PROCESO DE CAPACITACIÓN INTRODUCCIÓN Y PARÁMETROS

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1 SIIGO Contador Versión 5.1 PROCESO DE CAPACITACIÓN INTRODUCCIÓN Y PARÁMETROS CARTILLA No 1 Diciembre

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION INTRODUCCION Y ACCESO A LA PÁGINA WEB QUE ES SIIGO VENTAJAS DIFERENCIALES PRODUCTOS SIIGO Soluciones Empresariales COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO ACTUALIZACIONES DE VERSIÓN Cuando Utilizarla? Cómo Utilizarla? ASISTENCIA VIRTUAL Cuando Utilizarla? Cómo Utilizarla? ASISTENCIA TELEFÓNICA ILIMITADA SERVICE CENTER Cuándo Utilizarlo? Cómo Utilizarlo? SERVICIO DE ATENCIÓN INMEDIATA VÍA DEXON Que es Dexon? Como Funciona? Cuáles son los requerimientos? Proceso de Instalación ATENCION EN PLANTA VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO Cuando Utilizarlas? Como Utilizarlas? ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS Cuándo Utilizarlos? Como Utilizarlos? ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION MODULOS DE SIIGO SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE MÁQUINA SIIGO WINDOWS CONTADOR INSTALACION DE EMPRESA PASOS PARA INSTALAR LA EMPRESA PARAMETRIZACION CREACIÓN DE PAÍSES Y CIUDADES CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL Datos Generales De La Empresa Instalada DEFINICIÓN DE MONEDAS REGISTRO DE CLAVES CLAVE DE USUARIO MULTIPLES CLAVES DE ADMINISTRADOR INTENTOS FALLIDOS BLOQUEO DE FECHA

3 5.10. DEFINICIÓN DE PLAN UNICO DE CUENTAS ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MÓDULOS CREACIÓN DE TERCEROS BORRADO DE NIT DEFINICION DE DOCUMENTOS TIPOS DE DOCUMENTO PARÁMETROS GERENTE COMPROBANTES PREFIJADOS COMPROBANTES PREFIJADOS FIJA PREFIJADOS CONCILIACION BANCARIA GENERACIÓN DE MOVIMIENTO GRABA EXTRACTO BANCARIO INTERFASES

4 1. INTRODUCCION Actualmente las organizaciones requieren contar con herramientas tecnológicas que le permita optimizar y agilizar procesos y reducir costos, los cuales se ven reflejados en la gestión de las diferentes áreas de la empresa. SIIGO Contador es diseñado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relación de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compañías no tendrán que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automáticamente y al instante alimenta la información necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita. Es por ello que este manual le ofrece una guía a cerca del manejo y beneficios de los diferentes productos y servicios de tecnología que Informatica y Gestion S.A. tienen a su disposición como alternativa inmediata para la solución de dudas e inquietudes de forma ágil y oportuna. En esta sesión se establecerán los parámetros iniciales del sistema, los cuales deben quedar muy bien definidos ya que son la base para obtener posteriormente unos resultados óptimos en el proceso de información del sistema. 1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PÁGINA WEB 1.1. QUE ES SIIGO SIIGO - Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administración de negocios. Su mercado objetivo son las medianas y pequeñas empresas de los sectores industrial, comercial y de servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS, WINDOWS, LINUX o REDES. 4

5 1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES Por ser SIIGO el único software administrativo TOTALMENTE INTEGRADO EN LINEA Y TIEMPO REAL, el sistema le ofrece las siguientes ventajas diferenciales: 14 módulos administrativos que permiten controlar en detalle todas las áreas de su empresa, ejerciendo así una gerencia integral, que disminuye la posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades. Información exacta, que reduce considerablemente el riesgo a tomar decisiones y que solo se consigue cuando se utiliza un Software Totalmente Integrado, porque cuando la cifra se digita una sola vez, siempre los datos en las demás áreas serán los mimos, pues provienen de una sola fuente de alimentación (los documentos); es decir, que la cifra de la factura siempre será igual a la de contabilidad, cartera, inventarios, etc. Información al día, que permite tomar decisiones mas acertadas al tener cifras reales y en cualquier momento; y esto sólo se logra, cuando a partir de la elaboración de los documentos se actualiza al instante la información de toda la empresa; es decir, que al digitar una factura, el sistema inmediatamente y de manera automática e inteligente registra los datos en los módulos de contabilidad, cuentas por cobrar, inventarios, ventas, presupuesto y pedidos y sin necesidad de realizar procesos engorrosos de interfases, cierres, transferencias, reprocesos o reconstrucciones de datos y se evita redigitar, conciliar datos, perder información al tener qu e unir o enviar saldos y lo más importante, decidir con datos actualizados, parciales y poco confiables. Información histórica, que permite analizar en cualquier momento, como ha sido el comportamiento de las cifras en los diferentes meses de año, sin necesidad de tener que realizar procesos engorrosos de cierres de mes; adicionalmente, y 5

