TRABAJO DE OFIMÁTICA APLICADA 2 PRESENTADO POR EDISSON BELTRAN CINDY CARDONA JEYSON LEIVA PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES 1 SEMESTRE

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1 TRABAJO DE OFIMÁTICA APLICADA 2 PRESENTADO POR EDISSON BELTRAN CINDY CARDONA JEYSON LEIVA PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES 1 SEMESTRE FUNDACION DE EDUCACION SUPÉRIOR NUEVA AMERICA

2 TRABAJO DE OFIMÁTICA APLICADA PRESENTADO POR EDISSON BELTRAN CINDY CARDONA JEYSON LEIVA PRESENTADO A JHONNY ACERO Tecnólogo en sistemas PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES 1 SEMESTRE FUNDACION DE EDUCACION SUPÉRIOR NUEVA AMERICA

3 INTRODUCCION: En el campo empresarial, los empleados deben de ser motivados, con un incentivo económico, para que los resultados de la compañía mantengan en un nivel promedio, ya que el centro de las empresas son los empleados.

4 TABLA DE CONTENIDO 1. QUE ES LA NOMINA 2. PARTES Y FORMULAS DE LA NOMINA 3. INFORMACIÓN BÁSICA 3.1 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 4. DEVENGADO 5. APORTES 6. PARAFISCALES 7. DEDUCCIONES

5 OBJETIVOS: - Dar a conocer todo el proceso de cómo se desarrolla una nómina en una herramienta ofimática como lo es en Excel. - Cómo manejar los pagos de los empleados de una empresa - Orden y control - Acceso a sus beneficios

6 QUE ES NOMINA: En una empresa, la nómina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de tiempo. Nómina juega un papel importante en una sociedad por varias razones. Desde un punto de vista contable, nómina es crucial porque los impuestos sobre la nómina y la nómina afectan considerablemente el ingreso neto de la mayoría de las empresas y están sujetos a las leyes y reglamentos Nomina Excel es una hoja de cálculo sumamente automatizada, básicamente se ingresan los datos clave y el proceso de cálculo es automático con fórmulas y programación. El hecho que sea automático en los procesos de cálculo es realmente importante, esto es porque la idea de hacer la nómina en excel es que trabajemos lo menos posible, es decir, ingresamos solo los datos necesarios para el cálculo y excel deberá hacer ese cálculo, pero en este caso, esta hoja va más allá porque no solo hace el cálculo automático sino que además genera los reportes ya con formato para imprimir, incluyendo los recibos, además genera acumulados por empleado.

7 Características principales: 1.- Calculo opcional: semanal, decenal, quincenal, mensual. 2.-Determinación de imss, isr, infonavit. 3.- Reporte general. 4.- Reporte detallado del cálculo por empleado. 5.- Recibos de nómina. 6.- Acumulados por empleado. Proceso de elaboración: Iniciamos con la definición de parámetros de nomina. Esta sección consiste básicamente en definir los datos de la empresa, salarios mínimos, percepciones que se otorgan de manera general. Es sumamente importante que esto no se deje para después, los cálculos de nómina dependen directamente de los datos que se definen en esta hoja.

8 Topes de Percepciones. Este punto es igual de importante que el anterior, solo debemos ir al menú inicial/ nomina/ topes de nómina. Esta sección la mantenemos actualizada, así que lo mejor es dejarla como esta o preguntar antes de hacer algún cambio. Simplemente se trata de definir cuáles son los topes de las principales percepciones, aunque como se muestra en la imagen, se estipulan varios criterios que puedan influir en la determinación de los topes, realmente el tope se puede indicar directamente en la columna. Cabe destacar que estos son topes para el cálculo de isr. Seguimos con el registro de empleados. Esto se hace mediante un formulario de registro, esto permite que la captura de datos sea mucho más rápido que hacerlo directamente en las celdas, además en este formulario se realizan algunos cálculos de

