Reservaciones. Guía de Usuario

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1 Guía de Usuario

2 I.1 Panel de Reservaciones I.2 Reservación Individual I.3 Reservación de Grupos Agencias y Tarifas I.4.1Alta de Agencias I.4.2 Contratos de Agencias Reportes Consulta de Reservaciones Avanzada I.6.2 Consulta de Reservaciones I.6.3 Reporte de Contratos Pronósticos y Producción I Pronóstico de Ocupación I Pronóstico con Tarifa I Pronóstico a 3 Meses I Descuentos y Cortesías I Control de Cupo por Agencia I Acumulado de Segmentos I Diario de Segmentos P a g e

3 I Producción Geográfica Llegadas y Salidas I Llegadas Esperadas I Llegadas Efectivas I Salidas Esperadas I Salidas Efectivas I Salidas- Búsqueda Avanzada Grupos I Reporte de Grupos I Grupos por Confirmar I Rooming List P a g e

4 I.1 Panel de Reservaciones El Panel de Reservaciones le permite visualizar gráficamente la disponibilidad del hotel para los próximos 20 días. El Panel está formado por dos secciones: Planeación y Disponibilidad. La sección de Planeación muestra gráficamente la disponibilidad del hotel. Las primeras dos columnas del panel muestran los tipos de habitación y el número de habitaciones que conforman cada tipo. Cada uno de los colores que resaltan en los diferentes tipos de habitación representan diferentes situaciones: o Marrón: Hay sobreventa del tipo de habitación o Gris: El tipo de habitación no tiene disponibilidad en las fechas seleccionadas. 4 P a g e

5 o Verde: El tipo de habitación seleccionado tiene de 1 a 50% de disponibilidad. o Amarillo: El tipo de habitación seleccionado tiene de 50 a 75% de disponibilidad. o Blanco: El tipo de habitación seleccionado tiene de 75 a 100% de disponibilidad La sección de Disponibilidad del panel muestra la información de la cantidad de habitaciones disponibles por tipo de habitación. La tabla en la parte inferior de la pantalla indica el total de disponibilidad de todas las habitaciones del hotel. Con estas tres tablas cuenta con suficiente información para el mejor análisis y comprensión de la ocupación del hotel en cualquier momento. 5 P a g e

6 I.2 Reservación Individual Esta opción es de las más recurrentes para la operación del hotel, ya que aquí se registra toda la información del huésped para su futuro ingreso. NOTA: Todos los campos que a continuación aparecen con un símbolo o con tres puntitos, son los que pueden ser consultados. Oprima la tecla? y <Enter> para que aparezca el catálogo de opciones disponibles para el campo. El catálogo, el cual fue previamente alimentado al sistema en el módulo de Configuración, aparecerá en la ventana de información. 6 P a g e

7 Descripción de campos: Cve Reservación: Este campo se encuentra compuesto por tres segmentos, en el primero debe especificar si la reservación es Individual o de Grupo, cuando se registra una reservación individual, deberá capturar una "I", cuando se consulta una reservación de grupo se capturará una "G"; el segundo es el contador automático de reservaciones recibidas, y el tercero es un campo de extensión, el cual se usa cuando a una reservación se le asignará más de una habitación. Este campo esta restringido a utilizar solo la I de individual para crear una reserva. Una vez pasado el paso anterior se mostrará la pantalla de histórico de huéspedes donde se podrá obtener la información del huésped si ya hubiera estado registrado en días pasados ya que INNSIST crea un histórico llevando la estadística de aquellos que por lo menos hayan estado registrados una vez en el hotel. Para poder acceder a la base de datos se capturará información en cualquier campo para que muestre otra pantalla listando todo aquello que coincida con lo llenado en el campo respectivo y de allí tomar al que corresponda. Fecha de Llegada: Es la fecha con la cual el huésped tiene su llegada al hotel. El formato de la fecha es AAMMDD (Año-Mes-Día), además se puede acceder a este campo indicando solo el número del día para que reconozca que es la fecha que corresponde al mes en curso y/o la letra H si es una reserva para el día de hoy 7 P a g e

8 Fecha de Salida: Es la fecha en que se espera salga el huésped del hotel de modo que se puedan obtener los reportes de salidas futuras, y se puedan obtener pronósticos de ocupación. Adultos-Niños: Número de Adultos y de Niños para, en base a esto, poder obtener la tarifa a aplicar y llevar las estadísticas de personas. Tipo de Habitación: Es el tipo de habitación que solicita el huésped. Este campo es de consulta ya que al oprimir los puntos que tiene el campo de lado derecho o?. Número de habitaciones: Seleccione la cantidad de habitaciones que requiere la reservación. Habitación a Bloquear: Para asignar un número de habitación, Innsist Express On-Demand muestra las habitaciones disponibles para ser asignadas de acuerdo a la solicitud del huésped. Agencia:? Se ingresa el código del cliente o agencia de viajes que realiza la reservación. Si desconoce este dato, puede consultar con la tecla? y se mostrará el catálogo de 8 P a g e

