POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL FIDEICOMISO PARA LA CINETECA NACIONAL

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1 - POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL FIDEICOMISO PARA LA CINETECA NACIONAL NOVIEMBRE DE 2010

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 4 ÁMBITO DE APLICACIÓN 5 GLOSARIO DE TÉRMINOS 6 POLÌTICAS QUE ORIENTARAN LAS CONTRATACIONES 10 CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES 12 1 DE LA PLANEACIÓN DE LAS CONTRATACIONES 12 CAPÍTULO II. CONTRATACIONES 14 2 REQUISICIONES 14 3 INVESTIGACIÓN DE MERCADO 15 4 ARRENDAMIENTO CON OPCIÓN A COMPRA 16 5 BIENES MUEBLES USADOS O RECONSTRUIDOS 16 6 CONSOLIDACIÓN DE CONTRATACIONES 16 7 CONTRATOS ABIERTOS 16 8 DE LAS CONSULTORÍAS, ASESORÍAS, ESTUDIOS E INVESTIGACIONES 17 9 LICITACIÓN PÚBLICA DE LAS EXCEPCIONES DE LA LICITACIÓN PÚBLICA INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ADJUDICACIÓN DIRECTA FORMALIZACIÓN DE LAS CONTRATACIONES 23 2

3 14 OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS GARANTÍAS 24 CAPÍTULO III. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO Y PEDIDOS ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO O PEDIDO, RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CONVENIOS MODIFICATORIOS PENAS CONVENCIONALES Y DEDUCCIONES RESCISIÓN, SUSPENSIÓN, TERMINACIÓN ANTICIPADA Y FINIQUITOS 28 TRANSITORIOS 29 3

4 INTRODUCCIÓN Con fundamento en lo dispuesto en el penúltimo párrafo del artículo 1o de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, donde se establece que los Titulares de las dependencias y los órganos de gobierno de las entidades, emitan las políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, el Fideicomiso para la Cineteca Nacional emitió dichas Políticas que tienen como propósito, orientar y ordenar el ejercicio de las funciones que tienen asignadas en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios por conducto de la Dirección de Administración y Finanzas como área contratante y las solicitudes de las Áreas requirentes de los Bienes, Arrendamientos y Servicios, así como el determinar los niveles jerárquicos de los servidores públicos encargados de las mismas. Por otra parte el 28 de julio de 2010 se publicó en el Diario Oficial de la Federación modificaciones al Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, asimismo la Secretaría de la Función Pública, publicó el 9 de agosto del 2010 el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y el 09 de septiembre de 2010 el Acuerdo por el que se emiten diversos lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y de obras públicas y servicios relacionadas con las mismas, en consecuencia se actualizan las presentes Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones,, que tienen por objeto regular de manera complementaria lo señalado en las disposiciones legales y administrativas y establecer los criterios a que deben sujetarse la Dirección de Administración y Finanzas como área contratante y las Áreas del Fideicomiso requirentes de los Bienes, Arrendamientos y Servicios, para así cumplir con los principios que establece el artículo 134 Constitucional, realizándolas bajo los criterios de economía, eficiencia, eficacia, imparcialidad y honradez que nos impone el mandato constitucional 4

5 AMBITO DE APLICACIÓN Los presentes Políticas Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios deberán ser de aplicación obligatoria para la Dirección de Administración y Finanzas como área compradora y todas las Áreas (Direcciones) que conforman el Fideicomiso para la Cineteca Nacional, que soliciten bienes, arrendamientos y prestación de servicios que requiere el Fideicomiso para el desarrollo de su operación y cumplimiento de sus programas y objetivo. Los(as) Directores(as) de Área podrán solicitar modificaciones a las Políticas Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, mediante propuesta dirigida al Presidente del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, una vez atendidas por el Comité serán sometidas de inmediato a la consideración de la Titular del Fideicomiso y en consecuencia al Órgano de Gobierno. Para los efectos de este documento, quedarán comprendidos los conceptos indicados en las fracciones I a IX del Artículo 3 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 5

6 GLOSARIO DE TÈRMINOS Las definiciones contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, se aplicarán según corresponda a las presentes Políticas, Bases y Lineamientos del procedimiento de contratación de que se trate. LEY REGLAMENTO PAAAS PEF POBALINES SHCP MANUAL Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Fideicomiso para la Cineteca Nacional Secretaría de Hacienda y Crédito Público Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público ÁREA CONTRATANTE La Dirección de Administración y Finanzas por conducto de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales quien es la responsable de efectuar los procedimientos de Adquisición de Bienes, contratación de servicios y arrendamiento de bienes muebles, conforme a las solicitudes de las áreas requirentes ÁREA JURÍDICA Subdirección Jurídica responsable de llevar a cabo la función de apoyo y asesoría legal sobre la normatividad que regula al sector público, así como la elaboración y/o sanción 6

