Inventario de bienes en bodega del Consejo de Seguridad Vial

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1 Inventario de bienes en bodega del Consejo de Seguridad Vial 1. Introducción 1.1- Origen del estudio El estudio constituye un trabajo especial de la Auditoría Interna, para el año Objetivo del estudio Evaluar los controles internos Alcance del estudio Período Disposiciones de la Ley General de Control Interno Sobre la implantación de recomendaciones Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. 1

2 Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de Sobre responsabilidad Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley. Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. 2

3 El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto. 2. Resultados De la evaluación del control interno sobre las operaciones que realiza la Unidad de Administración de Materiales (en adelante UAM), se efectuó una revisión del proceso de ingreso, custodia y salida de materiales; así como de los riesgos identificados por dicha unidad, obteniéndose los siguientes resultados. 2.1 Debilidades del Sistema de Control Interno A) Manual de Procedimientos A la fecha del presente informe, no se ha obtenido documento alguno, que evidencie que el Manual de Procedimientos Unidad Administración de Materiales se haya oficializado, el cual instruya las acciones a ejecutar por parte de la UAM en los trámites de administración de materiales y/o activos, a partir de su recibido conforme hasta la oportuna y efectiva comunicación a la Unidad o Departamento solicitante. Al respecto la Ley General de Control Interno señala: Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Artículo 15. Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución. 3

4 ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales. iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente. iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación. El subrayado no forma parte del texto original Y las Normas de Control Interno para el Sector Público (NCISP) indican: 1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI La responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del SCI es inherente al jerarca y a los titulares subordinados, en el ámbito de sus competencias. En el cumplimiento de esa responsabilidad las autoridades citadas deben dar especial énfasis a áreas consideradas relevantes con base en criterios tales como su materialidad, el riesgo asociado y su impacto en la consecución de los fines institucionales, incluyendo lo relativo a la desconcentración de competencias y la contratación de servicios de apoyo. Como parte de ello, deben de contemplar, entre otros asuntos los siguientes: c. La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados, y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta Autorización y Aprobación. La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales deben contar con la autorización y la aprobación, respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales. 4.2 Requisitos de las actividades de control: e. Documentación: Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. f. Divulgación: Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos. El subrayado no forma parte del texto original. 4

5 La falta de esfuerzo e interés suficiente en los trámites de oficialización del manual; Manual de Procedimientos Unidad Administración de Materiales, ocasiona inseguridad e inefectividad en operaciones administrativas relacionadas con la recepción y distribución de bienes. B) Demora en retiro de los bienes y mercadería en tránsito Se determinó la existencia de bienes y mercadería en tránsito, que permanecen en el almacén de la UAM (Véase Anexo Nº 1); a pesar de haber cumplido el plazo establecido para su retiro, los cuales se describen a continuación: # Descripción Cuadro # 1 Mercadería en Tránsito Al 16 de setiembre del 2014 Número Boleta de Entrada Fecha Ingreso Número Boleta de Salida Fecha de Boleta de Salida Retraso en días al 16/09/2014 Total Unidades al 16/09/2014 Unidad de Registro de Multas y Accidentes (Infracciones) 1 Orden de Pago Multas /11/ /11/ Partes Oficial de Tránsito /11/ /11/ Control de Boletas de Citación /11/ /11/ Enteros de gobierno /09/ /10/ Parte Oficial Vehículos/ Usuario /04/ /04/ Boletas de Citación /12/ /09/ Rollo Térmico de Hand Held /08/ /09/ Rollo Térmico de Hand Held /04/ /04/ Rollo Térmico de Hand Held /10/ /10/ Boletas de Citación /12/ /09/ Parte Oficial Vehículos/ Usuario /07/ /09/ Partes Oficial de Tránsito /07/ /09/ Boletas de Citación /08/ /09/ Plantillas para Croquis /08/ /09/ Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación 15 Cajas Fuerte Optima /09/ Archivos de Metal /07/ /07/ Estantes de Metal /07/ /07/ Sillas /08/ /08/

