TERMINOS Y CONDICIONES PARA CERTIFICACION DE PRODUCTO ESTACIONES DE SERVICIO

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1 1. OBJETO Y ALCANCE El presente documento establece las condiciones que rigen la certificación de estaciones de servicio en el territorio nacional. 2. DEFINICIONES Para los efectos del presente documento se denomina: a) Referencial: Norma Técnica, Resolución, reglamento técnico que establece los requisitos que debe cumplir el producto. b) Certificación de estaciones de servicio: Sistema de certificación con vigencia de tres años, mediante el cual se da constancia de la conformidad de una estación de servicio con respecto a los requisitos establecidos en la legislación nacional vigente. c) No conformidad mayor: Ausencia o falla total del sistema de control de la conformidad para cumplir un requisito establecido, un número de no conformidades menores contra un requisito que puede representar una falla total del sistema y de esta manera ser consideradas como una no-conformidad mayor o cualquier incumplimiento de un requisito establecido para el producto en el referencial. d) No conformidad menor: Un incumplimiento de los requisitos del sistema de control de la conformidad que el juicio y la experiencia indican que no es probable que resulte en la falla del sistema o en la reducción de su capacidad para asegurar procesos o productos controlados. Puede ser una falla en alguna parte del sistema, o un único error observado en el seguimiento del mismo. 3. RECURSO HUMANO CERTECNICA S.A.S seleccionará y asignará personal competente, el cual podrá ser subcontratado, para realizar las actividades correspondientes a la gestión del Certificado de estaciones de servicio y atenderá objeciones, debidamente justificadas, que presente la empresa sobre el personal asignado. En estos casos, CERTECNICA S.A.S asignará otro equipo de auditoría en acuerdo con la empresa. Una vez logrado el acuerdo, la empresa deberá aceptar sin ninguna restricción este equipo. Página 1 de 12

2 4. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA SOLICITANTE a) Asegurar el libre acceso a todos los sitios e información y documentos correspondientes a las actividades relacionadas con la estación de servicio para los cuales se solicita o posee la Certificación de estaciones de servicio y designar un responsable para la coordinación de las actividades con el personal asignado de CERTECNICA S.A.S. b) Pagar dentro de los plazos estipulados, los honorarios y gastos que CERTECNICA S.A.S le formule por las actividades correspondientes a la gestión del Certificado. Las tarifas correspondientes son establecidas y comunicadas cada año por CERTECNICA S.A.S, durante el tiempo de vigencia del Certificado. c) No reproducir parcial ni totalmente los documentos suministrados por CERTECNICA S.A.S, ni permitir el acceso a estos documentos por parte de terceros. d) No realizar ni permitir la utilización engañosa de ningún documento concerniente a la certificación de forma total o parcial. e) Informar oportunamente a CERTECNICA S.A.S, los cambios realizados al sistema de control de la conformidad o a la estación de servicio o al personal asignado en actividades que requieren una calificación previa de su competencia que pueda alterar la naturaleza de la estación. Así mismo informar los cambios que puedan implicar una modificación jurídica de la empresa o de su razón social. f) El certificado se otorga a aquella estación de servicio que cumpla con las características establecidas en el referencial correspondiente y en el Anexo 1. El certificado de estaciones de servicio incluye: El nombre de la estación Numero de islas dedicadas o mixtas Dirección donde se encuentra ubicada la estación de servicio g) En caso de incumplimiento de la estación de servicio con los requisitos del referencial correspondiente, la empresa se obliga a: Asumir la responsabilidad legal exclusiva frente a terceros por los daños y perjuicios que pudiera derivarse por el incumplimiento de la estación de servicio o del presente documento. h) El derecho de uso del Certificado es intransferible y no puede extenderse a ninguna otra estación de servicio con la misma marca comercial, sin que dichas estaciones cumplan con los requisitos establecidos en este documento. Página 2 de 12

