Facturación de la E.S.E Hospital San Luis Beltrán de San jerónimo. Manual

Transcripción

1 Facturación de la E.S.E Hospital San Luis Beltrán de San jerónimo Manual

2 Resultados CARACTERIZACION DEL PROCESO PROCESO: Facturación ÁREA DE GESTIÓN: Apoyo logístico OBJETIVO GENERAL: Generar la factura de todos los procedimientos, actividades e intervencionesrealizadas en la institución de forma oportuna y con calidad de acuerdo al marco legal y con los requisitos pactados con el cliente. RECURSOS REQUERIDOS HUMANOS FÍSICOS FINANCIEROS Auxiliares de facturación Personal asistencial Instalaciones físicas Mobiliario y equipos de oficina Equipos de computo Equipos de telecomunicaciones Las correspondientes apropiaciones presupuestales para cada vigencia

3 ENTRADAS SALIDAS Contrato: Objeto, tarifas, derechos y obligaciones. Factura:Cuentas, RIPS, informes DESDOBLAMIENTO DE LA CALIDAD IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS CLIENTES EXTERNOS: Usuarios: NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS USUARIOS CLIENTES. Trato amable y respetuoso. Información clara y veraz de los servicios prestados y los costos de atención. Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) Organismos de control (Superintendencia Nacional de salud) Contraloría General de la Nación Factura que presente igualdad entre servicios prestados y serviciosfacturados. Factura con valores correctos de acuerdo a las tarifas pactadas Facturas con soportes pertinentes de acuerdo al servicio prestado y a la legislación vigente Factura cobrada en el tiempo establecido por la normatividad vigente Cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de la ESE Cumplimiento de los contratos y normas en relación a la prestación de servicios de salud. Información oportuna, válida y confiable de la gestión entre la EPS y la ESE

4 REQUISITOS LEGALES: Ley 100/1993,Ley 1231/2008, ley 1122/2007, ley 1438/11, decreto 2423/1996, resolución 3047/2008, decreto 4747/2007,resolución 416/ 2009, acuerdo 08/2009. Resolución 1915/2008 Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, Modelo Estándar de Control Interno. REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Plan de Desarrollo Institucional, Plan de Acción por Áreas. Manual de funciones y competencias laborales. CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD DEL PROCESO Y/O DEL PRODUCTO: Oportunidad, pertinencia y accesibilidad INDICADORES ESTRUCTURA PROCESO RESULTADOS E IMPACTO Eficacia: Porcentaje de facturas devueltas (Numero de facturas devueltas que se hayan realizado y entregado en un mes al personal de Preauditoria/Total de facturas entregadas al personal de Pre auditoria en el mismo mes)*100 Porcentaje de entrega oportuna (Numero de facturas entregadas en el mismo mes/total de facturas realizadas por facturador en el mes)

5 Cumplimiento: Egresos vs facturado (Numero de egresos facturados en un mes/total de egresos en ese mismo mes)

6 Diagrama de flujo consulta externa INICIO Socializar los contratos y los cambios realizados a este con el personal de facturación. SiSi Admisión del usuario. Admisiones.El personal de admisiones realiza la admisión del usuario de acuerdo al estándar de procedimiento (ver sp-fac 1) Consolidación Facturación. El personal de facturación realiza la consolidación de facturas según EPS y contratos, con sus respectivos soportes Gerente. Socializa los contratos con el personal de facturación y admisiones; informándoles aspectos tales como: Tarifas, tipo del contrato, exclusiones, obligaciones de las partes. Generar factura. Admisiones. Realiza la factura de acuerdo a la ERP, al contrato, a las tarifas (ver sp-fac-2) Verificar con lista de chequeo. Facturador. Verificar con la lista de chequeo que la factura cuente con todos los soportes. Verificar que la factura cuente con todos los sellos legales. Revisa la fecha exacta de recepción de la factura, sello de recibido de la entidad con la que se tiene contrato y factura original con sello (ver sp-fac-3) Anexar soportes. Admisiones. Anexa todos los soportes exigidos por la resolución 3047 de 2007 y por la ERP Entregar facturas Admisiones. Admisiones entrega los legajos de facturas de consulta externa al final de cada semana al personal de facturación. No Devolver a generador de factura para corrección Si La factura está bien realizada? Enviar a pagador. Envía las facturas consolidadas a la respectivas EPS. FIN

7 Atención. El médico realiza la atención del paciente, la historia clínica electrónica y deja registradas en ella, las órdenes médicas (ver sp-urg-2 Autorización de atención. El médico realiza el anexo 2 o solicitud de autorización de la atención de urgencias para el paciente. (ver sp-urg-3) Diagrama de flujo urgencias INICIO La auxiliar de enfermería cumple las órdenes médicas Código de autorización. El medico y la auxiliar de enfermería solicitan el código de autorización en la EPS (Si lo requiere) del paciente dejando registro en la factura.( ver sp-urg-3) Ingreso. El paciente ingresa a urgencias y es recibido por el celador (ver sp-urg- 1) Generar factura. La auxiliar de enfermería verifica y registra los insumos gastados en el paciente, comparándolo con las ordenes medicas; y genera la factura. Adjunta los soportes necesarios para cada factura (sp-urg-4) Admisión. El celador verifica al paciente en la base de datos del hospital y en el fosyga; y lo ingresa a la agenda del triage (ver sp-urg-1) ATENCION URGENTE Recolectar y verificar facturas. La enfermera jefe recoge del servicio de urgencias las facturas correspondientes al día anterior. Además verifica los soportes de las facturas, compara los gastos co las órdenes médicas y los insumos facturados Triage. El médico realiza el triage; clasificando la atención como urgencia, consulta prioritaria o no prioritaria. Al mismo tiempo que define el lugar de atención del paciente. (ver manual de triage) Devolverla al generador responsable de la factura Si No Enviar a pagador. Está bien realizada la factura?? Entrega de facturas. La enfermera jefe entrega las facturas ya verificadas al personal de facturación FIN Envía las facturas consolidadas a la respectivas EPS. Consolidación. El personal de facturación consolida las facturas