7 de convenios, contratos, cartas compromiso y/o documentos que impliquen obligaciones y derechos para la entidad. ÁREAS REQUIRENTES Las Direcciones: General, de Acervos, Difusión y Programación, de Administración y Finanzas y las Subdirecciones, que de acuerdo a sus necesidades solicitan la Adquisición de Bienes, Contratación de Servicios y Arrendamiento de Bienes Muebles y son las responsables del uso de los bienes o prestación de los servicios y de la administración de los pedidos o contratos. OIC AUTORIZACIÓN PLURIANUAL ACTA DE RECEPCIÓN DE BIENES O SERVICIOS CONVOCATORIA DE LICITACIÓN E INVITACIÓN COMPRANET Órgano Interno de Control del Fideicomiso para la Cineteca Nacional Aprobación que otorga la Dirección General del Fideicomiso para realizar procedimientos y/o celebrar contratos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, que rebasen un ejercicio fiscal. Documento signado por el área requirente expresando la satisfacción del bien o servicio recibido por parte del proveedor y la inexistencia de inconvenientes para proceder al pago correspondiente, mismo que debe incluir nombre del proveedor, descripción de los bienes o servicios, precio y numero de factura. Documento emitido por el Fideicomiso, que contiene los requisitos Legales (administrativos), técnicos y económicos para la participación de licitantes en procedimientos de contratación de Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas, el cual incluye los requisitos que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento. Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales 7

8 COMITÉ DE ADQUISICIONES CONTRATO Y/O PEDIDO CONVENIO FIDEICOMISO ORDEN DE TRABAJO PEDIDO REQUISICIÓN Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso. Acuerdo de voluntades para crear o transferir derechos y obligaciones mediante los formatos aplicables en el Fideicomiso para la Cineteca Nacional. Es el acuerdo de voluntades de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones y compromisos mediante los formatos aplicables en el Fideicomiso para la Cineteca Nacional. El Fideicomiso para la Cineteca Nacional Documento que el Fideicomiso realiza y entrega al proveedor mediante los formatos establecidos, para la formalización y en consecuencia la prestación de servicios, en ejercicio y/o cumplimiento de los derechos y obligaciones previamente pactados por las partes en el contrato suscrito, conforme a la requisición de las áreas requirentes Documento que el Fideicomiso realiza y entrega al proveedor mediante los formatos establecidos, para la formalización y en consecuencia entrega de bienes en ejercicio y/o cumplimiento de los derechos y obligaciones previamente pactados por las partes conforme a la requisición de las áreas requirentes Petición de compra y/o contratación que genera el área requirente, la cual debe contener las características detalladas de los bienes, o en su caso, una descripción de los servicios, arrendamientos a realizar, en la que debe constar la disponibilidad de recursos presupuestales, en caso de bienes la inexistencia en el almacén, la cantidad solicitada, unidad de medida, el precio unitario y totales, la vigencia de la contratación, en caso de bienes la fecha de surtimiento de los mismos y la firma autógrafa o electrónica del titular del área requirente. 8

9 SOLICITUD DE PAGO A PROVEEDORES SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Documento a través del cual se procede al pago de los proveedores por la adquisición de un bien o prestación de un servicio, conforme al acta de Recepción de Servicios o entrada de almacén de bienes. La autorización presupuestaria global o específica por parte de la Subdirección de Recursos Financieros. 9

10 POLÍTICAS QUE ORIENTARÁN LAS CONTRATACIONES Los servidores públicos del Fideicomiso, que soliciten, requieran o participen en los procedimientos de contratación en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, dentro del ámbito de sus respectivas competencias, se haga bajo los criterios de economía, eficiencia, eficacia, imparcialidad y honradez a fin de asegurar las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad y oportunidad, observándose las siguientes políticas: Contribuir a la mejora del proceso de suministros y contrataciones en el Fideicomiso. Observar lo dispuesto en la normatividad vigente aplicable y en las directrices que al respecto establezca el Fideicomiso. Planear, programar, presupuestar, solicitar, contratar, ejecutar y controlar las adquisiciones, arrendamientos y servicios que se requieran, con una visión integral de corto, mediano y largo plazo, identificando los bienes y servicios susceptibles de contratarse de manera desconcentrada y/o consolidada a fin de obtener las mejores condiciones. Fomentar la transparencia y la simplificación administrativa en los procedimientos de contratación que se efectúen. Coadyuvar para la participación de la Micro, Pequeñas y Medianas Empresas Nacionales en los procedimientos de contratación, en condiciones técnicoeconómicas competitivas, dando cumplimiento a la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa. Influir en que preferentemente las adjudicaciones, arrendamientos o contratación de servicios sean a través de procedimiento de Licitaciones Públicas. 10