6 con el fin de que la implementación del software sea mas rápida, el sistema permite digitar datos de diferente mes y al mismo tiempo los de día a día, logrando así, que no se atrase la información de hoy y desatrasando la de meses anteriores. Información proyectada, que permite sensibilizar las cifras para evaluar el impacto de las decisiones y esto se logra con la funcionalidad de SIIGO Add-in, pues se pueden trasladar los datos contables y administrativos a Excel, y utilizar no sólo su potencia de cálculo y graficación, sino también tener acceso a informes y gráficos predefinidos. Información Corporativa, que permite tener un control total de las diferentes empresas, al poder registrar, incluso en múltiples monedas, las transacciones de hasta 98 compañías y obtener la información de manera individual o consolidada. Seguridad en información, que permite a la gerencia, restringir el acceso en las cifras de la empresa, al personal que considere no las necesita o no las debe conocer, y esto se logra al tener la opción de manejar claves de acceso y definir múltiples menús propietarios. Indicadores claves de éxito, que le pe rmite a la gerencia, conocer a manera d e cifras y gráficas, los resultados más relevantes de su negocio, mediante la utilización del módulo EL GERENTE. Facilidad de manejo, que le garantiza que en muy corto tiempo se aprende a utilizar y que ofrece resultados de manera rápida y confiable, y esto se obtiene al utilizar un software que tan solo al elaborar cualquier documento y sin que el personal requiera conocimientos avanzados en contabilidad y sistemas, le permita tener el control de su empresa. 6

7 Auditoria de Información, resume los informes de auditori a más importantes que el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el registro de transacciones y en el desarrollo de la gestión PRODUCTOS SIIGO Soluciones Empresariales Por tamaño de empresa SIIGO Básico SIIGO, Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios. La siguiente figura muestra la presentación del mismo: SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versión SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y.NET SIIGO Básico es Monousuario 7

8 OPCIONES: SIIGO BASICO SERVICIOS Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO COMERCIAL Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO PROVEEDORES Documentos, Contabilidad, Cuentas por Pagar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO PRODUCCION Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Distribución de Costos, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO CAJERO Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Punto de caja, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO ofrece módulos complementarios Cuentas por pagar Gestion de Nomina y Recursos Humanos SIIGO Add-in Balanced Scorecard Tablero de indicadores VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO SIIGO es fácil y rápido de configurar, incluye un asistente de configuración (WIZARD), que guía y detalla pasó a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicándole el porqué de cada opción, con el fin de que lo parámetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima. SIIGO es muy fácil de usar, incluye menús propietarios y mapa de informes SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente, registra y mantiene al día la información de todas las áreas de la empresa. SIIGO Básico integra hasta 5 módulos en línea y tiempo real. SIIGO cumple con las últimas normas gubernamentales 8

9 SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el año contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente SIIGO permite el nivel de desagregación de información al utilizar centros de costos, terceros y documentos SIIGO Básico maneja hasta 2 empresas consolidables. SIIGO permite el diseño personalizado de documentos. SIIGO migra información a otros programas SIIGO utiliza múltiples claves de acceso con niveles de restricción. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseño tan intuitivo, que le permite navegar en los menús y en los documentos de una manera fácil y sencilla Mayor nivel de seguridad en el acceso a la información De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden diseñar menús propietarios para restringir a partir de la definición de permisos, el acceso a información no autorizada Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la información de manera más rápida Reducir el tiempo en la digitación y consulta En SIIGO.NET los usuarios podrán a través de la definición autónoma de los buscadores, encontrar la información de una manera mas rápida y sencilla Analizar la información de acuerdo a las variables que se requieran A partir de la de generación personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podrá crear nuevas variables que no están contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numérica, de texto, etc. 9

10 Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresión de las facturas, egresos y cualquier otro documento podrá ser diseñado directamente por el usuario Facilidad en la elaboración de los documentos En una sola pantalla, el usuario podrá a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboración de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones En SIIGO.NET los usuarios podrán definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilización de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de línea Generación personalizada de reportes A través de múltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas Facilidad de Integración con otros programas SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboración de nuevos programas especiales El diseño de SIIGO.NET permite que la elaboración de los programas especiales puedan ser realizados de una manera más rápida y efectiva Características: Tiene en su empaquetamiento cinco módulos (05) totalmente integrados. Monousuario Permite instalar hasta 2 empresas en la misma licencia. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. SIIGO VENDEDOR SIIGO, Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios. SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versión SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y.NET 10

11 SIIGO Vendedor ofrece nueve (9) módulos básicos: 1. Elaboración de documentos 2. Contabilidad General 3. Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar 4. Inventarios 5. Ordenes de Pedidos 6. Ventas 7. El Inteligente 8. El Gerente 9. El Auditor NOTA: EN SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor están incluidos; los que faltan estarán incluidos en el segundo semestre del 2008 SIIGO Vendedor ofrece módulos complementarios Módulos adicionales Gestión de Recaudo Gestión de Clientes Gestión de Tesorería Punto de Venta Cajero Distribuido Manufactura Gestion del Talento Humano Nomina Recursos Humanos Vt-learning (Capacitación Virtual) Gestion de Evaluación por Competencias Inteligencia de Negocios SIIGO Add-in Balanced Scorecard - Tablero de Indicadores - Mapa de Gestion - Mapa Estratégico - Indicator Maker La siguiente figura muestra la presentación del mismo: 11

