Guía del Procedimiento Operacional para la Producción de Documentos Digitales ~ SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Versión 1.0 Revisión 1 ~

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1 INSTITUTO MEXICANO DE LA PROPIEDAD INDUSTRIAL DIRECCIÓN DIVISIONAL DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN SUBDIRECCIÓN DIVISIONAL DE PRODUCTOS DE INFORMACIÓN TECNOLÓGICA Guía del Procedimiento Operacional para la Producción de Documentos Digitales ~ SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Versión 1.0 Revisión 1 ~

2 SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Ver. 1.0 Rev. 1; Última actualización: Octubre 13, 2010.

3 SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Ver. 1.0 Rev INTRODUCCIÓN TIPOS DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS DE VENTANILLA Documentos de entrada Documentos de Salida DOCUMENTOS DEL ACERVO HISTÓRICO MEMORIAS TÉCNICAS (BIBLIORATOS) DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ETAPAS PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PREPARACIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y REVISIÓN DE IMÁGENES REPORTE DE DIGITALIZACIÓN REARMADO DE LOS DOCUMENTOS MIGRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS PUBLICACIÓN Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES RESPALDO EN CINTA Y RESGUARDO INSTITUCIONAL ANEXOS ANEXO 1: DESCRIPCIÓN DEL FORMATO ASCENT CAPTURE Dirección Divisional de Sistemas y Tecnología de la Información Página 3

4 Guía del Procedimiento Operacional para la Producción de Documentos Digitales 1. Introducción. En el presente manuscrito se describen las etapas que deben seguirse para la producción de documentos digitales, desde que estos son recibidos en papel en las diferentes ventanillas o se generan en el IMPI, hasta que son almacenados en una bóveda de seguridad como documentos digitales, pasando por las etapas de recepción, preparación, digitalización, revisión, transferencia, migración, publicación, respaldo y resguardo; entre otras. Este procedimiento operacional es de aplicación generalizada y obligatoria para todas las áreas del IMPI y para todos los documentos de entrada, salida y de gestión interna que constituyan un expediente. Para el propósito del presente procedimiento operacional, será supervisor técnico de la producción de documentos digitales (en adelante supervisor técnico ) un representante de la Subdirección Divisional de Productos de Información Tecnológica (SDPIT). Cada área del IMPI nombrará un supervisor de producción de documentos digitales (en adelante supervisor de producción ) quien dirigirá el grupo de trabajo asignado al proceso. Para el caso de servicio contratado (en adelante el prestador del servicio ) nombrará un supervisor por cada grupo de trabajo para los servicios que preste (en adelante responsable del servicio ). Los grupos de trabajo que operarán la cadena de producción, podrán conformarse con al menos una persona para preparar e integrar los documentos, una persona para digitalizar y procesar, una persona para supervisar el aseguramiento de calidad y una persona para migrar los documentos digitales. La cantidad de personas puede variar dependiendo del volumen de documentos a procesar. 2. Tipos de documentos. Consideraremos de manera muy general que en el IMPI existen cuatro tipos de documentos: Los documentos que se reciben o se entregan en las ventanillas de las áreas que proporcionan servicios al ciudadano (documentos del día a día); documentos que ya se encuentran constituidos en expedientes y permanecen almacenados y bajo control de los acervos históricos, los documentos de memorias técnicas (biblioratos) que obran en poder de Centro de Información Tecnológica (CIT) y documentos administrativos diversos Documentos de ventanilla. Las diferentes Mesas de Entrada y Salida de Documentos en el IMPI, son las responsables de la recepción y entrega de documentación oficial sobre los servicios que proporciona el Instituto. Al momento de recibirse documentación en ventanilla (solicitudes, promociones y pagos), los sistemas de gestión registran en base de datos las referencias de entrada, y generan una etiqueta con código de barras con los datos necesarios para indexar el documento. Página 4 Subdirección Divisional de Productos de Información Tecnológica

