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1 1 QUÉ ES SIGM? AL SIGM es la plataforma de Tramitación Electrónica del MINETUR. Es una solución integral para la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos, que fomenta la interoperabilidad entre administraciones mediante su adaptación a estándares de comunicación así como la reutilización de recursos e información pública. AL SIGM es una aplicación desarrollada para el inicio, tramitación, resolución y archivado del procedimiento administrativo. AL SIGM es un proyecto de modernización y actualización de las administraciones locales, dotándolas de un sistema que pueda reunir en formato electrónico toda la documentación de un expediente, integrando los tradicionales subsistemas de Registro, Motor de Expedientes (Flujos de procedimientos) y Archivo. Permite que el ciudadano, en su relación con la Administración Local, pueda solicitar telemáticamente desde su domicilio una subvención, una ayuda, una licencia, o realizar un pago; recibir noticias del estado de su petición, información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, para recibir, finalmente, una notificación del resultado de sus gestiones. En esta relación, el ciudadano podrá identificarse utilizando e-dni, firma electrónica, o claves concertadas, garantizándose la confidencialidad y privacidad de sus datos. 2 CÓMO INSTALAR SIGM? AL SIGM es una aplicación web desarrollada en JAVA. Tiene estructura modular, por lo que se pueden desactivar los módulos que no interesen e integrarla con otros módulos diferentes. Además del interfaz web, ofrece una serie de servicios web (web services) que permiten su interconexión con otras aplicaciones, como podrían ser el portal web de la entidad, la sede electrónica, etc. Vamos a mostrar en este vídeo como poner en funcionamiento SIGM, de una forma sencilla, en un equipo Windows. Para realizar esta instalación, previamente debemos de tener instalados en nuestro ordenador un software de descompresión de archivos, que nos permite descomprimir archivos con extensión.rar y el software VMWare Player, correctamente configurado Página 1 de 32

2 Para abordar la instalación del software SIGM lo primero que debemos abordar es la descarga de la máquina virtual SIGM, accediendo a la url: https://www.planavanza.es/avanzalocal/soluciones/al_sigm/paginas/index.aspx Escogeremos la opción Descárgate la última versión, repitiendo de nuevo la elección en la siguiente página Escogemos la versión que nos interesa descargar en el formulario: En la parte inferior de la página, tendremos acceso a la Máquina Virtual SIGM 3.0. Debemos descargar cada uno de los ficheros.rar que se muestran en pantalla. Estos ficheros son muy pesados y la descarga tardará tiempo en realizarse Página 2 de 32

3 Una vez descargados todos los ficheros, debemos agruparlos en una única carpeta y comenzara a descomprimir el fichero mv_sigem_3.part01.rar, haciendo doble click sobre él y aceptando las opciones de descompresión. El proceso de descompresión incluye a todos los ficheros.rar de la carpeta Tras la realización de la descompresión completa, dispondremos de una carpeta que contiene un fichero de extensión.vmx y un conjunto de ficheros.vmdk, junto con otros posibles ficheros. Disponiendo de estos ficheros debemos de configurar su configuración y despliegue a través del software VMWare Player. Para ello, debemos de visualizar el vídeo en el que se describe la instalación y puesta en marcha del software WMWare, en el que se describe la puesta en marcha de la máquina virtual SIGM. Finalizado este proceso, dispondremos de la máquina virtual SIGM desplegada para su correcto funcionamiento. Accederemos a ella a través de una url similar a la siguiente: Donde la IP ( ) utilizada, dependerá de la configuración aplicada al software WMWare Player 3 CÓMO USAR SIGM? Página 3 de 32

