Sociedades Comerciales

Transcripción

1 Sociedades Comerciales Crear, Constituir y Mantener una Empresa Comercial en Bolivia Tel: Francisco Fax: +591 X. -2 Miguel Gumucio info@miguelasoc.com

2 Sociedades Comerciales Contenido Introducción... 3 Tipos de Empresas y Sociedades... 4 Constitución y Registro... 6 Mantenimiento y Obligaciones de una Empresa Constituida... 9

3 Introducción En Bolivia la actividad comercial se encuentra regulada principalmente por el Código de Comercio. Por ello, la constitución, estructura, operaciones, desenvolvimiento y todo lo concerniente a las empresas comerciales, necesariamente debe estar en armonía y conforme a lo establecido y señalado por la normativa respectiva. Es por lo anteriormente señalado que es muy importante que el empresario, antes de emprender en actividades de este tipo busque asesoría legal profesional, con el propósito que pueda determinar cuál es el mejor camino a tomar, así como también conocer todas las obligaciones y responsabilidades que su emprendimiento va a generar, pero fundamentalmente saber cuáles son las vías y herramientas que van a ser más efectivas para alcanzar los objetivos de su emprendimiento a través de una empresa eficiente. Dicha eficiencia no tiene que ser entendida solamente desde la óptica financiera, operativa y/o administrativa, sino también desde la legal, ya que una empresa que tiene deficiencias y problemas en el ámbito legal, a corto, mediano o largo plazo va a generar contingencias que se van a traducir en mayores costos económicos y obstáculos para el correcto y óptimo desempeño de la empresa y sus actividades, pero que además directa o indirectamente van a afectar negativamente al empresario, de forma que éste va a tener que destinar mayores recursos y tiempo en resolver esos asuntos legales, que si de haber optado inicialmente por una asesoría legal profesional adecuada, dicho emprendedor hubiese evitado la mayoría, sino todos, esos inconvenientes legales que al final del día se traducen como una piedra en el zapato. 3

4 Tipos de Empresas y Sociedades En Bolivia, la norma señala específicamente cuales son los tipos o estructuras societarias que existen para conformar una empresa o sociedad comercial legalmente constituida y establecida. Bajo este entendido es altamente recomendable que el emprendedor, antes de decidir qué estructura y tipo de sociedad comercial va a constituir, se informe y converse con los profesionales especializados respecto del tipo de sociedad o empresa que más se adecua a sus intereses y a los objetivos que su emprendimiento va a perseguir, ya que en muchos casos puede parecerle al empresario que cierto tipo de sociedad le conviene más gracias a que bajo su precepción cree que le va a generar una mejor imagen comercial. Sin embargo en la práctica puede ser que dicho tipo societario le cause mayores inconvenientes, limitaciones y costos adicionales no previstos. Por ello, está la necesidad de que el emprendedor conozca todas las características y peculiaridades del tipo de empresa que desea a constituir. Dentro del ordenamiento jurídico boliviano se encuentran básicamente los siguientes tipos de sociedades comerciales: Sociedad Colectiva; Sociedad en Comandita Simple; Sociedad de Responsabilidad Limitada; Sociedad Anónima; Sociedad en Comandita por Acciones, y; Asociación Accidental o de Cuentas en Participación. 4

5 Las anteriores son las sociedades comerciales que el Código de Comercio expresamente señala. Sin embargo, es importante señalar que a su vez el código también regula a las personas que se dedican al comercio, entendiendo que conforme al artículo 4 del Código de Comercio se entiende que comerciante es la persona habitualmente dedicada a realizar cualquier actividad comercial, con fines de lucro. Es por esto y por otras disposiciones legales que los comerciantes individuales, también están sujetos a esta norma y además los mismos deben estar inscritos en el Registro de Comercio, dicho registro se debe hacer no como una sociedad comercial sino como Comerciante Individual o Empresa Unipersonal. Es importante que el empresario no confunda a la Empresa Unipersonal con una sociedad comercial, ya que son estructuras muy distintas y reciben diferente trato. Como se señaló previamente, existen distintos tipos de empresas, aclarando que los tipos más comunes son las sociedades de responsabilidad limitada (S.R.L.), sociedades anónimas (S.A.) y las empresas unipersonales, debido a las características que cada tipo tiene que por lo general son las que más se adecúan a las necesidades de los empresarios. Sin embargo, es muy importante que los emprendedores no escojan al azar el tipo de sociedad que van a constituir, ya que es trascendental que el tipo o empresa que se va a constituir esté dentro de los objetivos que va a perseguir el nuevo emprendimiento, pero que además se adecúe a las necesidades de los miembros o empresarios, gracias a que cada tipo de sociedad o empresa tiene características especiales y diferentes, que pueden variar desde la forma constitutiva, operativa, administrativa y hasta los aspectos impositivos o tributarios. 5