9 clientes para que con ayuda de las teclas de función, pueda localizar la que desea seleccionar. Si se trata de un cliente particular; es decir, que no proviene de una agencia de viajes, entonces teclee PART o ENTER para identificar que se trata de un cliente directo o particular. Por otro lado, como la base de datos de las agencias de viajes es normalmente muy extensa, puede darse el caso que se tarde un tiempo considerable en mostrar el catalogo de clientes y/o agencias, por lo que le sugerimos que cuando consulte ese tipo de información se haga la búsqueda más especifica. Cómo hacer una búsqueda mas especifica? En ese mismo campo teclee el signo de interrogación seguido de la primera (o primeras letras) para que INNSIST le muestre el catálogo de agencias y/o clientes de la selección que le ha dado y escoja aquélla que desea consultar, por ejemplo: Si tecleamos en la parte inferior de la ventana se desplegará todas aquellas agencias que su nombre inicie con esas letras. Tipo de Tarifa: En este campo se seleccionará el tipo de la tarifa que identificará si esta pertenece a alguna agencia, cliente o público en general, también se identificará si se otorga una tarifa MANUAL esta pudiera ser utilizada en caso de que no existiera alguna tarifa en el catalogo. Al seleccionar la opción TARIFA en Código de Renta mostrará las tarifas directas para el público en general ligadas al cliente TARIFAS. (Cliente utilizado solo para la configuración de tarifas publicas) 9 P a g e

10 Al seleccionar la opción CONTRATO en Código de Renta mostrará los contratos ligados a las agencias y/o clientes, de acuerdo al convenio realizado entre hotel y estos. Si selecciona la opción de PAQUETE mostrara en Código de Renta el catalogo de paquetes configurados previamente, estos pueden ser seleccionados para una agencia como para un cliente directo. Y por ultimo si seleccionamos la opción de MANUAL en Código de Renta se deberá seleccionar el contrato con el mismo nombre (MANUAL), el cual contiene una tarifa en CEROS que permitirá capturar una tarifa diferente a las del catalogo (descuentos especiales para el cliente). Moneda: Este campo mostrará el tipo de moneda al que se le realizo la reservación; innsist maneja diferentes tipos de moneda de acuerdo alas necesidades del hotel, (NAL, DLS, EUR, etc.) Tipo de Pensión: Si va a otorgar un plan de alimentos y éste ha sido previamente dado de alta en la configuración de la tarifa, se indicará el tipo de plan de AyB (Alimentos y Bebidas) que tendrá el huésped: PC Pensión Completa (Los tres alimentos), MP Media Pensión (Dos alimentos: Desayuno y Comida o Cena) y HD Habitación y Desayuno. Si el registro no lleva ningún tipo de pensión, indicar la palabra NO. Segmento Mercado:? 10 P a g e

11 Es el segmento de mercado es el código que se le asigna aun huésped de acuerdo a la clasificación de negocios especificados por el hotel. Es importante recordar que a cada segmento de mercado se encuentra asociada a un contrato, la cual despliega INNSIST al realizar la reservación. El siguiente campo es el segmento alterno, este campo es la subdivisión de los segmentos de mercado. La función que ejerce el sistema en este caso es la de elaborar reportes estadísticos de mercado que les sirve a los departamentos de ventas y mercadotecnia de los hoteles para desarrollar estrategias de venta. Nombre: En este campo se captura en nombre completo del huésped APELLIDO o APELLIDOS, COMA y por ultimo el NOMBRE. Tipo de Huésped:? Códigos de los diferentes tipos de huéspedes que han sido configurados para el hotel. Por ejemplo: NOR (Huésped Normal), VIP (Huésped Importante), etc. Por default el sistema trae configurado el código NOR para un huésped normal. Se capturan los campos de Dirección del huésped, Teléfono, Compañía, , Número de Pasaporte, en caso de que venga con algún Grupo, se captura el código de este. 11 P a g e

12 Dirección: Dirección del huésped. Compañía: Nombre de la compañía del huésped, se recomienda poner el nombre comercial de la misma esto para fines de una mejor utilización de la información para el departamento de Ventas. (Aquí no va la razón social, esta solo se ingresa en la facturación correspondiente.) Grupo: Si el huésped fuera parte de grupo, en este campo llevaría la identificación de esto con el código correspondiente. Correo Electrónico: Dirección de del huésped para poder tener contacto a futuro con él. Mensajes: Al oprimir la opción Mensajes de esa sección muestra estos campos son para registrar mensajes relacionados con la reservación, para los diferentes Módulos de Operación: Observaciones, General, Reservaciones, Ama de Llaves y Recepción. 12 P a g e

13 Forma de Pago:? Este campo tiene varios segmentos: 1) El primer campo es para indicar la forma de pago; efectivo o tarjeta. 2) El segundo se ingresa el nombre de la tarjeta habiente. Innsist por default mostrara el nombre de la persona registrada. 3) El siguiente campo registra el número de la tarjeta de crédito en forma continua, sin dejar espacios entre ellos. 4) Después, se proporciona la fecha de vencimiento de la tarjeta en el formato de Año/Mes [AAAA/MM]. El año se captura con los cuatro dígitos; por ejemplo, si es año Marzo del 2010, entonces iría: [2010/03]. De lado derecho muestra el campo de Reservación Garantizada, Fecha límite de garantía y por ultimo el límite de crédito este va en razón de la configuración y se activan solo para una RESERVACION. Huéspedes Comparten Aquí se teclean los nombres de las personas que comparten la habitación donde si llegaran a tener entradas o salidas diferidas las presenta en los reportes de llegadas esperadas o salidas esperadas. Cabe hacer mención que al ingresar huéspedes que comparten las fechas solo pueden ser iguales a las del titular de la reserva o en su caso que entre después y salga antes más nunca lo contrario. 13 P a g e