4 AL SIGM es una aplicación desarrollada para el inicio, tramitación, resolución y archivado del procedimiento administrativo. En la página de inicio de SIGM se pueden observar varios bloques de funcionalidades: - APLICACIONES DE ADMINISTRACIÓN SIGM dispone de una potente sección de Administración que permitirá adaptar y configurar toda la aplicación según las necesidades de cada Administración. Entre las secciones más importantes destacan: Administración de Estructura Organizativa: Permitirá gestionar toda la estructura departamental de la organización, de forma jerárquica organizada, incluyendo las áreas y departamentos y los usuarios que pertenecen a cada uno de ellos. Página 4 de 32

5 Crearemos áreas y departamentos y usuarios que pertenezcan a ellos (poner un ejemplo Nuevo departamento nuevo usuario) Además, nos permitirá gestionar de forma genérica los permisos de acceso a la aplicación y de tramitación sobre los diferentes procedimientos, creando grupos de tramitación (poner ejemplo de creación de grupo de tramitación PROC-LICENCIA) Finalmente, se dispone de un buscador de usuarios, grupos y departamentos, que facilita la gestión de permisos (poner ejemplo de búsqueda de usuario y asignación de permisos) Administración de Registro: Esta aplicación nos permite administrar la configuración de registro adaptándola a las necesidades de nuestra Administración. Será importante configurar los siguientes elementos, en este orden: o Usuarios: tras crear el usuario en la Estructura Organizativa, lo asignamos a Registro, incluyendo todos sus datos identificativos: Para ello, en el enlace Nuevo importaremos los datos del usuario recién creado, buscándolo en la estructura organizativa y asignándole un perfil (operador de registro o superusuario). Asignaremos, al menos, permisos genéricos e incluiremos los datos de identificación: Página 5 de 32

6 o Oficinas: debemos asignar el usuario previamente creado a una oficina de registro, bien ya existente o nueva. Para crear una nueva oficina de registro, previamente debe existir el departamento correspondiente en la estructura organizativa y asignar el correspondiente código. (pinchar en nuevo, aunque no haremos este ejemplo) En este caso, asignaremos nuestro usuario a la oficina de Registro 1 ya existente, a través del enlace usuarios. De esta forma, este nuevo usuario registrará en esta oficina o Libros: en esta sección se podrán crear nuevos libros y asociar nuevas oficinas, con sus usuarios, a los libros existentes. Para crear nuevos Libros accederemos al formulario a través de Nuevo, siendo obligatorio escoger el tipo de numeración, el tipo de libro y el repositorio. Para asignar una nueva oficina a un libro existente, seleccionaremos el libro y señalaremos Propiedades/Editar Página 6 de 32

7 Dispondremos en este enlace de la posibilidad de Asociar oficinas y de asignar permisos, bien por oficina o bien por usuario o Unidades Administrativas: Las unidades Administrativas son los Orígenes o Destinos que se utilizan para registrar un documento de entrada o de salida Por defecto, SIGM incluye la estructura de Comunidades autónomas, hasta el segundo nivel y el Poder Ejecutivo hasta el tercer nivel. Podemos crear Instituciones, de forma ordenada, pinchando en el botón Nuevo y asignando los datos solicitados en el formulario Los Propios son los destinos hacia los que se decreta un registro. Deberían corresponderse con la Estructura Organizativa previamente creada. Por ello, disponemos del Botón Importar para dar de alta los departamentos previamente creados en la EstructuraOrganizativa. o Tipos de Asunto: Los tipos de asunto se utilizarán para clasificar correctamente un registro. SIGM ofrece por defecto una lista de tipos de asunto, pero podremos crear los que se necesiten pinchando en el botón Nuevo y Página 7 de 32

8 aportando la información solicitada: Catálogo de Procedimientos Administrativos: El catálogo de procedimientos administrativos nos permitirá crear y modificar el catálogo de procedimientos administrativos actual, así como gestionar permisos sobre los procedimientos. Por defecto, SIGM ofrece un catálogo de procedimientos, ya disponibles, en los que solamente se deben de configurar los permisos para poder utilizarlos. Dispone de múltiples opciones, que comentaremos primero, para después mostrar un ejemplo práctico, destacando: o Inventario: Grupo de componentes, ya disponibles en SIGM, que nos permitirá definir un procedimiento en SIGM. Construiremos un procedimiento en SIGM, disponiendo de Tipos de Documentos, Trámites y Fases y asignando los correspondientes circuitos de firma Página 8 de 32

