INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIOS, DONACION Y DEVOLUCION

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1 CODIGO: DINALOG-UA/AL VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCCION NACIONAL DE LOGISTICA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / ALMACEN GENERAL TITULO: INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIOS, DONACION Y DEVOLUCION RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Dirección Nacional de Logística VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION FECHA: 01/07/2005 2/17 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento, normas y responsabilidades, que garanticen la correcta recepción de los bienes por los conceptos de servicio, donación y devolución en el Almacén General. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a la recepción, verificación, internamiento, registro, control y custodia de los artículos ingresados por servicio, donación y devolución, así como a la elaboración de los diversos documentos generados por dichos ingresos en el Almacén General. Describe las actividades desde el envío del expediente de contratación de servicios desde la Unidad de Abastecimiento en la Sede Central o de las donaciones de una entidad nacional o internacional otorgadas a favor del INDECI desde la Unidad de Control Patrimonial, o la entrega de bienes directamente en el Almacén General si los artículos son devueltos desde un Almacén Central; hasta la elaboración y envío de un reporte para el control contable en la Oficina de Administración si se trata d ingreso por servicio, o el envío de la documentación de la recepción al de Abastecimiento, previo conocimiento del Director de la Dirección Nacional de Logística, en los otros dos casos. 3. BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nº 442, 735, 905 y la Ley Nº Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo Nº SGMD Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y modificado por Decreto Supremo Nº PCM Decreto Ley Nº Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento Resolución Jefatural Nº INAP/PDA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento Resolución Jefatural Nº INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Otorgamiento de donaciones a favor del INDECI por parte de una entidad nacional o internacional Devolución de artículos que fueron sometidos a un servicio ejecutado por una entidad externa a la institución Devolución de artículos desde los almacenes centrales.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION FECHA: 01/07/2005 3/17 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Almacén General Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de Logística. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Es necesario cumplir con el tiempo mínimo para la entrega del expediente a Almacén General por parte de la Unidad de Abastecimiento, de por lo menos un día previo a la llegada del proveedor para la ubicación del espacio necesario de almacenaje La verificación y control se efectúan en presencia de la persona que hace la entrega cuando la cantidad y características de los bienes permitan realizar la verificación cuantitativa (implica comprobar que las cantidades recibidas son iguales a las que se consignan en la documentación del recibo) y cualitativa en el momento de la recepción (denominada control de calidad, se realizará la verificación de las características y propiedades de los bienes y que éstos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas correspondientes) Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se codifican conforme al procedimiento establecido en la Resolución Nº /SBN que aprobó el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y Directiva que norma su aplicación Una vez ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, debe registrase su ingreso en la Tarjeta de Control Visible (VINCARD), la misma que será colocada junto al grupo de los bienes registrados. En el caso de los bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos de la compra, se procederá a formular la correspondiente Nota de Entrada a Almacén Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de éstos, por unidades de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes según requerimiento. 7. SIGLAS 7.1. AC: Almacén Central de la DRDC AL: Almacén General DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil DINALOG: Dirección Nacional de Logística G/R: Guía de Remisión NEA: Nota de Entrada a Almacén PECOSA: Pedido-Comprobante de Salida O/S: Orden de Servicio SGII: Secretaría General e Imagen Institucional UA: Unidad de Abastecimiento UCP: Unidad de Control Patrimonial.