6.5.7 El sistema automatizado contable CONTAB

Transcripción

1 6.5.7 El sistema automatizado contable CONTAB El Sistema CONTAB es parte de una serie de software orientado al registro, producción, diseminación y análisis de información gerencial para cualquier institución. CONTAB permite mantener al día, con facilidad, los libros contables de cualquier institución y para ello trabaja con un catálogo de cuentas de hasta 6 niveles, que permite administrar un ilimitado número de cuentas y de movimientos, sobre las cuales se efectúan asientos de partida doble. La operación del sistema es muy amistosa y sencilla, lo que lo convierte en una herramienta insustituible para el contador y sus asistentes. La operación se limita a seleccionar opciones de un menú de tipo pop-down, o de los botones diseñados sobre el Escritorio de la aplicación, con un simple click del mouse de la computadora, u oprimiendo en el teclado la letra o símbolo que se encuentre subrayado en cualquiera de las opciones o menú desplegable que se nos presente. El otro tipo de operación a realizar se resume en llenar campos de datos y responder a preguntas sencillas.

2 Programas y Archivos. El Sistema CONTAB está compuesto por Formularios, Módulos, Consultas y Reportes, los que se encuentran integrados y compilados dentro del fichero de programa CONTAB.EXE, constituyendo el Sistema de Contabilidad General, que se utilizará durante la sesión de trabajo. Para la generación y ejecución de Reportes y Listados de salida, CONTAB se enlaza con el utilitario de Visual Basic Crystal Report. Otros archivos que contiene el disco de instalación son los ficheros de configuración del sistema y otros módulos que el sistema CONTAB carga automáticamente. Una relevante importancia tienen los archivos de extensiones.mdb (Por Ejemplo: Dollar.MDB y Pesos.MDB), y sus correspondientes archivos asociados.ldb (Por Ejemplo: Dollar.LDB y Pesos.LDB), los que constituyen las Bases de Datos y las informaciones de bloqueo de registros de Micrososft Access respectivamente. Es sobre estos archivos que el sistema CONTAB interactúa para almacenar, recuperar y diseminar la información contable necesaria para la acción gerencial deseada. Cuando se desee realizar un respaldo de los archivos de datos, deben copiarse sobre disquete o cualquier soporte de almacenamiento externo, únicamente los archivos *.MDB y los archivos *.LDB. La forma en que se presenta la aplicación está presentada en el dibujo mas abajo..

3 Una vez seleccionada la moneda, se nos presenta el Escritorio de la aplicación, el cual tiene el siguiente aspecto y formato: Barra de Título de la Aplicación, donde aparece su icono, su nombre, y los botones de minimizar, maximizar y cerrar la aplicación Barra de Menú tipo Pop-Down de la aplicación, donde se encuentran todas las opciones de trabajo del Sistema. Escritorio CONTAB de Comandos tipo Botones, a los cuales están asociados las acciones u órdenes de uso mas frecuente de la aplicación. Barra de Tareas, donde aparece en su área izquierda información sobre el botón u opción del Menú que se ha seleccionado, y en su área derecha información sobre el tipo de moneda en que se está trabajando. Al seleccionar cualquier opción de la Barra de Menú, la aplicación asociada a esa opción se mostrará como una ventana activa sobre el escritorio del Sistema CONTAB, y aparecerá una Barra de Menú asociada a la aplicación, así como podrá aparecer o no (según la opción seleccionada) una Barra de Herramientas que cambia su aspecto según los requerimientos de la aplicación activa, y que permite auxiliar al usuario en opciones de operación sobre la ventana activa (una descripción detallada de cada una de estas barras la puede buscar en la secciones Barra de Menú asociada a la aplicación activa y en Barra de Herramientas ). En término general un aspecto del escritorio de CONTAB cuando se ejecuta una opción es la siguiente:

4 Barra de Menú asociada a la aplicación activa Barra de Herramientas Ventana asociada a la aplicación activa, sobre el Escritorio Uno de los primeros pasos necesarios para poder trabajar con el Sistema CONTAB, es la definición de un Catálogo o Plan de Cuentas, que debe ser creado por el usuario según sus preferencias o necesidades. La agrupación de las cuentas responde a 5 grupos que implícitamente CONTAB manipula y que cumple con los principios contables, ayudando a no perder de vista la ecuación: ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO Los cinco grupos son los siguientes: Grupos Naturaleza 1. ACTIVOS Deudor 2. PASIVOS Acreedor 3. PATRIMONIO Acreedor 4. INGRESOS Acreedor 5. GASTOS Deudor

