El Tiempo: Recurso Irrecuperable. Lic. Genaro D. Salom

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1 El Tiemp: Recurs Irrecuperable Lic. Genar D. Salm

2 Índice Capítul 1 La administración del tiemp: factr determinante En las cmunicacines La planificación La ejecución Capítul 2 La relatividad y la experiencia; su aplicación en ls negcis La relatividad del tiemp y su percepción La experiencia es la realidad Capítul 3 Más sbre el manej del tiemp y las empresas La cmunicación El entrn La disciplina peracinal Las negciacines Ls incentivs Ls cncepts Nta: Cualquier reprducción ttal parcial sin la previa autrización pr escrit del autr es una vilación de la prpiedad intelectual y esta sujeta a las leyes aplicables.

3 Capítul 1 La administración del tiemp: factr determinante El recurs más valis que tenems es el tiemp, ningún tr puede cmpetir cn este intangible. Su us, el manej y "administración" sn ls factres más imprtantes en nuestras vidas. Est se refleja de manera significativa en tds ls cntrns de nuestrs quehaceres diaris, en el trabaj que desempeñams, ls deberes familiares, nuestr cuidad persnal y en l que pdems denminar el disfrute de un "T iemp de Calidad" (Quality Time). Aprximadamente a mediads del sigl pasad la sciedad en general se vi frzada, pr raznes principalmente ecnómicas, a valrar el tiemp de una manera más bjetiva. Este cambi se prduce, en parte, pr la inserción de la mujer en ls mercads labrales, ya que ls ingress saláriales de ls hmbres n eran suficientes para sstener un nivel de vida adecuad dign en sus hgares. El nuev mileni y la mundialización acentúan aún más el sbrepreci de este recurs y, pr cnsiguiente, debems analizar alguns punts referentes a la efectiva y bjetiva administración del tiemp. En las cmunicacines La "Era Digital" cn las "Nuevas Tecnlgías", en rápida evlución vertical, dictan que las cmunicacines n sean sl bjetivas sin precisas, ahrrand así tiemp. L que se pueda cmunicar en diez palabras va a ser más bjetiv y entendible que l que tme 20 palabras. El lenguaje tiene much que ver cn las cmunicacines y el us efectiv del tiemp. Pr ejempl n es l mism cmunicarse en españl que en inglés. El idima anglsajón es much más direct y bjetiv en tds ls aspects, sin embarg, n es un idima cn la afluencia del españl. La simple cnclusión es que ls países que emplean cm idima el inglés sn más eficientes en el manej del tiemp y tienden a tener mejres sistemas sci-plítics y ecnómics. Las cmunicacines infrmación emitidas vía dcuments (hard cpy), aunque necesarias, cnsumen mayr tiemp que las transmitidas pr crre electrónic, Internet Telecmunicacines. Otras de las ventajas que estas frecen sn el que n cupan una gran cantidad de espaci físic, sn much más rápidas de acceder y pueden ser salvaguardadas cn un nivel alt de seguridad. La Planificación La planificación estudi previ de cualquier acción pryect es un prerrequisit n sl en l persnal per también en el área empresarial. Est, aunque cnsume algún tiemp para desarrllar, el prduct final es el ahrr de tiemp, esfuerz y diner. Un Plan de negcis persnal debe de stentar una serie de requisits para pder llegar de la n-existencia a la existencia:

4 1. Debe, de inici, tener una meta realista y alcanzable en un tiemp real; 2. La planificación y el estudi lgístic debe ser n-sól prfund per al mism tiemp tmand en cnsideración las psibles vertientes y variables que pudiesen presentarse. 3. Sus fundaments deben de estar establecids baj el cncept del n-rmpimient de la línea crítica siguiend un rden de raznamient y pensamient más bien lineal; El rmpimient de esta la falta de linealism dilatarían la meta y, pr cnsiguiente, se manifestarían cm grandes perdidas de tiemp, esfuerzs y diner. También hubiese el alt riesg de la n-realización del pryect meta. La ejecución Para ejecutar necesitams ls ds primers requisits la "cmunicación" y la "planificación". A ests ds ingredientes indispensables debems añadirles este últim, la "ejecución", siend bviamente el más imprtante, pues va a ser el prduct final meta. En la ejecución también hay parámetrs de valrización del tiemp. Alguns de ells sn: 1. El cumplimient de la planificación a cabalidad sin divertir perder de vista el bjetiv. 2. Un cnstante y eficiente fluj cmunicativ utilizand las tecnlgías más avanzadas psibles y usand la menr cantidad de material rgánic escrit, pr ende, mayr velcidad de transferencia infrmática y menr desgaste de tiemp y energías. 3. El seguimient de la línea critica y el pensamient lineal per cn la capacidad ejecutria de la imprvisación lógica sin la vilación de l mencinad previamente. Recrdems que para el pder gzar de una vida sin estrés y para pder disfrutar de "tiemp de calidad" es necesari tener n sl la bjetividad de pder ejecutar accines pryects valrand el tiemp sin que debems entender el cncept del tiemp mism.

5 Capítul 2 La relatividad y la experiencia; su aplicación en ls negcis Albert Einstein estableció el cncept y la tería de la relatividad del tiemp, n es fácil de entender y much mens cuand tratams de aplicar este al ámbit labral de negcis. Al igual, este ilustre científic dij en una casión que; "la única realidad es la experiencia", sea, la "n-experiencia es la ausencia de la realidad" Ests ds punts, la relatividad del tiemp y la realidad estrictamente basada en la experiencia sn, de hech, ds imprtantísims aspects a cnsiderar en el mund de ls negcis y sus peracines. La relatividad del tiemp y su percepción En l que se refiere a la relatividad del tiemp vams a abrdar el tema n desde el punt de vista cnvencinal que infiere "el manej prductiv y eficiente del tiemp". Hagámsl de una manera mens cnvencinal, desde una óptica quizás humrística de esta manera el entendimient cnceptual será mejr. El cncept se basa en un raznamient lógic que se puede explicar de esta manera: Para ds amantes apasinads el cmpartir sus emcines amrsas pr un períd de 2 hras, les parecería cm sl uns breves mments... minuts, quedarían añrand más de l recibid y, aún más imprtante una satisfacción emcinal de alta estima. Ahra bien, si fuésems tan crueles de frzar a una persna a sentarse encima de una hrnilla cn el fueg encendid en alt pr slamente 30 segunds, para este individu ls treinta segunds le parecerían una eternidad, y cn mucha razón. Per tmems en cuenta n sl la percepción del tiemp entre ests ds cass, la cual es imprtante, sin ls efects secundaris psiclógics que, sin lugar a dudas, en ests ejempls sn de igual y puesta fuerza. Si utilizams esta óptica en relación cn la relatividad y percepción del tiemp y la aplicams a ls negcis y sus peracines pudiésems decir que, "el manej efectiv del recurs tiemp" aunque indispensable, n l es td es sl parte. A veces una rganización entiende que esta haciend us de este valis recurs adecuadamente y de hech si analizams sus prblemáticas peracinales ns hacems cncientes que en muchs cass abusan de este recurs y en trs cass n existe el entendimient de la verdadera relatividad aplicada a un plan físic peracinal. Una secretaria desempeñand sus funcines en un ambiente labral grat y cn ls elements físics tales cm, música indirecta, ambientación estética, ausencia de bullas distraccines, equips en ptimas cndicines, etc. n sl va a percibir el tiemp de diferente manera sin que cuand su jrnada llegue a su fin, ya sea de 8 14 hras, pr l regular va a sentir "un cansanci buen" y al mism tiemp una sensación psiclógica de lgr y alta estima. Al puest, si a la misma persna la abrumams en un huec de 2 metrs pr 2 metrs, cn paredes sucias descascaradas, cn equips deficientes, sin música per cn el bullici de n sl el persnal del

