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1 Acceso a la aplicación Descripción del ambiente de trabajo Para ingresar a la aplicación Microsoft Word 97, los pasos que se deben seguir pueden ser los siguientes: A través del botón Inicio: 1. Seleccionar el botón Inicio localizado en la barra de tareas de Windows. 2. En el menú que se despliega, señalar la opción Programas. 3. Posteriormente y dependiendo de cómo estén configurados los grupos de programas, puede existir una opción de menú que agrupe las aplicaciones de Microsoft Office. En tal caso, señalar dicha opción la que desplegará un nuevo menú en el que se localiza una opción para Microsoft Word; y sobre ésta, hacer clic para su ejecución. A través de un Acceso directo: 1. También se puede acceder a Word utilizando un icono de programa que se localice sobre el escritorio de Windows. En tal caso, hacer doble clic sobre el mismo para ejecutar la aplicación. Ejecutando directamente un archivo asociado a la aplicación: 1. Abrir el Explorador de Archivos o Mi PC. 2. Buscar el archivo (representado por el icono que indica el tipo de archivo con extensión *.doc), que se desea abrir conjuntamente con la aplicación que se utilizó para su creación. 3. Hacer doble clic sobre el archivo. Word se ejecutará abriendo dicho archivo, o sea presentándolo en pantalla para su posterior manipulación. Guía del Usuario Página 11

2 Salir de la aplicación Cuando se finaliza una sesión de trabajo con Word, se puede salir del programa con alguna de las siguientes opciones: Seleccionar la opción de menú Archivo, y luego la opción Salir. Hacer doble clic sobre el cuadro Menú de control. Hacer un clic sobre el botón Cerrar. Si al salir, Word detecta que tiene documentos que se han modificado y aún no se han guardado, pedirá confirmación para almacenar o no dichos documentos. Una vez resuelto, el programa terminará y se regresará al escritorio de Windows o a otra aplicación que se tenga abierta en ese momento. Partes de la pantalla de Word Word 97 muestra en pantalla una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows. La misma será similar a la que se muestra en la siguiente figura: Barra de Título Barra de Menú Barra de Herramientas Regla vertical Cursor o punto de inserción Regla horizontal Barra de desplazamiento vertical Barra de desplazamiento horizontal Barra de Título Barra de Herramientas Página 12 Guía del Usuario

3 Barra de título La barra de título situada en la parte superior de la ventana indica el nombre de la aplicación y el nombre del documento que se encuentra abierto o que se esté editando en ese momento. Los botones contenidos en la barra de título son: Menú de control, que contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana. Minimizar; convierte la aplicación en un botón sobre la barra de tareas de Windows. Restaurar; restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar. Cuando la ventana no está maximizada, en lugar de este botón aparece el botón Maximizar. Cerrar; elimina la aplicación de la memoria electrónica (RAM) del ordenador. Word asigna al documento en blanco que se presenta, un nombre de documento determinado Documento 1, y mantiene este nombre hasta que se guarde el documento con el nombre que se especifique. Si se abriera un segundo documento en blanco, Word lo nombraría como Documento 2, y así sucesivamente con todos los documentos en los que se comience a escribir. Barra de menú La barra de menú situada debajo de la barra de título presenta los diferentes menús disponibles para la aplicación. Cada menú contiene una lista de diversos comandos que se utilizarán según las necesidades. A la derecha de alguna de las opciones de los distintos menú, se muestra la combinación de teclas que ejecutan de forma directa algunos de estos comandos. Otras opciones de menú tienen representado el botón localizado en algunas de las barras de herramientas. Guía del Usuario Página 13

4 Barra de herramientas Las barras de herramientas contienen botones de acceso rápido de las operaciones más comunes o frecuentes que se pueden realizar. Estos permiten acceder o ejecutar una determinada acción u operación sin tener que recorrer las diferentes opciones en los distintos menús desplegables. Word dispone de varias barras de herramientas que pueden utilizarse para fines diversos. Las barras de herramientas disponibles se muestran al seleccionar la opción Barra de Herramientas del menú Ver, o bien, al hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la zona de barras en la pantalla. En ambos casos se despliega un menú contextual que muestra las barras de herramientas disponibles y las barras de herramientas activas (marcadas en el margen izquierdo de dicho menú). Las barras que aparecen con una marca, o sea verificadas, son las barras activas. Para mostrar una de las barras no verificadas, se debe hacer clic sobre el nombre de la misma (con esto se activará). Si se hace clic sobre una ya marcada, la misma se desmarca (con esto se desactivará). Las barras pueden arrastrarse y colocarse en cualquier lugar de la pantalla e inclusive pueden dejarse de forma flotante, como una ventana sobre la misma. Para situarlas en otra posición de la ventana deben arrastrarse desde la marca que poseen al principio de la misma, a la nueva posición. Para volverlas a situar dentro del área de barra de herramientas, se las puede volver a arrastrar (en este caso tomándolas del titulo) o haciendo directamente doble clic sobre el título de las mismas. Es recomendable dejar únicamente visibles las barras de herramientas con las que mayor frecuencia se trabaje (Estándar y Formato; son las barras de herramientas visibles por defecto), tener otras barras visibles de modo innecesario, resta espacio de pantalla para trabajar sobre el documento. Para ver el nombre de un botón de la barra de herramientas, se debe situar el puntero del ratón sobre el botón (sin hacer clic) y esperar unas décimas de segundo hasta que aparezca su nombre. Además las barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario según sus necesidades. EL cursor El cursor o punto de inserción es un punto intermitente que se observa en el Página 14 Guía del Usuario

