INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2011

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1 INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2011 Estado del Sistema de Control Interno de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Radicado No: 256 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Avances Se ratifican y destacan, entre otros, los siguientes avances: Existencia de la herramienta denominada Ideario Ético, mediante el cual se establecieron y desarrollaron los principios y valores éticos. Este documento se encuentra publicado en la Intranet y en la página Web de la Entidad; y de acuerdo a lo establecido en el Decreto 489 de 2009, los valores y principios allí plasmados, serán actualizados de forma participativa en periodos no inferiores a (2) años. Sensibilización y fortalecimiento de los valores institucionales en la Entidad, por medio de los siguientes actividades: - Procesos de inducción y reinducción. - Cine foro con el apoyo de la caja de compensación familiar Compensar. - Conformación del grupo de gestores de ética de la Entidad, (Memorando ) por medio de la expedición de la Resolución 186 de 2011, por la cual se conforma el grupo de gestores de ética de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. - Difusión de valores por medio de correos electrónicos a todas las dependencias, dando a conocer el valor del mes. - Proyecto de Implementación de indicadores de gestión éticos, que de conformidad con la Circular 011 de 2011, se llevó a cabo reunión con el grupo de gestores de ética para dar a conocer los objetivos, etapas y metodología de trabajo del proyecto. como una primera etapa del proyecto, se realizó talleres de sensibilización y contextualización con apoyo de la Universidad del Rosario. - Encuesta Rol de la Secretaría General, por medio de la cual se evaluó, entre otros aspectos,

2 los valores y principios del Ideario Ético. - Tabla de Indicadores de Gestión de Ética, orientada a medir la gestión ética distrital, basada en los 7 valores del ideario. La herramienta está dirigida a 5 diferentes grupos: Directivas, servidoras y servidores, comunidad, usuarios y proveedores. - Código de Honor del Distrito al interior de la Entidad, cuya finalidad es fortalecer la ética pública en la administración pública distrital. Expedición de la Resolución 946 de 2007, Por la cual se adopta el reglamento para los planes, programas y subprogramas de Capacitación y Estímulos y se define el procedimiento para la participación de los servidores de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D C. Expedición de la Resolución 188 de 2011, "Por la cual se aprueba el Plan Institucional de Capacitación de la Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá DC" Seguimiento a los planes de Bienestar y capacitación (trimestralmente) y medición de su eficacia por medio del indicador formulado. Jornadas inducción y re-inducción. (Memorandos de Invitación del 16 de marzo de 2011 y del 1º de diciembre de 2011). Las evaluaciones de las inducciones y reinducciones adelantadas en la Secretaría General, son insumo para la formulación de los planes Institucionales de capacitación de cada vigencia por parte del Comité de capacitación. Medición y análisis del clima laboral, los cuales fueron realizados por la ARP Positiva. Evaluaciones de las jornadas de capacitación (Formato FT-193). Expedición de la Resolución 298 de 2011, "Por la cual se adopta el Plan de Incentivos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C." y cuyo resultado, entre otros, fue la elección de los mejores empleados de carrera administrativa, de libre Nombramiento y Remoción y se asignaron los incentivos No Pecuniarios (Resolución Nº 848 de 2011). Expedición de la Resolución 136 de 2011, "Por la cual se establecen los factores y criterios de aplicación para acceder al Nivel Sobresaliente en la Evaluación del Desempeño Laboral en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C." Evaluaciones del desempeño y los acuerdos de Gestión, los cuales se formulan a partir de los Planes Operativos y el Plan Estratégico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Adopción de las Resoluciones 290 de 2009 y la 464 de 2011, mediante la cual se establece en la Secretaría General, un Sistema Integrado de Gestión, entendido éste como el conjunto articulado

