QUÉ ES LA CERTIFICACIÓN COMO Project Management Professional DE PMI? 4ta Edición de la Guía PMBOK. Año 2012

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1 QUÉ ES LA CERTIFICACIÓN COMO Project Management Professional DE PMI? 4ta Edición de la Guía PMBOK Año 2012 Project Management Professional, PMP PMBOK, y PMI PMP son y marcas PMI son registradas marcas registradas del Project del Management Project Institute, Management Institute,

2 Examen PMP El examen PMP mide la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas utilizadas en la práctica de dirección de proyectos. El porcentaje de preguntas inherentes a cada grupo de procesos es: Existe también el Role Delineation Study, describiendo las tareas y competencias que debe ejecutar un PMP en cada actividad del proyecto. El examen consiste en 200 preguntas multiple-choice de las cuales 25 son consideradas preguntas no condicionantes. El tiempo asignado para el cuestionario es de cuatro horas precedido por un tutorial de 15 minutos que no forma parte de dichas cuatro horas.

3 Vigencia Guía PMBOK 4ta Ed. 31/1/2013: se publica Guía PMBOK 5ta Edición 31/7/2013: última fecha para rendir con la Guía PMBOK 4ta Edición 1/8/2013: comienza PMI a tomar con la 5ta Edición de la Guía PMBOK

4 Aplicación para el exámen I PMI sugiere enviar los formularios en forma electrónica. Las aplicaciones así enviadas serán procesadas dentro de los siguientes 5 días hábiles No olvide colocar su dirección de . Los candidatos serán notificados de su elegibilidad electrónicamente junto con la carta para su inscripción en el lugar seleccionado. Como no se requiere el envío de documentación de respaldo, cualquier información es pasible de auditoria posterior (en forma aleatoria) en donde se le puede exigir dicha documentación. Una vez que el candidato es elegible para certificar, dispone de un año para presentarse al examen y tiene 3 posibilidades de fracaso, pagando un honorario por re-examinación. Complete clara y correctamente todos los documentos de aplicación, con su nombre bien legible. No olvide llevar el documento al examen (nombre y apellido idéntico al appl form). Project Management Professional, PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute,

5 Ejemplo de de PMI Dear John Stevens, Thank you for your interest in the Project Management Professional (PMP) credential. Your exam scheduling details are outlined below; please review them to ensure that all information is accurate. Name exactly as it appears on your identification: John Stevens PMI Eligibility ID: E4 Exam: PMP Language the Examination will be Administered in: English Language Aid: Spanish Eligibility Expiration Date: 11 Nov 2013 Please schedule your exam by following the Exam Scheduling Instructions. It is recommended that you schedule your exam as soon as you determine the date you can take it because test center seating is available available on a first-come, first-served basis.

6 Aplicación para el examen II Revise y lea: PMP Credential Handbook PMP Examination Specification & Role Delineation Study: amination%20content%20outline_2010.ashx Verifique de antemano y tenga por escrito todos los requisitos que se le exigen para certificar (Educación, Experiencia, etc). Cuando obtenga su certificación PMP comienza el ciclo CCR que durará 3 años. La certificación tiene un vencimiento de 3 años y deberá en ese lapso reunir las correspondientes 60 PDU s. Se sugiere inscribirse como miembro del PMI previo al examen.

7 Tips del Examen Solo le será permitido tener consigo lápiz y papel. Recuerde llevar su documento de identidad, cuya identidad coincida totalmente con la de su app form. El examen testea conocimiento, aplicación y análisis. Hace preguntas de la vida real de PM. No tiene mucho sentido aprenderse las entradas y salidas, es preferible comprenderlo. Hay varias preguntas que no llaman al proceso, entrada, salida, herramienta o técnica por su nombre. Muchas preguntas son situacionales, tenga cuidado con eso. Considere la opción de ninguna es correcta. Pocas preguntas se refieren a entradas y salidas de procesos.

8 Tips del Examen Complete el estudio de la Guía PMBOK con más libros. Sugerencia son Rita Mulcahy (7ma ed.) y Kim Heldman (5ta edición). Tools & Techniques: aplique las t&t en la vida real, ya que con el entendimiento teórico de éstas, no será suficiente. Familiarícese con las preguntas de examen. Realice tantas preguntas como pueda y utilice la respuesta correcta y su justificación, como base de estudio. Cada vez que responda una pregunta, asegúrese de tener evidencias de que su respuesta es correcta. No responda sin leer las 4 opciones. Primero descarte 2 de ellas, que seguramente serán las menos adecuadas. Realice simulacros de 4 horas de concentración. No rinda el examen si antes no tuvo esta concentración Project Management Professional, PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute,

9 Tips del Examen Aprenda bien las fórmulas de Gestión de Costos y las de Gestión de Tiempos; Procurement: Planificar Adquisiciones hay mucho formuleo de tipos de contrato (OJO: son 7 tipos de contratos diferentes!); Planificar las Comunicaciones, en el tool caritas felices (cálculo de canales comunicacionales): cant personas (cant personas-1)/2 Con una sola lectura de los 3 libros recomendados, no alcanza.