11 Contribuir al cumplimiento de los lineamientos vigentes en materia de Sustentabilidad Ambiental. Difundir el Programa de Cadenas Productivas. El Fideicomiso acorde con la información contenida en su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para el ejercicio fiscal de que se trate, integrará al inicio del mismo, la información relativa a los bienes y servicios que debido a sus características, uso generalizado y recurrencia, sean susceptibles de consolidarse con otras Dependencias o Entidades para efectos de obtener las mejores condiciones de contratación. 11

12 Capítulo I DISPOSICIONES GENERALES 1 DE LA PLANEACIÓN DE LAS CONTRATACIONES 1.1 Las áreas requirentes deberán efectuar la planeación, programación y presupuestación de sus requerimientos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, conforme a sus necesidades, acorde a sus programas de operación e inversión, debiendo ajustarse a los objetivos y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo, así como a las previsiones contenidas en sus programas anuales, en el presupuesto correspondiente y conforme a los procesos y directrices establecidos en los Manuales Administrativos correspondientes La integración, consolidación y elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios será responsabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas, a partir de la información proporcionada por cada una de las Unidades Administrativas. Dicha información deberá ser remitida a la Dirección de Administración y Finanzas a más tardar el día 10 del mes de enero de cada ejercicio fiscal. En el citado programa se deberán establecer, las características técnicas precisas de los bienes y/o especificaciones de los servicios, evitando dirigir las contrataciones a un proveedor en particular a efecto de no limitar la libre participación en los procedimientos de contratación. Para la realización del Programa Anual las Direcciones de Área deberán: Identificar las necesidades y detectar bienes y servicios, que puedan ser sustituidos por tecnologías alternas o avanzadas, más rentables, económicas y con mejores sistemas de operación. Las áreas requirentes aportarán las investigaciones de mercado que permitan identificar a proveedores potenciales de los bienes y servicios, de origen nacional y en su caso los de origen extranjero, a fin de satisfacer oportunamente sus necesidades. Establecer desde el Programa Anual de Adquisiciones, las características técnicas precisas, evitando dirigir las contrataciones a un licitante en particular a efecto de no limitar la libre participación en los procedimientos de contratación. 12

13 1.3 Las áreas requirentes determinarán cuando la contratación deba ser plurianual y previa al inicio del procedimiento de contratación deberán realizar su petición a la Dirección General quien es la facultada para autorizar los procedimiento de contratación plurianuales, previstos previo al ejerció fiscal de que se trate la contratación 1.4 Para efecto de las adquisiciones consideradas bienes de inversión, las áreas requirentes considerando sus programas de operación, mantenimiento e inversión, deberán elaborar el programa identificando requerimientos y estimando sus precios. 13

14 Capítulo II CONTRATACIONES 2. REQUISICIONES Previo al inicio del procedimiento de contratación que corresponda, el área requirente necesitará de la emisión de una requisición de compra, la cual, como mínimo deberá contener lo siguiente: 14 a) Descripción Amplia y Suficiente donde se describan las características y especificaciones de los bienes, arrendamientos o servicios solicitados, indicando la unidad de medida tal y como será requerida. b) Deberán incluir bienes y/o servicios de la misma naturaleza, género, especie, clase, diferenciando su origen nacional o extranjero c) En los casos en que para un mismo bien y/o servicio se requieran entregas parciales, se deberán distribuir dichos bienes y/o servicios en la requisición, en tantas partidas como entregas sean necesarias, a efecto de que se suministren y facturen partidas completas, o bien o se deberá celebrar un contrato bajo un programa de entregas o preverse el establecimiento de un contrato abierto. Por lo anterior, se deberá indicar en la requisición, la forma en que serán recibidos los mismos. d) Adjuntar la base para el establecimiento del monto estimado de los bienes y/o servicios consignados la cual será la Investigación de mercado realizada por el área requirente, debiendo considerar además los costos asociados a la adquisición o a la prestación del servicio, como la instalación y/o capacitación, así como los servicios conexos, actualizados al envío del requerimiento al área contratante, en caso de no adjuntar la Investigación de Mercado la requisición no podrá ser recibida. Si la adquisición, arrendamiento o servicio rebasa las 300 veces el Salario Mínimo General Diario Vigente en el Distrito Federal se deberá contar con al menos tres cotizaciones con las mismas condiciones, que se hayan obtenido en los treinta días previos al de la adjudicación y consten en documento en el cual se identifiquen indubitablemente al proveedor oferente e) Se deberá considerar para la determinación de la fecha de entrega del bien, prestación de los servicios, el tiempo de desarrollo del procedimiento de

