Ariba Network Guía de inicio rápido para proveedores

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1 Ariba Network Guía de inicio rápido para proveedores

2 Índice Gestión de funciones y usuarios... 3 Creación de una función... 3 Creación de un usuario... 5 Modificación de un usuario... 7 Configuración de la cuenta... 8 Perfil de la empresa... 8 Notificaciones de Network Enrutamiento de pedido electrónico Enrutamiento de factura electrónica Documentación en línea Soporte de Ariba Network Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP.

3 Automatice el ciclo del pedido al cobro para colaborar de forma más eficaz con los clientes Esta Guía de inicio rápido le ayudará a configurar su cuenta de Ariba Network para que pueda empezar a efectuar transacciones de forma electrónica con los clientes en todo el ciclo, desde la introducción en el mercado hasta la obtención de efectivo. A través de estos pasos para unirse a la comunidad de partners comerciales más grande del mundo, podrá encontrar rápida y fácilmente compradores preparados para comprar, mejorar la retención de clientes, acelerar el ciclo de ventas y predecir y aplicar el efectivo. GESTIÓN DE FUNCIONES Y USUARIOS El administrador de su cuenta de Ariba Network se debe elegir cuidadosamente, dado que esta persona desempeña un papel importante para que su cuenta funcione con fluidez. Las responsabilidades del administrador incluyen: Administrar la configuración y la gestión de la cuenta Ser el primer punto de contacto de los usuarios para preguntas y problemas Crear funciones y usuarios de su cuenta El administrador se vincula automáticamente al nombre de usuario y al inicio de sesión indicado al registrarse. Sin embargo, si es necesario, puede reasignar la función de administrador a otra persona (véase la página 7 para consultar cómo hacerlo). El administrador crea un usuario y le otorga una función exacta que corresponde a las responsabilidades del cargo real del usuario. Cada usuario es responsable de actualizar su información de usuario personal. GESTIÓN DE FUNCIONES Y USUARIOS: Creación de una función 1. Para crear una función en su cuenta, vaya a e inicie sesión. Introduzca su nombre de usuario y su contraseña y, a continuación, haga clic en Inicio de sesión para acceder a su cuenta productiva. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP. 3

4 2. A continuación, haga clic en la pestaña del navegador de administración en la esquina superior de la derecha (la que muestra el nombre de su empresa y una flecha desplegable) para abrir la ventana de la configuración del perfil, que muestra las áreas disponibles para la configuración. Haga clic en Usuarios. Nota: Desde la pestaña de navegación de administración, puede seleccionar fácilmente las áreas que desea revisar o actualizar. 3. En la sección Gestionar funciones de usuario, haga clic en Crear función. Consejo: Para modificar y suprimir las funciones que ha creado, haga clic en Editar o Suprimir. 4 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP.

5 4. A continuación, introduzca un nombre y una descripción de la función y marque las casillas correspondientes para agregar los permisos de la función. 5. Para finalizar la creación de la nueva función, haga clic en Guardar. GESTIÓN DE FUNCIONES Y USUARIOS: Creación de un usuario 1. Para crear un usuario en su cuenta, vaya a la pestaña Navegador de administración y haga clic en Usuarios. 2. En la sección Gestionar usuarios, haga clic en Crear usuario. Nota: Los nombres de usuario no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP. 5

6 3. Agregue toda la información relevante sobre el usuario en los campos indicados. 4. Marque la casilla correspondiente para seleccionar la función del usuario en la sección Asignación de función. Nota: Puede agregar hasta 250 usuarios a su cuenta de Ariba Network. 5. Para asignar la responsabilidad de un cliente determinado a un usuario, haga clic en Seleccionar clientes en la sección Asignación de cliente. Nota: La asignación de uno o varios clientes a un determinado usuario limita el acceso y la visibilidad de los datos a este usuario en particular, lo cual implica que solo este usuario puede ver y procesar las transacciones para estos clientes. 6. Marque las casillas junto al cliente o a los clientes que desea asignar al usuario. A continuación, haga clic en Completado. 6 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP.

