SINTESIS GERENCIAL. EXAMEN ESPECIAL A LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL BOLIVAR, PROVINCIA DE BOLIVAR, REGION LA LIBERTAD Periodo

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1 Septiembre de 2008 SINTESIS GERENCIAL EXAMEN ESPECIAL A LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL BOLIVAR, PROVINCIA DE BOLIVAR, REGION LA LIBERTAD Periodo INTRODUCCION Origen y Motivo del Examen: El Examen Especial a la Unidad de Gestión Educativa Local Bolívar, Unidad Ejecutora del GRLL, se ejecutó como una Labor de Control - Acción de Control No Planificada en el Plan Anual de Control 2007, en atención a lo dispuesto por el Señor Contralor General de la República con Oficio Nº CG/DC del 25.ABR.2007, para tal efecto se acreditó a la Comisión Auditora mediante Credencial del 23.JUL.2007, terminando la Labor de Control según Oficio de acreditación Nº GRLL/ORCI del 17.JUN Objetivos: El Examen Especial tuvo como objetivo general, evaluar las denuncias presentadas ante el Ministerio Público, Fiscalía Provincial Mixta de Bolívar, acción solicitada por la Señora Fiscal de la Nación. Como objetivos específicos: 1. Determinar la existencia de pagos indebidos por planilla - abonos en importes superiores a la escala de remuneración, pagos por vacaciones truncas sin ruptura del vínculo laboral, duplicidad de pago a trabajadores (año ). 2. Establecer la legalidad de los gastos efectuados por concepto de viáticos en la comisiones de servicios realizadas por el personal de la UGEL Bolívar (periodo 2006). 3. Determinar el origen de la partida presupuestal para cubrir remuneraciones de aquellas personas contratadas excediendo el CAP (periodo 2006). 4. Establecer la legalidad de giros de cheques a nombre de persona distinta a los proveedores de bienes y servicios (periodo 2006). Alcance: Fue realizado de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) y el Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU); comprenden la revisión y análisis selectivo de los registros y documentos que obran en los archivos de la Entidad. Como parte de los resultados del presente Examen Especial, presentan indicios razonables de comisión de delito y perjuicio económico al Estado, y que no es susceptible de recupero por la Entidad en la vía administrativa, y de conformidad con la NAGU 4.50 Informe Especial, se ha emitido los Informes Especiales: Informe Especial Nº , denominado: UGEL Bolívar adquirió bienes y servicios con documentación falsificada y/o adulterada. Informe Especial Nº , denominado: UGEL Bolívar pago indebidamente comisiones de servicio sin evidenciar rendición de gastos documentados y/o devueltos por la suma de S/ ,60. Informe Especial Nº , denominado: En el periodo 2006 la UGEL Bolívar causó un perjuicio económico por un importe de S/ ,12 al pagar comisiones de servicios no acreditadas y sin considerar normativa vigente.

2 Comunicación de Hallazgos: En cumplimiento con la NAGU Comunicación de Hallazgos de Auditoría, aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº CG, Nº CG, Nº CG y Resolución de Contraloría Nº CG, los hallazgos de Auditoría fueron comunicados por escrito a los ex funcionarios, Servidores y ex Servidores de la Entidad, quienes participaron en los hechos materia del presente examen, a fin que formulen sus aclaraciones y/o comentarios debidamente documentados, los mismo que han sido evaluados y considerados al emitir el presente Informe. Fue necesaria la publicación en el Diario La República, edición regional, los días 12 y 13 de Mayo y en el Diario Regional La Industria, el 16 de Julio del año en curso, para la entrega de hallazgos de Auditoría, a las personas que no pudieron ser ubicadas o que notificadas no se acercaron a recibir dicho documento. OBSERVACIONES 1. Durante los años 2002 al 2006 se evidenció ejecución presupuestal por S/ ,64 por concepto de remuneraciones a docentes activos y cesantes sin contar con documentación sustentatoria. 2. UGEL Bolívar realizó un desembolso por S/ ,00 por concepto de Bonificación Especial prevista en el D.S. Nº sin evidenciar liquidaciones ajustadas a dicha normativa. 3. UGEL Bolívar efectuó pagos adicionales por S/ ,89 a docentes que estaban incluidos en la planilla original del mes de abril 2006 sin sustento técnico legal. 4. UGEL Bolívar canceló S/ ,81 a contador público colegiado sin evidenciar sustento de trabajo efectuado. 5. UGEL Bolívar en el año 2005 contrato personal docente en plazas inorgánicas 6. UGEL Bolívar pago indebidamente comisiones de servicio en Trujillo, Cajamarca y Lima sin evidenciar rendición de gastos documentado y/o devolución de viáticos no utilizados por la suma de S/ , UGEL Bolívar sustentó adquisición de bienes y servicios con documentación falsificada y/o adulterada por S/ , En el periodo 2006 la UGEL Bolívar indebidamente utilizó fondos para pagos en efectivo para pagar comisiones de servicio no acreditadas y otros sin considerar normatividad vigente, causando perjuicio por un importe de S/ , La UGEL Bolívar no evidencia haber efectuado la toma de inventarios físicos de bienes patrimoniales por los periodos 2002 al 2006 imposibilitando asegurar su existencia real, restándole confiabilidad a los estados financieros. 10. UGEL Bolívar realizó adquisición de bienes durante el periodo 2003 al 2005, los cuales no se encuentran físicamente y no tienen sustento de ingreso, perdida, salida y/o baja por S/ ,36. CONCLUSIONES: Como resultado del Examen Especial a la Unidad de Gestión Educativa Local Bolívar, Unidad Ejecutora del Gobierno Regional La Libertad, se concluye lo siguiente: 1. Durante el periodo del 2002 al 2006, se evidenció ejecución presupuestal por S/ ,64 Nuevos Soles, destinados al concepto de Pago de Remuneraciones al personal docente y administrativo en actividad y Pago de Pensiones al personal

