Escuelas Infantiles de Barakaldo. Barakaldoko Euskara Udal Erakundea. Instituto Municipal de Deportes

Transcripción

1 Con el fin de dar soporte a los Proveedores que hayan ejecutado obras, entregado bienes o servicios para Barakaldo en lo relativo a la aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, y el desarrollo de la ley se realizan las siguientes consideraciones: Es de aplicación en el: - Ayuntamiento de Barakaldo - y sus Organismos Autónomos Escuelas Infantiles de Barakaldo Barakaldoko Euskara Udal Erakundea Instituto Municipal de Deportes Inguralde A partir del 15 de enero de 2015 los proveedores que sean: a) Sociedades anónimas; b) Sociedades de responsabilidad limitada; c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria; e) Uniones temporales de empresas; f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones están obligados a utilizar la factura electrónica en cumplimiento de la lay 25/2013. NO están excluidos reglamentariamente las facturas cuyo importe sea de hasta euros, IVA incluido. El resto de proveedores (por ejemplo, personas físicas) pueden utilizar la factura electrónica de forma voluntaria. Para ello el Ayuntamiento de Barakaldo y sus OOAA tienen habilitado un punto para la recepción de las facturas electrónicas. 1 de 12

2 En los Pliegos de Condiciones, Acuerdos ó Resoluciones de gastos, o pedidos el Ayuntamiento de Barakaldo y sus OOAA proporciona: Expediente * Código FACe Oficina Contable Intervención General BARAKALDO L Órgano Gestor * * Unidad Tramitadora * * * Lo debe comunicar el Ayuntamiento o sus OOAA códigos necesarios para la confección de las facturas electrónicas. En el caso de no disponer de estos códigos se pueden solicitar en: El área responsable del gasto La Intervención General de Barakaldo ibarturen@barakaldo.org Todos los códigos referentes a oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora están en la tabla: Todos los códigos tienen la misma dirección postal: HERRIKO PLAZA, BARAKALO (Bizkaia). 2 de 12

3 FACTURACION ELECTRONICA El proceso de facturación electrónica se puede resumir en que las facturas y las facturas rectificativas derivadas de la ejecución de obras, servicios ó suministros al Ayuntamiento de Barakaldo y sus Organismos Autónomos deben ser: Generadas Con un formato electrónico facturae versión 3.2 ó (para más información sobre el formato en En el que Los datos de los códigos de Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora deben ser indicados dentro de la etiqueta <AdministrativeCentres> como <CentreCode> y con los <RoleTypeCode> de valores 01, 02 y 03 respectivamente. El dato del Expediente deberá ser indicado en la etiqueta <FileReference>. Un resumen-concepto de la factura en la etiqueta <InvoiceAdditionalInformation>. En algún objeto de facturación además se puede pedir la Referencia funcional AB que en ese caso se recogerá en la etiqueta <ReciverContractReference>. Firmadas Firmada electrónicamente con un certificado electrónico reconocido. Si se necesita ayuda al respecto de los certificados se puede recurrir a: Enviadas Remitidas al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas del Ayuntamiento de Barakaldo y sus OOAA que está en la siguiente dirección: Para la gestión de los aspectos anteriores los Requisitos Técnicos necesarios que se debe disponer son: De CONEXIÓN A INTERNET. De un CERTIFICADO ELECTRONICO RECONOCIDO que represente a la personalidad jurídica o física según proceda. De una APLICACIÓN INFORMATICA para la gestión de las facturas electrónicas. 3 de 12

4 APLICACIÓN INFORMATICA > >> >> > En la práctica el proveedor se puede encontrar ante los siguientes escenarios: A. Si Dispone de una aplicación informática para la gestión de las facturas. En el caso de que esté adaptada a la facturación electrónica solamente se deberá tener en cuenta el lugar/posición de la misma donde registrar los códigos necesarios. En el caso de que no esté adaptada se aconseja solicitar al desarrollador de la aplicación que se acometa la adaptación correspondiente. B. Si No dispone de una aplicación adaptada ó la que dispone no es capaz de generar y gestionar las facturas electrónicas. En este caso dispone de dos alternativas, ambas sin ningún tipo de coste económico y con una licencia abierta. a. Utilizar la iniciativa de las Diputaciones Forales Vascas para dotar gratuitamente a sus emisores de facturas de una solución de factura electrónica que de forma sencilla y práctica permite a las empresas trabajar entre sí y con las administraciones vascas. b. Utilizar la iniciativa del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae de una manera cómoda y sencilla. 4 de 12