5 documento. El mismo indica la posición donde se insertará por ejemplo el próximo carácter que se teclee o la selección que se pegue. (por más información sobre este tema, consultar el apartado Acciones de copiar y mover ) Las barras de desplazamiento Las barras de desplazamiento horizontal y vertical situadas en la parte inferior y a la derecha de la ventana respectivamente, permiten desplazarse por la ventana cuando el contenido de un documento no se visualiza por completo. Las reglas Las reglas permiten controlar los márgenes y en el caso de la regla horizontal ubicada en la parte superior de la ventana, permite ajustar las sangrías y las tabulaciones definidas en el documento. Para activar o desactivar las reglas se debe seleccionar la opción Regla del menú Ver, tal cual como se activa o desactiva una barra de herramientas. La marca a la derecha, establece que las reglas están visibles. Si se hace un clic sobre dicha opción, se desmarca, y por consiguiente las reglas se ocultarán. Barra de estado La barra de estado se encuentra situada en la parte inferior de la ventana del documento y muestra información acerca de un comando, un botón de una barra de herramientas o una operación que se esté ejecutando. Además muestra información concerniente a la posición del cursor (punto de inserción) en el documento, como el número de página, la sección, la distancia desde el borde superior de la hoja, la línea y la columna. En esta barra también aparecen cuadros de modos que se pueden activar o desactivar según se desee. Por ejemplo, se debe hacer doble clic en el cuadro de la barra de Estado para activar o desactivar el modo de sobrescritura. Si este modo se encuentra activo, Word reemplaza el texto existente mientras se escribe. Guía del Usuario Página 15

6 Ayuda en Microsoft Word Siempre es bueno saber cómo manejar la Ayuda de cualquier programa. Una manera de hacer uso del sistema de ayuda de Word es por medio de la opción Ayuda del menú principal. Éste presentará un menú con distintas opciones donde se podrá escoger cual es el tipo de ayuda requerida. Contenido e índice Al seleccionar la opción Contenido e índice, se despliega un cuadro de diálogo Temas de Ayuda la que presenta tres fichas. Estas permiten acceder a las diferentes partes del sistema de ayuda. La ficha Contenido despliega los más importantes niveles de información que presenta el sistema de Ayuda de Word. Para ver qué temas se encuentran dentro de una categoría específica, se debe hacer doble clic en el icono de libro que la representa. Para ver un tema en particular dentro de ésta, hacer doble clic sobre el mismo. Así mismo si se desea cerrar un libro abierto de la lista, hacer doble clic sobre el mismo. La ficha Índice ofrece una lista de temas de ayuda en orden alfabético. Este índice es bastante útil cuando no se puede localizar un tema de ayuda en particular en el contenido de temas de ayuda. Para localizar un tema de ayuda en particular, se debe escribir el tema o parte de él en el cuadro Escriba las primeras..., una vez que Word muestra la entrada del índice seleccionada en la lista, presionar el Página 16 Guía del Usuario

7 botón Mostrar o hacer doble clic sobre la entrada. Otra forma de localizar un tema, es desplazándose por la lista de entradas del índice utilizando la barra de desplazamiento, una vez localizado en dicha lista, seleccionarlo y presionar el botón Mostrar o hacer doble clic sobre el mismo. Word mostrará para el elemento seleccionado un cuadro de temas encontrados (si es que existen). En el mismo, se debe seleccionar el tema deseado y presionar el botón Mostrar o hacer doble clic directamente sobre dicho tema. Tener en cuenta que el sistema de ayuda de Word es similar al sistema de ayuda de Windows y de las otras aplicaciones de Microsoft Office. Sugerencias en pantalla Las sugerencias en pantalla muestran información acerca de los diferentes elementos presentes en la misma. Para ver una sugerencia en pantalla acerca de una opción de un cuadro de diálogo, se debe seleccionar el botón de signo de interrogación continuación, hacer clic en la opción que se desee. que se muestra y, a Si el cuadro de diálogo no presenta este botón, se debe seleccionar la opción deseada y, a continuación, presionar las teclas B +! en combinación. Para que aparezca una sugerencia en pantalla acerca de un comando del menú, un botón de la barra de herramientas o una región de la pantalla, seleccionar el comando Qué es esto? del menú Ayuda y, a continuación, luego de que el puntero del ratón adopta la forma flecha con un signo de interrogación, se debe hacer clic en el elemento acerca del cual se desee una ayuda. Guía del Usuario Página 17

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