ACTA Nº ORDEN DEL DIA PROPUESTO. I. Consideración del Orden del Día. II. Aprobación del Acta

Transcripción

1 ACTA Nº En la sala de Benjamín Mendoza de la Universidad Simón Bolívar, el día 31 de mayo de 2012, se reunió en sesión ordinaria la Comisión para la Clasificación de la Información de la Universidad Simón Bolívar, con la asistencia del Secretario, profesor Cristián Puig quien preside; del Director de Ingeniería de Información, licenciado Oswaldo Rodríguez; del Director de Admisión y Control de Estudios, licenciado Héctor Hernández; de la Representante de la Asesora Jurídica, abogado Thaina Ballén; del Director de Gestión del Capital Humano, profesor Manuel Rodríguez; de la especialista del área, profesora Vidalina De Freitas; y de la invitada licenciada Morella Barreto. ORDEN DEL DIA PROPUESTO I. Consideración del Orden del Día II. Aprobación del Acta III. IV. Presentación sobre procedimientos que se emplean en las unidades para la gestión de los expedientes a su cargo Dirección de Gestión del Capital Humano: procesos de gestión de expedientes del personal Académico, Administrativo y Obrero. Divisiones: procesos de gestión de expedientes del personal Académico en las Divisiones y sus Departamentos adscritos. DACE: procesos de gestión de expedientes de estudiantes en la Dirección de Admisión y Control de Estudios. Dirección de Finanzas: procesos de gestión de expedientes financieros Asesoría Jurídica: aspectos jurídicos sobre la clasificación de la información y el acceso a los expedientes. Directora del Centro de Documentación y Archivo, licenciada Bernarda Contreras, y la licenciada Morella Barreto: propuesta de normativa sobre el acceso a los expedientes de personal, destinado a los funcionarios que acceden a los mismos. Puntos varios. I. CONSIDERACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Sometido a consideración el orden del día, se acordó diferir la presentación del tema Asesoría Jurídica: aspectos jurídicos sobre la clasificación de la información y el acceso a los expedientes. A continuación el orden del día aprobado: I. Consideración del Orden del Día 31/05/2012 Acta No C/CI-USB 1/8

2 II. Aprobación del Acta III. IV. Presentación sobre procedimientos que se emplean en las unidades para la gestión de los expedientes a su cargo Dirección de Gestión del Capital Humano: procesos de gestión de expedientes del personal Académico, Administrativo y Obrero. Divisiones: procesos de gestión de expedientes del personal Académico en las Divisiones y sus Departamentos adscritos. DACE: procesos de gestión de expedientes de estudiantes en la Dirección de Admisión y Control de Estudios. Dirección de Finanzas: procesos de gestión de expedientes financieros Directora del Centro de Documentación y Archivo, licenciada Bernarda Contreras, y la licenciada Morella Barreto: propuesta de normativa sobre el acceso a los expedientes de personal, destinado a los funcionarios que acceden a los mismos. Puntos varios. II. APROBACIÓN DEL ACTA III. Fue aprobada el acta , tal y como fue presentada. PRESENTACIÓN SOBRE PROCEDIMIENTOS QUE SE EMPLEAN EN LAS UNIDADES PARA LA GESTIÓN DE LOS expedientes a su cargo Dirección de Gestión del Capital Humano: procesos de gestión de expedientes del personal Académico, Administrativo y Obrero. Presentación a cargo de: Director de Gestión del Capital Humano, profesor Manuel Rodríguez. Señaló los siguientes aspectos: Los expedientes del personal académico, administrativo y obrero se encuentran bajo la responsabilidad de la Unidad de Información de Recursos Humanos (UI), sección Gestión de la Información, quienes cuentan con un Manual de Normas y Procedimientos, elaborado en 1985, que ha regido su funcionamiento hasta hace algunos años cuando fue actualizado durante el levantamiento de información efectuado por la DII. El nuevo manual no ha sido formalmente aprobado por las instancias correspondientes, sin embargo, la UI aplica los procedimientos allí establecidos. Adicionalmente, toman como referencia las Normas Generales sobre Clasificación, Seguridad y Manejo de la Información y Documentación de la Universidad Simón Bolívar, en cuanto a los conceptos allí planteados en su TITULO III De la Información restringida, Art. 9 y 10. Para el préstamo de expedientes, toman en cuenta el Reglamento del Centro de Documentación y Archivo de la USB (CENDA)-Sección Segunda - Capítulo IV, en el cual se describe quienes pueden solicitar documentos (expedientes), sin embargo, no aplican el artículo 16 donde se establece el tiempo de duración del préstamo, en virtud de que el registro del mismo no se lleva en un sistema propiamente. Se utiliza una hoja de cálculo donde se registra el usuario y el o los expedientes solicitados. 31/05/2012 Acta No C/CI-USB 2/8