6 19 Sillas Ejecutivas /08/ /08/ Escritorio /07/ /07/ Área de Comunicación y Promoción (Proyectos) 21 Ponchos Impermeables para niños /09/ /09/ Ponchos Impermeables para 22 adolescentes /09/ /09/ Ponchos Impermeables para 23 adolescentes /09/ /09/ Ponchos Impermeables para niños /09/ /09/ Ponchos Impermeables para 25 adolescentes /09/ /09/ Ponchos Impermeables para niños /09/ /09/ Ponchos Impermeables para 27 adolescentes /09/ /09/ Ponchos Impermeables para niños /04/ /09/ Ponchos Impermeables para niños /04/ /09/ Ponchos Impermeables para 30 adolescentes /04/ /09/ Ponchos Impermeables para niños /04/ /09/ Ponchos Impermeables para adolescentes /04/ /09/ Guías Didácticas /05/ /09/ Al respecto el Jefe del Departamento de Servicio al Usuario (quien tiene a cargo la Unidad de Registro de Multas y Accidentes, la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación, la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos y la Unidad de Plataforma de Servicios ) manifestó que la Dirección de Logística le comunicó la necesidad del retiro de los bienes y materiales descritos; sin embargo, no se ha podido llevar acabo pues dichas unidades no cuentan con una bodega que reúna el espacio y las condiciones necesarias para almacenarlos. Agregó que actualmente se está gestionando el retiro y distribución de la biblioteca, armarios y escritorios. Por su parte, la Jefe del Área de Comunicación y Promoción señalo que la Dirección de Logística, comunicó a la Dirección de Proyectos la necesidad del retiro de la mercadería citada anteriormente; la cual no se ha podido retirar pues según indicó, la bodega de dicha Área sufrió daños estructurales, debido a un golpe externo en una de sus paredes, situación que ha impedido el almacenar esa mercadería. 6

7 Cabe agregar que por limitaciones de espacio, la mercadería descrita anteriormente, se encuentra ubicada en los pasillos del almacén de la UAM. El Reglamento Interno para los Procedimientos y Actuaciones en Materia de Contratación Administrativa del Consejo de Seguridad Vial en su Artículo 96 establece: Artículo 96. De la entrega de materiales y suministros a las Unidades del Consejo y a las Direcciones solicitantes Se establece como plazo máximo ocho días hábiles para que la unidad destinataria de los bienes o materiales "en tránsito", procedan a retirarlos del Almacén. El inicio del plazo se comunicará a los interesados por medio idóneo, y correrá a partir de que se haya patrimoniado el bien (si corresponde) y se hayan finalizado los registros en el sistema de Administración de Materiales. Transcurrido el indicado plazo, sin que se retire el bien, el responsable de Administración de Materiales, notificará al superior jerárquico de la unidad o dependencia solicitante para que se adopten las medidas que procedan contra el responsable; y sin perjuicio de que transcurrido el mencionado plazo, sin que los bienes en tránsito sean retirados, pasen a formar parte del "stock" del Consejo, pudiendo ser requeridos y asignados para su uso, a otra Unidad diferente a la solicitante de la compra. El subrayado no forma parte del texto original Al respecto la Ley General de Control Interno señala: Artículo 8º Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Artículo 13. Ambiente de control. En cuanto al ambiente de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: c) Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. El subrayado no forma parte del texto original 7

8 Las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen: 1.1 Sistema de control interno (SCI) El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para contar con un SCI, conformado por una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales. El SCI tiene como componentes orgánicos a la administración activa y a la auditoría interna; igualmente, comprende los siguientes componentes funcionales: ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control, sistemas de información y seguimiento, los cuales se interrelacionan y se integran al proceso de gestión institucional. Los responsables por el SCI deben procurar condiciones idóneas para que los componentes orgánicos y funcionales del sistema operen de manera organizada, uniforme y consistente 1.2 Objetivos del SCI El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos: a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. El SCI debe brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue suministrado, y de que se establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo. c. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. El SCI debe coadyuvar a que la organización utilice sus recursos de manera óptima, y a que sus operaciones contribuyan con el logro de los objetivos institucionales. 1.3 Características del SCI El SCI debe reunir las siguientes características: c. Ser razonable. El SCI debe estar diseñado para lograr los objetivos del sistema y para satisfacer con la calidad suficiente y necesaria las necesidades de la institución, con los recursos que ésta posee y a un costo aceptable. d. Ser integrado. Los componentes funcionales y orgánicos del SCI deben interrelacionarse adecuadamente e incorporarse en la gestión institucional. e. Ser congruente. El SCI debe ajustarse a las necesidades, capacidades y demás condiciones institucionales y estar enlazado con el bloque de legalidad. 1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI En el cumplimiento de esa responsabilidad las autoridades citadas deben dar especial énfasis a áreas consideradas relevantes con base en criterios tales como su materialidad, el riesgo asociado y su impacto en la consecución de los fines institucionales, incluyendo lo relativo a la desconcentración de competencias y la contratación de servicios de apoyo. Como parte de ello, deben contemplar, entre otros asuntos, los siguientes: f. Las acciones pertinentes para el fortalecimiento del SCI, en respuesta a las condiciones institucionales y del entorno. El subrayado no forma parte del texto original 8