5 La clasificación de las cuentas se puede llevar hasta un máximo de 6 niveles. El código de una cuenta contable está compuesto de la siguiente manera: GSC Sc Anal - Cont Especifica el 2do nivel de desglose del presupuesto (control). Ocupa 2 caracteres alfanuméricos. Especifica el 1er nivel de desglose del presupuesto (análisis). Ocupa 2 caracteres alfanuméricos. Especifica el nivel de sub-cuenta. Ocupa 2 caracteres alfanuméricos. Especifica el nivel de Cuenta. Ocupa un carácter alfanumérico. Especifica los subgrupos de las categorías. Ocupa un carácter alfanumérico Especifica los grupos. Ocupa un carácter numérico Esta codificación está formada por una serie de caracteres ordenados de tal forma que facilitan el uso y aplicación de las cuentas y permiten: La construcción sistemática y explicativa del vínculo de cuentas. Flexibilidad para adicionar o suprimir cuentas sin alterar el sistema. Una explicación del carácter de la cuenta por simple conocimiento de la estructura principal del plan de cuentas. El clasificador de cuentas ofrece una explicación sobre cuáles cuentas existen o se pueden establecer, cuál es la interdependencia entre ellas y que funciones se le asignan. El sistema para mantener la integridad de la información que manipula exige que sólo es posible operar con aquellas cuentas definidas como de último nivel, quedando las cuentas a las que ésta última se subordina, como cuentas de saldo.

6 Un Plan de Cuentas se confecciona según las condiciones concretas de la unidad económica de que se trate. Para la confección del Plan de Cuentas, el usuario deberá primeramente crear los subgrupos subordinados a cada grupo según sus propias necesidades. Es necesario para establecer un Plan de Cuentas que al menos exista (se cree) un subgrupo asociado a cada grupo. Creación del nivel de Subgrupo. Para crear niveles de Subgrupos en el Plan de Cuentas deberá seleccionar en la barra de Menú la opción Administración y dentro del menú desplegable la opción Subgrupo de Cuentas. Seguidamente se le mostrará una ventana como la siguiente: Barra de Título Código del Subgrupo Nombre del Subgrupo Selector del clasificador de Grupos Campo información sobre Grupo Seleccionado Área de Notificación

7 Creación del Plan de Cuentas. Para la creación de las Cuentas que van a ser usadas en el trabajo del Sistema CONTAB es necesario previamente haber creado el nivel de Subgrupos según se describe en la sección Creación de Nivel de Subgrupo. Selector del clasificador de Grupo Subgrupo. Nivel de Cuenta Barra de Título Nivel de Subcuenta Código de la Cuenta Nivel de Análisis Nivel de Control Nombre de la Cuenta Área de Notificación Campo información sobre Grupo Subgrupo Seleccionado Especificación de Cuenta de Banco Saldo Anterior

8 Ejemplo de parte de un listado de un Plan de Cuentas.

9 Datos de las Cuentas. El Plan de Cuentas es uno de los archivos maestros del Sistema CONTAB, y está diseñado para ser accedido según el código alfanumérico de cada cuenta. El código tiene 9 caracteres, y usualmente se establece principalmente con dígitos del 0 al 9. La estructura de la codificación permite definir desde 1 hasta 6 niveles de cuenta (grupo, subgrupo, cuenta, subcuenta, análisis, control). Así, por ejemplo, la estructura: significa que la cuenta pertenece al grupo 1, subgrupo 1, cuenta 0, subcuenta 01, y que no tiene nivel de análisis ni control. CONTAB establece en forma automática la relación entre las cuentas mayores y sus niveles subordinados hasta el último nivel. La definición del formato de la codificación a utilizar, es uno de los pasos previos al inicio del uso del sistema. Los códigos de cuentas pueden incluir caracteres alfabéticos, lo que posibilita expandir considerablemente las alternativas de diseño de cuentas. El usuario puede agregar o eliminar cuentas cuando lo desee, con las siguientes restricciones:

