Doxis4 Integración. Hoja de datos técnicos. Posibilidades de integración del paquete de Doxis4 iecm. Sumario ejecutivo

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1 Posibilidades de integración del paquete de Doxis4 iecm Doxis4 Integración Sumario ejecutivo El paquete de Doxis4 iecm satisface los extensos requisitos en todos los niveles dentro de una empresa respecto a la capacidad de integración de un sistema de gestión documental (DMS) o, mejor, de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM). La "i" del paquete Doxis4 significa "integrada". Es determinante para la integración de datos y documentos entre aplicaciones especializadas y para que las aplicaciones puedan intercambiarse de forma segura, rápida y cómoda. La arquitectura subyacente de Doxis4, y por encima de todo la concepción de las interfaces, ofrece por lo tanto muchas posibilidades, tanto para poder acceder desde Doxis4 a múltiples sistemas como también para poder acceder desde las aplicaciones de un cliente directamente a Doxis4. Doxis4 cuenta con numerosos conectores estándar para una conexión rápida y sencilla a las aplicaciones de SAP, Microsoft, Lotus y muchas más. Requisitos de más profundidad o más específicos también pueden satisfacerse a través de las API de Doxis4. Además, en los niveles del cliente de Doxis4 están disponibles eficientes herramientas de script, Java Servlets y plantillas web para la realización de los requisitos en una integración de Doxis4.

2 Vista de conjunto general: tipos de integración con Doxis4 Doxis4 dispone de una gran número de conectores estándar para aplicaciones. Entre estas se encuentran, p. ej., SAP, los productos de Microsoft Dynamics NAV, Exchange/Outlook, Office, SharePoint, IBM Lotus Domino/Notes, ADP Paisy, Varial, etc.; pero también, p. ej., servicios de directorio como LDAP. Además pueden interaccionar con Doxis4 diversos sistemas CAD, otras soluciones de software para grupos y aplicaciones especiales. Doxis4 ofrece conectores especiales a muchas de las aplicaciones mencionadas para hacer posible el intercambio entre los programas. Además, los servicios web, las interfaces de API COM y de API JAVA constituyen otra posibilidad de integración. Ejemplos de tipos de integración Los siguiente ejemplos pueden servir como vista de conjunto y para aclarar el curso del documento. Igualmente, se puede encontrar información más detallada en la hoja de datos técnicos de las soluciones respectivas de Doxis4. SAP: Planteamiento de tareas: lectura y comprobación automatizadas de facturas representación de expedientes electrónicos en SAP archivado de datos SAP con seguridad de revisión Integración de Doxis4 con: Doxis4 InvoiceMaster SAP Control, conector Doxis4 HCS (HTTPContentServer), Doxis4 Folder Cockpit para SAP, Doxis4 AutoIndexer para SAP Integración a través de conector estándar para SAP de IBM Lotus Domino Integración de Doxis4 con: Doxis4 Gateway Services y Doxis4 Manager para IBM Lotus Notes Integración a través de conector estándar para Lotus Domino Solución de HR Paisy: Planteamiento de tareas: archivado de expedientes personales con seguridad de revisión garantía de protección de acceso Integración de Doxis4 con: Conector Doxis4 Universal ERP Integración a través de conector universal para aplicaciones especializadas Conexión Office, MS Office: Planteamiento de tareas: búsqueda y acceso a documentos en Doxis4 directamente desde las aplicaciones de Office archivado de documentos directamente desde la aplicación de Office trabajo conjunto/colaboración inicio de workflows desde la aplicación de Office Integración de Doxis4 con: Doxis4 Smart Office/Smart Office Plus/Smart Outlook Plus Integración a través de integración directa en las aplicaciones de MS Office Conexión CAD Planteamiento de tareas: solución universal ECM incl. archivado en el ámbito del diseño IBM Lotus Domino/Notes: Planteamiento de tareas: archivado de correos electrónicos con seguridad de derechos y revisión administración de los períodos de conservación descongestión de las bases de datos Ilustración 1: vista esquemática del paquete de Doxis4 Página 2

3 inclusión de datos y documentos CAD acceso a través de Windows y basado en web inicio de workflows Integración de Doxis4 con: Doxis4 CAD Manager Integración a través de Doxis4 CAD Manager Integración SAP Doxis4 HTTPContentServer El módulo ArchiveLink integrado en SAP sirve para la administración tanto de documentos como de objetos y se utiliza a través de Doxis4 HTTPContentServer para el archivado de contenidos SAP con seguridad de revisión. Este servidor sirve como sistema de archivado externo de SAP (repositorio de contenido) y así SAP sirve para el almacenamiento de documentos. Los siguientes "documentos de SAP" pueden editarse con Doxis4: Documentos entrantes: estos documentos se originan fuera del sistema SAP y, por lo general, también fuera de la organización. Pueden presentarse en papel o también se reciben como fax o correo electrónico. Documentos salientes: estos documentos se crean en el sistema SAP en el marco de operaciones contables, entre otras. Listas de impresión: estos documentos se crean en el sistema SAP y sirven para la emisión de informes. Archivos para archivado: estos datos son extractos de la