NANCI COROMOTO PÉREZ PEÑA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"

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1 PROPUESTA DE INDICADORES PARA EVALUAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL MILITAR QUE LABORA EN EL RESGUARDO NACIONAL TRIBUTARIO EN EL SENIAT DE BARQUISIMETO PARA EL PERIODO ENERO-JUNIO 2001 NANCI COROMOTO PÉREZ PEÑA UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" BARQUISIMETO, 2001

2 PROPUESTA DE INDICADORES PARA EVALUAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL MILITAR QUE LABORA EN EL RESGUARDO NACIONAL TRIBUTARIO EN EL SENIAT DE BARQUISIMETO PARA EL PERIODO ENERO-JUNIO 2001 Por NANCI COROMOTO PÉREZ PEÑA Trabajo Especial de grado para optar al grado de Especialista en Contaduría Mención Auditoría UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA BARQUISIMETO, 2001

3 PROPUESTA DE INDICADORES PARA EVALUAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL MILITAR QUE LABORA EN EL RESGUARDO NACIONAL TRIBUTARIO EN EL SENIAT DE BARQUISIMETO PARA EL PERIODO ENERO-JUNIO 2001 Por Nanci Coromoto Pérez Peña Trabajo Especial de grado aprobado Prof. Claudio Leothau Prof. Pedro Rangel Coordinador Presidente Principal C. I C. I Prof. Juan Leal Melo Tutor C. I Barquisimeto, Junio 2001

4 PROPUESTA DE INDICADORES PARA EVALUAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL MILITAR QUE LABORA EN EL RESGUARDO NACIONAL TRIBUTARIO EN EL SENIAT DE BARQUISIMETO PARA EL PERIODO ENERO-JUNIO 2001 Nanci Coromoto Pérez Peña RESUMEN El presente trabajo tiene como propósito proponer Indicadores para evaluar la Eficiencia y Eficacia del Proceso de Capacitación y Adiestramiento del Personal Militar que Labora en Resguardo Nacional Tributario, en el SENIAT de Barquisimeto para el periodo Enero-Junio 2001; dirigido al personal de la Guardia Nacional de Venezuela, designado para cumplir funciones de Resguardo Nacional Tributario, en el área de Tributos Internos. La investigación se enmarcó en la modalidad de una evaluación a través de una matriz de análisis, con la cual se determinaron las deficiencias encontradas en el proceso de capacitación y adiestramiento del personal militar, permitiendo llegar a una serie de conclusiones y realizar recomendaciones tendientes a mejorar dicho proceso. El tipo y diseño de la investigación fue de campo, de tipo descriptivo para fundamentar la factibilidad del programa; la población estuvo integrada por trece (13) funcionarios (Oficiales, Suboficiales y Guardias Nacionales), escogidos al azar, siendo estratificada el 100% de la misma, quedando conformada la muestra por toda la población. Los instrumento se estructuró en veinte y veinticuatro (20 y 24) ítems, aplicándose por separado tanto a los oficiales adjuntos como al personal de tropa, con alternativas de Si, No y No Aplica. El diagnóstico de la investigación tuvo las siguientes conclusiones: (a) Aun cuanto están establecidas la visión, misión, políticas y objetivos del organismo, la difusión de estas no se realiza con la profundidad necesaria, por lo que algunos funcionarios no logran identificarse con el ente; (b) Ausencia de planificación de planes o programas de capacitación y adiestramiento, que permitan desarrollar, mejorar y actualizar los conocimientos, habilidades y aptitudes de los funcionarios, lo que se traduce en ineficacia en el logro de los objetivos. (c) Desconocimiento de los programas de evaluación al desempeño, lo que trae como consecuencia que no se transmitan los resultados obtenidos en el mimo. Por lo que, se recomienda difundir a profundidad la visión, misión, políticas y objetivos del organismo a fin de lograr la identificación de los funcionarios con el organismo, diseñar indicadores de gestión que permitan evaluar el desempeño, en cuanto a eficiencia, eficacia y economía en el cumplimiento de objetivos, metas y programas con respecto a los funcionarios militares.

5 ÍNDICE pp. INTRODUCCIÓN... 1 CAPÍTULO I EL PROBLEMA... 5 Planteamiento del Problema... 5 Objetivos... 8 Justificación e Importancia Alcances y Limitaciones II MARCO TEÓRICO Antecedentes Investigaciones Previas Bases Teóricas Bases Legales III MARCO METODOLÓGICO Naturaleza de la Investigación Población Muestra Instrumento de Recolección de Datos Técnica de Recolección de Datos Técnica de Análisis de los Resultados Sistema de Variables IV ANÁLISIS DE LOS DATOS... 57

6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones BIBLIOGRAFÍA PROPUESTA... 86

7 INTRODUCCIÓN Las tendencias mundiales de toda corporación que desee incrementar sus niveles de ganancias, deben partir de la asunción de cambios culturales en la manera de relacionarse con su entorno más directo: el de sus empleados. De allí, que las gerencias de recursos humanos ahora forman parte de las líneas estratégicas de las compañías. Ante la importancia del ser humano, en las organizaciones se procura el desarrollo cualitativo y armónico de todos sus miembros, buscando la excelencia personal e institucional. En la última década, en un contexto de globalización de mercados, el recurso humano constituye la estrategia y el factor clave para que una empresa alcance verdaderas ventajas competitivas, lo cual va a depender de la capacidad innovadora de la misma. Por otra parte, dada la complejidad de las organizaciones, hoy la auditoría coloca su interés en el medio donde actúan las empresas, la efectividad de la administración para el logro de los objetivos trazados; considerando que uno de los elementos organizacionales que mayor dinamismos da a la empresa, es el

