Formato para Términos de Referencia Conservación Internacional

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1 Formato para Términos de Referencia Conservación Internacional I. Información General Título de la Consultoría: Evaluación de capacidades fiduciarias de HIVOS como Socio de Ejecución País (o países) del proyecto: Área dentro del país: Código(s) de actividad: Contacto principal en CI: Ecuador Quito Financiamiento HIVOS M.Sc. Luis Suárez Martínez Director Ejecutivo Ing. CPA María Isabel Díaz Gerente de Operaciones Responsable Técnico del Proyecto: Ing. CPA María Isabel Díaz Gerente de Operaciones Fecha de Inicio: Fecha tentativa 15 de febrero 2015 Duración de la Consultoría: Un mes 1. Antecedentes En junio de 2014, el Secretariado del Fondo Mundial para el Medio Ambiente (GEF por sus siglas en inglés) aprobó el documento de proyecto Manejo integrado de espacios marinos y costeros de alto valor para la biodiversidad en el Ecuador Continental, presentado por el Ministerio de Ambiente del Ecuador en asociación con Conservación Internacional e HIVOS Ecuador, con el apoyo de FAO como agencia de implementación. El objetivo del proyecto es desarrollar un enfoque de manejo integrado, para el uso sostenible y la conservación de áreas marino-costeras de alto valor para la biodiversidad, mediante el establecimiento de áreas de conservación, el fortalecimiento de las concesiones de manglar y la integración de la conservación de la biodiversidad en el sector pesquero. Por pedido del Ministerio de Ambiente de Ecuador a FAO, en dicho documento se establece que Conservación Internacional será la institución encargada de la ejecución del proyecto completo, mientras que HIVOS Ecuador se encargará de las actividades en la provincia de Esmeraldas, HIVOS Ecuador. Para el efecto, HIVOS Ecuador recibirá de Conservación Internacional recursos provenientes de los fondos GEF canalizados por FAO, a través de la firma de un convenio para la ejecución técnicaprogramática, administrativa y financiera. Por esta razón, Conservation International requiere realizar una evaluación fiduciaria a HIVOS Ecuador, cuyo propósito es revisar el cumplimiento de

2 HIVOS, como Socio de Ejecución, con la normativa legal contable y tributaria nacional, en el ámbito laboral y en los procesos de adquisiciones. 2. Objetivos Objetivo General La revisión proveerá una evaluación global de las capacidades de gestión de proyectos del Socio de Ejecución HIVOS, en relación a la ejecución del proyecto mencionado (ver el documento de proyecto aprobado), que incluye las capacidades de gestión financiera revisando el flujo de fondos, personal, políticas y procedimientos de contrataciones y adquisiciones, políticas y procedimientos contables, auditoría interna, auditoría externa, planificación, monitoreo e informes del proyecto y sistemas de información. Objetivos Específicos El/la Consultor/a deberá realizar la evaluación de la capacidad de gestión financiera del Socio Ejecutor HIVOS Ecuador. El/la consultor/a debe utilizar el cuestionario Lista de Control para la Evaluación del Socio de Ejecución (Anexo 1). Al llenar el formulario, el/la consultor/a también debe verificar la documentación que respalde las respuestas dadas y evaluar el sistema de control del Socio de Ejecución con igual énfasis en: (1) la efectividad del sistema al proveer a la Dirección información útil y oportuna para la adecuada gestión del proyecto FAO-GEF; (2) la efectividad general del sistema de control interno para la protección de activos y recursos del Socio. El/la consultor/a mantendría también reuniones de trabajo con HIVOs Ecuador, al menos al inicio para la inducción preliminar, y al final de la consultoría para revisión y aprobación de los productos El/la consultor/a deberá tener completo acceso en cualquier momento a todos los registros y documentos (libros contables, acuerdos legales, minutas de reuniones de comités, registros bancarios, facturas, contratos, etc.), así como a todos los/as funcionarios/as del Socio de Ejecución. A el/la consultor/a se le debe procurar acceso a bancos y depositarios, consultores, contratos y otras personas o empresas relacionadas con el socio. Si el/la consultor/a tuviese acceso restringido a cualquier registro, persona o ubicación durante el curso de la evaluación, esta restricción deberá estar claramente identificada en el reporte con sus respectivas razones. 3. Coordinación y Supervisión Estará a cargo de la Gerencia de Operaciones de CI Ecuador en coordinación con la Oficial de Proyectos GEF de FAO y la Representante Asistente Administrativa de FAO. 4. Responsabilidades, actividades y Productos El/la consultor/a deberá preparar un informe con lo siguiente:

3 Un resumen de la evaluación de las capacidades de gestión y ejecución del proyecto del Socio de Ejecución. Una descripción del Socio de Ejecución que incluya: o La dirección física, números de teléfono, números de fax, páginas web y direcciones generales de correo electrónico. o La estructura general de gestión de la organización, habilidades organizacionales, experiencia y experticia, que sean relevantes para las actividades que la organización llevará a cabo en el proyecto FAO-GEF (ajuntar el cuadro organizacional, de ser posible, con los nombres de los responsables a cargo, para ilustrar la estructura y divisiones administrativas, incluyendo las áreas de administración y finanzas, por ejemplo, Tesorería/servicios de caja, contabilidad, recursos humanos, compras, etc.) Describir el tipo y calidad de supervisión de gestión (niveles de gestión intermedios y superiores) y del sistema de comunicación que opera en la organización (por favor limitar a 1 página) o Recopilar la información para justificar en todos sus aspectos sustantivos la razonabilidad de los estados financieros del Socio Ejecutor, en lo que respecta desembolsos por concepto de IESS y SRI. o Detectar situaciones o transacciones que puedan ser indicativas de actos y gastos que no se apeguen a la normativa tributaria ecuatoriana. Si tal evidencia existiera el/la consultor/a los debe reportar en el informe final. o Verificar los procedimientos de gestión relativos a los pagos a la Seguridad Social y SRI por los contratos de personal y las adquisiciones. En particular, verificación del pago puntual de obligaciones tributarias e identificación de las falencias constatadas. o Verificar las transacciones del Socio Ejecutor, en lo que respecta desembolsos por concepto de IESS y SRI, teniendo en cuenta: a) Conformidad de las autorizaciones de gastos y validez de los comprobantes contables b) Exactitud aritmética de los documentos contables, de los comprobantes y de los estados financieros c) Exactitud de los asientos contables d) Estados financieros conforme a los libros y presentación de acuerdo a lo dispuesto por la normativa interna del Socio Ejecutor o El control de funciones administrativas y financieras que se detallan a continuación y incluyendo en cada caso: (a) una identificación en el cuadro organizacional de cuál es la oficina responsable de la función; (b) el número de personal y naturaleza de los contratos del personal (permanente, temporal, trabajo ocasional); (c) descripción de los proyectos típicos, actividades y tareas que se llevan a cabo en cada área funcional, con la indicación de la duración/ciclofrecuencia de tales proyectos, actividades y tareas. Por favor, también indicar si la función está agrupada con otras funciones en la Organización y la División/Oficina/Unidad que es responsable por el grupo de funciones. Si están disponibles, se deben adjuntar copias de los manuales de políticas y procedimientos. (Por favor limitar a 5 páginas) 1. PLANEACIÓN FINANCIERA/PRESUPUESTARIA 2. COMPRAS DE BIENES Y DE SERVICIOS CONSULTORES 3. CONTRATACIÓN DE PERSONAL 4. CONTABILIDAD (Una descripción del sistema financiero, tecnología informática, y los estándares aplicados como los Estándares Contables Internacionales (IAS en inglés) publicadas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad o las Normas Contables Internacionales para el Sector Público (IPSAS en inglés) para contabilidad de caja publicadas por el Comité del Sector Público (PSC en inglés) de la Federación Internacional de Contadores. 5. INFORMES FINANCIEROS 6. RECIBO Y DESEMBOLSO DE FONDOS (aceptación/manejo de ingresos de caja, contribuciones de donantes, liberación de pagos, emisión de instrucciones bancarias) 7. AUTORIZACIONES DE PAGO (certificación/aprobación de montos a terceras partes)