base de datos. Un sinónimo de archivo para archivado es archivo de reorganización. Los archivos para archivado se crean en el sistema SAP para descongestionar la base de datos. puede servir de ejemplo la información económica de la empresa del sistema SAP para la búsqueda en Doxis4. Doxis4 AutoIndexer para SAP determina la información específica de los objetos SAP y la transmite a Doxis4. Se ofrece soporte para las siguientes funciones: indexación de los documentos archivados en Doxis4 en edición individual o en masa, además de representación detallada de los resultados en un protocolo de indexación salidas de usuario para la determinación individual de valores índice módulos de funciones para solicitar la indexación en cualquier programa Doxis4 Folder Cockpit para SAP Con Doxis4 Folder Cockpit para SAP pueden llevarse a cabo expedientes virtuales en SAP para que todos los usuarios de SAP tengan acceso de forma rápida y cómoda a toda la información: documentos y objetos SAP. Para lo que la rudimentaria lista de anexos SAP está desfasada, sin la necesidad de introducir una gestión compleja de carpetas SAP. Debemos destacar que Doxis4 Folder Cockpit también puede emplearse junto con archivos no SER (archivos ajenos): representación de un objeto empresarial SAP como Doxis4 AutoIndexer para SAP Durante el archivado de objetos SAP puede ser necesario poner a disposición información de índice de Doxis4 que sobrepase la información estándar de SAP. Aquí Ilustración 2: Doxis4 InvoiceMaster SAP Control Página 3

4 expediente electrónico en SAP GUI incl. cubierta de expediente modelos de expediente libremente configurables que fijan la estructura de registro de los expedientes representación estructurada jerárquicamente con cualquier atributo de documento ampliable vista unificada no solo de documentos, sino también de workflows, informes, transacciones de SAP, etc. selección de documentos en la vista de expediente mediante la función arrastrar y soltar registros estáticos y dinámicos modelos de expediente preconfigurados (p. ej., solicitudes, ofertas, pedidos, facturas y muchos más) complejidad considerablemente menor como gestión de carpetas de SAP Doxis4 InvoiceMaster SAP Control Doxis4 InvoiceMaster SAP Control ofrece una comprobación de facturas completa integrada en SAP con la edición idoc, la autorización web WebDynPro y "no-webdynpro", herramientas de informe, etc. Doxis4 InvoiceMaster SAP Control edita facturas que llegan al sistema SAP tras una lectura de factura (p. ej., a través del módulo Doxis4 InvoiceMaster Read). Como base del workflow de comprobación de facturas se utiliza el workflow SAP Business. Esto garantiza una integración completa en las funcionalidades básicas del sistema SAP. La combinación de lectura de factura y la siguiente comprobación con Doxis4 InvoiceMaster SAP Control supone una solución general para la edición de facturas entrantes. Para el archivado de instancias de proceso se utiliza la interfaz SAP ArchiveLink que permite una conexión de la solución con los sistemas de archivado compatibles para ello. Doxis4 WebDAV Connector para ILM Doxis4 WebDAV Connector para ILM ofrece soporte a la interfaz "BC-ILM" basada en el protocolo WebDAV. Ilustración 3: representación esquemática del procesamiento de una factura entrante Esta interfaz de archivo en SAP sirve sobre todo para el archivado de datos y no sustituye a la interfaz ArchiveLink. Esta interfaz se llamó en principio "BC-DAR 7.0" y fue certificada por SER muy pronto. Más tarde, la interfaz cambió su nombre a "BC-ILM 2.0/3.0" con Netweaver 04 Release y SAP la comercializó con el nombre SAP Netweaver ILM. Se instala en el sistema SAP mediante un paquete de mejoras. Así como la interfaz se ha desarrollado poco a poco, esto puede aplicarse también a los escenarios de aplicación. SAP prevé como escenarios de aplicación la administración de períodos de conservación dentro de SAP para el archivado de datos y documentos así como la desconexión del sistema existente. El acceso a los datos archivados se realiza, p. ej., con el navegador ILM de SAP. SAP habla de "recursos" en el caso de archivos para archivado por analogía con la terminología de WebDAV. Para más información le recomendamos la hoja de datos técnicos: Doxis4 AutoIndexer para SAP Doxis4 Folder Cockpit para SAP Doxis4 InvoiceMaster Control para SAP Página 4

5 Doxis4 Universal ERP Connector y clientes de Doxis4 A través de Doxis4 Universal ERP Connector se efectúa una conexión genérica de los sistemas ERP y CRM, para los que no existe ninguna interfaz dedicada de archivado, p. ej., para la conexión de MS Dynamics AX, MS Dynamics NAV, sistemas CRM, JD Edward, SAGE, entre otros. Existen casos de aplicación predefinidos que se basan en estas tecnologías de integración. Entre estos se encuentra el control remoto de Doxis4 wincube a través de URL u OLE. Existen las siguientes funcionalidades: archivado de documentos salientes archivado y enlace de documentos entrantes (archivado simultáneo) reserva de un código de barras ("archivado para más tarde") indexación posterior de justificantes de ERP ya archivados ("archivado más temprano") vista de documentos enlazados vista de expedientes enlazados búsqueda de procesos de workflow solicitud