15 contratación que se solicite, así como el tiempo de entrega, incluyendo su tiempo de fabricación, pruebas y transportación, de acuerdo a su naturaleza del bien, o el período de prestación de los servicios. f) El área requirente deberá verificar la no existencia o disponibilidad o, el nivel mínimo de inventario existente de los bienes de las mismas características de los solicitados, recabando del Almacén General del Fideicomiso el sello de no existencia. Cuando se prevea la figura del contrato abierto, la verificación a que se refiere este inciso deberá realizarse previo al inicio del procedimiento de contratación, no así para cada orden de surtimiento, suministro o servicio. g) Señalar cuando se requiera por la naturaleza de los bienes y/o servicios solicitados, las visitas a los sitios de la empresa la cantidad de muestras requeridas y los certificados de las Normas Oficiales correspondientes. 3. INVESTIGACIÓN DE MERCADO Previo al inicio del procedimiento de contratación que corresponda, las áreas requirentes deberán realizar una investigación de mercado en los términos de la Ley, el Reglamento y el Manual, y que se hayan obtenido en los treinta días previos al de la adjudicación y consten en documento en el cual se identifiquen indubitablemente al proveedor oferente Las fórmulas o mecanismos de ajuste que se podrán usar para decrementos o incrementos en los precios de los bienes y servicios podrán ser conforme al índice Nacional de precios al Consumidor que emite el Banco de México, así como los porcentajes de incremento que se determinen al salario mínimo general vigente en el Distrito Federal. En las convocatorias de las licitaciones públicas o invitaciones se precisará la forma y plazos para la aplicación de estos mecanismos de ajuste, en las que las contrataciones no sean pactadas a precios fijos. La atención a los proveedores, así como a las personas físicas o morales que participen en los procedimientos de contratación, por parte de los servidores públicos responsables de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, y de aquellos que lleven a cabo estudios de mercado, deberá limitarse al buen trato y cortesía, a fin de fomentar una mejor comunicación con los mismos, observando imparcialidad, transparencia y honradez. En los sondeos de mercado en que se requiera contacto directo con las personas físicas o morales, deberán realizarse reuniones formales de trabajo, en horas y días hábiles, debiendo en todo 15

16 momento observar lo dispuesto en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 4. ARRENDAMIENTOS CON OPCIÓN A COMPRA Previo al arrendamiento de bienes, las áreas requirentes deberán realizar los estudios de factibilidad a efecto de determinar la conveniencia para su adquisición mediante arrendamiento con opción a compra, estableciendo criterios que garanticen que en su caso, el ejercicio de la opción sea en las mejores condiciones para el Fideicomiso. 5. BIENES MUEBLES USADOS O RECONSTRUIDOS Conforme al Artículo 12 Bis de la LEY, las áreas requirentes deberán efectuar el estudio de costo beneficio para determinar la conveniencia de la adquisición de bienes muebles usados o reconstruidos, en el que se demuestre la conveniencia de su adquisición. 6. CONSOLIDACIÓN DE CONTRATACIONES El Director de Administración y Finanzas podrá autorizar la consolidación de adquisiciones, arrendamientos o servicios con otras dependencias y entidades. 7 CONTRATOS ABIERTOS La Dirección de Administración y Finanzas en coordinación con las áreas requirentes serán las responsables de determinar la conveniencia de incorporar en las convocatorias del proceso de contratación correspondiente, la modalidad de contratos abiertos, cuando se requieran bienes, arrendamientos o servicios de manera reiterada. 16

17 8. DE LAS CONSULTORÍAS, ASESORÍAS, ESTUDIOS E INVESTIGACIONES El Fideicomiso cuando contrate servicios de consultoría, asesorías, estudios e investigaciones, deberá realizar la verificación a que se refiere el artículo 19 de la Ley en los archivos de la Entidad. El área requirente solicitará a la Dirección de Administración y Finanzas, la verificación de la no existencia de los trabajos solicitados, así como del personal capacitado o disponible para la realización de los trabajos requeridos, quien a su vez verificará en sus archivos y personal adscrito. Una vez que la Dirección de Administración y Finanzas emita dictamen en relación al punto anterior, en caso de no contar con trabajos similares y personal capacitado, el área requirente deberá contar con la autorización del Titular del Fideicomiso para realizar este tipo de contratación y erogación presupuestal. 9. LICITACIÓN PÚBLICA 9.1 Es competencia exclusiva de la Dirección de Administración y Finanzas implementar los procedimientos de Licitación Pública e Invitación a Cuando Menos Tres Personas, Nacionales e Internacionales, así como establecer los modelos de convocatoria. Los resúmenes de convocatorias relativas a los procedimientos de Licitaciones Públicas invariablemente deberán ser firmados por el Director de Administración y Finanzas. La Dirección de Administración y Finanzas a través de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales procederá a elaborar el proyecto de convocatoria y solicitará a las áreas requirentes, su participación de conformidad a lo dispuesto en el Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité de Revisión de Convocatorias del Fideicomiso o se podrán someter las revisiones de convocatorias as al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso. Las áreas requirentes serán responsables de enviar a la revisión del proyecto de convocatoria, a personal con conocimiento y capacidad de decisión en el tema. 17