10 Tips del Examen Sugerencia con la lectura: Vaya leyendo los procesos en la Guía PMBOK en el orden que indica nuestro gráfico. El orden responde a Iniciación, Planificación, Ejecución y Control, Cierre y Responsabilidad Social y Profesional. Establezca un único lugar donde reunir toda la información relativa a un proceso. Profundice dicho proceso con los libros de R. Mulcahy y K. Heldman, y agregue esa información en su único punto de documentación. Practique con preguntas relativas a dichos procesos.

11 Qué anotar en la hoja durante el tutorial? Trate de volcar rápidamente los datos más relevantes de cada proceso. Vuelque las fórmulas: VME = Probabilidad de riesgo x impacto (valor) Costo Esperado: suma de los VMEs Tiempo esperado (media del proyecto): (estimación optimista + 4* mas probable + pesimista)/6. Para PERT que usa la cubra Beta y no la Normal (con su cálculo de desvío estándar y +- 1, 2 o 3 sigmas me permite mejorar la precisión del 50% del Tiempo Esp. Desviación Std: (estimación pesimista estimación optimista)/6 Cantidad de canales comunicacionales : n (n-1)/2 SV=EV-PV; CV=EV-AC; SPI=EV/PV; CPI= EV/AC => me sirven para saber dónde estoy parado con tiempos y costos. Cumulative CPI = suma de los EV/suma de los AC Project Management Professional, PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute,

12 Qué anotar en la hoja durante el tutorial? EAC, sus 4 formas de cálculo: EAC= BAC/CPI (asume que lo que afectó al pasado, afectará al futuro) EAC=AC + CAP/CPI remanente (forma alternativa de obtener el mismo resultado) EAC=AC + BAC remanente (asume que lo que afectó al pasado no afectará al futuro) EAC=AC+ETC (asume que han habido suficientes cambios, que ameritan una nueva estimación) Estudie el cálculo de la media y del desvío std de la curva Beta, Normal, Triangular y Exponencial VAC = BAC-EAC

13 Pasos a seguir Hágase miembro de PMI, se ahorrará unos dólares. Actualmente cuesta U$S 129 Derecho de examen para miembros cuesta U$S 405 Total para miembros: U$S 534 Derecho de examen para miembros cuesta U$S 555 Asegúrese de tener las 35 contact hours de entrenamiento Una vez que ha tomado el curso, aplique para el examen. Lo puede hacer online: https://www.pmi.org/certapp/default.aspx Si no salió auditado, agende su examen con Prometric. Asegúrese de tener la bibliografía necesaria (Guía PMBOK, PMP Exam Prep de Rita Mulcahy, 7ma edición) Consulte los libros gratuitos disponibles para miembros: Reference.aspx?ic=0 Realice preguntas en forma gratuita:

14 Interacciones entre los procesos Initiating Planning Collect Requirements Define Scope Create WBS Define Activities Sequence Activities Estimate Activity Resources Estimate Activity Durations Plan Procurements Develop Project Management Plan Develop Project Charter Identify Stakeholders Develop Schedule Develop Human Resource Plan Plan Risk Management Identify Risks Estimate Costs Determine Budget Perform Qualitative Risk Analysis Plan Communications Perform Quantitative Risk Analysis Plan Quality Plan Risk Response Esto implica que el Plan de Gestión de Proyecto se elabora con todas las salidas de los procesos de planificación.

15 Interacciones entre los procesos Closing Iterative Processe s Acquire Project Team Develop Project Team Distribute Information Executing Manage Project Team Conduct Procurements Manage Stakeholders Expectations Perform Quality Assurance Direct & Manage Project Execution Perform Integrated Change Control Close Procurements Close Project or Phase Monitor & Control Project Work Monitoring and Controlling Perform Quality Control Control Scope Control Schedule Control Costs Administer Procurements Monitor & Control Risks Report Performance Verify Scope