de máscaras de búsqueda realización directa de búsquedas rellenado automático de campos de indexación en los diálogos de búsqueda y archivo con valores de la aplicación ERP Clientes de Doxis4 El cliente Doxis4 wincube es un cliente y servidor ActiveX Automation. El cliente Doxis4 webcube es ampliable a través de clases Java. Incorporación de componentes de ActiveX Ilustración 4: vista de los datos de cuenta en una cubierta de expediente de un expediente electrónico personal Un componente de ActiveX puede abrirse en el cliente Doxis4 wincube como una ventana propia. Se pueden situar contenedores ActiveX en todos los diálogos (máscaras) en Doxis4. Además, ActiveX puede introducirse como un registro propio en una vista de expediente o en una vista de instancia de proceso (workflow) como pestaña propia. Las vistas de una base de datos pueden mostrarse igualmente en los diálogos en Doxis4, así como también pueden representarse documentos virtuales como lista de resultados. Ampliación a través de clases Java El cliente Doxis4 webcube ofrece la posibilidad de poder ampliarse a través de aplicaciones estándar de Java. Esto se lleva a cabo mediante script directamente en la administración del cliente. Para ello pueden utilizarse clases propias o globales de Java. Como en el caso del cliente Doxis4 wincube, también existe la posibilidad de acceder a todos los controles y sus propiedades a través de interfaces Java. El lenguaje para el script es Java y se programa en el modo de administración del cliente Doxis4 webcube. Además, se pueden introducir y utilizar clases Java propias o ajenas. Cada control del cliente dispone de una interfaz API y puede adaptarse. Ejemplos El ejemplo a continuación muestra datos de un sistema CRM, mostrado en una vista de expediente en el cliente Doxis4 wincube. A través de un código de identificación unívoco (identificador), aquí el número de proveedor es biunívoco, en el ejemplo presentado durante tiempo de ejecución se muestra la dirección del socio empresarial en la cubierta de expediente de un expediente electrónico en Doxis4. Página 5

6 Otro ejemplo sería la vista de los datos personales (p. ej., número de cuenta bancaria) en el marco de un expediente electrónico personal de la aplicación de HR (recursos humanos). Acceso a la base de datos wincube directamente a través de conectores. Con esto se puede obtener, p. ej., la vista de un documento de Doxis4 directamente desde la aplicación. Otros ejemplos pueden ser el control de una función de la bandeja de correo de Doxis4 para una aplicación de seguridad o también una representación de una lista de documentos para un encargo. Igualmente es posible la representación de un expediente electrónico de cliente en Doxis4 junto con el sistema CRM al solicitar un cliente. Ejemplo En MS Dynamics AX se puede, p.ej., ejecutar un botón de cliente, que abre un documento en el cliente Doxis4 wincube, a través de un código X++. Ilustración 5: vista de datos a través de una solicitud a la base de datos A través de una conexión ODBC, el cliente Doxis4 wincube puede acceder a las bases de datos consiguiendo así acceso, p. ej., a la dirección de un proveedor o cliente. Solicitud mediante URL Al igual que un navegador de internet, el cliente Doxis4 wincube es un "protocol handler", en lugar de una URL Las bases de datos pueden provenir de cualquier fuente como, p. ej., Oracle, DB2, Access o también tablas de intercambio. Clientes de Doxis4 y script Pueden controlarse las aplicaciones externas a través de Visual Basic (VB) Doxis4 Script compatible. De esta forma se efectúa, p. ej., la solicitud de una vista de cliente en un sistema CRM o el inicio de una transacción contable en un sistema ERP. Doxis4 Script puede igualmente utilizar servicios exteriores para, p. ej., comprobar o completar atributos de documento (datos índice) en Doxis4 mediante una solicitud a la base de datos. Además, se pueden añadir notas en un sistema CRM o también transmitir datos de una cuenta a un sistema ERP. Solicitar el cliente Doxis4 wincube desde una aplicación Muchas aplicaciones especializadas (p. ej., SAP) pueden controlar la solicitud del cliente Doxis4 Ilustración 6: solicitud de un expediente de cliente Doxis4 mediante una URL "iecm://" Página 6

7 (Uniform Resource Locator) una URL "iecm://". De ahí que pueda realizarse una integración casi sin programación. Con una URL se pueden solicitar expedientes, instancias de proceso, documentos, búsquedas, listas de resultados o también controlar el archivado de un expediente. Con la ayuda de la integración por URL se puede realizar, p. ej., el salto desde una aplicación especializada al cliente Doxis4 wincube o también la integración de un enlace URL en los correos electrónicos de una aplicación generados por el sistema. Integración a través de la búsqueda rápida de Doxis4 Con la búsqueda rápida del cliente de Doxis4 se pueden realizar solicitudes de búsqueda sin un diálogo de búsqueda. Para ello es útil definir abreviaturas de búsqueda rápida que determinen mediante qué descriptor se debe buscar en una base de datos y en una clase de documento o también en un texto completo. Además, es posible asignar combinaciones de teclas (hotkeys) del sistema operativo que transmitan al cliente