14 I.3 Reservación de Grupos Esta opción es muy similar a la reservación individual en cuanto a su distribución, sin embargo los campos están identificados para llevar a cabo una reserva especifica de grupos, como se observa en la pantalla siguiente la primer parte de la misma tiene relación con su fecha de llegada y salida así como la tarifa a aplicar durante esa estancia. 14 P a g e

15 Descripción de Campos Clave de Reservación: Este campo se encuentra compuesto por tres segmentos, en el primero debe especificar que la reservación es de Grupo, cuando se registra una reservación de grupo se capturará una "G"; el segundo es el contador automático de reservaciones recibidas, y el tercero es un campo de extensión, el cual se usa cuando a una reservación se le asignará más de una habitación. En caso de que requiera consultar una reservación, se teclea el número correspondiente y aparecerá el detalle de la misma, con un señalamiento denominado status, es decir, la condición en la que se encuentra dicha reservación, la cual se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. Código de Grupo: El código designado al grupo a reservar. Fecha de Llegada: Es la fecha con la cual el huésped tiene su llegada al hotel. El formato de la fecha es AAMMDD (Año-Mes-Día), además se puede acceder a este campo indicando solo el número del día para que reconozca que es la fecha que corresponde al mes en curso y/o la letra H si es una reserva para el día de hoy Fecha de Salida: Es la fecha en que se espera salga el huésped del hotel de modo que se puedan obtener los reportes de salidas futuras, y se puedan obtener pronósticos de ocupación. Noches: Este campo se actualiza automáticamente al momento de llenar los campos de fechas donde el resultado es la diferencia entre la fecha de llegada y de salida mostrando el resultado de esta. 15 P a g e

16 Folio Maestro: En este campo Innsist va dando un número consecutivo al momento de registrar a un grupo. Agencia:? Se ingresa el código del cliente o agencia de viajes que realiza la reservación. Si desconoce este dato, puede consultar con la tecla? y se mostrará el catálogo de clientes para que con ayuda de las teclas de función, pueda localizar la que desea seleccionar. Si se trata de un cliente particular; es decir, que no proviene de una agencia de viajes, entonces teclee PART o ENTER para identificar que se trata de un cliente directo o particular. Por otro lado, como la base de datos de las agencias de viajes es normalmente muy extensa, puede darse el caso que se tarde un tiempo considerable en mostrar el catalogo de clientes y/o agencias, por lo que le sugerimos que cuando consulte ese tipo de información se haga la búsqueda más especifica. Cómo hacer una búsqueda mas especifica? En ese mismo campo teclee el signo de interrogación seguido de la primera (o primeras letras) para que INNSIST le muestre el catálogo de agencias y/o clientes de la selección que le ha dado y escoja aquélla que desea consultar, por ejemplo: Si tecleamos en la parte inferior de la ventana se desplegará todas aquellas agencias que su nombre inicie con esas letras. Nombre de Agencia: Este campo se actualizará automáticamente una vez que se haya seleccionado el código del campo anterior, este indica el nombre completo de la agencia tal y como aparece en la base de datos. 16 P a g e

17 Segmento: Es el segmento de mercado es el código que se le asigna aun huésped de acuerdo a la clasificación de negocios especificados por el hotel. Es importante recordar que a cada segmento de mercado se encuentra asociada a un contrato, la cual despliega INNSIST al realizar la reservación. El siguiente campo es el segmento alterno, este campo es la subdivisión de los segmentos de mercado. La función que ejerce el sistema en este caso es la de elaborar reportes estadísticos de mercado que les sirve a los departamentos de ventas y mercadotecnia de los hoteles para desarrollar estrategias de venta. Moneda: Este campo mostrará el tipo de moneda al que se le realizo la reservación; innsist maneja diferentes tipos de moneda de acuerdo alas necesidades del hotel, (NAL, DLS, EUR, etc Tipo de Tarifa: T En este campo se seleccionará el tipo de la tarifa que identificará si esta pertenece a alguna agencia, cliente o público en general, también se identificará si se otorga una tarifa MANUAL esta pudiera ser utilizada en caso de que no existiera alguna tarifa en el catalogo. Al seleccionar la opción TARIFA en Código de Tarifa mostrará las tarifas directas para el público en general ligadas al cliente TARIFAS. (Cliente utilizado solo para la configuración de tarifas publicas) 17 P a g e

18 Al seleccionar la opción CONTRATO en Código de Tarifa mostrará los contratos ligados a las agencias y/o clientes, de acuerdo al convenio realizado entre hotel y estos. Si selecciona la opción de PAQUETE mostrara en Código de Tarifa el catalogo de paquetes configurados previamente, estos pueden ser seleccionados para una agencia como para un cliente directo. Y por ultimo si seleccionamos la opción de MANUAL en Código de Tarifa se deberá seleccionar el contrato con el mismo nombre (MANUAL), el cual contiene una tarifa en CEROS que permitirá capturar una tarifa diferente a las del catalogo (descuentos especiales para el cliente). Código Tarifa: Campo configurable y básico para el funcionamiento de INNSIST en la operación del hotel ya que desde aquí es donde el código seleccionado traerá el importe, si tiene o no alimentos, suplementos, etc. Para una mejor comprensión de esto, favor de ver Contratos Agencias de este mismo módulo. Tipo de Pensión: Si va a otorgar un plan de alimentos y éste ha sido previamente dado de alta en la configuración de la tarifa, se indicará el tipo de plan de AyB (Alimentos y Bebidas) que tendrá el huésped: PC Pensión Completa (Los tres alimentos), MP Media Pensión (Dos alimentos: Desayuno y Comida o Cena) y HD Habitación y Desayuno. Si el registro no lleva ningún tipo de pensión, indicar la palabra NO. 18 P a g e