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION FECHA: 01/07/2005 4/17 8. DEFINICIONES 8.1. Artículo: Se define así a todo material o producto que ingresa al almacén General Expediente: Es el conjunto de documentos que entrega la Unidad Ejecutora de Abastecimiento por intermedio del Operador PAD al Almacén General, previo al ingreso de los artículos al Almacén General del INDECI, y contendrá los siguientes documentos, según sea el caso: a. Para el caso de ingreso por compras, el expediente contendrá la Orden de Compra - Guía de Internamiento original y todas sus copias, la Hoja de Especificaciones Técnicas según se presente en las bases, el Formato de Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena Pro. b. Para el caso de ingreso por servicio, el expediente contendrá la Orden de Servicio, Hoja de Especificaciones Técnicas según se presente en las bases, Formato de Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena Pro. c. Para el caso de ingreso por Donación, el expediente contendrá: Si la donación es Nacional de una persona naturales, el Acta de Entrega- Recepción de la donación; si es de una persona jurídica, Carta de Donación, Factura Comercial según sea el caso (ene l caso que en la carta no figurara el listado de las mercancía donadas se deberá solicitar el referido documento a fin de que queden o estén debidamente individualizados). Si la donación es internacional, Carta de Donación en original legalizada por el Consulado del Perú en el país donante y por la Dirección de Legalización del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, copia simple del conocimiento de Embarque, Guía Aérea, Postal o Carta de Porte, copia simple de la Factura, Guía o Proforma Comercial Valorizada si la hubiere, caso contrario Declaración Jurada precisando el valor FOB estimado de las mercancías Sistema de Almacenes: Se llama así al sistema informático elaborado y utilizado en el Almacén General para llevar el control de movimiento de existencias, tanto de entrada como de salida, este sistema ha sido elaborado en entorno DOS, con una aplicación en Fox Pro Vincard: Nombre que se utiliza para nombrar a la Tarjeta de Control Visible de Almacén, en la cual se registran los movimientos de entrada y salida de artículos del Almacén General, contiene el nombre del artículo, la unidad de medida, la fecha en que se realiza el movimiento, y los movimientos propiamente dichos, las cantidades son físicas. 9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas a la ubicación temporal de los bienes en un espacio físico establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean trasladados a las dependencias que los soliciten Especificaciones Técnicas: Descripciones elaboradas por la entidad, de las características fundamentales de las obras, consultoría, servicios, bienes o suministros a ejecutar, contratar o adquirir respectivamente.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION FECHA: 01/07/2005 5/ Proveedor: Persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios generales o de consultoría o ejecuta obras. 10. ANEXOS ANEXO 1: Nota de Entrada a Almacén (NEA) ANEXO 2: Tarjeta de Control Visible o VINCARD ANEXO 3: Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén ANEXO 4: Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION 11. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FECHA: 01/07/2005 6/17 UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DRDC / AC DINALOG / UCP DINALOG / UCP DINALOG / UA DINALOG / UA DINALOG / UCP DINALOG / UA / AL PROVEEDOR / DONANTE / DRDC/AC Ingreso de Artículos por Devolución Viene del proceso de Salida de Artículos del Almacén, el que concluye con el envío de los bienes a devolverse al Almacén General, continúa en la actividad 5. Ingreso de Artículos por Donación Nacional Viene del proceso de Aceptación de Donación a Favor del INDECI efectuada por una Persona Natural o Jurídica de Nacionalidad Peruana, el que concluye con el envío del expediente correspondiente a la donación para la recepción de los artículos en el Almacén General, continúa en la actividad 1. Ingreso de Artículos por Donación Extranjera Viene del proceso de Aceptación de Donación a Favor del INDECI efectuada por una Entidad Extranjera, el que concluye con el envío del expediente correspondiente a la donación para la recepción de los artículos en el Almacén General, continúa en la actividad 1. Ingreso de Artículos por Servicio / Técnico Administrativo Mensajero Digitador PAD Viene del proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con el envío del expediente, correspondiente a la contratación del servicio, al Almacén General para recibir los artículos sujetos a dicho servicio. 