Auditoría Continua y Monitoreo Continuo para el Aseguramiento de los Negocios. 27 de marzo de 2007

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1 Auditoría Continua y Monitoreo Continuo para el Aseguramiento de los Negocios 27 de marzo de 2007

2 Orador del día Sabino Ramos Gerente Regional, América Latina y El Caribe 2

3 Logística Vistas de la pantalla Pasar de la pantalla dividida a la pantalla completa: Haga clic en el icono cuadrado ubicado en la barra de menús inferior Pasar de la pantalla completa la pantalla dividida: Haga clic en la tecla Esc del teclado o haga clic en la caja ubicada en la esquina inferior izquierda Período de Preguntas y respuestas Puede formular una pregunta en cualquier momento de la presentación Escriba la pregunta (espacio en la parte inferior) Haga clic en Send 3

4 Acerca de ACL Fundada Sede corporativa Clientes Productos Servicios 1987 Líder global en soluciones tecnológicas para la auditoría, la comprobación de los controles y el cumplimiento de normas Vancouver, BC 170,000 usuarios en 130 países 70% de las empresas Fortune 500 Las 4 mayores Firmas de Contabilidad y Auditoría Big 4 Gobiernos federales, estatales y municipales Empresas privadas de todos los sectores Software analítico de datos: ACL Edición de Desktop/Red ACL Ediciones de Servidor: AIX, Linux, OS390/400, Windows Direct Link para mysap ERP Monitoreo continuo de los controles: Ordenes de compra Pagos a Proveedores Nómina Libro mayor Tarjetas de compra Gastos de viaje y representación Soporte técnico, Capacitación y Servicios de Consultoría 4

5 Agenda del día El entorno de la auditoría actual Integración de los procesos de monitoreo de los controles por parte de la Gerencia y la Auditoría Implementación y camino hacia el éxito Casos de Exito Demostración del producto Preguntas y respuestas 5

6 El entorno de la auditoría actual Desafíos de la auditoría Cumplimiento de la normativa y los controles Independencia de la auditoría interna Disponibilidad de recursos capacitados Determinación de soluciones tecnológicas adecuadas Desafíos de la Gerencia Necesidad de contar con un aseguramiento continuo y puntual de los sistemas de control y gestión de riesgos El papel de la auditoría continua y el monitoreo continuo Proporciona análisis más frecuentes y oportunos para lograr un mejor manejo de los riesgos y las deficiencias de los controles 6

7 La necesidad del monitoreo y la auditoría continua Auditoría permanente Debatida durante muchos años Instrumentada en mayor grado en los tiempos recientes, pero aún no generalizada El sección 404 de la Ley SOX y otros requisitos legales acrecientan la necesidad de: Sustentar los esfuerzos de comprobación y evaluación de los controles en forma eficiente Determinar en forma oportuna la existencia de deficiencias en los controles Cuantificar el efecto de las deficiencias de los controles Mejorar la eficacia de los controles Lograr un mayor aseguramiento de la efectividad en los negocios 7

8 El panorama completo AUDITORÍA CONTINUA Método para realizar actividades relacionadas con la auditoría en forma permanente MONITOREO CONTINUO Método para asegurar que las políticas y los procesos están funcionando efectivamente y para evaluar la calidad de los controles ASEGURAR CONTINUIDAD Guía IIA Global Technology Audit Guide (GTAG) sobre Auditoría continua, noviembre de

9 Qué tan frecuente es continuo? Ciclo de transacciones del proceso comercial Naturaleza del evento Importancia de las transacciones Requisitos externos o del entorno Ciclos de actualización de los orígenes de los datos Capacidad de sus recursos 9

10 Auditoría continua Capacidad de tomar acciones Análisis ad hoc Comprobación de auditoría reiterada Auditoría continua Frecuencia 10