19 Información General: Esta es una sección que se encuentra por defalut mostrada en la misma pantalla de captura inicial y trae los siguientes campos: Nombre: En este campo se captura el nombre del grupo, generalmente coincide con el código que se le haya asignado en el segundo campo de esta pantalla. Tipo Hsp? : Códigos de los diferentes tipos de huéspedes que han sido configurados para el hotel. Por ejemplo: NOR (Huésped Normal), VIP (Huésped Importante), etc. Por default el sistema trae configurado el código NOR para un huésped normal. Compañía: Nombre de la compañía del grupo, se recomienda poner el nombre comercial de la misma esto para fines de una mejor utilización de la información para el departamento de Ventas. (Aquí no va la razón social, esta solo se ingresa en la facturación correspondiente.) Dirección: Dirección de la compañía. Colonia: Colonia donde se encuentra ubicada la compañía. Ciudad: Ciudad donde se encuentra ubicada la compañía. Verificar que este campo tenga concordancia con el de estado, esto para llevar un control más exacto de la estadística geográfica de los huéspedes. Estado: Estado donde se encuentra ubicada la compañía. Este campo es llenado en base a un listado de estados previamente configurado. País: País donde se encuentra ubicada la compañía, este campo se actualizará automáticamente una vez que se ingrese el campo de estado. Código Postal: Código Postal de la ubicación de la compañía. 19 P a g e

20 Teléfono: Teléfono de la compañía, se recomienda incluir código de área y número completo todo seguido para un seguimiento más exacto de situaciones que se pudieran presentar. Fax: Fax de la compañía, siguiendo las mismas recomendaciones del punto anterior. Ejecutivo: Nombre del ejecutivo del hotel que esta dándole seguimiento al grupo. Contacto: Nombre de la persona encargada del grupo. Forma de Pago: El siguiente campo es para ingresar el código de la garantía o forma de pago de la reservación. Si desconoce la clave, INNSIST mostrará el catálogo de consulta para dichos códigos. Rooming List En esta pantalla o bandera activada se dan de alta todas las habitaciones que conformaran en forma individual el grupo, el proceso es muy simple ya que solo con hacer un clic en el botón de Automático, inmediatamente después el cursor se posesionará en el campo de Cantidad Registros y en forma automática nos mostrará las habitaciones que hallásemos bloqueado en el punto anterior. Se recomienda respetar ese campo, además de que en la columna de Nombre una vez que se generen todos los registros aparecerán con el mismo nombre con el que se haya dado de alta el grupo en general. Nombre: Campo del nombre del huésped, puede ser modificado una vez que se haya generado automáticamente el listado ya que recordemos que toma por default el que se ingreso en la pantalla principal de alta del grupo. # Ele: Este campo muestra el consecutivo que el sistema otorgó a cada uno de los huéspedes integrados en el listado del grupo, a su vez será indicativo del número de folio que le asignará el sistema una vez que se traspase y confirme el mismo. 20 P a g e

21 Llegada: Fecha de llegada del huésped, este campo también puede ser modificado y lo trae del campo de llegada ingresado en la pantalla principal del grupo. Salida: Fecha de salida del huésped, este campo también puede ser modificado y lo trae del campo de salida ingresado en la pantalla principal del grupo. Tipo Hab: Campo que muestra el tipo de habitación de acuerdo a lo configurado en la pantalla de bloqueos, puede ser modificable. No. Hab: Este campo no es abierto por lo tanto no se puede modificar, el sistema la utiliza internamente una vez que se haya pre-asignado o dado checkin al huésped. Adu: Número de personas adultas que ocuparan esa habitación, recordemos que este campo es muy importante ya que de el depende la tarifa y otros aspectos dentro de la operación. Niños: Número de niños que ocuparan esa habitación en compañía de sus padres, campo solo informativo, no afecta tarifa ni otros aspectos dentro de la operación a menos de que por el tipo de operación del hotel si lo haga, pero regularmente es no. Cm: Campo en el cual indicaremos si queremos que la cuenta de ese huésped en particular se vaya o no a cuenta maestra. Si se selecciona la casilla será indicativo de que ese huésped tendrá una extensión consecutiva del folio maestro que el sistema asigno una vez que se gravo al grupo, en caso contrario cuando se le de check-in el sistema creará un folio nuevo para el. TRAS: Casilla que se activa con su marca correspondiente una vez que se haga el proceso de traspasar al grupo. 21 P a g e