12 VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO SIIGO es fácil y rápido de configurar, incluye un asistente de configuración (WIZARD), que guía y detalla pasó a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicándole el porqué de cada opción, con el fin de que lo parámetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima. SIIGO es muy fácil de usar, incluye menús propietarios y mapa de informes. SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente, registra y mantiene al día la información de todas las áreas de la empresa. SIIGO Vendedor integra 9 módulos en línea y tiempo real. SIIGO cumple con las últimas normas gubernamentales. SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el año contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente. SIIGO permite el nivel de desagregación de información al utilizar centros de costos, terceros y documentos. SIIGO registra todas las transacciones (excepto nómina), en Noventa y nueve (99) tipos de moneda: una (1) Local y noventa y ocho (98) Extranjeras. SIIGO Vendedor maneja hasta 5 empresas consolidables. SIIGO permite el diseño personalizado de documentos. SIIGO migra información a otros programas. 12

13 SIIGO utiliza múltiples claves de acceso con niveles de restricción. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro. SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseño tan intuitivo, que le permite navegar en los menús y en los documentos de una manera fácil y sencilla Mayor nivel de seguridad en el acceso a la información De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden diseñar menús propietarios para restringir a partir de la definición de permisos, el acceso a información no autorizada Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la información de manera más rápida Reducir el tiempo en la digitación y consulta En SIIGO.NET los usuarios podrán a través de la definición autónoma de los buscadores, encontrar la información de una manera mas rápida y sencilla Analizar la información de acuerdo a las variables que se requieran A partir de la de generación personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podrá crear nuevas variables que no están contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numérica, de texto, etc. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresión de las facturas, egresos y cualquier otro documento podrá ser diseñado directamente por el usuario Facilidad en la elaboración de los documentos En una sola pantalla, el usuario podrá a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboración de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones En SIIGO.NET los usuarios podrán definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilización de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de línea 13

14 Generación personalizada de reportes A través de múltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas Facilidad de Integración con otros programas SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboración de nuevos programas especiales El diseño de SIIGO.NET permite que la elaboración de los programas especiales pueda ser realizada de una manera más rápida y efectiva Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. Características: Tiene en su empaquetamiento siete módulos (07) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes. SIIGO Estándar SIIGO Estándar es el software administrativo cuya total integración permite, mediante la elaboración de todos los documentos (facturas, cheques, recibos, notas, etc.), obtener la información al instante y de manera confiable de todas las áreas de la empresa, permitiendo así ejercer un control total sobre la compañía disminuyendo la posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades. La siguiente figura muestra la presentación del mismo: 14

15 Características: Tiene en su empaquetamiento catorce módulos (14) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 98 empresas en la misma licencia. Consolida 8 empresas con movimiento y 98 con saldos en la empresa No. 99. Permite crear 9999 centros de costos y 999 subcentros de costos. Permite crear 9999 Bodegas y 999 ubicaciones en cada bodega. Manejo de moneda extranjera hasta con 99 monedas diferentes. e- Synergy e-synergy es una solución nueva basada en tecnología Web (Internet / Intranet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, dando a mas personas acceso a mas información que antes. Esto significa que cada elemento puede ser relacionado o conectado: computadores, documentos, clientes, productos, empleados y mucho más. La siguiente figura muestra la presentación del mismo: 15

16 Permite la entrada, proceso, acceso e interacción de toda la información que la empresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios, distribuidores, clientes y proveedores usando el buscador de una página Web. Por sector económico SIIGO Producción Adicionalmente a las funcionalidades que tiene el SIIGO Estándar, SIIGO PRODUCCION le permite a las empresas industriales conocer el costo real de un producto determinado y contabilizar automáticamente los costos de producción. Su funcionalidad básica parte desde la formulación de cada producto a partir de un recetario hasta obtener el costo real de los productos. La siguiente figura muestra la presentación del mismo: SIIGO Comercial SIIGO Comercial es una herramienta de apoyo para la administración y el control empresarial en los negocios del sector comercial; a través de la elaboración de documentos en el computador (facturas, cheques, recibos, etc) actualizando en línea y tiempo real los registros de contabilidad, cartera, inventarios y ventas. SIIGO Servicios 16

17 Software modular de SIIGO para la administración de negocios del sector de servicios, con el cual se obtiene al momento y de manera confiable la información de contabilidad, cartera o proveedores partiendo de la elaboración de documentos fuentes (facturas, cheques, recibos, etc.), ofreciendo así, todas las cifras necesarias para la toma de decisiones. Por actividad económica SIIGO Vendedor SIIGO Vendedor es un software completo y de fácil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. El sistema es utilizable en computadores que opere bajo sistema operacional DOS, WINDOWS, REDES y LINUX. La siguiente figura muestra la presentación del mismo: Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. Características: Tiene en su empaquetamiento siete módulos (07) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. 17

18 Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes. SIIGO Contador SIIGO Contador es diseñado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relación de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compañías no tendrán que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automáticamente y al instante alimenta la información necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita. La siguiente figura muestra la presentación del mismo: 2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO. Después de realizada la instalación de SIIGO, terminados los procesos teórico prácticos de capacitación y solicitadas por nuestros clientes las visitas presénciales, el Departamento de Servicio al Cliente les seguirá prestando permanentemente a sus 18