1. Envía expediente al Almacén General entregándoselo al mensajero y le solicita firma del cargo. Mensajero recibe expediente y firma el cargo. 2. Lleva el expediente al Almacén General. 3. Registra el ingreso de los documentos y se los entrega al del Almacén. 4. Recibe y revisa documentos. Espera llegada de proveedor o Donante o responsable de entregar donación. Continúa en la actividad Llega a almacén y presenta su Guía de Remisión si es el Proveedor del servicio o el Donante (o su representante, o el responsable que recibió la donación); pero si se trata de un ingreso por devolución presentará el PECOSA.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION FECHA: 01/07/2005 7/17 DINALOG / UA / AL DINALOG / UA / AL PROVEEDOR / DONANTE / DRDC/AC DINALOG / UA / AL PROVEEDOR / DONANTE / DRDC/AC DINALOG / UA / AL DINALOG / UA DINALOG / UA / AL Digitador PAD Mensajero Mensajero Digitador PAD 6. Revisa documento. 7. Solicita descarga de artículos en el lugar de almacenamiento temporal señalado. Estibador cumple solicitud. 8. Verifica que G/R, O/S o PECOSA y artículos estén conformes cuantitativa y cualitativamente, como se detalla en el numeral 6.2. Artículos no están conforme 9. Rechaza el lote de artículos NO conformes y elabora acta de rechazo. Esta acta consigna las diferencias encontradas ya sea en los artículos o en los documentos, mencionando el plazo que tiene el responsable para realizar las correcciones del caso. 10. Entrega acta de rechazo al responsable (proveedor, donante o responsable del Almacén Central) y le solicita firma de cargo. El responsable recibe acta y firma el cargo. 11. Subsana las inconformidades. Ir a la actividad 5. Artículos están conforme 12. Entrega documentos y solicita (e instruye) al Digitador PAD elaborar Acta de Recepción y/o NEA. En el caso de recepción de bienes por servicio sólo se elabora el Acta de Recepción, en los demás casos se elaboran ambos documentos. 13. Recibe documentos y elabora Acta de Recepción de Artículos y/o NEA. 14. Entrega Acta de Recepción y/o NEA para su suscripción. 15. Suscribe documento(s). 15. Suscribe documento(s). 16. Solicita envío de documento(s) suscritos para firma del de Abastecimiento. 17. Recibe encargo, se dirige a la Dirección Nacional de Logística, y entrega documento(s) al de Abastecimiento. 18. Revisa documento(s), de encontrarlo conforme firma y recibe su cargo. 19. Recibe documento(s) y los devuelve al Almacén General. 20. Recibe documento(s), comunica al de Almacén llegada de documentos y archiva.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DINALOG-UA/AL PAG Sede Central INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION FECHA: 01/07/2005 8/17 DINALOG / UA / AL PROVEEDOR DRDC / AC DINALOG / UA / AL DINALOG / UCP Digitador PAD Técnico Administrativo Digitador PAD Mensajero 20. Toma conocimiento. 21. Solicita registro de artículos recibidos. 22. Registra datos en el Sistema de Almacén. 22. Registra datos en el Vincard. Ingreso de artículos NO es por Donación 23. Firma y entrega O/S o PECOSA. 24. Proveedor de servicio recibe la O/S firmada o el responsable de la devolución de artículos de la DRDC recibe el PECOSA firmada, según el caso. 24. Recibe copia de O/S o PECOSA y archiva. Ingreso de artículos es por servicio: Se inicia el proceso de Elaboración y Envío de Reportes para Control Contable, el que concluye con el envío del reporte correspondiente a la Oficina de Administración para el control contable respectivo. Fin del Proceso. Ingreso de artículos No es por servicio Es por devolución de artículos de la DRDC. Fin del Proceso. Ingreso de artículos es por Donación 25. Solicita envío de documentos para que se formule el proyecto de Resolución Jefatural correspondiente a la aceptación de donaciones. 26. Lleva documentos a la DINALOG, para que sea derivado por el Director Nacional a la UCP. Continúa en el proceso de Aceptación de Donación a Favor del INDECI efectuada por una Persona Natural o Jurídica de Nacionalidad Peruana, el que concluye con la emisión de la Resolución Jefatural. Fin del Proceso. Continúa en el proceso de Aceptación de Donación a Favor del INDECI efectuada por una Entidad Extranjera, el que concluye con la emisión de la Resolución Jefatural. Fin del Proceso.