8 recurso humano; el papel de la auditoría en la evaluación del personal y de la administración de personal, es relevante. Los acelerados procesos de cambio, han hecho que actualmente se hable de una sociedad fundamentada en el conocimiento y en la innovación, para lo cual se debe contar con un personal altamente calificado, técnicamente preparado, y con los conocimientos y destrezas suficientes para asumir cualquier reto. Para esto, la auditoria de personal aplica sus técnicas, con las cuales se puede evaluar el desempeño del recurso humano dentro de una organización. Burbano (1993), por su parte define la auditoría de personal como el proceso sistemático de investigación y evaluación de las políticas de la gerencia con el personal y de las actividades desarrolladas por el recurso humano de las organizaciones. En este orden de ideas, la capacitación laboral permanente en las organizaciones, permite mantener actualizado al personal, obteniéndose así un mejor rendimiento en el desempeño profesional, lo cual, obviamente, redunda en beneficios económicos, tanto para el personal empleado como para la organización. Ante la complejidad de las funciones de Resguardo Nacional Tributario en Venezuela, se hace necesario contar con un personal

9 altamente capacitado y técnicamente adiestrado, que se mantenga actualizado ante cualquier cambio coyuntural o estructural, con el fin de responder efectivamente a las exigencias del sistema. Este trabajo está orientado a proponer indicadores para evaluar la eficiencia y eficacia del proceso de capacitación y adiestramiento, del personal militar que labora en Resguardo Nacional Tributario, en el área de Tributos Internos en el SENIAT, específicamente de Barquisimeto. Este trabajo se estructuró en cuatro capítulos, el Capitulo I, comprende el planteamiento del problema, los objetivos general y específicos, así como la justificación de la investigación, y los alcances y limitaciones. En el Capitulo II, se enfocan los antecedentes de la investigación, estudios previos, las bases teóricas, y se realiza la fundamentación legal del estudio. Del mismo modo, en el Capitulo III, se expone la metodología empleada en la investigación, en el cual se describe la población y muestra del estudio, la técnica de recolección de datos, la técnica de análisis de los resultados, y el sistema de variables. En el Capítulo IV, se presenta el análisis de los resultados, producto de las respuestas aportadas por los encuestados del

10 estudio, asimismo, las conclusiones y recomendaciones, la bibliografía y, por último, la propuesta y los anexos.

11 CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Las naciones buscan consolidar patrones de crecimiento económico a corto, mediano y largo plazo, los cuales son la base para el desarrollo socioeconómico y político, según la concepción de bienestar de cada sociedad. En concordancia con la llegada de la globalización a la economía mundial, el cambio y la innovación deben ser una constante en todas las organizaciones, la capacidad de respuesta se ha vuelto un elemento estratégico fundamental para mantenerse competitivo en el mercado, no escapando las instituciones y empresas del estado a esta realidad. De allí que, el efecto producido por la globalización, ha repercutido también en las actividades impositivas o tributarias a nivel mundial y local, es decir, que todos los países del mundo desarrollados y en desarrollo, se ven en la necesidad de depurar su sistema administrativo público, con el objeto de disminuir los actos de corrupción, desvío y evasión fiscal, que se presentan en la actividad tributaria, considerada ésta como una vía de ingresos de suma importancia para cada nación.

12 En este orden de ideas, la actividad tributaria, vista como la recaudación de impuestos, representa un ejercicio generador de riquezas de gran importancia para todas las economías a nivel nacional e internacional, ya que parte de las divisas que obtienen provienen de la aplicación de leyes impositivas. El gran reto que debe enfrentar el área tributaria del mundo, es el de reconciliar los aparentes y contradictorios objetivos de resguardar los intereses fiscales de sus gobiernos, y al mismo tiempo, no entorpecer el legítimo comercio nacional e internacional, a través del cumplimiento de los parámetros legales existentes. En Venezuela, la función de Resguardo Nacional Tributario tiene una misión diferente a la que ha cumplido años atrás, como es garantizar el cumplimiento de las Leyes Fiscales del país, evitando la proliferación de actos ilícitos contra la Hacienda Pública Nacional, la evasión de impuestos fiscales, entre otros, es decir, la seguridad de los bienes que constituyan la Hacienda Pública Nacional en general; pasando de ser policía fiscal, a elementos de apoyo del desarrollo económico del país. En conjunto con estos cambios se plantea también la necesidad, de contar con personal altamente calificado, técnicamente preparado, y con los conocimientos y destrezas suficientes para asumir cualquier reto organizacional, con

13 capacidad para innovar nuevos paradigmas, que permitan la consecución de objetivos y metas planteados. Dessler (1994), plantea que lograr la eficiencia en las funciones del recurso humano es un objetivo a alcanzar en toda organización, de allí que las empresas e instituciones tienen que focalizar sus esfuerzos, en optimizar las bases del conocimiento; la formación y capacitación, programas, sistemas organizacionales, en pocas palabras, poner más énfasis en las competencias claves de la organización. En este contexto, los gerentes de las instituciones dejan de ser gestores de activos físicos y de capital, para transformarse en gestores de procesos intelectuales, que al final de cuenta son el activo de mayor valor en la empresa o la institución. A esta necesidad no escapa el personal militar de Resguardo Nacional Tributario, adscrito al SENIAT, que por su actuación representa un eje fundamental de gran importancia para el Estado venezolano, puesto que de su adecuado desempeño depende en gran parte, las divisas que el mismo percibe, evitando que se presenten ilícitos tributarios, actos de dudosa legalidad, evasión de impuestos a través del contrabando, la subfacturación, y otros hechos de corrupción, que afectan no solo el ingreso, sino también la estabilidad económica y comercial del país, donde las divisas del Estado dependen entre otros del cumplimiento de las metas de recaudación de tributos.