7 GESTIÓN DE FUNCIONES Y USUARIOS: Modificación de un usuario 1. Para modificar un usuario existente, vaya a la pestaña de navegador de administración y haga clic en Usuarios. 2. En Gestionar usuarios, marque la casilla junto al nombre del usuario que desea modificar y haga clic en Editar. Nota: También puede suprimir, agregar o eliminar usuarios de la lista de contactos o hacerlos administrador para su cuenta de Ariba Network. 3. Haga clic en Restablecer contraseña para actualizar la contraseña del usuario o utilice las casillas de selección para realizar cualquier otro cambio necesario. A continuación, haga clic en Guardar. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP. 7

8 CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA: Perfil de la empresa Configure su perfil de empresa para que su empresa sea visible ante las organizaciones de compra que buscan aprovisionarse de productos y servicios nuevos en Ariba Network and Ariba Discovery. 1. Desde la lista desplegable en la pestaña del navegador de administración, seleccione Perfil de la empresa. Consejo: Cuanta más información introduzca en su perfil de la empresa, más visible será para los compradores potenciales. 2. En la pestaña Básico, complete y actualice todos los campos necesarios indicados con un asterisco. 8 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP.

9 3. En Categorías de servicio y producto, escriba las palabras clave para encontrar las opciones para clasificar los productos y servicios que su empresa vende o haga clic en Examinar para desplazarse por la lista de productos y servicios y realizar las selecciones correspondientes. En Ubicaciones de servicios o Expedir a, siga el mismo procedimiento para identificar todas las áreas geográficas a las que sirve su empresa. En Industrias, haga clic en el botón Agregar/Eliminar para seleccionar su sector o sectores industriales de la lista que se proporciona. Consejo: Los criterios de búsqueda clave que utilizan los compradores cuando buscan nuevos proveedores son las categorías de productos y servicios, las ubicaciones de servicio o de envío y los sectores industriales, así que asegúrese de completar con atención estas secciones. Consejo: Una vez haya introducido toda la información en cualquier página, haga clic en Guardar, Completado o en OK para poder pasar a la siguiente pestaña. 4. En la pestaña Negocios, introduzca información adicional sobre su negocio, como el año de fundación, el número de contratistas, los ingresos anuales, información financiera y fiscal y el tipo de negocio. Nota: La información fiscal indicada aparecerá automáticamente en las facturas que cree a través de Ariba Network. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP. 9

10 5. En la pestaña Marketing, introduzca los enlaces a redes sociales relevantes, una descripción detallada de su empresa y su número D-U-N-S de Dun & Bradstreet si dispone de uno, de modo que los compradores puedan acceder a su clasificación de crédito. También puede proporcionar información premium de perfil como el logo de su empresa, anexos como hojas de datos y casos prácticos y enlaces externos a páginas o sitios web que pueden ser útiles a los compradores interesados en su negocio. Nota: La información premium del perfil es visible a los compradores solo si se suscribe al paquete Advantage o Advantage Plus mediante Ariba Discovery. Para obtener más información sobre estas opciones de suscripción vaya a y haga clic en Suscripciones. 6. En la pestaña Contactos, indique la información que permitirá a los compradores ponerse en contacto con el personal clave de su empresa. 10 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP.

11 7. Utilice la pestaña Certificados para enumerar las designaciones exclusivas de su empresa, si ha llevado a cabo iniciativas verdes, si es una empresa pequeña en desventaja, si la empresa es propiedad de mujeres, de minorías o de veteranos, o si dispone de una certificación ISO. Consejo: Muchos compradores deben utilizar proveedores con certificados ecológicos o de protección a la diversidad, así que incluir estas designaciones en su perfil le puede otorgar una ventaja competitiva significativa. CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA: Notificaciones de Network 1. Para indicar las notificaciones del sistema que desea recibir y dónde desea que se envíen, vaya a la pestaña del navegador de administración y haga clic en Notificaciones en Configuración de cuenta o Notificaciones de Network en Configuración de Network. Nota: Puede introducir hasta tres direcciones de correo electrónico por tipo de notificación. Debe separar cada dirección con una coma y SIN espacios entre los correos electrónicos. 2. Introduzca las direcciones de correo electrónico correspondientes en las casillas indicadas. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP. 11