9 manera automática, como lo es el rfc y curp del empleado, también se determina el SDI en base al sueldo y factor de integración capturado. Observar la imagen del formulario de captura de empleados. La información ingresada en ese formulario, se guarda en una hoja que sera nuestro catálogo de empleados, si es necesario, podemos modificar esos datos. Es importante que antes de calcular una nomina, los nuevos empleados o modificaciones sean ingresados al catalogo. Posteriormente se debe generar el nuevo periodo. En este proceso lo que se hace es generar un registro de todos los empleados que entraran en esta nomina, esto significa que antes de este punto ya debimos haber registrado todos los empleados,

10 modificaciones de salarios, altas y bajas. Veamos la imagen del menu para crear periodo. Solo debe indicarse el periodo a calcular ( semanal, decenal, quincenal, mensual ), después indicamos la fecha inicial, la fecha final se calculara de acuerdo al periodo seleccionado, finalmente presionamos en crear periodo. Incidencias de nomina. Cuando se crea el nuevo periodo, también se genera una hoja para ingresar incidencias del periodo. El registro de incidencias de nomina básicamente consiste en faltas, percepciones y deducciones que no se dan de manera general, así que para esto seleccionamos al empleado y digiramos las incidencias para ese empleado en ese periodo. Esto puede verse en la imagen siguiente.

11 Aunque en la mayoría de los conceptos de este formulario de incidencias, son percepciones y deducciones que no se aplican de manera general, hay algunas que si se pueden programar de manera general desde la hoja de parámetros de nómina. Procesar Nomina. Una vez que las incidencias se han ingresado, ya tenemos la información necesaria para procesar la nomina, en este punto es donde todos los cálculos de nomina se realizan, percepciones, deducciones, imss, isr, infonavit, total a pagar, incluso se genera el reporte de nomina y su resumen.

12 Aquí todo el calculo es automático, solo debe dar clic en procesar nomina y aceptar, con esto se genera el reporte de nomina listo para imprimir, resumen de nomina, también se genera un reporte de calculo donde podemos ver el calculo detallado de cada empleado. El reporte de nomina simplemente resume el cálculo completo de todos los empleados que entraron el periodo de calculo, como dijimos, este se genera automáticamente, así que no es necesario que realices ningún tipo de calculo u operación manual para llegar a este, además, este reporte tiene una opción para generar un libro nuevo donde se incluye solo esa hoja de reporte, esto en el caso de que se requiera enviar a otra persona. Al procesar la nomina, también se ha generado un resumen y un reporte de calculo. El resumen incluye los conceptos de percepciones y deducciones con sus totales.

13 Ese resumen seria la caratula de nuestra nomina, normalmente este se pone arriba al archivar, esto porque tiene los totales generales de cada concepto que se ha calculado en el periodo. En el caso del reporte de calculo de nomina es lo contrario, aquí se detalla el calculo generado en el periodo para cada empleado, desde los conceptos de deducciones y percepciones, hasta el detalle del calculo de isr e imss. El reporte de calculo es una hoja muy grande, así que solo incluimos una parte de ella. Los recibos de nomina también se generan automáticamente, lo único que hay que hacer es dar ir a la hoja de recibos, desde el menú principal damos click en nomina/ recibos. Esta parte es muy importante ya que cuando hacemos nomina en

14 excel, al momento de elaborar los recibos es un dolor de cabeza, pero en este caso es de lo más simple. En la imagen se ve el recibo que se genera, en realidad es original y copia, la copia está más abajo, en este formato puedes consultar o imprimir recibos por separado, solo tienes que cambiar el código del empleado para ver sus datos y poder imprimir ese recibo, también puedes imprimir todos los recibos dando click en el botón de impresora (imprimir todo), automáticamente imprimirá todos los recibos de ese periodo Acumulados por empleado. Esta parte es muy importante, esta hoja de calculo no se limita a realizar el calculo y reportes de nomina, también genera un libro con los acumulados por empleado, esto resulta muy importante ya que con estos datos se puede hacer una serie de cálculos y nos da lo necesario para la informativa de sueldos. Este paso es muy sencillo, solo debemos ir al panel inicial, click en nomina/ guardar nomina. Luego solo debemos esperar a que nos dé el