19 usuarios los servicios que a continuación describimos y a cuyos beneficios tienen derecho a través del Contrato Anual de Mantenimiento 2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO Informática & Gestión, ofrece una garantía permanente de funcionamiento sobre el programa SIIGO y sus módulos complementarios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: Que el usuario no altere ni acceda a los archivos de programas, ni a los archivos de datos por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por Informática & Gestión. Que el usuario permita al personal de Informática & Gestión la realización de las actividades propias de la visita de mantenimiento, suspendiendo temporalmente las labores y conserve en buen estado los equipos de cómputo. Que el usuario se mantenga en la última versión del programa, ofrecida por Informática & Gestión y renueve permanentemente su contrato de mantenimiento ACTUALIZACIONES DE VERSIÓN Informática & Gestión realiza actualizaciones de versión permanentes de acuerdo con: Los cambios en la legislación contable y tributaria. Mejoras o sugerencias hechas por los clientes, siempre y cuando puedan ser implementadas Cuando Utilizarla? Cuando desee tener su software actualizado debe hacer uso de la garantía permanente de funcionamiento, ya que constantemente se hacen mejoras, modificaciones o inclusión de nuevas utilidades al producto que permiten un óptimo funcionamiento del mismo. Así mismo se requieren las actualizaciones del software cuando se presenten cambios en las normas contables, fiscales o laborales que afecten el software. Es recomendable que las actualizaciones de SIIGO se efectúen como mínimo cada tres (3) meses Cómo Utilizarla? Para efectuar la actualización de SIIGO debe ingresar a nuestra página WEB por la parte superior sección Portales y seleccione Clientes, selecione la opcion ya tiene clave pulse aquí de inmediato le solicitará su Username (Que corresponde al Serial) y Password (Que corresponde a la Clave asignada por Informática y Gestión S.A.). Si aun no tiene la clave para ingreso al portal contáctenos y solicítela. 19

20 La última versión de estas actualizaciones se encuentra disponible en la página web en dos presentaciones: Actualización Total: Al seleccionar esta opción bajará todos los archivos correspondientes al programa elegido y los últimos cambios si los tiene. Actualización Parcial: Al seleccionar esta opción bajará únicamente los archivos que han tenido modificaciones posteriores a la generación de la Actualización Total. Servipack SIIGO Windows: Descarga el último Servipack de SIIGO Windows. Runtime SIIGO Windows Descarga el Runtime para SIIGO-Windows. Para bajar la Actualización Total o los Actualización Parcial del programa se deben realizar los siguientes pasos: 1. Seleccione la opción Actualizaciones : 20

21 2. Inmediatamente habilita dos opciones. Para continuar con el proceso de actualización de clic en Actualizaciones : 21

22 3. Si selecciona la opción Actualización Total bajará todos los archivos correspondientes de SIIGO y los últimos cambios si los tiene e inmediatamente le mostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormente clic en el botón iniciar 22

23 4. Una vez que el sistema valida la información suministrada en el paso anterior, se abre la siguiente ventana, del Procedimiento para bajar la Actualización, en donde debe definir el modulo que desea actualizar y posteriormente clic en continuar. 5. El sistema iniciará el procesamiento de la información y le mostrara los archivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a uno los.zip que muestra el sistema. 23

24 Si desea saber cómo bajar los archivos generados, consulte la opción Cómo bajo los archivos de actualización a mi disco duro? RECUERDE Hacer copia de seguridad de su información (empresas) y de los archivos de programa. Cada uno de los pasos descritos anteriormente tiene recomendaciones, las cuales sugerimos leer antes de continuar. Si la opción elegida es Actualización Total, se deben bajar todos los archivos de actualización generados por el sistema. Los archivos de actualización se deben copiar en cada una de las máquinas donde tenga instalado SIIGO Windows, para DOS únicamente en el servidor. 24

25 Si usted no cuenta con servicio de Internet podrá solicitar sus actualizaciones directamente en las instalaciones de Informática y Gestión S.A. en la Carrera 18 No. 79ª er piso. El procedimiento para solicitar las actualizaciones en Informática y Gestión S.A. es el siguiente: Traer impresa la solicitud de la actualización generada por el sistema en las siguientes rutas, de acuerdo al tipo de Siigo que se tenga instalado: SIIGO WINDOWS: Administración Imprime solicitud de actualización SIIGO DOS: Al ingresar al programa, en el menú principal, seleccionar la letra A Solicitud Actualización Medio magnético en el que desea la actualización. (1 CD para actualizar su SIIGO DOS o SIIGO WINDOWS, 15 Disquetes para actualizar su SIIGO DOS, UNIX o LINUX ASISTENCIA VIRTUAL Informática y Gestión S.A. cuenta con un portal de clientes que esta a su disposición las veinticuatro (24) horas del día, para que pueda resolver sus dudas o inquietudes en lo referente al manejo y ejecución de procesos en SIIGO, lo que le permitirá obtener su información contable de forma rápida y oportuna Cuando Utilizarla? La asistencia virtual se debe utilizar en el momento en el que se presenten dudas o inquietudes en la definición de parámetros, manejo o ejecución de procesos dentro de SIIGO Cómo Utilizarla? Para obtener acceso a la asistencia virtual se debe ingresar a la pagina WEB Clientes Si ya tiene clave ingrese AQUÍ Ingrese el usuario y la contraseña escoger la opción Preguntas Frecuentes, donde encontrará instructivos detallados, que le ayudarán a resolver sus inquietudes. Para ingresar a la opción de preguntas frecuentes debe seguir los procedimientos que se describen a continuación: 1. Clientes 2. Si ya tiene clave ingrese AQUÍ 3. Ingrese el usuario y la contraseña 25