9 Con respecto a medidas de seguridad la Constitución Política de la República de Costa Rica en su artículo 66 establece: ARTICULO 66-Todo patrono debe adoptar en sus empresas las medidas necesarias para la higiene y seguridad del trabajo. Por su parte la Ley 6727 Sobre Riesgos del Trabajo señala: Artículo Corre a cargo de todo patrono la obligación de adoptar en los lugares de trabajo, las medidas para garantizar la salud ocupacional de los trabajadores, conforme a los términos de este Código, su reglamento, los reglamentos de salud ocupacional que se promulguen, y las recomendaciones que, en esta materia, formulen tanto el Consejo de Salud Ocupacional, como las autoridades de inspección del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Ministerio de Salud e Instituto Nacional de Seguros. La falta de planificación tanto de la Administración en cuanto al espacio físico asignado a las unidades de la institución para la salvaguarda de los bienes y materiales; así como de dichas unidades al emitir solicitudes de compra sin prever el tiempo requerido para el retiro y asignación de bienes y materiales solicitados en primera instancia para su uso casi inmediato, ocasiona un volumen excesivo de mercaderías en el almacén de la UAM y por ende posibilita el incumplimiento de disposiciones importantes relacionadas con la efectividad en las operaciones de custodia y distribución de las mismas o con requisitos de seguridad y protección a la integridad física de sus funcionarios. C) Demora en el desecho de materiales obsoletos o en desuso Se determinó la existencia de un inventario de materiales de desecho, que en términos económicos asciende a la suma de , que de acuerdo con la encargada de la UAM corresponde a material en stock que no tiene movimiento y/o está vencido, el cual fue inventariado y empacado el 3 de julio del 2014 en compañía de un funcionario de la Asesoría Legal y se está en espera del Acta de dicha Asesoría para tramitar su desecho. Véase Anexo Nº 2 y 3. Lo descrito anteriormente, fue confirmado por el funcionario de la Asesoría Legal quien participo de dicho inventario, el cual señaló que el acta no se ha confeccionado, pues la Asesoría Legal está gestionando un nuevo libro de actas ante la Auditoría Interna. 9

10 Por otra parte, se determino que la UAM registra el movimiento del Inventario en stock mediante un archivo en formato de Excel; por medio del cual se comprobó que existen líneas de inventario que en términos económicos ascienden a la suma de ; que no han vuelto a ser solicitadas por las unidades desde 01 de enero al 30 de setiembre del presente año y al ser materiales en stock no se tiene conocimiento de las razones por las cuales han dejado de ser requeridas. Véase detalle de dichas líneas a continuación Cuadro # 2 Mercadería en Stock sin movimiento durante el año Al 30 de setiembre del 2014 Total # Código Descripción Unidades Costo Unitario en Saldo S/Toma Física en ALMOHADILLA PARA NUMERADOR DE METAL , PAPEL P/MICRO BLANCO TRES TANTOS TAM. CARTA , CARTUCHO EPSON C63/83 NEGRO (T046120) , CARTUCHO EPSON C63/83 AMARILLO (T047420) , CARTUCHO HP OFFICE JET H 4706 HP 98 BLACK , TONNER IMPRESORA HP LASER JET 4200 NEGRO (Q1338A) , TONNER FOTOC. BROTHER MFC-9700 (TN-430) , TONNER IMPRES. LEXMARK T , TONNER IMPRESORA HP LÁSER 4000 (C4127) , TONNER FAX BROTHER 2800 (TN-250) , TONNER FOTOC. XEROX LASER WC4118X , TONNER IMPRESORA HP 2550 Magenta (Q3973A) , TONNER IMPRESORA HP 2550 Cyan (Q3971A) , TONNER IMPRESORA HP 2550 Amarillo (Q3972A) , TAMBOR DE IMAGEN HP 2550 NEGRO , TONNER FOTOC. XEROX COPY CENTRE C , TONNER IMPRESORA XEROX PHASER 4500 NEGRO , TONNER FOTOC. XEROX WORKCENTRE PRO 428 (113R634) , TONNER FAX BROTHER INTELLIFAX 2800(TN250) , TONNER LEXMARK E , TONNER FOTOC. SHARP AR-M , CINTA IMPRESORA EPSON FX-870 Y LQ-570e (#8750) , DISKETTE LIMPIADOR DE CABEZAS DE 31/2" , Totales Fuente : Inventario de STOCK al 30 de setiembre del

