MATERIAL 2 EXCEL 2007

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1 INTRODUCCIÓN A EXCEL 2007 MATERIAL 2 EXCEL 2007 Excel 2007 es una planilla de cálculo, un programa que permite manejar datos de diferente tipo, realizar cálculos, hacer gráficos y tablas; una herramienta para analizar, compartir y administrar información, que ayuda a tomar decisiones mejor fundadas. Podemos realizar desde cosas muy sencillas como una lista de alumnos y sus calificaciones hasta algo tan complejo como una nómina o tabla dinámica y un gráfico para la representación de las ventas de una organización. Espacio de Trabajo

2 Herramientas de Acceso Rápido Dentro de la interfaz, se presenta una pequeña barra de herramientas totalmente personalizable. El objetivo de esta pequeña barra es tener, al alcance de un clic, las opciones que nos resulten más útiles o que necesitemos con mayor frecuencia. Para personalizar la herramienta de acceso rápido de click en la flecha hacia abajo y active las opciones que desee, si desea más opciones de click en Más comandos. Botón Office Entre sus novedades, Microsoft Excel 2007 presenta, en la parte superior izquierda de la pantalla, un botón especial con el logo de Microsoft Office. Este botón, denominado Botón de Office, incluye las opciones básicas para el manejo de los archivos. Al presionar este botón, en la parte izquierda veremos una serie de opciones que nos permite trabajar con los archivos. En la parte derecha y bajo

3 el título Documentos recientes, encontraremos accesos directos a los últimos libros que hayamos utilizado.

4 PESTAÑA INICIO Edita el contenido, da formato a la información dentro de las celdas, permite organizar la información y dar formatos condicionales. Ejemplo: Se necesita mostrar la información de 10 estudiantes con letra Arial 12, los títulos centrados y con color, resaltando las cuadrículas y de manera organizada alfabéticamente por el nombre. Para editar el texto usamos Para editar la alineación usamos Para editar el color y resaltar las cuadrículas usamos Quedaría de la siguiente forma

5 Aun falta ordenar el contenido, para esto usamos la herramienta ordenar y filtrar así: Primero: Seleccione la información que se va a organizar (Desde el primer nombre hasta el último) y de Clik en la opción ordenar y filtrar Segundo: Aparecerá una lista donde se debe seleccionar que tipo de organización va ha realizar Seleccione la opción de A a Z. Tercero: En el cuadro que aparece (Advertencia antes de ordenar) verifique que la opción Ampliar la selección esté activada y de click en ordenar, esto hará que además de organizar los nombres también organice los demás datos y así cada estudiante quedará con la información que le corresponde

6 La información quedará así: Formato Condicional: Esta opción permite cambiar el formato de la(s) celda(s) bajo ciertas condiciones. Se usa la mayoría de veces para mostrar de manera gráfica el contenido de un rango de celdas. Por ejemplo: Siguiendo con el ejemplo anterior, los estudiantes ya tienen una nota final, y se quiere mostrar de manera gráfica como fue su rendimiento académico, entonces el proceso será el siguiente: Primero: Seleccione las celdas que va a aplicarle el formato condicional de click en esta opción. Aparecerá una lista: Segundo: Seleccione alguna de las opciones y de click en ella (Para este ejemplo se seleccionó la opción de Barra de Datos, entre mayor sea el número, más larga será la barra) Existen diversas opciones que se analizarán con el instructor.

7 Inserta elementos fuera de las celdas PESTAÑA INSERTAR 1. Tablas: Ya sean de tipo dinámica (No son muy usadas puesto que Excel funciona como una tabla) 2. Imagen de Archivo: Son aquellas imágenes que están guardadas en el disco duro del computador como archivos. 3. Imágenes Prediseñadas: Son una colección de imágenes ya establecidas y que vienen con el paquete de Excel. 4. Formas: Inserta formas u objetos ya diseñados los cuales podemos usar 5. SmartArt: Muestra información de manera gráfica y dinámica 6. Gráficos: Se insertan para mostrar información de manera gráfica y estadísticamente El proceso es el siguiente: Se requiere mostrar con ayuda de un gráfico la producción de 4 productos en los 12 meses del año