26 2. Escoja la opción PREGUNTAS FRECUENTES 3. Lea el instructivo y de clic en la opción Acceso A Preguntas Frecuentes 26

27 4. Para realizar la búsqueda se puede por 1. Palabra Clave o por 2. Numero De Documento: Para realizar la búsqueda se debe escribir una Palabra clave que esté relacionada con el tema de su interés y luego dar clic en el botón Buscar. 2.4 Asistencia Telefónica Ilimitada Service Center 27

28 El Departamento de Servicios cuenta con un grupo de asesores especializados en la prestación de servicio telefónico, pues tienen las suficientes destrezas para que rápidamente y de manera efectiva, puedan diagnosticar, solucionar y hacer el seguimiento necesario para que la duda y/o inconveniente sea solucionado totalmente. Para lograrlo, contamos con una planta telefónica con PBX independiente que se atiende de lunes a viernes Cuándo Utilizarlo? Este es un servicio al que nuestros usuarios tienen derecho sin ningún costo adicional y que puede utilizar cada vez que tenga dudas o inconvenientes con SIIGO; el único requisito, es que se encuentren a paz y salvo por todo concepto y que mantengan vigente su contrato de mantenimiento Cómo Utilizarlo? Como procedimiento de inicio al servicio, el usuario deberá dictar el número del serial del programa con el fin de que el asesor pueda encontrar mas rápidamente el historial del cliente. El número telefónico de este servicio es: SERVICIO DE ATENCIÓN INMEDIATA VÍA DEXON MANUAL DE INSTALACION DEXON Que es Dexon? Dexon es un software de comunicaciones que le permite a nuestros usuarios SIIGO tener un contacto directo vía MODEM o a través de Internet con un Asesor de Informática & Gestión S.A., sin necesidad de hacer presencia física, minimizando tiempo en desplazamiento. Software de comunicaciones que permite soluciones Agiles, Seguras y con Acceso Remoto. Es neceseario que en el equipo en el que se realice la conexión se tenga acceso a Internet Como Funciona? A través de una conexión telefónica o Internet el cliente podrá acceder al servidor central de servicio telefónico de Informática y Gestión S.A., en donde el asesor que recibe la llamada estará en capacidad de conectarse con el cliente para acceder a la información y así poder prestar un servicio en línea. 28

29 Cuáles son los requerimientos? Windows 2000 en adelante Procesador 486 en adelante 64K en RAM en adelante MODEM de 56k y o salida a Internet Proceso de Instalación 1. Si al momento de realizar esta Instalacion o Actualizacion del Agente Dexon se tiene la version del agente Dexon anterior se debe eliminar: Ingrese al Disco local C y elimine la carpeta Dexon. Eliminar por Inicio/Todos los programas/dexon, dar click derecho sobre el icono de Configurar conexión con Siigo eliminar. Eliminar por Panel de Control/Conexiones de Red el icono de Service Center de Siigo 29

30 2. Despues de eliminar el agente Dexon anterior, verificamos que este creada la carpeta Dexon en el Disco local C, de lo contrario crear esta carpeta llamada DEXON. 30

31 Copiar en la carpeta Dexon el archivo Dexon_Rs.Exe 3. Luego verificamos en el Disco local C/Carpeta Dexon que se encuentre el archvo comprimido Dexon_RS. 31

32 4. Siguiente a este proceso se da clic derecho en el archivo comprimido, y se extrae el contenido a la carpeta Dexon. 5. Ejecutamos el archivo Dexon_Rs. Con doble click. 32

33 6. De inmediato aparece una ventana, en la cual se seleccionar el idioma en que se desea realizar la Instalación del Agente Dexon. 7. Aparecerá un mensaje, en el cual el sistema confirmara que se realizara la Instalación del Agente Dexon. 8. Al dar continuar en el mensaje de la Instalacion del programa, se mostraran las condiciones de la licencia del programa Dexon. 33

34 Favor leer las condiciones del licenciamiento y luego dar click al botón Si, acepto los términos del contrato de licencia de uso para que inicie la instalación. 9. El sistema comienza el proceso de instalación 10. Al realizar la Instalación del Agente Dexon, adicionalmente se debe configurar la conexión, este proceso es necesario, para la realización de la conexión con el service center de Siigo. El sistema arrojara una ventana en el cual nos confirmara si la conexión es por Modem o Banda Ancha. 34