14 Con respecto a los ilícitos fiscales, Díaz (2000) reseña en artículo de prensa, que los montos que el Estado deja de percibir, como consecuencia de la comisión de ilícitos tributarios, son producto, en gran medida, por falta de compromiso y de sentido de pertenencia organizacional por parte de los funcionarios, bajos niveles de capacitación y adiestramiento para la ejecución de los procesos, bajos niveles de motivación y como consecuencia lentitud en los trámites, lo que impide el logro de los objetivos planteados y genera deficiencias en la recaudación de la institución. A lo anteriormente planteado, no escapa la Oficina de Coordinación y Planificación de Resguardo Nacional Tributario del SENIAT, en el Estado Lara, según datos recogidos a través de conversaciones iniciales, con la máxima autoridad del área de Resguardo Tributario Militar, señaló, la ausencia de una planificación de cursos de capacitación y adiestramiento, para el personal militar que labora en Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos), lo que produce desmotivación y falta de interés por parte de los funcionarios militares, quienes deben ir en la búsqueda de los conocimientos técnicos necesarios para el ejercicio de sus funciones. Al respecto, Robles et al (2000), señala que la capacitación del personal adscrito a cualquier empresa u organismo es de suma importancia, y lo define como el proceso educativo a través del cual

15 los empleados adquieren los conocimientos, habilidades, actitudes y herramientas necesarias para desempeñar a cabalidad un oficio determinado. Resaltando que la capacitación laboral, es responsabilidad del gerente, quien debe actualizar al personal a su cargo en el desempeño profesional, transmitiéndole información y conocimientos, habilidades y actitudes a través de la planificación de programas de inducción, orientación, entrenamiento y actualización, para lograr la preparación adecuada a las necesidades del momento. En tal sentido, la presente investigación tiene como objetivo proponer indicadores para evaluar la eficiencia y eficacia del proceso de capacitación y adiestramiento del personal militar que labora en Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos), en el SENIAT de Barquisimeto. Objetivos General Proponer indicadores para evaluar la eficiencia y eficacia del proceso de capacitación y adiestramiento, del personal militar que labora en el Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos) en el SENIAT de Barquisimeto, Estado Lara.

16 Específicos Diagnosticar las políticas y procedimientos aplicados por la Oficina de Coordinación y Planificación de la Guardia Nacional, para la capacitación y adiestramiento del personal militar de Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos) que labora en el SENIAT de Barquisimeto. Evaluar las políticas y procedimientos aplicados por la Oficina de Coordinación y Planificación de la Guardia Nacional para la capacitación y adiestramiento del personal militar de Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos) que labora en el SENIAT de Barquisimeto. Diseñar los perfiles de indicadores de gestión para evaluar la eficiencia y eficacia de las políticas y procedimientos aplicados por la Oficina de Coordinación y Planificación de la Guardia Nacional en el proceso de capacitación y adiestramiento del personal militar de Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos) que labora en el SENIAT de Barquisimeto.

17 Justificación e Importancia Stoner (1996) define la capacitación como un proceso de enseñanza aprendizaje a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, a través del cual se aprenden conocimientos, actitudes y habilidades en función de objetivos definidos, el cual implica la transmisión de conocimientos relativos al trabajo (Pág. 248). De igual forma Certo (1997) indica que el adiestramiento es el seguimiento de un proceso que desarrolla cualidades en el recurso humano, que es capacitado para ser más productivo, y para contribuir mejor al logro de las metas organizacionales (Pág. 266). De acuerdo a estas conceptualizaciones, se puede decir que la capacitación y el adiestramiento son de vital importancia para el desempeño de toda actividad a nivel de cualquier institución u organización publica o privada, ya que el mantener actualizado al personal en cuanto a conocimientos técnicos innovadores se refiere, conduce a rentabilidades mas altas y actitudes más positivas, eleva la moral de la fuerza de trabajo, crea una mejor imagen, ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización, a la toma de decisiones y la solución de problemas, permitiendo así el logro de metas individuales y colectivas.

18 De todo esto se puede concluir que las organizaciones que cuentan con un adecuado proceso de capacitación y adiestramiento, logran alcanzar con mayor éxito los objetivos planteados, tanto a nivel individual como de manera colectiva, además de que el mismo proporciona a la organización: Mayor rentabilidad y mejoras en los ingresos; que a la larga redunda en mejoras económicas para el personal de la organización. Mayor credibilidad ante el Estado, tanto en el ámbito regional como nacional, dando prestigio también al personal que labora en la organización. Después del proceso de modernización, mejoramiento y reestructuración tributaria a nivel de Resguardo Nacional Tributario se han podido observar las deficiencias existentes en el nuevo contexto planteado, donde se ha puesto de manifiesto el hecho de que los funcionarios militares fueron medianamente instruidos en los cambios realizados. Por ello, es necesario implementar programas de capacitación que contribuyan al logro de un óptimo funcionamiento organizacional tendientes a alcanzar las metas establecidas; en el mismo debe preverse el suministro de información técnica y actualizada al personal.