8 a. En la pestaña Insertar, seleccione alguna de las opciones de Gráfico (Para este ejercicio se usará el de tipo Columna) b. Aparecerán varias opciones para ese tipo de gráfico, selecione el que más le agrade c. Automáticamente aparecerá el gráfico. d. Si no le aparece o esta mal graficado, seleccione la gráfica y se activarán las pestañas Herramientas de Gráficos (Diseño, Presentación, formato) e. De las Herramientas de gráfico, seleccione la Pestaña de Diseño y posteriormente la opción Seleccionar Datos

9 f. Aparecerá la ventana de Seleccionar orígenes de datos, de Click en el Botón de Seleccionar Datos y seleccione los datos que desea graficar. Seleccione los datos que usted digito, inclusive los títulos del grafico, a manera de consejo, nunca seleccione datos que hayan sido calculados por medio de gráficas o funciones g. Con estos pasos aparecerá el grafico con los criterios que usted seleccionó

10 7. Hipervínculo: Son enlaces que se hacen a sitios del archivo y a otros archivos. 8. Texto: Inserta elementos en los cuales se puede redactar algo

11 PESTAÑA DISEÑO DE PÁGINA Contiene las opciones de modificación de la página para establecer colores, tamaños, márgenes y demás opciones que se usarán al momento de imprimir la hoja. Una herramienta importante que se encuentra son los Saltos los cuales son separaciones, estas separaciones en Excel son solo de páginas, a diferencia de Word en el cual podemos encontrar Saltos de columna, de texto y de secciones. PESTAÑA FÓRMULAS Inserta fórmulas con el propósito de automatizar cálculos matemáticos o lógicos, de manera que cuando sean cambiados datos, el resultado se actualiza de manera automática. El símbolo para insertar una función es en la barra de dirección y edición de datos de celda. También se puede encontrar Ejemplo: En una tabla que muestra la producción de de 4 productos, calcular mediante una función la suma de lo producido durante todo el año en cada uno de los productos.

12 Las flechas indican que datos estarán en cada función y las celdas en blanco indican donde estará el resultado. Primero: Ubicarse en la celda donde aparecerá el resultado Segundo: Dar click en la opción, aparecerá el asistente de Insertar Función: Aparecerán las funciones según la categoría que está activada, en la mayoría de las ocasiones aparecerán las funciones usadas recientemente, despliegue la lista para ver las categorías, si no está seguro de que categoría, seleccione la opción Todas. En esta lista se encuentran las funciones, de click en ellas y abajo aparece una leyenda que explica lo que hace la función, cuando esté seguro de que función usar, de click en aceptar. Para este caso la función que se debe usar es la SUMA la cual suma todos los números en un rango de celdas. Después de haber seleccionado la función y dado click en aceptar aparecerá el asistente para de Argumentos de Función. Para seleccionar el rango de datos que se sumarán de click en el icono se reducirá para que pueda seleccionar los datos que se sumarán: y la pantalla

13 Seleccione los datos que se sumarán de Enter o en el símbolo De click en aceptar y parecerá en la celda que seleccionó el cálculo de la suma de los datos. Taller: Haga lo mismo con los demás datos que faltan Función SI Esta función devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis =SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, si la celda A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

14 Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. Proceso por medio de Asistente: 1. Ubíquese en la celda que tendrá la función y seleccione la opción de Insertar Función lo encontrará en la pestaña Fórmulas o en la barra de edición de fórmulas. Para el siguiente ejemplo definiremos si un estudiante Aprobó o No Aprobó según la nota, teniendo en cuenta que aprueba si tiene la nota superior a 3,5 2. Aparecerá el asistente para Insertar Función, seleccione la función que requiera, (para este ejemplo seleccione la Función SI).

15 Si la función no se encuentra, cambie la categoría Usadas recientemente por la categoría Todas 3. Aparecerá el asistente para Argumentos de función, donde definirá la Prueba lógica, el Valor si verdadero y el Valor si falso. La prueba en definir si la Nota que está en la celda F2 es mayor o igual que 3,5 Si es Verdadero el resultado la prueba lógica, el valor que devolverá es Aprobó Si es Falso el resultado prueba lógica, el valor que devolverá es No Aprobó 4. Con estos pasos el formato quedará definido Una vez definida la primera función SI, puede copiar la función a las demás celdas de abajo.