22 I.4.1Alta de Agencias Opción que permite dar de alta y administrar clientes y agencias del hotel. Descripción de campos: Cliente: Código de identificación del cliente dentro del módulo de front, normalmente es a criterio del hotel y aplicara para cada nuevo registro que se de de alta. Deben existir obligatoriamente los códigos PART (Clientes Particulares) y TARIFAS para el manejo de las mismas. 22 P a g e

23 Tipo de Cliente: Este campo permite identificar, primero si es Cliente con o sin crédito y también si es Agencia con o sin crédito. Gracias a la correcta identificación se podrá operar teniendo en cuenta la diferenciación entre uno y otro; Por ejemplo si en la Reservación Individual en el campo de agencia o cliente ponemos una PART, este debió de estar configurado con tipo de cliente sin crédito; los segmentos están vinculados a esto para que acepte o no lo que estamos haciendo. 23 P a g e

24 Datos Generales Nombre: Nombre completo del cliente y/o agencia. Dirección 1: Dirección del cliente o agencia. Dirección 2: Complemento del campo anterior, colonia, delegación etc. Ciudad: Ciudad del cliente y/o agencia. Estado: Estado del cliente y/o agencia. País: País del cliente y/o agencia. Código Postal: Código Postal del cliente y/o agencia. Teléfono: Teléfono del cliente o agencia. Fax: Fax del cliente o agencia. RFC: Registro Federal de Contribuyentes del cliente y/o agencia. Moneda: Moneda con la cual se trabajará con ese cliente y/o agencia. Comisión: % de comisión que aplicaría para la agencia. Límite de Crédito: Hasta que cantidad el hotel autoriza que consuma ese cliente y/o agencia. Contacto 1: Nombre de la persona del cliente y/o agencia con la cual el hotel hará todas las negociaciones Contacto 2: Nombre de la persona 2 del cliente y/o agencia con la cual el hotel hará todas las negociaciones del contacto del cliente y/o agencia. 24 P a g e

25 I.4.2 Contratos de Agencias Esta sección registra todos los contratos y tarifas que aplicarán durante la estadía del huésped para cargar la renta de habitación por noche; tiene la opción de incluir alimentos y bebidas y planes adicionales. Cada contrato o tarifa configurada será utilizado de acuerdo al segmento de mercado, temporada, tipo de habitación, entre otros parámetros disponibles para el hotel. Descripción de Campos: Clave de Agencia: En este campo se pondría el código de la agencia a la cual se le haría un contrato, puede ser para cada una en particular o directamente en el 25 P a g e

26 código TARIFAS para todas en general. Este campo esta abierto a consulta de catálogo de agencia para de allí seleccionar. El manejo de este campo es de acuerdo a las necesidades de cada hotel. Nombre de la Agencia: Campo actualizado automáticamente, una vez que se llene el campo de Clave de Agencia nos traerá su nombre correspondiente. Moneda: Moneda en la cual se desea configurar el contrato. Contrato: Clave identificativa del contrato para una rápida consulta de la gente de operación. Tipo Pensión: Campo que permite determinar si el contrato traerá algún alimento incluido tomando como base los siguientes ya configurados. Persona o Habitación: Si un contrato es configurado con el valor de Persona, el sistema tomara al número de personas que este registrado para cobrar los importes a cada uno de ellos, esto quiere decir que se duplicaran o triplicarán los valores a cobrar, en caso contrario si se elije la opción por Habitación, el sistema hará un solo cargo independientemente del número de personas que este registrado. Descripción: Campo para describir el nombre del contrato a detalle. Temporadas: Fechas en las que aplicara el contrato, cada renglón representa una diferente y es importante que no se dejen fechas intermedias sin considerar ya que esto traería como consecuencia que esos días el sistema arroje errores por no tener que valores tomar. Descripción: Fecha de Inicio: Fecha de inicio del contrato. Fecha Final: Fecha final del contrato. 26 P a g e

27 Individual: Campo al cual le declaramos un valor de renta de habitación para 1 persona y que no es administrable. Doble: Campo al cual le declaramos un valor de renta de habitación para 2 persona y que no es administrable. Triple: Campo al cual le declaramos un valor de renta de habitación para 3 persona y que no es administrable. Pensiones: Fechas en las que aplicara el contrato, cada renglón representa una diferente y es importante que no se dejen fechas intermedias sin considerar ya que esto traería como consecuencia que esos días el sistema arroje errores por no tener que valores tomar. Descripción: Alimentos: Descripción de los diferentes planes de alimentos que se pueden manejar en Innsist: Pensión completa, Media Pensión, Desayuno. Código: Códigos de los planes de alimentos. PC = Pensión Completa, incluye los 3 alimentos MP = Media Pensión, incluye 2 alimentos configurado de acuerdo a la necesidad del contrato HD = Hospedaje y Desayuno, incluye solo el desayuno Porcentaje: Que porcentaje del importe de la renta se quiere que aplique para este Código de Pensión, generalmente no se usa en operaciones normales, se tienen casos que aplicarían para hoteles con All Inclusive. 27 P a g e

28 Importe: Campo en el que se declara el valor de la pensión tomando en cuenta que dicho valor será el que se haya negociado. Ejemplo; Si a un cliente o agencia se le ofreció una renta determinada más los impuestos y dentro de esta iría incluido algún plan de alimentos, el hotel tendría que determinar para efectos de ingresos por rubro cuanto de ese importe se dejaría para renta de habitación y cuanto se iría como ingreso de alimentos, el valor que se hubiese calculado para alimentos incluyendo su impuesto correspondiente es el que se pondría en este campo. (Aquí no va el valor de venta del alimento, eso se configura en Detalle de AyB) 28 P a g e

