MANUAL DE REFERENCIA

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1 CONI Sistema de Información para el Control de Inventarios MANUAL DE REFERENCIA Versión Del 11/14/2011 Manual de Referencia Página 1

2 Tabla de Contenido 1. PROLOGO 3 2. PRE REQUISITOS PARA LA INSTALACIÓN 3 3. INSTALACIÓN DEL SISTEMA 3 4. LICENCIAMIENTO 4 5. ACTUALIZACIONES 4 6. MANEJO DE CORRECCIONES Y BUGS DE CORRECCIÓN 5 7. INGRESO AL SISTEMA 6 8. INICIAL 7 a. Parámetros Iniciales 7 b. Creación Modificación de Artículos c. Creación Modificación de Proveedores d. Creación Modificación de Servicios e. Registro de Inventario Inicial 9. INVENTARIOS a. Entradas de Almacen b. Consultar Entradas de Almacen c. Salidas de Almacen d. Consultar Salidas de Almacen e. Ajustes de Inventario f. Inventarios Finales g. Reportes i. Reportes de Inventario 1. Kardex 2. Inventario General 3. Inventario de Activos Fijos 4. Movimiento General de Kardex 5. Confrontación de Inventario 6. Informe de Productos Críticos 7. Inventarios de Periodos Anteriores ii. Reportes de Compras 1. Compras por Proveedor 2. Compras por Producto 3. Comparativo Producto servicios 4. Variación de Precios 5. Relación de Facturas 6. Exportar facturas 10. VENTAS a. Registro Diario de Ventas b. Informe Diario de Costos c. Informe de Ventas d. Curva de Servicios 11. PRODUCCIÓN 15 a. Precosteo Manual de Referencia Página 2

3 b. Orden de Compra c. Cierres de Periodo SISTEMA a. Registro de Nuevos Usuarios b. Modificación de Claves c. Cambio de Usuario d. Auditoria e. Copia de Seguridad f. Mantenimiento al Software g. Recalcular Manual de Referencia Página 3

4 1. PROLOGO El sistema CONI Sistema Administrativo para el control de Inventarios; es un aplicativo diseñado y ajustado a la operación de casinos y campamentos acorde a la operación de SERVIHOTELES S.A. Es un sistema dinámico diseñado en ambiente Windows y empleando como front el Access 2007 de Officce ; el lenguaje de desarrollo es Visual Basic por lo que para su funcionamiento se requiere de las herramientas mencionadas. El alcance está en construcción y se espera logre cubrir buena parte de los procesos operativos y de control que se llevan a cabo en los centros de operación, por lo que probablemente en cada versión se irán adicionando nuevas funcionalidades o mejoras para el crecimiento del sistema. 2. PRE REQUISITOS PARA LA INSTALACIÓN: Para la Instalación del Aplicativo CONI se requiere contar con los siguientes elementos de hardware y software: Computador Intel Core Duo o similar Mínimo 1 Gb en Ram 1 GB en DD disponible Windows XP o superior Impresora en Línea Configuración de Outlook con una cuenta de correo Winrar instalado Officce Profesional 2007 (incluido Access) Conexión de Banda Ancha 2MB para soporte. Licencia del Aplicativo CONI 3. INSTALACIÓN DEL SISTEMA Una vez verificado que se cumpla con las condiciones mencionadas anteriormente se deberá proceder con las siguientes acciones para instalar el aplicativo: Configuración del panel de Control: Cambiar el esquema de fecha en la configuración regional de tal forma que aplique el formato mm/dd/yyyy contrario al latinoamericano que es dd/mm/yyyy. De igual forma cambiar el punto decimal por coma y la coma de separador de miles por punto. Manual de Referencia Página 4