9 12. DIAGRAMA DE FLUJO

10 INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION INDECI PROVEEDOR DONANTE RESPONSABLE DRDC ALMACEN CENTRAL DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO ALMACEN GENERAL Digitador PAD Estibador Mensajero / Técnico Administrativo UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL Inicio Inicio Inicio Servicio Donación Nacional Servicio Salida de Artículos de Almacén Central Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios Aceptación de Donación a Favor del INDECI Efectuada por una Persona Natural o Jurídica de Nacionalidad Peruana Inicio Donación Extranjera Aceptación de Donación a Favor del INDECI Efectuada por una Entidad Extranjera 1 Recibe expediente y firma cargo 1 Envía expediente 1 Envía expediente a 4 Recibe y revisa documentos 3 Registra ingreso de documentos 2 Lleva el expediente al Almacén General Llega a Almacén y presenta G/R b 5 Llega a Almacén y presenta G/R c 5 Llega a Almacén y presenta PECOSA Proveedor o Donante 6 Revisa documento 7 Solicita descargar artículos 7 Descarga artículos α 7

11 INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION INDECI PROVEEDOR DONANTE RESPONSABLE DRDC ALMACEN CENTRAL DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO ALMACEN GENERAL Técnico Digitador PAD Mensajero Administrativo / Técnico Administrativo UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL α 8 Verifica que G/R, O/S o PECOSA y artículos estén conformes Conforme? Si No 9 Rechaza lote de artículos no conformes 10 Entrega acta de rechazo de lote y le solicita firma del cargo 10 Recibe acta y firma cargo 10 Recibe acta y firma cargo 10 Recibe acta y firma cargo Subsana inconformidades 11 Subsana inconformidades 11 Subsana inconformidades 12 Entrega documentos y solicita (e instruye) elaborar acta de recepción y/o NEA 13 Recibe documentos y elabora acta de recepción y/o NEA a 15 Suscribe acta de recepción b 15 Suscribe documento(s) 15 Suscribe documentos c 15 Suscribe documentos 16 Solicita envío de documento(s) para firma de de Abastecimiento 14 Entrega documentos para suscripción 17 Lleva y entrega documento(s) 18 Revisa y suscribe 20 Toma conocimento 20 Registra documento(s) 19 Devuelve documentos al Almacén β 20

12 INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION INDECI PROVEEDOR DONANTE RESPONSABLE DRDC ALMACEN CENTRAL DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO ALMACEN GENERAL Técnico Digitador PAD Administrativo Mensajero UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL β 21 Solicita registro de artículos d Si Ingreso de artículos es por donación? 22 Registra datos en el Sistema de Almacén 22 Registra datos en VINCARD y en la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén No 23 Entrega O/S o PECOSA firmada 24 Recibe copia de O/S o PECOSA 24 Recibe O/S firmada 24 Recibe PECOSA firmada 24 Ingreso de artículos es por servicio? Si No Fin Elaboración y Envío de Reportes para Control Contable Fin d 25 Solicita envío de documentos 26 Lleva y entrega documentos Aceptación de Donación a Favor del INDECI Efectuada por una Persona Natural o Jurídica de Nacionalidad Peruana Fin Aceptación de Donación a Favor del INDECI Efectuada por una Entidad Extranjera Fin

13 ANEXOS

14 ANEXO 1 NEA (Nombre del Organismo) NOTA DE ENTRADA A ALMACÉN PROCEDENCIA: CON DESTINO A: SEGÚN: Nº DIA MES AÑO 1 A R T I C U L O S 2 V A L O R E S a b c C a b CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA UNITARIO TOTAL EQUIPO DE OFICINA PEDIDOS EN TRANSITO TOTAL S/. EQUIPO DE TRANSPORTE TRASPASO DE BIENES MAQUINARIA Y EQUIPO REMESA DE BIENES GASTOS DE OPERACION BIENES EN DEPOSITO FORMATO CONT. ABST de Almacén Director de Logistica

15 ANEXO 2 TARJETA DE CONTROL VISIBLE Nº Articulo Código Unidad de Medida 1 2 COMPROBANTE 3 MOVIMIENTOS FECHA a b a b c CLASE Nº ENTRADA SALIDA SALDO Formulario SA. RIC.06 (Tamaño A6 - ITINTEC)

16 ANEXO 3 TARJETA DE EXISTENCIAS VALORADAS EN ALMACEN EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACÉN Tarjeta Nº 1 2 Comprobante 3 Movimientos Fecha a b a b c Clase Nº Entrada Salida Saldo 4 5 Precio Costo Unitario Promedio a Entrada 6 Importes b Salida c Saldo Formulario SA. RIC.06 (Tamaño A6 - ITINTEC) Articulo Unidad de Medida Código

17 (Nombre del Organismo) ANEXO 4 PECOSA CODIGO DE LA DEPENDENCIA DEPENDENCIA SOLICITANTE: Solicito entregar : Con destino : LUGAR Y FECHA CTA. MAYOR PROGRAMA SUBPROGRAMA PRENUMERADO POR LA IMPRENTA CODIGO CANTIDAD SOLICITADO DESCRPCION ESPECIFICACIONES CANTIDAD DESPACHADA UNIDAD DE MEDIDA UNITARIO TOTAL REFERENCIA: Persona que recibe NOTA: Cualquier enmendadura invalidará este documento Formulario utilizado hasta el reglón Nº Inclusive (En Letras) SOLICITANTE JEFE DE LOGISTICA JEFE DE ALMACEN RECIBI CONFORME