12 CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA: Enrutamiento de pedido electrónico 1. Para seleccionar cómo desea recibir los pedidos de los clientes de Ariba, vaya a la pestaña del navegador de administración y haga clic en Enrutamiento de pedido electrónico en Configuración de Network. 2. Seleccione su método preferido: en línea (portal), cxml, correo electrónico, EDI, documentación pendiente cxml o fax. A continuación, complete los campos obligatorios. Consejo: Configure su cuenta de correo electrónico para que acepte los correos del dominio ariba.com y así asegurarse de que las notificaciones de Ariba no van a la carpeta de correo basura o no deseado. Consejo: Seleccione En línea para enviar los pedidos a su bandeja de entrada en línea y obtener un acceso centralizado a funciones útiles, como la posibilidad de consultar y buscar pedidos, ver en tiempo real el estado del pedido, enviar confirmaciones y avisos de envío, solucionar problemas con los pedidos, convertir los pedidos en facturas y mucho más desde un solo sitio: su cuenta de Ariba Network. Nota: Si Ariba Network envía pedidos a correos que tienen la respuesta automática Fuera de la oficina, no rechaza el pedido e indica en el registro del historial del pedido que se ha recibido una respuesta automática. 12 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP.

13 3. En la parte inferior de la página, utilice las listas desplegables para seleccionar el método preferido para modificar o cancelar pedidos y gestionar otro tipo de documentación. 4. Asegúrese de que ha especificado un método para enviar los documentos de respuesta de los pedidos (confirmaciones y avisos de envío). 5. Finalmente, configure sus preferencias para la recepción de notificaciones e indique un usuario o los usuarios que los tienen que recibir. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP. 13

14 CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA: Enrutamiento de factura electrónica 1. Para seleccionar cómo desea recibir las facturas de sus clientes de Ariba, vaya a la pestaña del navegador de administración y haga clic en Enrutamiento de factura electrónica en Configuración de Network. 2. Seleccione su método de enrutamiento de factura preferido: en línea, cxml o EDI de la casilla desplegable. 3. Haga clic en las notificaciones de factura que desea recibir e indique los correos electrónicos donde se deben enviar. 4. La sección Archivación de facturas le da la opción de archivar sus facturas. Además, puede conservar las configuraciones predeterminadas, de modo que las facturas seguirán siendo visibles en su bandeja de salida. 5. En Configuración e información de perfil extenso, establezca las opciones e introduzca una descripción sobre las directrices de facturación. 14 Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP.

15 6. Si selecciona archivar las facturas y desea descargarlas, vaya al cuadro de mandos Página de inicio, haga clic en la pestaña Bandeja de salida y, a continuación, haga clic en Facturas archivadas. 7. En la columna Acciones, haga clic en el hiperenlace Descargar de las filas de las facturas que desea guardar en su equipo. Nota: Ariba Network borra automáticamente los documentos de las transacciones vencidas después de 18 meses y las facturas archivadas almacenadas en formato ZIP después de 3 meses. DOCUMENTACIÓN EN LÍNEA Para obtener más información e instrucciones paso a paso sobre cómo gestionar con eficacia su cuenta de Ariba Network, haga clic en Ayuda Centro de ayuda en la esquina superior de la derecha en la página de inicio de su cuenta, y luego haga clic en el enlace Centro de formación y seleccione uno de los temas que se enumeran. SOPORTE DE ARIBA NETWORK Para obtener asistencia, haga clic en Ayuda Centro de ayuda en la esquina superior de la derecha de la página de inicio de su cuenta y haga clic en el enlace Centro de soporte. Allí puede encontrar las respuestas a sus preguntas, además de las opciones para ponerse en contacto directamente con el equipo de Soporte al cliente. Copyright 2015 Ariba, Inc. Todos los derechos reservados. Ariba es una empresa de SAP. 15