3 cesante sin contar con el archivo documentario que sustente dichos pagos y las planillas carecen de las aprobaciones, sellos y firmas de los servidores y funcionarios, así como no registran las firmas de los beneficiarios. 2. Programó un desembolso de S/ ,00 Nuevos Soles por concepto de Bonificación Especial considerando el Decreto Supremo Nº PCM, utilizando para ello la Resolución Directoral Nº , mediante abono en cuentas individuales, sin evidenciar que las liquidaciones sean ajustadas a dicha normativa ni contando con el mandato judicial que establecía el citado Decreto Supremo. 3. Efectuó pagos adicionales por S/ ,89 Nuevos Soles a docentes incluidos en la planilla original del mes de abril del 2006, sin contar con el sustento técnico legal que permita validar su legalidad, igualmente sin contar con el archivo documentario que sustente dichos pagos y las planillas carecen de las aprobaciones, sellos y firmas de los servidores y funcionarios, así como no registran las firmas de los beneficiarios. 4. Durante el periodo del 2003 al 2006, se cancelaron por recibos por honorarios, los servicios de contador por S/ ,81 Nuevos Soles sin evidenciar el trabajo efectuado; encontrándose que no existen libros contables restando confiabilidad a los Estados Financieros presentados al Gobierno Regional La Libertad. 5. Durante el año 2005, se realizó contratación de docentes para cubrir crecimiento vegetativo en plazas inexistentes denominándolas Plazas inorgánicas, generando un deficiente sustento del gasto realizado. 6. Durante el periodo 2006 se realizaron gastos indebido por el importe de S/ ,60 Nuevos Soles, por concepto de viáticos para comisiones de servicios de diversos funcionarios y servidores a lugares como Trujillo, Cajamarca y Lima, donde se podría recabar comprobantes de pago de acuerdo a lo normado por la SUNAT; sin embargo no fueron rendidos en su totalidad, existiendo una diferencia sin rendir, no evidenciándose su devolución. 7. Se realizaron adquisiciones de bienes y servicios con Comprobantes de Pago (Boletas de Venta y/o Facturas), falsificados por el importe de S/ ,00 Nuevos Soles; y adulterados por el importe de S/. 223,90 Nuevos Soles; causando perjuicio económico a la entidad y al Estado. 8. Durante el periodo 2006, se utilizaron indebidamente recursos del Fondo para Pagos en Efectivo por el importe de S/ ,12 Nuevos Soles; para sustentar gastos de pasajes interprovinciales, consumos de alimentación, combustible en ciudades como Trujillo, Cajamarca, Chiclayo y Lima, sin acreditar ni justificar la Comisión de Servicios realizada. 9. Durante el periodo del 2002 al 2004 y el 2006 no se evidencia la realización de Toma de Inventarios de los bienes patrimoniales de la entidad, restándole confiabilidad a los Estados Financieros, por la relevancia del rubro Inmuebles, Maquinaria y Equipos dentro los activos totales. 10. Durante el periodo del 2002 al 2005, se adquirieron bienes patrimoniales por S/ ,36 Nuevos Soles, los cuales no fueron registrados en documentos administrativos que sustenten su estado de conservación, entrada, salida y/o baja, no registrándose como Activo Fijo de la entidad.