19 La presente investigación se justifica por lo anteriormente expuesto, ya que a través de ella se podrán proponer indicadores para evaluar la eficiencia y eficacia del proceso de capacitación y adiestramiento aplicado al personal militar que labora en Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos) del SENIAT de Barquisimeto; además podrá servir de herramienta para evaluar la correcta planeación, organización, dirección y control de las políticas y procedimientos de la capacitación y adiestramiento del personal militar adscrito a la institución anteriormente mencionada. De allí, que el presente trabajo se considera de gran relevancia ya que permitirá, proponer indicadores de gestión que permitan evaluar el proceso de capacitación y adiestramiento, del personal militar que labora en Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos) del SENIAT de Barquisimeto. Alcances y Limitaciones La presente investigación, está enmarcada en la propuesta de indicadores para evaluar el proceso de capacitación y adiestramiento del personal militar que labora en el Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos) en el SENIAT de Barquisimeto, en el periodo enero-junio 2001, a través de los cuales, estos indicadores de gestión contribuyan a fijar los

20 procedimientos adecuados para proporcionar los conocimientos técnicos necesarios al personal militar para el ejercicio de sus funciones. Igualmente, el estudio está dirigido al personal militar de Resguardo Nacional Tributario que labora en la región Centro Occidental, concretamente en Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos) del SENIAT de Barquisimeto; pudiendo ser utilizado por el personal militar de Resguardo Nacional Tributario de los distintos destacamentos y unidades dependientes del Comando Regional No. 4 de la Guardia Nacional, y por los Comandos Regionales destacados en resto del país. Solamente se analizo el subsistema de capacitación y adiestramiento debido a que según publicaciones en los periódicos y conversaciones directas de la investigadora, es el subsistema de recursos humanos el que más fallas posee en la organización. En el contexto de la investigación, una de las limitantes más significativas, fue acceder a la información necesaria para el estudio de campo y consecuente diagnóstico, debido a la demora evidenciada de los funcionarios a los que se aplico el instrumento, por lo delicado y confidencial de la misma, sin embargo, luego fue suministrada.

21 CAPITULO II MARCO TEORICO Antecedentes Investigaciones Previas Las investigaciones previas que sustentan el estudio están referidas a la auditoría y a la necesidad de capacitación y entrenamiento como variables del mismo. En este sentido, se reseñan a continuación algunas de ellas. Lacarra (1997), realizó una investigación de campo, de tipo descriptiva, titulada: "La capacitación laboral y su influencia en el desempeño profesional", fundamentada en un proyecto factible. El diagnóstico evidenció que la capacitación laboral permanente en las empresas, permiten mantener actualizado al personal, obtener un mejor rendimiento en el desempeño profesional, el cual redunda en beneficios económicos en las empresas consultadas. Igualmente, determinó que un 60% de las empresas de la zona industrial de Aragua, consideran que la inversión realizada en talleres y programas de capacitación laboral, es pérdida para la

22 organización, según información de la Cámara de Comercio del Estado Aragua. Con base en el diagnóstico elaboró una propuesta de costos en los programas de capacitación laboral necesarios para las empresas estudiadas y su incidencia en el rendimiento laboral. Por su parte, García (1999), en su trabajo de grado, titulado: "Subsistema de desarrollo de recursos humanos", diagnosticó la necesidad de entrenamiento y capacitación de los trabajadores de Hierro Zulia; en el mismo evaluó la disposición de los gerentes administrativos y de recursos humanos en gestionar, organizar y seleccionar los talleres, así como incentivar a los trabajadores para su realización. Los resultados obtenidos fueron: (a) deficiencia en las políticas de la empresa para este tipo de actividades; (b) no se realiza evaluación del desempeño para determinar la necesidad de capacitación y entrenamiento; y (c) no se gestionan, ni se organizan cursos o talleres desde hace dos años. Lo que no permite la capacitación y actualización de los trabajadores.

23 Bases Teóricas Auditoría Arens, (1996), en la obra Enciclopedia de la Auditoría, señala que la auditoría es "...el proceso de acumulación y evaluación de evidencias, realizado por una persona independiente y competente, acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos. (p.22) Asimismo, la auditoría puede ser conceptualizada como la revisión sistemática de los registros contables de una empresa u organismo económico de cualquier tipo, con el cual se verifican las operaciones, se examinan los comprobantes que las sustenta, se determina su correcta clasificación y registro, bajo principios contables que permitan realizar los ajustes pertinentes, con el fin de prevenir fraudes o errores. Por su parte, Gómez (1993), define su concepto de la auditoria como "...una revisión y análisis minucioso, con espíritu crítico, de los registros y estados financieros de una organización; con la finalidad de dictaminar el grado de confiabilidad que ofrecen, considerando las leyes, principios y usos que norman a tales registros". (p.47)