3 de herramientas de gestión -Sistemas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo, de Gestión Documental y archivo, Sistema de Seguridad en la información, de Gestión ambiental, de responsabilidad Social y SISO- que permiten a la Secretaría General, el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la Entidad. Asignación de recursos para mejorar y mantener el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaria General, por medio del Proyecto de Inversión Realización de los Comités Directivos del Sistema Integrado de Gestión y las reuniones de revisión por la Dirección, se evalúa el avance de los sistemas de gestión de la entidad. Establecimiento y aplicación de diferentes mecanismos que mejoran la situación de transparencia y previenen la corrupción, de conformidad con lo descrito en el Decreto Distrital 371 de Durante el año 2011 las quejas disminuyeron en un 63% en comparación con el año En cuanto a los reclamos, estos aumentaron en un 12% en comparación con el año 2010, según la información proporcionada por la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano. Documentos adoptados y divulgados que contienen Misión, Visión, objetivos institucionales, acciones, cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el qué hacer misional. Esta información se puede consultar el el link del Sistema Integrado de Gestión, en el cual se evidencia la misión, visión, objetivos institucionales (estratégicos o de calidad) y Plan Estratégico de la Secretaria General, publicados en la intranet y pagina Web de la Entidad. Mejora y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión: 604 revisiones y 104 actualizaciones a los documentos de los procesos, modificaciones realizadas por el responsable de cada proceso teniendo en cuenta el portafolio de productos y/o servicios de la Secretaría General. Procesos de la Entidad bajo una estructura basada en el PHVA la cual permite realizar la planeación, ejecución y evaluación de procesos: - Sistema Integrado de Gestión, entendido éste como el conjunto de herramientas de gestión encaminadas a garantizar el logro de objetivos institucionales, cumplimiento de los fines del Estado y el mejoramiento de la calidad de los servicios a cargo de la entidad. - De manera general a través de las caracterizaciones de los procesos: De manera detallada a través de los procedimientos: Gráficamente a través del mapa de procesos, en los cuales se evidencia su interrelación, proveedores, insumos, actividades, clientes, productos, indicadores y normas marco normativo. Información del Modelo de Operación por procesos publicada en la intranet y pagina Web de la

4 entidad en la dirección electrónica: Conformación del equipo de Gestores del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de retroalimentar al proceso sobre los avance del Sistema. Procesos y procedimientos establecidos en la Entidad que permiten identificar los niveles de autoridad y responsabilidad en la ejecución de los mismos. Niveles de autoridad y responsabilidad establecidos en el Manual de Funciones. Metodología que permite parametrizar la calificación de probabilidad e impacto por cada una de las causas identificadas por cada riesgo, con acciones preventivas y aplicación de correctivos oportunos. La metodología se encuentra documentada en el procedimiento Administración del Riesgo PR-214 e Instructivo Manejo del Aplicativo administración de riesgos IN-011. Su consulta puede realizarse en la Intranet, página Web de la Entidad y en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión. Expedición de la Resolución No. 338 de 2008 mediante la cual se estableció la Política de Administración del Riesgos de la Secretaría General, entre cuyos artículos se destacan el Artículo Quinto- Roles y responsabilidades de los diferentes actores de acuerdo a la directriz del Departamento Administrativo de la Función Pública consignada en el Manual de Implementación del MECI 1000:2005 y el Artículo Sexto - Ciclos de control para la operación del Sistema de Administración de Riesgos. Es así, como la Entidad con la política de riesgos determinó como requisito, que todos los responsables de procesos identifiquen sus riesgos teniendo en cuenta el análisis del contexto estratégico de la organización. Entre las estrategias utilizadas con el fin de que los procesos den cumplimiento a la mencionada Resolución, se encuentran el envío de piezas comunicacionales por parte de la Oficina Asesora de Planeación, para que se actualice la información del Sistema y se efectúen las evaluaciones de probabilidad e impacto de los riesgos identificados. Así como también, las sensibilizaciones realizadas por la Oficina de Control Interno mediante las cuales brindan asesoría y acompañamiento en la identificación, valoración de los riesgos y en el manejo de del Sistema de Información a los procesos que lo requieran. Disminución de hallazgos formulados por la Contraloría de Bogotá D.C. Dificultades Se identifican las siguientes debilidades en algunos de los procesos de la Entidad:

5 1. Programación de los planes de gestión. 2. Programación presupuestal, contractual. 3. Construcción de indicadores. 4. Identificación y establecimiento de acciones de mitigación frente a riesgos que impiden el cumplimiento de objetivos y metas establecidas. Avances SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Se ratifican y destacan, entre otros, los siguientes avances: La estructura de las caracterizaciones de proceso describe actividades de Planear, Hacer, Verificar y Actuar, y se constituyen en guías de acción y parámetros para la ejecución de los procesos, procedimientos y actividades. Piezas comunicacionales que refuerzan las directrices para dar cumplimiento de la administración de riesgos. Periodicidad definida para verificar la eficacia controles, actividades e indicadores de los riesgos identificados de acuerdo con la Resolución 338 de 2008 y a través del aplicativo Sistema de Administración del Riesgo. Identificación de políticas de operación por cada proceso, las cuales se describen en las correspondientes caracterizaciones, contribuyendo a una mejor ejecución de procedimientos y actividades. La Secretaría General adoptó el manual de procesos y procedimientos por medio de la Resolución 007 de 2007, en la cual se definió la responsabilidad de todos los Directores, Subdirectores, Jefes de dependencia, Responsables de Área que hacen parte de la estructura administrativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en la permanente actualización de los procesos y procedimientos de conformidad con los parámetros establecidos por la Oficina Asesora de Planeación de la entidad. La entidad cuenta con 33 caracterizaciones y 179 procedimientos documentados e implementados. Las últimas versiones de los documentos se publican en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión, la Intranet y pagina Web de la entidad para consulta y orientación en el desarrollo de las actividades propias de cada proceso. Los responsables han efectuado mejoras a los procesos y procedimientos durante la vigencia 2011,

6 representadas en 604 revisiones y 104 actualizaciones a los documentos de los procesos. La Entidad cuenta con indicadores que permiten realizar seguimiento y evaluación a la gestión, actividad que es monitoreada mediante informes mensuales y trimestrales. Los indicadores cuenta con Fichas Técnicas, facilitando su aplicación e interpretación. Los resultados de los indicadores han propiciado acciones preventivas y correctivas. La Secretaría General cuenta con un Manual de Operaciones el cual esta publicado en la página web y en la intranet de la Entidad a través del Sistema Integrado de Gestión; en este manual se incluyen la misión, visión, objetivos estratégicos o de calidad, el manual de procesos y procedimientos adoptado mediante Resolución 007 de 2007, el plan estratégico de la Secretaría General, el ideario ético, las Revisiones Gerenciales al Sistema, entre otros documentos. El Sistema Integrado de Gestión puede ser consultada por los funcionarios ciudadanos demás partes interesadas a través de la Intranet y página Web de la Entidad. La Entidad recibe información de la ciudadanía, usuarios y demás partes interesadas a través del Sistema Distrital de Quejas y Reclamos - SDQS, Sistema de Información Disciplinaria SID-, Portal Contratación a la Vista CAV, Sistema de Información de procesos Judiciales SiproWEB, Sistema Unificado de Inspección, Vigilancia, Sistema de Información de Personas Jurídicas SIPEJ. En el Portal Bogotá se dispone los siguientes aplicaciones: Chat 195, Chat para personas sordas, Chat para impuestos distritales, guía de trámites y servicios, Twitter, entre otros. Proceso Sistema Distrital de Quejas y Soluciones, el cual facilita recibir, analizar y direccionar al proceso o entidad distrital competente las quejas, reclamos, sugerencias, solicitudes de información y/o derechos de petición de interés general o particular por parte del ciudadano. Los requerimientos pueden presentarse desde cualquier punto de la Red CADE, Línea 195, y página web. Así mismo, se evalúa la coherencia, claridad, calidez y oportunidad de las respuestas y se efectúa el seguimiento a la gestión de los requerimientos. Mediciones de percepción de satisfacción de los servicios prestados en la Entidad, posibilitando la determinación de oportunidades de mejora. La Entidad cuenta con el proceso de Gestión Documental Interna ( PR-027) yl Sistema de Gestión Documental -SIGA- facilitando la administración y gestión de la información y comunicaciones internas y externas.

