Informe de Auditoria DA de marzo de DEPARTAMENTO DE HACIENDA NEGOCIADO DE BEBIDAS ALCOHOLICAS Y LICENCIAS (Unidad 1034)

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1 Informe de Auditoria DA de marzo de 2000 DEPARTAMENTO DE HACIENDA NEGOCIADO DE BEBIDAS ALCOHOLICAS Y LICENCIAS (Unidad 1034) Período auditado : 1 de julio de 1989 al 30 de junio de 1999

2 CONTENIDO Página Información sobre la unidad auditada Período cubierto y normas aplicables Opinión Clasificación y contenido de los hallazgos Informe de auditoría anterior Otro anejo Recomendaciones Cartas a la gerencia Comentarios de la gerencia Reconocimiento Anejo 1 - Hallazgos : 1 - Deficiencias de control y desviaciones reglamentarias relacionadas con la confiscación de bebidas y de artículos de uso y consumo Desviaciones de la reglamentación y de normas de control interno relacionadas con las operaciones de expedición y renovación de las licencias de rentas internas Fiscalización inadecuada de las operaciones en una planta de espíritus destilados y en una cervecería y otras deficiencias relacionadas Falta de implantación de reglamentación actualizada Atrasos en las liquidaciones de declaraciones de entrada de bebidas de los importadores Aprobación de prórrogas para el pago de impuestos de bebidas después de vencido el término reglamentario Anejo 2 - Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado

3 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 16 de marzo de 2000 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes : Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Negociado de Bebidas Alcohólicas y Licencias (Negociado) del Departamento de Hacienda (Departamento), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Negociado está adscrito al Area de Rentas Internas del Departamento y lo dirige un Director nombrado por el Secretario de Hacienda. El Negociado tiene la función de inspeccionar las destilerías, cervecerías, plantas de rectificación, fábricas, establecimientos comerciales y almacenes de adeudo que están sujetos al pago de impuestos y derechos de licencias. Este es el responsable de desarrollar y evaluar los programas que se necesitan para mantener el control de la industria de bebidas alcohólicas, del comercio licorista y para identificar e imponer multas a infractores. Dichas funciones se establecen en la Ley Núm. 120 del 31 de octubre de 1994, según enmendada, conocida como "Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994" (Código de Rentas Internas). La Ley Núm. 265 del 4 de septiembre de 1998 le adicionó dichas funciones al Código de Rentas Internas y derogó la Ley. Núm. 143 del 30 de junio de 1969, conocida como "Ley de Bebidas de Puerto Rico" (Ley de Bebidas).

4 Impuestos Como parte de la Reforma Administrativa del Departamento, a partir del 1 de julio de 1996, al Negociado se le asignaron las operaciones relacionadas con los procesos de investigación, aprobación, expedición y renovación de las licencias de rentas internas para : transportadores aéreos, marítimos y terrestres, venta de vehículos de motor, venta de gasolina y para fabricación de cemento. Dichas funciones fueron transferidas del Negociado de Arbitrios Generales (actual Negociado de Control de Puertos). En los años fiscales al se recaudaron en el Departamento $1,606,306,866 por la imposición y cobro de impuestos sobre bebidas alcohólicas y embarques y sobre derechos de licencias de rentas internas, según se indica : Año fisca l Bebidas alcohólicas sobre Licencias de rentas internas Total $ 448,113,673 $ 72,914,901 $ 521,028, ,310,057 82,408, ,718, ,764,000 70,796, ,560,000 1 Total $ $ $ PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoría cubrió del 1 de julio de 1989 al 30 de junio de En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas posteriores. El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias. 1 Al 15 de septiembre de 1999, según un informe preliminar ofrecido por la Oficina de Asuntos Económicos y Financieros del Departamento. El mismo solo incluye recaudos contabilizados al Fondo General. A dicha fecha no se había completado la información de los recaudos al Fondo de Redención de la Deuda y a los Fondos Especiales de Funcionamiento. 2