6 negci sin también el tráfic y las bcinas en la calle, ls resultads van a ser similares al pbre infeliz de la hrnilla. Si trabaj sus 8 hras las 14 va a sentir un "mal cansanci", frustración y casi segur estará cnsiente incnscientemente psiclógicamente perturbada, en muchs cass su salud física llega a ser afectada. Cm pdems ver el tiemp n cambia, ni más ni mens, l que cambia es la percepción del mism pr el individu causad pr las circunstancias y entrn que l rdea percibe. L más imprtante sn las cnsecuencias de la percepción y sus efects en la persna que, pr causa y efect, se reflejan en la empresa. Pr cnsiguiente, debems cncluir que n sl el llamad "eficiente manej del tiemp" es necesari para una exitsa peración. Tenems que tmar seriamente en cnsideración, y est siend parte de la respnsabilidad administrativa de la empresa, él pder entender claramente que el rendimient y autestima de su persnal esta ligad estrechamente a cm ests perciben el tiemp que usan desempeñand sus funcines. Pr l tant, la empresa para pder ptencializar sus peracines debe de evaluar la estructura física (flr plan) y ls aspects psiclógics n sl de su plítica empresarial sin también la de su persnal. Slamente después de este ejercici es que una empresa puede decir que tiene "cntrl sbre el manej efectiv del tiemp". La experiencia es la realidad Esta aseveración n aplicada crrectamente se cnvierte en una de las más frecuentes causas de ls fracass empresariales, especialmente en ls negcis pequeñs y medians ya que muchs de ests n pseen ls cncimients para establecer pryeccines cn un nivel prcentual de riesg cnfiable. Pr much que se planifique se pryecte una aventura de negcis siempre existe el factr riesg. Las grandes empresas pseen las herramientas y el persnal calificad para evaluar ls peligrs que tman y pr cnsiguiente ls fracass sn reducids drásticamente, aun así el prcentaje de errr esta presente y de hech grandes cmpañías han literalmente quebrad pr errres en sus cálculs malas decisines. Ahra bien, se dice que el "triunf de la nche a la mañana tma 20 añs". La pregunta seria, pr qué? Simplemente es que en el transcurs evlución de una empresa se pasa pr numersas etapas de desarrll y crecimient. Así mism, en muchs de ls cass, durante este perid se cmeten un sinnúmer de errres pr "falta de experiencia" (la ausencia de la realidad) Si estudiams alguns cass de grandes empresas este hech resaltaría inmediatamente. Mirand brevemente sl el cas de Henry Frd y sus fracass, inclus bancarrtas, pudiésems darns cuenta que él estaba innvand un revlucinari cncept sin "experiencia previa" pr l tant fracas varias veces hasta que las experiencias de dichs fracass l llevarn a una "realidad" más palpable y eventualmente al triunf. Tmems un empresari que dirige una mediana empresa, este tma un average de 100 decisines diarias que afectan el funcinamient y futur de la entidad. Si este individu n tiene "experiencia en el área de su gestión" el prcentaje de decisines erradas puede exceder el 50%, pr ende, la psibilidad de fracas. Así mism, la tabla prcentual cambia a favr del empresari en la misma medida en que este tenga "experiencia" en la gestión. Un empresari exits pudiese decir que su margen de

7 errr n es mayr de un 15-20%. Este margen de errr, aunque csts, se cnvierte en "experiencia", también denminad cm "Grwing Pains" (dlres del crecimient) y dicha empresa y empresari mediante este prces se desarrllan en ls mercads en un perid de tiemp raznable. El mejr antídt para n fracasar en un negci es la "experiencia" y me refier a la experiencia directa al negci a emprender. Sin esta el cst de aprendizaje y / el riesg de fracas es alt. El depender de un tercer, ya sea sci asesr n es de td la mejr pción. El empresari inteligente primer se asegura de pseer la experiencia necesaria y después se asesra y se rdea de un equip que respnda a ls intereses de su empresa y sus clientes. Cnclusines finales Las multinacinales y grandes empresas, en su mayría, están cncientes e implementan plíticas acrdes cn sus experiencias previas y presentes realidades. Las pequeñas y medianas empresas para alcanzar el crecimient y desarrll, necesitan más que el us eficiente de las nuevas tecnlgías. También se les hace necesari el entender ls cncepts básics aquí expresads y su aplicación para pder integrarse exitsamente primer en ls mercads nacinales y psterirmente en ls mercads glbales.