18 Las especificaciones y requisitos técnicos contenidos en las convocatorias son responsabilidad del área requirente, en lo que respecta a los requisitos administrativos y legales serán responsabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas. Previo al inicio del procedimiento de contratación correspondiente, el área requirente integrará de manera correcta y completa la documentación necesaria de acuerdo al tipo de procedimiento para su envío a la Dirección de Administración y Finanzas. Asimismo las áreas requirentes deberán incluir en las contrataciones de bienes o servicios aquellos que utilicen tecnologías alternas o avanzadas más rentables, económicas y con mejores sistemas de operación; de igual manera deberán considerar aspectos de sustentabilidad ambiental, incluyendo la evaluación de las tecnologías que permitan la reducción de la emisión de gases de efecto invernadero y la eficiencia energética, con el objeto de optimizar y utilizar de forma sustentable los recursos para disminuir costos financieros y ambientales. 9.2 La calendarización de las etapas del procedimiento será programada por la Dirección de Administración y Finanzas con la opinión de las áreas requirentes. En caso de que se requiera la participación de testigo social, la Dirección de Administración y Finanzas será la responsable de llevar a cabo los trámites necesarios. 9.3 La Dirección de Administración y Finanzas será responsable de la publicación de la convocatoria a la licitación pública a través de CompraNet, de incorporar la información correspondiente a los distintos procedimientos de contratación que dicho sistema requiera. 9.4 El titular de la Dirección de Administración y Finanzas o el de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, remitirá dentro de los tres días hábiles siguientes a la publicación de la convocatoria, la invitación por escrito al Órgano Interno de Control, al Área Jurídica y al área requirente de la licitación, a fin de que participen en la junta de aclaraciones, en el acto de presentación y apertura de proposiciones y en el acto de fallo de la licitación. La copia de la convocatoria se enviará a través de medios electrónicos. El representante del área requirente deberá acompañarse del personal técnico que considere pertinente para que en los actos de licitación, específicamente en 18

19 la junta de aclaraciones, den respuesta correcta y oportuna a las dudas o aclaraciones que presenten los licitantes. 9.5 Los funcionarios facultados para presidir los actos de revisión de convocatoria, junta de aclaraciones, presentación y apertura de propuestas y de fallo serán: El Director de Administración y Fianzas, el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, el Jefe de Departamento de Recursos Materiales, quienes serán en su caso responsables de emitir y firmar las actas que de ellos se deriven, así como de su notificación. 9.6 Una vez realizado el acto de presentación y apertura de propuestas, el área requirente será la responsable de evaluar las propuestas y elaborar el dictamen y el cuadro comparativo que se adjuntarán al acta de fallo correspondiente. Los funcionarios facultados para firmar la evaluación de las propuestas deberán contar con un nivel jerárquico mínimo de jefe de departamento. 9.7 En los procedimientos de contratación de carácter internacional abierto, el Fideicomiso optará por la aplicación de un margen del 10% (Diez por ciento) de preferencia a los bienes de origen nacional en el precio respecto de los bienes de importación. 9.8 El porcentaje para calcular el precio conveniente será del 40% (Cuarenta por ciento). Dicho porcentaje, al igual que el de precio aceptable, podrán reducirse cuando así lo justifique el área requirente, debiendo señalarlo en la convocatoria correspondiente. Para el caso de contrataciones bajo la modalidad de abastecimiento simultaneo, el porcentaje será del 10% (Diez por ciento) máximo. 9.9 Cuando existan circunstancias que requieran la cancelación de partidas o procedimientos de contratación, el Titular del Área requirente deberá fundar y justificarlo para proceder al acto La Dirección de Administración y Finanzas podrá proponer la integración en un solo procedimiento de contratación de aquellos bienes, arrendamientos o servicios en los cuales se puede obtener mejores condiciones en cuanto a calidad, precio y oportunidad. 19