29 1.6.1 Consulta de Reservaciones Avanzada Esta opción muestra el reporte de todos los huéspedes en cualquier estatus. Solamente especifique los requerimientos de la búsqueda, todos los huéspedes que cumplan con dichos requisitos aparecerán en la parte inferior de la pantalla. Descripción de campos Status: Status del huésped que desea buscar. El estatus puede ser: todos, reservación, cancelada, en casa, pre-registro, salida, no-show o rooming list. 29 P a g e

30 Llegada desde: La fecha inicial del rango de fechas de llegada que desea en el reporte. Llegada hasta: La fecha final del rango de fechas de llegada que desea en el reporte. Salida desde: La fecha inicial del rango de fechas de salida que desea en el reporte. Salida hasta: La fecha final del rango de fechas de salida que desea en el reporte. Último cambio desde: La fecha inicial del rango de fechas del último cambio que desea en el reporte. Último cambio hasta: La fecha final del rango de fechas del último cambio que desea en el reporte. Límite desde: La fecha inicial del rango de fechas del límite para respetar la reservación que desea en el reporte. Límite hasta: La fecha final del rango de fechas del límite para respetar la reservación que desea en el reporte. Garantía: Si la reservación que desea encontrar está garantizada o no. Tipo de habitación: Tipo de habitación que desea consultar. Segmento de Mercado: El segmento de mercado que desea que aparezca en el reporte. Agencia: El nombre de la agencia que desea ver en el reporte. Grupo: El nombre del grupo que desea consultar. Tipo de Huésped: El tipo de huésped que desea consultar: NOR (normal) o VIP Nombre: Nombre del huésped. 30 P a g e

31 Compañía: Compañía del huésped. Clave de Reservación: La clave de reservación del huésped. Usr Res: Usuario que hizo la reservación. Usr Rec: Usuario que modificó la reservación. Usr Cancela: Usuario que canceló la reservación. Fecha Res: Fecha de la Reservación. Canal: Canal por medio del cual fue hecha la reservación. Programa: Código del programa. Paquete: Código del paquete. Ordenar por: Order the results by any of the fields displayed. El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de la búsqueda: Status de la reservación Código de la reservación Nombre del huésped Tipo de huésped Número de habitaciones reservadas. Tipo de habitaciones reservadas. Número de habitación (si fue preasignado) Si la reservación es garantizada Plan o contrato de la reservación. Código de la agencia 31 P a g e

32 Nombre de la compañía del huésped. Código del grupo al que pertenece el huésped. Tipo de moneda perteneciente a la reservación. Monto de la tarifa. Segmento de mercado del huésped. Numero de personas Estado de origen del huésped País de origen del huésped. Método de pago Mensajes a recepción. Número de noches Fecha límite para respetar la Fecha en que se hizo la reservación. Fecha de la última modificación a la reservación. Fecha de llegada. Fecha de salida. Usuario que registró la reservación. Último usuario en modificar la reservación. Si el registro fue Walk-in o no. Código del canal de reservación. Código del programa, si aplica. Código del paquete. Lugar de origen de la reservación. reservación. 32 P a g e

33 I.6.2 Consulta de Reservaciones Esta opción muestra un reporte de los registros en status Reservación para una búsqueda específica en la consulta. Descripción de campos: Filtro: El filtro que desea tener para la búsqueda; puede ser nombre de huésped, número de habitación, compañía, segmento de mercado, etc. Busca por: información necesaria para la búsqueda según el filtro elegido. 33 P a g e

34 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de la búsqueda: Código de Reservación Nombre del Huésped Tipo de Huésped Si la reservación es garantizada Tipo de habitación Número de habitaciones separadas Fecha de llegada Fecha de Salida Pensión Segmento de mercado Tarifa diaria Tipo de moneda Código de agencia Número de personas Forma de pago Número de habitación preasignada Compañía del huésped Nombre del grupo al que pertenece el huésped CRS En la parte inferior de la página, el reporte despliega el número de reservaciones garantizadas, y el número de reservaciones no garantizadas. 34 P a g e

35 I.6.3 Reporte de Contratos Reporte que muestra el listado de todos los contratos que se hayan configurado para una agencia en particular, normalmente aplicará para la agencia TARIFAS y en la moneda que se haya realizado. Para obtener el listado se oprime el botón Reporte. Descripción de Campos: Agencia: Seleccione el nombre de la agencia que quiere ver en el reporte. Moneda: Seleccione el tipo de moneda con el que fue hecho el reporte de esa agencia en específico. 35 P a g e

36 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Código del contrato Nombre de la agencia Descripción del contrato Moneda usada en el contrato Pensión Fecha de Inicio Fecha Fin 36 P a g e

37 I Pronóstico de Ocupación Con base a las reservaciones registradas, INNSIST puede efectuar un pronóstico de ocupación general para determinar cuál es la demanda de habitaciones de su hotel en cierto período, de esta manera se tiene una base para poder vender o no habitaciones. Este reporte contiene en forma concentrada por grupos de categorías (mismas que son definidas en la configuración) las entradas, las salidas y los huéspedes en casa; así como el porcentaje de ocupación, las habitaciones fuera de servicio y la disponibilidad global de estas habitaciones. 37 P a g e