5 OPINION Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamento en las operaciones fiscales del Negociado relacionadas con la confiscación de bebidas y artículos de consumo, la expedición y renovación de licencias y la fiscalización en las plantas de espíritus destilados y las cervecerías. Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación. A continuación se resumen los hallazgos del 1 al 3 clasificados como principales : 1. El examen de los procedimientos adoptados y los controles que se mantenían en los cuartos de evidencia en que se almacenaban las bebidas y los artículos de uso y consumo confiscados en los embargos efectuados por los encargados de los distritos de San Juan, Carolina, Mayagüez y Caguas reveló que : a. Los encargados de los distritos no le requerían al custodio del cuarto de evidencia que preparara un recibo con información de la descripción y cantidad exacta de bebidas o artículos de uso y consumo recibidos. b. No se efectuaban inventarios físicos de las existencias en los cuartos de evidencia ni se mantenían récords de inventario perpetuo de las mismas. c. En el cuarto de evidencia del Distrito de Mayagüez no se contaba con un extintor para proteger la evidencia en caso de fuego. d. Los custodios de los cuartos de evidencia, además de mantener el control físico de los artículos confiscados, los anotaban en el libro de evidencia y mantenían la custodia de éste. Estas situaciones impiden mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con la protección de las bebidas y otros artículos confiscados Además, pueden propiciar que se cometan errores o irregularidades y que no se detecten a tiempo.

6 e. de la ley de los distritos En el examen que efectuamos de 68 certificaciones de embargo a infractores de San Juan (17), Carolina (35) y Mayagüez (16) de bebidas y cigarrillos, confiscados entre el 13 de noviembre de 1996 y el 14 de mayo de 1999, determinamos lo siguiente : (1) El Encargado del Distrito de San Juan no sometió al Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico información sobre 15 de los 17 (88 por ciento) infractores de la ley que no pagaron la multa administrativa dentro del término de 15 días desde que fueron confiscados las bebidas y los cigarrillos. Habían transcurrido entre 58 y 748 días desde la fecha de su ocupación. Esta situación obstaculiza los procedimientos y puede alentar a que otras personas cometan violaciones de la ley. También ocasiona la acumulación innecesaria de bebidas en el cuarto de evidencia reduciendo el espacio disponible en éste. (2) No se localizó en el cuarto de evidencia la bebida y otros artículos de uso y consumo confiscados en 7 de 33 (21 por ciento) certificaciones de embargos en los distritos de San Juan (5) y Mayagüez (2). Para estos casos no se nos suministró evidencia de que se dispusiera de la misma por medio de la destrucción o subasta. Tampoco existía autorización escrita del Secretario para disponer de dicha evidencia. (3) En el cuarto de evidencia del Distrito de Carolina no se localizaron para examen algunas de las unidades de las partidas de bebidas o cigarrillos anotadas en 6 de las 35 (17 por ciento) certificaciones de embargo seleccionadas en la muestra. No se nos suministró evidencia de que se cumpliera con lo establecido en la ley y la reglamentación para disponer de los artículos mencionados. (4) El custodio del cuarto de evidencia no le había asignado número de caso a la evidencia incluida en 18 de 52 (35 por ciento) certificaciones de embargos de los distritos de San Juan (16) y Carolina (2). (5) No había constancia de que 16 de 17 (94 por ciento) certificaciones de embargo del Distrito de San Juan se anotaran en el libro de evidencia. 4

7 (6) Tampoco se habían anotado en el libro de evidencia una o más de las partidas de bebidas y cigarrillos incluidas en tres de las certificaciones de embargo examinadas en el Distrito de Carolina. (7) En el cuarto de evidencia del Distrito de Mayagüez no se habían registrado en el libro de evidencia 5 de las 16 (31 por ciento) certificaciones de embargo incluidas en nuestras pruebas. (8) El custodio del cuarto de evidencia del Distrito de San Juan no rotulaba ni organizaba adecuadamente las bebidas u otros artículos confiscados. Estos estaban en cajas o envases colocados en el piso y sobre ellos o dentro de los mismos se les colocaba fotocopia de la certificación de embargo para identificar la evidencia. (9) En el Distrito de Mayagüez el custodio del cuarto de evidencia no había identificado o rotulado con el número de caso la evidencia confiscada relacionada con 4 de 16 (25 por ciento) certificaciones de embargo. (10) El custodio del cuarto de evidencia del Distrito de Carolina no identificaba en el libro de evidencia las partidas de bebidas y cigarrillos pendientes de subastarse relacionadas con las certificaciones de embargos. Las situaciones señaladas impiden mantener un control adecuado de la evidencia confiscada y propician la comisión de errores e irregularidades y que no se puedan detectar a tiempo. Además, pueden crear dificultad para fijar las responsabilidades correspondientes. 2-a. El examen de las operaciones y los procedimientos relacionados con las licencias de rentas internas expedidas entre enero de 1997 y julio de 1998 de los distritos de San Juan, Caguas y Mayagüez demostró que los encargados de los distritos de San Juan y Caguas no habían establecido un plan de visitas a los negocios para verificar la clasificación de las licencias. Esta situación impide al Gobierno determinar la necesidad de reclasificar las licencias y, por lo tanto, deja de recibir recursos adicionales para su funcionamiento. 5

