DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN A LOS SISTEMAS PARA LA PLANIFICACIÓN EN LA UDELAR. Gabriel Errandonea Lennon

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2 DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN A LOS SISTEMAS PARA LA PLANIFICACIÓN EN LA UDELAR Gabriel Errandonea Lennon

3 Por qué un sistema integrado de información? Informar a las autoridades o público en general sobre la situación de la educación terciaria; Proporcionar información que permita el monitoreo del progreso de una política, estrategia o plan implementado; Obtener información relevante para la gestión del sistema de educación superior o algunas de sus instituciones individualmente. 3

4 Desafíos actuales Los sistemas que hoy tiene la UdelaR, no constituyen sistemas de información aptos para los objetivos anteriormente reseñados. Las experiencias internacionales señalan un camino diferente, con proyecciones mayores. Es necesario realizar una transición hacia verdaderos sistemas integrados de información. Proponer medidas específicas para realizar dicha transición. 4

5 Las experiencias internacionales Comparten dos grandes dimensiones: generación de información para el análisis del desempeño del sistema de educación terciaria. seguimiento y monitoreo de los lineamientos políticos institucionales. 5

6 Las experiencias internacionales Sistemas interinstitucionales: redes cooperativas. Integrados, transversales y estratégicos. Orientados a identificar patrones alejados de los estándares estipulados. No se limitan a los procesos acotados en el espacio de la vida universitaria. 6

7 Ejemplo de experiencias nacionales Gestión Unificada de Registros e Información (GURI): Tiene el potencial de incorporar cambios en tiempo real, debido a que no opera bajo aplicación local. Alojado en los servidores de ANTEL, aprovecha la conectividad y la plataforma CEIBAL para el relevamiento de la información que éste requiere. 7

8 Ejemplo de experiencias nacionales Gestión Unificada de Registros e Información (GURI): Base nominal de datos de alumnos y maestros. Permite el control de la obligatoriedad de la asistencia del alumno. Reducción de los tiempos en las tareas administrativas. Se puede acceder a él desde cualquier equipo. Permite tener un historial del alumno, de los docentes y de las Escuelas. 8

9 Ejemplo de experiencias nacionales Sistema de Información Integrado del Área Social (SIIAS): sistema nominal articulado de monitoreo para la implementación de políticas de equidad social. es alimentado por ANEP, ASSE, BPS, INAU, MEC, MIDES, MSP, MVOTMA y MTSS. es posible agregar las fuentes para obtener indicadores sociodemográficos que permitan el análisis de determinantes y la caracterización de los diversos indicadores educativos. 9

10 Tipología de sistemas integrados de información Sistemas Transaccionales: apoyo de las actividades del nivel operativo. Sistemas de Apoyo a las decisiones: apoyo a las decisiones de nivel intermedio; apoyo a la gestión. Sistemas de información Estratégicos: apoyo al monitoreo de los procesos organizacionales para la adaptación estructural; apoyo a la planificación estratégica. Fuente: Weill (1992) 10

11 Pasos en la generación de un sistema de información Identificación y definición de los objetivos Creación de una lista de lineamientos políticos basados en objetivos Desarrollo de una lista de indicadores Desarrollo de una lista de datos requeridos para calcular los indicadores Localización de las fuentes de información disponibles Calculo de los indicadores Verificación de los resultados Análisis de los indicadores Selección final de los indicadores que integrarán el sistema Selección del diseño del documento que presentará el sistema de indicadores Fuente: Martin, M. Sauvageot, C., & Tchatchoua, B (2011).

12 Situación actual de los sistemas de información en UdelaR Plan Estratégico de la UdelaR: instalación del Consejo Ejecutivo Delegado. establecimiento de la Comisión Programática Presupuestal. instalación de Pro Rectores y Comisiones Sectoriales relacionadas con las principales funciones de la institución. creación de Áreas por afinidad temática. desarrollo de sistemas horizontales de gestión en diferentes niveles. (Fuente: UdelaR, 2005). 12

13 Situación actual de los sistemas de información en UdelaR En el plano general de la gestión administrativa, la UdelaR en su Plan Estratégico declara la importancia y el compromiso por continuar desarrollando los sistemas horizontales de gestión, concebidos como sistemas integrados, dando prioridad a su normatización, simplificación y unificación de procedimientos... (Fuente: UdelaR, 2005: 155) 13

14 Situación actual de los sistemas de información en UdelaR La UdelaR ya ha establecido como prioritarias las necesidades de evaluación y planificación. Se crea la Comisión para el Sistema de Indicadores de la Enseñanza (SIEn): pone a consideración de las Áreas un listado de indicadores. 14