9 o Componentes: conjunto de elementos que permiten particularizar cada procedimiento, destacando entre ellos, las entidades, o grupos de datos que recogerán datos concretos de nuestro procedimiento o Creación de un procedimiento: revisaremos el proceso de creación de un procedimiento sencillo. Cualquier diseño de procedimiento debe estar precedido de correspondiente proceso de análisis Para crear un nuevo procedimiento escogemos la opción Crear nuevo procedimiento. Debemos asignar un nombre y pinchar en siguiente: Seleccionamos las fases que van a formar parte de él, de forma ordenada: Página 9 de 32

10 Para cada fase, incorporaremos los trámites que forman parte de ellas, de forma ordenada. Cada trámite contendrá sus tipos de documentos y plantillas, previamente configurados, aunque podrán modificarse: Finalmente confirmaremos la creación del procedimiento. Accederemos a él directamente o a través del árbol de procedimientos, donde podremos modificar su configuración. Definimos ahora una entidad específica que después asignaremos a nuestro procedimiento. Para ello, en la lista de componentes, crearemos una nueva entidad, asignando todos los datos que se nos solicitan en el formulario y dando de alta algunos datos de ejemplo. Página 10 de 32

11 Volvemos ahora a nuestro procedimiento y revisaremos los siguientes elementos básicos: 1. Asignamos la responsabilidad del procedimiento a un grupo de permisos previamente creado en la Estructura organizativa Página 11 de 32

12 2. Asignamos la entidad específica al procedimiento que hemos creado 3. Asignamos los permisos Página 12 de 32

13 4. Podemos asignar circuitos de firma específicos 5. Pasamos el procedimiento a estado Vigente De esta forma, el proncedimiento está disponible para su uso o Gestión de permisos: La gestión de permisos permitirá aplicar diferentes combinaciones de permisos, según roles y responsabilidades a usuarios o grupos de usuarios. Inicialmente buscamos el usuario o grupo de usuarios sobre los que queremos actuar (en la parte izquierda de la pantalla) En la parte central de la pantalla podremos asignar al usuario diferentes tipos de permisos: (comentar los permisos más genéricos) Página 13 de 32

14 Administración de Archivo: La administración de archivo nos permitirá gestionar la herramienta de archivo de SIGM En la pantalla central se permite la búsqueda de expedientes según su descripción archivística, por número de expediente, título y fecha. Se muestran también la identificación de 523 series documentales En el menú de la izquierda disponemos de varias opciones: o Gestión de fondos documentales: Se incorpora el Cuadro de Clasificación de Fondos Documentales, pudiendo acceder a cada Fondo, crear nuevos clasificadores de fondos, etc. Página 14 de 32

15 Se permite exportar el cuadro de clasificación, realizar búsquedas sobre el cuadro de clasificación, gestionar las series del cuadro de clasificación (identificándolas, valorándolas) y crear unidades documentales o Gestión de transferencias: nos permite gestionar previsiones y relaciones. o Gestionar Servicios de Préstamos, Consultas, Devoluciones, o Administrar diferentes elementos como usuarios, cuadro de clasificación, etc. Catálogo de Trámites: El catálogo de trámites permitirá la definición y configuración de los diferentes trámites telemáticos que se ponen a disposición del ciudadano. Página 15 de 32