5 SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Ver. 1.0 Rev. 1 Para los documentos que se entregan en ventanilla (oficios, acuses y títulos) y los documentos internos (cédulas y acuses), los sistemas de gestión generan un código de barras con la identificación del documento al momento de ser impreso por el examinador correspondiente. Con dicho código de barras se indexa el documento. Los tipos de código de barras que se manejan en los diferentes documentos pueden ser: CODABAR, 128 y 3 DE Documentos de entrada. Los datos que se pueden utilizar en la etiqueta con código de barras de los documentos de entrada pueden ser: la oficina de partes receptora. el tipo de la solicitud. la serie del documento. el número de expediente. el tipo de la promoción. la fecha y hora de recepción. el número del expediente afectado. el número de folio. Algunos ejemplos de documentos y códigos de barras de entrada son: Código de una solicitud Código de una promoción Dirección Divisional de Sistemas y Tecnología de la Información Página 5

6 Guía del Procedimiento Operacional para la Producción de Documentos Digitales Formato de una solicitud Formato de una promoción Documentos de Salida. Los datos que se pueden utilizar en el código de barras impreso en los documentos de salida pueden ser: la oficina de partes emisora. el tipo de documento. la serie del documento. el número de folio. Algunos ejemplos de documentos y códigos de barras de salida son: Código de un oficio Código de un título Página 6 Subdirección Divisional de Productos de Información Tecnológica

7 SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Ver. 1.0 Rev. 1 Formato de un oficio Formato de un título 2.2. Documentos del acervo histórico. En los acervos históricos (áreas de archivo) de las diferentes Direcciones Divisionales del Instituto administran los expedientes conformados con toda la documentación de la historia administrativa del trámite. Es decir, un expediente puede contener una solicitud, un número indeterminado de promociones y oficios, dictámenes del examinador, y otros documentos de gestión interna que deben integrarse al expediente como resoluciones, acuerdos, cédulas, etc. Para el caso de la digitalización de los expedientes de los acervos históricos, será necesario imprimir las etiquetas con código de barras desde los sistemas de gestión, que servirán para indexar los documentos a ser digitalizados y para identificar el expediente. Estas etiquetas serán adheridas a los documentos y al fólder, respectivamente. En caso de no existir la referencia del documento en la base de datos para poder imprimir dicha etiqueta, será necesario capturar primero los campos preestablecidos para llenar, mismos que no siempre se encuentran en la primera cara del documento Memorias técnicas (biblioratos). Las memorias técnicas del Centro de Información Tecnológica (CIT), también llamados biblioratos, se tratan de documentos de una cara, constituidos por un formato con campos Dirección Divisional de Sistemas y Tecnología de la Información Página 7

8 Guía del Procedimiento Operacional para la Producción de Documentos Digitales preestablecidos y se refieren a la ficha técnica de todas las solicitudes que la Dirección Divisional de Patentes ha estudiado y que ha dictaminado para otorgar el derecho de protección a las ideas inventivas contenidas en dichas solicitudes. Para el caso de la digitalización de memorias técnicas, se deberá imprimir una etiqueta con código de barras que servirá para indexar el documento y adherirla a los mencionados documentos. Para poder imprimir dicha etiqueta será necesario capturar primero los campos preestablecidos para llenar, mismos que no siempre se encuentran en la primera cara de la memoria técnica Documentos administrativos. Se trata de documentos con páginas en tamaño media carta, carta y oficio que se generan para el seguimiento de asuntos al interior del Instituto como son altas, bajas, incidencias y movimientos de personal; entre muchos otros o bien, para realizar notificaciones oficiales que se marcan por ley, tales como la Gaceta de la Propiedad Industrial y notificaciones a juzgados, entre otros. Para el caso de la digitalización de documentos administrativos, se deberá imprimir una etiqueta con código de barras que servirá para indexar el documento y adherirla a los mencionados documentos. Para poder imprimir dicha etiqueta será necesario capturar primero los campos preestablecidos para llenar, mismos que no siempre se encuentran en la primera cara del documento. Página 8 Subdirección Divisional de Productos de Información Tecnológica