10 Sólo se pueden agregar cuentas de un nivel cuando existe el nivel superior. Si la cuenta que se desea agregar es de primer nivel (nivel cuenta), no hay restricciones. Si desea crear cuentas de un segundo nivel (nivel subcuenta), por ejemplo, debe existir primero un código de cuenta de primer nivel definido con los mismos dígitos con que empiezan las cuentas de segundo nivel, y así para todos los niveles. No se pueden crear niveles inferiores de una cuenta que tenga movimientos, saldos o forme parte de rubros de presupuesto. Si en algún momento necesita hacerlo, deberá trasladar el saldo a una cuenta puente y después de efectuar un cierre de periodo crear los niveles de cuenta que necesite. Por último deberá hacer un asiento para reubicar los saldos de la cuenta puente en los nuevos niveles creados. No se puede eliminar una cuenta que tenga saldo anterior, o saldo actual, o ambos, diferente de cero, o que forme parte de un rubro de presupuesto de proyectos. Tampoco se puede eliminar una cuenta que haya tenido movimientos en el período, aunque su saldo sea igual a cero. No se puede eliminar una cuenta que tenga subniveles subordinados. No se permite modificar el código de una cuenta debido a que un cambio de código afectaría todos los niveles inferiores y superiores de la cuenta; podría modificar la naturaleza de la cuenta; y afectaría a todos los comprobantes que sobre ese código se hayan realizado. Introducción de los Saldos Iniciales de las Cuentas. Cuando se va a utilizar por primera vez el Sistema CONTAB es necesario introducir los saldos de las cuentas que conforman el Plan de Cuentas, ya que estas se crean con saldos igual a 0.00, y en la vida real, las organizaciones, cuando deciden utilizar un medio de automatización para el control de su actividad contable, ya tienen su Plan de Cuentas creado y éstas tienen saldo diferentes de Para la actualización de los Saldos, sólo se introducirán datos correspondientes al nivel de mayor detalle (Cuentas de Operación) de cada cuenta mayor, ya que el Sistema calculará automáticamente el Saldo de cada cuenta mayor (Cuentas de Saldos). Una vez finalizada la actualización de los Saldos Iniciales, cumpliendo con los principios de la ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO ecuación contable, se efectúa de forma automatizada un cierre de período inicial, para que los saldos que aparecen como resultado de los movimientos del período actual pasen a la columna de saldo anterior de los estados de cuenta, y se eliminen los movimientos del balance inicial. De esta manera el nuevo período que se comenzará no tendrá movimientos, y se podrán introducir movimientos del nuevo

11 período, estando los archivos de datos (Bases de Datos) listos para comenzar con el nuevo período.

12 Asientos contables El método de Asiento por Partida Doble utilizado por CONTAB, asegura un alto nivel de exactitud en el mantenimiento de los Libros, debido a que cada suma anotada en una cuenta debe llevar una contrapartida que iguale el balance. Las anotaciones se realizan en dos columnas llamadas DÉBITO (Debe) y CRÉDITO (Haber), cuyas sumas siempre No de Comprobante deben ser iguales. Fecha del Comprobante Tipo de Moneda Barra de Título Tipo de Asiento Concepto Código de la Cuenta Suma Valor Nueva Fila Insertar Fila Suprimir Fila Pendiente Observaciones Aceptar Cancelar

13 Conciliación Bancaria. Cada cierto periodo se dispone de Comprobantes Bancarios relativo a los Estado de Cuenta que las organizaciones tienen en el Banco. Generalmente el saldo que trae el estado de cuenta del banco, no coincide con el saldo que esa cuenta refleja en nuestros libros. Por ello se requiere hacer una Conciliación Bancaria para determinar las causas de las diferencias existentes y definir el saldo correcto. Las diferencias entre el saldo de nuestros libros y los libros del banco se deben generalmente a las siguientes causas: 1. Cheques pendientes o en tránsito: Cheques emitidos por la institución y no cobrados en el Banco por el beneficiario del mismo; esto trae como consecuencia que estén abonados en libros, pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco. 2. Depósitos en tránsito: Generalmente corresponden a depósitos enviados al Banco, a fin de mes, que no aparecen aún en los Comprobantes Bancarios. En este caso aparecen cargados en nuestros libros, pero no abonados por el Banco. 3. Notas de débito: Cargos hechos por el Banco por diversos conceptos como intereses, comisiones, giros descontados devueltos y cheques recibidos de clientes. 4. Errores y otras diferencias: Esto puede suceder tanto en los registros de la Institución como en los del Banco, al registrarse cantidades distintas a las reales, omisiones por comprobantes de nuestra Contabilidad aún no registrados, depósitos o egresos cargados a nuestra cuenta que corresponden a terceros, etc. CONTAB permite realizar la Conciliación Bancaria en base de marcar los documentos registrados por el banco y que estén anotados en el sistema. Los documentos que estén marcados desaparecerán en el siguiente cierre, no así los aquellos no marcados, que seguirán apareciendo hasta que queden conciliados. De esta manera la conciliación se realiza completamente en el sistema. Al marcar documentos y comparar el saldo del banco con el saldo de la cuenta, CONTAB solicitará la fecha del estado bancario, y sólo tomará en cuenta los documentos que tengan fecha anterior a esa.