3 i) La empresa debe notificar inmediatamente todo cese temporal de la estación de servicio, superior a tres (3) meses. Todo cese temporal que supere este período dará lugar a la suspensión del Certificado. j) La empresa debe responder y dar trámite a todas las quejas y reclamos relacionados con la estación de servicio autorizada con el Certificado de estaciones de servicio, durante la vigencia del mismo. k) La empresa podrá hacer mención en su publicidad de esta certificación que le ha sido otorgada por CERTECNICA, indicando como mínimo a lo siguiente: Código del certificado otorgado y su vigencia Número, título y versión o fecha del referencial Ubicación y dirección de la estación de servicio. l) Registro de marca comercial. El solicitante de la certificación, debe demostrar la propiedad sobre la marca comercial de la estación de servicio, o la autorización para su uso concedida por el propietario de la misma, y su respectivo trámite de registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la autorización para su uso concedida por el propietario de la misma. m) En caso de suspender o retirar la certificación, el solicitante deberá realizar cese a toda la publicidad que refiera a una condición de certificado. n) La reducción al alcance del certificado es realizada por solicitud escrita del solicitante o puede ser identificada y reportada por CERTECNICA S.A.S. en las auditorias de seguimiento o certificación. Podrán realizarse auditorias extraordinarias para verificar la aplicación de los requisitos de la norma, si existe el riesgo de que la reducción haya afectado la certificación del producto. 5. CONFIDENCIALIDAD 5.1 Obligaciones del Organismo Acreditador Tratar de manera estrictamente confidencial toda la información y los documentos obtenidos de la empresa en relación con las actividades desarrolladas para la gestión del Certificado y a usarla solamente para los fines relacionados con la gestión del mismo. En caso que se requiera brindar esta información a una autoridad legal competente, CERTECNICA S.A.S informará por escrito a la empresa. Cuando esta solicitud sea de terceros, se solicitará a la empresa previamente una autorización por escrito para brindar esta información. Página 3 de 12

4 5.2 Responsabilidad legal CERTECNICA S.A.S solo es responsable con la empresa o con terceras personas en la medida en que la justicia establezca responsabilidad obligatoria en caso de daños causados deliberadamente o por negligencia en el proceso de certificación. Se excluye cualquier reclamo adicional. 6. GESTIÓN DEL CERTIFICADO La gestión del Certificado comprende las siguientes etapas: 6.1 Plan de Auditoria Se realiza un documento por parte del equipo auditor en el cual se establecen el orden de los pasos para realizar la auditoria de certificación este se debe divulgar a la empresa solicitante y al organismo acreditador (8) ocho días antes de la auditoria. 6.2 Auditoria. a) Revisión de la documentación de la estación de servicio a certificar. b) Análisis del plan de inspección y ensayo: Una vez aceptados los términos de referencia, el solicitante de la certificación deberá remitir a CERTECNICA una copia del plan de inspección de la estación de servicio, para verificar su adecuación a los requisitos establecidos por la normatividad nacional legal vigente. CERTECNICA S.A.S. podrá solicitar documentos adicionales si lo considera necesario. Si este plan no es adecuado, se aplaza la auditoría. c) Auditoría de otorgamiento: Comprende la verificación del cumplimiento y aplicación de los requisitos indicados en el Anexo 1 del presente documento y la evaluación de la estación de servicio. La auditoría se realiza en la instalación de la estación de servicio. La inspección de la estación de servicio se realiza en la ubicación física de la estación, con base en la legislación nacional legal vigente. Al final de la auditoría, el auditor informa a la empresa sobre los resultados obtenidos y en caso de presentarse no conformidades, éstas serán registradas y firmadas por el auditor y el representante de la empresa en señal de acuerdo. Cuando se presentan no conformidades mayores, se realiza un seguimiento, el cual es acordado con la empresa antes de los ciento veinte (120) días calendario de la terminación de la auditoría este se realiza con el fin de verificar que se han implementado las acciones Página 4 de 12

5 6.3 Informe. correctivas para los aspectos detectados como no conformes ó para comprobar que se han cumplido las condiciones exigidas cuando el Comité de Certificación lo requiere. Cuando en el seguimiento se evidencia que las no conformidades mayores no han sido solucionadas, se procede de la siguiente manera: En caso de otorgamiento, sólo se podrá realizar una nueva auditoría de otorgamiento pasados noventa (90) días calendario de finalizada la auditoría complementaria y se realizará sobre los mismos aspectos de la auditoría inicial. En caso de seguimiento, se procede a suspender el Certificado según plazo acordado con la empresa. Dicha suspensión no podrá ser superior a ciento ochenta días (180) días calendario, en cuyo caso se cancela el certificado. Con base en los resultados obtenidos durante las auditorias, el auditor presenta un informe que se presenta al Comité de Certificación, el cual incluye las actividades realizadas, los resultados obtenidos y la propuesta sobre la viabilidad de autorizar o mantener el Certificado. Copia de este informe se remite a la empresa. 6.4 Otorgamiento. Para el otorgamiento del Certificado es condición indispensable que durante la auditoría se compruebe la adecuación a los requisitos o que en el evento de haberse presentado no conformidades mayores, éstas se hayan solucionado y verificado a través del seguimiento. En caso de que se cumplan todos los requisitos indicados, el Comité de Certificación aprueba el otorgamiento del Certificado con base en el concepto emitido por el Auditor Calificado. La autorización para el uso del Certificado cobija a la estación de servicio con aquellas islas (sean dedicadas o mixtas) para las cuales se acordó su inclusión entre la empresa y CERTECNICA S.A.S. Así mismo la autorización aplica únicamente para la estación de servicio en la marca comercial incluida en el otorgamiento. La certificación no aplica para el servicio de abastecimiento de combustible. CERTECNICA S.A.S. abstenerse de autorizar el uso del certificado, si a juicio del Consejo Directivo, la imagen de la estación de servicio para el cual se solicita la certificación puede ir en detrimento del CERTECNICA S.A.S o del Certificado. El certificado se otorga por un período de tres (3) años, si la empresa desea continuar con la certificación, se debe realizar una auditoría de seguimiento anual, bajo las mismas condiciones de la auditoría de otorgamiento. Cumplido el periodo de tres (3) años de la certificación, la recertificación se considera un nuevo periodo de certificación de otorgamiento. Página 5 de 12