5 Ingresar al Outlook y configurar la cuenta de correo establecida. Instalar el aplicativo teamvier de manera gratuita; el cual se puede descargar por Internet con la ayuda de Google Crear una Carpeta con el nombre CONI en la raíz C:\\ Dentro de la Carpeta c:\\coni crear otra carpeta con el nombre Backups En el paquete de instalación encontrará el archivo BarcodeFont copiarlo en la carpeta c:\\windows\fonts En el paquete de Instalación encontrará el archivo PDFCreator-0_9_5_setup; ejecutar e instalar En el paquete de Instalación encontrará el archivo SaveAsPDFandXPS; ejecutar en Instalar. Copiar la Carpeta BMP que se encuentra en el paquete de Instalación en la Carpeta C:\\CONI Copiar los archivos coni.mdb y sintab.mdb que se encuentran en el paquete de Instalación en la carpeta C:\\CONI Ingresar a Access 2007 En Access 2007 ir a Inicio Opciones de Access Avanzadas y desmarcar las opciones de verificación - Aceptar. En Access 2007 ir a Inicio Opciones de Access Centro de Confianza Configuración de Centros de Confianza - Configuración de macros y seleccionar Habilitar todas las macros - Aceptar En Access 2007 ir a Inicio Opciones de Access Centro de Confianza Configuración de Centros de Confianza - Barra de Mensajes y seleccionar No mostrar nunca información sobre contenido Bloqueado - Aceptar Para crear el icono de Acceso directo del sistema CONI; ir al Escritorio del computador; en una parte de la pantalla en Blanco hacer Click con el botón derecho, Seleccionar Nuevo Acceso Directo. En donde solicita la ubicación del elemento escribir C:\CONI\CONI.mdb Aceptar Hacer Click con el botón derecho sobre el icono que recién se ha creado; seleccionar Propiedades Cambiar Icono - En el espacio de buscar iconos en este archivo escribir C:\CONI\BMP\2732.ico - Aceptar Ingresar al sistema por el Icono Creado. 4. LICENCIAMIENTO El proceso de licenciamiento corresponde a la activación del sistema mediante la digitación de la licencia correspondiente; es de anotar que el sistema cuenta con un número limitado de licencias y cada una de ellas corresponde a la activación en un equipo específico; esto debe ser tenido en cuenta al momento de solicitar una licencia. Una vez instalado el sistema al momento de arranque saldrá un aviso indicando que el equipo no está registrado y que requiere licencia; en caso de registrarlo saldrá una ventana con la siguiente solicitud de información. Manual de Referencia Página 5

6 Inicialmente se encontrará que no tiene registro para lo cual es necesario hacer Click en el Botón de Solicitar. Luego Click en aceptar de la ventana subsiguiente; mediante este proceso se estará enviando un correo electrónico para solicitar la clave o licencia para activar el equipo. A vuelta de correo se recibe la clave la cual hay que digitarla en los cinco campos dispuestos para ello y hacer Click en el botón de registro momento en el cual el sistema valida la clave y otorga el permiso de registro. En la ventana de equipo escribir un nombre con el cual se identificará el los procesos futuros. Volver a iniciar el sistema. 5. ACTUALIZACIONES El sistema CONI constantemente se está actualizando; para ello, vía correo el usuario recibirá el botón de descargar actualización; es muy importante tener presente la versión que se tiene del sistema y confrontarla con la versión de la actualización que se envía. Los pasos para actualización son: Sacar una copia del archivo coni.mdb que está en la carpeta c:\coni y renombrarlo con la fecha mm/dd/aaaa Descomprimir el archivo que se descarga en la carpeta c:\coni reemplazando el archivo coni.mdb que existe allí Entrar al sistema normalmente Al aparecer la ventana de actualización, ejecutar la misma y continuar con el uso normal del aplicativo 6. CORRECCIONES Y BUGS DE CORRECCIÓN Manual de Referencia Página 6

7 Cuando se presentan situaciones puntuales se errores en la base de datos, se tratara de brindar soporte vía Internet; sin embargo en algunos casos esto no es posible por lo que es necesario que el usuario envíe la Base de Datos (BD) para el soporte respectivo. Los pasos para enviar la BD son los siguientes: Cerrar el sistema CONI Ir a la carpeta c:\coni Seleccionar el Archivo SINTAB.mdb Hacer Click con el Botón derecho Seleccionar Añadir a SINTAB.rar Una vez se cree el archivo.rar enviarlo por correo electrónico. NOTA: Mientras la BD está en Soporte no se puede digitar nada en el sistema por que se perderá esta información; si es necesario se podrá consultar. Manual de Referencia Página 7

8 7. INGRESO AL SISTEMA: Para ingresar al sistema CONI es necesario que previamente se haya instalado correctamente el aplicativo y el usuario que vaya a ingresar este registrado; de ser así digite el número de identificación en el campo Usuario la contraseña correspondiente. Una vez validada la información correspondiente el Sistema brinda la bienvenida al aplicativo e ingresa al panel principal; en el cual debe aparecer en la parte inferior derecha el nombre del Usuario que está activo en el aplicativo. Es importante tener presente que todas las operaciones que se realicen el en sistema quedaran con el registro del usuario que las esta realizando. Nombre de la Empresa Centro de Trabajo Versión Módulos Usuario Activo Identificación del Modulo principal del sistema CONI Manual de Referencia Página 8

