DOCUMENTOS MERCANTILES I

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1 1. EL ALBARÁN DOCUMENTOS MERCANTILES I El albarán (palabra procedente del árabe hispano albará y este del árabe clásico barā'ah) 1, es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente. Dentro de la compraventa, el albarán sirve como prueba documental de la entrega o traditio de los bienes como lo indica su nombre en árabe albará que significa (la prueba o el justificante). 1

2 2. LA FACTURA La factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). A la hora de exigir el pago de una deuda la factura es el documento utilizado preferentemente como prueba de la deuda, aunque también se emplean otros como el albarán. El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión. OBLIGACIÓN GENERAL DE FACTURAR Los empresarios y profesionales deben expedir factura por cada una de las operaciones que realicen. Así, en el IVA, a través de la factura o documento equivalente va a efectuarse la repercusión del impuesto y sólo la posesión de una factura correcta va a permitir al destinatario de la operación practicar la deducción de las cuotas soportadas. La obligación general de facturar implica, a su vez, el cumplimiento de los siguientes puntos: De expedir y entregar facturas de los empresarios y profesionales por las operaciones efectuadas De conservar copia o matriz de las facturas emitidas De expedir y entregar factura por los pagos anteriores a la realización de la entrega del bien o de la prestación del servicio. En la correspondiente factura se hará indicación expresa de esta circunstancia. EXCEPCIONES A LA OBLIGACIÓN GENERAL DE FACTURACIÓN Deberán ser objeto de facturación la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios, realizadas por los empresarios o profesionales en el desarrollo de su actividad, con excepción de las siguientes operaciones: Las realizadas por sujetos pasivos del IVA a los que sea de aplicación el régimen de recargo de equivalencia, salvo que dichas actividades tributen en régimen de estimación directa en el IRPF Las operaciones exentas del IVA, en virtud de lo establecido en el artículo 20 de su Ley reguladora, salvo aquellas a que se refieren los números 2, 3, 4, 5, 15, 20, 2

3 21, 22, 24, 25 Y 27 del apartado 1 de dicho artículo, en los que si deberá expedirse factura. La utilización de autopistas de peaje Las que, con referencia a sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, autorice el órgano competente de la Administración Tributaria, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas de los empresarios y profesionales Las realizadas por los sujetos pasivos del IVA en el ejercicio de actividades que tributen en el régimen especial simplificado. No obstante, deberá expedirse factura por las transmisiones de los activos fijos a que se refiere el artículo 123, apartado uno, párrafo segundo, número 3 de la Ley reguladora del mencionado impuesto. No obstante, los empresarios y profesionales estarán obligados a expedir factura completa por las siguientes operaciones: Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, así como cualesquiera otras en las que el destinatario de la operación así lo exija Las entregas de bienes destinadas a otro Estado miembro Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad excepto las realizadas por las tiendas libres de impuestos Las entregas de bienes a personas jurídicas domiciliadas en otro Estado miembro que no actúen como empresarios o profesionales Aquellas cuyos destinatarios sean las Administraciones Públicas. REQUISITOS DE LAS FACTURAS La ley señala los requisitos mínimos que deben presentar las facturas y sus copias o matrices. Las facturas pueden contener otra información adicional a la estrictamente requerida. Tales requisitos son los siguientes: 1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas debe ser correlativa pudiendo establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos establecimientos. 2. Nombre y apellidos o denominación social, NIF atribuido por la Administración española, o en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Económica Europea y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario. Si el destinatario fuera una persona física que no desarrolle actividades empresariales o profesionales, bastará que conste su nombre y apellidos y su NIF (no será obligatoria la consignación de su domicilio). 3. Descripción de la operación y su contraprestación total. Cuando dicha operación esté sujeta y no exenta del IVA, deberán consignarse en la factura los datos necesarios para la determinación de la base imponible, el tipo aplicable y la cuota repercutida salvo cuando la cuota se repercuta dentro del precio, indicándose en este caso únicamente el tipo aplicado, o bien, la expresión "IVA incluido", si así está autorizado. Si la factura comprendiera entregas de bienes o servicios sujetos a tipos diferentes en el IVA, deberá diferenciarse la parte de operación sujeta a cada tipo. 4. Fecha de expedición de la factura y, si fuese distinta de esta, fecha en la que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado. 3

4 Como hemos indicado, éstos son los cuatro requisitos mínimos pero imprescindibles que deben observarse en la confección de las facturas, si bien, como es costumbre, a los anteriores suelen acompañarse otros como la firma, el sello, forma de pago... Una situación especial se produce en el caso de operaciones realizadas para quienes no tengan la condición de empresarios o profesionales actuando en el desarrollo de la actividad, donde no será obligatoria la consignación en la factura de los datos identificativos del destinatario si se trata de operaciones cuya contraprestación no sea superior a 100 euros y en los demás casos que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT. DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS DE LAS FACTURAS Cuando el importe de las operaciones que a continuación se describen no exceda de euros, las facturas pueden ser sustituidas por tickets expedidos por máquinas registradoras: Ventas al por menor. Venta de Servicios en ambulancia. Servicios a domicilio del consumidor. Transportes de personas y sus equipajes. Servicios prestados en restaurantes, bares, cafeterías y establecimientos similares. Suministros de comidas y bebidas para consumir en el acto. Servicios públicos prestados en salas de baile y discotecas. Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador. Servicios de peluquerías e institutos de belleza. Utilización de instalaciones deportivas. Revelado de fotografías. Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos. Servicios de alquiler de películas. Los demás que autorice la AEAT. Los requisitos que, al menos, deben observarse en la expedición de los tickets son los siguientes: 1 Número y, en su caso, serie, siendo la numeración correlativa 2 NIF del expedidor, así como su nombre completo, razón o denominación social. 3 Tipo impositivo aplicado o expresión "IVA incluido" 4 Contraprestación total. Hemos de poner especial atención en el cumplimiento de los requisitos anteriores, pues la expedición incorrecta de tickets vulnera la regulación de expedición de recibos y procede la correspondiente sanción. 4