4 8. ROLES DE PAGO (Por favor describir cómo se determinan los salarios y honorarios y quién tiene autoridad para aprobarlos. Por favor describir cómo se calculan los salarios y honorarios (a personal, consultores y servicios ocasionales) y los cronogramas de pago) 9. AUDITORÍA/INSPECCIÓN/MONITOREO Y EVALUACIÓN INTERNA (describir las políticas, procedimientos y prácticas claves de la organización) 10. AUDITORÍA EXTERNA (describir los procedimientos asignados para la contratación de auditores actuales, tipo y cronograma de auditoría, tiempo en que los reportes de auditoría están disponibles) 11. INFORMES Y MONITOREO (describir el sistema de informes y monitoreo del progreso en lograr los resultados del proyecto) 12. SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Una calificación general de riesgos (A-riesgo alto, S-riesgo significativo, M-riesgo moderado, B- riesgo bajo) de la capacidad de ejecución del proyecto por parte del Socio de Ejecución, que incluya gestión basada en resultados, financiera y de contrataciones y adquisiciones. Calificaciones de riesgo para flujo de fondos, selección de personal, políticas y procedimientos contables, políticas y procedimientos de contrataciones y adquisiciones, auditorías internas, auditorías externas, informes y monitoreo y sistemas de información. Una descripción de cualquier debilidad específica de control interno que se identifique para la gestión del proyecto, incluida la gestión financiera. Cuestionario Lista de Control para la Evaluación del Socio de Ejecución (Anexo 1) completado Recomendaciones para el monitoreo y actividades de aseguramiento para abordar o compensar las debilidades en el corto plazo. Recomendaciones presentadas en el formulario Plan de Mitigación de Riesgos Fiduciarios (Anexo 2) para resolver/eliminar las debilidades identificadas incluyendo medidas de desarrollo de capacidades y mejoramiento y implementación de sistemas. Revisión del cumplimiento de las normas nacionales para ONGs, según Decreto Presidencial 16, que regula a las organizaciones de la sociedad civil en Ecuador, registro en el Estado y auditorías por parte del SRI o quien corresponda. Debe realizarse una reunión informativa sobre los resultados de la evaluación con el Socio de Ejecución, personal de CI, así como con oficiales de FAO y la autoridad coordinadora por parte del gobierno. La forma en la que ésta se realice, será responsabilidad de CI en coordinación con FAO. Por lo tanto, se estiman dos productos: 1. Una versión borrador del informe con el alcance detallado arriba, que será discutido en primera instancia con CI en coordinación con FAO y posteriormente con HIVOS. 2. Una versión final del informe que incorpore los comentarios que surjan de las reuniones mencionadas en el literal anterior. 5. Perfil requerido Profesional en las áreas de Finanzas, Auditoría, Ingeniería Comercial o afines. De cuatro a seis años de experiencia profesional relevante en auditoria y/o evaluación de capacidades financieras, preferentemente para la implementación de proyectos de desarrollo financiados por Cooperación Internacional. Experiencia previa en evaluación de entidades comparables en tamaño y complejidad al Socio Ejecutor (HIVO) Experiencia previa en aplicación de estándares internacionales para auditorías y/o uso de los estándares de auditoría ISA o las de la INTOSAI

5 Deseable experiencia de trabajo con agencias de Naciones Unidas Fluidez oral y escrito en español; buenos conocimientos del inglés. Dominio y uso profesional de software La persona seleccionada deberá ser completamente imparcial e independiente de todos los aspectos administrativos o de intereses financieros del Socio Ejecutor (HIVOS), Conservation International y de la FAO o entidades directamente relacionadas con el proyecto. La persona seleccionada no debe, durante el periodo que dure la evaluación, ni durante la realización de la evaluación; estar empleado por el Socio Ejecutor (HIVOS) o tener algún tipo de relación financiera o de negocios cercana con algún funcionario en la administración del Socio Ejecutor (HIVOS). La persona seleccionada deberá dejar constancia por escrito de que no tiene relaciones que puedan comprometer su independencia. 6. Tiempo de entrega de productos El tiempo de entrega de los productos es de un mes a partir de la firma del contrato. 7. Presupuesto La persona seleccionada firmará un contrato de servicios con CONSERVATION INTERNATIONAL FOUNDATION, que le permitirá percibir el honorario que se acordase, de la siguiente forma: % contra entrega y aprobación por parte de Conservation International del informe borrador.

