Paso #2 Cambie sus cuentas bancarias y las de sus colaboradores a IBAN y BIC

Transcripción

1 En el presente documento encontrará un plan de acción para conseguir una transición a SEPA sin dificultades. Lo que necesita hacer y cómo desea gestionar dicha transición depende de su empresa. Comience lo antes posible con un análisis. El impacto puede ser mayor de lo que piensa. El acrónimo SEPA significa Single Euro Payments Area y será el estándar europeo para todos los pagos en los países de la Unión Europea, Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza. Para trabajar con órdenes de pago y débitos directos en formato SEPA, deberá preparar primero los datos de su empresa. En este documento se abordan los componentes principales y tareas a realizar antes de poder trabajar con SEPA. Paso #1 Esté preparado La migración a SEPA comienza con una buena preparación. Puede hacerlo con la información en estas páginas y las referencias enlazadas. Tras ello, designe un equipo para este proyecto y defina un plan para asegurarse de estar preparado a tiempo. Tenga en cuenta al menos las siguientes cuestiones: Compruebe si su software de Exact cumple con las normas SEPA en esta página de inicio. Compruebe cuándo y cómo estará su banco preparado para SEPA. La migración de los bancos a SEPA difiere por país y banco. Podrá encontrar más información en la página web de su banco. Informe a sus clientes, colaboradores y empleados a tiempo de cuál es el IBAN y BIC de su empresa, y cuándo va a migrar a SEPA. Paso #2 Cambie sus cuentas bancarias y las de sus colaboradores a IBAN y BIC Para hacer que sus datos maestros cumplan con los requisitos necesarios para trabajar con pagos SEPA y adeudos directos SEPA, es necesario que asigne los datos de SEPA a sus cuentas y las de sus colaboradores. Convierta las cuentas bancarias de sus clientes, proveedores y empleados a IBAN (International Bank Account Number) y BIC (Bank Identifier Code)*. Es posible que usted ya conozca su IBAN. En caso contrario, puede encontrarlo en sus extractos bancarios y en la página web de su banco. Para España por ejemplo, está compuesto por 24 caracteres: código de país, dígito de control y su actual número de cuenta bancaria. Después de febrero de 2014 sólo será posible utilizar el IBAN. Hasta entonces, será posible todavía realizar pagos con su número de cuenta bancaria actual. * De momento es necesario facilitar el BIC junto con el IBAN. El BIC es un código de 8 a 11 caracteres. Este requisito desaparecerá en un futuro en SEPA. Conversión de sus cuentas bancarias propias (instrumentos de caja) Puede mantener sus instrumentos de caja a través de la opción de menú [Flujo de caja, Instrumentos de caja, Mantenimiento]. Seleccione el instrumento de caja y pulse Abrir. Diríjase a la pestaña Parámetros, donde puede

2 especificar el IBAN, BIC y SWIFT en la sección Identificación. En España, todos los bancos precisan que se informe del NIF+Sufijo. Esta información debe indicarla en el campo Identificación 2. Si además va a realizar cobros mediante SEPA (débito directo), deberá indicar en el campo "Identificación 1" el mismo dato que el consignado en el campo "Identificador de acreedor", es decir, dos caracteres para país (ES), dos para el dígito de control, tres para el sufijo, y a continuación, el NIF de la empresa. En las secciones Crédito directo SEPA y Débito directo SEPA, en este momento, usted no tendrá marcada ninguna casilla. Cuando marque dichas casillas, el instrumento de caja sólo se podrá utilizar para órdenes de pago y cobro mediante SEPA. Si su banco y usted no están preparados para realizar pagos o cobros mediante SEPA, no debe marcar estas opciones. Conversión de cuentas bancarias de clientes y proveedores Las cuentas bancarias de los terceros con los que realiza negocios se pueden introducir y mantener desde el mantenimiento de deudores, acreedores y empleados. Puede introducir los datos necesarios para el uso de SEPA en el mantenimiento de las cuentas bancarias ligadas a dichos terceros. Antes de hacerlo, es recomendable que primero marque la casilla Automático: IBAN Cálculo en los parámetros de bancos. Esta acción le dará oportunidad de crear o cambiar las cuentas bancarias de los terceros automáticamente, con la información necesaria para SEPA. Introducción de datos SEPA en cuentas bancarias 1. Abra los parámetros de bancos en la opción de menú [Sistema, General, Parámetros, Bancos (Parámetros)]. 2. En la sección SEPA, marque la casilla Automático: IBAN Cálculo. 3. Cierre Exact Globe Next y vuélvalo a abrir. 4. Abra el mantenimiento de la cuenta bancaria para la que desea introducir los datos para SEPA. 5. Seleccione el nombre del banco en dicho mantenimiento. Los campos relativos a SEPA se rellenarán automáticamente. 6. Compruebe los datos y pulse Guardar. Visualización de IBAN en distintas pantallas Tras realizar los pasos indicados arriba, queda rellenado el IBAN en el mantenimiento de las cuentas bancarias. Como consecuencia, el sistema es capaz de utilizar el IBAN al crear ficheros de pago y cobro. A continuación, si desea que se muestre el IBAN en las distintas pantallas de Exact Globe Next, necesita utilizar la herramienta de conversión BBAN-to-IBAN. La herramienta de conversión BBAN-to-IBAN se utiliza para convertir el formato de los números en formato BBAN (Basic Bank Account Numbers) guardados en Exact Globe Next, Exact Synergy y Exact Synergy Enterprise, a formato IBAN (International Bank Account Number), para todos los tipos de cuentas bancarias ligadas a deudores, acreedores y personas (excepto para instrumentos de caja). Las cuentas bancarias que no tienen IBAN predefinido no se pueden convertir y se excluirán. Una vez convertidas, todas las transacciones existentes que se correspondan con el formato local o básico anterior, se actualizarán con el formato IBAN, en lugar del BBAN. Además, el IBAN se mostrará en todos los