16 En la pestaña Trámites, se muestra la información necesaria para configurar telemáticamente cada trámite (cada tipo de solicitud telemática o cada procedimiento) Para cada solicitud telemática será necesario incluir el identificador, el asunto, la descripción, el destino, indicar si la solicitud se debe firmar telemáticamente, el código de oficina de registro que va a recibir las solicitudes telemáticas, el código del procedimiento correspondiente, y la gestión de documentos que se van a asociar a la solicitud (tipo de documentos) En los tipos de documentos y Conectores se definen, en cada caso, para todo el sistema, los tipos de conectores que se utilizarán (pdf, jpg, doc, etc) y los tipos de conectores (certificado digital, usuario y contraseña). En la pestaña Conectores de trámite se define, para cada una de las solicitudes telemáticas, el tipo de conector, de los existentes, que se permitirá utilizar En la pestaña órganos destinatarios se deberá crear, según las unidades administrativas propias dadas de alta en registro, los órganos destinatarios que recibirán cada una de las solicitudes telemáticas. Estos destinos se utilizarán, a su vez, en la configuración inicial de cada trámite - APLICACIONES DE GESTIÓN: Aplicaciones disponibles para realizar las actividades administrativas en la Administración. Página 16 de 32

17 Especialmente importantes son: El Registro de Entrada y Salida: permite la gestión del registro, tanto presencial como electrónico. El Tramitador Electrónico de Expedientes: permite el almacenamiento en formato electrónico de todos los documentos asociados a un expediente, así como la definición de trámites y flujos entre ellos, de forma que se puedan asignar automáticamente los diferentes trámites a distintas personas o unidades administrativas. El Archivo: almacena temporal y/o definitivamente la documentación de los expedientes, con posibilidad de cambios de textos masivos de acuerdo a las normas de descripción y categorización definidas para los archivos. Analizaremos de forma más pormenorizada las aplicaciones de Registro y Tramitador de expedientes: Registro: La aplicación permite la gestión del registro de documentos de entrada y salida, tanto presencial como electrónico, que se reciben en la administración. Tras identificarnos, se muestra un formulario de búsqueda. Eligiendo el Libro en el que se necesita realizar la búsqueda (entrada o salida), se nos permite realizar la búsqueda de registros según diferentes campos: Página 17 de 32

18 Se dispone también, en la parte superior, del acceso a varias opciones: o Informes Se permite la realización de diferentes informes de registro, en diferentes ámbitos de consulta y teniendo en cuenta diferentes parámetros: Tras escoger el ámbito de consulta, pinchando en el botón imprimir, dispondremos de diferentes tipos de informes Página 18 de 32

19 o Relaciones Podremos generar diferentes tipos de relaciones (escogiendo el tipo de informe), restringiendo la fecha de la relación y escogiendo la unidad de destino También se permite el cierre de registros o Distribución: permitirá la revisión de las diferentes bandejas de distribución, siempre que esta esté configurada Página 19 de 32

20 o Nuevo Registro Accede al formulario para realizar un nuevo registro, donde disponemos de varias opciones de configuración según los permisos que tenga el usuario con el que hemos accedido Debemos de dar de alta, en el caso de un registro de entrada, para que este esté completo, al menos los siguientes datos: Origen o remitente En el caso de Origen, se muestra un desplegable que nos permite escoger entre las Unidades Administrativas dadas de alta en la Administración de Registro En el caso de los remitentes, tendremos dos opciones: Si no disponemos de la validación de personas, podremos dar de alta los datos del tercero para cada registro: Página 20 de 32

21 Seleccionando la validación de personas, crearemos una base de datos de terceros que alimentará a todos los registros. Lo analizaremos en el apartado Terceros. Asunto o Resumen En el caso de Tipo de Asunto, se mostrará un desplegable con los tipos de asunto dados de alta en la Administración de Registro En el caso de Resumen se permite texto libre Destino: Se incluirá la unidad de destino del registro, seleccionando en el desplegable que se muestra, de entre las unidades administrativas propias configuradas en la administración de registro Otros datos: Se aconseja completar el registro con otros datos como El tipo y el registro original, datos de transporte, etc Completados estos datos, pinchamos en el botón registrar que provoca el registro del documento en el registro de SIGM El registro de SIGM genera un número y una fecha de registro, junto con el código de oficina y usuario que ha hecho el registro. Tras realizar el registro, en la sección izquierda de la pantalla se habilitan determinadas opciones, entre las que destacan: Página 21 de 32