9 8. INICIAL a. PARÁMETROS INICIALES Corresponde a esta funcionalidad el registro de los parámetros necesarios requeridos para la operación del sistema y que deben quedar registrados para poder determinar todos los registros y operaciones. Para ello es necesario completar o modificar la información solicitada La ruta de Acceso es: INICIAL PARÁMETROS INICIALES b. CREACIÓN MODIFICACIÓN DE ARTÍCULOS Por medio de esta funcionalidad se crean o modifican los artículos del inventario; para ello es importante tener claro que antes de la creación del artículo se debe verificar que no exista otro con similares características a fin de no duplicar la información creada. Para ello se emplea el Botón de Filtro de Artículos el cual nos permite consultar por el nombre del articulo cualquiera que se encuentre con las características dadas (podemos usar el * entre la palabra dada para un mayor alcance de la búsqueda Ej. *azuc* traerá todas las palabras o artículos que contengan las letras azuc. La ruta de Acceso es: INICIAL CREACIÓN MODIFICACIÓN DE ARTÍCULOS Cada artículo debe pertenecer a un grupo de inventario, y se debe consignar la siguiente información: Manual de Referencia Página 9

10 1. Grupo al cual pertenece el articulo a ingresar; una vez seleccionado el grupo el sistema arroja el código asignado al artículo. 2. Unidad de presentación del artículo. 3. Nombre completo del articulo 4. IVA que corresponde a este producto 5. Retención en la fuente que debe hacerse a este producto; por lo general el 3.5%. 6. Stock Mínimo; cantidad mínima que se debe mantener en existencia para la operación del artículo. 7. Stock máximo: Cantidad máxima permitida por almacenamiento para la operación. La botonería corresponde en su orden: a. Ir al primer registro b. Ir al registro anterior c. Ir al siguiente registro d. Ir al Último registro e. Insertar un nuevo registro f. Vista previa del listado de artículos incluidos en orden alfabético g. Buscar un articulo h. Filtrar artículos c. CREACIÓN MODIFICACIÓN DE PROVEEDORES Para una integración con los sistemas de información contables de la compañía CONI ha establecido una funcionalidad para la creación de proveedores en la siguiente ruta: La ruta de Acceso es: INICIAL CREACIÓN MODIFICACIÓN DE PROVEEDORES Sin la información completa del proveedor no se podrán hacer entradas de Almacen ni Órdenes de Manual de Referencia Página 10

11 Compra. La información que se debe diligenciar es: a. Nombre completo del proveedor conforme aparece en la Cámara de Comercio o registro comercial. b. Numero de Nit sin puntos ni comas; el sistema calcula el digito de verificación. Se requiere para los procesos contables c. Dirección completa del proveedor; se requiere para las Órdenes de Compra d. Seleccionar la Ciudad a la que corresponde la dirección; se requiere para las Órdenes de Compra e. Teléfono del proveedor; se requiere para las Órdenes de Compra f. Persona de Contacto ; se requiere para las Órdenes de Compra g. Correo electrónico; se requiere para las Órdenes de Compra La botonería corresponde en su orden: a. Ir al primer registro b. Ir al registro anterior c. Ir al siguiente registro d. Ir al Último registro e. Insertar un nuevo registro f. Guardar la Información d. CREACIÓN MODIFICACIÓN DE SERVICIOS En esta funcionalidad de crean, modifican o adicionan los servicios que se van a prestar conforme al contrato y los respectivos precios de los mismos La ruta de Acceso es: INICIAL CREACIÓN MODIFICACIÓN DE SERVICIOS Manual de Referencia Página 11

12 Allí se debe colocar cada uno de los nombres estipulados y los valores acordes a lo establecido en el contrato comercial en la Columna AC se marca si el servicio que se está creando se puede acumular como indicador de servicios Ej. Cuantos servicios se ofrecen por mes En la columna GR se marca si este servicio será un generador de requisición independiente. e. REGISTRO DE INVENTARIO INICIAL. Esta funcionalidad solo será utilizada para el inicio del aplicativo y cuando el proyecto ya venía operando; aquí se registrara entonces la información completa del Inventario de Alimentos, Bebidas, Aseo y Suministros con los que se va a inicial el proceso en el sistema. La ruta de Acceso es: INICIAL REGISTRO DE INVENTARIO INICIAL La fecha de Entrada corresponde a la fecha del inventario y el número puede ser 1. Luego se digitan uno a uno los productos con la cantidad y valor unitario de los mismos. En el campo de observaciones se puede digitar información adicional que competa y soporte el mismo inventario. Una vez verificada la información la podemos guardar haciendo Click en el botón y si se requiere una impresión del mismo (recomendado) se hace con el botón y una vez se muestre en pantalla empleamos el Control + P. Manual de Referencia Página 12