4 RECOMENDACIONES: En mérito a las conclusiones expuestas en el presente informe y de conformidad con lo establecido en la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General, en su Art. 15º Inc. b), relacionado a formular recomendaciones para contribuir en la mejora de la gestión del Gobierno Regional La Libertad y el Inc. f), en que los Informes de Control tienen la calidad de Prueba Pre Constituida para el inicio de las acciones administrativas y legales; así como se tenga presente el Decreto Supremo Nº PCM, Art. 17º Plazo de Prescripción, formulándose las siguientes recomendaciones: Al Señor Presidente Ejecutivo Regional: 1. Se proceda a efectuar la evaluación y el deslinde de las responsabilidades administrativas de los funcionarios y servidores comprendidos en los hechos observados, a través de la Comisión Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios, y Comisión Permanente de Procesos Administrativos y Disciplinarios que corresponda a fin de proceder conforme a las atribuciones que le confiere el Reglamento de la Carrera Administrativa aprobada por Decreto Supremo Nº PCM. Respecto a los funcionarios y ex funcionarios debe remitirse un ejemplar a la Comisión Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios de la Sede del Gobierno Regional La Libertad para los casos de los funcionarios que fueron designados en cargo de confianza con Resolución Ejecutiva Regional. Un ejemplar a la Comisión Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios de la Gerencia de Educación para los casos de los funcionarios que fueron designados en cargo de confianza con Resolución Directoral DRELL. Un ejemplar a la Comisión Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios de la Unidad de Gestión Educativa Local Bolívar para los casos de los funcionarios que fueron designados en cargo de confianza con Resolución Directoral UGEL Bolívar. Para los casos de identificación de responsabilidad en servidores públicos corresponderá la Comisión Permanente de Procesos Administrativos y Disciplinarios de la UGEL Bolívar. Que las Comisiones Especiales y Permanentes tengan presenten el Decreto Supremo Nº PCM, Art. 12º De las sanciones aplicables a personas que ya no desempeñan Función Pública: Si al momento de determinarse la sanción aplicable, la persona responsable de la comisión de la infracción ya no estuviese desempeñando Función Pública, la sanción consistirá en una multa. Al Señor Gerente General Regional: 2. En su calidad de máxima autoridad administrativa del Gobierno Regional La Libertad, vele por el adecuado cumplimiento de las recomendaciones administrativas y procedimientos establecidos en el presente informe, a fin de que se cumplan en los plazos establecidos por la normativa vigente, informando de acuerdo al Decreto Supremo Nº PCM, Art. 14º Del Plazo para el Registro de Sanciones. 3. Disponga a través de la Gerencia Regional de Administración, Gerencia de Educación, Sub Gerencia de Contabilidad y Dirección de UGEL Bolívar (es pertinente coordinar con todas las UGEL), se implementen adecuadamente los controles y cuidado del archivo documental de la entidad, en especial del registro de planillas, autorizaciones y visaciones de las mismas, y se promueva la firma de los beneficiarios como determina la normativa vigente. 4. Disponga a través de la Gerencia Regional de Asesoria Jurídica, Gerencia de Educación y Dirección de UGEL Bolívar (es pertinente coordinar con todas las UGEL), se coordinen los criterios regionales para la adopción e interpretación de la normativa

5 vigente cautelando por el adecuado pronunciamiento en los Informes Legales que deben de emitirse. 5. Disponga a través de la Gerencia Regional de Administración, Gerencia de Educación y Dirección de UGEL Bolívar (es pertinente coordinar con todas las UGEL), se realicen contratos adecuados, determinando claramente las funciones y los bienes o servicios a ser recibidos; así como las responsabilidades en protección al Estado. 6. Disponga a través de la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, Gerencia de Educación y Dirección de UGEL Bolívar (es pertinente coordinar con todas las UGEL), se revisen y programen las contrataciones necesarias de personal docente, en cumplimiento de las Leyes de Presupuesto y sus reglamentaciones y en concordancia a la disponibilidad presupuestal. 7. Disponga a través de la Gerencia Regional de Administración, Sub Gerencia de Contabilidad, Gerencia de Educación y Dirección de UGEL Bolívar (es pertinente coordinar con todas las UGEL), se observe adecuadamente la normativa especifica sobre el uso de viáticos y fondos para pagos en efectivo; estableciendo los procedimientos y documentación necesaria que justifique su racional y económico uso. 8. Disponga a través de la Gerencia Regional de Administración, Gerencia de Educación, Sub Gerencia de Contabilidad, Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, y Dirección de UGEL Bolívar (es pertinente coordinar con todas las UGEL), se observe la aplicación de la normativa especifica con respecto a la adquisición de bienes y servicios, verificando que exista el acervo documentario sustentatorio, entre otros los comprobantes de pago regulados según SUNAT. 9. Disponga a través de la Gerencia Regional de Administración, Gerencia de Educación, Sub Gerencia de Contabilidad, Sub Gerencia de Patrimonio, y Dirección de UGEL Bolívar (es pertinente coordinar con todas las UGEL), se observe adecuadamente la normativa especifica sobre la toma de inventarios, conciliaciones de inventarios, procesos de altas y bajas de bienes, donaciones, entre otros y la apropiada contabilización de los mismos.

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