22 Anexos: permite anexar un documento a un registro, bien escaneando directamente o escogiendo un documento ya escaneado Comentarios: agregar algún comentario a un registro En la parte superior de la pantalla de registro, disponemos de diversas opciones como imprimir un registro (pudiendo seleccionar el tipo de informe), la posibilidad de sellar y compulsar un registro y de acceder directamente al formulario de un nuevo registro o Terceros: Analizamos en esta sección la creación de la base de datos de terceros. En el formulario de cada nuevo registro, se debe dar de alta el remitente de cada registro. Para ello, disponemos de la posibilidad de crear una Base de datos de terceros, que alimentará a todos los registros. Habilitaremos entonces la gestión de terceros en el formulario de registro. Introducimos el DNI del remitente del registro y pinchamos en la Lupa, para que SIGM realice una búsqueda del tercero en la base de datos de terceros. Si se encuentra el tercero, directamente se vuelcan los datos. Si no se encuentra SIGM ofrece la posibilidad de darlo de alta Página 22 de 32

23 Se proceden a dar de alta sus datos identificativos y de dirección Finalmente debemos de seleccionar el tercero dado de alta para incluirlo en el registro: Este formulario también nos permite realizar otras acciones sobre terceros como editarlos, eliminarlos, gestionar representaciones, etc Tramitador de Expedientes: Accedemos al tramitador de expedientes a través del enlace correspondiente. Se muestra la bandeja de entrada del tramitador, donde aparece cierta información de interés ordenada en: Avisos o información de sucesos que le afectan: como son plazos vencidos, documentos pendientes de firma, etc Expedientes en los que el tramitador está trabajando, ordenados por fases y trámites. Podemos acceder a un expediente a través de esta información. En esta pantalla de inicio disponemos además de dos opciones importantes: Página 23 de 32

24 Búsqueda avanzada En caso de que no encontremos el expediente en el que estamos trabajando en bandeja de tramitación, disponemos de un buscador avanzado, que nos permite buscar expedientes según diferentes parámetros (comentar los parámetros de búsqueda y el resultado) Iniciar expediente Esta opción nos permite iniciar un expediente, de entre todos los procedimientos sobre los que el usuario tiene permiso Tras una solicitud de registro, iniciamos la tramitación de un expediente en SIGM, mostrándose un formulario similar al siguiente: Página 24 de 32

25 SIGM asigna a cada expediente, de forma automática, el número correspondiente, disponiendo, entonces, de un registro de expedientes. Comenzará la tramitación en la primera fase que hayamos definido en el catálogo Analizaremos la tramitación en dos partes: Entidades de tramitación: En la parte central de la pantalla vemos varias entidades de datos. La entidad expediente: nos muestra datos genéricos del expediente, como son el número y fecha del expediente, asignados directamente por SIGM, el asunto, el número de registro al que está vinculado el expediente, el estado administrativo, etc. Vinculamos este expediente a un número de registro y comprobamos cómo se importan los datos del registro En la parte inferior se incorporan los datos del interesado principal en el expediente. En caso de que los datos del Remitente del Registro estén completos, se incorporarán como interesado principal del expediente. En otro, caso, directamente podremos darlos de alta Página 25 de 32

26 La entidad Documentos nos mostrará, conforme avance la tramitación del expediente, la lista ordenada de documentos que forman parte del expediente La entidad Participantes: recogerá, de forma similar al interesado principal, terceros que participan en la tramitación del expediente. Será esencial señalar la relación que guardan con el expediente La entidad Registro E/S recogerá toda la lista de registros que se vinculan con el expediente que estamos tramitando, tanto de entrada como de salida. En este ejemplo, observamos el registro de entrada a partir del cual hemos iniciado el expediente Página 26 de 32