38 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Ocupación o Tipos de habitación seleccionados. o Inventario total de cada tipo de habitación. o Status de habitación de acuerdo a las llegadas, salidas y estancia de los huéspedes. 38 P a g e

39 I Pronóstico con Tarifa El reporte del Pronóstico con Tarifa muestra el ingreso producido o por producir de los días en el rango de fechas seleccionado. Este reporte muestra el total de habitaciones del hotel, los huéspedes por llegar, por salir y en casa separados por segmento de mercado, así como el porcentaje de ocupación, habitaciónes fuera de servicio, la disponibilidad global de las habitaciones y el ingreso y tarifas promedio diarias. 39 P a g e

40 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Tipos de habitación Total de habitaciones por tipo Número de habitaciones que corresponden a cada segmento de mercado divididos en: o Llegadas o Salidas o En casa Habitaciones fuera de servicio Porcentaje de ocupación Disponibilidad de habitaciones Tarifa promedio Ingreso En la parte inferior del reporte: o Información acumulada a final del mes o Presupuesto o Diferencia entre la acumulación mensual y el presupuesto. 40 P a g e

41 I Pronóstico a 3 Meses El reporte del Pronóstico a 3 Meses muestra el pronóstico esperado y efectivo en el rango de fechas seleccionadas. Para consultar el reporte, seleccione el año y mes de inicio del rango de fechas y el tipo de cambio; éste último campo es importante para convertir las tarifas registradas en moneda extranjera y tener la conversión lo más exacta posible del futuro ingreso del hotel (este reporte es un pronóstico y puede variar con las reservaciones y cancelaciones futuras) Este reporte está dividido en segmentos de mercado y la ocupación que cada uno de ellos provee. 41 P a g e

42 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Segmento de mercado Noches-habitación Ingreso Tarifa promedio. La información mostrada empieza con el mes del año seleccionado y los siguientes dos meses a él. 42 P a g e

43 I Descuentos y Cortesías Este reporte muestra una lista de los huéspedes que cuentan con beneficios especiales en el hotel, tales como descuentos y cortesías. 43 P a g e

44 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Nombre del huésped Tipo de Huésped Número de habitación Tipo de habitación Número de personas en la habitación Fecha de llegada Fecha de salida Usuario que autorizó el descuento Código de reservación Número de folio Número de extensión Compañía Moneda Tarifa diaria Método de pago Contacto. Observaciones 44 P a g e

45 I Control de Cupo por Agencia Reporte que muestra los cuartos noches por agencia para determinar y controlar los cupos que se estén manejando en la operación. Con este reporte se lleva una relación y control de los cuartos noches que se hayan comprometido vía allotment, es decir, el bloqueo de un determinado número de habitaciones para una agencia en particular en un lapso de tiempo determinado. Cuenta con varios filtros para tener búsquedas más especificas de lo que necesitamos, si solo se desea obtener el reporte de cada mes, la manera de hacerlo es indicando el año inicial, mes inicial, contra el año final mes final y no poner nada en agencia inicial y final para que muestre todos los registros que encuentre en ese rango de fechas. 45 P a g e

46 Descripción de Campos Año inicial: Año inicial en el reporte. Mes inicial: Mes inicial en el reporte. Año final: Año final en el reporte. Mes final: Mes final en el reporte. Agencia inicial: Capture el código de la agencia que desee consultar, si desea ver todas deje en blanco. Agencia final: Capture el código de la agencia que desee consultar, si desea ver todas deje en blanco. Tipo Cliente: Seleccione si quiere ver las agencias con cupo, sin cupo o todas. El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Nombre de la agencia Contrato por agencia Reporte diario de cuartos bloqueados por agencia. Producción real diaria por Producción total de cuartoshabitación Total de cuartos bloqueados por agencia al mes. Porcentaje de producción. agencia. 46 P a g e

47 I Acumulado de Segmentos Este reporte muestra el pronóstico del rango de fecha seleccionado dividido en los diferentes segmentos de mercado; el reporte se agrupa en Hoy, Acumulado y Combinado 47 P a g e

48 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Segmentos: o Nacional o Extranjero Para cada segmento: o Información de hoy o Información acumulada o Información combinada de ambos segmentos o Presupuesto de hoy o Presupuesto acumulado o Total de noches-habitación o Tarifa promedio o Ingreso total 48 P a g e

49 I Diario de Segmentos Este reporte muestra una lista diaria de toda las noches/habitación producidas por cada segmento de mercado, así como el acumulado del mes; refleja de manera simple el comportamiento de la ocupación de cada segmento. 49 P a g e

50 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Distribución de segmento de mercado Noches/habitación de cada día del mes por segmento de mercado Tarifa promedio Ingreso total por segmento de mercado Total de habitaciones rentadas Total de habitaciones en estado: o Ocupado o Fuera de servicio o Vacío Total de habitaciones Porcentaje neto de ocupación Porcentaje bruto de ocupación Número de huéspedes registrados cada día Tarifa promedio por habiración Número de huéspedes Total de noches/habitación ocupadas 50 P a g e