6 6.5 Seguimiento. CERTECNICA S.A.S., realizara dos (2) auditorías de seguimiento durante la vigencia del certificado en las instalaciones del solicitante, en donde se verificará la aplicación del plan de inspección y ensayo y la conformidad de la estación de servicio con la legislación nacional vigente. La auditoria de seguimiento se realizará para verificar la conformidad del sistema de control de conformidad de la estación de servicio definidos en los numerales 4, 5, 6, 7 y 8 del Anexo 1 y adicionalmente se verificará la conformidad de la estación de servicio con los requisitos de la legislación nacional vigente. Para la verificación de la conformidad de la estación de servicio se aplican las condiciones establecidas en las Anexo 1 del presente documento. Las auditorias de seguimiento serán informadas al cliente con cuatro (4) meses de antelación. El solicitante tiene la obligación de aceptar y atender estas auditorías en las fechas programadas. La no confirmación por parte del solicitante, de las auditorias de seguimiento, no exime al Solicitante de la obligación de recibir la auditoria en la fecha que le haya sido asignada. En el caso de que el solicitante aplace las auditorias programadas, deberá cubrir los gastos en que CERTECNICA S.A.S. incurra por la reprogramación de los servicios. La no realización de la auditoria de seguimiento, implica la suspensión del certificado. Esta suspensión no dará lugar a la extensión de la vigencia del certificado. 6.6 Auditorias extraordinarias. CERTECNICA S.A.S. podrá realizar auditorías extraordinarias cuando lo estime conveniente, en cualquier momento, o cuando se presente alguna o varias de las siguientes situaciones, según aplique: a) Quejas o reclamos de los clientes del solicitante o de otras partes interesadas que afecten el alcance de la certificación. b) Quejas, investigaciones o sanciones de la autoridad competente que afecten el alcance de la certificación de la estación del servicio. c) Cambios en la estructura organizacional, en el alcance, en los procesos, en las operaciones o en las sedes incluidas en el certificado de la Organización, lo cual podrá, a juicio del EL ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN, ocasionar una suspensión temporal del Certificado. d) Por solicitud del Comité de Certificación. e) Cuando los requisitos de certificación cambien. Estas auditorías las debe pagar el solicitante, de acuerdo con la duración de las mismas. Página 6 de 12

7 6.7 Suspensión y retiro del certificado Las siguientes causas pueden dar lugar a suspensiones y/o retiros de la certificación por parte de CERTECNICA: a) La infracción a las condiciones indicadas en el presente documento. b) Permanencia de una no conformidad o incumplimiento del plazo establecido para algún requisito modificado. c) No recibir en las fechas programadas las auditorias de seguimiento y renovación. d) La mora mayor a sesenta (60) días en el pago de los servicios de la certificación (aplica para seguimiento). e) Utilizar el certificado vencido, suspendido o cancelado. f) Alterar o cambiar el contenido del alcance del Certificado o su vigencia. g) Presentar documentación falsa para obtener la certificación. h) Utilizar el certificado para actos ilícitos. Las sanciones por aplicar, a criterio del Comité de Certificación, dependiendo de la gravedad de las infracciones podrán ser: a) Amonestación escrita con el requerimiento de que cesen las infracciones en un plazo determinado. b) Amonestación escrita acompañada de una auditoria extraordinaria. c) Suspensión del Certificado, la cual no podrá ser superior a ciento ochenta (180) días calendario, para corregir la situación que originó la sanción, de lo contrario se procederá a la cancelación del certificado. d) Cancelación del Certificado. e) La mora superior a sesenta (60) días en el pago de las facturas, ocasionará la suspensión del certificado. La mora superior a ciento veinte (120) días en el pago de las facturas, ocasionará la cancelación del certificado. En estos casos los intereses de mora se liquidarán a la máxima tasa permitida por la Ley, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan para el cobro de la deuda. f) En caso de mora mayor a sesenta (60) días en el pago de los derechos de la certificación por parte de la Organización, CERTECNICA S.A.S. podrá suspender la realización de la auditoria de seguimiento o renovación y en consecuencia el certificado, hasta tanto la organización cancele las obligaciones pendientes. Página 7 de 12

