2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LA PRESTACIÓN DEL CONTRATO

Transcripción

1 PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN DE LOS TALLERES TEMÁTICOS Y LAS MESAS SECTORIALES DE LA RED INTERNACIONAL DE OBSERVATORIOS ECONÓMICOS 1. OBJETO DEL CONTRATO Son objeto del presente contrato los servicios de transporte, alojamiento, manutención y demás servicios auxiliares de viaje que precisa el Ayuntamiento de Madrid para los asistentes a diversos Talleres Temáticos y Mesas Sectoriales internacionales, a celebrar tanto en Madrid como en el extranjero. 2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LA PRESTACIÓN DEL CONTRATO La empresa adjudicataria realizará los trabajos propios del contrato según el contenido que se especifica a continuación, entendiéndose que deberán considerarse incluidas todas aquellas actividades que sean necesarias para la adecuada ejecución del objeto del contrato Ámbito del trabajo El ámbito de trabajo será tanto el municipio de Madrid, como las demás ciudades donde se van a celebrar reuniones internacionales: Buenos Aires (Argentina), Lima (Perú), Santo Domingo (República Dominicana), Santiago (Chile), Roma (Italia), Quito (Ecuador) y México D.F. (México). Los participantes en las reuniones internacionales serán procedentes de todas estas ciudades. 2.2.Detalle de los trabajos a realizar: Página 1 de 8

2 El Ayuntamiento de Madrid coordina una Red internacional de Observatorios Socioeconómicos, en la que participan algunas de las principales ciudades del mundo. Para fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias así como la cooperación mutua y un contacto fluido entre las entidades y agentes locales de todas estas ciudades, a través de la celebración de diversas actividades internacionales tales como Seminarios, Talleres Temáticos y Mesas Sectoriales. En concreto, los servicios a prestar por el adjudicatario para la asistencia a dichos eventos serán: 1.- Gestión de inscripciones: El adjudicatario recogerá y administrará los datos de los participantes que se inscriban a las distintas reuniones para, una vez obtenido el visto bueno del Ayuntamiento de Madrid a los listados de asistentes, proceder a la reserva de los distintos servicios. 2.- Reserva y emisión de billetes aéreos: Los viajes se realizarán en clase turista, buscándose siempre las tarifas más ventajosas en precio y los vuelos con menos escalas. El número de vuelos por ciudad participante en la Red se corresponde con el número de invitaciones cursadas por el Ayuntamiento de Madrid para asistir a cada evento. No se trata de un número cerrado de plazas por ciudad, por lo que en el caso de no agotar alguna ciudad todas las invitaciones, podrán asignarse las plazas sobrantes y los consiguientes billetes de avión a cualquier otra ciudad participante, a criterio del Ayuntamiento de Madrid, y siempre que el cambio no suponga un incremento del gasto máximo autorizado. 3.- Alojamiento: Se requiere el alojamiento de los asistentes a cada evento durante los días de duración previstos, en hotel (mínimo 3 estrellas) de la ciudad anfitriona de la reunión, preferiblemente céntrico, con desayuno. Los días exactos de estancia se especificarán en función de las llegadas y salidas de los vuelos de cada participante. El número de habitaciones y de noches de hotel necesarias podrá modificarse en función del número final de asistentes y de las fechas de llegada y salida, respetando siempre el gasto máximo autorizado. 4.- Catering: Se facilitará un servicio de catering para que los asistentes pueda realizar una pausa-café por cada día de reunión. El catering proveerá como mínimo de agua, café, té, y bollería y/o pastas, o sus equivalentes según la costumbre del lugar de celebración. 5.- Comidas: Se proveerá de un almuerzo o cenas de trabajo por día de duración de cada evento, para todos los asistentes locales e internacionales, en restaurante cercano al centro de reunión. Los almuerzos deberán consistir, al menos, en un primer plato o entrante, un plato principal, una bebida (agua, refresco, cerveza o vino) y un postre. El número exacto de comensales se Página 2 de 8