9 SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Ver. 1.0 Rev Etapas para la producción de documentos digitales. Recepción en ventanilla de documentos de entrada o salida. Generación de lotes de documentos para digitalizar con relación impresa. Recepción y devolución de lotes cotejando con relación impresa. Preparación y depuración de documentos. Digitalización de documentos. Flujo principal Procesos secundarios Revisión de imágenes e índices de código de barras reconocidos por el software de digitalización. Reproceso del lote, si es necesario. Rearmado de documentos de lotes ya digitalizados y validados cotejando con relación primaria. Generación del reporte de digitalización, para revisión del lote y detectar errores. (Migración de imágenes) Integración de los lotes digitalizados al servidor de documentos digitales (UCM) por medio de un programa de migración. Transferencia de los lotes digitalizados y validados al servidor TIFF del IMPI. Publicación y consulta de documentos digitales puestos a disposición del usuario y de otros procesos. Respaldo trimestral en cinta de los servidores TIFF y UCM. Envío de cintas de respaldo a la bóveda de seguridad. Diagrama de flujo de la producción de documentos digitales. Dirección Divisional de Sistemas y Tecnología de la Información Página 9

10 Guía del Procedimiento Operacional para la Producción de Documentos Digitales 3.1. Organización de los documentos. Para dar inicio el proceso de digitalización, los responsables del flujo de documentos en la ventanilla organizan todos los documentos por lotes, sin excepción alguna. Se pueden generar lotes de entrada y lotes de salida por día hábil en la ventanilla; relación de expedientes en las áreas de Acervo Histórico; rango de memorias técnicas en el CIT; relación de documentos administrativos, etc. Estos a su vez se pueden clasificar por tipo de documento (solicitudes, promociones, oficios, títulos, solicitudes regionales, acuses de correo, resoluciones, acuerdos, cédulas; memorias técnicas de patentes, modelos de utilidad (MU) y diseños industriales (DI); gacetas de marcas, de solicitudes de patentes, de invenciones, etc.; amparos y RGP s; altas, bajas, incidencias y movimientos de personal; entre muchos otros). Una vez organizados los lotes, se generará una relación por cada uno de ellos, desde el sistema de gestión correspondiente. Dicha relación impresa servirá para entregar los lotes de documentos a procesar al preparador de documentos, personal asignado a esta actividad, misma que será cotejada por ambas partes documento por documento. La relación deberá venir en dos tantos los cuales serán firmados de recibido con fecha y hora a satisfacción de ambas partes. El horario para entrega de documentos a digitalizar será establecido por el responsable del personal que organiza los lotes y el preparador de documentos, a efectos de que dichas actividades se realicen con el mejor orden posible. Los responsables de cada etapa del proceso de digitalización garantizarán que no tomarán ningún documento de los lotes que no están en su poder, sin que se le notifique al responsable que lo tenga para que se hagan los ajustes necesarios en la relación respectiva Preparación y depuración de los documentos. Una vez recibidos los documentos por el personal que realizará la preparación física de los documentos, estos serán trasladados a la zona designada para la preparación adecuada para la digitalización. La acción de preparar la documentación consiste en que el preparador remueva el material de sujeción en la presentación que venga (eliminación de grapas, clips, encuadernaciones, páginas repetidas etc.) e intercale los documentos según el orden establecido por el supervisor de producción, si es necesario. Durante la revisión, el preparador prestará especial atención a la identificación de los códigos, y en general a todo tipo de anomalías que impidan su legibilidad, secuencias inadecuadas, falta de información, hojas que se encuentren dañadas, etc. Se preparan para su fotocopiado las hojas que se encuentren dañadas, así como las que tengan poco contraste y en general todo tipo de documentos con anomalías que impidan su legibilidad. Las fotocopias sustituyen al original en el proceso de digitalización, y estos se colocan al final de cada expediente. Página 10 Subdirección Divisional de Productos de Información Tecnológica