3 Una vez que el Sistema de Gestión de Expedientes de Personal (Alejandría) tenga en funcionamiento el Módulo Préstamo de Expedientes, se pondrán en práctica las políticas para el acceso a los expedientes electrónicos. En relación con los usuarios con acceso a los expedientes, indicó que según el Reglamento del Centro de Documentación y Archivo de la USB (CENDA), pueden solicitar expedientes Autoridades Universitarias, Directores de División, Asesor Jurídico, Decanos, Auditoría Interna, Jefes de Departamento, Directores Administrativos, analistas de la DGCH, que de acuerdo con sus funciones requieran realizar análisis de los mismos y con la debida autorización de los Jefes de Departamento correspondientes, así como los miembros de la comunidad Universitaria pueden consultar en sitio su propio expediente. Finalmente, destacó que en algunos casos particulares en los cuales el empleado sea sujeto a un proceso de averiguación administrativa, pueden existir hasta tres expedientes del mismo, ya que parte de su contenido es enviado a la unidad de Relaciones Laborales para llevar a cabo la averiguación. Sobre este último aspecto, los miembros de la CI-USB hicieron un llamado de atención, ya que según lo dispuesto en las leyes venezolanas sólo debe existir un expediente de cada funcionario. Por otra parte, se señaló que los tipos de usuarios especificados en el Reglamento de CENDA, son específicos para los expedientes almacenados allí, por lo que no deben ser aplicables en su totalidad a los expedientes que gestiona la DGCH, los cuales son diferentes a los registrados en CENDA. Divisiones: procesos de gestión de expedientes del personal Académico en las Divisiones y sus Departamentos adscritos. Presentación a cargo de: Secretario, profesor Cristián Puig; y la Asistente de la Secretaría, licenciada Lucy Pires Señalaron los siguientes aspectos: Para la obtención de la información relacionada con la gestión de los expedientes de las cuatro Divisiones de la USB, se consultó por escrito a la Directora de la División de Ciencias Biológicas, Profesora Solange Issa, como miembro suplente de la Comisión, obteniéndose información relacionada con las Divisiones de Ciencias Biológicas, de Ciencias Físicas y Matemáticas, y de Ciencias y Tecnologías Administrativas e Industriales. La solicitud inicial incluía a los Departamentos Académicos, sin embargo, no pudo obtenerse la información. En cuanto a los archivos físicos, se pudo conocer que cada División administra un archivo principal donde reposan los expedientes de los profesores activos, jubilados USB activos, jubilados USB inactivos, jubilados externos contratados, profesores egresados, contrataciones HP, ayudantes académicos, unidades, direcciones, departamentos y secciones relacionadas con la División, archivos desincorporados. En general, con algunas diferencias, cada División gestiona el archivo de profesores de manera similar. En cuanto al archivo presupuestario y financiero, cuentan con información relacionada con presupuesto (asignado, reformulaciones, traspasos, reservas), ejecución presupuestaria (órdenes de gastos, requisiciones por departamento), fondo de anticipo (estados de cuenta, relaciones de gastos, contabilidad, comprobantes de desembolso), POA (requerimientos y necesidades por cada departamento), preparadores de apoyo (requerimientos y necesidades por cada departamento). Adicionalmente, cuentan con otros archivos de movimiento de personal y gestiones, en el que se 31/05/2012 Acta No C/CI-USB 3/8