11 El Reglamento Interno para los Procedimientos y Actuaciones en Materia de Contratación Administrativa del Consejo de Seguridad Vial en su Artículo 100 establece: Artículo 100. De la toma física de inventarios. El responsable de Administración de Materiales deberá aplicar los controles necesarios para el adecuado detalle de todos los bienes muebles que ingresen y se custodien en el almacén o bodegas de la Institución que estén a su cargo. Deberá igualmente realizar comprobaciones físicas de ésos bienes, en forma total, al menos una vez al año, antes del 31 de diciembre de cada año y comprobaciones parciales cuando sea necesario o así se establezca por sus superiores, utilizando para ello las normas básicas sobre el control y la toma de inventarios... Cuando deba efectuarse baja de bienes o artículos en inventario por ser declarados innecesarios u obsoletos para la gestión del Consejo, deberá procederse al levantamiento de la respectiva acta de desecho con la participación de un representante de Administración de Materiales y de la Asesoría Legal. Con base en dicha acta se registra la disminución del valor del inventario, tanto en el sistema automatizado como manual El subrayado no forma parte del texto original Al respecto las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen: 4.3 Protección y conservación del patrimonio El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos, así como los requisitos indicados en la norma Regulaciones para la administración de activos El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y custodia de los activos pertenecientes a la institución. Deben considerarse al menos los siguientes asuntos: g. El tratamiento de activos obsoletos, en desuso o que requieran reparaciones costosas. El subrayado no forma parte del texto original La falta de planificación por parte de la Administración, en cuanto a la cantidad de materiales requeridos para stock, en relación con el plazo estimado para su uso, fecha de vencimiento y consumo de los mismos, ocasionó a la Institución pérdidas económicas importantes, al tener que desechar bienes por tener la condición de obsolescencia y/o desuso, así como también, se presenta el riesgo que otra parte 11

12 de las mercaderías en existencias, manifiesten las mismas condiciones y por ende se puedan afectar los intereses económicos de la Institución. D) Omisiones en la identificación y análisis de riesgos Se determinó que la UAM no realiza una adecuada valoración de los riesgos, pués en su matriz identificó los riesgos de Poca efectividad en el proceso de reclutamiento y selección del personal y Obsolescencia tecnológica los cuales no tienen una relación directa con las actividades principales de la Unidad, tal es el caso del Riesgo por obsolescencia de inventario, el cual está vinculado directamente con su gestión. La Ley General de Control Interno establece: Artículo 14. Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar. SECCIÓN II Sistema Específico de Valoración del Riesgo Artículo 18. Sistema específico de valoración del riesgo institucional. Todo ente u órgano deberá contar con un sistema específico de valoración del riesgo institucional por áreas, sectores, actividades o tarea que, de conformidad con sus particularidades, permita identificar el nivel de riesgo institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo. Artículo 19. Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General de la República disponga que debe implantarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable. El subrayado no forma parte del texto original 12

13 Las Normas de control interno establecen CAPÍTULO III: NORMAS SOBRE VALORACIÓN DEL RIESGO5 3.1 Valoración del riesgo El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure. 3.2 Sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI) El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer y poner en funcionamiento un sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI).El SEVRI debe presentar las características e incluir los componentes y las actividades que define la normativa específica aplicable. Asimismo, debe someterse a las verificaciones y revisiones que correspondan a fin de corroborar su efectividad continua y promover su perfeccionamiento. 3.3 Vinculación con la planificación institucional La valoración del riesgo debe sustentarse en un proceso de planificación que considere la misión y la visión institucionales,así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones, y en consecuencia, de los riesgos correspondientes. Asimismo, los resultados de la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación, aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y externos. 4.2 Requisitos de las actividades de control Las actividades de control deben reunir los siguientes requisitos: b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de acuerdo con el comportamiento de esos riesgos. El subrayado no forma parte del texto original La falta de conocimiento, buen juicio y sentido común por parte de la Administración en cuanto al proceso de valoración de riesgos, posibilita la inobservancia de riesgos potenciales que al materializarse constituyan pérdidas económicas e incidan en el logro de las metas y objetivos institucionales. 13