24 Sin embargo, existen otros de tipos de auditoría cuya finalidad es evaluar y cuantificar la calidad y cantidad del personal. Al respecto, Reyes (citado por Burbano, 1993), dice que la auditoría de personal, es un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo un método especial, las funciones y actividades que realiza el personal en los departamentos, y determinar si los mismos se ajustan a los programas establecidos, los objetivos y políticas fijadas en la materia. Por otra parte, evalúa las funciones y desempeños del profesional, con la finalidad de determinar sus fortalezas y debilidades; igualmente, provee datos que permiten a los gerentes observar el cumplimiento de las funciones. Para Chiavenato (1993), es "El análisis de las políticas y prácticas del personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar" (p.387). El propósito principal de la auditoría de recursos humanos, es mostrar cómo está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando sus costos, o bien, prácticas y condiciones que deben incrementarse. La auditoría es un sistema de revisión y control para

25 informar a la administración sobre la eficiencia y eficacia del programa que se lleva a cabo. Seguidamente, dice que es el proceso sistemático de investigación y evaluación de las políticas de la gerencia con el personal, y de las actividades desarrolladas por el recurso humano de las organizaciones con el objeto de: Proporcionar información sobre la ejecución de las funciones de personal al jefe de departamento de personal, a los jefes de departamentos operativos y a la gerencia. Evaluar la calidad de las funciones realizadas por el personal. Proveer datos para medir el cumplimiento de los deberes de la gerencia con el personal. Evaluar las políticas y procedimientos que se están llevando a cabo para adquirir y desarrollar al personal. Descubrir fallas y prevenir consecuencias mayores. Evaluar los procedimientos relacionados con la contabilidad y cálculo del costo y valor de los recursos humanos.

26 Proporcionar indicadores que permitan una administración más racional del capital variable de las organizaciones. El ámbito de aplicación, de la auditoría de recursos humanos, es muy amplio, en las definiciones anteriores se observa como se puede aplicar a la estructura orgánica, a los procedimientos, a las funciones y actividades o bien a la administración de personal para conocer la gestión del gerente de recursos humanos. Beneficios de la Auditoría Crea una imagen de reconocimiento al recurso humano de la empresa ante directivos y subalternos. Incentiva la responsabilidad del personal de la empresa. Clarifica los deberes, derechos y responsabilidades de cada integrante de la organización. Permite identificar situaciones críticas del personal antes de repercutir en el ambiente organizacional. Economiza costos al aplicar procedimientos eficaces de administración de personal.

27 Permite medir la eficiencia de los recursos humanos frente a los recursos materiales utilizados. Asegura un mejor cumplimiento de las obligaciones legales y sociales. Permite el cálculo del costo de vinculación y desarrollo del recurso humano, así como determinar el valor que tiene para la organización, datos importantes en la fijación de estrategias y políticas de personal. Campo de Acción de la Auditoría de Personal La auditoría de personal, evalúa el recurso humano como elemento dinamizador de la organización, es por ello que orienta su trabajo a todas las unidades funcionales de la empresa, y a la administración del recurso humano, lo que le da un amplio campo de acción a esta rama de la auditoría, para lo cual debe considerar aspectos internos y externos; entre los aspectos internos se toman la planificación del recurso humano, el proceso de vinculación y desarrollo, la ejecución y control de las actividades, el sistema de acumulación y presentación de informes sobre costos de personal, los métodos de cálculo del valor del recurso humano. Con relación a los elementos externos se evalúan los factores positivos y negativos

28 que inciden en las personas, la oferta y la demanda laboral, las políticas estadales e internacionales que influyen en el trabajo. Algunas funciones del auditor de personal se presentan a continuación: Evaluar los estándares y procedimientos establecidos para el logro de los objetivos comunes. Evaluar los objetivos de cada nivel de la organización, de acuerdo a las actividades que desempeñan. Identificar los responsables de las actividades y los niveles de responsabilidad en el desarrollo de las funciones. Evaluar los sistemas de información contable utilizados para el registro de los costos laborales. Examinar y evaluar la información relacionada con el rendimiento del personal, mediante el logro de los estándares establecidos a través de la técnica del muestreo.

29 Identificar los factores internos y externos que influyan en la administración de personal y considerar las oportunidades y amenazas en la función del personal. Diseñar un plan de acción que conduzca a la corrección de debilidades y fortalezas y permita maximizar los factores benéficos. Emitir las recomendaciones que permitan solventar las debilidades de casos particulares y contingentes. En este sentido, la actividad de la auditoría de personal es compleja y amplia, amerita un gran esfuerzo, tiempo y de una política administrativa que dé valor al trabajo de auditoría de personal y ponga en práctica las recomendaciones que surjan como conclusión del trabajo realizado. Finalmente, la auditoría de recursos humanos, es un instrumento para examinar y evaluar aspectos del personal con fines de administración, información, dirección y control; siendo su objetivo examinar y evaluar funciones, actividades y formas en que operan para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijadas; sugiriendo en su caso, los cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración de recursos humanos.