11 SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Ver. 1.0 Rev. 1 Los expedientes una vez preparados, se depositarán agrupados y sujetados con ligas, en las zonas asignadas para su posterior digitalización. Paralelamente a esta etapa y sólo para el caso de los documentos de entrada, se puede realizar la captura de los datos básicos de todas las solicitudes y promociones de los lotes correspondientes a ese día Digitalización de los documentos y revisión de imágenes. La acción que se llevará a cabo en esta etapa es la digitalización de los lotes de documentos recibidos. Para este propósito se utilizará cualquier software de escaneo que soporte, entre otras funcionalidades, la digitalización de documentos con reconocimiento de código de barras, eliminación de hojas blancas e indexación de documentos. Dicho software deberá garantizar que el formato de salida sea idéntico al formato de salida del software de escaneo de documentos Ascent Capture versión 2.0 con imágenes single TIFF grupo 4 y resolución de 300 DPI bitonal. Al final de cada lote digitalizado, el digitalizador de documentos, personal asignado a esta actividad, deberá comprobar la calidad de las imágenes. Se visualizarán las imágenes que aparecen en la pantalla al mismo tiempo que se introduce el papel verificando que no están corruptas ni les falta información. Si fuera necesario ajustará los parámetros del escáner para obtener la máxima calidad de imagen. Posteriormente se procederá a la indexación de cada documento o expediente por separado mediante el software de escaneo que identificará los códigos de barras o en su defecto se suministrarán los datos correspondientes para formar su archivo índice con formato Ascent Capture Versión 2.0 (Anexo 1) Reporte de Digitalización. El responsable de control de calidad deberá visualizar aleatoriamente, una muestra representativa del 100% de la producción en toda su extensión, comprobando la legibilidad, el contraste, el tamaño, la resolución y aquellos otros parámetros que indiquen que la imagen cumple con todas las normas de calidad. A partir del archivo índice se elaborará el Reporte de Digitalización que servirá de auxiliar para las validaciones pertinentes, cotejando el numero de hojas por documento digitalizado, contra la relación primaria. Dicho reporte verificará de forma automática que el número de páginas digitalizadas coincida con el número de páginas indexadas y que los documentos tengan una resolución de 300 DPI bitonal y que el formato de salida sea Single TIFF Grupo IV. Dicho reporte validado, deberá entregarse por cada lote al supervisor de producción de las áreas de digitalización para su control correspondiente. La SDPIT proporcionará un acceso al Sistema Integral de Documentación Electrónica y Microfilm (SIDEM) para la obtención de dicho reporte porque ahí se lleva el registro de los lotes digitalizados y/o migrados y guarda el estado de los mismos. Dirección Divisional de Sistemas y Tecnología de la Información Página 11

12 Guía del Procedimiento Operacional para la Producción de Documentos Digitales En caso de detectar algún error en el lote, se retira del proceso para su análisis por parte del digitalizador y si es necesario se reprocesa nuevamente. Las causas por las que se debe reprocesar un lote son: No se cumple con las especificaciones técnicas. Se duplicaron documentos. No se capturó el código de barras correctamente o no se suministraron adecuadamente los datos correspondientes para identificar el documento. Las imágenes son hojas rayadas, dobladas, incompletas, rotadas, en diagonal, con bordes obscuros, con reversos en blanco. Las imágenes están mal digitalizadas (cortadas o no legibles) Alguna otra que aún no esté contemplada. Una vez corregidos los lotes con errores, el digitalizador deberá elaborar nuevamente el Reporte de Digitalización que contiene todo lo necesario para la identificación de los documentos digitalizados (código de barras, número de documentos y páginas digitalizadas, etc.), que agregará al lote que devolverá al supervisor de producción. El supervisor de producción se auxiliará del SIDEM para dar seguimiento al flujo de los lotes digitalizados y migrados, es decir, con el SIDEM podrá determinar si el lote esta en digitalización, en migración, si esta rechazado, etc.; y sus características más importantes como son tamaño, fecha y hora de digitalización, equipos donde se ha indexado y digitalizado, etc. Esto le permitirá una mejora en los procesos y en todo momento controlar el estado en que se encuentra cada lote detectando cualquier incidencia. Dicho control estará disponible en todo momento, a solicitud de cualquier autoridad relacionada con el proceso. Adicionalmente, el supervisor de producción organizará la transferencia de los lotes digitalizados y validados al servidor TIFF del IMPI y deberá notificar en el SIDEM que determinado lote ya está disponible para proceder con la migración de imágenes al servidor de documentos digitales (UCM) Rearmado de los documentos. En esta etapa, el preparador de documentos procede al rearmado de los documentos que integran los lotes ya digitalizados y validados, intercalando los documentos según el orden establecido por el supervisor de producción, si es necesario. Para ordenar el lote se utiliza la relación primaria con la que se firmó de recibido el lote para digitalizar. La tarea de devolución de los lotes procesados se lleva acabo cotejando por ambas partes documento por documento contra la relación primaria, ratificando que no hubo extravío de ningún documento del lote devuelto. El horario para devolución de documentos ya digitalizados será establecido por el supervisor de producción y el responsable de la empresa, a efectos de que dichas actividades se realicen con el mejor orden posible. Página 12 Subdirección Divisional de Productos de Información Tecnológica