8 Capítul 3 Más sbre el manej del tiemp y las empresas El adecuad y eficiente manej del tiemp Time Management es indispensable para cualquier empresa pr grande pequeña que sea. Este recurs bien utilizad, sea, bjetivamente administrad puede hacer la diferencia entre el éxit y ls fracass en ls negcis y empresas. Cóm pdems administrar el tiemp para el mayr rendimient psible sin caer en una frustrada sbrecarga labral? La cmunicación Un de ls aspects que causa numerss prblemas y malas interpretacines, y, pr cnsiguiente, perdidas de tiemp es la cmunicación. Sbre este tema pdems decir categóricamente que estams tdavía en una etapa primitiva de l que se puede cncebir cm cmunicación eficiente. Est, bviamente es simplemente prduct de la evlución humana la cual n pdems acelerar refrenar. El lenguaje e idisincrasia tiene que ver much cn la eficiencia cmunicativa. Pr citar un ejempl, el inglés es más eficiente y bjetiv que el españl, en particular, en l que se refiere a las áreas de cmerci, est va man a man cn la idisincrasia sajna y en direct cntraste cn la de ls países de habla hispana. Una reunión ejecutiva cnducida en inglés cn la idisincrasia sajna es más efectiva que la misma en un país de habla hispana; Pr qué es así? Est se debe principalmente a ds factres Primer el lenguaje inglés usa mens palabras y es más bjetiv, bviamente influyend en las líneas de pensamient y raznamient; y Segund, la mentalidad es de n perder tiemp flreand endulzand la píldra, su idisincrasia es una de enfcar una situación n sl bjetivamente sin que ni siquiera se cntempla la psibilidad de argumentar sbre tr tema y n se van pr la tangente. Se llega a una cnclusión basada en data sintetizada cn la menr cantidad de frases pasivas. Pr cnsiguiente, las reunines prducen decisines de acción afirmativa, entendibles y sn implementadas rápidamente. Vale la pena mencinar que aunque ls niveles educacinales de ls EE.UU. sn suficientemente alts la cmunicación en general se basa en un lenguaje de ctav grad, sea, es simple y entendible. Otr aspect es la trayectria de la cmunicación y cm esta se distrsina en el prces. Un mensaje u rden verbal intra-departamental pdrá ser diferente al emitid. Est curre en la mayría de ls cass, per además también pdría darse el cas de n btener cnfirmación de que el receptr recibió y entendió el mensaje enviad.