7 Publicación en la página Web de la Secretaría General los informes de gestión anual, los logros y resultados Institucionales, los Estados Financieros, entre otra información institucional referente al quehacer de la Entidad. En la página web e intranet se publican, entre otros, el manual de contratación y el manual de interventoría. Los actos administrativos tales como decretos, resoluciones, directivas, circulares se encuentran publicadas en el Sistema de compilación de normas y pueden ser consultadas a través de la página de Régimen Legal. Los sistemas de información son administrados bajo políticas de la Subdirección de Informática y Sistemas para una adecuada disponibilidad, seguridad e integridad de la información. En cumplimiento a la Ley 962 de 2005, la Entidad cuenta con 6 trámites y 14 servicios registrados en el Sistema Único de Información de Trámites. (SUIT). Los mecanismos de verificación para garantizar la oportunidad de la información con que cuenta la Secretaría General son: formulación de planes y cronogramas, auditorías internas de calidad, auditorías externas, autoevaluación del control, autoevaluación de la Gestión, revisión por la dirección, mapas de riesgos, indicadores, encuestas de percepción a los clientes, usuarios, beneficiarios. Las Tablas de Retención Documental facilitan el manejo de los documentos, contribuyen a la racionalización de la producción documental, proporcionan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención y regulan las transferencias documentales. Actualización de los sistemas de información, por medio del procedimiento Análisis, diseño, desarrollo e implementación de soluciones ( PR-106). Para la vigencia 2011, se viabilizaron 17 requerimientos con los cuales se logró actualizar 23 sistemas de información de la Entidad. Arquitectura de alta disponibilidad tanto en hardware como en base de datos. Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, en el que destacan entre otras las siguientes actividades: - Inventario y clasificación de Activos de Información - Planificación de la gestión de riesgos de las activos de información - Pruebas de intrusión al portal de Bogotá que se encuentra e hosting en ETB - Diagnóstico de la Arquitectura de seguridad y propuestas de mejora para el data center de

8 la Secretaría General. Análisis de la arquitectura actual, revisión y generación de recomendaciones de control para la red, puntos de control, adecuados y controles necesarios para mitigar riesgos asociados a la información digital y la infraestructura que la soporta. - Actualización del Plan de Contingencia. - Sensibilización en seguridad de la información. - Sensibilización en Seguridad de la Información durante la vigencia 2011, a 599 funcionarios de la Secretaría General. - Análisis de los requisitos de la Norma ISO frente a la documentación existente. - Curso de seguridad de la información, de acuerdo con la Norma Técnica 27001, con una intensidad horaria de 24 horas y cubrimiento de 21 funcionarios de planta. - Curso a los gestores del SIG sobre el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI y los requisitos de la Norma Técnica La política de comunicaciones de la Secretaría General obedece al Manual de Direccionamiento Estratégico para las Comunicaciones del Distrito Capital (Decreto 516 de 2009) y al Manual de Imagen Corporativa de la Administración Distrital (Decreto 440 de 2009). El plan de comunicación organizacional y el plan general de comunicaciones de la entidad se construyeron al inicio de la vigencia. Se han definido los canales electrónicos (Intranet, correo electrónico, piezas comunicacionales virtuales y audiovisuales) y los canales físicos (carteleras, documentación oficial, publicaciones) para la divulgación de las directrices y la información que expide el despacho del Secretario General de interés para los servidores públicos de la entidad. Revisión y el seguimiento al cumplimiento del plan de comunicación organizacional y el plan general de comunicaciones mediante el reporte CIDE Comunicación Institucional Distrital Exitosa. La ejecución del plan de comunicación organizacional facilita el flujo de la información de la Entidad a través de los canales propios internos (carteleras, Intranet, boletín virtual amarillorojo) y el logro de los objetivos institucionales mediante las campañas internas de comunicación. Con la implementación de las estrategias de comunicación la información fluye entre los diferentes públicos objetivos de manera descendente, ascendente y transversal. En el 2011 la comunicación con el ciudadano se realizó a través de las diferentes campañas masivas y directas diseñadas y desarrolladas en la Oficina de Comunicaciones de la Secretaría General. La difusión de dichas campañas de comunicación son carteles en los paraderos EUCOL, Publimilenios (carteles en las estaciones y portales de la Fase I de Transmilenio), postes de Codensa, el periódico Adelante Bogotá y animaciones en las pantallas del estadio El Campín, en la Red Cade/Supercade, pantallas de Planeación, taxis, busetas y aviones.