6 Anexo 1 Lista de Verificación para la Evaluación del Socio de Ejecución Socio de Ejecución (SE): Fecha: Resumen de riesgos relacionados con estándares fiduciarios y con la Capacidad de Gestión del Socio de Ejecución Áreas sometidas a evaluación (ver páginas subsiguientes para preguntas por cada área que debe completarse y resumirse en esta tabla) Evaluación de Riesgo A S M B Comentarios 1. Socio de Ejecución 2. Flujo de Fondos 3. Personal 4. Contrataciones /Adquisiciones 5. Políticas y Procedimientos Contables 6. Auditoría Interna 7. Auditoría Externa 8. Informe y Monitoreo

7 9. Sistemas de Información Riesgo Inherente (Enlistar asuntos mayores específicos identificados en la evaluación del Sistema de Gestión de Finanzas Públicas del país (Evaluación- Macro), o riesgos específicos relacionados con la naturaleza u operación del Socio de Ejecución.) Evaluación de Riesgo General A S M B Encerrar en un círculo la evaluación del riesgo general para el proyecto FAO-GEF A Alto S Significante M Moderado B Bajo Área Temática Sí No N/A Revisión Observaciones/Comentarios 1. Socio de Ejecución (SE) 1.1 El SE está legalmente registrado? Por favor indicar el estatus legal/registro de la entidad. 1.2 El SE ha recibido recursos de Naciones Unidas en el pasado?

8 1.3 El SE tiene requerimientos de reporte reglamentarios? Por favor, describir. 1.4 El órgano rector del SE es independiente? 1.5 La estructura organizacional es la adecuada para llevar a cabo el trabajo del proyecto FAO-GEF? Evaluación de Riesgo (Socio de Ejecución) A S M B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo para el área temática 1 2. Flujo de Fondos 2.1 Puede el SE recibir y transferir fondos? 2.2 Los arreglos para la transferencia de fondos a la SE son satisfactorios?

9 2.3 Hubo mayores problemas en el pasado en la recepción de fondos por parte del SE, particularmente en el flujo de fondos desde el Gobierno/Ministerio de Finanzas? 2.4 En el pasado, tuvo el SE algún problema en el manejo de desembolsos de un miembro del Equipo de Naciones Unidas en el País? Por favor, describir. 2.5 El SE tiene/necesita capacidad para manejar riesgos de tipo de cambio? (Si es que se espera que el SE utiliza fondos desde afuera del país) 2.6 Está claro cómo se hará la contribución en cofinanciamiento? Explicar cómo en comentarios 2.7 Está claro cómo se harán las contribuciones de la contraparte en cofinanciamiento en especie? Explicar cómo en comentarios 2.8 Si hay actividades que serán implementadas por comunidades u ONG s, la entidad tiene los mecanismos de informe y monitoreo necesarios para supervisar el uso de los fondos?

10 Evaluación de Riesgo (Flujo de Fondos) A S M B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo para el área temática 2 3. Personal 3.1 El nivel y competencia del personal técnico es apropiado para las actividades y los productos a entregarse por el proyecto FAO-GEF? Adjuntar descripciones de trabajo y CV s de personal técnico clave e indicar eventuales cargos técnicos clave que aún no se ha contratado y la posible fecha de contratación. 3.2 La estructura organizacional del departamento contable es apropiada para el nivel de volumen financiero? Adjuntar el cuadro organizacional. 3.3 Es el nivel y competencia del personal apropiado para el nivel de volumen financiero? Identificar las el personal financiera y de contadores, incluir cargo, responsabilidades, antecedentes académicos y experiencia profesional. Adjuntar descripción de funciones y CV s del personal de contabilidad clave. 3.4 Las funciones financieras y contables del SE están cubiertos con personal adecuado?

11 3.5 El personal financiero y contable están debidamente calificado y tiene suficiente experiencia? 3.6 El personal financiero y contable está familiarizado con los procedimientos de FAO relacionados con transferencias de fondos? 3.7 Cuál es la duración de los contratos del personal financiero y contable? Indicar en observaciones/ comentarios cargos financieros y contables clave que aún no se ha contratado y la fecha estimada para su contratación 3.8 El personal es transferido con frecuencia? Con qué frecuencia? 3.9 Existe alguna política de capacitación para el personal financiero y contable? Por favor, describir Evaluación de Riesgo (Personal) A S M B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo para el área temática 3 4. Contrataciones y Adquisiciones General

12 4.1 Los diferentes procesos de contratación y adquisición han sido establecidos y regulados en concordancia con la cantidad y complejidad del contrato? 4.2 Los procedimientos y responsabilidades asignadas al personal han sido claramente definidas en las siguientes áreas: planeación de compras, preparación de licitaciones/términos de referencia y documentos contractuales, publicación de anuncios para convocatorias de CVs/licitaciones (de ser necesario); precalificación de proveedores/contratistas/consultores; recepción y apertura de propuestas; análisis y evaluación de propuestas; selección y firma de contratos; gestión de contratos? 4.3 Existe un sistema con procesos preestablecidos que sustente todas las actividades del proceso de adquisición que se menciona arriba?