15 aviso de que los datos se acumularon correctamente. Para consultar el libro de acumulados, solo debemos ir al menú inicial/ click en empleados/ acumulados veremos que ese libro contiene dos hojas (bd y acumulados), en bd es donde cada nomina se va acumulando con la información del calculo de cada empleado, en acumulados es donde se acumula o se calcula cada concepto de todas las nominas por cada empleado, solo debemos dar click en actualizar para refrescar los datos. Con esto se concluye el proceso de nomina, como vimos es realmente sencillo calcular nominas con esta hoja de calculo, básicamente el trabajo consiste en mantener los datos actualizados, catalogo de empleados, tablas imss, isr, salarios mínimos, topes de percepciones y el registro de incidencias, todo lo demás se lo dejas a excel. También les dejo un video donde se muestra el proceso completo para elaborar nomina en excel. No tengo dudas que esta aplicación te sera de gran ayuda, durante muchos años pude ver como la mayoría de los contadores realizaban esto a mano o en hojas de calculo donde había que tener mucho

16 cuidado al mover algo porque todo se descuadraba y solo quien la realizo podía encontrar el problema y no era nada sencillo. No siempre se tiene el tiempo para poder elaborar un libro que trabaje a este grado de automatización, se bien que el trabajo en la oficina es duro y es difícil tomarse el tiempo para esto porque puedes descuidar otras cosas, así que ahora que llegaste aquí buscando una solución y poder tener la tranquilidad al no tener que trabajar tanto cada vez que llega el día de nomina realmente me da gusto poder aportar algo para que esta tranquilidad llegue. Una nómina es un documento en el cual se liquidan los salarios de los trabajadores, las deducciones a los mismos, los aportes parafiscales, etc. Para liquidar la nómina debemos tener en cuenta los conceptos de contrato de trabajo, clases contratos de trabajo, jorna de trabajo, salario, pagos que constituyen salario, domingos, festivos, valor del salario mínimo legal, auxilio de transporte, horas extras, aportes parafiscales, aportes a salud y pensión, etc. todos ellos los podemos encontarar en algunos puntos de la red, tales como: 2. PARTES Y FÓRMULAS Normalmente una nómina elaborada en Excel, consta de las siguientes partes: 2.1 INFORMACIÓN BÁSICA Ésta está constituida por: el número de orden, los nombres y los apellidos de los trabajadores y el cargo. 2.2 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

17 Se conforma por: el sueldo básico que consta en el contrato de trabajo, los días laborados en el período, las horas extras diurnas ordinarias (HEDO), las horas extras nocturnas ordinarias (HENO), las horas extras diurnas festivas (HEDF), las horas extras nocturnas festivas, los festivos y domingos, los recargos nocturnos y otros. 2.3 EL DEVENGADO O SALARIO En esta parte de la nómina se liquida todo lo que conforma el salario, a saber: Sueldo Básico, Auxilio de transporte, la horas extras diurnas ordinarias (HEDO), las horas extras nocturnas ordinarias (HENO), las horas extras diurnas festivas (HEDF), las horas extras nocturnas festivas (HENF), los festivos y domingos, los recargos nocturnos (se escribe el 35%), etc, LAS FÓRMULAS EN EXCEL QUE CORRESPONDEN A LO DEVENGADO POR EL TRABAJADOR DURANTE EL MES CORRESPONDIENTE: Hay que tener en cuenta que en Excel, el sueldo básico, las horas extras, los días trabajados en el més, los domingosy festivos, se encuentran en celdas de la información complementaria a. Sueldo Básico: es el sueldo fijo que por contrato se gana el trabajador y se liquida de acuerdo co el número de días laborados en el mes. Sueldo Básico: = (sueldo básico * días trabajados en el mes)/30 días del mes b. Auxilio de Transporte: Es el porcentaje o valor fijado anualmente para los trabajadores como ayuda para pagar su transporte del trabajo a la casa y que ganan hasta dos salarios mínimos, quienes ganan más no tienen derecho.