11 Monitoreo continuo de los controles Proceso llevado a cabo por la gerencia a fin de determinar si las políticas y los controles funcionan de manera efectiva Establece objetivos de control y reafirmación del aseguramiento, y utiliza comprobaciones automatizadas para identificar actividades y transacciones que no cumplen las normas y políticas Permite que la gerencia resuelva los problemas en los controles en forma oportuna: existe una mejora en los mismos y en el desempeño operativo, obteniendo un blindaje operativo La tecnología juega un rol fundamental 11

12 Proceso de CCM Ofrece visibilidad del estado de los controles a todo el personal Presenta datos cuantificados de excepciones de los controles Aplica pruebas automatizadas en puntos de control críticos Revisa el 100% de las transacciones en todos los sistemas y plataformas 12

13 Monitoreo de los controles: Quién es responsable? RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Implementar y mantener controles efectivos RESPONSABILIDAD DE LOS AUDITORES Evaluar y medir la efectividad de los controles Infraestructura de controles Marco de Monitoreo Continuo de Controles Tanto la gerencia como auditoría son las partes interesadas en el Monitoreo Continuo de los Controles 13

14 Transformación de los controles internos FASE 1 Poco confiable FASE 2 Insuficiente FASE 3 Confiable Características Ausencia de controles o políticas y procedimientos No se evalúa la eficacia de los controles / No se identifican las deficiencias de los controles Existen controles y políticas y procedimientos pero no están totalmente documentados Comprobación mínima de los controles / Se identifican deficiencias pero no hay soluciones oportunas Existencia de controles y políticas y procedimientos documentados Los controles se evalúan en forma regular / Se identifican y resuelven las deficiencias Impacto Tiempo considerable para documentar Esfuerzo considerable para comprobar y solucionar Algo de tiempo para documentar Esfuerzo considerable para comprobar y solucionar El esfuerzo de comprobación de los controles puede ser significativo si es manual FASE 4 Óptima Existe un programa de control en toda la empresa respaldado con tecnología. Los controles se re-evalúan continuamente a fin de monitorear la eficacia de los controles Uso eficiente de los recursos internos y menor esfuerzo de comprobación 14

15 Auditoría continua y CCM: Un enfoque integral: 15

16 Relación entre Aseguramiento del Monitoreo/Auditoría Continua 16

17 Implementación del enfoque continuo 1. Determinar los roles y las responsabilidades 2. Establecer los objetivos de la auditoría y los procesos en los que se centrará 3. Evaluar el alcance de la actividad de la gerencia 4. Determinar los tipos de pruebas que se deben realizar 5. Identificar los orígenes de los datos 6. Seleccionar la solución tecnológica adecuada y aplicarla 7. Realizar un seguimiento de las excepciones 8. Evaluar, reportar y redefinir 17

18 Siete pasos hacia el éxito 1. Obtenga un compromiso serio de la Gerencia con la aplicación de procesos analítico de datos 2. Seleccione la solución adecuada para cumplir con todos los requisitos 3. Utilícela en forma estratégica incorporándola al plan de auditoría 4. Desarrolle una estrategia para acceder a los datos 5. Permita que haya varios usuarios para lograr un mayor impacto 6. Asegúrese de que los usuarios estén correctamente capacitados 7. Aplique un enfoque tanto de auditoría continua, como de monitoreo continuo 18

19 Beneficios y resultados Corto plazo Recuperación de ingresos y cumplimiento de normas Ejemplo: Recuperación de pagos duplicados y sobreprecios de los proveedores Mediano plazo Mejoras operativas y entorno de control mejorado Ejemplo: Modificaciones de los controles y el reforzamiento del sistema, tales como el cambio en la entrada maestra de proveedores Largo plazo Cumplimiento sostenible de las normas Resultados mejorados de la auditoría externa Evidencia tangible y demostrable de los esfuerzos Esfuerzo sostenible: se obtiene lo mismo con menos recursos Un impacto positivo en la operación y resultado de los negocios 19

20 Estudio de caso: Banca y finanzas Banco de inversión Fortune 100 Desafíos Monitorear el ciclo de Compra a pago y los Gastos de viaje y representación Analizar diariamente 3GB de datos Resultados de la solución El análisis automatizado lleva menos de 45 minutos por día Se descubrieron cerca de 250 instancias de fraudes por gastos en un mes Se identificaron conflictos de segregación de funciones en las responsabilidades del personal de Cuentas por Pagar 20