3 especificará en función de la asistencia final de participantes, respetando siempre el gasto máximo autorizado. 6.- Transportes internos: Será necesario disponer de un servicio de transporte para los traslados aeropuerto-hotel-aeropuerto u otros recorridos necesarios para el desarrollo de la reunión. El número de traslados se especificará en función del programa definitivo y de las fechas y horarios de llegadas y salidas, respetando siempre el gasto máximo autorizado. 7.- Seguro de viaje: Todos los asistentes extranjeros a cada reunión deberán contar con un seguro de viaje completo durante todos los días de duración de los eventos (máximo una semana), que contemplará al menos los siguientes aspectos: Asistencia médica y sanitaria en España de hasta y en el resto del Mundo hasta ; gastos ilimitados de repatriación o transporte de fallecidos, heridos y/o enfermos; responsabilidad civil hasta ; seguro de accidentes en caso de fallecimiento o invalidez de hasta ; robo y/o daños materiales de equipaje hasta El adjudicatario recibirá del Ayuntamiento de Madrid las oportunas instrucciones para la adecuada prestación de los servicios anteriormente descritos, con una antelación mínima de 20 días sobre la fecha elegida para la celebración de cada evento. Si, pese a ello, no hubiera suficiente disponibilidad en las fechas señaladas en los vuelos, hoteles o restaurantes seleccionados, el adjudicatario propondrá al Ayuntamiento de Madrid otros vuelos o establecimientos alternativos de similares o mejores características, asumiendo cualquier posible sobrecoste que pudiera producirse. Los distintos eventos en los que será preciso prestar los servicios anteriormente mencionados, serán: 1º- Taller Temático en Buenos Aires (Argentina): Se celebraría previsiblemente durante los meses de julio o agosto del año 2010 y tendrá una duración de 6 días. Está previsto que asistan 6 participantes procedentes de Madrid (España), 3 de Santo Domingo (Rep. Dominicana), 3 de México, 3 de Montevideo (Uruguay), 3 de Lima (Perú), 3 de Quito (Ecuador), 3 de Santiago de Chile y 3 de Roma (Italia), a los que habrá que proveer de pasajes aéreos de ida a Buenos Aires y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los seis días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. Página 3 de 8

4 2º- Mesa Sectorial en Lima (Perú): Se celebraría previsiblemente durante los meses de septiembre u octubre de 2010 y tendrá una duración de 3 días. Está previsto que asistan 7 participantes procedentes de Madrid (España), 4 de Santo Domingo (Rep. Dominicana), 4 de México, 4 de Montevideo (Uruguay), 4 de Buenos Aires (Argentina), 4 de Quito (Ecuador), 4 de Santiago de Chile y 4 de Roma (Italia), a los que habrá que proveer de pasajes aéreos de ida a Lima y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los tres días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. según el programa del evento, para 42 personas (35 asistentes extranjeros más 7 asistentes locales). visitas de trabajo que los aproximadamente 42 participantes realicen durante la Mesa Sectorial. tres días previstos de reunión, para aproximadamente 42 participantes. 3º- Taller Temático en Santo Domingo (República Dominicana): Se celebraría previsiblemente durante los primeros meses del año 2011 y tendrá una duración de 6 días. Está previsto que asistan 6 participantes procedentes de Madrid (España), 3 de Buenos Aires (Argentina), 3 de México, 3 de Montevideo (Uruguay), 3 de Lima (Perú), 3 de Quito (Ecuador), 3 de Santiago de Chile y 3 de Roma (Italia), a los que habrá que proveer de pasajes aéreos de ida a Santo Domingo y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los seis días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. Página 4 de 8

5 4º - Taller Temático en México D.F.: Se celebraría previsiblemente durante los meses de abril o mayo del año 2011 y tendrá una duración de 6 días. Está previsto que asistan 6 participantes procedentes de Madrid (España), 3 de Santo Domingo (Rep. Dominicana), 3 de Buenos Aires (Argentina), 3 de Montevideo (Uruguay), 3 de Lima (Perú), 3 de Quito (Ecuador), 3 de Santiago de Chile y 3 de Roma (Italia), a los que habrá que proveer de pasajes aéreos de ida a México D.F. y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los seis días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. 5º - Mesa Sectorial en Santiago de Chile: Se celebraría previsiblemente durante los meses de septiembre u octubre de 2011 y tendrá una duración de 3 días. Está previsto que asistan 7 participantes procedentes de Madrid (España), 4 de Santo Domingo (Rep. Dominicana), 4 de México, 4 de Montevideo (Uruguay), 4 de Buenos Aires (Argentina), 4 de Quito (Ecuador), 4 de Lima (Perú) y 4 de Roma (Italia), a los que habrá que proveer de pasajes aéreos de ida a Santiago y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los tres días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. según el programa del evento, para 42 personas (35 asistentes extranjeros más 7 asistentes locales). visitas de trabajo que los aproximadamente 42 participantes realicen durante la Mesa Sectorial. tres días previstos de reunión, para aproximadamente 42 participantes. 6º - Taller Temático en Montevideo (Uruguay): Se celebraría previsiblemente durante los meses de enero o febrero del año 2012 y tendrá una duración de 6 días. Está previsto que asistan 6 participantes procedentes de Página 5 de 8