20 10 DE LAS EXCEPCIONES A LA LICITACIÓN PÚBLICA 10.1 En los supuestos que prevén las fracciones I, III, VIII, IX segundo párrafo, X, XIII, XIV, XV, XVI, XVII, XVIII y XIX del artículo 41 de la LEY, se podrá optar por no llevar a cabo el procedimiento de licitación pública. El Titular del área requirente deberá enviar la solicitud al Presidente del Comité para que convoque a sesión con los documentos soportes y se someta a consideración el procedimiento de excepción de adjudicación directa o invitación a cuando menos tres personas, adjuntando el dictamen a que se refiere el II párrafo del artículo 40 de la LEY, 72 del Reglamento y soportes necesarios. El dictamen de la procedencia de la contratación y de que ésta se ubica en alguno de los supuestos contenidos en las fracciones II, IV, V, VI, VII, IX primer párrafo, XI, XII y XX de la LEY será responsabilidad del Titular del área requirente. Para acreditar el supuesto de excepción invocado, se deberá integrar al expediente de la contratación, los documentos que corroboren tales situaciones Las contrataciones que sean sometidas al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso, deberán ser entregadas al Presidente del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso son todos los documentos soportes que se detallan: 1. Requisición debidamente validada y con Autorización Presupuestal por parte de la Subdirección de Recursos Financieros. 2. Estudio de Mercado y cuadro comparativo. 3. Solicitud del Caso donde se deben justificar los artículos 40 de la LEY. 4. Documentación Legal del licitante adjudicado Conforme al artículo 22 fracción II de la Ley, el Titular de la Dirección General, y/o el de la Dirección de Administración y Finanzas, serán los servidores públicos facultados para que, bajo su responsabilidad, puedan contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios sin sujetarse al procedimiento de licitación pública, a través de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas o de adjudicación directa, cuando, se presente alguno de los supuestos indicados en el artículo 41 de la Ley. Igualmente, conforme al artículo 16 de la LEY y 12 de su Reglamento, el Titular de la Dirección General y/o el de la Dirección de Administración y Finanzas, autorizaran las contrataciones de bienes, arrendamientos o servicios que deban ser utilizados o prestados fuera del territorio nacional, previa justificación del área solicitante firmada por su titular. 20

21 11 INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS 11.1 Para efectos de la invitación a cuando menos tres personas, se considerará en lo aplicable, lo establecido en estas Pobalines, para la licitación pública, considerando entre otros aspectos, la convocatoria, junta de aclaraciones, visita a las instalaciones y acto de recepción y apertura de propuestas Las invitaciones relativas a los procedimientos de Invitación a Cuando Menos Tres Personas podrán ser firmados por el Director de Administración y Finanzas o por el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales Las áreas requirentes propondrán a la Dirección de Administración los nombres de los invitados, su domicilio actualizado y número telefónico con el fin de dar trámite a las invitaciones correspondientes La Dirección de Administración será la única facultada para devolver las proposiciones desechadas tanto de licitaciones públicas como de Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas, siempre y cuando exista una petición por escrito del interesado y se cumplan los plazos y condiciones señalados en el art. 56 de la LEY. 12 ADJUDICACIÓN DIRECTA 12.1 La Dirección de Administración podrá realizar adjudicaciones directas con fundamento en el artículo 42 de la Ley: Los montos máximos para dichas operaciones se determinarán en función del recurso total asignado para la adquisición, arrendamiento de bienes y la contratación de servicios y de conformidad a los rangos indicados en el PEF. Dichas contrataciones deberán tramitarse de acuerdo a lo siguiente: - En el caso de compras menores y que se comprueben bajo el procedimiento de ministraciones de gastos a comprobar que determine la Subdirección de Recursos, estas deberán ser de hasta el equivalente 300 salarios mínimos diarios, vigentes en el Distrito Federal y solo se requerirá la factura que será el documento legal que ampare la compra o servicio. Financieros. 21

22 - En el caso de compras menores, y que no se comprueben bajo el procedimiento de ministraciones de gastos a comprobar, de hasta el equivalente a 300 salarios mínimos diarios, vigentes en el Distrito Federal, se requerirá la cotización del proveedor, la Orden de Trabajo o Servicio, Recepción de los Servicios o entrada de Almacén y la factura que será el documento legal que ampare la compra o servicio. - En los montos superiores a 300 salarios mínimos diarios, vigentes en el Distrito Federal, y hasta el monto de actuación para Adjudicaciones Directas definido en la Primera Sesión Ordinaria de cada ejercicio fiscal en el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso, se deberá de contar con tres cotizaciones las cuales pueden ser entregadas en original o internet o fax, etc., cuadro comparativo para la adjudicación y formalizar la contratación mediante contrato o pedido. Los montos de actuación para licitaciones Públicas nacionales e internacionales, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa serán autorizados en la Primera Sesión Ordinaria de cada ejercicio fiscal del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso La Dirección de Administración y Finanzas a través de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales diseñará el programa de Desarrollo de Proveedores de Micro, Medianas y Pequeñas Empresas y dará seguimiento a las disposiciones de la Ley y de la Secretaría de Economía que tengan por objeto promover la participación de MIPYMES Cuando las áreas requirentes requieran contrataciones con dependencias o entidades al amparo del Artículo 1 párrafo V de la LEY deberán anexar a la Requisición para integrar al expediente de contratación la evidencia documental de que la dependencia o entidad que funja como proveedor, cuente con la capacidad para entregar los bienes y/o prestar los servicios La Dirección de Difusión y Programación con base en el Programa de Comunicación Social del Fideicomiso y el plan de medios, determinará la planeación, programación y erogación de este concepto, informando a la Dirección de Administración y Finanzas la planeación del ejercicio presupuestal y en su caso, la formalización de las contrataciones de servicios relacionados con comunicación social. 22

