades que operan en el sistema e-sigef. 4.1 PROYECTOS DE INVERSIÓN Traslado de saldos de cuentas contables de Proyectos a) Revisión de saldos: Para proceder con el ajuste de las cuentas de Proyectos, el funcionario deberá obtener un reporte del Libro Mayor por cuenta contable, para verificar los valores que serán utilizados en el ajuste; así como, los respectivos auxiliares 01, 02 y 03. 6

7 Obtener un reporte similar para verificar los saldos de las cuentas de Depreciación Acumulada 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 b) Aplicación de ajuste : El funcionario deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE. Una vez seleccionada la Entidad, procederá con la creación del comprobante, para lo cual utilizará el botón Crear Documento. 7

8 Selecciona la clase de registro AJB9 Posteriormente, se presenta la cabecera del CUR contable y llenará los campos requeridos, utilizando la clase de registro AJB9 AJUSTE DE BIENES PROYECTOS ,00 Se deberá llenar la siguiente información: Clase de registro: Tipo de documento de respaldo: No. Secuencia: RUC: Entidad Origen: No. Documento de respaldo: Monto Contable: Descripción: AJB9 Ajuste de Bienes Proyectos Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Ingresar RUC Institucional Registro automático del nombre de la Entidad Registrar documento que sustente la transacción Ingresar el valor total de la transacción Ingresar los datos que correspondan 8

9 La clase de registro antes mencionada, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber Bienes Muebles XXXX Bienes Inmuebles XXXX Bienes Biológicos XXXX Depreciación Acumulada Bienes de Inversión XXXX Bienes de Proyectos XXXX Depreciación Acumulada XXXX Una vez registrada la información, presiona el botón Crear y Detallar y se despliega la pantalla en la cual deberá llenar los siguientes campos: Verificar los auxiliares 1, 2 y 3, del Libro Mayor. Sel Mayor Subcuent a 1 Subcuenta 2 Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 Débito / Crédito Monto Débito D Monto Crédito C C D Total Nota: Para el registro contable de la depreciación, considerar en el DÉBITO: y CRÉDITO: Seguidamente presiona el botón Salir y a continuación selecciona el registro contable presionando el botón Aprobar el documento. Una vez aprobado deberá imprimir el CUR generado para su respaldo. 9

10 110,00 Se confirma la ejecución del proceso con el botón Aceptar, con el mensaje OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO Cierre de Cuentas de Depreciación de Inversión a) Revisión de saldos: Para proceder con el ajuste de las cuentas de Depreciación de Inversión, el funcionario deberá obtener un reporte del Libro Mayor por cuenta contable, para verificar los valores que serán utilizados en el ajuste. b) Aplicación de ajuste: El funcionario deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE. 10

11 Una vez seleccionada la Entidad, procederá con la creación del comprobante, para lo cual utilizará el botón Crear Documento. Selecciona la clase de registro RDBP Posteriormente, se presenta la cabecera del CUR contable y llenará los campos requeridos, utilizando la clase de registro RDBP REGULACIÓN DE DEPRECIACIÓN BIENES DE INVERSIÓN PROYECTOS. 11

12 Se deberá llenar la siguiente información: Clase de registro: Tipo de documento de respaldo: No. Secuencia: RUC: Entidad Origen: No. Documento de respaldo: Monto Contable: Descripción: RDBP Regulación de Depreciación Bienes de Inversión Proyectos Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Ingresar RUC Institucional Registro automático del nombre de la Entidad Registrar documento que sustente la transacción Ingresar el valor total de la transacción Ingresar los datos que correspondan La clase de registro antes mencionada, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber Actualización del Patrimonio XXXX Depreciación Bienes de Inversión XXXX Una vez registrada la información, presiona el botón Crear y Detallar y se despliega la pantalla en la cual deberá llenar los siguientes campos: Sel Mayor Subcuen ta 1 Subcuenta 2 Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 Débito / Crédito Monto Débito Monto Crédito D C Total Seguidamente presiona el botón Salir y a continuación selecciona el registro contable presionando el botón Aprobar el documento. Una vez aprobado deberá imprimir el CUR generado para su respaldo. 12

13 Se confirma la ejecución del proceso con el botón Aceptar, con el mensaje OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión Para continuar con el registro de la depreciación de los activos utilizados en la ejecución de proyectos, se cargará en la cuenta Depreciación de Bienes de Inversión y se abonará en las cuentas XX Depreciación Acumulada Bienes de Inversión, según corresponda. Para proceder con el registro del asiento contable, se deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/ Registro Contable/ Comprobante Contable. Una vez seleccionada la Entidad, procederá con la creación del comprobante, para lo cual utilizará el botón Crear Documento. 13