35 Si la conexion es por I.P o VPN se debe seleccionar la opción Dispone de una conexión a Internet y luego se debe aceptar la opcion de NEXT para que el programa tome el cambio. Si la conexión es por Modem se debe seleccionar la opción No tiene salida de Internet y luego se debe aceptar la opcion de NEXT para que el programa tome el cambio. 13. Luego el sistema muestra los Datos de la configuracion, en el cual se refleja el nombre de la conexion, dirreccion IP, el nombre de usuario, la contraseña y el dominio de la conexion, estos datos no se deben modificar ya q se presentan inconvenientes al realizar la conexion, le indicamos que Finalize para aceptar la conexión. 35

36 Nota: Para conexiones via Modem solo se realizan desde Bogota Datos Para La Conexion Por Ip/Banda Ancha con el servidor de Bta Datos Para La Conexión Por Modem con el servidor de Bta 14. Cuando termine el proceso de creación de la conexión a Service Center Siigo el sistema muestra el mensaje La conexión fue creada correctamente! 36

37 15. Cuando termina el proceso de instalación muestra un mensaje que La Instalación se termino satisfactoriamente. Le decimos que OK. 16. Posteriormente el sistema informa que es necesario reiniciar el equipo, indicamos a esta opción y de esta manera queda Instalado Configurada la conexión. Nota: Si al reiniciar la maquina tenia la versión anterior de Dexon debe desinstalar el programa y volver a ejecutarlo de la siguiente manera: 15. ingresando en Inicio/Todos los rogramas/dexon/dexon_rs/desinstalar Dexon_RS 37

38 Y volver a realizar el proceso anteriormente mencionado. 16. Después de haber realizado la Configuración del Agente Dexon, Debemos crear el icono del acceso Directo para solicitar el servicio. Ingresamos por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos click derecho sobre el Icono de Service Center, Crear Acceso Directo. 38

39 17. Verificamos en el escritorio que se halla creado el Acceso Directo y luego damos doble click sobre este icono para la realizacion de la conexión. 39

40 18. El sistema crea en la parte inferior derecha un ingreso directo a Icono Service Center el cual se utiliza para solicitar el servicio después de estar conectado con nuestro servidor. 19. Luego damos doble clic sobre el icono Azul Service Center que se encuentra en la parte inferior derecha de nuestro escritorio, tramitamos los datos como Nombre, Teléfono Y Correo Electrónico y le decimos Comunicarse. (NO diligenciar en el nombre de la empresa Signos y si es el central o un distribuido indicar el nombre de la maquina o Terminal a la que corresponde) 20. Al dar clic en la opción comunicarse el sistema muestra un mensaje el cual indica El proceso de la conexion y luego aparece un mensaje el cual dice que El incidente ya fue creado esto significa que la conexión ya ingreso en la consola de Dexon para la prestacion del Servicio. 40

41 21. Habilita la ventana del Chat con el cual el usuario y el asesor se comunicaran vía Dexon. 41

42 Se empieza la comunicación via Chat y Remota por la cual nuestros asesores de Servicio al Cliente prestaran un servicio eficaz. Nota : En caso de perder la conexión via Dexon comunicarse con nuestro Call Center al para dar solucion a este incoveniente. 42

43 Cuadro de Configuración Conexión Dexon Pais I.P Pública I.P Servidor Usuario Contraseña Dominio Dexon -CFG Colombia dexon dexon1 076rd400- dexon1 Ecuador dexon dexon01 ec154dexon Perú dexon dexon01 pe076dexon Proceso para desconectarse de la conexión con Service Center? 1. Ingresar por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos Click derecho sobre el icono de Service Center Desconectar 2.6. ATENCION EN PLANTA Informática & Gestión S.A. tiene a su disposición a un grupo de asesores que le podrán prestar un servicio personalizado dentro de nuestras instalaciones. 43

44 2.7. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO Los usuarios podrán solicitar sin costo alguno las visitas de mantenimiento para la solución de sus inconvenientes. De acuerdo a las necesidades del cliente y en el momento que lo requiera, deberá solicitar estas visitas de mantenimiento, las cuales no son acumulables de un año a otro, es decir que si no hicieron uso de las visitas dentro del año de mantenimiento, no se acumulan para la siguiente vigencia del contrato Cuando Utilizarlas? Las visitas podrán ser utilizadas cuando requiera efectuar actualizaciones de versión, revisión de información, capacitación, limpieza de y mantenimiento de archivos, etc. Él número de visitas que pueden solicitar, depende del producto adquirido Como Utilizarlas? Comuníquese con nosotros a través de la línea de atención al cliente con un asesor del departamento telefónico y solicite la visita de mantenimiento indicando su número de serial, dirección, teléfono y nombre del contacto ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS Informática y Gestión S.A. le ofrece cursos de manejo en SIIGO sin costo adicional, para que capacite y actualice al personal de su empresa. Los cursos de Capacitación en SIIGO se dictan en nuestras instalaciones en un total de nueve (9) sesiones de cuatro (4) horas cada una, donde dos (2) horas son teóricas y dos (2) horas son prácticas. El servicio de Monitorias tienen como propósito fundamental, aclarar dudas sobre el manejo y el funcionamiento de SIIGO en las empresas usuarias. Su programación se realiza de acuerdo a las solicitudes efectuadas por los clientes y por el análisis de las estadísticas arrojadas por nuestro sistema de información, de acuerdo a las llamadas mas frecuentes que recibimos. La idea es que el usuario se identifique con un tema de interés y se inscriba. Periódicamente y con el fin de mantener a nuestros usuarios actualizados en temas de interés empresarial y/o relacionados con SIIGO, se están dictando seminarios sobre las últimas normas contables, tributarias o administrativas y sobre nuevas versiones de SIIGO, a las cuales podrá asistir sin costo alguno, una persona designada por el cliente; la empresa deberá inscribirse de acuerdo a la programación establecida por Informática & Gestión. 44