9 Las cmunicacines escritas sn much más efectivas. Per además debems cuidar siempre de tener cnfirmación de lectura para lgrar un cicl cmplet de cmunicación. El cicl cmplet de la cmunicación puede ser tan simple cm de emisr a receptr y de vuelta a emisr cn un últim pas de cnfirmación al receptr un OK. También puede ser extremadamente cmplej en su diseñ dependiend en la data a cmunicar, su imprtancia y la cantidad de receptres envuelts. Per tenems que cuidarns much en l que es el sistema de cmunicación de la empresa. Ds cncepts básics entre trs serian: La menr cantidad de palabras para cmunicar usand el métd más eficiente psible, entendiend que la data n es l mism que la infrmación la cmunicación. La primera n puede ser manipulada mal interpretada la segunda sí. Muchas empresas usan el Intranet ya que el papel sé esta cnvirtiend en alg del pasad, est facilita grandemente la trayectria de la cmunicación, la velcidad de transferencia y de suma imprtancia el que el emisr y ls receptres tengan ttal cngruencia en cuant a la emisión cn la debida retralimentación. Asegurarse de que el receptr n sl reciba el mensaje rápidamente per que l entienda a cabalidad. Para est se requiere que el cicl de la cmunicación termine dnde empezó, en el emisr, y que, este verifique que fue entendid. Las empresas deben de implementar la sustitución del papel pr el us de las nuevas tecnlgías de la infrmación, cmunicación y manipulación de data sintetizada en un entrn físic rganizad (Intranet, Internet, Extranet). El entrn Una empresa eficiente y exitsa requiere una serie de parámetrs que prvean a sus empleads y ejecutivs cn un entrn físic Flr Plan el cual minimice las perdidas de tiemp. En este tenr pdems mencinar cm factres de suma imprtancia: La ubicación física de las ficinas, salnes de cnferencia, áreas de prducción, almacenes, etc. Estas deben de ser planificadas para que el tráfic sea el más reducid psible, sea que, el persnal debe recrrer la menr distancia psible en su diari desempeñ perativ, ahrrand tiemp y esfuerz, que se traduce en eficiencia. En la planificación cada área debe estar diseñada para agilizar ls prcess. Las famsas técnicas rientales del Feng Shui, entre tras, además de hablarns del equilibri en la ambientación, se refieren a la distribución espacial de ls equips y utensilis: dnde va la grapadra, el teléfn, la silla de visitas y hasta el retrat del cónyuge. La distribución y/ ubicación individual de ls equips instruments de trabaj requieren la implementación de un rígid cntrl en l que se refiere a la accesibilidad, y, que el persnal, td el persnal, este cnciente de que este rden debe ser cumplid.

10 Obviamente, el ejempl tiene que manifestarse pr parte de ls ejecutivs de la empresa. Una grapadra en el escritri de una secretaria debe siempre estar en el mism lugar, en ls prcess de manufactura, prducción y servicis este cncept es abslutamente indispensable, Un lugar para cada csa y cada csa en su lugar. La ambientación es un de ls factres más descuidads en muchas empresas l que cnlleva a grandes perdidas de tiemp pr frustración baja estima pr parte del persnal. Debems entender que para pder desarrllar una gestión sin fatigarse el entrn que ns rdea tiene que ser agradable. Est requiere que se tme en cnsideración ls niveles de ruids mlestss, el aspect físic del área de trabaj, y el Layut ya sea de la planta prductra cm de las ficinas secretariales. Ls clres, plantas, música indirecta, pinturas, etc., maximizan la eficiencia, disminuyen la fatiga, y, pr causa y efect, ahrran gran cantidad de tiemp. El rendimient físic y de tma de decisines acertadas de n sl ls ejecutivs sin tds ls empleads esta directamente ligad al entrn en el cual se desenvuelven. Es perfectamente psible él sbrecargar la gestión de un ejecutiv emplead si ests están a gust cn el entrn que ls rdea. La disciplina peracinal Sin disciplina n hay negci, cm la frase dice Business is Business. Desafrtunadamente en Latinamérica especialmente en países de ecnmías emergentes n hay un cncept clar de l que significa la disciplina peracinal. En muchas empresas, pensamente la mayría, ns encntrams cn un alt nivel de distracción y desrden en tds ls niveles. Psiblemente esta falta de disciplina es un de ls factres que más cntribuye a la perdida de tiemp y pr defect a la perdida de ls clientes ptenciales clientes. Este prblema l he bservad de primera man y me tem que es una cuestión de idisincrasia, csa muy difícil de cambiar, per n impsible. Las psibles slucines y reglamentacines que pueden arrestar la indisciplina, así cmenzand el desaprendizaje de ls mals hábits labrales deben de ser una priridad en la plítica empresarial y parte del manual de peracines de una empresa. Algunas medidas a tmar pueden ser: Una Agenda de Capacitacines dirigida a la disciplina peracinal cm parte de la plítica empresarial. Una regimentación de hraris y perids de descas e intercambi scial prgramada. El establecimient vía capacitacines cnceptuales del pensamient lineal el n-rmpimient de la línea critica. N pdems reparar nada si n lgrams establecer un diagnóstic primer, ni se puede hacer el pas D antes del pas C. El rmpimient de esta regla, en la mayría de ls cass, infiere n sl