27 Desde esta entidad, podemos incorporar, manualmente, otros registros que se vinculen con el expediente durante su proceso de tramitación La Entidad de Prueba: es una entidad específica, que hemos creado para particularizar nuestro procedimiento, en el Catálogo de procedimientos. Rellenaremos estos datos, cuando dispongamos de ellos, conforme avance el proceso de tramitación del expediente Arquitectura de tramitación Hemos iniciado la tramitación del expediente en la primera fase del procedimiento, en este caso, en fase de inicio. En la parte izquierda de la pantalla vemos diferentes acciones que podemos realizar para tramitar el expediente. Analizaremos algunas de ellas: Página 27 de 32

28 o Nuevo trámite Esta acción nos permite tramitar realmente el expediente. Nos muestra la lista de trámites que tenemos disponibles dentro de la fase en la que estamos, dándonos información sobre si ya están realizados y sobre la obligatoriedad Cuando lanzamos un trámite, sigm nos muestra el siguiente formulario de trámite: Página 28 de 32

29 La parte superior del formulario nos muestra información sobre el usuario, departamento y fechas de inicio de trámite. A continuación se nos presenta la posibilidad de generar alarmas para la gestión de cumplimiento de plazos, que se mostrarán en la bandeja de entrada del tramitador (generar una alarma) En la parte inferior del formulario podremos incorporar documentos al trámite, generar documentos en bloque, firmarlos digitalmente, registrarlos de salida desde la propia unidad tramitadora, etc Como hemos comentado, se pueden realizar diversas acciones sobre los documentos que formarán parte del trámite: Incorporar documentos al trámite, a través de las opciones desde plantilla (generará documentos, según plantillas base, incorporando los datos que previamente hemos dado de alta en el expediente, anexando fichero, que permitirá incorporar un fichero que hayamos redactado previamente, etc. Destaca la opción generar documentos en bloque, que generará, a la vez, un documento con plantilla para todos los participantes que formen parte del expediente Firmar documentos permitirá la firma de los documentos ya incorporados en el trámite, así como enviar a firma, tanto de un único firmante como de circuitos de firma, los documentos incorporados en el trámite Página 29 de 32

30 Registrar documentos de salida nos permitirá registrar, directamente desde el tramitador, los documentos que forman parte del trámite En la parte superior de la pantalla disponemos de las opciones Terminar trámite, eliminar trámite o Avanzar fase Tras la realización de todos los trámites necesarios de una fase, avanzaremos a la fase siguiente para continuar con la tramitación del expediente. Para poder avanzar a la fase siguiente, todos los trámites de la fase actual deben estar cerrados Ya en la siguiente fase, en este caso, Fase de instrucción, se realizarán trámites como se ha descrito en el caso anterior o Ver trámites: Este enlace nos permite listar los trámites realizados hasta el momento en el expediente o Estado del Expediente La pestaña Estado del expediente abre una ventana gráfica que nos muestra información gráfica del estado del expediente según la leyenda incluida Página 30 de 32

31 o Historial: Se nos muestra en el historial el avance en la tramitación del expediente, incluyendo fechas, usuarios y acciones realizadas: - Aplicaciones para el Ciudadano Se incluyen una serie de servicios que pueden ser utilizados por el ciudadano, bien de forma aislada o en el contexto de un procedimiento: Tras realizar solicitudes, bien presenciales o telemáticas, se permite al ciudadano consultar sus expedientes y/o sus registros Página 31 de 32

32 Realizando diversas integraciones de SIGM con otras plataformas, podemos disponer de servicios de Pago electrónico de tributos y tasas (a través de la plataforma de Red.es), de Notificación electrónica (mediante la plataforma SNTS- SISNOT), de Recepción de avisos por mensajes SMS a móviles y de Certificaciones Página 32 de 32

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