3 informes, páginas y pantallas, tales como la pantalla de mantenimiento de deudores, pestaña Financiero, en el campo Cuenta bancaria. Pulse aquí para leer más sobre cómo utilizar la herramienta de conversión BBAN-to- IBAN (en inglés). Tenga en cuenta: Si usted trabaja con Exact Globe Next y Exact Synergy (Enterprise), la herramienta de conversión BBAN-to-IBAN se debe ejecutar tanto en Exact Globe Next como en Exact Synergy (Enterprise). La razón de esto es que cuando se cambia la cuenta bancaria, no se actualiza la cuenta (deudor/acreedor), y por tanto, este dato no se traspasa entre ambas bases de datos. Paso #3 Ajuste sus formatos de impresión de facturas, cartas y otras comunicaciones externas Es necesario realizar ajustes en todas partes, no sólo en el software, sino también en páginas web, formatos, cartas y otros materiales de comunicación. Haga al menos lo siguiente: Sustituya en todas partes su número de cuenta bancaria por el IBAN y añada el BIC. Añada su nuevo identificador de acreedor en caso de adeudos directos. Puede solicitar su identificación de acreedor a su banco. Cambiar formatos de impresión en Exact Globe Next En los formatos de impresión debe sustituir su cuenta bancaria por el IBAN y BIC. Puede acceder al mantenimiento de sus formatos de impresión desde la opción de menú [Sistema, General, Parámetros, Documentos (Parámetros)]. Si tiene dificultades para ajustar sus formatos, puede ponerse en contacto con el servicio de Soporte o el departamento de Consultoría de Exact. Puede encontrar la información de contacto en la página web de Exact. Paso #4 Cambie a órdenes de pago y transferencias europeas Cambie a órdenes de pago y transferencias europeas. Realiza muchos pagos al extranjero en euros dentro de la Eurozona? Entonces puede ahorrar dinero cambiando a SEPA lo antes posible. Este cambio requiere soporte de su banco, por lo que deberá comprobar con su entidad cuándo será posible. El nuevo formato de fichero para facilitar las transacciones al banco será la ISO XML, también llamado formato PAIN, y sustituirá los formatos de pagos locales. Visite la web de su banco para obtener más información. Realizar pagos SEPA en Exact Globe Next Cuando usted y su banco estén preparados para realizar pagos mediante SEPA, deberá hacer lo siguiente:

4 1. Asegúrese de que todos los acreedores a los que desea pagar tengan correctamente rellenados los datos necesarios para SEPA. 2. Habilite el uso de SEPA para pagos en su instrumento de caja. Puede mantener sus instrumentos de caja en la opción de menú [Flujo de caja, Instrumentos de caja, Mantenimiento]. 3. Seleccione el instrumento de caja y pulse Abrir. En la pestaña Parámetros, marque la casilla de la sección Crédito directo SEPA para indicar que desea utilizar este instrumento para pagos mediante SEPA. 4. También puede indicar si desea utilizar la contabilización por lotes, para especificar si se debe contabilizar una única transacción por el importe total del fichero (si se marca la casilla) o una transacción por cada pago contenido en el fichero (si no se marca la casilla). 5. Una vez haya introducido la factura de compra, puede aprobar y procesar el pago como venía haciéndolo hasta ahora. 6. El fichero de pago creado puede enviarse al banco. Paso #5 Cambie a débito directo europeo Nota: Puede ver un vídeo informativo (en inglés) en el siguiente enlace SEPA Direct Debit in Exact Globe Next. Seleccione entre débito directo core (o básico) o B2B. Las empresas pueden utilizar cualquiera de las dos variantes de SEPA para débito directo. Con el débito directo SEPA core (o básico), el período durante el cual se puede revertir un cobro es de 8 semanas. Con el débito directo SEPA B2B, no es posible revertir los cobros. Por otra parte, hay que destacar que no todos los bancos soportan la variante B2B (tenga en cuenta que para poder utilizar esta variante, la deben soportar tanto su banco como el de su deudor). Ambas variantes tienen un período de anuncio de 14 días antes del cobro, ambas de aplicación tanto a débito directo incidental como continuo. Tenga en mente que deberá facilitar a su banco los ficheros de débito directo SEPA más pronto de lo que acostumbra a hacer con sus ficheros actuales. Para el envío de transacciones también se utilizará el nuevo formato ISO XML. Este formato, más conocido como PAIN, sustituirá los formatos de cobro locales. Para más información, visite la página web de su banco. Firme un acuerdo con su banco para débito directo europeo. Esto también es de aplicación si ya tiene un contrato activo. Su banco le deberá facilitar su identificador de acreedor. Para cada contrato de débito directo core (o básico) debe facilitar: o El identificador de acreedor o Nuestra referencia o IBAN o Fecha de firma Para débito directo B2B, el deudor necesita firmar un nuevo acuerdo que también debe depositarse en el banco. Dicho acuerdo incluye: o El identificador de acreedor o Nuestra referencia o IBAN o Fecha de firma Está cambiando de débito directo B2B a débito directo core (o básico)? Entonces todavía puede utilizar sus acuerdos existentes. Asegúrese de guardar la información de los acuerdos en su administración, tanto por escrito como digitalmente.

5 Realizar cobros mediante débito directo SEPA en Exact Globe Next Nota: Cuando la partida pendiente de la factura que desea cobrar ha sido creada antes de crear las órdenes DDS, tendrá que enlazar manualmente las órdenes DDS a dichas partidas para poder procesar el cobro. Para evitar en la medida de lo posible este trabajo manual, se recomienda procesar todos los cobros que sea posible antes de cambiar a débito directo SEPA. Cuando usted y su banco estén preparados para realizar cobros mediante SEPA, deberá hacer lo siguiente: 1. Asegúrese de que todas las cuentas bancarias de todos los deudores a los que va a cobrar mediante SEPA tienen todos los datos necesarios. 2. Determine la fecha de débito directo. Puede establecer el cálculo adecuado en el campo Cálculo de fecha de cobro solicitada en los parámetros de banco, a través de la opción de menú [Sistema, General, Parámetros]. 3. Envíe la orden DDS (mandate) para el débito directo europeo al deudor. 4. Tras recibirlo firmado, puede registrarlo en Exact Globe Next. 5. Para ello, abra el mantenimiento de los deudores en la opción de menú [Contabilidad, Deudores, Mantenimiento] y pulse Abrir. 6. En la pestaña Financiero, pulse el icono del campo Órdenes DDS. 7. En la ventana que se muestra a continuación puede introducir los datos de la orden DDS. 8. En el instrumento de caja puede indicar que desea utilizar dicho instrumento para débito directo SEPA. Puede mantener sus instrumentos de caja en la opción de menú [Flujo de caja, Instrumentos de caja, Mantenimiento]. Seleccione el instrumento y pulse Abrir. En la sección Débito directo SEPA de la pestaña Parámetros puede marcar la casilla para indicar que desea utilizar este instrumento para órdenes de débito directo SEPA. 9. También puede indicar si desea utilizar la contabilización por lotes, para especificar si se debe contabilizar una única transacción por el importe total del fichero (si se marca la casilla) o una transacción por cada pago contenido en el fichero (si no se marca la casilla). 10. En el campo Identificador de acreedor debe introducir su número de identificación. Este número se lo debe facilitar su banco. Con este número se puede identificar en toda el área SEPA. Deberá enviar este número de identificación con cada orden de débito directo. El banco mostrará su identificación en los cobros realizados a su deudor. 11. Asegúrese de tener una orden DDS ligada a los plazos pendientes. 12. Asigne un número de proceso a los plazos pendientes desde Gestión DDS. 13. Puede enviar una notificación previa a su deudor para informarle sobre la próxima transacción de débito directo. Puede añadir la notificación previa a la factura o enviar una notificación previa por separado. 14. Procese la orden de débito directo como venía haciéndolo hasta ahora. 15. El fichero de débito directo se puede enviar al banco. Más información SEPA Start page Frequently Asked Questions IBAN BIC Service