11 una gran perdida de tiemp per también se manifiesta en la falta de calidad de un prduct servici, la inestabilidad de la prducción, la incnsistencia del prduct final, la desatención de ls clientes, td en detriment de la empresa. Las Negciacines Mientras más simples y transparentes sean las negciacines, internas externas, mejr será el funcinamient y el éxit de la gestión. Td empresari cn experiencia puede, pr lfat, determinar si la csa va bien mal. La mejr regla del jueg es si n huele bien n perdams el tiemp persiguiend la prpuesta. Básicamente es el cncept de l dad pr l recibid de manera equitativa, ágil y beneficisa para las partes, nada más. El extenderse más allá cnlleva a perder tiemp y en muchs cass litigis entre las partes psterires a un acuerd el cual cnllevó meses de cnversacines. Debems de entender que el trueque, ls favres, las influencias y las estrategias manipulativas sn cntraprducentes a larg plaz en el cmerci y crren el riesg de vilentar la ética prfesinal y cnlleva a las circunvencines. Sin embarg, estas sn extensamente usadas hy día, especialmente en Latinamérica, vlvems a la idisincrasia tra vez. Ls incentivs Es necesari el asumir una filsfía empresarial que tme en cnsideración ls incentivs tales cm, bnificacines, participación de ganancias (Prfit Sharing), vacacines, regals pr lgrs, etc. Sin este ingrediente la desmtivación y las renuncias frecuentes (Emplyee Turnver) serian la regla y n la excepción, pr l tant, perdidas de tiemp y recurss en entrenamient, ausencia de dinámicas practivas, y un baj rendimient del persnal. Es vital que una empresa este cnciente que el éxit se basa en el equip de trabaj, td el equip, el éxit n se fundamenta exclusivamente en las decisines de ls ejecutivs. Sin un buen y mtivad equip n hay ejecutivs pues n existiría la empresa. Una peración dinámica se caracteriza pr su eficiencia perativa la cual se refleja en un crecimient rápid y sólid. Rápid, sólid y eficiente quiere decir la crrecta manipulación del tiemp a favr de la empresa y su persnal. Ls cncepts Much se habla de Practivididad, Outsurcing, ISO, y tds ests cncepts y mdels aplican y sn eficientes. Bien esta el mencinar que aunque adptems un varis de ls mdels perativs cm plítica empresarial n pdems dejar de cnsiderar que el sistema cnceptual es necesari para la implementación de cualquier tr métd perativ y vital en el área de capacitacines, sn reglas sencillas:

12 N se aprende pr repetición memrización N se puede aprender l nuev hasta que se desaprenda l viej. El primer pas del rápid aprendizaje es el entendimient del cncept. Sin el entendimient del cncept (el pr qué de las csas) se dilata se impsibilita el prces de aprender. Si se transmiten crrectamente ls cncepts se acelera el aprendizaje. Per más imprtante que el aceleramient serian: La inmediata e innata reacción pr parte del receptr de cuestinar. La innvación y evlución de ls cncepts. La mtivación y participación interactiva entre facilitadr y receptr. Pr últim se empieza un cambi de línea de pensamient que, de hech, inicia un cambi en la idisincrasia. Para finalizar pdems manipular el tiemp en nuestras vidas y empresas para que ns sirva a nstrs; n nstrs ser esclavs del tiemp. Est es l que se le puede llamar disfrutar de tiemp de calidad (Quality Time). Prque "el tiemp también requiere análisis de calidad y cm recurs es, sin ninguna duda, el más valis de tds y es irrecuperable.

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