QUÉ ES UN PRESUPUESTO?

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1 PRESUPUESTOS QUÉ ES UN PRESUPUESTO? Un presupuest es un dcument que traduce ls planes en diner: diner que necesita gastarse para cnseguir tus actividades planificadas (gast) y diner que necesita generarse para cubrir ls csts de finalización del trabaj (ingress). Cnsiste en una estimación en cnjeturas hechas cn fundament sbre las necesidades en términs mnetaris para realizar tu trabaj ministerial. Un presupuest n es: Inamvible: cuand sea necesari, un presupuest puede cambiarse, siempre que tmes medidas para tratar las cnsecuencias del cambi. Así, pr ejempl, si has presupuestad diez nuevas cmputadras per descubres que realmente l que necesitas es un generadr, entnces pdrías cmprar mens cmputadras y adquirir el generadr. Un simple registr de ls gasts del últim añ, cn un 15% extra añadid para cubrir la inflación: cada añ es distint y las rganizacines necesitan utilizar el prces presupuestari para examinar l que realmente es necesari para pner en práctica sus planes. Sól un requerimient administrativ y financier de ls dnantes: el presupuest n debería frmar parte de una prpuesta financiera y lueg ser desestimad y lvidad a la hra de realizar un infrme financier para ls dnantes; es una herramienta viviente que se debe cnsultar en el trabaj diari, cmprbar mensualmente, cntrlar cnstantemente y usarse cn creatividad. Un cuadr ptimista e irreal del cste real de las csas: n subestimes el cste real de las csas cn la esperanza de que te ayudará a recaudar el diner que necesitas; es mejr devlver a ls dnantes el diner que n se ha emplead, que pedir un «pc más» para pder acabar el trabaj. Pr qué es necesari un presupuest? Pr qué es imprtante para una rganización, pryect departament tener un presupuest? El presupuest es una herramienta administrativa esencial. Sin un presupuest, eres cm un barc sin timón. El presupuest te indica cuánt diner necesitas para llevar a cab tus actividades. El presupuest te bliga a pensar rigursamente sbre las cnsecuencias de tu planificación de actividades. Hay mments en ls que la realidad del prces presupuestari te bliga a replantearte tus planes de acción. Si se utiliza de manera crrecta, el presupuest te indica cuánd necesitarás ciertas cantidades de diner para llevar a cab tus actividades. El presupuest te permite cntrlar tus ingress y gasts e identificar cualquier tip de prblemas. El presupuest cnstituye una buena base para la cntabilidad y transparencia financiera. Cuand tds pueden ver cuánt debería haberse gastad y recibid, pueden plantear preguntas bien fundadas sbre discrepancias. N puedes recaudar diner de dnantes a mens que tengas un presupuest. Ls dnantes utilizan el presupuest cm base para decidir si l que slicitas es raznable y está bien planificad. CÁLCULO DE COSTOS: CATEGORÍAS El cálcul de csts cstes te ayudará a determinar de manera realista l que te cstará pner en práctica tu plan peracinal. Cuand lleves a cab tus planes, necesitarás utilizar una amplia serie de aprtacines. Estas aprtacines incluyen a persnas, infrmación, equipamient y destrezas. La mayría de ellas Presupuests 1

2 implicarán un cste añadid, que es el que ha de ser calculad para desarrllar un presupuest. Un cálcul meticuls de ests cstes ayuda de la siguiente manera: Te ayudan a desarrllar un presupuest precis. Te ayudan a seguir y cntrlar el cste real resultante de las actividades. Ls csts que necesitas calcular están clasificads del siguiente md: Csts de peracines: sn csts directs resultantes de la realización del trabaj. Pr ejempl: el cste del alquiler de instalacines para la celebración de acts, la impresión de una publicación, ls viajes en dnde se van a llevar a cab ls trabajs de camp; también se pdrían incluir materiales, equipamient, transprte y servicis. Csts rganizativs (también llamads csts básics): csts de tu base rganizativa que incluyen a la dirección, administración gbiern. Una vez que te hayas decid pr el mejr sistema de rganización para apyar tus planes rganizativs, incurrirás en ls gasts rganizativs de manera regular, aunque n lleves a cab tus planes n tengas niveles de actividad tan alts cm habías esperad. Pr ejempl: si alquilas instalacines para tus pryects, per sól cnsigues llevar a cab ds de ells, aún tendrás que pagar el alquiler de ls trs espacis; si has cntratad a una recepcinista, le tendrás que pagar, aunque se haya dispuest pc de sus servicis. Csts de persnal: sn csts de tu persnal básic, cm sn ls participantes en la administración, las persnas que realizan un trabaj transversal de pryects (este tip de cstes se pueden categrizar dentr de «cstes rganizativs»). Ests cstes incluyen sus salaris y cualquier tr subsidi cm la asistencia médica el pag de ls fnds de pensines de ls que sn respnsables. Puedes «cancelar ls csts de persnal» a cierts pryects a carg de la rganización. Así, pr ejempl, si tu agente de publicacines va a gastar la mitad de su tiemp trabajand en publicacines para un pryect en particular, entnces puedes incluir la mitad de su salari y subsidi en tus cstes del pryect. Si tu Directr va a gastar un 15% de su tiemp prprcinand apy administrativ para el jefe del mism pryect, entnces el 15% de su tiemp y subsidi también puede ser cargad a nmbre del pryect. Csts de inversión: cstes para grandes «inversines» que, mientras sean necesarias debid al pryect pryects, permanecerán cm capital rganizativ inclus después de que acabe el pryect. Ls vehículs y equipamient cm también ls rdenadres y ftcpiadras se pueden incluir en esta categría. Puede que tds ls pryects ls utilicen, bien, sól un pryect en particular ls necesiten. Dependiend de cóm pretendas utilizar el equipamient, l pdrían presupuestar dentr de ls cstes peracinales de ls cstes rganizativs. Pr qué es imprtante saber la categría seleccinada para calcular tus csts? Prque muchs dnantes prefieren financiar csts peracinales cm a veces dicen, csts directs del pryect en vez de csts básics rganizativs de emple de persnal. Presupuests 2