45 2.8.1 Cuándo Utilizarlos? Cuando ingrese nuevo personal a su empresa o quiera actualizar a los usuarios actuales de SIIGO en su empresa, puede hacer uso de los cursos de capacitación y monitorias que ofrece permanentemente Informática & Gestión S.A. Los cursos y las monitorias se realizan en las fechas y horas programadas por Informática & Gestión S.A. y podrán asistir las personas designadas por el usuario Como Utilizarlos? La programación de los cursos y monitorias están publicados en nuestra página web Capacitación, donde encontrará las diferentes fechas y horarios en que se dictan los cursos. Una vez haya escogido la fecha y el horario del curso deberá inscribirse con anticipación, personal o telefónicamente en nuestro Departamento de Capacitación, Tel Ext Estos cursos y monitorias no tienen ningún costo para nuestros usuarios, siempre y cuando se encuentren a paz y salvo por todo concepto y tengan vigente su contrato de mantenimiento. Los seminarios son totalmente gratis, pero estos se programan en fechas y horas específicas que serán publicadas con anticipación en nuestra página web. 45

46 3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION El objetivo principal del proceso de capacitación consiste en mostrar al usuario el ciclo normal de una empresa en sus operaciones, interactuando de forma integrada con todos los módulos desde el proceso de parametrización del software, correr todos los procesos contables y administrativos con el fin de mejorar la gestión de las empresas. 3.1 MODULOS DE SIIGO Documentos Contabilidad Cuentas por cobrar Gestión de Recaudo Cuentas por pagar Inventarios Nómina Activos fijos Presupuesto Ordenes de pedidos Ordenes de compra Ventas Gestión de clientes Tesorería PORTAL DE CLIENTES S E R V I C E C E N T E R Contabilidad Parámetros Saldos Iniciales Proceso de Compras Gestión de Clientes Proceso de Ventas Gestión de Recaudos Proceso de Inventarios Activos Fijos Tesorería Procesos Automáticos Y Cierres C E R T I F I C A C I O N Servicio Remoto DEXON 46

47 3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE MÁQUINA. El Sistema Integrado de información Gerencial Operativa SIIGO WINDOWS, opera bajo plataformas operacionales tales como: Windows 98 Segunda Edición/ 2000 / NT / XP / Vista Novell OBJETIVOS 3. SIIGO WINDOWS CONTADOR Controlar la contabilización de los comprobantes o documentos como: facturas, recibos, egresos y notas. Obtener en forma detallada los informes que se utilizan para realizar todos los procesos automáticos como prefijados, diferidos y ajustes por inflación. Optimizar el proceso de interfase de documentos elaborados en cada empresa donde presta la asesoría, con el capturador de datos. BENEFICIOS Impresión de informes detallados de movimientos contables, acumulados de terceros y centros de costos. Liquidación de impuestos y obtención de informes para análisis de información Evitar cargar documentos de los clientes, optimizando la utilización del capturador de datos. GENERALIDADES Es un software diseñado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relación de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. El Contador se puede utilizar a través de computadores que trabajen bajo cualquier plataforma, ya sea Windows o Red. Además de lo anterior el Contador tiene una estructura de funcionamiento muy sencilla, en donde predominan la facilidad de manejo y la total integración. Características: Es un programa con un empaquetado de seis módulos Trabaja monousuario y multiusuario Permite instalar hasta 98 empresas Maneja hasta 9999 centros de costo Maneja moneda extranjera (Multimoneda) Maneja capturador de datos 47

48 4. INSTALACION DE EMPRESA El programa debe instalarse en el computador establecido por el usuario para tal fin, SIIGO permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismo equipo, Usando los directorios con un número consecutivo así SIIWI01, SIIWI02,... donde se encontraran la información de cada una de las empresas. La instalación de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar espacios libres, ejemplo 1,2,3,4 SIIGO permite la reinstalación de empresas, aquellas que ya no se estén usando pueden volver a crearse con razón social, y NIT diferentes al instalado inicialmente. Los datos que debe saber antes de iniciar el proceso son: 1. Cual es el equipo que tiene el SIIGO 2. Numero de empresa a Instalar 3. En que unidad se instalara la empresa. 4. Numero de serial de la empresa 5. Nombre de la empresa a Instalar tal como aparece en Cámara y Comercio 6. El numero de identificación (NIT) 7. Información General ( si es agente de Retenedor de IVA, Si maneja múltiples retenciones y que sistema de inventarios manera en esta empresa) 8. Maneja IVA diferencial y que plan de cuentas necesita y 9. por ultimo la fecha de corte de saldos iniciales 4.1 Pasos para instalar la empresa Ingrese a SIIGO y en el menú tome la siguiente Ruta RUTA: OTROS Creación nueva Empresa. 48