8 b. La División de Licencias del Negociado mantenía un inventario de las licencias de rentas internas en blanco conocido como "prenumerados". La referida División asignaba dichas licencias a los distritos por medio de los encargados de éstos. En los distritos visitados pudimos determinar mediante observación y entrevistas que: (1) No se mantenían registros de inventario perpetuo de los "prenumerados". (2) No se hacían inventarios periódicos de los mismos. (3) No se utilizaban documentos o recibos oficiales para el despacho de éstos. Estas situaciones impiden a los distritos mantener un control adecuado de los "prenumerados" y de los balances existentes para cubrir las necesidades de los clientes. Además, pueden propiciar irregularidades en el manejo de modelos de licencias y que no se detecten a tiempo. c. Los encargados de los distritos preparaban y enviaban mensualmente al Negociado el Informe de Prenumerados Usados junto con las licencias prenumeradas anuladas. Un análisis de los informes sometidos entre julio de 1996 y febrero de 1999 de los distritos mencionados reveló lo siguiente : (1) Al 10 de marzo de 1999 el Encargado del Distrito de San Juan no había sometido al Negociado los informes correspondientes a los meses de octubre de 1998 a febrero de Tampoco había enviado las licencias anuladas durante el período de marzo de 1998 a febrero de (2) El Encargado del Distrito de Caguas no había enviado al Negociado las licencias prenumeradas anuladas en el período correspondiente entre octubre de 1997 y diciembre de Estas situaciones impiden al Negociado ejercer un control adecuado sobre estas operaciones y pueden propiciar la comisión de irregularidades. d. Del examen de las operaciones relacionadas con la renovación de las licencias en el Negociado y en los distritos antes indicados determinamos lo siguiente : (1) Los empleados de la División de Licencias no cotejaban las licencias que se recibían del Negociado de Sistemas de Información del Departamento contra el Registro Alfabético de 6

9 Tenedores de Licencias (Registro de Licencias) que suministraba dicho Negociado. En los distritos tampoco se hacía dicho cotejo una vez se recibían las licencias del Negociado ni cuando los distritos las entregaban a las colecturías. La falta de cotejo de los documentos impide al Negociado y a los encargados de los distritos determinar la corrección y confiabilidad de la información registrada en los registros de las licencias emitidas. (2) En visita efectuada al Distrito de San Juan el 10 de marzo de 1999 determinamos que sobre una mesa había 4,411 licencias sin renovar que no habían sido investigadas. Además, había 1,498 licencias pendientes de cancelación. Tampoco se habían hecho las anotaciones correspondientes en el Registro de Licencias para las licencias del 1998 que fueron renovadas en las colecturías de San Juan, Santurce, Puerto Nuevo y Guaynabo del Distrito de San Juan. Esta situación impide asegurar la corrección e identificación apropiada de los contribuyentes que no han renovado sus licencias. Además, puede propiciar que los comerciantes operen sus negocios sin la correspondiente licencia, lo cual priva al Gobierno de recursos necesarios para su funcionamiento. e. Mediante la "Notificación de Violación a la Ley de Bebidas Alcohólicas" (Modelo 34-47), la cual funciona como una licencia provisional, se autoriza al nuevo dueño de un negocio a vender bebidas alcohólicas con licencia del dueño anterior por un término de 60 días. Dentro de dicho período el nuevo dueño del negocio debe someter los documentos necesarios para obtener una licencia a su nombre. Determinamos lo siguiente sobre el Modelo : (1) No se mantenían registros de inventario perpetuo de dichos modelos. (2) No eran prenumerados. Tampoco se numeraban cuando se utilizaban. (3) En los distritos de San Juan y Caguas no se mantenía un registro de éstos una vez se expedían.