4 guarda información sobre BRA (resultados de convocatoria especial y general por departamento) disponibilidades presupuestarias y reconversión de cargos (ingresos, ascensos, renuncias, contratos HP, ayudantes, cambios de nivel/dedicación, certificaciones de cargos vacantes, reconversión de cargos), normas y procedimientos académicos, normas y procedimientos ayudantes académicos y preparadores; la División de Ciencias Físicas y Matemáticas mantiene adicionalmente archivos sobre normas y procedimientos financieros, movimientos de ayudantes académicos (por departamento), cursos intensivos, concurso de credenciales. En relación con las regulaciones y lineamientos que aplican las Divisiones, señalaron los criterios establecidos en las Normas generales sobre clasificación, seguridad y manejo de la información y documentación de la USB, las normas para la Generación de documentos institucionales y cualquier disposición que emane del Consejo Directivo. En cuanto a la conservación de documentos, indicaron que se preservan los últimos 10 años y se almacenan en cajas documentos de cuatro años. La División de Ciencias Físicas y Matemáticas se encuentra elaborando lineamientos para descartar expedientes de profesores. Para la consulta de los expedientes, se permite únicamente al profesor relacionado con el documento. Para obtener copias el profesor seleccionará el/los de interés y el personal de la División, previa autorización del Director, los reproduce. Cuando la consulta es por terceros, éste debe entregar una autorización del profesor y demostrar que es familiar del mismo. En caso de Jefes de Departamento, solicita a través de comunicación o correo electrónico al Director. DACE: procesos de gestión de expedientes de estudiantes en la Dirección de Admisión y Control de Estudios. Presentación a cargo de: Secretario, profesor Cristián Puig; Director de Admisión y Control de Estudios, licenciado Héctor Hernández; y la Asistente de la Secretaría, licenciada Lucy Pires Señalaron los siguientes aspectos: Para la obtención de la información relacionada con la gestión de los expedientes de los estudiantes a cargo de la Dirección de Admisión y Control de Estudios, se consultó por escrito al Director, licenciado Héctor Hernández. El archivo de DACE se compone de un archivo principal, en cada Sede, donde reposan los expedientes de los estudiantes activos de la institución. Existe el documento formulario de solicitud de préstamo de expediente que permite llevar un control de los expedientes que son prestados. Debe estar firmado por el responsable de la unidad administrativa. Si una unidad administrativa solicita un préstamo de documentación con valor administrativo de la que no ha sido productora, debe dirigir la petición a la unidad administrativa DACE (sección archivo) responsable del procedimiento. Una vez que el Archivo de DACE recibe el formulario, se prepara la documentación solicitada y se remite a la unidad administrativa peticionaria, acompañada por el formulario en donde el Archivo ha consignado los datos de número de préstamo, fecha de devolución y ha firmado y fechado el envío del préstamo. Dentro del plazo de préstamo establecido (un mes), la unidad administrativa devuelve la documentación al Archivo, junto con el formulario en donde ha fechado, firmado la devolución. Si la 31/05/2012 Acta No C/CI-USB 4/8

