Circulación y Préstamo de Material Bibliográfico

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Describir las actividades necesarias para la circulación y préstamo del material bibliográfico a la comunidad académica de la Universidad de Pamplona Comprende desde integración del material bibliográfico a las colecciones respectivas, hasta el seguimiento al sistema Academusoft. 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente instructivo es el (la) director(a) de la Oficina de Recursos s de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Estantería Mueble utilizado para la ubicación de los libros en sistematizados. 3.2 Numero de Clasificación o Código Código asignado correspondiente a las tablas de clasificación internacional de material bibliográfico de bibliotecas. 3.3 Material Todo material con información académica en distintos formatos (libros impresos, libros digitales, libros electrónicos, enciclopedias, entre otros) que integran las colecciones de la biblioteca. 3.4 Consulta Búsqueda y acceso del material bibliográfico sobre determinados temas de interés de usuario. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Elaboró Revisó Aprobó Luis Ulpiano Gelvez García Joaquín Antonio Jaramillo Maria Victoria Bautista Bochagá Fecha 17 de octubre de 2007 Fecha 17 de octubre de 2007 Fecha 25 de octubre de 2007

2 Página 2 de 5 4. Contenido 4.1 Integración del Material a las Colecciones Respectivas Una vez recibido el material bibliográfico procedente de la Sección de Procesos Técnicos, se integra a las colecciones respectivas según el número de clasificación asignado. 4.2 Intercalado del Material en las Colecciones 1. Cada material bibliográfico recién ingresado se lleva a la estantería, teniendo en cuenta la señalización de la misma y el número de clasificación asignado a éste. 2. Una vez ubicado en el estante, se sigue la secuencia del sistema teniendo en cuenta que empieza en el entrepaño superior y finaliza en el inferior, para posteriormente, continuar en el estante que sigue. 4.3 Recepción de la Solicitud del Servicio El usuario debe verificar previamente el numero de referencia según el IBA-05 Catálogo en Línea para la Búsqueda Bibliográfica y se dirige a la sala de consulta correspondiente donde se recepciona su solicitud. 4.4 Verificación de los Datos del Usuario y del Material Solicitado Evalúa la solicitud, revisando la signatura topográfica, el título y el autor. Si está correcta se hace la ubicación. Si la información no está técnicamente suministrada o si la información no es correcta, se rectifica en la base da datos ya sea por título, por autor o por materia. 4.5 Ubicación y Revisión del Material Solicitado Identifica en los anaqueles el material bibliográfico solicitado, revisando y verificando que coincidan los datos (número de inventario, autor y título). 4.6 Revisión, Aprobación e Impresión Revisa que el carné o el documento corresponda al usuario que está solicitando el préstamo. Se busca al usuario en el sistema, si está autorizado se procede a registrar el material así: 1. Se activa con el lector de código de barras el respectivo código o se digita el

3 Página 3 de 5 número de inventario. 2. Se da clic en buscar, una vez encontrado se compara el título y el número de inventario. 3. Si corresponde se hace clic en Registrar, Aceptar y luego se imprime la boleta de préstamo donde aparece el número de inventario, el título, la fecha de préstamo y la fecha de entrega, 4. El usuario consigna en la ficha material bibliográfico el código y el nombre escrito en forma legible. 5. Se coloca, con el fechador, en la ficha respectiva, la fecha de devolución del material bibliográfico, la cual debe coincidir con la boleta antes nombrada. 4.7 Devolución del Materia Se recibe el material bibliográfico verificando el estado físico del mismo y la fecha de devolución. Para registrar la devolución del libro se hace clic en el icono de Devoluciones y se hace clic en Registrar. Se coloca el cancelado en la boleta de préstamo y se le entrega ésta al usuario como soporte de la devolución. Según sea el caso se procede así: 1. Si el usuario entrega el material con fecha vencida; se le informa que debe pagar una multa, la cantidad y el número de la cuenta donde debe consignar. 2. Si el usuario entrega el material en la fecha establecida se le busca la ficha en el fichero de prestados y esta se coloca en el bolsillo correspondiente Al material devuelto se le coloca en la ficha de préstamo el sello CANCELADO. Cuando el usuario entrega la consignación de la multa, se descarga ésta, quedando el usuario desbloqueado para prestar libros. Se entra al icono de Devoluciones, se digita el código del usuario, se le da Buscar, luego se activa el símbolo de triangulo, se marca el botón donde aparece la multa, se Registra, Cancelar, nuevamente Registrar y finalmente Aceptar. 4.8 Extensión o Renovación del Préstamo del Material Se procede así: se registra por el código de barras o se digita, se da clic en Buscar, se marca el número, luego se da clic en Registrar y luego Aceptar.

4 Página 4 de Reubicación del Material Devuelto Con la ficha de préstamo integrada al material bibliográfico devuelto se procede a reubicarlo e intercalarlo en el estante en su correspondiente orden según lo establecido en el ítem Seguimiento al Sistema Academusoft Si en la ejecución de los pasos 4.6, 4.7 y 4.8, se detectan anomalías en el sistema automático, se debe registrar cada situación en el FBA-18 Fallas Sistema Academusoft. 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. - NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - Sistema de Clasificación Decimal Dewey. Melvil Dewey. 20 ed. Bogotá : Rojas Eberhard, v. - IBA - 05 Catálogo en Línea para la Búsqueda Bibliográfica. 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio Actualización de la documentación Actualización de la documentación Directriz de la Administración del Sistema de Gestión de la Calidad Aprobación del Cambio 18/11/ /12/ /07/ /08/ /10/ /10/2007

5 Página 5 de 5 7. Administración de Registros Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso FBA Anexo No aplica. Fallas Sistema Academusof Asistente de Circulación y Préstamo de Recursos s Oficina de Recursos Bibliográfi cos Personal Oficina de Recurso s Bibliográf icos Tiempo de Retención 2 años Disposición Final Archivo Central Universidad de Pamplona