10 Estas situaciones impiden que el Negociado y los distritos puedan ejercer un control adecuado sobre los referidos modelos. Además, propician el ambiente para que se cometan irregularidades que no puedan ser detectadas a tiempo y fijar las correspondientes responsabilidades. (4) El Agente de Rentas Internas a cargo de los modelos en el Distrito de San Juan no daba seguimiento adecuado a los casos de dueños de negocios a quienes les habían expedido notificaciones de violación a la Ley de Bebidas Alcohólicas. Al 17 de marzo de 1999 había pendientes 19 casos de dueños de negocios a los que se les habían expedido notificaciones entre el 16 de enero y 29 de diciembre de Estos casos llevaban entre 18 y 335 días luego de vencido el período de tiempo concedido para obtener la licencia a su nombre. En tres de estos casos se le había expedido al comerciante otra notificación concediéndole tiempo adicional. Esta situación permite a los dueños de negocios operar negocios sin licencias en violación de la ley y puede promover que otros comerciantes hagan lo mismo. Además, en estos casos el Gobierno deja de recibir recursos que son necesarios para su funcionamiento. 3-a. El examen de las operaciones de una planta de espíritus destilados reveló que, contrario a la reglamentación aplicable : (1) Los agentes del Negociado destacados en esta planta no ejercían una supervisión inmediata durante el tiempo que tomaba realizar las operaciones en el Cuarto de Cisterna y la Sección de Almacenaje de la Destilería, según pudimos comprobar en visita efectuada el 19 de marzo de 1998 con el Agente de Rentas Internas, Supervisor de dicha planta. En el Cuarto de Cisterna los agentes no verificaban personalmente la producción diaria tomada por el representante del industrial de la prueba de los espíritus destilados, del ajuste de la fuerza alcohólica (grados de alcohol) de la misma y el traspaso de la producción a la Sección de Almacenaje. En esta última sección los agentes tampoco verificaban personalmente los traspasos de espíritus destilados a otros rectificadores o fabricantes, así como las salidas y entradas de espíritus destilados que por ley estaban libres de impuestos.

11 (2) En la referida visita se nos informó que los agentes no ejercían una supervisión directa en el Almacén de Adeudo de Rectificador cuando se efectuaban despachos de barriles libre de impuestos para otras firmas o para dependencias de la misma firma ubicadas fuera de los terrenos de la planta. (3) Los agentes no supervisaban personalmente el llenado y vaciado de barriles en la Cámara de Proceso ni las operaciones de llenado de los camiones-tanques relacionados con el despacho de ron a granel a los Estados Unidos. La supervisión sobre estas operaciones era general, según se nos informó. (4) En las secciones de Rectificación Bajo Adeudo y la de Envase de la Planta de Rectificación los agentes tampoco realizaban una supervisión inmediata sobre la verificación de la prueba del producto que se sometía a envase, del producto que era recibido para ser elaborado y ser sometido a envase y sobre la verificación y certificación de la producción diaria de los productos terminados traspasados a los almacenes Ad-Hoc. (5) Observamos que no se mantenían candados oficiales para cerrar las tuberías conductoras de espíritus destilados, las puertas, los portones o cualquier otro aditamento utilizados para salvaguardar la entrada de aquellas dependencias afianzadas que deberían estar bajo el control combinado del Secretario y el industrial. Tampoco se instalaban precintos oficiales o ligadura sellada en las uniones universales, válvulas y bombas que unían las tuberías de la destilería por donde fluían los espíritus destilados y vapores alcohólicos. (6) Los agentes no ejercían una supervisión inmediata sobre las operaciones de los almacenes Ad-Hoc. La supervisión que ejercían sobre los mismos era general. En nuestra visita del 19 de marzo de 1998 observamos que el almacén Ad-Hoc Estatal estaba abierto, y no había un representante del Negociado. (7) Los agentes no tenían llaves de los almacenes Ad-Hoc Federal ni del que era Libre de Impuestos. Estos estaban bajo la custodia de un empleado de la planta industrial. 9