18 Auxilio de transporte: =SI(Sueldo básico<= 2* Salario Mínmo Legal;(Auxilio de Transporte* días laborados en el mes)/30 dïas del mes;0) c. Horas Extras. Por orden de la ley y en contravía de la realidad y del bolsillo de los trabajadores, se estableció que el día es de 6 de la mañana a diez de la noche, por tal motivo las horas extras diurnas son las que se produzcan dentro de ese horario y que se trabajen por fuera del horario pactado entre trabajadores y empleadores, 8 horas diarias y las demás serán nocturnas, es decir entre diez de la noche y las 6 de la mañana. Las diurnas se pagan con un porcentaje adicional del 25% y las nocturnas con un 75%. c.1 Horas extras diurnas ordinarias: las que se trabajan por fuera del horario establecido durante la semana, entre las 6 de la mañana y las diez de la noche. HEDO: =(Sueldo Básico * 1,25 * horas extras trabajadas)/240 horas c.2 Horas extras nocturnas ordinarias: las que se trabajan entre las diez de la noche y las seis de la mañana durante la semana. HENO: =(Sueldo Básico * 1,75 * horas extras trabajadas)/240 horas c.3 Horas ordinarias Dominicales y/o festivas: son las que se trabajan en los domingos y festivos dentro del horario normal establecido. HODF: =(Sueldo Básico*1,75* Horas ordinarias dominicales y/o festivas trabajadas)/240 c.4 Horas extras diurnas dominicales y/o festivas: son aquellas que se laboran por fuera del horario ordinario, entre las 6 de la mañana y las diez de la noche en domingos y festivos. HEDF: =(Sueldo Básico * 2 * horas extras trabajadas)/240 horas c.5 Horas extras nocturas dominicales y/o festivas: son aquellas que se laboran entre las diez de la noche y la seis de la mañana en domingo o festivo.

19 HENF: =(Sueldo Básico * 2,5 * horas extras trabajadas)/240 horas d. Domingos y o festivos: Quién trabje en domingo o festivo, tiene derecho a un día de compensación dentro de la semana, pero si suman tres o más en el mes, se le pagan con el recargo del 75%. DOMINGOS Y FESTIVOS (Mínimo 3 al mes): =(Sueldo Básico * 1,75 * días trabajados)/30 días e. Recargos nocturnos: quien labore en horario de la noche, tiene derecho a que le paguen un recargo del 35% y se liquida por días laborados en el mes, a no ser que haya otra clase de acurdo con la empresa dentro de lo legal establecido. RECARGOS NOCTURNOS: =(Sueldo Básico * 35% * dias trabajados en el mes)/30 días TOTAL DEVENGADO: Es la suma de todo lo anterior y equivale al salario total del trabajador. 2.4 FÓRMULAS PARA LAS DEDUCCIONES Y DESCUENTOS Y CONCEPTOS. Son las partidas o porcentajes que se le restan al salario o total devengado APORTE A SALUD: Todo trabajador aporta para su salud el 4% de su salario, es decir del total devengado SALUD: (Total devengado * 4%) APORTE A PENSIÓN: Para salarios menores a 4 salarios mínimos legales, el aporte es del 4%, para iguales y superiores hasta 15 salarios mínimos legales es de 1,0% más obligatorio, es decir 5%, para colaborar con las pensiones y hacemos un si condicional sencillo.

20 Hay otros aportes, pero lo hacemos sencillo para salarios no tan altas, que pasan de 16 mínimos legales. PENSIÓN: =SI(Total devengado=>4 salarios mínimos; total devengado*5%; total devengado*4%) FÓRMULA PARA CALCULAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE: Se convierten las unidades de valor tributario a pesos y se elabora con Si condicional, después de aplicar cualquiera de las tres opciones. Retefuente: =Si(Valor Neto>$ ;(Valor Neto - $ )*33%+$ ;Si(Valor Neto>$ ;(Valor Neto - $ )*28%+$ ;Si(Valor Neto>$ ;(Valor Neto - $ )*19%;0))) TOTAL DEDUCIDO: Corresponde a la suma de todos los descuentos que se le hagan al salartio del trabajador, las vistas anteriormente, más otras. 2.5 NETO A PAGAR: Es la diferencia entre EL TOTAL DEVENGADO Y EL TOTAL DEDUCIDO NETO A PAGAR: =(TOTAL DEVENGADO - TOTAL DEDUCIDO) 2.6 APORTES PARAFISCALES: Son porcentajes que por ley las empresas tienen que hacer, se aplican al salario (Total Devengado) y tienen como destino: las Cajas de Compensación Familiar, el Sena y el ICBF Cajas de Compensacón Familiar: Son Instituciones sin ánimo de lucro y que prestan servicios de recreación y bienestar a los trabajadores y les pagan el subsidio familiar. el aporte es del 4% de la