14 Selector Lista Desplegable Cuenta No Slip Banco Fecha Valor Banco Ventana Items a conciliar Valor Libros Chq. Transito Tranf S/Cont Ingr. S/Cont Dep Transito Egreso S/Cont Total Diferencia Observaciones Botón Aceptar

15 Reportes. Uno de los objetivos primordiales de la contabilidad en una organización es producir la información necesaria para conocer la gestión de la entidad en un determinado período. Para la generación y ejecución de Reportes y Listados de salida, CONTAB se enlaza con el utilitario de Visual Basic Crystal Report, el cual constituye una poderosa herramienta para el diseño y adminis-tración de la documentación que CONTAB manipula, permitiendo, a través de su Lenguage de Acceso a Bases de Datos (SQL DATABASE ACCESS), definir funciones de usuarios que permiten desarrollar aplicaciones profesionales que pueden ser usadas con la variedad de impresoras que soporta el sistema Windows. Formato de Órdenes. El formato de órdenes se nos presenta con un panel de botones con acciones que el usuario puede ejecutar sobre el listado seleccionado por él. Asociado a cada botón aparece la descripción del tipo de acción que se puede realizar, así como una representación gráfica (icono) de la acción.

16 Las órdenes que son válidas para este tipo de interfase son: Imprimir: Permite enviar hacia la impresora todo el listado que se ha seleccionado, sin una visualización previa en pantalla. Los valores de parámetros de la impresora son los que en su sistema Windows tenga definido como impresora predeterminada. Presentar: Realiza el enlace con el Crystal Report y visualiza en pantalla el listado que se ha seleccionado. Desde el manipulador de pantalla es posible seleccionar la opción de impresión, si así se desea, permitiendo en este caso seleccionar todo el listado, un intervalo de páginas, o alguna página en específico.

17 Salida hacia archivo: Esta opción permite almacenar el listado que se ha seleccionado como un archivo de disco. Para ello aparece una caja de diálogo, para que el usuario le especifique: el nombre que le desea dar a su archivo; el tipo de formato en que desea sea convertido el listado; la unidad de disco donde desea almacenarlo; y finalmente el camino o carpeta en que desea sea colocado el archivo.

18 Formato de Selección y Orden. Este formato se nos presenta con una ventana que tiene asociado el panel de botones descritos en Formato de Órdenes, y además le permite al usuario manipular de su documento, todas las fechas, o un rango de fechas; así como seleccionar todos los items del reporte, un intervalo de ellos, o uno en particular, para su procesamiento. Información Financiera. La información financiera tiene una gran importancia en la institución pues es la que permite analizar las tendencias hacia donde se dirige la institución, interrelaciona las diferentes cuentas y sectores de los informes financieros entre sí, y permite determinar o detectar qué sectores o cuentas están incidiendo de manera positiva o negativa en el desarrollo de la institución y de sus objetivos. En este sentido, el Sistema CONTAB permite obtener información sobre: Plan de Cuentas. Saldo de las Cuentas. Mayor Analítico. Comprobantes. Conciliaciones Bancarias. Presupuesto de Proyectos. Otros.