16 Introducción Temas importantes correspondientes a los 3 primeros capítulos: Tipos de organizaciones: Funcional: gerentes funcionales tienen todo el poder. Se presenta la figura del project expeditor quien toma nota en reuniones de avance, pero no tiene autoridad para planificar proyectos, asignar trabajo o manejar cambios. El project expeditor reporta al gerente funcional. Para el examen, este es el tipo de organización menos efectiva. Matricial: el equipo reporta a un gerente funcional, pero también hay un director de proyectos que tiene la autoridad para manejar el proyecto y liderar al equipo. Matricial débil: el director de proyectos generalmente ocupa un rol de tiempo parcial. Muchas veces es un project coordinator, que es un un rol más bien administrativo, pero tiene un poco de autoridad (limitada) en el proyecto y reporta a un gerente de más alto nivel. El presupuesto es controlado por el gerente funcional, y todas las decisiones de proyecto deben ser clarificadas con el gerente funcional.

17 Introducción Tipos de organizaciones: Matricial Balanceada: el director de proyecto ocupa un rol de tiempo completo, con más autoridad. Decisiones de proyecto y responsabilidades presupuestarias se comparten entre el PM y el gerente funcional. El PM necesita aclarar decisiones con el Gerente Funcional pero el Gerente Funcional también debe hacer lo propio con el PM. Matricial Fuerte: el PM tiene más autoridad sobre el proyecto que el Gerente Funcional. El rol del Gerente Funcional se ocupa más del desarrollo profesional del equipo y de las necesidades organizacionales, mientras que el PM toma la mayoría de las decisiones de proyecto y generalmente no necesita la aprobación del Gerente Funcional. De las 3 tipos de organizaciones matriciales, esta es la más deseable de tener. Proyectizada: PM tiene autoridad completa, y si hay un Gerente Funcional, tiene poca autoridad. Muchas consultoras y empresas de construcción se organizan de esta manera. Se conforma un equipo para un contrato específico y reporta al PM durante el proyecto, luego el equipo se disuelve. PM tiene total autoridad para asignar trabajo al equipo, manejar el presupuesto y los cambios. Project Management Professional, PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute, Rwerwe

18 Introducción Temas importantes correspondientes a los 3 primeros capítulos: Fases / Grupos de Procesos / Procesos Kill Points : Final de una fase no habilita automáticamente a la siguiente fase Es una oportunidad para que la gerencia evalúe el desempeño del proyecto Proyectos de investigación y desarrollo son un claro ejemplo Un proyecto siempre está supeditado a su plan de negocios

19 Integración Acta de Constitución de Proyecto: Elaborada por patrocinador o iniciador, no por el PM Se puede nombrar al PM en dicho documento PM debe estar nombrado antes del comienzo de los procesos de Planificación Es el documento que autoriza al proyecto y autoriza al PM. El autor de este documento es externo a la organización del proyecto. Recuerde los componentes del Acta. Plan de Gestión de Proyecto: No es un cronograma Sepa todos los elementos que lo componen Se inicia al comienzo de Planificación y se termina al final de Planificación. Sepa qué areas de conocimiento tienen planes subsidiario Project Management Professional, PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute,

20 Alcance Recopilar Requerimientos: Conozca la forma de aplicar cada una de las herramientas y técnicas No confundir Alcance de producto con alcance de proyecto Producto: funciones y especificaciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado Proyecto: el trabajo que debe llevarse a cabo para entregar el producto servicio o resultado, con las especificaciones del mismo. No confundir Enunciado del Alcance del Proyecto con Enunciado del Trabajo del Proyecto EAP: está en Alcance / Planificación ETP: es un input al proceso de Crear el Acta de Constitución de Proyecto (pertenece a Integracion / Iniciación)

21 Tiempos Conozca la diferencia entre duración y esfuerzo Holgura libre: cantidad de tiempo que una actividad puede demorarse sin demorar la fecha de inicio temprana de las actividades sucesoras Holgura total: cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse respecto de su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar una restricción del mismo. Subnet o fragnet (subred o fragmento de red): es una porción del cronograma. Conozca todas las herramientas y técnicas del proceso Desarrollar Cronograma. El examen hace mucho foco en el concepto cronograma realista Project Management Professional, PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute,

22 Tiempos Elapsed time: tiempo total transcurrido Realice ejercicios simples de camino crítico Aprenda a diagramar manualmente Curvas: triangular, beta, exponencial y normal Diagrama de Red es el nombre genérico para diferentes tipos de diagramas: Gantt, Pert, Camino Crítico, etc.