5 Tanto las aplicaciones como sus recursos están en Euskera y Castellano. En los dos casos se dispone de información sobre su instalación y su uso en sus correspondientes webs. Realizado con software abierto, se trata de programas especialmente dirigidos a PYMEs, micropymes y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados de la implantación de la factura electrónica. A continuación se describen las pantallas clave para registrar los datos necesarios para el buen funcionamiento de la factura electrónica en Barakaldo, recordando que ambas soluciones disponen en su web correspondiente de atención para sus posibles dudas. Y las pantallas clave de la plataforma FACe que también tiene soporte en su web. 5 de 12

6 > >> >> > Al realizar la factura, además del detalle de los conceptos de la factura, se ha de completar los campos requeridos, que son: Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora: Expediente: Concepto-Resumen factura: 6 de 12

7 Una vez confeccionada la factura hay que firmarla La versión actual de la aplicación no permite enviarla al Punto General de Entrada de Facturas Electronicas FACe, por lo que con ella firmada hay que guardarla como factura electrónica (XML) El FACe controla que la extensión del fichero de la factura sea XSIG, por lo que se debe cambiar la extensión del fichero XML a XSIG. Este fichero XSIG es el que deberemos subir a la plataforma FACe. Para completar el resto de información necesaria existe manual de usuario en su web de 12

8 > >> >> > Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora: Si ha configurado la aplicación para que se conecte a FACe: Los datos del contratante se podrán seleccionar: 8 de 12

9 Si no ha configurado la aplicación para que se conecte a FACe, los datos de contratante se deben introducir al crear el receptor. Hay que crear la oficina contable con el rol fiscal, el centro gestor con el rol receptor y la unidad tramitadora con el rol pagador. Los códigos a señalar son los que el Ayuntamiento de Barakaldo y sus OOAA ha proporcionado en cada caso. Expediente: Concepto-Resumen factura: Una vez confeccionada la factura hay que firmarla 9 de 12

10 Y posteriormente enviarla, si tiene configurada la conexión con FACe, al Si no tiene configurada, puede la factura estará ya presentada y guardar el fichero para subirla a la plataforma FACe de forma manual Para completar el resto de información necesaria existe manual de usuario en su web de 12

11 > >> >> > PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRONICAS El Ayuntamiento de Barakaldo y sus OOAA están adheridos al FACe para gestionar la facturación electrónica Para utilizarla solamente es necesario disponer de un certificado electrónico reconocido, puede ser el que se ha utilizado para firmar las facturas, utilizando los formularios: Comprobamos que la plataforma al enviar una factura requiere que el fichero tenga extensión.xsig Por lo que si el programa de generación de facturas una vez firmadas no pone esa extensión se tendrá que cambiar antes de enviar Existe la posibilidad de utilizar servicios web para automatizar esta tarea. Una vez registrada se puede obtener un justificante en formato PDF. Además se recibe justificante de entrega en el correo electrónico indicado. 11 de 12

12 De forma similar existe la posibilidad de consultar las facturas remitidas, en la consulta se puede obtener información sobre la tramitación y que se puede resumir en: Registrada. La factura electrónica se ha registrado en el Registro telemático administrativo. Registrada en el RCF. La factura electrónica se ha registrado en el Registro contable de facturas. Aceptada. La factura electrónica está aceptada por el órgano competente. Rechazada. La factura electrónica ha sido rechazada por el órgano competente. Contabilizada. Se ha contabilizado la obligación reconocida. Pagada. Se ha contabilizado la orden de pago de la factura. La plataforma permite registrarse para operar contra ella de forma más adecuada. Para la gestión del envío y consulta de facturas hay un apartado de ayuda 12 de 12