8 ESTÁNDAR DE PROCEDIMIENTO 1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOADMISION DEL USUARIO SP-FAC-01 OBJETIVO GENERAL: Clasificar al usuario por la forma de acceso y tipo de atención requerida, con criterios de oportunidad e información confiable y clara. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: Auxiliar de facturación CONDICIONES MATERIALES NECESARIOS Solicitud de los servicios Documentos de identificación del usuario. Equipo de computo EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CRITICAS Si el usuario no tiene registro en la base de datos del hospital, se realiza el ingreso de la información personal del mismo, es importante ser muy estrictoya que de esto depende la facturación que se le vaya realizar. Actividades que debe realizar el facturador: Abrir el sistema de facturación XENCO

9 Ingresar usuario y clave personal Ingresar al modulo de gestión hospitalaria Solicitar el documento personal del usuario Registrar y actualizar los datos personales del usuario en el pantallazo maestro de usuarios Verificar y actualizar: - Fecha de nacimiento - Dirección - Teléfono - Ciudad de residencia - ERP Validar los usuarios ante la ERP de la siguiente manera: - Verificar en la base de datos en el servidor bdeps. - Verificar en la base de datos del FOSYGA - Verificar en la pagina del DNP si es necesario PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Garantizar una información confiable con el fin de que los cargos generados sean validos y con ello se pueda entregar la factura en forma oportuna.

10 ESTANDAR DE PROCEDIMIENTO 2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GENERAR FACTURA SP-FAC-02 OBJETIVO GENERAL: Generar la factura de forma oportuna y con calidad de acuerdo al marco legal y con los requisitos pactados con el cliente RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO (ADMISIONES) CONDICIONES MATERIALES NECESARIOS Que el usuario requiera el servicio Que el usuario este en base de datos. Si no está en base de datos solicitar a la EPS el código de autorización Documentos personales del usuario Equipo de computo

11 EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CRITICAS - PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

12 ESTANDAR DE PROCEDIMIENTO 3 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: VERIFICAR FACTURAS SP-FAC-03 OBJETIVO GENERAL: Verificar que las facturas cumplan con lo establecido en los contratos y la normatividad vigente RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO: AUXILIAR DE FACTURACION CONDICIONES MATERIALES NECESARIOS Contar con facturas de cada una de las dependencias Facturas Archivadores Lista de chequeo Contratos

13 EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CRITICAS - PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

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15 A. NOMBRE DEL INDICADOR: Porcentaje de facturas devueltas CÓDIGO DEL INDICADOR: ID-FAC-01 DOMINIO: Eficacia OBJETIVO: Medir el desempeño del personal de admisiones DEFINICIÓN OPERACIONAL: (Fórmula para el Cálculo) Numerador: Denominador: Numero de facturas devueltas que se hayan realizado y entregado en el mes al personal de admisiones Total de facturas entregadas al personal de facturacionen el mismo mes*100 FACTOR: 100 UNIDAD DE MEDICIÓN: Porcentaje META: 99%

16 FUENTE DE LA INFORMACIÓN: UMBRAL DE DESEMPEÑO: Numerador: ORIGEN DE LA INFORMACIÓN ESE San Luis Beltrán FUENTE PRIMARIA Facturación Denominador: ESE San Luis Beltrán Facturación Sobresaliente: >95% Aceptable: 90% < 95% No cumplida: <90% PERIODICIDAD: De generación: De evaluación: Mensual Trimestral De remisión: N/A RESPONSABLE: Jefe administrativa B. NOMBRE DEL INDICADOR: Porcentaje de entrega oportuna CÓDIGO DEL INDICADOR: ID-FAC-02 DOMINIO: Eficacia OBJETIVO: Medir efectividad del personal de facturación

17 DEFINICIÓN OPERACIONAL: (Fórmula para el Cálculo) Numero de facturas anuladas por facturador Numerador: en un mes Denominador: Total de facturas anuladas en el mismo mes FACTOR: 100 UNIDAD DE MEDICIÓN: Porcentaje META 95% FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Numerador: ORIGEN DE LA INFORMACIÓN ESE San Luis Beltrán FUENTE PRIMARIA Facturación Denominador: ESE San Luis Beltrán Facturación UMBRAL DE DESEMPEÑO: Sobresaliente: >90% Aceptable: 82% < 90% No cumplida: <80% 1. PERIODICIDAD: De generación: De evaluación: Mensual Trimestral De remisión: N/A RESPONSABLE: Jefe administrativa

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