5 DUPLICADOS Y COPIAS Aunque el Real Decreto que comentamos establece que los empresarios y profesionales sólo podrán expedir un original de cada factura o documento sustitutivo, establece que será admisible la expedición de duplicados de los originales en los siguientes casos: Cuando en una misma operación concurriesen varios destinatarios En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa. En los supuestos antes mencionados y en cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expedición "duplicado" y la razón de su expedición, teniendo estos duplicados la misma eficacia que los correspondientes documentos originales. EXPEDICIÓN-REMISIÓN DE LAS FACTURAS Expedición de las facturas Si el destinatario no fuera empresario o profesional, las facturas deben emitirse en el mismo momento de realizarse la operación. Si el destinatario es empresario o profesional, dentro del plazo de 30 días de la realización de la operación, pudiendo incluir en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural. Sin embargo, las facturas o documentos equivalentes correspondientes a operaciones intracomunitarias deberán emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que termine el período de liquidación en que se hayan devengado las operaciones. Remisión de las facturas Si el destinatario de la operación no fuera empresario o profesional, la factura o documento equivalente deberá ser remitido en el mismo momento de su expedición. Si fuera el destinatario empresario o profesional las facturas o documentos equivalentes deberán remitirse dentro de los 30 días siguientes a su emisión. RECTIFICACIÓN DE LAS FACTURAS Los empresarios y profesionales deberán rectificar las facturas emitidas por ellos en los siguientes casos: Por incorrecta fijación de cuotas, Cuando varíen las circunstancias determinantes de su cuantía, y Cuando queden sin efecto las operaciones gravadas por el IVA. Cuando falte alguno de los requisitos esenciales anteriormente descritos. Esta rectificación procede siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto correspondiente a la operación gravada o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias modificativas de la 5

6 contraprestación o determinantes de la ineficacia de la operación gravada, debiéndose producir tal rectificación inmediatamente después de advertirse la circunstancia que la motiva y realizándose mediante la emisión de una nueva factura o documento en el que se hagan constar los datos identificativos de la factura inicial y la rectificación procedente, debiéndose establecer serie especial de numeración para las facturas de rectificación. CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS Los empresarios y profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas o documentos que las sustituyan, expedidas por ellos o por su cuenta, durante el plazo de cuatro años. Sin embargo, la legislación mercantil al respecto, más concretamente el artículo 30 del Código de Comercio, establece que los " empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales". Es decir, que el plazo de cuatro años señalado en la Ley General Tributaria lo fija en seis la legislación mercantil lo cual tiene su razón de ser pues en caso contrario, los justificantes de un ejercicio pueden haber desaparecido cuando la Inspección esté comprobando el mismo, ya que, como sabemos, el plazo de prescripción empieza a contarse desde el día siguiente al último del plazo voluntario de declaración. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS PARA CONSIDERARSE DEDUCIBLES Para que el gasto tenga tal carácter debe justificarse mediante factura completa entregada por el empresario o profesional que realizó la prestación, de lo que se deduce que sin ella el gasto no tendría la consideración de deducible. Sin embargo, la Resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central de 11 de enero de 1995, ofrece los siguientes motivos que anulan las precisiones anteriores a los efectos de considerar deducibles gastos documentados de forma incompleta: El antiguo artículo 13 del 15 que sólo exigía que se hubiera producido el gasto. Directiva 6 CE, n 77/388 que señalaba la necesidad de no poner énfasis en los requisitos formales sino en la existencia o no del gasto. La Ley de Procedimiento Administrativo al señalar que los defectos formales no suponen anulabilidad. Los medios de prueba recogidos en el Código Civil y en la Ley de Enjuiciamiento Civil... En definitiva, establece la deducibilidad de los gastos documentados en facturas que adolecen de algún defecto formal, al señalar que en el IS, sobre los aspectos formales, prima la efectiva realización del gasto que puede probarse por diversos medios en los siguientes términos: Sin embargo, la Administración considera que los requisitos exigibles a las facturas para que tengan la naturaleza de documento justificativo del gasto en el ámbito del IS son idénticos a los necesarios para que proceda la deducción de las cuotas del IVA 6

7 soportado en la legislación de este último tributo (Dirección General de Tributos de 5 de junio de 1990). Además de las anteriores precisiones, la Resolución del Tribunal Económico- Administrativo Central de 10 de febrero de 1994 estableció respecto de facturas incorrectas que si la Inspección de los Tributos las admitió para algunos efectos, debe admitirlas en todos, le sea favorable o no. e-factura Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, e-factura o efactura, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales. 7

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