13 SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Ver. 1.0 Rev Migración de los documentos digitalizados. Antes de comenzar la migración, el migrador de documentos, personal asignado a esta actividad, verificará que los índices de cada lote de imágenes cumplan con las especificaciones técnicas. La migración estará a cargo del SIDEM. La primera actividad del programa migrador será realizar una transferencia de cada lote digitalizado y validado, con su archivo índice y su Reporte de Digitalización correspondiente, al servidor TIFF del IMPI para la migración al servidor de documentos digitales (UCM). Al termino de la transferencia se ejecuta la fase de la migración y el programa migrador validará los datos e imágenes contenidas en el índice del lote, generando el Reporte de Migración el cual deberá ser almacenado en el SIDEM para dar por concluida esta fase. El Reporte de Migración quedará disponible para consulta del supervisor de producción de las áreas de digitalización para su control correspondiente y de los involucrados en el proceso y contendrá la siguiente información: Al iniciar la migración: Número de documentos a migrar. Número de imágenes a migrar. Número de documentos duplicados en el mismo lote. Número de imágenes duplicadas en el mismo lote. Al Finalizar la migración: Lista de documentos que se procesaron indicando el estatus de migración: o Documento previamente migrado. o Documento inexistente. o Documento exitosamente migrado. o Documento incompleto. Número de documentos migrados. Número de imágenes migradas. Número de páginas en blanco Publicación y consulta de los documentos digitales. Una vez terminado el proceso de migración, los documentos digitales de carácter público quedan inmediatamente disponibles para su consulta desde la comodidad de la casa o la oficina en cualquier parte del mundo, a través del Visor de Documentos de Propiedad Industrial (ViDoc) cuyo motor de búsqueda permite el acceso a expedientes de marcas, nombres y avisos comerciales registrados o en trámite, de patentes concedidas, de asuntos contenciosos resueltos, de memorias técnicas (biblioratos) y del Registro General de Poderes (RGP). Los que son de carácter confidencial, solo se consultan desde el interior del IMPI por medio de una contraseña de acceso. Los documentos digitales de carácter público también quedan disponibles para ser usados por otros procesos, sistemas o servicios como son: la cadena de producción Espace MX, el Dirección Divisional de Sistemas y Tecnología de la Información Página 13

14 Guía del Procedimiento Operacional para la Producción de Documentos Digitales Sistema de Información de la Propiedad Industrial (SIGA), el Banco Nacional de Marcas (MarcaNet), entre otros. Los que son de carácter confidencial, son usados por: el PCT-EDI para envío de solicitudes internacionales a la OMPI, el Sistema Automatizado de Patentes (SAGPAT), el Sistema de Gestión de Marcas (SIGMAR), el Sistema de Gestión Automatizado de Protección a la Propiedad Intelectual (SIGAPPI), entre otros Respaldo en cinta y resguardo institucional. La Subdirección Divisional de Soporte a Sistemas (SDSS) tiene programadas ventanas de mantenimiento trimestrales (marzo, junio, septiembre y diciembre) para realizar el respaldo en cinta, de los documentos digitales contenidos en los servidores TIFF y UCM. Queda en el entendido que dichas ventanas de mantenimiento podrían abrirse, sin previo aviso, al momento en que por causas de fuerza mayor se requiera y para ello, el espacio de almacenamiento será monitoreado contantemente por la SDSS. Una vez realizado de manera exitosa el respaldo a cinta de los documentos digitalizados de ambos servidores, la SDSS enviará las cintas correspondientes debidamente identificadas, a la bóveda de seguridad que se tiene contratada para resguardo institucional fuera de las instalaciones del IMPI y procederá con el borrado controlado de los lotes almacenados en el servidor TIFF para continuar utilizando el espacio de almacenamiento con los subsecuentes lotes que deban ser migrados. Se considera un ciclo de vida de 2 respaldos, que consisten en el respaldo actual más el respaldo del trimestre inmediato anterior. (Fin del documento) Página 14 Subdirección Divisional de Productos de Información Tecnológica

15 SDPIT/GU/PR-DDSTI-11 Ver. 1.0 Rev Anexos Anexo 1: Descripción del formato Ascent Capture 2.0. Dirección Divisional de Sistemas y Tecnología de la Información Página 15