13 4.4 Existe un sistema de archivo para toda la documentación que sustenta los procesos de contratación y adquisición (equipos y servicios consultores) que permite tener una referencia e identificación directa de las transacciones realizadas durante una auditoría externa? (este sistema debería incluir adquisiciones y transacciones que involucren fondos de proyectos realizados por sub-contratistas) Servicios de Consultores 4.5 El Socio de Ejecución cumple con las políticas y procedimientos de la FAO de transparencia y competitividad en la contratación de consultorías, que incluye la preparación de Términos de Referencia, convocatorias para CVs/propuestas, listas cortas, no objeciones por parte de FAO, evaluación de un panel de revisión que no tenga conflictos de interés con los miembros del panel y los candidatos para la consultoría? Equipo

14 4.6 Existen procesos transparentes para adquirir un equipo que permiten licitaciones justas y públicas entre al menos 3 potenciales proveedores? 4.7 Existe un panel de revisión de licitaciones con miembros que no tienen conexiones, vínculos o intereses financieros con potenciales proveedores? 4.8 Se da preferencia al proveedor que ofrece un menor costo? 4.9 El equipo, incluyendo vehículos, se mantienen bajo una custodia segura y en concordancia con los manuales de mantenimiento de los proveedores? 4.10 El personal, independientemente del registro y administración del equipo, realiza verificaciones periódicas de la existencia física de los equipos adquiridos? Evaluación de Riesgo (Compras/Adquisiciones) A S M B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo para el área temática 4 5. Políticas y Procedimientos Contables

15 5.1 El SE posee un sistema contable que permite el correcto registro de transacciones financieras involucrando recursos provenientes de agencias de Naciones Unidas que incluye la asignación de gastos en concordancia con los componentes y productos respectivos, categorías de desembolsos y fuentes de financiamiento? 5.2 Mecanismos de control están implementados en relación a la preparación y aprobación de transacciones que aseguran que las transacciones se realicen y estén explicadas apropiadamente? 5.3 El cuadro de cuentas está adecuado para reportar actividades y categorías de desembolso? 5.4 Las asignaciones de costos a las diferentes fuentes de financiamiento se realizan correctamente y en concordancia con acuerdos establecidos? 5.5 El libro Mayor y libros auxiliares están conciliados y en balance general?

16 5.6 Toda la contabilidad y documentos de respaldo se almacenan de forma permanente en un sistema definido que permite el fácil acceso a usuarios autorizados? Separación de Funciones 5.7 Las siguientes responsabilidades las ejecutan diferentes unidades o personas: (a) autorización para ejecutar una transacción; (b) registro de una transacción; (c) custodia de los activos involucrados en una transacción? 5.8 Las funciones de pedido, recepción, contabilización y pago por bienes y servicios están separadas apropiadamente? 5.9 Las conciliaciones bancarias las prepara alguien aparte de las personas que aprueban los pagos? Sistema Presupuestario 5.10 Los presupuestos establecen objetivos físicos y financieros?

17 5.11 Los presupuestos anuales se preparan para todas las actividades significativas con suficiente detalle para proveer una herramienta útil para monitorear el desempeño subsiguiente? 5.12 Los gastos actuales se comparan con el presupuesto con relativa frecuencia, así como las explicaciones que se requieran están registrados en los archivos para variaciones significativas del presupuesto? 5.13 Se requieren aprobaciones de las variaciones del presupuesto antes o después de un evento? 5.14 Quién es responsable de la preparación y aprobación de presupuestos anuales? 5.15 Existen procedimientos establecidos para planificar actividades, recolectar información de las unidades a cargo de los diferentes componentes y de preparar los presupuestos anuales? 5.16 Los planes y presupuestos para las actividades son realistas, basados en supuestos válidos y desarrollados por individuos informados?