6 Madrid (España), 3 de Santo Domingo (Rep. Dominicana), 3 de Buenos Aires (Argentina), 3 de México D.F., 3 de Lima (Perú), 3 de Quito (Ecuador), 3 de Santiago de Chile y 3 de Roma (Italia), a los que habrá que proveer de pasajes aéreos de ida a Montevideo y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los seis días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. 7º - Mesa Sectorial en Madrid (España): Se celebraría previsiblemente durante los meses de abril o mayo de 2012 y tendrá una duración de 3 días. Está previsto que asistan 4 participantes procedentes de Roma (Italia), 4 de Santo Domingo (Rep. Dominicana), 4 de México, 4 de Montevideo (Uruguay), 4 de Buenos Aires (Argentina), 4 de Quito (Ecuador), 4 de Lima (Perú) y 4 de Santiago (Chile), a los que habrá que proveer de pasajes aéreos de ida a Madrid y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los tres días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. según el programa del evento, para 40 personas (32 asistentes extranjeros más 8 asistentes locales). visitas de trabajo que los aproximadamente 40 participantes realicen durante la Mesa Sectorial. tres días previstos de reunión, para aproximadamente 40 participantes. 8º - Taller Temático en Quito (Ecuador): Se celebraría previsiblemente durante los meses de octubre o noviembre del año 2012 y tendrá una duración de 6 días. Está previsto que asistan 6 participantes procedentes de Madrid (España), 3 de Santo Domingo (Rep. Dominicana), 3 de Buenos Aires (Argentina), 3 de México D.F., 3 de Lima (Perú), 3 de Montevideo (Uruguay), 3 de Santiago de Chile y 3 de Roma (Italia), a los que habrá que proveer de Página 6 de 8

7 pasajes aéreos de ida a Quito y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los seis días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. 9º - Mesa Sectorial en Roma (Italia): Se celebraría previsiblemente durante los meses de abril o mayo de 2013 y tendrá una duración de 3 días. Está previsto que asistan 7 participantes procedentes de Madrid (España), 4 de Santo Domingo (Rep. Dominicana), 4 de México, 4 de Montevideo (Uruguay), 4 de Buenos Aires (Argentina), 4 de Quito (Ecuador), 4 de Lima (Perú) y 4 de Santiago (Chile), a los que habrá que proveer de pasajes aéreos de ida a Roma y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los tres días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. según el programa del evento, para 42 personas (35 asistentes extranjeros más 7 asistentes locales). visitas de trabajo que los aproximadamente 42 participantes realicen durante la Mesa Sectorial. tres días previstos de reunión, para aproximadamente 42 participantes. 10º- Seminario en Madrid: Servirá para hacer balance de las Mesas y los Talleres celebrados. Tendrá lugar durante los últimos meses del año 2013 y está prevista una duración de 3 días. Está previsto que asistan 3 participantes procedentes de Buenos Aires (Argentina), 3 de Santo Domingo (Rep. Dominicana), 3 de México, 3 de Montevideo (Uruguay), 3 de Lima (Perú), 3 de Quito (Ecuador), 3 de Santiago de Chile y 3 de Roma (Italia), a los que habrá que proveer de pasajes aéreos de ida a Madrid y vuelta a su ciudad de origen, así como de alojamiento durante los tres días de duración del evento. Todos estos asistentes contarán además con un seguro de viaje completo. Página 7 de 8

8 según el programa del evento, para 30 personas (24 asistentes extranjeros más 6 asistentes locales). visitas de trabajo que los aproximadamente 30 participantes realicen durante el Seminario. tres días previstos de reunión, para aproximadamente 30 participantes. El orden de las reuniones mencionadas anteriormente es orientativo, pudiendo alterarse en función de la disponibilidad de la ciudad anfitriona y/o de los asistentes. Del mismo modo, podrá cambiar la ciudad sede de la reunión prevista, en cuyo caso se sustituirá por otra de la misma región. 3 COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LOS TRABAJOS A los efectos de este contrato, la coordinación y supervisión de los trabajos se realizará por personal del del Área de Gobierno de Economía, Empleo y Participación Ciudadana del Ayuntamiento de Madrid. Madrid, 15 de abril de 2010 El Subdirector General del : Bernardino Sanz Berzal Página 8 de 8