14 3. Conclusión Los procedimientos de control de la UAM están plasmados, en un Manual de Procedimientos Unidad Administración de Materiales, sobre el cual no se tiene evidencia de que esté debidamente oficializado. Actualmente hay bienes y mercadería en tránsito que permanece en el almacén de la UAM; a pesar de haber cumplido el plazo establecido para su retiro. Existe mercadería en stock obsoleta que en términos económicos asciende a la suma de y a la fecha no se ha emitido el acta para efectuar la disminución del valor del inventario y el trámite de desecho respectivo. Existe mercadería en stock que en términos económicos asciende a la suma de ; que no ha vuelto a ser solicitada por las unidades desde 01 de enero al 30 de setiembre del presente año. Se determinó, que la UAM no realiza una adecuada valoración de los riesgos, lo que posibilita la inobservancia de otros que potencialmente tengan una relación directa con las actividades principales de la Unidad. 4. Recomendación 4.1- A la Dirección Ejecutiva A-1 Oficializar el Manual de Procedimientos de la Unidad de Administración de Materiales y girar instrucciones a la Dirección de Logística para que sean comunicados a cada uno de los funcionarios de la Unidad de Administración de Materiales (Resultado 2.1 A). A-2 Girar instrucciones a las jefaturas de la Dirección de Logística y Dirección de Proyectos, para que, previo a emitir las solicitudes de compra por concepto de mercadería en tránsito, se realice una planificación de la cantidad a comprar, considerando el espacio físico para su custodia y el tiempo requerido para la asignación, distribución y utilización de la misma. A-3 Solicitar a la Jefatura de la Dirección de Proyectos que proceda a retirar inmediatamente, las mercaderías de esa Dirección, que se encuentran en tránsito en la bodega de la Unidad de Administración de Materiales. (Resultado 2.1 B). 14

15 A-4 Girar instrucciones a la Asesoría Legal para que confeccione lo antes posible, el Acta de Material de Desecho correspondiente al 03 de julio del 2014, con el propósito de dar de baja los materiales descritos es este documento (Resultado 2.1 C) A la Dirección de Logística, girar instrucciones: A-1 A la jefatura del Departamento de Servicio al Usuario, para que tome las medidas pertinentes, con el propósito de retirar inmediatamente los bienes y mercaderías en tránsito de ese Departamento, que se encuentran en la bodega de la Unidad de Administración de Materiales. (Resultado 2.1 B). A-2 A la jefatura del Departamento de Servicios Generales, para que coordine. la oportuna reparación de la bodega de la Dirección de Proyectos (Resultado 2.1 B). A-3 A la jefatura del Departamento de Proveeduría para: Que la Unidad de Administración de Materiales, lleve un registro de la fecha de vencimiento de las mercaderías que ingresan a su bodega, identifique mensualmente si existe inventario de poco movimiento que se encuentre en riesgo de obsolescencia y comunique a nivel institucional sobre los bienes con dicha condición; solicitando que se efectúen los trámites necesarios para que sean utilizados. (Resultado 2.1 C) Que agilice el proceso de baja a inventarios obsoletos (Resultado 2.1 C). Que realice una Identificación y análisis de probabilidad de ocurrencia e impacto, de los riesgos asociados a las actividades principales de la Unidad de Administración de Materiales. Contemple dentro de dicha valoración el riesgo de obsolescencia de inventario. Y establezca un plan de acción para mitigar los riesgos detectados. (Resultado 2.1 D). 15

16 ANEXOS 16

17 Anexo # 1 Fotos Unidad de la Administración de Materiales (UAM) Boletas de Citación y Plantillas para Croquis Materiales de la Unidad de Registro de Multas y Accidentes Ubicados en el pasillo de la entrada de la UAM Escritorios y Archivadores Mobiliario de la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación Ubicados en el primer pasillo de la bodega de la UAM 17

18 Escritorios de la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación y Cajas de ponchos del Área de Comunicación y Promoción (Proyectos) Ubicados sobre tarimas en el segundo pasillo de la bodega de la UAM Armarios de Metal de la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación Ubicados en el segundo pasillo de la bodega de la UAM 18

19 Sillas de la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación Ubicados en el segundo pasillo de la bodega de la UAM Escritorio y sillas de la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación Ubicados en el primer pasillo de la bodega de la UAM 19

20 Anexo # 2 Materiales en Desecho y Desuso 20

21 21

22 22

23 23

24 Anexo # 3 Fotos Material en Desecho y Desuso Ubicado en bodega de la Unidad de la Administración de Materiales (UAM) 24

25 25

26 26

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