Doxis4 wincube un concepto selectivo para la realización de la búsqueda. Por ejemplo, se puede marcar el número de contrato en un correo electrónico, buscarlo inmediatamente en el cliente Doxis4 wincube por medio de la respectiva combinación de teclas y mostrar los documentos correspondientes. Este tipo de integración se realiza sin programación y puede utilizarse de forma muy sencilla dentro de un sistema ERP. Integración con técnicas screenscraper Screenscraper significa leer los contenidos (textos) desde las pantallas de ordenador. Para la lectura de parámetros de búsqueda de aplicaciones externas pueden definirse las funciones screenscraper de Doxis4. Las combinaciones de teclas del sistema pueden definirse en el cliente Doxis4 wincube, con estas pueden solicitarse las funciones screenscraper. resultados. Con ello, las aplicaciones que se están desarrollando en el entorno de un terminal pueden, p. ej., controlar al cliente Doxis4 wincube. Para más información le recomendamos la hoja de datos técnicos: Conector Doxis4 Universal ERP Doxis4 wincube Doxis4 webcube Doxis4 cubedesigner Correo electrónico y archivado de archivos Doxis4 Gateway Service está disponible para el archivado de elementos desde MS Exchange/Outlook e IBM Lotus Domino/Notes, desde SharePoint Farm o desde servidores de archivos. Los servicios pueden utilizarse correspondientemente para el archivado basado en normas y manual de los siguientes datos: correos electrónicos, notas, tareas y otras clases de mensajes de los servidores de Microsoft Exchange correos electrónicos y otros elementos de los servidores de IBM Lotus Domino archivado de elementos de las aplicaciones basadas en Domino (archivado de base de datos Domino) archivos de los servidores de archivos NTFS archivos de los servidores de archivos no NTFS documentos de una instalación de servidor SharePoint Tras realizar el archivado en los sistemas de origen, los documentos se sustituyen por archivos de enlace o stubs de inmediato o después de un plazo determinado o se borran directamente. Así se descongestionan los sistemas, ya que se necesita menos espacio de almacenamiento en ellos y consecuentemente rinden mejor. Además, se lleva a cabo una conexión unificada a los diferentes servicios de Doxis4, especialmente a los servicios de archivado y DMS. El acceso a los datos archivados se realiza desde el respectivo sistema de origen (aplicación de correo electrónico, sistema de archivos, SharePoint) resultando más transparente y sencillo para el usuario. Ilustración 7: resultado de lectura de una aplicación screenscraper para el control del cliente Doxis4 wincube Este tipo de integración se efectúa sin necesidad de programación en las aplicaciones externas y permite solicitar expedientes, instancias de proceso, documentos y listas de Doxis4 Gateway Service está formado en esencia por dos grupos: por una parte, los componentes centrales del servidor con los que los servidores de los sistemas de origen se comunican. Por otra, la integración de cliente que garantiza que los usuarios pueden acceder cómodamente a los datos archivados desde Outlook, Notes, SharePoint o Explorer y también que los puedan restaurar. Página 7

8 Cualquier dato se puede archivar o administrar desde los sistemas que tienen soporte partiendo de esta base tecnológica común. Integración de correo electrónico Doxis4 Gateway Service archiva documentos automáticamente a intervalos regulares. Se puede establecer qué documentos se archivan y en qué intervalos deben archivarse a través de un mecanismo perfeccionado de regulación de forma muy flexible. Por supuesto, la importación PST pertenece también a esta funcionalidad. Mediante la integración de cliente, opcional en el caso de Notes, se ponen a disposición del usuario funciones adicionales. Por medio de estas el usuario puede archivar correos electrónicos manualmente, buscarlos o, p. ej., restaurar una carpeta completa. Además, los correos electrónicos archivados pueden incluirse en la caché fuera de línea, de forma que se pueda acceder a estos también en modo fuera de línea. Integración de SharePoint El paquete de Doxis4 iecm y Microsoft SharePoint se complementan en muchos aspectos. Doxis4 debe entenderse como una plataforma ECM centralizada en una empresa y es adecuado para el registro de documentos, la administración de procesos empresariales en cuanto a documentos, la administración de expedientes y el archivado con seguridad de revisión. Por el contrario, SharePoint se emplea como plataforma de colaboración para portales de intranet y también como gestor de contenidos web. Contiene sencillas funciones DMS con una estrecha integración de MS Office. SharePoint "se dirige" cada vez más en la dirección de una solución de redes sociales. Por este motivo SharePoint 2013 apenas ofrece nuevas funciones ECM. La integración de Doxis4 y SharePoint supone así un valor añadido para ambas partes. SER distingue entre tres casos de aplicación para los que están disponibles los correspondientes conectores: archivo de documentos de SharePoint acceso a los contenidos de Doxis4 desde SharePoint acceso a los contenidos de SharePoint desde Doxis4 SharePoint ILM Manager Microsoft modifica regularmente desde SharePoint 2001 toda la infraestructura