16 Investigue la Función Contar.si e impleméntela calculando cuantas pernas del sexo masculino hay y cuantas del sexo femenino. PESTAÑA DATOS Se puede trabajar con los contenidos de las celdas (Datos) En esta opción se puede encontrar de nuevo la herramienta de Ordenar, Además se encuentra la opción de Filtrado, que sirve para que por medio de unos criterios de selección muestre los datos que nos interesan: Ejemplo: Supongamos que en el ejemplo de la producción anual, queremos que solo muestre los meses en los que se produjo más del producto 1. Primero: Sitúese en alguna de las Celdas título (Las primeras celdas) luego de click en la opción de filtrar, las celdas titulo aparecerán con unas flechas hacia abajo: Segundo: De click y seleccione alguna de las opciones que, aparece en la lista, si ninguna de las opciones le satisface de click en la opción Filtros de Número:

17 Seleccione alguna de las opciones y aparecerá un asistente que los guiará La opción Texto en columnas divide el contenido de una columna en varias, por ejemplo tenemos el nombre completo de una persona en una sola celda y se quiere tener cada nombre y apellido en una celda a parte: Primero: Seleccione la casilla. Segundo: De click en la opción texto en columnas, aparecerá el asistente Verifique que la opción de Ancho Fijo esté activa, esto hará que separe según los espacios en blanco. De click en siguiente para que observe como quedará la información, de click en siguiente de nuevo y por ultimo en finalizar. Así se mostrará la información De click en siguiente para que observe como quedará la información, de click en siguiente de nuevo y por ultimo en finalizar.

18 LA opción validación de datos permite que el usuario ingrese datos validos, y que no ingrese datos que puedan ocasionar problemas al momento de realizar cálculos. Primero: Seleccione la(s) celda(s) a las que va ha validar y de click en el icono Validación de Datos Segundo: Aparecerá el asistente de Validación de Datos, por defecto está la pestaña de Configuración activada, para seleccionar el criterio de validación, despliegue la lista de opciones de Permitir y seleccione la opción que necesita. Tercero: Adicionalmente podrá establecer un Mensaje de Entrada y un Mensaje de Error en la pestaña con este mismo nombre, el mensaje de Entrada se mostrara antes de que el usuario intente ingresar un dato a la celda que tiene la opción de validación, si a pesar de esto introdujo un dato erróneo, aparecerá el mensaje de error y no se permitirá que el dato sea ingresado. Ejemplo: Siguiendo con el ejemplo de la producción anual de 4 productos, se requiere que el usuario solo pueda ingresar datos de 0 a 100, esto se interpreta de tal forma que un producto solo puede tener una producción máxima de 100 unidades al mes. Primero: Seleccione los validación y de click en la datos a los cuales va ha realizar el proceso de opción de Validación de Datos Aparecerá el asistente de validación de Datos, en la lista de permitir seleccione la opción de número Entero. Segundo: Una vez seleccione la opción Numero Entero se habilitará las opción de Datos, ya que se requiere de un rango de datos seleccionamos la opción Entre para establecer un dato máximo y mínimo posible (en este caso 100 y 0 respectivamente)

19 Tercero: De click en aceptar y compruebe el funcionamiento de la herramienta de Validación de datos. Nota: Con Validación de datos podemos además validar por medio de opciones que aparecerían en una lista desplegada, por ejemplo, el sexo de una persona es masculino o femenino, entonces al momento de definir el tipo de dato a permitir, se selecciona la opción Lista, y en la opción Origen, ingresa las posibles opciones separadas por un punto y coma (;) para el caso de Sexo seria Masculino;Femenino. Este procedimiento implementado sería así:

20 PESTAÑA REVISAR Herramientas de revisión: Corrigen o cambian la información según las necesidades. 2. Comentarios: Puede redactar alguna información sin que esta altere el contenido de del trabajo, se realiza con propósitos informativos. 3. Herramientas de Protección: Protege el archivo o las hojas de trabajo para que ninguna persona pueda modificar la información, también se da la opción de compartir, esta opción solo se usa cuando se tenga acceso a una red, lo que quiere decir que el libro se comparte en una res de trabajo para que los usuarios de esta red puedan modificar el contenido del archivo. Y por último está la opción de Control de Cambios, el cual realiza el seguimiento de los cambios que se hagan al documento.

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