DOCENTES MANUAL DE. Sistema De Trámites Versión 2.0

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1 DOCENTES MANUAL DE Sistema De Trámites Versión 2.0 MANUAL MANUAL DE DE MICROSOFT MICROSOFT WORD EXCEL 2007 PowerPoint 2007

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3 Page2 INDICE INDICE... 2 SISTEMA DE TRÁMITES VERSIÓN Introducción... 3 Ingreso... 3 Menú... 5 Funciones Principales del Sistema... 6 Sección Eventos... 6 Sección Trámites... 6 Trámites disponibles para todo el personal docente de la Universidad... 9

4 Page3 SISTEMA DE TRÁMITES VERSIÓN 2 Introducción El Sistema de Gestión de Trámites que forma parte del proyecto Universidad sin Papeles, está diseñado para que todas las personas de la comunidad universitaria puedan gestionar sus trámites y el envío de Memorándums sin la necesidad de trasladarse entre las dependencias llevando consigo papeles. Ingreso Acceder a la página web de la Universidad a través de cualquier navegador de internet, especificando la siguiente dirección: Seleccionar el link del Portal de Aplicaciones, tal y como muestra la Fig.1: Fig.1 Link de Acceso al Portal de Aplicaciones UTE en Línea En la ventana de ingreso del Portal (Fig. 2) deberá escribir su nombre de usuario (correo UTE) y contraseña, y dar clic en el botón Ingresar.

5 Page4 Fig.2 Ingreso al Portal de Aplicaciones UTE en Línea Una vez dentro de la aplicación (Fig. 3), seleccionamos el link de TRAMITES del menú de Sistemas del Portal. Fig.3 Pantalla Principal del Portal de Aplicaciones UTE en Línea A continuación se muestra la página inicial del Sistema de Trámites (Fig. 4).

6 Page5 Fig.4 Pantalla Principal del Portal de Aplicaciones UTE en Línea Menú A continuación procederemos a explicar el contenido del menú: Página Inicial Sección Eventos Sección de Trámites Opciones de Usuario Identificación de usuario: Permite identificar al usuario que ha accedido al sistema Página Inicial: Permite temporalmente verificar la cuenta de correo Mis Eventos: Le permite revisar todas sus tareas dentro del sistema Trámites: Todas las opciones necesarias para el manejo de sus trámites personales tanto como los enviados y los que requieren de su aprobación Opciones de usuario: Cambio de firma de aprobación de trámites y memorándums; para poder utilizar esta opción usted debe conocer previamente la firma anterior, en caso de desconocerla, por favor comuníquese con el IDIC a la extensión 2516

7 Page6 Funciones Principales del Sistema Sección Eventos Esta sección contiene el notificador de eventos y su correspondiente leyenda para poder identificar rápidamente los tipos de eventos existentes en el sistema. Listado de eventos Opción de eliminación Leyenda Sección Trámites Esta sección se compone de todo los relacionado a los tramites de flujo fijo, aquí se puede iniciar un nuevo trámite, consultar el estado de un trámite enviado, aprobar trámites y verificar los trámites recibidos en algún punto del tiempo. A continuación analizaremos cada una de las opciones: Nuevo: en esta sección usted puede iniciar un nuevo trámite, al ingresar, se mostrara los tramites que usted puede iniciar según su rol, es decir, si usted es administrativo, encontrara únicamente los trámites orientados a este estamento, pero si también es docente o estudiante, también encontrara los trámites para estos roles, como se muestra en la siguiente figura.

8 Page7 Texto informativo Agrupación por rol Nombre trámite Duración Acceso al trámite Paginación o Nombre del trámite: define el nombre general del trámite. o Duración: el tiempo aproximado en la ejecución completa de un trámite. o Paginación: permite el despliegue de los trámites en una forma organizada Texto informativo: muestra un cuadro de texto informativo acerca el trámite. o Acceso al trámite: al momento de presionar el hipervínculo Crear Trámite, esta automáticamente muestra la página inicial del trámite para poder ingresar los datos del mismo. Tramites por Aprobar, Ver Enviados y Ver Recibidos: estas tres páginas han sido agrupadas, ya que su funcionalidad es similar. o Trámites por Aprobar: despliega todos los trámites pendientes por aprobar. o Ver Enviados: consulta de trámites que usted envío. o Ver Recibidos: Trámites que usted ha recibido para aprobación A continuación se muestra la funcionalidad común de las páginas anteriormente mencionadas: Sección de Búsqueda Trámites Acceso al Trámite

9 Page8 o Sección de búsqueda: permite realizar búsquedas rápidas sobre los datos del trámite. Búsqueda por estado: muestra los posibles estados de un trámite, si no se desea usar este filtro, se debe dejar con -TODOS- Criterios de búsqueda: permite seleccionar un criterio específico para realizar la búsqueda, si no deseo seleccionar este filtro dejar con la opción Por todos los criterios. o Trámites: muestra los trámites que cumplen con el criterio de la búsqueda, a la vez muestra su estado final y las fechas de inicio y finalización. Las pantallas de trámites enviados, recibidos permiten la revisión de los trámites, y haciendo clic sobre el vínculo de Revisar del trámite respectivo se desplegará la pantalla de consulta del trámite. La estructura de la pantalla de consulta es la siguiente: Cabecera del trámite Formulario del Trámite Actividades Realizadas en el trámite Actividades realizadas en el trámite muestra la lista de personas por quienes pasó el trámite.

10 Page9 Trámites disponibles para todo el personal docente de la Universidad Solicitud de Mantenimiento de Equipos del IDIC Reserva Audiovisual Inscripción a Videoconferencias Solicitud de Adelanto Certificado de Trabajo Solicitud de Préstamo Reservación Laboratorios del IDIC Rectificación o Asentamiento de Notas Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico Certificado de Horario Justificación de Inasistencia Docente Ver Reporte de Asistencias Proyecto "CONEXIONUTE". Adquisición de Equipos de Computación - Docentes y Docentes Admin Proyecto "CONEXIONUTE". Contratación de Internet Banda Ancha - Docentes y Docentes Admin