19 Para tener acceso a estos listados se debe proceder de la siguiente manera: Seleccionar en la barra de Menú la opción Listados y dentro del menú desplegable la opción sobre el listado deseado. Aparecerá seguidamente un cuadro de diálogo con algunos de los formatos descritos en el acápite Reportes (Formato de Ordenes o Formato de Selección y Orden) y al deprimir la tecla Presentar se podrá obtener el listado correspondiente a la opción deseada por el usuario. Ejemplos de Listados de Información Financiera. Cierre del Período Contable El Periodo Contable constituye el lapso de tiempo que determina cuáles han sido los beneficios o pérdidas/faltantes o sobrantes en ese período y, como consecuencia, permite establecer cuál ha sido la variación en el patrimonio. En muchas organizaciones, sobre todo en ONGs, el período contable está en relación directa con la necesidad de información al interior de la entidad, y depende además de los requerimientos informativos y de control que solicitan las principales agencias de cooperación (por lo general semestral y anual). Durante el Cierre del Periodo Contable el Sistema CONTAB se encarga de actualizar todos los Saldos de las Cuentas y transferir todos los movimientos y documentos que haya realizado durante el período para la Dase de Datos de Estadística.

20 En la Fecha de Cierra el Sistema CONTAB pondrá automáticamente la fecha en que se está ejecutando la aplicación, teniendo el usuario la posibilidad de cambiar esa fecha, si así lo desea.

21 Asientos de Cierre. Un Cierre de Período sólo es posible realizarlo si previamente todas las cuentas de Ingresos y Egresos han sido cerradas (saldos igual a cero). Para cerrar las cuentas de ingresos y egresos es necesario realizar asientos sobre estas cuentas. CONTAB permite generar asientos de cierre de forma automática. Para ello, se procede de la siguiente manera:

22 Balances. Los Balances se preparan con el fin de presentar una revisión periódica o informe acerca del estado de los fondos y los resultados obtenidos durante el período, permitiendo conocer sobre la situación económica y financiera y sobre sus resultados. Asimismo son base del establecimiento de la política financiera. Los balances que el Sistema CONTAB manipula son: Balance General o Estado de Situación. Estado de Resultado. Balance general o de situación. El Balance General constituye uno de los informes contables más importantes que se elabora al finalizar cada período. Se trata de presentar en forma clasificada todas las cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el patrimonio para una fecha determinada, es decir, una relación de cuentas reales, de valuación y de orden; que en forma resumida presenten la situación objetiva de la Organización para la fecha del cierre. El objetivo de este Balance es sintetizar donde se encuentran invertidos los valores (Activo), y el origen y la fuente de donde provienen esos valores (Pasivo y Capital). El balance general no detalla profundamente cada activo y cada pasivo, sino de partidas genéricas que expresen con claridad su contenido; así tampoco de nombrar cada persona y entidad sobre las que la Organización tiene derechos u obligaciones, solamente se enuncia la Cuenta Control en cuestión con su saldo para la fecha. El Balance General se elabora una vez al año al finalizar el ejercicio económico, aunque ello no implica que no se pueda realizar en períodos menores (mensual, trimestral, semestralmente, etc.) de acuerdo a lo estipulado en los contratos de proyectos. Estado de Resultado. Es un informe que se utiliza para evaluar la eficiencia de la Organización mediante la comparación de los ingresos y los gastos en un determinado período. Los ingresos están conformados por donaciones, prestación de servicios, intereses devengados, etc. Los gastos son las erogaciones en las que incurre la Organización en el momento de producir bienes y servicios. La diferencia obtenida entre los ingresos y los gastos constituye el resultado del período.

23 Presupuesto. CONTAB incluye facilidades para llevar presupuestos sobre cada cuenta del Plan de Cuentas, poder comparar en cualquier momento el presupuesto con los datos reales, y modificar o actualizar el presupuesto si es necesario, permitiendo mantener actualizado: 1. Comportamiento presupuestario. Ejecución real del presupuesto. Fuentes de financiamiento. Gastos y saldo de ejecución de los proyectos ejecutados. 2. Resumen de los proyectos y los fondos. Cantidad y volumen financiero de proyectos aprobados, ejecutados y finalizados. Estructura (cantidad y volumen financiero) por tipo de proyecto (según áreas a las que se encuentra vinculados). Ubicación geográfica de los proyectos. Informes Financieros. Informes de ejecución presupuestaria de proyectos. Consiste en un reporte que refleja el presupuesto aprobado por la Agencia de Cooperación, comparativo con los gastos ejecutados en determinado período (por lo general semestral), así como el comportamiento de los ingresos en el periodo. Este reporte debe contener cada partida en forma separada o global por rubros específicos, según lo presenta el presupuesto aprobado. El formato de este Informe depende de la estructuración que le ha dado la Agencia de Cooperación, pero de forma general es el siguiente:

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