23 13 FORMALIZACIÓN DE LAS CONTRATACIONES 13.1 El Área Jurídica será la responsable de revisar los aspectos legales (Administrativos) de las convocatorias, realizar los modelos de contrato y de llevar a cabo la función de apoyo y asesoría legal sobre la normatividad que regula al sector público La Subdirección Jurídica está facultada para elaborar los contratos y los convenios modificatorios conforme a la solicitud de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales o la Dirección de Administración y Finanzas previa petición de las áreas requirentes de los servicios, para lo cual las áreas requirentes deberán enviar a la Dirección de Administración y Finanzas la documentación legal y administrativa necesaria para la elaboración de los instrumentos jurídicos La firma de contratos y pedidos derivados de Adjudicación Directa, Licitación Pública Nacional o Invitación a Cuando Menos Tres Personas corresponde al titular de la Dirección de Administración y Finanzas, para ello invariablemente se deberá acompañar de la firma del Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, en calidad de responsable del seguimiento y cumplimiento del compromiso contractual, con excepción de las adquisiciones consolidadas, en la que lo acompañará con su firma el titular de la Dirección de Administración y Finanzas sin que ello sea limitativo de la responsabilidad de cada área Las áreas requirentes se abstendrán de recibir proposiciones con aquellos licitantes que injustificadamente y por causas imputables a ellos mismos, no hayan formalizado un contrato adjudicado con anterioridad por el Fideicomiso. Dicho impedimento prevalecerá ante el Fideicomiso por un plazo de 1 año calendario contado a partir del día en que haya fenecido el término establecido en la convocatoria a la licitación o, en su caso, por el artículo 46 de la LAASSP, para la formalización del contrato en cuestión Tratándose de pedidos inferiores a trescientas veces el salario mínimo diario general vigente en el Distrito Federal, los pedidos y/o solicitudes de trabajo o servicios estas deberán ser formalizadas por el titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, y en ausencia de éste, podrán ser formalizados por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales 23

24 14 OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS 14.1 No otorgarán anticipos, excepto en los casos previstos en el segundo párrafo del artículo 13 de la Ley, para lo cual el porcentaje de anticipo podrá ser hasta del 50% (CINCUENTA POR CIENTO) y en la convocatoria el contrato correspondiente se especificarán los términos para su amortización debiendo estar garantizados al 100% La Dirección de Administración y Finanzas autorizarán los pagos que correspondan a suscripciones en los que no sea posible pactar el pago después de otorgado el servicio, de conformidad a los montos de actuación autorizados para cada ejercicio fiscal. 15 GARANTÍAS 15.1 Los instrumentos de garantía, deberán estar suscritos a favor de Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Fideicomiso para la Cineteca Nacional, y a disposición del Fideicomiso para la Cineteca Nacional La moneda en la que se expidan las garantías deberá corresponder a la que se haya pactado en el contrato respectivo (excepción hecha del cheque certificado y/o de caja que invariablemente deberá presentarse en moneda nacional), en las mismas no deberá considerarse el impuesto al Valor Agregado 15.3 El porcentaje para las garantías de cumplimiento de los contratos o pedidos será del 10% (DIEZ POR CIENTO) del monto total y en contratos o pedidos abiertos por el monto máximo. El titular de la Dirección de Administración y Finanzas podrá disminuir el monto de la garantía de conformidad los artículos 86 y 105, fracción VIII del Reglamento de la Ley Las garantías deberán expedirse por medio de fianza emitida por institución autorizada o cuando el monto de la adjudicación sea inferior a $50, (CINCUENTA MIL PESOS 00/100 M.N.) podrá ser mediante cheque certificado o de caja Se establecerá en las cláusulas de los contratos, que si existiera la necesidad de modificar los plazos y montos, el proveedor deberá presentar la nueva fianza que cubra la ampliación correspondiente a plazo o monto. 24

25 15.6 En contrataciones plurianuales se estará a lo establecido en el artículo 87 del Reglamento de la LEY. 25

26 CAPÍTULO III ADMINISTRACION DE CONTRATOS Y PEDIDOS 16 ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO O PEDIDO, RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 16.1 Corresponde a las áreas requirentes, la administración, supervisión y seguimiento del contrato para su pleno cumplimiento, validando el Formato de Recepción de Servicios, mismo que será emitido por el Departamento de Recursos Materiales, dependiente de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales quien es el área que dará trámite a los pagos de las facturas que presenten los proveedores de los bienes o servicios La Dirección de Administración y Finanzas a través de las Subdirecciones de Recursos Financieros y Recursos Materiales y Servicios Generales realizarán los trámites para el pago de las facturas que presenten los proveedores, conforme a los contratos, órdenes de trabajo y pedidos La Dirección de Administración y Finanzas, por conducto del Departamento de Recursos Materiales, dependiente de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá supervisar que los bienes adquiridos cumplan con la calidad y condiciones establecidas en los contratos y pedidos que se formalicen con los proveedores. En el caso de arrendamiento de bienes muebles y de prestación de servicios, las áreas requirentes deberán supervisar el cumplimiento de las condiciones pactadas Si esos bienes fueran especializados, adicionalmente deberán intervenir las áreas requirentes, quien deberá emitir una conformidad expresa de los bienes recibidos. 17 CONVENIOS MODIFICATORIOS 17.1 Corresponde al titular de la Dirección de Administración y Finanzas, tramitar los convenios modificatorios que por prórrogas o ampliaciones soliciten las áreas requirentes y administradoras del contrato, previa solicitud y justificación en el marco establecido por la LEY y su Reglamento. 26