23 Calidad Verificar Alcance vs. Controlar la Calidad: Ambos pertenecen a Monitoreo y Control Ambos se aplican al producto, servicio o resultado Control de Calidad antecede a Verificación de Alcance Control de Calidad lo puede hacer un área específica de la organización Realizar aseguramiento de la calidad Principal responsable: PM Planificar la Calidad: Tiene 8 herramientas y técnicas + las herramientas adicionales de Planificación de la Calidad (tormenta ideas, análisis de afinidad, análisis de campos de fuerza, técnicas de grupo nominal, diagramas matriciales y matrices de priorización)

24 Recursos Humanos Plan de Gestión del Personal en inglés es Staffing Management Plan, tenga cuidado! Conozca bien las herramientas y técnicas de Team Building Conozca las habilidades interpersonales que debe tener un PM Conozca similitudes y diferencias entre Estimar los Recursos y Estimar los Costos

25 Comunicaciones Face to face : la forma más efectiva Sepa qué medio conviene utilizar dependiendo del tipo de mensaje Fórmula de Cantidad de Canales Comunicacionales Conozca las tácticas de negociación y las técnicas de manejo de conflictos

26 Costos Conozca la diferencia entre Estimar Costos y Elaborar el Presupuesto Sepa en qué se diferencia el presupuesto de la línea de base de costos Aprenda todas las fórmulas

27 Riesgos Conozca bien cada una de las herramientas y técnicas de Identificar Riesgos Riesgo secundario: un riesgo que aparece directo a partir de la implantación de un plan de respuesta a riesgos Reserva de contingencia vs. reserva gerencial

28 Generalidades Importantes De cada proceso trate de identificar qué roles intervienen PM, Sponsor, Stakeholders en general, Project Team, Project Management Team, PMO, Usuario, Gerentes Funcionales, Gerentes Operativos: quizá tambien organismos exteros. Inputputs y outputs dinámicos : Factores Ambientales y Activos Organizacionales. Sepa claramente de qué se conforman los factores ambientales y los activos organizacionales. Herramientas y técnicas dinámicas : juicio experto Sepa qué documentos se actualizan en los casos que la salida sea actualización de documentos Sepa qué factores ambientales afectan a un determinado proceso, cuando figura entre sus entradas Project Management Professional, PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute,

29 Generalidades Importantes No creer que tight matrix: war room, sala de mandos, strong matrix como estrategia de negociación es un tipo de organización. Tenga identificado en qué procesos intervienen las mismas herramientas y técnicas: vuelque esta información en su hoja, durante el tutorial: juicio experto, brainstorming, Delphi Tecnique, Estimación Análoga, Registro de Polémicas, Bottom Up Estimating, Ishikawa, Descomposición, Entrevistas, Análisis de Reserva. Histograma, Matriz de Probabilidad e Impacto. No confundir elaboración gradual o elaboración progresiva con corrupción del alcance. Ojo con el Gold Plating! Hacer Gold Plating es FRACASO.

30 Generalidades Importantes Planificación gradual es una forma de Elaboración Gradual o Progresiva: Progressive Elaboration. Risk Breakdown Structure es diferente de Resource Breakdown Structure. Pero ambos se abrevian en RBS! Identifique diferencias entre RBS (Resource) y OBS (Organizational Breakdown Structure): OBS es jerárquica e indica quien le resporta a quien en el proyecto. Son Roles que luego se convertirán en Nombres y Apellidos OBS no indica cantidades de recursos pero muestra jerarquía. RBS cuantifica cantidad de recursos tanto materiales como humanos. Ambos son gráficos de tipo arbolados Sin cíclicos: con preponderancia a que el RBS sea anterior al OBS. Ordene los procesos de Planificación según sus inputs & outputs: Rita 7ma páginas 41 a 58. Project Management Professional, PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute,

31 Avisos Parroquiales: // Ultima fecha para tomar curso de certificación en CompetitivePM con la Guía PMBOK 4ta Edición: 18 a 22 Febrero de 9 a 17 horas. 40 horas de duración. Los que ya lo tomaron, vienen gratis. Primer curso en CompetitivePM con la Guía PMBOK 5ta Edición: desde Abril hasta Julio 2013, una vez por semana, de 18 a 22 horas. 48 horas totales de curso.. Clientes anteriores vienen gratis. Online PMP Training: modalidad a distancia, es decir, el asistente lo hace a su propio ritmo. Guía permanente de un tutor PMP. EMPIECE CUANDO QUIERA! Project Management Professional, PMP y PMI son marcas registradas del Project Management Institute,

32 Cosas que pueden beneficiarnos... 15% Descuento en Cursos PMP Acceso inmediato al subgrupo de PMIBA que lo ayuda a certificar. Por asistir más de un 75% del tiempo a este webinar. Provéanos de su y le gestionaremos su acceso. Lic. Carina Kenny es la moderadora del subgrupo.

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