14 Selecciona la clase de registro DAIB Posteriormente, se presenta la cabecera del CUR contable y llenará los campos requeridos, utilizando la clase de registro DAIB DEPRECIACION ACUMULADA DE BIENES DE INVERSIÓN EN PROYECTOS Y PROGRAMAS. Se deberá llenar la siguiente información: Clase de registro: Tipo de documento de respaldo: No. Secuencia: RUC: Entidad Origen: No. Documento de respaldo: Monto Contable: Descripción: DAIB Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión en Proyectos y Programas Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Ingresar RUC Institucional Registro automático del nombre de la Entidad Registrar documento que sustente la transacción Ingresar el valor total de la transacción Ingresar los datos que correspondan 14

15 La clase de registro antes mencionada, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber Depreciación Bienes de Inversión XXXX Depreciación Acumulada Bienes de Inversión XXXX Una vez registrada la información, presiona el botón Crear y Detallar y se despliega la pantalla en la cual deberá llenar los siguientes campos: Sel Mayor Subcuen ta 1 Subcuenta 2 Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 Débito / Crédito Monto Débito Monto Crédito D C Total Seguidamente presiona el botón Salir y a continuación selecciona el registro contable presionando el botón Aprobar el documento. Una vez aprobado deberá imprimir el CUR generado para su respaldo. Se confirma la ejecución del proceso con el botón Aceptar, con el mensaje OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO. 15

16 4.1.4 Reconocimiento de Gastos de Gestión Se considera lo indicado en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental (NTCG) Reconocimiento de gastos de gestión, donde se manifiesta que: Los hechos económicos relacionados con los costos en proyectos o programas destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o productos intangibles, se contabilizarán en las cuentas de acumulación de costos de los subgrupos 151 ó 152, con crédito a las Cuentas por Pagar correspondientes. Simultáneamente se cargará la cuenta respectiva del subgrupo 631 Inversiones Públicas y se reflejará el efecto en las cuentas complementarias de las Inversiones en Proyectos y Programas ó En los proyectos de obras institucionales que van a formar parte de los recursos privativos de la Institución (Activos), no se efectuará la aplicación a los gastos de gestión. (El subrayado es nuestro) Aplicando esta disposición, el reconocimiento del Gasto de Gestión se aplicará cada vez que una Entidad realice pagos de planillas por avance de obras. Para proceder con el registro del asiento contable, se deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/ Registro de Operaciones no Presupuestarias/ Ajustes y Reclasificaciones/ Ajustes y Reclas. Corriente Inversión. En el caso de Proyectos, deberá escoger la clase de registro que corresponda, entre las opciones: 16

17 Una vez seleccionada la entidad, presiona el botón Crear Formulario y se desplegará la siguiente pantalla: Se deberá llenar la información como sigue: Tipo de Transacción: 22 - Aplicación a Gastos de Gestión Clase de Registro: Escoger la clase de registro que corresponda Tipo de Documento Respaldo: 6 - Comprobante Administrativo de Gastos Documento de Respaldo: 26 - Informe Técnico No. Documento: Registrar el documento que corresponda al Proyecto RUC: Ingresar el RUC Institucional Monto Contable: Registra el valor de la transacción Descripción: Ingresar los datos que correspondan al Proyecto Estructura Programática: Seleccionar la estructura que corresponda Posterior al ingreso de información, presiona el botón Crear Formulario y Salir y se desplegará la siguiente pantalla: 17

18 Una vez creado el registro, presiona el botón Detalle Formulario y visualiza el asiento contable generado para el tipo de transacción seleccionada, por ejemplo: Luego de la revisión, presiona el botón Salir y a continuación selecciona el registro, presiona el botón Solicitar formulario y el estado cambia a SOLICITADO. Una vez solicitado, selecciona el registro y presiona el botón Formulario. Aprobar Se confirma la ejecución del proceso con el botón Aceptar, con el mensaje OPERACIÓN EXITOSA. 18

19 El documento cambia al estado APROBADO y se lo puede imprimir como respaldo de la operación realizada Acumulación de costos de Proyectos Se considera lo prescrito en el tercer inciso de la NTCG Acumulación de costos de proyectos y programas, donde se manifiesta que: Los saldos de las cuentas destinadas a registrar los costos imputables a los proyectos o programas, al momento de su liquidación o al término del ejercicio contable, lo que ocurra primero, deberán trasladarse mediante movimientos de ajuste o de cierre, a las cuentas Acumulación de Costos de Inversión en Obras en Proceso o a la Acumulación de Inversiones en Programas en Ejecución, según lo siguientes criterios: - Con un asiento de ajuste, si el momento de su terminación ocurre en cualquier fecha dentro del ejercicio fiscal o si se tratare de programas sociales de tipo permanente, que continúan años tras año; Para este criterio, la acumulación de costos se realizará utilizando la clase de registro, que se indica a continuación. Para proceder con el registro del asiento contable, el funcionario deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE. 19