8 Con excepción de las suspensiones motivadas por mora en el pago de facturas a CERTECNICA S.A.S., toda suspensión se levanta luego de comprobar mediante auditoria de reactivación que se han subsanado las causas que la originaron. Las auditorias de reactivación tendrán una duración equivalente a la de auditoría de renovación del certificado. El Certificado podrá ser cancelado por una de las siguientes causas: a) Por solicitud escrita b) Por sanción impuesta por incumplimiento de las disposiciones de este documento. c) Por no reactivación dentro del período máximo de suspensión. d) Por no llevarse a cabo las auditorias de seguimiento o renovación dentro de los plazos contemplados en el presente Documento. e) Por haber recibido la sanción de una suspensión del certificado previamente f) Por mora mayor a noventa (90) días en el pago de los servicios de auditoría establecidos contractualmente. En caso de cancelación del Certificado, todos los derechos de uso del mismo cesan inmediatamente, quedando obligado el solicitante a suspender toda publicidad relativa al mismo. La cancelación o suspensión del Certificado implica la renuncia por parte del solicitante, a cualquier acción legal contra CERTECNICA S.A.S., pudiendo el Comité de Certificación solicitar que se dé la difusión y publicidad que considere conveniente acerca de la sanción impuesta. 6.8 Apelaciones Las decisiones tomadas por CERTECNICA S.A.S. y manifestadas a través de la ratificación que el Comité de Certificación, son susceptibles a apelación, cuyo trámite se llevará a cabo de acuerdo con el procedimiento establecido por CERTECNICA S.A.S. para el Manejo de apelaciones y disputas. Las apelaciones se presentan ante el Comité de Certificación, el cual se debe interponer por la Organización dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la notificación de la decisión tomada. Si transcurrido este plazo, la Organización no presenta apelación, se entiende que acepta la decisión sin lugar a posteriores reclamaciones judiciales o extrajudiciales. 6.9 Cambios en los requisitos de certificación Cuando se presenten cambios en los requisitos de certificación, el organismo enviara una carta al solicitante indicando el cambio de versión de las normas referenciales, así mismo el solicitante deberá presentar en la auditoria de seguimiento, las modificaciones de las normas implementadas. El organismo verificara el cumplimiento de los requisitos de la nueva norma referencial y emitirá al solicitante el certificado de estaciones de servicio. Página 8 de 12

9 Cuando la auditoria de seguimiento este programada para un tiempo superior a 8 meses, el organismo realizara una auditoria extraordinaria, para verificar la implementación de la nueva versión. Anexo 1. Requisitos para el control de la conformidad del producto. 1. ALCANCE Este anexo establece los requisitos que debe cumplir el sistema para el control de la conformidad del producto de las Empresas que solicitan autorización para el uso de la Certificación. 2. REQUISITOS a) Estación de servicio colombiana, sin certificación de su sistema de gestión de calidad con la norma ISO 9001 por un organismo de certificación: Auditoria de la estación de servicio y de la aplicación del plan de inspección y ensayo, así como una auditoria al sistema de control de conformidad en los requisitos 4,5,6,7 y 8 del presente anexo. b) Estación de servicio colombiana, con certificación de su sistema de gestión de calidad con la norma ISO 9001:2008: Auditoria de la estación de servicio y de la aplicación del plan de inspección y ensayo 3. DEFINICIONES Para los efectos de este documento se aplican además de las definiciones indicadas en la norma ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, las siguientes: a) Plan de inspección y ensayo de la estación de servicio: Documento que indica como mínimo: las características de la estación de servicio que garantizan el cumplimiento de todos los requisitos contemplados en el referencial, la frecuencia de verificación de las características, los criterios de aceptación y de rechazo, métodos de ensayo, equipos utilizados, responsables de la verificación en todas las etapas del proceso consideradas por la empresa como las relevantes y las acciones a tomar en caso de incumplimiento de alguna característica. b) Verificación: Confirmación mediante el aporte de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. c) Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Página 9 de 12