12 (8) No se mantenían registros de inventario perpetuo en los referidos almacenes, según nos fuera informado por el Agente de Rentas Internas a cargo de la supervisión de la planta industrial mencionada. (9) El Negociado no le requería al Supervisor de esta planta un informe que permitiera comparar el total de galones prueba producidos, según el "Informe Mensual de Movimiento de Rectificación" con el total de galones prueba envasados. Esto para asegurarse de que se haya declarado toda la bebida sujeta al pago de impuestos. Las situaciones comentadas impiden al Negociado ejercer un control adecuado de las operaciones llevadas a cabo en la referida planta industrial y puede propiciar el que se cometan irregularidades y que éstas no se detecten a tiempo. b. Al examinar las operaciones de una cervecería determinamos que, contrario al reglamento aplicable : (1) Los agentes destacados en esta planta no estaban presentes en el área de los tanques de la Nevera para observar el proceso de recibo y despacho de cerveza. (2) No se había exigido a la cervecería que instalara candados oficiales a los referidos tanques para el control por agentes del Negociado. (3) En el Almacén de Productos Terminados el agente mantenía las llaves de un candado oficial que daba acceso a una sección de dicho almacén. Sin embargo, observamos que dicha sección tenía otra entrada que era controlada totalmente por empleados de la cervecería. Observamos, además, que el candado oficial se dejaba abierto para que empleados de la cervecería movieran cervezas en las horas en que no hay un agente presente. Las situaciones antes mencionadas impiden al Negociado ejercer un control adecuado sobre las operaciones llevadas a cabo en la cervecería y pueden propiciar el que se cometan irregularidades y que no se detecten a tiempo. 10

13 En el Anejo 1 se comentan detalladamente dichos hallazgos y los hallazgos 4 al 6 clasificados como secundarios. CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. 3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

14 En la Sección "Comentarios de la Gerencia" se incluye información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreció información específica, ésta se incluye al final del hallazgo correspondiente. INFORME DE AUDITORIA ANTERIOR Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 2-b y d(2) y 3-a(5) y (7) fueron objeto de recomendaciones en el Informe de Auditoría DA del 30 de abril de 1991 (informe de auditoría anterior). Estas no fueron atendidas. OTRO ANEJO El Anejo 2 contiene una relación de los funcionarios principales del Negociado que actuaron durante el período auditado. RECOMENDACIONES A la Secretaria de Hacienda 1. Poner en vigor los reglamentos necesarios para la administración de las operaciones del Negociado, conforme a los requisitos del Código de Rentas Internas de Puerto Rico del 1994 (Hallazgo 4). 2. Tomar las medidas pertinentes para que se complete el proceso de liquidación y registro de las Declaraciones de Bebidas a medida que los importadores dispongan de la bebida (Hallazgo 5). 3. Ver que el Director del Negociado : a. Se abstenga de aprobar prórrogas para el pago de impuestos después del período reglamentario (Hallazgo 6-a). b. Le exija a los importadores el pago de los impuestos de la bebida dentro del término prescrito (Hallazgo 6-b). 12

15 4. Ver que el Director del Negociado se asegure que : a. Los encargados de los distritos le requieran al custodio del cuarto de evidencia que preparen un recibo con información de la cantidad de bebidas o artículos de uso y consumo recibidos (Hallazgo 1-a). b. Se realicen inventarios semestrales de las existencias en los cuartos de evidencia y cuando ocurran cambios de custodios, y que se lleven inventarios perpetuos de las mismas (Hallazgo 1-b). c. Se provea el equipo adecuado para controlar cualquier incendio en el cuarto de evidencia del Distrito de Mayagüez (Hallazgo 1-c). d. En los distritos se asigne a un empleado ajeno a las operaciones del cuarto de evidencia para que registre en el libro de evidencia los artículos confiscados. Además, que los expedientes de multas administrativas pendientes de cobrarse del Distrito de San Juan se controlen por otro empleado que no sea el custodio del cuarto de evidencia (Hallazgo 1-d). e. El Encargado del Distrito de San Juan : (1) Someta al Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico información de los infractores que no han pagado la multa administrativa [Hallazgo 1-e (1)]. (2) Tome las medidas necesarias para que las certificaciones de embargo se anoten en el libro de evidencia [Hallazgo 1-e (5)]. (3) Se asegure que el custodio del cuarto de evidencia rotule y organice adecuadamente las bebidas y otros artículos confiscados [Hallazgo 1-e (8)]. (4) Se asegure que se realicen las investigaciones de las licencias sin renovar y se hagan las anotaciones correspondientes en el Registro de Licencias para las licencias que fueron renovadas [Hallazgo 2-d(2)]. (5) Vea que el Agente de Rentas Internas a cargo de las notificaciones de violación a la Ley de Bebidas Alcohólicas (modelos 34-47) haga cumplir la reglamentación al respecto [Hallazgo 2-e(4)]. 13