13 9. INVENTARIOS a. Entradas de Almacen Con la definición de los parámetros iniciales, la creación de los artículos, la creación de los proveedores, el registro del inventario inicial y cierre inicial; se puede inicial el proceso de entrada de almacen. A través de las entradas de almacen se hace el ingreso de los artículos facturados y bajo las siguientes modalidades: Entrada por Facturación o Entrada por Transferencia. La ruta de Acceso es: INVENTARIOS Entradas de Almacen El número de la entrada aparece en consecutivo una vez se haga doble Click en el campo correspondiente; si la entrada es producto de una transferencia se debe habilitar el campo y se activara un campo adicional para que se seleccione el contrato del cual enviaron la mercancía. En ambos casos se digita la fecha de entrada (por defecto el sistema muestra la del día). Si la entrada corresponde a una entrada por proveedor se debe seleccionar el proveedor; en caso de no estar registrado se debe incluir primero. (Ver Creación- Modificación de Proveedores). Se debe digitar el numero de la factura, y la fecha de la misma (por defecto el sistema muestra la del día) y seleccionar la forma de pago. En el cuerpo de la entrada se debe ir registrando uno a uno los artículos que vienen reportados en la factura. Si el artículo no está registrado se debe registrar primero (Ver Creación Modificación de Artículos). Una vez seleccionado el articulo; el sistema coloca el código del mismo y en la parte inferior en los campos sombreados de color verde indicara la unidad de medida del articulo seleccionado, el stock, el valor actual conforme a Manual de Referencia Página 13

14 la unidad de medida y las cantidades mínimas y máximas que se pueden tener de este producto; todo lo anterior conforme a lo registrado al momento de crear el articulo. En la columna de Cant-fac se digita lo que viene facturado mientras en la columna cant-rec se digita lo que realmente se recibe. Si para el caso en la factura viene relacionado un producto que no llego físicamente; éste se debe registrar y en cantidad facturada escribir lo indicado y en cantidad recibida se coloca cero; en valor unitario el valor unitario del producto Para este caso no funciona si se coloca el valor total puesto que el sistema no puede dividir por cero de esta forma se creara una nota crédito NC y el valor de la factura debe coincidir. Se recomienda colocar primero el valor de la columna total para que el sistema determine el valor unitario. IMPORTANTE. Tener presente la conversión de las cantidades y precios facturados con respecto a las unidades de medida del sistema. Digitado el valor total el sistema calcula el valor de IVA y Retención conforme a los datos suministrados durante la creación del artículo; sin embargo si se requiere se podrá modificar ya sea para esta entrada o para el artículo en general. En la parte final de la entrada se va actualizando el valor subtotal, IVA, Retención y total. El Campo TOTAL NC corresponde a aquellos valores que tendrán que manejarse como nota crédito b. Consultar Entradas De Almacen Por esta funcionalidad el sistema permite que se revise la información concerniente a las entradas registradas en periodos vigentes (no cerrados) y aun cuando no permite modificar la información digitada, puede emplearse para imprimir la entrada e incluso una nota crédito. Nótese que en la parte superior derecha aparece una nota en rojo que indica que la entrada esta CERRADA. Con el Botón se podrá hacer una búsqueda rápida por Numero de la Entrada o por Fecha de Entrada; en este último caso se filtran todas las entradas de las fechas seleccionadas. c. Salidas de Almacén Con la definición de los parámetros iniciales, la creación de los artículos, la creación de los proveedores, el registro del inventario inicial y cierre inicial; y habiendo realizado las entradas respectivas se puede inicial el proceso de despachos de almacen. A través de las salidas de almacen se hace el despacho de materias primas a los centros de costo definidos y para los servicios contemplados e incluso las Transferencias para otros contratos. La ruta de Acceso es: INVENTARIOS Salidas de Almacen Manual de Referencia Página 14