6 Constitución y Registro El trámite de constitución y registro de una empresa o sociedad comercial inicialmente se lo hace en FUNDEMPRESA. Sin embargo, es necesario recordar al emprendedor que dicho trámite no es el único, ya que una vez registrada la sociedad o la empresa en FUNDEMPRESA, también se deben hacer los trámites ante el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) con el propósito de obtener el Número de Identificación Tributaria (NIT) para así facturar por los servicios u objetos vendidos o comercializados por su empresa. De la misma forma, también es importante que usted conozca que de acuerdo al objeto y al rubro al cual se dedica su empresa es necesario que obtenga la Licencia de Funcionamiento otorgada por el Gobierno Autónomo Municipal. En la actualidad el trámite para el registro de empresas y sociedades comerciales ante FUNDEMPRESA es relativamente sencillo y ágil. Para este punto FUNDEMPRESA, a través de su página web proporciona todos los requisitos que se deben presentar, así como también de forma detallada explica los pasos necesarios para inscribir los diferentes tipos de empresas, facilitando a su vez guías para el tratamiento de los distintos tipos societarios y señalando los aranceles por el registro correspondiente. 6

7 De forma resumida se puede señalar que dependiendo del tipo societario o empresa que escoja, los documentos que se deben presentar para el registro son un formulario llenado por el representante legal de la empresa (dicho formulario es proporcionado por FUNDEMPRESA); Balance de apertura que cuente con su respectiva solvencia profesional otorgada por el Colegio de Contadores o Auditores (dependiendo el caso y el monto del Capital Inicial de las Empresas Unipersonales a veces no es necesario dicho balance); Testimonio de Escritura Pública de Constitución Social (por lo general esto sólo se aplica a las sociedades comerciales y no a las empresas unipersonales); el Testimonio de Poder del Representante Legal (esto se aplica para las sociedades comerciales y para las empresas unipersonales que cuenten con dicho representante); la Publicación del Testimonio de Constitución en un periódico de circulación nacional (por lo general esto sólo se aplica a las sociedades comerciales y no a las empresas unipersonales). En esencia estos son los documentos que se deben presentar para hacer la inscripción de una empresa en el Registro de Comercio, aclarando una vez más que de acuerdo por el tipo societario que los emprendedores hayan optado podrán existir otros documentos o requisitos adicionales, como por ejemplo para el caso de las Sociedades Anónimas también se debe presentar el certificado de depósito bancario del capital pagado en dinero entre otros. El autor recomienda que previa a la realización de todos los testimonios, publicaciones y los pasos señalados 7

8 precedentemente y por FUNDEMPRESA, el emprendedor realice primeramente el Control de Homonimia o Consulta del Nombre o Razón Social para saber si está disponible y es factible su uso, y de ser así se realice la reserva del nombre que se le quiere dar a su empresa. Debido a que si la razón social o el nombre que escogieron los emprendedores no está disponible o no es factible su uso y se omite este paso, se mandan a hacer los testimonios y demás documentos y se procede con el trámite de registro, dicho trámite será rechazado y habrá que subsanar prácticamente todo, situación que generará un perjuicio de tiempo y mayores gastas para la empresa. Situación que fácilmente se podría haber evitado con la realización de la Consulta de Nombre. Dicha consulta se debe realizar ante FUNDEMPRESA, llenando un formulario y pagando el arancel correspondiente al tipo de empresa que desea registrar. Una vez más, se le recuerda al lector que los trámites y procedimientos señalados previamente a realizarse en FUNDEMPRESA son para el registro de la empresa en el Registro de Comercio, que si bien de acuerdo a la norma ya se adquiere la personalidad jurídica, también se tienen que cumplir con otros trámites adicionales para que una empresa se encuentre completamente lista para operar desde el punto de vista legal. Por ello, es completamente necesario que la empresa realice los trámites correspondientes en el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) para la obtención de su Número de Identificación Tributaria (NIT) y demás trámites requeridos por el SIN. Así como también es 8

9 importante que su empresa obtenga, del Gobierno Autónomo Municipal, la Licencia de Funcionamiento, la misma que va a depender del rubro y el objeto que su empresa o sociedad comercial tenga. Mantenimiento y Obligaciones de una Empresa Constituida Se debe tomar en cuenta que las obligaciones, responsabilidades y deberes de los miembros y representantes de una sociedad comercial, dependerán por el tipo de sociedad o empresa comercial que se trate. Por ejemplo, las sociedades de responsabilidad limitada deberán cumplir ciertos requisitos muy distintos a los de una sociedad anónima o a las de una empresa unipersonal. Sin embargo, esta guía trata de señalar algunas obligaciones esenciales que el empresario debe considerar a efectos de conducir y administrar adecuadamente su empresa desde una óptica jurídica. Las sociedades comerciales y empresas unipersonales cada año deberán actualizar la vigencia de su Matrícula de Comercio por un nuevo periodo. Se tiene que tomar en cuenta que la fecha para actualizar dicha matrícula está definida por un cronograma que se basa en la actividad que la empresa realiza, así como también en el número de terminación de la Matrícula de Comercio de su 9