16 f. No se repitan las situaciones señaladas relacionadas con la disposición de bebidas y otros artículos confiscados en los distritos de San Juan y Mayagüez [Hallazgo 1-e(2)] y en el Distrito de Carolina [Hallazgo 1-e(3)]. g. Los encargados de los distritos de San Juan y Carolina requieran que los custodios del cuarto de evidencia cumplan con asignar el número de caso a la evidencia incluida en las certificaciones de embargo [Hallazgo 1-e(4)]. h. El encargado del Distrito de Carolina le requiera al empleado designado que : (1) Anote en el libro de evidencia las partidas de bebidas y cigarrillos que se incluyen en las certificaciones de embargo [Hallazgo 1-e(6)]. (2) Identifique las partidas pendientes de subastarse [Hallazgo 1-e(10)]. i. El Encargado del Distrito de Mayagüez corrobore que : (1) Se registren las certificaciones de embargo en el libro de evidencia [Hallazgo 1-e(7)]. (2) El custodio del cuarto de evidencia identifique correctamente la evidencia confiscada [Hallazgo 1-e(9)]. j. Los encargados de los distritos de San Juan y Caguas : (1) Cumplan con la reglamentación relacionada con llevar a cabo investigaciones a negocios con miras a verificar la clasificación de la licencias otorgadas previamente (Hallazgo 2-a). (2) Sometan al Negociado los informes de los prenumerados y las licencias anuladas pendientes [Hallazgo 2-c(1) y (2)]. (3) Mantengan un registro de los modelos expedidos [Hallazgo 2-e(3)]. k. Los encargados de los distritos : (1) Mantengan registros de inventario perpetuo de los modelos SC [Hallazgo 2-b(1)] y de los modelos [Hallazgo 2-e(1)]. (2) Efectúen inventarios periódicos de los modelos SC [Hallazgo 2-b(2)]. 14

17 (3) Usen documentos o recibos oficiales para el despacho de éstos [Hallazgo 2-b(3)]. (4) Observen que se numeren previo a su uso los modelos [Hallazgo 2-e(2)]. 1. Se tomen las medidas necesarias para que se cumpla con : (1) La reglamentación relacionada con los procedimientos de supervisión y control en las plantas industriales y almacenes de adeudo [Hallazgo 3-a(1) al (9)]. (2) La reglamentación relacionada con la supervisión y control en la cervecería [Hallazgo 3-b(1) al (4)]. 5. Adoptar un procedimiento para que los empleados de la División de Licencias cotejen las licencias que se reciben del Negociado de Sistemas de Información del Departamento contra el Registro de Licencias. Además, para que los distritos hagan lo propio cuando las reciben del Negociado y las entregan a las colecturías, e informen cualquier diferencia [Hallazgo 2-d(1)]. CARTAS A LA GERENCIA 1. Las situaciones comentadas en el Anejo I se sometieron a la Hon. Xenia Vélez Silva, Secretaria de Hacienda (Secretaria), mediante cartas de nuestros auditores del 19 de mayo, 9 de julio y 29 de septiembre de El borrador de este informe se sometió a la Secretaria y al Ledo. Juan A. Alvarado Zayas, ex Secretario de Hacienda Interino, para comentarios, mediante cartas del 30 de diciembre de COMENTARIOS DE LA GERENCIA 1. En cartas del 4 de junio, 9 de agosto y 24 de noviembre de 1999 la Secretaria sometió sus observaciones sobre los hallazgos que le refirieron nuestros auditores. 15

18 2. En carta del 10 de febrero de 2000 la Secretaria (carta de la Secretaria) contest6 el borrador del informe. En 10s hallazgos 1 a1 5 incluimos parte de sus comentarios. 3. El licenciado Alvarado Zayas no contest6 el borrador del informe que le h e sometido. RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a 10s funcionarios y a1 personal del Departamento por la cooperaci6n que nos prestaron durante nuestra auditoria.