27 18 PENAS CONVENCIONALES Y DEDUCCIONES 18.1 Los porcentajes de penalización que deberá consignarse en la convocatoria y en los dictámenes de adjudicación directa y, consecuentemente, en el pedido o contrato, serán los siguientes: a) Cuando se solicite garantía de cumplimiento. Para la entrega de bienes y/o prestación de los servicios, el 2% (DOS POR CIENTO) diario de las partidas o de los servicios no prestados mientras dure el incumplimiento, el cual no deberá exceder de 5 (CINCO) días hábiles, posteriores al siguiente día hábil de extemporaneidad. Dicho monto no deberá exceder del 10% (DIEZ POR CIENTO) del monto del contrato o pedido. b) Cuando se exceptué de presentar garantía de cumplimiento por las excepciones contenidas en la LEY. Para la entrega de bienes y/o prestación de los servicios, el 4% (CUATRO POR CIENTO) diario de las partidas o de los servicios no prestados mientras dure el incumplimiento, el cual no deberá exceder de 5 (CINCO) días hábiles, posteriores al siguiente día hábil de extemporaneidad. Dicho monto no deberá exceder del 10% (DIEZ POR CIENTO) del monto del contrato o pedido Para el caso de la aplicación de las penas convencionales corresponde a la Dirección de Administración y Finanzas aplicarlas basado en las notificaciones por parte de las áreas requirentes quienes son las encargadas de la administración del contrato 18.3 En caso de presentarse las causas que den origen a la determinación de deducciones y previo a la realización del pago, las Áreas requirentes y administradoras del contrato deberán informar a la Dirección de Administración y Finanzas, el incumplimiento parcial o deficiente de las obligaciones, y el importe de la deducción conservando los elementos que la soporten. 27

28 18.4 Tratándose de contrataciones de bienes o de prestación de servicios, el área requirente deberá proponer, de ser necesario, la conveniencia de establecer en la convocatoria deducciones al pago con motivo del incumplimiento parcial o deficiente en que pudiera incurrir el proveedor respecto a las partidas o conceptos El área requirente establecerá el límite de incumplimiento a partir del cual se procederá a cancelar total o parcialmente las partidas o conceptos no entregados o iniciar el procedimiento de rescisión administrativa del contrato. 19 RESCISIÓN, SUSPENSIÓN, TERMINACIÓN ANTICIPADA Y FINIQUITOS 19.1 Las áreas requirentes, verificarán que la entrega de los bienes y la prestación de los servicios se desarrollé de conformidad con lo pactado en el contrato o pedido, a efecto de que en caso de incumplimiento del proveedor del bien o servicio, se obtengan las evidencias documentales y corresponde al Área Jurídica iniciar el procedimiento de rescisión correspondiente,. Las áreas requirentes administradoras del contrato deberán notificar a la Dirección de Administración y Finanzas cuando se den los supuestos para proceder a la suspensión, terminación anticipada de un contrato y para efectos de elaborar los finiquitos correspondientes en los términos de la Ley y en consecuencia al Área Jurídica para proceder en lo conducente. 28

29 TRANSITORIOS PRIMERO Las presentes POBALINES entrarán en vigor a partir de la aprobación por el Comité Técnico, quedando sin efecto las autorizadas con fecha 15 de marzo de SEGUNDO Las presentes POBALINES se harán del conocimiento de las Áreas requirentes mediante su difusión en el Marco Normativo del Portal de Obligaciones de Transparencia del Fideicomiso, así como en el servidor del Fideicomiso compras en Samba Server (cinac)" para que en el ámbito de su responsabilidad les den cumplimiento. TERCERO CUARTO Las modificaciones, actualizaciones y/o interpretaciones que se propongan a estas POLÍTICAS, BASES Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS, deberán ser canalizadas a la Dirección de Administración y Finanzas para su análisis y valoración y en consecuencia sea sometido al Coite de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Fideicomiso. La Dirección de Administración y Finanzas ejercerá las facultades de control, supervisión y evaluación del proceso de adquisiciones, arrendamientos, servicios en el Fideicomiso e instruirá las acciones necesarias que permitan la estandarización y mejora continua, así como su adopción. México, D.F., a Noviembre de