15 Para el diligenciamiento del formulario se deben seguir los siguientes pasos: Hacer doble Click en el campo número para que automáticamente el sistema asigne el número consecutivo de la salida. Digite la fecha de la salida Recuerde que el formato es mm-dd-yyyy-. Seleccione el tipo de salida los cuales pueden ser: Devolución, Operación, Transferencia. EL normal para las salidas diarias es Operación. Para el caso al seleccionar transferencia se habilita el campo para que se asigne el centro de costo al cual se está transfiriendo la mercancía. Seleccione el centro de costo para donde se despachara la materia prima, es decir; si la MP va para el comedor, la cocina, lavandería, Aseo Externo etc. Seleccione el servicio para el cual se despacha la MP Seleccione cada uno de los artículos a despachar y la cantidad respectiva Cuando se selecciona el artículo; el sistema mostrara en el campo stock la cantidad disponible del producto, Recuerde que no puede sacar más de lo que tiene. El sistema coloca el precio unitario, el valor total y totaliza la salida. Como ayuda para el almacenista indica el número de registros que se han digitado en la salida correspondiente. La botonería; en su orden corresponde a: Manual de Referencia Página 15

16 Ir al primer registro Ir al registro anterior Ir al registro Siguiente Ir al Último registro Ingresar una nueva salida Guardar la Salida Ver el reporte de la salida Botón bloqueado para corregir salida Consultar el Kardex Generar un listado de Inventario d. INVENTARIOS FINALES Esta funcionalidad permite el registro del Inventario Físico Final; para ello es necesario apoyarse en el reporte de Confrontación de Inventarios. Antes de digitar el inventario tenga presente hacer los siguientes pasos: 1. Haber realizado todas las operaciones del periodo (entradas y salidas) 2. Recalcule 3. Verifique que no haya productos críticos y en caso de existirlos corregir primero. Una vez se ha realizado el inventario en el formato indicado; este se podrá digitar en el sistema así: Manual de Referencia Página 16

17 1. Seleccione el Modulo de Inventarios 2. Seleccione la Opción de Inventario Final 3. Digite la fecha del inventario la cual debe coincidir con la fecha del último día del periodo. 4. Seleccione el Periodo 5. Hacer Click en el Botón Cargar con el cual el sistema presentara en la ventana de trabajo todos los artículos que tienen existencia en el kardex del sistema 6. Hacer Click en la ventana de trabajo para que aparezca la información 7. Digitar la Cantidad Física en la columna Físico; el sistema calcula diferencias y valor de la misma; así mismo en las celdas del formulario identificadas como Kardex, Físico y Diferencia se acumularan los valores del inventario. 8. Para el caso de los productos que se encuentren en físico pero que no estén en el kardex del sistema; éstos se deberán incluir al final de la información cargada estipulando en Kardex 0 y en físico lo encontrado. 9. Una vez digitado el inventario físico; revise puntualmente las diferencias para ello se puede apoyar en el botón Kardex y la revisión específica de cada producto. 10. Solo hasta cuando las diferencias sean mínimas o nulas podremos utilizar el botón de Ajustar; con el cual el sistema llevará los ajustes correspondientes hasta lograr que queden las cantidades realmente existentes y encontradas en el inventario físico. 11. Cierre el formulario de Inventarios Finales y Continúe con el Cierre del Periodo. Manual de Referencia Página 17

18 10. PRODUCCIÓN a. PRECOSTEO Esta función permite establecer el costo de operación antes de que el mismo ocurra, para ello es necesario iniciar el proceso estimando la venta (Ver Ventas Registro de Ventas). Luego el precosteo nos permite el nivel de detalle tal que se puede estimar por cada servicio y costo diario. Al igual que una salida normal se registra uno a uno los productos necesarios para el servicio detallado; el sistema mostrara el porcentaje de costo del servicio y el costo acumulado del día. Este precosteo se convierte luego en salida, en la función inventarios salidas de almacén, para hacer los ajustes respectivos y grabar la información, asi no se tendrá que volver a digitar la información. b. CIERRE DE PERIODO. Esta funcionalidad permite hacer el cierre de un periodo correspondiente y no es posible volver atrás una vez realizado por ello es importante estas completamente seguro y haber realizado el Manual de Referencia Página 18

19 Inventario Físico y Registrado las Ventas del periodo. 1. Seleccione el Modulo de Producción 2. Seleccione la Opción Cierres de Periodo 3. Seleccione el Periodo correspondiente 4. Hacer Click en el botón Cerrar Manual de Referencia Página 19