5 unidad administrativa tiene razones para mantener el préstamo durante un lapso mayor del establecido, es necesario que solicite una prórroga al Archivo DACE. La documentación se devuelve al Archivo DACE sin modificaciones. Si fuera necesario añadir al expediente algún documento, el responsable de la unidad administrativa lo hará constar en la portada de la carpeta correspondiente y advertirá de ello al Archivo DACE. Cada documento es clasificado, ordenado y seleccionado por cohortes. La documentación se traslada después de cumplido el plazo de 2 años en el archivo de DACE a CENDA. Dirección de Finanzas: procesos de gestión de expedientes financieros Presentación a cargo de: profesora Vidalina De Freitas; y la Asistente de la Secretaría, licenciada Lucy Pires Señalaron los siguientes aspectos: Para la obtención de la información relacionada con la gestión de los archivos a cargo de la Dirección de Finanzas, se realizaron entrevistas separadas a la profesora Mara Amerio, Directora de Finanzas en el período ; y al economista Edgar Espín, actual Director de Finanzas, contando con la asistencia de la licenciada María Elena Gutiérrez, Jefe del Departamento de Contabilidad, y del licenciado Erwin Cañas, Jefe de Archivo de la Dirección de Finanzas. Se hizo un breve resumen sobre los documentos financieros que gestiona la Dirección de Finanzas, destacando los siguientes: modificaciones presupuestarias, órdenes de gastos, facturas, comprobantes de egresos, cheques, formularios para ajustes contables, entre otros. La Dirección de Finanzas cuenta con el sistema financiero llamado Kerux para la gestión contable, presupuestaria, de cuentas por pagar y de tesorería de la USB. Se establecen algunos controles para el acceso a la información, así como de auditoría de los cambios efectuados en los datos. Todos los procesos gestionados por Kerux se encuentran soportados por documentos financieros que son preservados en el archivo de la Dirección por hasta 10 años, según las leyes, a efectos de auditorías y controles posteriores. La base de datos del sistema se encuentra alojada en los servidores de la DII. Kerux permite realizar un conjunto de transacciones, que producen dos salidas: con el detalle sobre los pagos que se generan, la cual podría ser considerada como reservada; con información institucional, producida a partir de la consolidación y análisis de las transacciones detalladas, y que se traducen en los informes financieros (presupuestarios-contables) de la USB; esta información es de carácter público. Los usuarios con acceso a Kerux son: Analistas de la Dirección: módulo según su función para actualizar transacciones, y al resto del sistema en modo consulta. Auditoría Interna: consulta de todas las transacciones del sistema; eventualmente, pueden solicitar los respaldos físicos de alguna transacción. Auditores Externos contratados por la USB: consulta de todas las transacciones del sistema. Toman una muestra aleatoria de las transacciones registradas en el sistema y solicitan los respaldos físicos de dichas transacciones. 35 unidades ejecutoras de presupuesto: consulta a todas las transacciones del sistema relacionadas con cada unidad. Contraloría General y MPPEU: consulta como los auditores externos. No ha sido solicitado dicho acceso. Adicional a Kerux, la Dirección cuenta con un servidor de trabajo, en el cual se guarda información exportada desde el sistema y luego analizada para producir los estados financieros, comunicaciones y 31/05/2012 Acta No C/CI-USB 5/8

6 memorándum de trabajo de cada uno de los Departamentos de la Dirección, nómina mensual que debe ser pagada al personal. A este servidor tienen acceso todos los analistas de la Dirección, y según la unidad a la cual se encuentren adscritos, les permite consultar o modificar los documentos contenidos en el mismo. Existe un firewall que restringe el acceso a la red de finanzas. Adicionalmente, los analistas cuentan con información disponible en dispositivos de almacenamiento (pendrive) y no se cuenta con políticas de resguardo de dichos dispositivos, ni de acceso a la información contenida en los mismos. En cuanto a los archivos físicos, éste se compone de un archivo principal donde reposan los soportes de las transacciones que produjeron un pago; y archivos en cada Departamento con expedientes relacionados con la gestión de cada uno de ellos, los cuales al transcurrir dos años son incorporados al archivo principal de Finanzas. Existe el documento hoja de control de préstamo de expediente que permite llevar un control de los expedientes que son prestados, principalmente a los analistas de la Dirección. Cuando un usuario solicita consultar un expediente, se indaga sobre su necesidad, se trata de identificar al usuario, y dependiendo del requerimiento, se solicita la autorización del Director de Finanzas. Durante la gestión anterior de la Dirección se estableció que los usuarios con acceso a información que reposa en los expedientes se atendía de la siguiente forma: analistas de la Dirección (solicitud interna a la unidad de archivo); auditores internos o externos de la USB: mediante solicitud escrita a la Dirección; otros usuarios: a través de la Secretaría de la USB. Directora del Centro de Documentación y Archivo, y la licenciada Morella Barreto: propuesta de normativa sobre el acceso a los expedientes de personal, destinado a los funcionarios que acceden a los mismos. Presentación a cargo de: invitada permanente, licenciada Morella Barreto. Señaló los siguientes aspectos: El documento Lineamientos para el Acceso y Seguridad de los Expedientes de Personal de la Universidad Simón Bolívar ha sido elaborado en conjunto con la licenciada Bernarda Contreras, Directora del Centro de Documentación y Archivo. El contenido de la propuesta incluye la definición, según estándares internacionales, de las mejores prácticas en relación con la gestión de la seguridad de expedientes, así como las responsabilidades de los funcionarios con acceso rutinario a los expedientes. Señaló que uno de los objetivos de los lineamientos es dar a conocer el grado de responsabilidad que debe asumir un funcionario para la gestión de expedientes, que en la mayoría de los casos podría contener información confidencial. Entre otros aspectos, se destacó lo siguiente: El acceso a los expedientes de personal debe ser restringido únicamente a los funcionarios que en el ejercicio de sus funciones, pudieren tener acceso a los mismos en los términos establecidos por la ley. Sin embargo se debe delimitar las secciones del expediente al que tendrán acceso. La consulta y revisión de los expedientes debe hacerse en presencia del funcionario responsable del archivo. Debe evitarse la salida del expediente del área de su guarda y custodia, salvo que a petición razonada de alguna autoridad administrativa o judicial (y con la debida autorización del Director 31/05/2012 Acta No C/CI-USB 6/8