10 Nota 1: Los procedimientos pueden estar documentados o no. Nota 2: Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término procedimiento escrito o procedimiento documentado. El documento que contiene un procedimiento puede denominarse documento de procedimiento. d) Ensayo tipo: Ensayo que se realiza para verificar la conformidad de un requisito técnico, cuando se presentan cambios en la formulación o cambios en el diseño del producto. 4. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 4.1 Control de documentos La empresa debe asegurar que las versiones vigentes de él(los) referencial(es) correspondiente(s) al producto y las normas o documentos complementarios, se encuentran disponibles en los sitios de uso. La empresa debe elaborar, documentar y mantener un plan de inspección y ensayo para la estación de servicio para el cual se solicita la Certificación. 4.2 Control de los registros La empresa debe establecer y conservar registros que suministren evidencia de que la estación de servicio ha sido inspeccionada. Estos registros deben mostrar claramente si la estación de servicio ha pasado o fallado en las inspecciones, de acuerdo con los criterios de aceptación definidos. Los registros deben identificar la autoridad responsable por la inspección. 5. GESTIÓN DE LOS RECURSOS El personal que realice trabajos que afecten la calidad de la estación de servicio (No aplica servicio de abastecimiento de combustible) y que realiza las actividades de verificación requeridas, de acuerdo con el plan de inspección y ensayo de la estación de servicio, debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Para tal efecto, la empresa debe: a) Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la conformidad del producto y la verificación, de acuerdo con el plan de inspección de la estación de servicio. b) Proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades. c) Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia. Página 10 de 12

11 6. INSPECCION A ESTACION DE SERVICIO 6.1 Control de los dispositivos de seguimiento y medición La empresa debe determinar el seguimiento y la medición a realizar, y los dispositivos de medición necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad de la estación de servicio con los requisitos del referencial correspondiente, de acuerdo con el plan de inspección de la estación de servicio. Los equipos de medición utilizados, deben: a) Seleccionarse y utilizarse de acuerdo con la exactitud y precisión requerida en los métodos de ensayo especificados en el referencial. b) Calibrarse o verificarse a intervalos especificados o antes de su utilización, comparando con patrones de medición trazables a patrones de medición nacional o internacional; cuando no existan tales patrones debe registrarse la base utilizada para la calibración o la verificación. c) Ajustarse o reajustarse según sea necesario. d) Identificarse para poder determinar el estado de calibración. e) Protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición. f) Protegerse contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y almacenamiento. Además la empresa o el laboratorio donde se realicen los ensayos, debe evaluar y registrar la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo no está conforme con los requisitos. La empresa debe tomar las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier resultado afectado. Se deben conservar registros de las calibraciones y verificaciones realizadas. Cuando sea aplicable, debe confirmarse la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista cuando éstos se utilicen en las actividades de inspección y ensayo de los requisitos especificados. Esto debe llevarse a cabo antes de iniciar su utilización y confirmarse de nuevo cuando sea necesario. Nota: Véanse las normas NTC-ISO Requisitos de aseguramiento de la calidad para el equipo de medición. Parte 1. Sistema de confirmación metro lógica para el equipo de medición y NTC-ISO Requisitos de aseguramiento de la calidad para el equipo de medición. Parte 2. Directrices para el control de los procesos de medición. Página 11 de 12

12 7. MEDICIÓN Y ANÁLISIS Seguimiento y medición de la estación de servicio. La empresa debe medir y hacer un seguimiento de las características de la estación de servicio para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Para tal fin, la empresa debe aplicar el plan de inspección y ensayo. Así mismo debe indicar el medio para garantizar la conformidad de la estación de servicio, para los cuales se establezcan requisitos particulares en el referencial de la estación de servicio y demostrar su cumplimiento. En este plan se deben identificar los ensayos que son considerados como tipo, cuando el referencial del producto lo permita. 8. TRATAMIENTO DE RECLAMOS La empresa debe aplicar y mantener actualizados procedimientos documentados para la recepción y tratamiento de los reclamos de los clientes sobre la estación de servicio para la cual se otorga el Certificado. Debe existir evidencia con relación al tratamiento dado al reclamo, y siempre que sea posible, de la satisfacción del consumidor final. Se debe mantener un registro numerado consecutivamente de los reclamos y quejas de sus clientes, así como del tratamiento dado a los mismos. Nota. La numeración puede ser re-iniciada a voluntad. 9. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES El solicitante de la certificación debe cumplir con los requisitos legales aplicables y debe demostrar las evidencias de su cumplimiento, cuando lo solicite CERTECNICA S.A.S. Firma Representante legal: N.I.T: Empresa: Página 12 de 12

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