10 empresa. El trámite debe realizarse en FUNDEMPRESA en los periodos correspondientes. En el presente, el cronograma de actualización de matrícula, los requisitos, aranceles y formularios se encuentran disponibles al público a través de la página web de FUNDEMPRESA. De forma genérica se puede establecer que conforme a norma, ciertos actos realizados por las empresas unipersonales y sociedades comerciales, así como sus miembros, necesariamente deben ser inscritos en el Registro de Comercio a través de FUNDEMPRESA. Dentro de algunos de los actos sujetos a registro se pueden señalar los siguientes: Los denominados Cambios Operativos que hacen referencia a la modificación en la dirección de la empresa o sociedad; el cambio de número de la Licencia de Funcionamiento Municipal; el cambio de NIT; así como también el cambio del Sistema Contable que la empresa o sociedad comercial debe tener. El otorgamiento o revocatoria de los poderes de representación legal y administración general o específica de bienes y negocios del comerciante o sociedad comercial. La apertura de establecimiento de comercio y de sucursales o agencias. Todas las modificaciones que se realicen de los documentos constitutivos. La constitución, modificación y cancelación de gravámenes. 10

11 La aprobación, adición y modificaciones de los Estatutos, y si es pertinente de los Reglamentos. La constitución y cancelación de las fianzas de Directores, Administradores y Síndicos. El registro de las Actas referentes a las decisiones tomadas por los órganos de administración de las sociedades comerciales. El registro y publicación anual de la Memoria. Documento que debe señalar el balance general, el estado de resultados del ejercicio y toda otra información relevante que deba ser conocida por los accionistas. El registro de la Memoria principalmente se aplica a las sociedades anónimas y las sociedades anónimas mixtas. El registro de los contratos comerciales. Dentro de algunos contratos sujetos a registro se tienen los de Prenda Comercial Sin Desplazamiento; los contratos de Hipoteca de una Empresa Mercantil, etc. Se debe registrar de las cuotas de capital de las sociedades de responsabilidad limitada. Se debe dar registro del aumento del capital social autorizado de una sociedad anónima, así como también se tiene que registrar la reducción de dicho capital. En lo que respecta a otras obligaciones para las sociedades comerciales y sus administradores, se puede señalar que tanto para las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades anónimas, éstas obligatoriamente deben constituir una reserva 11

12 legal de las utilidades efectivas y líquidas obtenidas, hasta alcanzar la mitad del capital pagado. Tomando en cuenta que de no cumplirse dicha reserva, los directores, administradores y síndicos son solidariamente responsables y estarán obligados a entregar a la sociedad comercial una cantidad igual a la reserva que no se realizó. Existe otra obligación para las sociedades de responsabilidad limitada que frecuentemente es desconocida u obviada por sus miembros. Esta es la obligación de llevar, mantener y actualizar un libro de registro de socios, libro que estará al cuidado de los administradores, los que una vez más son responsables personal y solidariamente por la existencia del libro y exactitud de la información. A su vez el libro de registro de socios debe estar inscrito en el Registro de Comercio por medio de FUNDEMPRESA. En la presente guía solamente se hace mención de algunos de los actos sujetos a registro, así como de algunas de las obligaciones que los administradores de sociedades comerciales y empresas unipersonales deben cumplir. Como habrá podido notar el lector, existen varios factores que un emprendedor debe tomar en cuenta antes de constituir una empresa comercial, pero a su vez también debe conocer todas las obligaciones y responsabilidades que los administradores deben cumplir desde una óptica jurídica, misma que va más allá de la administración financiera y la de la empresa como tal. Por ello, se 12

13 recomienda a los empresarios que conozcan un poco más de esta esfera, pero que a su vez se hagan asesorar oportunamente por profesionales competentes en la materia, ya que al estar ocupados en el manejo del día a día de la empresa; en la innovación de nuevos productos y servicios; en la generación de nuevos negocios, etc. el empresario tiene muy poco tiempo para aprender y estudiar todas y cada una de sus obligaciones y responsabilidades legales, de forma que es más eficiente tener un profesional especializado para que se ocupe de estas materias, mientras usted, el emprendedor, se encarga de los aspectos relevantes de su negocio. 13

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