3 Marc para Calcular csts Nta: Según las necesidades de tu rganización pryect, tus encabezamients pueden variar ligeramente. Est debería frecerte algunas directrices. Cálcul de csts de peracines: Actividad: Cste unidad de Cantidad Cste ttal del artícul Materiales Equipamient Servicis Transprte El cste de unidad es el gast de un sl artícul. Ej. Cste pr día, pr kilómetr, pr persna. Es el númer de unidades (cuántas) que necesitarás para la actividad. Ej. 200 partidas para frmación, 130 días de tiemp de frmadres. Multiplica el númer ttal de unidades pr el cste de unidad. Cste ttal pr actividad La suma de tds ls cstes individuales Cálcul de Csts rganizativs: Una vez que has hech tus cálculs, puede que quieras asignar un prcentaje de ls distints artículs a departaments pryects específics. Est es una práctica aceptable. Dirección : Salaris / subsidis: Cntact de dnante: Cntact de gbiern: Relacines públicas: Recaudación de fnds: Recurss humans: Administración: Salaris / subsidis: Equipamient: Sftware: Material de papelería: Desarrll de gbiern y rganización: Reunines de la Junta: Prcess rganizativs: Centr de recurss: Gasts generales: Alquiler de la ficina: Electricidad y agua: Segur: Mantenimient: Hnraris legales y de auditría: Ttales anuales: Ttal: Presupuests 3

4 REGLAS PRESUPUESTARIAS Estas reglas n se fijan de manera permanente, sin que frecen una serie de directrices que te ayudarán a tratar situacines habituales. Para pryects y rganizacines a larg plaz resulta nrmal preparar un presupuest que prnstique varis añs de una misma vez. Aunque l más frecuente sea que el presupuest del añ venider resulte el más precis, el prnóstic para ls próxims añs aprta algún indici sbre ls niveles de financiación que pdrían necesitarse. A menud se tiene en cuenta cierta reserva para la inflación de ls añs psterires y para las actividades previstas cn psibilidad de cambi. Un presupuest de tres añs debería basarse en un plan de tres añs de duración. Las cntribucines en especie (sin diner, cn mercancías) deberían incluirse a md de antación aparte dentr del presupuest (para btener más infrmación sbre antacines dirígete a Presupuests cnslidads, en Ejempls). Aunque n frman parte del presupuest, reducen sus cstes, pr es deberían señalarse. También se incluye dentr de este tip de cntribucines aquellas aprtacines de vluntaris a md de esfuerz participativs. Alguns gasts que se tienen que calcular per que se lvidan frecuentemente: Csts iniciales: supnen gasts para una nueva rganización pryect cm la búsqueda a gran escala de persnal, la mudanza, las alteracines inmbiliarias, el lanzamient del pryect u rganización. Investigación y desarrll: asesramient, evaluación de las necesidades, prcess de planificación. Demcracia y gbiern: el establecimient de la estructura, la búsqueda de persnal, el desarrll y aceptación de uns estatuts, la frmación de ls miembrs de vluntariads. Marketing relacines públicas: la cnstrucción de una imagen pública. Sustitución de bienes de capital. Cstes de seguimient y evaluación para pryects Ls cálculs n sn meras valracines, sin cnjeturas hechas cn fundament. Haz tus deberes, btén presupuests, utiliza el teléfn para llegar a btener un cste prmetedr. Cmprueba cualquier cifra que tengas de añs anterires que te puedan aprtar infrmación de utilidad. Anta cualquier aument de preci del que hayas íd hablar (ej. un aument salarial del 10% que ya se haya aprbad). Tma ntas de cualquier gast pc crriente que pudiera currir (ej. mudanza de tus ficinas). Una pequeña cantidad de diner puede que parezca una ridiculez, per multiplicada repetidamente pr este tip de discrepancias puede cambiar en gran medida tu presupuest. Guarda bien tus antacines. A medida que planificas tu presupuest y tmas decisines sbre cóm vas a calcular tus gasts, ten tus antacines a man, de md que puedas cnsultarlas y cmprbar de dónde prceden las cantidades. Pr ejempl, puede que calcules ls cstes de tu taller sbre la base de una cierta cuantía para ftcpias, basándte en un gast aprximad pr página. Cuand al añ siguiente ls cstes resulten mayres de l esperad, deberías retmar tus ntas y bservar la discrepancia prducida. En tr tip de cntext un dnante Presupuests 4

5 puede que te pida una explicación sbre cóm btienes tales gasts pr participante en ls talleres. Para tus prpis prpósits administrativs, divide el presupuest para el añ siguiente en presupuests mensuales, pues te ayudará a vigilar tu fluj de diner Fuente: Elabración del presupuest pr Janet Shapir Elabración de un presupuest Traductr: Daniel Fernández. Presupuests 5

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