15 Situación actual de los sistemas de información en UdelaR En atención a las recomendaciones, comentarios y solicitudes de las Facultades de Ingeniería y Información y Comunicación y de la Unidad de Enseñanza de la CSE, se elaboró una propuesta de operacionalización y sistematización de dicho listado. La CSE inició la confección de un sistema integrado (evaluativo y estratégico) de indicadores. 15

16 Situación actual de los sistemas de información en UdelaR Al momento, la Universidad de la República ha desarrollado diferentes sistemas de gestión horizontal, que si bien cada uno funciona de manera independiente y han sido llevados a cabo por diferentes grupos de trabajo, en todos ellos ha participado el Servicio Central de Informática Universitaria (SeCIU) en su función de organismo centralizador. (Fuente: Memórias 2010 a 2013, SeCIU) 16

17 Situación actual de los sistemas de información en UdelaR Algunos de estos sistemas horizontales de gestión administrativa (distribuido Nº 1000/95 del Proyecto de Mejora de la Gestión): Sistema de Seguimiento de Expedientes (EXPE+) Sistema de Gestión de Resoluciones (SGR) Sistema de Gestión de Bedelías (SGB) Sistema de Administración de Personal (SIAP) Sistema Integrado de Gestión e Información (SIGI) Ssistema ALEPH en bibliotecas universitarias. (Fuente: 17

18 Ejemplo de experiencias nacionales Seguimiento de Expedientes (EXPE+): sistema de seguimiento de documentos (expedientes y notas). incorpora el Expediente Electrónico (EE). permitió el desarrollo del Sistema de Gestión de Resoluciones (SGR): registra las resoluciones tomadas por el CDC, CED, Consejo de una Facultad y/o Comisión Directiva. Se pueden realizar consultas por número de expediente, nombre, cédula de identidad, fecha o cadena de texto. 18

19 Ejemplo de experiencias nacionales Software ALEPH para una Gestión Integral de Bibliotecas: formato bibliográfico único y específico (Marc21). En 2009 el software se instaló en todas las Bibliotecas (BiUR). puede acceder a un catálogo integrado. Este sitio web vincula a todas las bibliotecas y centros de documentación de la UdelaR. 19

20 Ejemplo de experiencias nacionales Evaluación estudiantil del curso y el docente (Unidades de Apoyo a la Enseñanza): evaluación estudiantil del desempeño de los docentes y del curso o asignatura dictado por el docente. el formato de formulario, frecuencia y metodología difieren entre las diferentes UAE. las preguntas no se encuentran unificadas para todos los servicios. algunas UAE han incorporado en sus formularios variables de perfil sociodemográfico de los estudiantes. 20

21 Ejemplo de experiencias nacionales Entorno Virtual de Aprendizaje: en el marco de los planes estratégicos , se desarrolló el subproyecto Uso educativo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) en la enseñanza de grado, del programa Mejora de la Enseñanza de Grado. en el período 2008 a 2010 se llevó adelante la implementación del Proyecto Generalización del uso educativo de TIC en la Universidad de la República (Proyecto TICUR), financiado por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID). 21

22 Ejemplo de experiencias nacionales Del SGB al SGAE: Del proyecto Servicios de Bedelía por Internet, propuesto por SeCIU y aprobado por el Consejo Directivo Central (CDC) en el marco del Proyecto de Mejora de la Gestión surge el Sistema de Gestión de Bedelías (SGB). En Julio del 2008 inicia el proyecto Sistema de Gestión Administrativa de la Enseñanza (SGAE), propuesta presentada, desarrollada y aún en fase de implementación por parte de SeCIU. 22

23 Ejemplo de experiencias nacionales Fuente: Presentación SeCIU,

24 Necesidad de un sistema de indicadores de educación superior Transparencia y accountability. Gestión administrativa. Definiciones estratégicas. Definición de metas. Vertebración organizacional y lenguaje común. Evaluación y autocorrección. (Fuente: Filgueira, Mancebo y Rossel 2001) 24

25 Necesidad de un sistema de indicadores de educación superior Marco conceptual de Indicadores Contexto social, Económico y Demográfico El contexto influye en la organización desempeño del sistema educativo Sistema Educativo. Descripción General La educación incide en el contexto Recursos invertidos en educación INPUT Acceso, cobertura y participación. Funcionamiento de la Educación: Eficiencia interna Equidad en las oportunidades educativas. OUTPUT Calidad de la educación: logro académico Impacto social de la educación Fuente: Desarrollo de indicadores en Educación en América Latina y el Caribe, 2003, pág 4. 25