18 Pagos 5.17 La tramitación de facturas incluye: Copias de órdenes de compra y actas de recepción que se obtienen directamente de los departamentos emisores? Comparación de cantidades, precios y condiciones con aquellas que se indican en la orden de compra y las registradas de los bienes efectivamente recibidos? Comparación de cantidades con las indicadas en las actas de recepción? Revisión para comprobar la exactitud de los cálculos? 5.18 Todas las facturas tienen el sello de CANCELADO, están fechadas, revisadas, aprobadas y claramente marcadas con el código de asignación de cuenta? 5.19 Existen controles para la preparación de pagos y se autorizan apropiadamente cambios que se deban hacer en el mismo? Políticas y Procedimientos 5.20 Describa la base de la contabilidad (por ejemplo, dinero en efectivo, valores devengados)?

19 5.21 Se siguen las Normas de Contabilidad Aceptadas Internacionalmente? De ser así, cuáles? 5.22 La SE posee un manual de políticas y procedimientos para guiar actividades y asegurar la rendición de cuentas del personal? 5.23 Existen procedimientos para asegurar que solo personal autorizado puedan modificar o establecer un nuevo principio, política o procedimiento contable a ser usado por el ES? 5.24 Las políticas y procedimientos escritos cubren todas las actividades financieras y administrativas rutinarias? Se tiene acceso a ellas? 5.25 Las políticas y procedimientos definen claramente lo que es conflicto de intereses y transacciones entre las partes vinculadas (reales y aparentes) y provee salvaguardas para proteger a la organización de las mismas? 5.26 Los manuales se han distribuido al personal apropiado? Dinero en efectivo y Bancos

20 5.27 Indicar en observaciones/comentarios los nombres y posiciones de los signatarios autorizados de las cuentas bancarias El SE mantiene una actualización adecuada del libro de efectivo con el registro de cobros y pagos? 5.29 Existen controles para la recopilación, depósito oportuno y registro de pagos en cada localización? 5.30 El dinero en banco y dinero en efectivo se concilia cada mes? 5.31 Todos los ítems inusuales que se revisan en la conciliación bancaria son aprobados por el/la oficial responsable? 5.32 Los recibos se depositan oportunamente? Salvaguardas de los Activos 5.33 Existe un sistema con salvaguardas adecuadas para proteger los activos del fraude, despilfarro y abuso?

21 5.34 Los registros auxiliares de activos fijos y existencias están actualizados y conciliados en cuentas de control? 5.35 Existen inventarios físicos periódicos de los activos fijos y existencias? 5.36 Los activos están suficientemente cubiertos por pólizas de seguros? Otras Oficinas o Entidades (PNGOs)* 5.37 Existen oficinas regionales y locales del SE que participan en la implementación del proyecto FAO- GEF? 5.38 El SE ha establecido controles y procedimientos para el flujo de fondos, información financiera, rendición de cuentas y auditorías con relación a estas otras oficinas o entidades? Por favor describir el proceso de aprobación 5.39 La información entre las distintas oficinas/agencias fluye de forma precisa y oportuna? 5.40 Se realizan conciliaciones periódicas entre las distintas oficinas/agencias?

22 Otros 5.41 El SE ha informado a empleados, beneficiarios y otros destinatarios, a quién reportar si sospechan de fraude, despilfarro o mal uso de los recursos o propiedades? Evaluación de Riesgo (Políticas y Procedimientos Contables) 6. Auditoría Interna 6.1 El EP tiene un departamento de auditoría interna? A S M B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo para el área temática Cuáles son las cualificaciones y experiencia del personal del departamento de auditoría? 6.3 El auditor interno es lo suficientemente independiente para realizar evaluaciones críticas? A quién reporta el auditor interno? 6.4 El departamento de auditoría interna incluiría las actividades financiadas por el proyecto FAO-GEF en su plan de trabajo? 6.5 Se toman acciones frente a los resultados encontrados por la auditoría interna?

23 Evaluación de Riesgo (Auditoría Interna) A S M B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo para el área temática 6 7. Auditoría Externa 7.1 Los estados financieros anuales de la entidad se auditan con regularidad por un auditor independiente? Quién es el auditor? 7.2 Existen retrasos en la auditoria de la SE? Cuándo se emiten los reportes de auditoría? 7.3 La auditoria de la SE se conduce según las Normas Internacionales de Auditoría? 7.4 Han sobresalido temas relacionados con la rendición de cuentas en los reportes de auditoría de los últimos 3 años? 7.5 El auditor de la entidad auditará la cuenta y los informes de estado de gastos del proyecto FAO-GEF u otro auditor será nombrado para auditar estos ítems? 7.6 Existen recomendaciones realizadas por los auditores previos in informes de auditoría o cartas de la Dirección que aún no se hayan implementado?