de almacenamiento de Microsoft SharePoint. Esta poca constancia en el desarrollo y la falta de una virtualización del almacenamiento en SharePoint es un argumento más a favor del archivado de documentos SharePoint con Doxis4, para poder cumplir con los períodos de conservación obligatorios durante años y décadas. Una simple conexión de los sistemas de almacenamiento con la funcionalidad WORM a través de la interfaz RBS (almacenamiento de BLOB remoto) tampoco es una solución, ya que sigue sin ser posible el envío transparente o la tramitación de períodos de conservación. Ilustración 8: complemento Doxis4 en el cliente IBM Lotus Notes Con la utilización de Doxis4 Fulltext Service se ofrece soporte para una búsqueda de texto completo. Con Outlook y Windows Search también es posible una búsqueda paralela de los correos archivados y no archivados. Doxis4 Gateway Service ofrece una salida, su complemento para SharePoint se denomina "Doxis4 SharePoint ILM Manager". Con una plataforma centralizada no solo pueden archivarse correos electrónicos y archivos, sino que también pueden archivarse documentos desde SharePoint. Estos se sustituyen en SharePoint por archivos de enlace a través de los cuales puede abrirse el documento desde el archivo en SharePoint. Página 8

9 Ilustración 9: búsqueda de SharePoint a través de los contenidos en el archivo de Doxis4 La arquitectura de Doxis4 Gateway también ofrece soporte para la restauración del documento en SharePoint, de forma que se puede seguir trabajando en este desde SharePoint. Seguidamente tiene lugar la sincronización con el archivo de Doxis4. Al mismo tiempo se guarda automáticamente una nueva versión del documento en Doxis4. información del portal de búsqueda de Microsoft SharePoint. Fundamental es la integración de Doxis4 en Microsoft SharePoint Connector Framework que por su parte se basa en Microsoft Business Connectivity Services (BCS). Doxis4 SharePoint Portal Connector WebParts Para facilitar un punto de acceso central ("punto único de acceso") a través de SharePoint, pueden mostrarse en el portal las vistas de Doxis4 (búsqueda, lista de resultados, bandeja de correo, etc.) por medio de WebParts. Gracias a este acceso puede efectuarse un salto directo a los clientes de Doxis4. BCS posibilita la lectura y escritura de datos desde los sistemas externos en Microsoft Office y dentro de las aplicaciones de SharePoint. De esta forma se puede, por ejemplo, mostrar datos externos desde las aplicaciones de la empresa y los servicios de web 2.0 en Microsoft SharePoint SharePoint Search Connector Por otra parte, Doxis4 SharePoint Portal Connector ofrece soporte para SharePoint Search Services. Doxis4 se integra en la búsqueda y presentación de la lista de resultados de SharePoint y para la fuente localizable de Ilustración 10: presentación de una búsqueda de documento y lista de resultados Página 9

10 y poner a disposición objetos empresariales semejantes de Office como, p. ej., contactos, tareas, citas y funciones para datos y servicios externos. Gracias a este procedimiento ahora los documentos en Doxis4 son también accesibles para SharePoint. Las clases de documento pueden mapearse desde Doxis4 en SharePoint según su tipo de contenido. Con la V5.0 de Doxis4 SharePoint Portal Connector también se puede colgar los contenidos de Doxis4 en forma de "listas externas" en las bibliotecas SharePoint. Contenidos de SharePoint en expedientes de Doxis4 Pueden presentarse contenidos de SharePoint dentro de los expedientes electrónicos del paquete de Doxis4 iecm. Para ello el expediente legitima su reputación como cockpit de información, que fusiona información procedente de diferentes fuentes de datos. Así como se ponen a disposición los contenidos de Doxis4 en SharePoint con Doxis4 SharePoint Portal Connector, también es posible realizar el proceso inverso. Igualmente es posible archivar los contenidos a través de Doxis4 wincube en SharePoint y, con ello, los expedientes. Disponibilidad de esta solución previa solicitud! Para más información le recomendamos la hoja de datos técnicos: Doxis4 Gateway Service Doxis4 SharePoint Portal Connector Integración de Office Con la integración de Doxis4 en Microsoft Office se puede administrar y archivar en los sistemas DMS/ECM documentos, tablas, presentaciones y correos electrónicos desde las aplicaciones de Office. Gracias a esta integración están disponibles las funciones de ECM dentro del entorno de Office. Doxis4 wincube A través de Doxis4 wincube es posible editar documentos de Doxis4 en Microsoft Office y controlar la edición vía OLE. Además, se puede trabajar con plantillas de documentos y se pueden intercambiar atributos de documentos entre las aplicaciones de Office y Doxis4. Las listas de resultados de los clientes de Doxis4 pueden exportarse a Microsoft Excel por medio de las funciones copiar y pegar/arrastrar y soltar y seguir utilizándose allí. archivo y a las listas de resultados directamente desde las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint de Office (2007 y 2010). Los mecanismos de versionamiento con el checkout y checkin de Doxis4 se tienen en cuenta también en Word, Excel y PowerPoint. Los diálogos y listas de resultados de Doxis4 se integran al mismo tiempo