GESTIÓN DE HACIENDA PUBLICA PAGOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL PROCEDIMIENTO

Transcripción

1 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento que permita dar trámite oportunamente a los pagos que debe realizar la Administración Municipal. 2. ALCANCE: Inicia desde la recepción de la orden de pago y la documentación soporte hasta la generación del comprobante de egreso y entrega del cheque al interesado. 3. RESPONSABLE:. 4. DEFINICIONES: Orden de pago: Es el documento administrativo mediante el cual el Alcalde Municipal ordena la cancelación de los bienes y servicios recibidos con cargo a sus respectivas asignaciones. Comprobante de egreso: Resumen de las operaciones relacionadas con el pago o desembolso de efectivo o documento que lo represente Cheque: Mandato escrito de pago para cobrar una cantidad determinada de los fondos, que quien lo expide tiene disponibles en un banco Transferencia electrónica: realizar los pagos por mecanismo de banca virtual, de una cantidad determinada de los fondos, según disponibilidad en bancos. 5. CONDICIONES GENERALES La orden de pago debe contener los siguientes documentos: Para Contrato de compra o suministro Factura ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Mary Luz Martínez López Tesorera Luz Carmenza Rodriguez Ch. Secretaria de Hacienda Astrid Alejandra Caicedo G. Representante de la Dirección

2 Registro presupuestal Disponibilidad presupuestal Contrato firmado Fotocopia de la cédula de ciudadanía Concepto jurídico Rut Procuraduría Contraloría Salud y Pensión Póliza de cumplimiento Estampilla pro-hospital del 2% si el valor a cobrar es mayor a dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes ( ) Acta de entrega firmada por el contratista, el supervisor del contrato y contratista. Comprobante de ingreso al almacén Copia disponibilidad presupuestal. Copia registro presupuestal. Copia del contrato firmado. Copia del concepto jurídico. Copia de certificación de cumplimiento. Recibos de pago de Salud y Pensión. Acta parcial, factura o cuenta de cobro. Recibos de pago estampilla pro hospital Erasmo Meoz REQUISITOS PARA CUENTAS DE PRESTACION DE SERVICIOS Cuenta de cobro o factura Registro presupuestal Disponibilidad presupuestal Contrato Fotocopia de la cédula de ciudadanía Concepto jurídico Rut Procuraduría Contraloría Certificación del jefe de despacho Salud y Pensión Póliza de seguro

3 Relación de actividades Estampilla pro-hospital del 2% si el valor a cobrar es mayor a dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes ( ) Certificación exoneración de retención en la fuente si cumple la ley 1450 de CONTRATO DE OBRA PÚBLICA Factura o cuenta de cobro Registro presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Fotocopia del contrato, otro si o adicional del contrato con sus respectivo registro presupuestal, certificado de disponibilidad y concepto jurídico Fotocopia de la cédula de ciudadanía Concepto jurídico Rut Antecedente contraloría Antecedente procuraduría Pago de seguridad social Pago parafiscales Póliza garantía única (verificar en el contrato riesgos y garantías) Resolución de aprobación de póliza de seguro Pago de escombrera municipal ( verificar en el contrato si lo aplica) Acta de inicio de obra Acta de recibo parcial Acta de liquidación final de obra Acta de suspensión de obra Estampilla pro-hospital del 2% del valor a cobrar antes de IVA PAGO DE CONTRATOS REGIMEN SUBSIDIADO Registro presupuestal Disponibilidad presupuestal Liquidación mensual de afiliados régimen subsidiado (MPS) del mes a cobrar del ministerio de la protección social Cuadro registro presupuestal giro régimen subsidiado (debidamente firmado por el secretario de salud, interventor régimen subsidiado y por el señor Alcalde).

4 Resumen liquidación mensual de afiliados por el ministerio de la protección social Comunicación de autorización de giros de una ARS a otra ARS o entidad de salud. El área de tesorería debe verificar con el rubro presupuestal el tipo de recurso y si existe el dinero para realizar el respectivo pago. Los pagos pueden ser por cheque o transferencia electrónica a solicitud del usuario. 6. REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES No DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD a. Recibir la orden de pago con la documentación soporte, la orden de pago debe traer el sello de revisado por contabilidad. b. Recibir la planilla de autoliquidación de aportes a seguridad social y parafiscal y la documentación soporte. Verificar que la orden de pago o planilla de autoliquidación cumpla con la totalidad de la documentación exigida. Identificar el tipo de recurso y verificar si se cuenta con los suficientes recursos para realizar el pago solicitado. Ingresar al programa comprobantes de egreso. TNS, modulo tesorería en el link Nota: el interesado podrá solicitar que el pago se realice electrónicamente, de ser así realizar la transferencia electrónica. Ingresar la información que solicite el programa para elaborar el comprobante de egreso con su respectivo cheque. RESPONSABLES CARGO

5 6 Remitir al secretario el comprobante de egreso y el cheque. Nota: en el caso de que el interesado haya solicitado se le realiza el pago por transferencia electrónica (nomina, aportes seguridad social y parafiscal, y régimen subsidiado), 7 Registrar los cheques que han sido emitido por tesorería en el formato FGH01-04 Control Cheques. Secretario 8 Entregar el cheque y copia del comprobante de egreso al interesado y hacerle firmar el comprobante de egreso. Secretario 9 Archivar la documentación pertinente. Secretario

6 7. DIAGRAMA DE FLUJO INICIO RECIBIR LA ORDEN DE PAGO Y/O PLANILLA DE AUTOLIQUIDACIÓN CON LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE. VERIFICAR QUE CUMPLA CON LA DOCUMENTACIÓN EXIGIDA 1 IDENTIFICAR EL TIPO DE RECURSO Y VERIFICAR SI SE PUEDE REALIZAR EL PAGO SOLICITADO INGRESAR AL PROGRAMA TNS, MODULO TESORERÍA EN EL LINK COMPROBANTES DE EGRESO REGISTRAR LOS CHEQUES ENTREGAR EL CHEQUE AL INTERESADO ARCHIVAR LA DOCUMENTACION INGRESAR LA INFORMACIÓN QUE SOLICITE EL PROGRAMA FIN ELABORAR EL COMPROBANTE DE EGRESO ELABORAR EL CHEQUE RESPECTIVO O REALIZAR LA TRANSFERENCIA ELECTRONICA 1

7 8. DOCUMENTOS RELACIONADOS Decreto 103 de 2008 y demás reglamentarios. Comprobantes de egreso. Control de Cheques Orden de pago Documentación soporte. 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN RAZÓN DE CAMBIO Se incluyeron los requisitos para Contrato de compra o suministro, para cuentas de prestación de servicios, 28/12/ obra pública, régimen subsidiado; se agregó con su respectivo cheque en la parte de punto 5 de realización de actividades. Se eliminó elaborar el cheque respectivo al interesado. 02 No se presentaron cambios en este proceso