9 También se utilizaron los nuevos medios de comunicación como twitter, faceboock, Canal Capital, la Web y las páginas y conmutadores de las diferentes Entidades de la Administración, el programa de televisión Bogotá Positiva al Día, y el noticiero de radio virtual Bogotá Positiva al Día, entre otros. La Secretaría General expidió la Resolución 443 del 30 de agosto de 2011 Por la cual se fijan las directrices para la Rendición de la Cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a la Contraloría de Bogotá D.C., en cumplimiento de las Resoluciones Reglamentarias Nos. 034 de 2009 y 001 y 013 de 2011 de la Contraloría de Bogotá D.C." De acuerdo con el proceso Divulgación a los medios de comunicación, entidades distritales y comunidad en general de la gestión del Alcalde y las Secretarías Distritales ( PO-016) se divulga información oportuna, transparente y veraz. Así mismo, se diseña, revisa y divulga campañas de comunicación con el ciudadano ( PO-041). Se cuenta con una encuesta virtual para evaluar la opinión de los servidores frente a la Intranet y se realiza una encuesta anual para evaluar en términos de oportunidad y eficacia el boletín interno amarillorojo y las carteleras. La Secretaría General, igualmente a través de la Oficina Asesora de Prensa, mantiene informados a los distintos medios radiales, televisivos y escritos sobre la gestión del Alcalde mayor y Secretaría General. Dificultades Se identifican las siguientes debilidades en algunos de los procesos de la Entidad: 1. Definición y formulación de indicadores para el desempeño de los procesos. 2. Generación y consolidación de información para las diferentes partes interesadas. 3. Eficacia en los controles definidos Avances SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN La Secretaría General cuenta con mecanismos de verificación y evaluación del Sistema de Control Interno, como: Subcomités de autocontrol, herramientas de Administración de Riesgos, evaluaciones de desempeño, indicadores, procedimiento de acuerdos de gestión, entre otros.

10 Los mecanismos que utilizan los líderes de proceso de la entidad para verificar la efectividad del Sistema de Control Interno se encuentran: Encuestas de percepción, indicadores, Subcomités de autocontrol e informes de gestión, entre otros, los cuales que permiten realizar evaluación y análisis de los resultados obtenidos. Los procedimientos de los procesos estratégicos definen lineamientos y mecanismos para realizar seguimiento y autoevaluación de los proyectos de inversión e informes de gestión. Los indicadores de gestión facilitan el seguimiento a la gestión. Los responsables de procesos formulan acciones correctivas, preventivas y de mejora de la gestión y en la Secretaría general se cuenta con el procedimiento de encuestas, el cual permite identificar las oportunidades de mejora en los procesos. Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, los Comités Directivos del Sistema de Control Interno y las reuniones de Revisión por la Dirección, algunos de los mecanismos de autoevaluación de la gestión en la entidad. Se toman decisiones y se realizan acciones derivadas de los seguimientos a los planes de gestión, a los proyectos de inversión, sobre los resultados que se presentan en las revisiones gerenciales, en los Comités Directivos y las que se desprenden de las No Conformidades identificadas, es decir Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora. Algunas de las herramientas que facilitan la toma decisiones son: SIGESIN; Aplicativo Planes, Metas y Resultados (PMR); SEGPLAN y Aplicativo Administración de Riesgos. En la ejecución de los planes de Auditoria previstos por la Oficina de Control Interno, se evalúan subsistemas, componentes o elementos del Sistema de Control Interno observando y entre otros criterios de auditoría, las acciones correctivas, preventivas o de mejora implementadas con el fin de determinar las mejoras en la gestión. De acuerdo con lo anterior, se evalúa el cumplimiento de los objetivos trazados y efecto deseado o esperado respecto de las acciones correctivas, preventivas o de mejora formuladas. En La Oficina de Control Interno cuenta como criterio de Auditoría, entre otros, verificar las actividades de autoevaluación efectuados por la Entidad y realiza seguimiento al cumplimiento de la realización de los subcomités de autocontrol, de conformidad con la Resolución Interna 86 de Las auditorias se ejecutan de acuerdo con el Programa Anual de Auditorías en las fechas previstas. Formulación de acciones de mejoramiento a través del aplicativo del Sistema Integrado de Gestión.