como "TaskPane" en las aplicaciones de Office, de forma que el usuario no debe abandonar el entorno de Office para buscar o archivar documentos en Doxis4. Las versiones PDF de los documentos de Office pueden crearse con las aplicaciones de Office (según la versión de este) o a través de Doxis4 PDF&TIFF Producer y archivarse directamente en DMS como representación adicional ("Rendition"). Doxis4 Smart Outlook Plus Con Doxis4 Smart Outlook Plus se integran las funciones de DMS directamente en Microsoft Outlook. Los usuarios se benefician del archivado y la incorporación de su correspondencia y anexos de correo electrónico en el sistema central Doxis4 sin que para ello haya que abandonar el entorno seguro de MS Outlook. Además, junto con el archivado de un correo electrónico completo, también es posible, p. ej., archivar solo los anexos de un correo electrónico ( incluso en diferentes formatos!), comprobar la semejanza durante el archivado o el archivado múltiple de correos electrónicos (si, p. ej., los distintos anexos de un correo electrónico deben archivarse de forma diferente). Para un archivado cómodo, está disponible adicionalmente una búsqueda integrada de documentos ya archivados que se puede mostrar y abrir en una lista de resultados. De esta forma la interfaz de usuario de Doxis4 SmartOutlook Plus se integra completamente en Microsoft Outlook. De esta manera los usuarios utilizan las funciones de DMS/ECM fácil, directa e intuitivamente sin necesidad de un aprendizaje tedioso. Doxis4 Smart Notes Plus El complemento Doxis4 Smart Notes Plus para IBM Lotus Notes ofrece casi la misma funcionalidad que Doxis4 Smart Outlook Plus para poder utilizar de forma conjunta las funciones DMS en la red. Para más información le recomendamos la hoja de datos técnicos: Doxis4 Smart Office Plus Doxis4 Smart Outlook Plus Doxis4 Smart Office Plus La integración de Doxis4 a través de Doxis4 Smart Office Plus posibilita el acceso directo a los diálogos de búsqueda y Página 10

11 Aplicaciones CAD DMS versus CAD? Desde el punto de vista de una aplicación de CAD se considera con frecuencia erróneamente que DMS/ECM solo son una herramienta para "profundizar" en formatos TIFF y PDF y que sirven simplemente para el archivado. Desde el punto de vista de un sistema DMS se considera de forma equivocada que los datos CAD solo son un sistema de archivo que sirve únicamente para archivar. Doxis4 CAD Manager tiende un puente entre ambos sistemas de almacenamiento y ofrece un profundo know how para CAD que se integra en DMS/ECM. Sirve como elemento de unión entre los diferentes sistemas CAD y Doxis4. Esta solución ofrece soporte para la gestión de enlaces, la integración en terceros sistemas, el workflow y la colaboración. Doxis4 CAD Manager dispone de extensas posibilidades de indexación durante el archivado, búsqueda de texto completo en planos CAD, versionamiento de documentos y funciones de visualización sin tener que acceder a un sistema CAD. Colaboración Así el usuario obtiene la información deseada en su contexto. Doxis4 CAD-Manager ofrece soporte para soluciones CAD actuales y, además, cuenta con cualquier visualizador para la presentación. Pueden relacionarse referencias externas con los planos CAN. Un aspecto importante es el archivado y restauración de las versiones con los mecanismos de checkout y checkin. Otro punto fuerte es la posibilidad de búsqueda de texto completo en documentos CAD. Además, los planos CAD pueden leerse digitalmente sin tener que utilizar OCR. De esta forma la búsqueda de texto completo es independiente de la fuente utilizada o de la alineación del texto y ofrece soporte para casi todos los formatos. Incluso los usuarios que no cuentan con una aplicación CAD pueden beneficiarse de Doxis4 CAD Manager, ya que se pueden mostrar los objetos CAD que se encuentren en Doxis4 sin conexión a un sistema CAD. El visualizador integrado de Doxis4 ofrece soporte para más de 400 formatos de archivo. Además de la vista y versionamiento, Doxis4 CAD Manager brinda también la posibilidad de realizar una verificación a través de la utilización de las partes de todos los modelos y planos de interés. Los datos CAD se indexan en Doxis4, p. ej., por medio de los atributos, nombres, y rutas de los planos. Al mismo tiempo se accede a la conexión de la base de datos ODBC, las propiedades del archivo o los resultados OCR. Gracias a las posibilidades de integración de Doxis4, las conexiones a Office, ERP, CRM, software para grupos y workflow también están disponibles a través de Doxis4 CAD Manager, del mismo modo que una administración organizativa y de los derechos. Para más información le recomendamos la hoja de datos técnicos: Doxis4 CAD Manager Integración de portal Portlets Los servidores de portal facilitan el acceso a diferentes aplicaciones a través de una interfaz unificada que se presenta en páginas de portal basadas en web. Un portlet es un área de una página de portal en la que una aplicación pone a disposición sus funciones. La integración de Doxis4 a través de portlets hace posible la búsqueda, vista y archivado de documentos, así como también la vista y la edición de tareas. Una integración puede llevarse a cabo a través de JSR-286 (Java estándar para portlets) o de la