26 Necesidad de un sistema de indicadores de educación superior Hoy el tema se vuelve a colocar en la agenda del cogobierno universitario: contar con planificación estratégica en la UdelaR y, por lo tanto, contar con un sistema de información para toda la UdelaR. Sin embargo, hoy sigue necesitándose información robusta y comparable, pertinente y oportuna. La gestión debe necesariamente, si se han fijado metas, ser un instrumento jerárquicamente dependiente de la planificación para alcanzarlas. 26

27 Tres posibles escenarios Sistema integrado transaccional: un escenario de baja. Sistema integrado de apoyo a la gestión: un escenario de media. Sistema integrado estratégico: un escenario de alta. 27

28 Hacia un sistema integrado transaccional Ajustar y poner en operación un sistema que dé apoyo a las acciones operativas: Unificación de las distintas fuentes, migración de los datos a un único sistema para una coordinación y regulación de los principales elementos de gestión y planificación de la educación. Esfuerzo parcialmente ya en marcha, que requeriría de modificaciones y ampliaciones, pero que no supondría importantes modificaciones estructurales en el organigrama institucional. 28

29 Hacia un sistema integrado transaccional Ajustar y poner en operación un sistema que dé apoyo a las acciones operativas: Continuar avanzando en la creación de sistemas de indicadores específicos, superando las limitaciones que implica el trabajar con fuentes de datos diversas y que en algunos casos no han sido desarrolladas con finalidades estadísticas. Mejorando los diferentes sistemas de gestión horizontal e integrando los mismos en un único sistema de nformación. 29

30 Hacia un sistema integrado transaccional Este escenario De baja, lo es en la medida en que intenta desarrollar hasta un punto de fusión las herramientas existentes. Esto no puede hacerse sin que se institucionalice un espacio de coordinación y gestión específico hoy inexistente. No supone necesariamente una ingeniería mayor en términos de reformulación organizacional para la UdelaR. 30

31 Hacia un sistema integrado de apoyo a la gestión Creación e institucionalización de un espacio orientado a la reunión, análisis y planificación estratégica de los rumbos de la UdelaR, y no la reformulación de un espacio ya existente. El escenario anterior puede constituir parcialmente una primera etapa. Redefinición funcional (o la creación, dado el caso), el fortalecimiento y la articulación funcional de espacios de monitoreo en: enseñanza, investigación, extensión, territorialización inclusiva y, naturalmente, la gestión administrativa y financiera. 31

32 Hacia un sistema integrado de apoyo a la gestión El escenario 2 supone cambios estructurales importantes: Creación de una comisión de planificación estratégica (u otro cualquier formato que suponga un espacio cogobernado y técnicamente sustentado, capaz de reunir y analizar información, producir evaluación con base en ella y asistir y asesorar al CDC y al Rector, en materia de planificación estratégica). 32

33 Hacia un sistema integrado de apoyo a la gestión El escenario 2 supone cambios estructurales importantes: Supone la creación y/o el fortalecimiento de los espacios de construcción de indicadores en las diferentes Comisiones Sectoriales, en la Comisión Coordinadora del Interior y en la Dirección General de Planeamiento. Dotarlos de acceso horizontal al circuito de la información y establecer claramente las dependencias jerárquicas, las atribuciones y las autonomías que correspondan. 33

34 Hacia un sistema integrado estratégico Supone contar con sistemas concebidos para ser administrados mediante espacios institucionalizados y equipos técnicos centrales, capaces de informar sobre la vida universitaria para fines múltiples, entre los cuales no puede faltar la gestión local y la evaluación externa, pero que también permita la consulta en tiempo real, el seguimiento proactivo de programas y proyectos y, naturalmente, la planificación estratégica y la rendición de cuentas. 34

35 Hacia un sistema integrado estratégico Un sistema de información de enseñanza superior moderno, necesariamente tiene que entender lo que ocurre en la academia desde lo que ocurre fuera de ella y articular sus acciones a los recursos y necesidades del entorno. 35

36 Hacia un sistema integrado estratégico El país cuenta además con recursos de Data Center adecuados: Cuenta con uno de los cuatro Data Center de América Latina con certificación internacional Tier III del Uptime Institute. Es el cuatro país con más metros cuadrados de Data Center por habitante de Sudamérica (1.000 racks; Plan Ceibal usa sólo cinco racks; Agesic usa 16; y Antel y UTE algo más de 100 cada uno). 36

37 Hacia un sistema integrado Propuesta: estratégico Crear una Comisión de Planificación Estratégica. Crear sistemas de información integrados estratégicos, de acceso jerárquico horizontales y transversales. Respaldar en servidores de ANTEL e Integrar el SIIAS. Elaborar un sistema estratégico de indicadores. Contar con equipos técnicos especializados por áreas de competencia que atiendan las necesidades de información en ambos niveles: las políticas sectoriales y 37 las políticas institucionales.

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