11 La ejecución de las acciones correctivas, preventivas o de mejora ha permitido una mejora continua en los procesos de la Secretaría General, contribuyendo con la sostenibilidad de la certificación bajo las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, otorgada por Bureau Veritas. Los procesos durante la vigencia de 2011 formularon y ejecutaron 117 planes de mejoramiento directamente en el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de mejorar el desempeño de los procesos. En desarrollo de los procedimientos establecidos en la Secretaría General correspondientes a Acciones Correctivas, Preventivas, y de Mejora, ( PR-005), Evaluación del Desempeño de empleados de carrera administrativa ( PR-260), se definen acciones de mejoramiento individual de acuerdo al desempeño de los servidores públicos, con relación a las funciones y competencias de cada empleo. La Resolución 086 de 2011 "Por la cual se actualizan las disposiciones para el funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se asignan nuevas funciones a los mismos y se dictan otras disposiciones", contempla en el artículo 5 numeral 7, como una de las funcionalidades, efectuar el seguimiento y cumplimiento de los planes de mejoramiento institucionales, por procesos e individuales, y compromisos adquiridos, con ocasión de las auditorías de los organismos de control interno y externo, tomando los correctivos frente a las observaciones formuladas por la Oficina de Control Interno y los entes de control externo. El procedimiento: Acciones Correctivas, Preventivas, y de Mejora, código Nº PR-005, incluye la verificación de las acciones contempladas en los planes de mejoramiento de los servidores a su cargo, en la actividad 6 Verificar la eficacia de las Acciones. Dificultades Se identifican las siguientes debilidades en algunos de los procesos de la Entidad: 1. La autoevaluación es enfocada a la definición de acciones correctivas que a las preventivas. 2. Análisis de la información primaria (Quejas y Reclamos) para la mejora de procesos y toma de decisiones. 3. Construcción y documentación de los Planes de Mejoramiento (Identificación de la acción, definición de la meta y respectivos seguimientos). ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

12 El informe fue construido de acuerdo con los resultados de la aplicación de las encuestas de autoevaluación dirigida a los servidores involucrados en la implementación, mantenimiento y sostenibilidad de los elementos, componentes y subsistemas del Sistema de Control Interno de la Entidad; y a la Oficina de Control Interno respecto a la Evaluación Independiente con fundamento en el ejercicio propio de sus funciones como evaluador independiente, y en las auditorías adelantadas durante la vigencia De acuerdo con lo anterior y basados en la metodología del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, se determinó que el Sistema de Control Interno en la Secretaría General obtuvo un PUNTAJE del 99.52% y un CONCEPTO de desarrollo óptimo, el cual debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. Por lo tanto, se concluye que el Sistema de Control Interno está establecido, documentado, implementado y se mantiene de conformidad con el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, y se complementa con el Sistema de Gestión de Calidad (NTCGP 1000:2009), Sistema de Gestión Ambiental (PIGA), entre otros sistemas de gestión del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría general de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Así mismo, la entidad implementó, documentó y sostiene un Sistema de Gestión de Calidad que es adecuado, conveniente y efectivo, el cual fue certificado por ente certificador Bureau Veritas. De acuerdo con la metodología del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, el Sistema de Gestión de la Calidad obtuvo un PUNTAJE del 100% y un CONCEPTO de gestión de acuerdo con el modelo NTCGP 1000:2009 y de ejemplo para otras entidades del sector. De otra parte y de acuerdo con el último informe de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral, Modalidad integral, vigencia 2010 realizado por la Contraloría de Bogotá D.C. en el cual se describe, entre otros aspectos, los resultados de la evaluación al Sistema de Control Interno SCI, el ente de control posiciona el SCI de la Secretaría General en un rango de eficiencia y confianza bueno (4.04) y con nivel de riesgo bajo en la calidad del Sistema. RECOMENDACIONES 1. Continuar con las acciones de mejoramiento continuo del desempeño institucional de la Entidad, que contribuyan al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión y a la sostenibilidad de la certificación del Sistema Gestión de Calidad. 2. Fortalecer la planeación y programación de metas y objetivos, acorde con la proyección presupuestal y contractual. 3. Fortalecer la identificación y definición de acciones de mitigación de riesgos en la gestión de la