incorporación de las vistas de Doxis4 webcube (cliente basado en web del paquete de Doxis4 iecm) vía iframe y solicitud URL en una aplicación web. Los elementos terminados del paquete de Doxis4 pueden seguir utilizándose en las páginas de portal sin que sean necesarios conocimientos de programación. Capacidad de función híbrida La vista de componentes controlada por URL de Doxis4 webcube puede efectuarse con un procedimiento de autentificación unificado, permitiendo así que, p. ej., puedan integrarse la vista del documento de Doxis4 o un expediente en cualquier aplicación web mediante un iframe. Estos no deben responder a una especificación de portlet que solo tiene el soporte de una minoría de portales de intranet. Integración de Wiki Doxis4 ofrece soporte a Wiki nativos, permitiendo así la combinación de funcionalidades de ECM y colaboración de Wiki. Doxis4 almacena las páginas web Wiki, de tal forma que los usuarios puede modificarlas directamente también en el cliente de Doxis4. Así los Wikis pueden incorporarse, p. ej., a los expedientes. El archivado de contenidos Wiki se realiza mediante criterios índice configurables (en lugar de clasificaciones de Wiki poco Página 11

12 estructuradas) y está a cargo del control de versión y autorización de Doxis4. A través de Doxis4 son además posibles un archivado mixto y el acceso a documentos "Wiki" y "normales". API y Agent Service API WebService, COM y Java Doxis4 Frameware API Java y Frameware API COM constituyen unas API de gran valor que blindan toda la comunicación cliente-servidor. Ofrecen igualmente acceso al customizing específico de la aplicación de Doxis4 cubedesigner. Además, los casos de aplicación sencillos pueden llevarse a cabo con una solicitud directa al WebService, que pone a disposición Doxis4 Content Service Bus o Doxis4 CMIS Connector. Doxis4 Agent Service (rule engine) Doxis4 Agent Service es un componente sobresaliente de Doxis4 y no puede compararse con ningún otro sistema ECM. El servicio facilita la ejecución de determinados programas o script por parte del servidor (los llamados "agentes"). Los agentes son programas de Java o script que pueden ejecutarse dentro del marco de Doxis4 Agent Service. De ahí que los agentes sean independientes del cliente, por lo tanto solo debe implementarse una vez la función deseada. Se controlan, administran y supervisan de forma centralizada. Se define de forma flexible cuándo se ejecuta un agente a través de una regla "evento-condición-acción". Los agentes pueden tanto automatizar acciones en Doxis4 (p. ej., crear una instancia de proceso, adjuntar documentos a expedientes, modificar criterios índice en documentos, etc.) como también interactuar con terceros sistemas (p. ej., enlace de documentos con los sistemas ERP/CRM). Otros conectores técnicos Conector Doxis4 WebDAV WebDAV significa edición y versionado distribuidos sobre la web y se trata de un protocolo de red basado en HTTP. El conector Doxis4 WebDav administra Doxis4-ECM en un servidor de archivos basado en WebDAV, que clientes como Microsoft Windows u Office pueden solicitar como unidad de red. Así se garantiza a los usuarios la creación y edición de documentos y expedientes en ECM de forma segura. Si no se necesitan o desean clientes o integraciones especiales en aplicaciones especializadas o no especializadas, puede utilizarse el conector Doxis4 WebDAV para acceder a Doxis4. Gracias al conector puede accederse directamente a Doxis4 desde Windows Explorer. Además, el conector Doxis4 webdav permite no solo la vista de los contenidos de Doxis4, sino también el trabajo con ellos. De esta forma es posible, p. ej., añadir nuevos documentos a los sistemas DMS/ECM, editar los ya existentes o también moverlos. Gracias a esto Doxis4 pasa a ser un servidor de archivos basado en WebDAV y se puede acceder directamente a los documentos, p. ej., a través de Microsoft Windows o también de Microsoft Office. Para presentar las estructuras de Explorer, se administran los datos índice de los documentos, como, p. ej., el tipo de documento ("factura"), un socio comercial ("proveedor") etc. Así se pueden proyectar también estructuras complejas de expedientes. Doxis4 File Import Service (FIPS) Doxis4 File Import Service (FIPS) posibilita la importación de archivos por lotes. Al mismo tiempo Doxis4 FIPS funciona como un "nodo" autónomo en una granja de Doxis4 Content Service Bus. Además de la importación de documentos en el modo por lotes, el servicio permite también la actualización de documentos. De esta forma pueden modificarse índices en masa o, p. ej., completar nuevas versiones. Doxis4 FIPS trabaja esencialmente a través de lotes y dispone de un amplio concepto para volver a procesar trabajos fallidos. Los datos índice pueden transmitirse a Doxis4 FIPS junto con el formato primario XML, también vía archivos CSV o mediante el procesamiento previo COLD. Además, Doxis4 FIPS puede ampliarse con pasos propios de procesamiento previo y posterior. Conector Doxis4 LDAP El acceso a Doxis4 solo es posible previo inicio de sesión (login). Al iniciar sesión se determinan, entre otras cosas, los derechos del usuario. Estos derechos dependen, por lo general, de la posición del usuario en el organigrama de su empresa. Dicho organigrama puede estructurarse con los siguientes elementos: unidades, roles y personas. Otra posibilidad para planificar las estructuras de derechos puede ser una jerarquía horizontal en forma de grupos. Generalmente, este tipo de estructuras de derechos ya existen dentro de una empresa, de forma que Doxis4 puede Página 12