30 La Auditoria Operacional Según Rojas (1996), la auditoría operacional es la revisión que se hace a las Unidades Operativas en forma independiente de la revisión a los Estados Financieros, aplicando las mismas metodologías de trabajo y encargándose de evaluar procesos, resultados, así como del cumplimiento de metas, normas, políticas y procedimientos. La auditoría operacional examina la estructura de las organizaciones en cuanto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas. La auditoría operacional requiere de una formación integral del auditor, el cual debe estar capacitado en diversos conocimientos y áreas que se manejan en las organizaciones, debe tener claramente identificado los objetivos a donde quiere llegar y para ello deben conocer y poner en practica los procesos administrativos de planeación, organización, dirección y control. Objetivo de la Auditoría Operacional Los objetivos de la auditoría operacional varían de acuerdo al tipo de organización, y dependen de los objetivos de la organización, la preparación de los auditores y de la calidad

31 gerencial de sus directivos, y se cumplirán al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia y eficacia de las operaciones en las entidades a que se practique. Metodología de la Auditoría Operacional. Atendiendo al objetivo de la auditoría operacional, la metodología a utilizar deber estar orientada a la búsqueda constante en todos los ámbitos de la empresa, de oportunidades para aumentar la eficiencia y eficacia en los controles operacionales y en la realización misma de sus operaciones. Sin embargo es necesario fijar una metodología que oriente la realización de la auditoría operacional, y la que regularmente se aplica tiene carácter genérico, siendo los aspectos mas aplicables los expuestos a continuación.(p ). Familiarización: es la consideración de la información preliminar que sugiere el problema, la cual permite conocer las estructuras, organización, objetivos, políticas, sistemas y procedimientos de la empresa u organización en términos generales. Visita a las Instalaciones: con el objetivo de observar directamente como se efectúan las operaciones y detectar posibles

32 problemas en los controles operacionales o en la realización de las operaciones. Análisis Financiero: para conocer la marcha de la empresa, su situación actual, tendencias, y obtener indicios de las áreas en que pueden existir problemas operacionales. Análisis de la Información Operativa (no financiera): consiste en el estudio de datos de operaciones internas, tales como estadísticas de producción, rotación de personal, estadísticas de ventas por artículos, zonas, etc., así como de la mayoría de la información externa relativa. Entrevistas: deben realizarse con los principales responsables de la ejecución de las operaciones objeto del examen y de aquellas que estén relacionadas. Examen de la Documentación: la finalidad es verificar objetivamente la información obtenida en las etapas anteriores. Diagnostico Preliminar: es un resumen del conocimiento general que se prepara con base en los resultados obtenidos en las etapas anteriores de la metodología; en el se plantean los principales indicios de problemas detectados hasta ese momento y se apuntan

33 las operaciones que pueden ser examinadas y las posibles soluciones. Selección de Operaciones a Examinar: estas deben seleccionarse en función a su importancia y procurando que sean aquellas que por sus características ofrezcan mayores posibilidades de mejoría en la empresa. Ejecución: requiere del uso de cuestionarios, programas de trabajo, manuales de procedimientos, cuadros, estadísticas y otros papeles de trabajo. El objetivo es que mediante la aplicación de estos instrumentos, se logre la identificación precisa de los problemas detectados. Resumen de problemas detectados: consiste en la recapitulación de los principales hallazgos que indiquen una deficiencia en los controles operacionales o representen oportunidades de disminuir costos o aumentar eficiencia. Discusión previa de los problemas detectados: con lo que se logra aprovechar la experiencia del personal de la empresa y evitar errores de apreciación o interpretación.

34 Diagnostico: es el informe de auditoría operacional, donde se destacan los problemas encontrados y recomendaciones. Existen tres niveles en que el contador público puede participar en apoyo a las entidades, a saber: 1. En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado (diagnóstico de obstáculos). 2. En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, entre otros, interviniendo en su formación. 3. En la implantación de los cambios e innovaciones (implantación de sistemas). La auditoría operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos, prever obstáculos a la eficiencia, presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administración de las entidades, en la consecución de la óptima productividad.

35 La auditoría operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evalúa los hechos, es decir, diagnostica obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos. Tal es el caso de la presente investigación, en donde se quiere analizar la eficiencia y eficacia del proceso de capacitación y adiestramiento del personal militar que labora en el Resguardo Nacional Tributario (Tributos Internos) del SENIAT Barquisimeto, para lo cual se utilizaran de soporte las conceptualizaciones ya descritas. Aplicación de la Auditoría Operacional Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cuando debe practicarse la auditoría operacional, sí se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado como más frecuentes: 1. Para optar recomendaciones que resuelven un problema conocido. 2. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones.

36 3. Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades. La auditoría operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; así como en cualquier área, bien sea sobre los recursos físicos, financieros o humanos, lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico de revisiones, en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad. Fases De La Auditoria Operacional Fase del Diagnostico La auditoria operacional comienza cuando un área determinada observa disfunciones o resultados no satisfactorios, en ese momento se solicita la ayuda de la unidad de auditoria, la cual hace un diagnostico de la organización y se hace dos preguntas básicas: Cuáles son los resultados, no deseados? y Cuáles son las causas de esos resultados?.

37 La fase del diagnostico, incluye: Elaboración de un plan de trabajo de auditoría Este se realiza con el objeto de estimar el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoría, en el se agrupan un conjunto de etapas, tales como: Decidir el inicio del estudio Recoger la información básica Hacer la entrevista inicial y presentar el plan de trabajo Hacer entrevistas individuales con los responsables seleccionados Hacer una compilación general de la información Realizar una encuesta especifica a una muestra significativa del personal Analizar datos Elaborar propuestas y conclusiones

38 Técnicas de recogida de información Son idénticas a las utilizadas en la auditoría tradicional: la investigación documental, la observación, el cuestionario, la entrevista y las reuniones en grupo. Elaboración de un diagnostico integral La unidad objeto de estudio, debe ser relacionada con el medio que la rodea. Elaboración de un diagnostico, con una proyección psicosocial. Los problemas, muchas veces técnicos tienen carácter u orígenes humanos, en tal sentido los auditores tienen que sondear el clima organizacional a nivel de la motivación y la satisfacción de los empleados. Realización de un diagnostico participativo Consiste en analizar las actividades de forma clara y transparente, invitando a todos los miembros de la unidad auditada, a participar en el proceso de definición de problemas y de soluciones.