21 SUMA DE LA COLUMNA TOTAL DEVENGADO. CAJAS COMPENSACIÓN FAMILIAR: = (SUMA TOTAL DEVENGADO*4%) SENA: Es la entidad del estado que provee de formación a los trabajadores y estudiantes de diferentes colegios que desean obtener certicación como tecnólogos en diferentes modalidades. El aporte de las empresas al Sena, es del 2% de la suma de la columna TOTAL DEVENGADO. SENA: =(SUMA TOTAL DEVENGADO * 2%) INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR: Es una entidad pública que tiene como objeto la protección y la atención de los menores en Colombia. El aporte de las empresas al ICBF, es del 3%, de la suma de la columna del TOTAL DEVENGADO ICBF: =(SUMA TOTAL DEVENGADO * 3%) TOTAL APORTES PARA FISCALES : Es la suma de los aportes anteriores hechos por las empresas. 2.7 APROPIACIONES: Son aportes que las empresas deben destinar en beneficio de los trabajadores en los siguientes rublos: cesantías, vacaciones, intereses sobre las cesantías y prima de servicios CESANTÍAS: Es un salario mensual por año trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado. Cada mes se toma la suma de la columna Total devengado y se multiplica por 1/12.

22 CESANTÍAS: =(SUMA TOTAL DEVENGADO* 1/12) PRIMA DE SERVICIOS: Es un salario mensual por año trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado, en el sector privado se pagan quince días en junio y quince en diciembre; en el sector público u oficial se paga un mes al final del año. Se calcula de manera similar a las Cesantías. PRIMA DE SERVICIOS: ( SUMA TOTAL DEVENGADO *1/12) VACACIONES: Todo trabajaor tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones por año laborado o proporcionalmente al tiempo que trabajó. Cada mes se toma la suma de la coumna Total devengado y se multplica 1/24, que corresponde a una quincena de 24 que tiene el año. VACACIONES: =(SUMA TOTAL DEVENGADO * 1/24) INTERESES SOBRE LAS CESANTÍAS: Todo trabajador tiene derecho a que le paguen el 12% sobre las cesantías del año, para ello el empleador debe aplicar el 1% sobre la suma de la columna TOTAL DEVENGADO. INTERESES SOBRE LAS CESANTÍAS: =(SUMA TOTAL DEVENGADO *1%) TOTAL APROPIACIONES: es la suma de todas las apropiaciones. 2.8 SEGURIDAD SOCIAL: Es el porte definido por la ley 100 que los empresarios tienen que hacer para contribuir con la salud, las

23 pensiones y los riesgos profesionales de sustrabajadores APORTE A SALUD: El empleador aporta el 12,5% de la suma de la columna Total devengado. SALUD. =(SUMA TOTAL DEVENGADO * 12,5%) APORTE A PENSIÓN: El empleador aporta el 12% de la suma de la columna Total Devengado, para contribuir a las contingencias contra: invalidez, vejez y muerte. PENSIÓN: (SUMA TOTAL DENGADO*12%) RIESGOS PROFESIONALES: Los empresarios generalmente aportan el 0,522% de la suma de la columna Total Devengado. RIESGOS PROFESIONALES: (SUMA TOTAL DEVENGADO * 0,522%) TOTAL SEGURIDAD SOCIAL: se suman los anteriores conceptos y quedan completas las fórmulas más importantes de la nómina.