7 del área) se deba exhibir el expediente en original. En todo caso se permitirá el acceso solamente a los documentos referidos al asunto de interés. Los funcionarios de la Universidad a quienes se les autorice la consulta, no podrán revelar mediante ningún medio, información sobre el contenido de los documentos o expedientes que hayan sido consultados. En la carátula del expediente debe señalarse expresamente que el mismo es de acceso restringido y que su manejo deberá atender a los criterios de confidencialidad y resguardo de la información en la Universidad. El personal del archivo es responsable de garantizar que el acceso a los expedientes confidenciales se restrinja exclusivamente al personal autorizado. El jefe del archivo es el responsable de incluir instrucciones por escrito sobre las medidas de seguridad y el acceso a los archivos durante el horario laboral y no laboral El personal que por la naturaleza de sus funciones tenga Necesidad de conocer el contenido del expediente, deberá recibir una inducción acerca del deber de reserva y las implicaciones penales y disciplinarias que pudiere acarrearle revelar información contenida en el expediente. Finalmente, citó algunas Leyes y Reglamentos que deben ser considerados para la elaboración definitiva de los lineamientos. Conocidas las presentaciones, se acordó que con los insumos que han sido conocidos sobre los diferentes archivos de la institución, así como la propuesta de lineamientos presentada por CENDA, existen elementos para iniciar la elaboración de las políticas generales para el acceso a expedientes de la USB. Para ello, se tomará como base el documento de lineamientos, los cuales deberán hacerse genéricos puesto que fueron enfocados principalmente a la Dirección de Gestión del Capital Humano, e incorporar, entre otros, los siguientes aspectos: Debe evitarse la salida de los expedientes de las áreas de su guarda y custodia. Para la consulta de expedientes, se dispondrá de un área destinada para tal fin y deberá estar presente un funcionario del área de archivo, para evitar posibles incidentes con el expediente. Deben establecerse mecanismos para el foliado cronológico de los expedientes. Se indicó que los documentos que se encuentran contenidos en éstos se encuentran clasificados por áreas, lo cual podría dificultar esta tarea. Garantizar que exista un único expediente de cada trabajador o estudiante. Considerar, en el caso de los estudiantes, los archivos que pueden existir en la Dirección de Desarrollo Estudiantil. Incorporar las sanciones que acarrearía a los funcionarios responsables de los expedientes, la manipulación no adecuada de los mismos. Definir las personas autorizadas para ingresar al área de archivo. Considerar los procesos de digitalización de expedientes, así como las políticas para el acceso de los mismos. Finalmente, se acordó convocar la próxima reunión para la semana 0 del trimestre septiembre-diciembre de 2012, para revisar la propuesta de las políticas y su posible aprobación para luego ser sometidas a la consideración del Consejo Directivo para su aprobación final. 31/05/2012 Acta No C/CI-USB 7/8

8 IV. PUNTOS VARIOS. No hubo puntos varios. No habiendo más que tratar, se levantó la sesión. CP/lp. Cristián Puig Secretario Presidente 31/05/2012 Acta No C/CI-USB 8/8