51 I Producción Geográfica El reporte de Producción Geográfica muestra la producción del hotel de acuerdo al lugar de procedencia del huésped. El reporte sólo despliega los países o estados que tienen producción de al menos una noche/habitación en el rango de fechas seleccionado. El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Para cada país o estado el reporte muestra: Habitaciones hoy Habitaciones acumuladas Personas hoy Personas acumuladas Ingreso hoy Ingreso acumulado 51 P a g e

52 I Llegadas Esperadas Este reporte tiene el propósito de mantener informado al departamento de recepción, sobre las llegadas esperadas en base a las reservaciones que se tienen, para que éste a su vez, pueda efectuar un pronto registro de los huéspedes. Este reporte, en el departamento de reservaciones, sirve para tener un control de las reservaciones que se espera lleguen en determinada fecha. 52 P a g e

53 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Código de reservación Nombre del Huésped Comparte habitación Tipo de Huésped Grupo Segmento de mercado Número de Habitación Tipo de Habitación Número de Huéspedes Plan Pensión Número de Adultos Número de Menores Fecha de salida Forma de Pago Agencia Código de grupo Compañía 53 P a g e

54 I Llegadas Efectivas Este reporte muestra un listado de las llegadas de los huéspedes al hotel en la fecha seleccionada. 54 P a g e

55 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Número de Folio Número de Extensión Nombre del Huésped Tipo de Huésped Segmento de Mercado Npumero de habitación Tipo de habitación Número de personas Agencia Hora de llegada Fecha de salida Código de reservación Forma de págo Entrada: Walk-in o pre-registro Código de grupo Compañía 55 P a g e

56 I Salidas Esperadas En este reporte INNSIST le muestra los huéspedes que están pendientes de salir a la fecha que se ha solicitado, es de utilidad para varios departamentos como por ejemplo reservaciones, ya que con este reporte, podrá ver que personas faltan por salir y si ya tiene una alta ocupación, programar con tiempo su plan de contingencia a aplicar. 56 P a g e

57 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Clave de Reservación Comparte habitación Nombre del huésped Tipo de huésped Si la reservación es garantizada o no Segmento de mercado Tipo de habitación Número de personas Plan Fecha de Entrada Folio Tarifa Agencia Grupo Compañía Número de habitación 57 P a g e

58 I Salidas Efectivas Este reporte es una lista de los huéspedes, con toda su información, que tienen registrada la salida en la fecha seleccionada. 58 P a g e

59 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Clave de reservación Nombre Tipo Si la reservación es garantizada Segmento de mercado Tipo de habitación Total de habitaciones Tipo de plan Salida postergada Número de habitación Fecha de llegada Forma de pago Tarifa diaria Número de folio Número de extensión Grupo Compañía Agencia 59 P a g e

60 I Salidas- Búsqueda Avanzada En este reporte se muestra una lista de los huéspedes con todos sus datos de acuerdo a los parámetros de búsqueda seleccionados por el usuario. La búsqueda avanzada de huéspedes se puede hacer por: Nombre del huésped Compañía del huésped Código de la central de reservaciones Agencia Número de Habitación Fecha de llegada Fecha de salida Nombre del grupo 60 P a g e

61 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Clave de Reservación Nombre del huésped Tipo de huésped Número de habitación Fecha de entrada Fecha salida Segmento de mercado Agencia Número de personas Forma de pago Compañía Código de grupo Plan 61 P a g e

62 I Reporte de Grupos Este reporte muestra todos los grupos que estén reservados para fechas futuras, pueden estar con estatus de reservación o confirmadas 62 P a g e

63 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Clave de Reservación Status de reservación Segmento de mercado Código de grupo Fecha de llegada Plan o contrato Número de noches Tipo de Habitación Número de adultos Número de menores Días del mes Agencia que manejó el grupo 63 P a g e

64 I Grupos por Confirmar Este reporte muestra todos los grupos que ya están dados de alta en el sistema pero que no han sido confirmados. 64 P a g e

65 El reporte e muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Clave de Reservación Nombre del huésped Tipo de huésped aplicable para el grupo Si las reservaciones son garantizadas o no Segmento de mercado Tipo de habitación Número de habitaciones Plan o contrato Tipo de pensión Inicio de pensión (si aplica) Número de adultos Número de niños Fecha de llegada Fecha de salida Estado de origen del huésped o la reservación Forma de pago Tarifa diaria Nombre de la agencia que maneja el grupo Nombre del grupo Compañía 65 P a g e

66 I Rooming List Este reporte mustra la información de los huéspedes que pertenecen a un grupo con el objetivo de darle a cada huésped seguimiento de forma individual. Descripción de campos Status: Rooming List: los huéspedesq ue no han sido traspasados. Enviados a Reservación: huéspedes que fueron traspasados. Enviados a Recepción: Huéspedes que ya fueron pre-asignados o están en casa. Filtro: Indicar el filtro por el cual desea buscar la información Buscar por: parámetros específicos de la búsqueda. Capturar lo que se desea buscar. 66 P a g e

67 El reporte muestra la siguiente información de acuerdo a los parámetros de búsqueda: Clave de grupo Nombre del huésped Tipo de habitación Status de reservación Número de habitación Fecha de llegada Fecha de Salida Número de adultos Número de menores Si es cuenta maestra o no Si fue traspasado o no Fecha de traspaso (si aplica) Status de rooming list Mensaje a recepción Clave de reservación 67 P a g e

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