13 Entidad. 4. Incentivar prácticas de seguimiento y autoevaluación, así como la documentación de las decisiones tomadas. 5. Fortalecer el análisis y documentación de la información primaria (Quejas y Reclamos) realizado por los procesos de la Entidad, en procura de la mejora de procedimientos, actividades y toma de decisiones. 6. Fortalecer la implementación del enfoque basado en procesos y trabajo en equipo. 7. Fortalecer la identificación y aplicación de los mecanismos de participación ciudadana y control social presentes en la Entidad. 8. Continuar fortaleciendo la identificación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora 9. Incentivar la formulación de planes mejoramiento (Institucional, por procesos e Individual). 10. Fortalecer la interiorización de la política y el plan de comunicaciones de la Secretaria General, acorde con las directrices para el Distrito Capital. 11. Continuar consolidando los principios y protocolos éticos con ejercicios de sensibilización donde participen activamente todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría General. 12. Fortalecer los procesos de inducción, reinducción, evaluación del desempeño y capacitación, así como su interiorización en todos los niveles y procesos de la Entidad. 13. Mantener el desarrollo de prácticas constantes y continuas de autocontrol y autogestión. Diligenciado por: HAROLD ALZATE RIASCOS Fecha: 30/01/ :53:15 p.m. Revisado por: EDUARDO NORIEGA DE LA HOZ Fecha: 15/02/ :35:58 p.m. Aprobado por: EDUARDO NORIEGA DE LA HOZ Fecha: 15/02/ :36:38 p.m.

14 ENTIDAD: SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. P U N T AJ E C AL I D AD : 100% Ver Concepto Calidad P U N T AJ E M E CI: 99,52 Ver Concepto MECI ELEMENTOS AVANCE (%) COMPONENTES AVANCE (%) SUBSISTEMAS Acuerdos, compromisos o protocolos éticos 90 Desarrollo de talento humano 100 Estilo de Dirección 100 Planes y programas 100 Modelo de operación por procesos 100 Estructura organizacional 100 Contexto estratégico 100 Identificación de riesgos 100 Análisis de riesgos 100 Valoración de riesgos 100 Políticas de administración de riesgos 100 Políticas de Operación 100 Procedimientos 100 Controles 96 Indicadores 100 Manual de procedimientos 100 Información Primaria 100 Información Secundaria 100 Sistemas de Información 100 Comunicación Organizacional 100 Comunicación informativa 100 Medios de comunicación 100 AMBIENTE DE CONTROL 96,67 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL ,2 INFORMACIÓN 100 COMUNICACIÓN PÚBLICA 100 CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN AVANCE (%) 99,09 99,64

15 ELEMENTOS AVANCE (%) COMPONENTES AVANCE (%) SUBSISTEMAS Autoevaluación del control 100 Autoevaluación de gestión 100 AUTOEVALUACIÓN 100 Evaluación independiente al Sistema de Control 100 Interno EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Auditoria Interna 100 Planes de Mejoramiento Institucional 100 Planes de mejoramiento por Procesos 100 Plan de Mejoramiento Individual 100 PLANES DE MEJORAMIENTO CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCE (%) 100 RANGO Menos de 40% Entre 40% y 60 Entre 60% y 85% Más del 85% CONCEPTO CALIDAD El sistema global de calidad con respecto al modelo NTCGP 1000:2009 no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz. El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o tiene una fidelidad deficiente con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz. El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la Calidad es muy positiva. Se sugiere analizar los puntos sobresalientes y aplicar medidas similares a los temas con más baja puntuación. Se gestiona de acuerdo con el modelo NTCGP 1000:2009, y son ejemplo para otras entidades del sector. RANGO 90% - 100% 60% - 89% 0% - 59% CONCEPTO MECI De acuerdo a la información suministrada el modelo está en un desarrollo óptimo, se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo. De acuerdo a la información suministrada el modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos De acuerdo a la información suministrada el modelo requiere ser fortalecido Fuente: Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.

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