19 DEPARTAMENTO DE HACIENDA Anejo 1 NEGOCIADO DE BEBIDAS ALCOHOLICAS Y LICENCIAS Hallazgos Hallazgo 1 - Deficiencias de control y desviaciones reglamentarias relacionadas con la confiscación de bebidas y de artículos de uso y consumo Examinamos los procedimientos adoptados y los controles que se mantenían en los cuartos de evidencia 2 en que se almacenaban las bebidas y artículos de uso y consumo confiscados en los embargos efectuados por los encargados de los distritos de San Juan, Carolina, Mayagüez y Caguas. El examen efectuado reveló lo siguiente : a. Los encargados de los distritos no requerían al agente encargado (custodio) del cuarto de evidencia que preparara un recibo con información de la descripción y cantidad exacta de bebidas o artículos de uso y consumo recibidos. Los custodios se limitaban a verificar los artículos recibidos contra una copia de la Certificación de Embargo que le entregaban los agentes que participaban en las confiscaciones. Conforme a la información suministrada por los custodios, en ocasiones en la Certificación de Embargos no se anotaba la cantidad exacta de bebidas y otros artículos confiscados y entregados a éstos. b. No se efectuaban inventarios físicos de las existencias en los cuartos de evidencia de los referidos distritos ni se llevaban inventarios perpetuos de las mismas. En el cuarto de evidencia del Distrito de San Juan tampoco se hizo un inventario físico cuando hubo cambio de custodio el 4 de diciembre de c. En el cuarto de evidencia del Distrito de Mayagüez no se contaba con un extintor para proteger la evidencia en caso de fuego. z Se conoce como cuarto de evidencia el lugar donde se almacenan los artículos confiscados en los embargos. 17

20 (Cont. Anejo 1) d. Los custodios de los cuartos de evidencia de los distritos mencionados, además de mantener el control físico de los artículos confiscados, los anotaban en el libro de evidencia y mantenían las custodia de éste. El custodio del cuarto de evidencia de San Juan también custodiaba los expedientes de multas administrativas pendientes de cobro. En la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico" (Ley Núm. 230), se establece como política pública que exista un control previo de todas las operaciones del Gobierno y que la organización fiscal que diseñen las dependencias deberán proveer para que en el proceso fiscal exista una separación de funciones y responsabilidades. Como parte de esto y como norma sana de administración, las agencias deben establecer los procedimientos necesarios para un manejo adecuado de los artículos y la protección de los mismos. Las situaciones comentadas en los apartados "a" al "d" impiden mantener un control adecuado de las operaciones relacionadas con la protección de las bebidas y otros artículos confiscados. Además, pueden propiciar que se cometan errores o irregularidades y que no se detecten a tiempo. Los encargados de distrito no habían establecido los mecanismos de control y de protección necesarios respecto a las situaciones mencionadas. e. El 17 y 30 de marzo y el 9 de junio de 1999 realizamos un examen de 68 certificaciones de embargo a infractores de la ley de los distritos de San Juan (17), Carolina (35) y Mayagüez (16), respectivamente. Las mismas estaban relacionadas con bebidas y cigarrillos confiscados entre el 13 de noviembre de 1996 y el 14 de mayo de 1999, los cuales fueron almacenados en los cuartos de evidencia de dichos distritos. Como resultado de dicho examen determinamos lo siguiente : (1) El Encargado del Distrito de San Juan no sometió al Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico información sobre 15 de los 17 (88 por ciento) infractores de la ley que no pagaron la multa administrativa dentro del término de 15 días desde que fueron confiscados las bebidas y los cigarrillos. Habían transcurrido entre 58 y 748 días desde la fecha de su ocupación. 18

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