49 Al ingresar a la opción se presenta la siguiente ventana: a. En el campo Numero de Empresa a instalar Digite el numero de la empresa, teniendo en cuenta que debe ser consecutivo. b. La unidad Es el disco de almacenamiento donde quedara la información de la empresa ya que en ella esta instalada la primera empresa, si es monousuario (por ejemplo C: o D:) o multiusuario (por ejemplo F:) 49

50 c. En la siguiente ventana Indique nuevamente el Número de empresa a instalar (2). d. Nota: En caso de instalar una empresa sobre otra ya creada, es obligatorio seleccionar la opción Corresponde a una reinstalación para que el sistema pida la Clave del Administrador y pueda reemplazar los archivos existentes. De lo contrario se debe dejar en blanco. e. El sistema nos solicita el serial - Siigo, digite el serial de su empresa dado por Informática & Gestión. (lo puede encontrar en el Menú Ayuda Acerca de en el Menú Principal.) f. El Nombre Empresa, Digite el Nombre tal como aparece en el Registro Único Tributario (RUT) o Cámara y Comercio. 50

51 g. En la opción Identificación ingrese el número del Nit de la empresa, sin separaciones de miles y el Dígito de Verificación se digita en la siguiente casilla h. Para la opción Maneja Múltiples Retenciones se debe marca cuando en el mismo documento requiero computar diferentes retenciones, adicionalmente, realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede. Nota: Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son. i. Fecha corte saldos: diligencie la fecha de corte del balance inicial de saldos con la que empezara la empresa. ejemplo Nota: Si corresponde a una empresa que va a empezar operaciones la fecha es la de constitución. 51

52 j. Mantiene el P.U.C.: (Plan único de cuentas) este campo se emplea cuando deseamos mantener el Plan Único de Cuentas que el sistema tiene digitado internamente y asignar el tipo de plan de cuentas, de acuerdo a la actividad económica de la compañía. Al marcar la opción el sistema muestra las siguientes opciones Plan para empresas del Sector Solidario (Cooperativas) Plan para Entidades Prestadoras de Salud Plan de Empresas de Servicios o Comerciales (Decreto 2650 de 1993) Plan de Entidades Oficiales El sistema confirma si los datos que se registraron anteriormente están correctos, le diremos YES y se da por finalizado el proceso de instalación de la empresa 52

53 IMPORTANTE Para que el sistema asuma los cambios, deberá salir de la aplicación y volver a ingresar, encontrando así la empresa que acabó de instalar. 8. NUMERO DE REGISTRO El número de registro es una herramienta utilizada por Informática y Gestión S.A. Para identificar cuantas de las 98 empresas se han instalado por cada licencia. Se debe hacer solicitud de número de registro de todas las empresas que tenga instaladas. Este tiene restricción de tiempo para solicitar este número, esto quiere decir que si una vez pasados noventa días después de la fecha de instalación y no se ha ingresado el número de registro no podrá seguir utilizando el programa. 53

54 La solicitud es bastante fácil, simplemente es seleccionar la opción Imprimir registro, con esta se debe ingresar al portal de clientes a tramite de registro y seleccionar Modulo Contador Numero de empresa instalada y digitar el nombre de la empresa tal como se instalo (Ejemplo: Mayúsculas, minúsculas, espacios, puntos, comas, etc..) el sistema lo mostrara de forma inmediata en la pantalla o si no se tiene Internet se puede enviar la impresión a Informática y Gestión S.A. y pasados tres días hábiles después de enviar la solicitud podrá devolver la llamada solicitando el numero del registro Este consta de 18 posiciones numéricas, se debe ingresar al programa con la fecha de saldos iniciales seleccionar la opción Numero de Registro desde este momento en adelante el sistema para esta empresa no lo volverá a mostrar el mensaje solicitando el numero de registro 9. OPCIONES DE AYUDA Los botones de ayuda que van a encontrar en el programa son: 54

55 La ventana que el sistema nos muestra es la siguiente: 4.2. ASISTENTE DE CONFIGURACION Una vez creada la empresa y se digiten los datos de entrada (usuario, clave, año, mes día) muestra los siguientes mensajes del asistente de configuración. 55

56 i. ASISTENTE DE CONFIGURACION 1: Muestra los datos generales de la 56

57 ASISTENTE DE CONFIGURACION 2: Permite realizar modificaciones a la información hecha en la instalación de la empresa (1 na sola vez). se debe repasar con tab. y completar los datos del responsable, identificación y tarjeta profesional (contador o revisor fiscal). obligatorio y grabar con icono bandera o F1. El asistente una vez modificado y guardado los cambios solicitará la creación de una País y Ciudad como Mínimo, presentara el mensaje aclarativo. Crearemos el País 1 y en el Nombre del país Colombia, Ciudad 1 Nombre Ciudad BOGOTA, Código DANE