39 Fase de la propuesta Localizados los errores, se debe elaborar una estrategia de organización que permita superarlos. Conocidas las causas de las disfunciones el auditor debe aportar soluciones a los problemas, a través de la modificación de aspectos estructurales, procedimentales, materiales o personales. Fase de la negociación de la propuesta El auditor, además de presentar una propuesta debe implicar y vincular a todos los actores de la organización y convencerlos de las ventajas y viabilidad de la propuesta. Fase del control de la implantación Esta destinada a regular la conducta de las actividades, con el objeto de que los resultados se ajusten a las expectativas y objetivos diseñados. Fase de evaluación del proceso de cambio de la organización. Parte de una visión retrospectiva, puesto que analiza el pasado para facilitar vías de acción para el futuro.

40 Todas las auditorias operacionales, no son idénticas, así como tampoco son parecidas las unidades que se analizan, sin embargo pueden existir puntos que pueden ser muy útiles en otros estudios. Capacitación Stoner et al (1996), define la capacitación como un proceso de enseñanza-aprendizaje a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades en función de objetivos definidos. La misma implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de la tarea, del ambiente y el desarrollo de habilidades. (p.248). Por otra parte, señala que los procedimientos para determinar la capacitación, que necesitan las personas de una organización o departamento son: a. Evaluar el desempeño. El trabajo de cada empleado se mide comparándolo con las normas de desempeño o los objetivos establecidos para su trabajo.

41 b. Analizar los requisitos del trabajo. Se estudian las habilidades o los conocimientos que se especifican en la descripción del trabajo correspondiente, y los empleados que cuenten con las habilidades o los conocimientos necesarios pasan a ser candidatos para un programa de capacitación. c. Analizar la organización. Se estudia la eficacia de la organización y su éxito para alcanzar las metas, con el objeto de determinar las diferencias que existen. d. Las encuestas de los empleados. Se pide a los gerentes y a los no gerentes, que describan los problemas que están teniendo con su trabajo y las medidas que se consideran necesarias para resolverlos. El mismo autor señala algunos tipos de capacitación, entre los que se mencionan: La capacitación fuera del trabajo ocurre fuera del centro de trabajo, pero pretende simular las condiciones laborales reales. Este tipo de capacitación, comprende la capacitación de vestíbulo, en la cual los empleados se capacitan con el equipo verdadero, en un marco laboral realista, pero en una habitación que no es en la que

42 trabajarán. El propósito, es evitar las presiones del trabajo verdadero, que podrán entorpecer el proceso de aprendizaje. En la capacitación de experiencias conductuales, se realizan actividades como ejercicios de simulación, juegos de negocios y se simulan casos que giran en torno a problemas, de tal manera que el educando pueda aprender la conducta conveniente para el trabajo, por medio de la actuación de roles. La capacitación fuera del trabajo se puede dar en el aula, con seminarios, conferencias y películas, o puede involucrar las instrucciones por medio de computadoras, la cual puede reducir el tiempo que se necesita para la capacitación y brindar más ayuda a los educandos en lo particular. Por su parte, Certo (1997), señala que el adiestramiento es el proceso que se sigue para desarrollar cualidades en los recursos humanos, que en última instancia los capaciten para ser más productivos y, consecuentemente, para que contribuyan mejor al logro de las metas organizacionales. Por lo tanto, el propósito del adiestramiento consiste en elevar la productividad de los individuos en sus trabajos influyendo sobre su comportamiento. "Las agencias del gobierno, las empresas industriales, las asociaciones civiles, las instituciones educativas y otros segmentos de nuestra sociedad están dando más y más importancia a la necesidad de adiestrar a los recursos humanos". (p.266)

43 Además, el autor antes señalado, refiere que es esencialmente un proceso de cuatro pasos: 1. Determinar las necesidades de adiestramiento; 2. Diseñar el programa de adiestramiento; 3. Administrar el programa de adiestramiento, y 4. Evaluar el programa de adiestramiento. La relación que existe entre estos pasos se presenta a continuación. Evaluación del programa de adiestramient o Administració n del programa de adiestramient o Diseño del programa de adiestramient o

44 En correspondencia con el diseño anterior, el primer paso del proceso de adiestramiento consiste en determinar las necesidades de adiestramiento que existe en una organización. Dichas necesidades son las áreas de información, o las áreas de habilidades de un individuo o grupo que requieren de un mayor desarrollo, para aumentar la productividad organizacional de una institución o empresa. Sólo cuando el adiestramiento se centra en estas necesidades puede ser de algún beneficio productivo para la organización. En este sentido, el primer método señalado en el diseño, consiste en evaluar el proceso de producción dentro de la organización; el segundo, determinar las necesidades de adiestramiento o retroalimentación directa de los empleados acerca de lo que ellos sienten que son las necesidades de adiestramiento de la empresa. El tercer paso, diseño del programa de adiestramiento, el cual consiste en la selección del recurso humano, físico y económico para su desarrollo, en el mismo se incluirá la inducción y por último, el cuarto paso, la evaluación del programa de adiestramiento para medir la efectividad, los costos y pérdidas de producción, debido a que los trabajadores están siendo adiestrados.