24 7.7 El SE ha preparado planes de auditoría? Evaluación de Riesgo (Auditoría Externa) A S M B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo para el área temática 7 8. Planificación, Informes y Monitoreo 8.1 Los Planes Operativos Anuales (POAs) se preparan en consulta con todos los socios del proyecto y se basan en metas para los resultados y productos del Marco Lógico/de Resultados del proyecto que incluya: actividades y presupuesto necesario para alcanzar las metas, ilustración esquemática del orden y cronología para la implementación de las actividades, clara distribución de responsabilidades para la coordinación y ejecución de actividades, riesgos y medidas de mitigación para la implementación exitosa de los POA? 8.2 Existen procedimientos claros para la justificación y modificación de los POA que incluyan la no objeción de del donante (oficina de la FAO en el país)?

25 8.3 La entidad cuenta con un sistema de monitoreo de indicadores para los resultados y productos del proyecto tal como se establecen en el marco lógico/de resultados del proyecto y en el POA? 8.4 Los formatos y procedimientos de informes se han establecido con los partes terceros subcontratados cuales aseguran formes de progreso de ejecución del proyecto semestrales y anuales que comparen productos con las metas anuales del POA? 8.5 Los informes de progreso se preparan de forma oportuna? 8.6 Existen procedimientos que aseguran ajustes en la ejecución del proyecto en caso en que derivaciones del POA se identifiquen en los informes de progreso del proyecto? 8.7 Se prepara estados financieros del EP? 8.8 Con qué frecuencia se preparan los estados financieros? Se los prepara oportunamente para una adecuada toma de decisiones? 8.9 El sistema de informes debe adaptarse al reporte requerido por el proyecto FAO-GEF?

26 8.10 El sistema de informe tiene la capacidad de vincular la información financiera con el progreso físico de la implementación de los POAs? Si se utilizan sistemas separados para recopilar y compilar la información física, qué controles están establecidos para reducir el riesgo de que los datos físicos no estén sincronizados con los datos financieros? 8.11 El SE tiene establecidas responsabilidades de informes de gestión financiera que especifiquen qué informes se deben preparar, qué deben contener, y cómo se les deben utilizar? 8.12 Los informes de gestión financiera y de progreso en la implementación del proyecto son utilizados por la Dirección? 8.13 Los informes financieros comparan gastos actuales con las asignaciones presupuestadas y programadas? 8.14 Los informes financieros son preparados por sistemas de gestión automatizados o son preparados por hojas de cálculo o por otros medios?

27 Evaluación de Riesgo(Monitoreo y Reporte) A S M B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo para el área temática 8 9. Sistemas de Información 9.1 El sistema de gestión financiera es computarizado? 9.2 El sistema puede producir los informes financieras requeridos por el proyecto FAO-GEF por componentes y por productos? 9.3 El personal está capacitado para dar mantenimiento al sistema? 9.4 El sistema de gestión de organización y procesamiento guarda la confidencialidad, integridad y disponibilidad de información? Evaluación de Riesgo (Sistemas de Información) A S M B Encerrar en un círculo la evaluación de riesgo para el área temática 9

28 Anexo 2 Plan de Mitigación de Riesgos Fiduciarios (La tabla siguiente debe incluir solamente las áreas donde se hayan identificado riesgos en la lista de verificación anterior) Riesgos Identificados Causas (razón específica por la que el Socio de Ejecución no cumple este requisito) Impactos ( cuáles son los potenciales impactos en el proyecto y el nivel de riesgo?) Medidas de mitigación y acciones correctivas (a ser tomadas antes de la firma del Acuerdo Ejecución con la FAO o durante el arranque del proyecto. Por favor especificar las fechas de reporte a FAO para el cumplimiento de estas acciones) 1. Socio de Ejecución 2. Flujo de Fondos 3. Personal 4. Contrataciones y Adquisiciones

29 5. Políticas y Procedimientos Contables 6. Auditoría Interna 7. Auditoría Externa 8. Planificación, Informes y Monitoreo 9. Sistemas de Información

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