20 Una vez seleccionada la entidad, presiona el botón Crear Documento y se desplegará la siguiente pantalla: Se deberá llenar la siguiente información: Clase de registro: ACYP - ACUMULACIÓN DE COSTOS DE INVERSIONES EN PROYECTOS Tipo de documento de respaldo: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan No. Secuencia: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan RUC: Ingresar RUC Institucional Entidad Origen: Registro automático del nombre de la Entidad No. Documento de respaldo: Registrar documento que sustente la transacción Monto Contable: Ingresar el valor total de la transacción Descripción: Ingresar los datos que correspondan Una vez registrada la información, presiona el botón Detalles del Documento y deberá ingresar las cuentas contables para el tipo de transacción seleccionada. 20

21 Seguidamente presiona el botón Salir y a continuación selecciona el CUR Contable en estado Registrado y procede con la aprobación del documento con el respectivo botón. - NTCG , continuación del inciso 3: Con un asiento de cierre, si al término del ejercicio aún no han concluido y consecuentemente, van a continuar en el siguiente año. Lo expuesto se observará, especialmente, si se refieren a proyectos de obra pública y a programas sociales, que se caracterizan por no ser permanentes; es decir, que tienen definidas sus fechas de inicio y término, aún y cuando el plazo final de realización se hubiere extendido en función del grado de avance que demuestren. Para este criterio, la acumulación de costos se deberá realizar utilizando la clase de registro, que se indica a continuación. El funcionario deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias/Ajustes y Reclasificaciones/Ajustes por Acumulación de Costos en Proyectos y Programas. 21

22 Una vez seleccionada la Entidad, presiona el botón Crear Formulario y se desplegará la siguiente pantalla: Se deberá llenar la siguiente información: Tipo de Transacción: Clase de Registro: Tipo de Documento: Documento de respaldo: No. documento: Descripción: Escoger el Tipo de Transacción 101 Acumulación Masiva de Costos en Proyectos Seleccionar la clase de registro APRY Seleccionar conforme a las opciones que se despliegan. Seleccionar conforme a las opciones que se despliegan. Registrar documento que sustente la transacción Campo automático 22

23 Posterior al registro de información, presiona el botón Salir y se desplegará la siguiente pantalla: Selecciona el registro en estado Solicitado, presiona el botón Detalle de Formulario y visualizará el ajuste contable que fue cargado para el tipo de transacción seleccionada. Una vez verificado el asiento, realizará la aprobación del documento, presionando el botón Aprobar formulario. 23

24 4.1.6 Liquidación Proyectos NTCG No Al finalizar la ejecución de los proyectos que hayan cumplido con las condiciones técnicas establecidas en los acuerdos o contratos, contablemente se procederá a registrar la liquidación, conforme a los criterios establecidos en la Norma Técnica referida, para lo cual el funcionario ingresará a través de la ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE y seleccionará las clases de registro de acuerdo a estos lineamientos normativos: Liquidación de Proyectos Institucionales.- a. En los proyectos destinados a la formación de bienes tangibles, que se integrarán a los recursos privativos de la Institución, se deberá trasladar la acumulación de costos de las inversiones, a las cuentas de Inversiones en Bienes de Larga Duración. Para la aplicación de este ajuste, el funcionario utilizará la clase de registro AJB7 Ajuste liquidación de Proyectos-Bienes para la Institución Liquidació n de proyectos de bienes para la Institución Los bienes de larga duración adquiridos para la ejecución de proyectos y programas, cuyos costos no hayan formado parte del producto final, a la fecha de su liquidación se deberán trasladar a las cuentas de los subgrupos 141 ó 142, por el valor en libros. Para la aplicación de este ajuste, el funcionario utilizará la clase de registro AJB5 Ajuste liquidación Bienes de Administración- Proyectos Bienes de Larga Duración. 24