21 Experiencia con éxito: HCA Proveedor de servicios de salud que cotiza en bolsa Desafíos Recuperarse de un escándalo contable Necesidad de monitorear datos de RR. HH., Nómina, Proveedores externos y Cuentas a pagar Cumplimiento SOX Ingresos anuales: US$ millones Resultados de la solución Se detectaron 17 millones de dólares en pagos duplicados en tan solo un año Se identificaron errores de facturación en equipos médicos Monitoreo de los controles para garantizar el cumplimiento de la ley SOX

22 Estudio de caso: Análisis de riesgos Food Lion Desafíos Manejar y auditar los datos de sucursales Identificar las sucursales en riesgo para las auditorías internas Reducir el tiempo necesario para las visitas de auditores Resultados de la solución Analizar el riesgo sobre la base de criterios ponderados personalizados Ofrecer a los gerentes reportes detallados de la vulnerabilidad ante los riesgos para cada sucursal Ofrecer un mejor servicio al cliente 22

23 Conclusiones & Reflexiones El Monitoreo Continuo ofrece una excelente oportunidad para mejorar significativamente los niveles de control, seguridad y apoyo a la toma de decisiones empresariales. Los beneficios que esta metodología ofrece son tangibles y las empresas que lo han implementado dia a dia lo ven reflejado en mejores practicas internas, con un mayor control sobre todo el entorno organizacional, mejor cumplimiento con normas y politicas internas y externas Ofrece un aporte real tanto cualitativo como cuantitativo a las areas de Negocios, Operativas, Auditoría y Contraloría, colocando a las organizaciones en mejores condiciones de competitividad 23

24 Demostración del producto 24

25 Demo usando ACL en Cuentas por Pagar:

26 Características del Ciclo de Compras Enorme salida financiera Muy alto volúmen de transacciones Involucrando múltiples departamentos y sistemas Múltiples archivos de datos a ser comparados y reconciliados Intervención de personal externo 26

27 Complejidad del Ciclo de Compras ORDERING DEPARTMENT PURCHASING DEPARTMENT VENDOR RECEIVING DEPARTMENT ACCOUNTS PAYABLE Identifies products Submits requisition to purchasing Selects Vendor Places order Delivers goods Sends Invoice Prepares Receiving Report Distributes goods to Ordering dept. Compares Purchase Order to Receiving Report Pays Vendor PURCHASE REQUISITION PURCHASE REQUISITION RECEIVING REPORT RECEIVING REPORT PURCHASE ORDER PURCHASE ORDER PURCHASE ORDER GOODS GOODS PURCHASE ORDER INVOICE INVOICE GOODS GOODS $ CHECK $ to VENDOR $ CHECK $ to VENDOR 27

28 Archivos de Datos para la prueba Ordenes de Compra Facturas Pagos Maestro de Empleados Maestro de Proveedores/Suplidores Maestro de Lista de Precios 28

29 Pruebas que realizaremos Prueba comparando número de productos y precios unitarios contra Orden de Compra y Factura Comparar factura de precio unitario contra el precio unitario estandard Detectar pagos duplicados Conflictos de Intereses entre el proveedor-empleado Análisis de Tendencia por empleado, proveedor y producto Identificar oportunidades para incrementar la eficiencia operacional 29

30 Procedimiento de Pruebas Analíticas Identificar archivos relavantes Ligar múltiples archivos lógicamente Ejecutar prueba de excepción Agregar excepciones mediante indicadores claves por materialidad 30

31 Automatización con Scripts Muy rápido Preservar mejores prácticas y precisión Capacidad interactiva Compartirlos con miembros del equipo Colocar resultados en los foloders apropiados 31

32 Contáctenos Para obtener más información, contacte a ACL Visite el Centro de recursos de seminarios en la red Copia de la presentación del día 32

33 33

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