45 Cabe resaltar, que el adiestramiento, es un medio para capacitar al empleado y lograr un desempeño adecuado al cargo, es decir, la preparación de una persona para el cargo, ayudándolo a su desarrollo y aumentando su potencial, y así enfrentar el ambiente dentro y fuera de su trabajo. También es conceptualizado por Robles et al (2000), como el proceso educativo a corto plazo, que implica la transmisión de conocimientos específicos, de manera sistemática y organizada, que puede proporcionar grandes rendimientos a la gerencia de cualquier organización, ya que con este, el individuo aprende conocimientos, aptitudes y habilidades, en función de los objetivos previamente definidos de la empresa. Evidentemente, esto es más cierto hoy en día, donde la competencia es cada vez mayor, los cambios tecnológicos y la búsqueda de una mejor productividad, deben ser habilidades cada vez más buscadas por los trabajadores en una organización; puesto que las habilidades se deterioran y pueden volverse obsoletas; y la creciente innovación tecnológica, la necesidad de solución de problemas, el mejoramiento de la calidad, la formación de equipos, la transformación social, política y legal del país, son sólo algunos de los aspectos a considerar en el por qué es tan necesaria la capacitación y el adiestramiento.

46 Por supuesto que, depende sólo de la alta gerencia y de la estructura de la organización, la mayor o menor posibilidad, para llevar a cabo diferentes técnicas de desarrollo personal; donde idealmente, empleados y gerentes deberían capacitarse en forma continua para mantener actualizadas sus habilidades. En realidad, pocas organizaciones hacen el compromiso de proporcionar a su personal un constante aprendizaje, por lo tanto, son muchos los empleados que toman de manera voluntaria la iniciativa para buscar oportunidades de capacitación, que les permita un mejor desempeño. Hoy en día, no se puede esperar a que ocurran problemas o accidentes dentro de las organizaciones, para determinar si es necesaria la capacitación o no, puesto que ésta, se debe aplicar de manera continua; con el objeto de evitar exceso de desperdicios o trabajo rehecho, bajos índices de producción, altos costos operativos, exceso de horas extras, entre otros. En tal sentido, el propósito fundamental de la capacitación, es la consecución óptima de los objetivos organizacionales, para lo cual, se necesita que los empleados desarrollen cierto tipo de desempeño en sus funciones; además de proporcionar a los empleados, de todos los niveles dentro de la organización, el conocimiento, la práctica y la conducta requeridas por la misma.

47 Los objetivos de la organización, delimitan los logros que se desean alcanzar, y los medios de que se dispondrá para determinar el tipo, la cantidad, el tiempo, el sitio, y otros elementos necesarios para la capacitación requerida, por lo que debe evaluarse el desempeño individual. En caso de que los objetivos no se logren, el departamento de personal, adquiere una importante relevancia en la retroalimentación del programa de adiestramiento. Se puede decir entonces, que los objetivos principales del entrenamiento son: a. Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo a desempeñar. b. Proporcionar oportunidades para el desarrollo continuo, no sólo en el cargo actual, sino también para otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona. c. Cambiar la actitud de las personas, creando un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentado la motivación y haciéndolos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

48 Con respecto a lo anterior, la capacitación puede incluir todo, desde enseñar a los empleados habilidades de lectura rápida, hasta cursos avanzados de liderazgo ejecutivo. Se sugiere, que la determinación de las necesidades de capacitación dentro de una organización debe contener tres tipos de análisis: organizacional, de funciones, y del personal. El análisis organizacional, se centra principalmente en la determinación de los objetivos de la empresa, sus recursos, la localización de éstos y sus relaciones con los objetivos. El análisis de objetivos organizacionales, establece el marco, dentro del que se pueden definir con mayor claridad las necesidades de capacitación. Asimismo, el análisis de funciones, se enfoca sobre la tarea o el trabajo, sin tomar en cuenta el desempeño del empleado mismo. Incluye la determinación de lo que debe hacer el trabajador, el comportamiento específico requerido, si se quiere que el trabajo se realice en forma eficaz; es aquí donde se concentra la atención sobre la tarea, y no sobre el individuo que la realiza. Una vez, que se determina el comportamiento requerido del individuo para cada trabajo, se realiza el análisis de personas.

49 Este examina el conocimiento, las actitudes y las habilidades del individuo que ocupa cada puesto, y determina qué tipo de conocimientos, actitudes o habilidades debe adquirir y qué tipo de modificaciones debe hacer a su comportamiento, si se quiere contribuir satisfactoriamente al logro de los objetivos organizacionales. Es decir, que para determinar el tipo de capacitación que se requiere, debe evaluarse la situación actual, definir las habilidades que se requieren y establecer los conocimientos que le hacen falta al personal. Esto, porque existen dos tipos de necesidades de capacitación, una capacitación básica para el nuevo equipo, y otra para fortalecer las habilidades de los empleados existentes. Para el personal nuevo en la organización, se utiliza la descripción del cargo o análisis de las tareas, para determinar los contenidos educativos correctos en la capacitación inicial. Para el personal ya existente, motivo de esta investigación, se debe entrevistar a los trabajadores, y si es posible, realizar encuestas a personas atendidas en la empresa, para identificar las áreas que requieren incluirse en el programa de capacitación. Para ello, se debe revisar la descripción de cada cargo, y señalar las habilidades que requiere la persona que ocupa el