13 adoptarlas. Muchos sistemas guardan los datos de la administración de usuarios en un directorio LDAP (protocolo ligero de acceso a directorios). En Windows este es, p. ej., el Active Directory. A través del conector Doxis4 LDAP pueden leerse estos datos y utilizarlos en Doxis4 para la administración de usuarios. Para ello el sistema de origen (LDAP) y el sistema meta (Doxis4) están siempre sincronizados a través del conector, de manera que las modificaciones en uno de los dos sistemas se incorporan automáticamente al otro. Esto puede ser de gran utilidad, p. ej., al reestructurar una empresa o también al modificar los derechos para roles, grupos o personas, ya que las modificaciones solo deben realizarse en uno de los sistemas. Kerberos Kerberos es un servicio de autentificación distribuido en forma de protocolo de red para redes informáticas abiertas (dado el caso, inseguras). Kerberos ofrece soporte a Single- Sign-On (SSO). Esto significa, que el usuario solo debe iniciar sesión una vez en una red y puede utilizar el resto de los servicios sin tener que introducir de nuevo la contraseña. El servicio Kerberos autentifica tanto al servidor frente al cliente como viceversa. También el mismo servidor Kerberos se autentifica frente al cliente y al servidor y verifica al mismo tiempo sus identidades. Para esta autentificación se utilizan los conocidos como tickets. Doxis4 utiliza el servicio de red Kerberos y es capaz de manejar estos tickets. Tanto los clientes de Doxis4 como el servidor Kerberos de Doxis4 cuentan con soporte para ello. Para más información le recomendamos la hoja de datos técnicos: Doxis4 Agent Service Doxis4 WebDAV Doxis4 FIPS Productos asociados a Integración de Doxis4 Integración de Doxis4 ha de entenderse como un concepto general para la incorporación de Doxis4 a las más diferentes aplicaciones y su interacción con estas. En la tabla detallada a continuación se recoge una enumeración concreta de los servicios/módulos. Mejora de los objetos SAP en el archivo (Doxis4 AutoIndexer para SAP) Integración de expedientes virtuales en SAP (Doxis4 FolderCockpit para SAP) Comprobación de facturas integrada en SAP (Doxis4 InvoiceMaster SAP Control) Visualizador multiformato para SAP con anotaciones (Doxis4 SAP Viewer) Soporte para BC-ILM 3.0 (Doxis4 WebDAV Connector para ILM) Sistemas ERP/CRM Conexión genérica de los sistemas ERP y/o CRM a través de Doxis4 Universal ERP Connector p. ej.: MS Dynamics AX y NAV JD Edward SAGE etc. Archivado de correo electrónico y archivos Plataforma unificada para el archivado de elementos desde servidores de correo, archivos y SharePoint (Doxis4 Gateway Service) Archivado de correos electrónicos en el contexto comercial/en los expedientes electrónicos (Doxis4 Intelligent Context Control) Integración de SharePoint Archivado de documentos desde SharePoint (Doxis4 SharePoint ILM Manager) Acceso a los contenidos de Doxis4 desde SharePoint a través de WebParts y la búsqueda de SharePoint (Doxis4 SharePoint Portal Connector) Acceso a SharePoint en un expediente de Doxis4 (previa solicitud) Integración de cliente Selección del cliente de Doxis4 desde una aplicación especializada vía OLE, hotkeys o URL con script extenso (Doxis4 wincube) Incorporación/solicitud de consultas a la base de datos y controles ActiveX en Doxis wincube Integración de Office con archivado, búsqueda y edición (Doxis4 SmartOffice Plus) Integración de Doxis4 Integración de SAP Archivado a través de la interfaz de SAP ArchiveLink (Doxis4 HTTPContentServer para SAP) Archivado de correo y búsqueda desde Outlook y Notes (Doxis4 SmartOutlook/Notes Plus) Integración en las aplicaciones CAD (Doxis4 CAD Manager) Integración de portal Página 13

14 Integración a través de portlets JSR-286 con Doxis4 webcube Capacidad de aplicación híbrida de componentes web/solicitud URL (Doxis4 webcube) Otros servicios API de Java, COM y WebService Doxis4 Agent Service para la automatización de programas y script Doxis4 WebDAV Connector para la representación de Doxis4 en forma de estructuras Explorer Doxis4 File Import Service para el archivado de datos en masa y modificación de índices en masa Doxis4 LDAP Connector para incorporar usuarios/grupos desde Active Directory/LDAP Editor SERgroup Holding Europe GmbH Joseph-Schumpeter-Allee Bonn Tel: Internet: Correo electrónico: info@ser.de SER international: SER Solutions International GmbH Joseph-Schumpeter-Allee Bonn, Germany Phone: Fax: Web: info@ser-solutions.com Reservado el derecho de modificaciones técnicas, errores y erratas. Todas las marcas comerciales son marcas comerciales registradas por su propietario. Las declaraciones sobre prescripciones legales, jurídicas o administrativas no son vinculantes. Todos los datos de este prospecto deben considerarse aproximados. Queda reservado el derecho a modificaciones en la construcción y el volumen de suministro. (V00.00, ES) SERgroup Holding Europe GmbH Página 14