25 Liquidación Bienes de Administración - Proyectos Liquidación de Proyectos de creación de bienes para uso público: b. En los proyectos o programas destinados a la formación de bienes tangibles o intangibles que no incremente los recursos privativos institucionales, deberán ajustarse debitando las cuentas complementarias ó y acreditando las cuentas de Acumulación de Costos de las Inversiones respectivas. Para la aplicación de este ajuste, deberá utilizarse la clase de registro LPBP Liquidación de Proyectos-Bienes de Uso Público. Liquidación de Proyectos- Bienes de Uso Público Liquidación Contable: c. Los proyectos o Programas que no lleguen al término de su ejecución, como consecuencia de resoluciones de la autoridad competente y no se proyecte reiniciarlos deben liquidarse contablemente. La Entidad bajo su mejor criterio realizará los siguientes ajustes, según sea el caso: Nota: Para proceder con la liquidación contable, se deberá solicitar mediante oficio a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental, la habilitación de la clase de registro respectiva. 25

26 Ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE. Para el ajuste de la cuenta Proyectos, aplicará la clase de registro LACI: CLASE DE REGISTRO: LACI CUENTA DESCRIPCIÓN NATURALEZA Patrimonio Gobierno Central Deudora Acumulación de Costos en Inversiones en Obras en Proceso Acreedora Para el ajuste de las cuentas se aplicará la clase de registro AAG1: CLASE DE REGISTRO: AAG1 CUENTA DESCRIPCIÓN NATURALEZA Patrimonio Gobierno Central Deudora (-) Aplicación a Gastos de Gestión Acreedora En caso de que la Entidad no posea estructura programática, se deberá realizar la liquidación manual de proyectos, aplicando la clase de registro AGPP: CLASE DE REGISTRO: AGPP CUENTA DESCRIPCIÓN NATURALEZA (-) Aplicación a Gastos de Gestión Deudora Acumulación de Costos en Inversiones en Obras en Proceso Acreedora d. La liquidación de proyectos realizados o contratados con terceros, ocurrirá con la documentación generada en el momento de la recepción definitiva de la obra. 26

27 5. PROCEDIMIENTO PARA LAS ENTIDADES QUE NO OPERAN EN EL SISTEMA E-SIGEF. A continuación se detallan los ajustes contables para las entidades que operan en otros sistemas: 5.1 Ajuste de Cuentas de Proyectos a) Revisión de saldos: Para proceder con el ajuste contable de las cuentas de Proyectos, el funcionario deberá obtener un reporte del libro mayor por cuenta contable del sistema que esté utilizando actualmente, para verificar los valores que serán utilizados en el ajuste. Por ejemplo: Al 10 de octubre de 2013, el Gobierno Provincial XYZ, registra en su sistema contable, saldos en las cuentas relacionadas con Maquinarias y Equipos, de acuerdo a lo siguiente: Fecha de adquisición: 02-enero-2013 Código Cuenta Debe Haber Maquinarias y Equipos 1, Saldo Cuenta 1, Código Cuenta Debe Haber Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos Saldo Cuenta b) Aplicación de ajuste: El registro que la Entidad deberá aplicar para el ajuste contable de saldos de proyectos, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber Bienes Muebles XXXX Bienes Inmuebles XXXX Bienes Biológicos XXXX Depreciación Acumulada XXXX Bienes de Proyectos XXXX Depreciación Acumulada XXXX 27

28 Con el ejemplo anterior, se procede a realizar el ajuste contable para efectuar el traslado de saldos de proyectos. El asiento contable se visualizará de la siguiente forma: Ejemplo: Código Cuenta Debe Haber Maquinarias y Equipos 1, Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos Maquinarias y Equipos 1, Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos Ajuste de Cuentas de Depreciación de Proyectos a) Revisión de saldos: Para proceder con el ajuste de las cuentas de Depreciación de Proyectos, el funcionario deberá obtener un reporte del libro mayor de las cuentas contables del subgrupo de Depreciación de Bienes de Inversión, para verificar los valores de registro. b) Aplicación de ajuste: El registro que la Entidad deberá aplicar para el ajuste contable de saldos de Depreciación de Inversión de Proyectos, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber Actualización del Patrimonio XXXX Depreciación de Inversión XXXX 5.3 Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión Para continuar con el registro de la depreciación de los activos utilizados en la ejecución de proyectos, se cargará en la cuenta Depreciación de Bienes de Inversión y se abonará en las cuentas XX Depreciación Acumulada Bienes de Inversión, según corresponda. El registro que la Entidad deberá aplicar para el ajuste contable por la depreciación de Inversión de Proyectos, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber Depreciación Bienes de Inversión XXXX Depreciación Acumulada Bienes de Inversión XXXX Una vez realizados los ajustes respectivos, la Entidad deberá aplicar lo estipulado en la NTCG INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS. 28