PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA

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1 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 1. RENDICION DE LA CUENTA: ADMINISTRACIÓN CENTRAL: En relación al reporte de la totalidad de la APOYO contratación realizada por el municipio en el transcurso del año GESTI ÓN 2009, no se realizó cumpliendo los parametros de la Resolución JURIDICA ALCALDIA No 0984 del 27 de Diciembre de 2005, por medio de la cual se FUSAGASUGÁ reglamenta la rendición de cuentas. Ya que por transferencia electrónica debe reportarse la totalidad de la información a traves de la página de rendición de cuentas co/rendicuentas para lo módulos de contratación y presupuesto. Evidenciandose que el Municipio de Fusagasugá para la vigencia 2009, cumplió con la rendición de la cuenta a este ente de control, tanto vía página web como físicamente, pero al cotejar las cifras rendidas via web con las allegadas a la comisión físicamente se observó que en el área de contratación Çpresenta inconsistencias en los valores reportados ya que se encontraron mayores y menores valores a los realmente ejecutados presentandose una diferencia de $ 219,694,061. LA TÉCNICA ENCARGADA DE LA ELABORACION DE 1. IMPLEMENTAR UN PROCEDIMIENTO DE PERMANENTE LOS INFORMES DE RENDICION DE CUENTAS ANTE REVISION MINUCIOSA DE LOS EXPEDIENTES LA CONTRALORIA,. ELABORARÁ UN ARCHIVO DE CONTENTIVOS DE LOS S (CONTRATOS), CONTROL EN EXCEL EN EL CUAL DIGITARA LA PREVIA A LA PRESENTACION DE DICHOS DE INFORMACION NECESARIA PARA LOGRAR LOS INFORMES EN LA PÁGINA DE LA CONTRALORIA SIGUIENTE: 1) QUE NO SE ACUMULE LA POR LOS FUNCIONARIOS DE LA OFICINA ASESORA INFORMACION. JURIDICA, PARA EFECTO DE GARANTIZAR QUE NO 2) QUE EN EL CASO DE NO ENCONTRARSE UN SE PRESENTEN ERRORES DE DIGITACIÓN. DOCUMENTO EN LA CARPETA, SE PROCEDA A SU 2. LA OFICINA JURIDICA REALIZARÁ JORNADAS BUSQUEDA Y ARCHIVO Y DE ESTA FORMA SE PERIODICAS DE ACTUALIZACIÓN DE LAS EVITEN ERRORES DE DIGITACIÓN U OMISIONES DE CARPETAS CONTENTIVAS DE LOS CONTRATOS, INFORMACIÓN A PUBLICAR EN LA PÁGINA. CON EL FIN DE INCORPORAR TODOS Y CADA UNO 3) QUE AL MOMENTO DE PRESENTAR EL INFORME, DE LOS DOCUMENTOS EN SUS ETAPAS. SE PUEDA COTEJAR LA INFORMACION REALIZADA 3. LA OFICINA JURIDICA, OFICIARÁ A LA CON ANTERIORIDAD Y EVITAR ERRORES DE CONTRALORIA NACIONAL Y DEPARTAMENTAL DIGITACIÓN U OMISIONES DE INFORMACIÓN. SOLICITANDO SE HABILITE UN LINK EN LA PAGINA 4) OFICIAR A LA CONTRALORIA, COMENTANDO LAS QUE PERMITA REPORTAR LOS APORTES DIFICULTADES PRESENTADAS POR LA PÁGINA DE GENERADOS DE CONVENIOS Y OTROS A LOS RENDICIÓN DE CUENTAS. CONTRATOS CELEBRADOS POR LA ADMINISTRACIÓN VALOR DE LOS OFICINA CONTRATOS ASESORA PÚBLICOS EN LA JURIDICA PAGINA WED / VALOR TOTAL DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS POR LA ALCALDIA MUNICIPAL Página 1

2 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 2. GESTIÓN Y RESULTADOS: Según la relación de programas con sus respectivos proyectos presentada por la Secretaría de Planeación, se constata que en la vigencia evaluada no se han ejecutado proyectos que fueron incluidos dentro del Plan de Desarrollo. De igual manera se observó que dentro de la administración no presentó indicadores para evaluar los resultados del Plan de Desarrollo que permitieran medir el impacto de las inversiones realizadas a pesar que se rindió la información a los diferentes entes que lo requieren; motivo por el cual no fué posible analizar la coherencia del presupuesto con el plan de acción y el plan de inversiones. 1. PROGRAMACIÓ N ECONÓMICA Y SOCIAL. 1. DEPURAR BASE DE DATOS BANCO DE 1. REALIZAR UNA ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE 1. ENERO NÚMERO DE 1. PROYECTOS 2. INICIAR LA EJECUCIÓN DE LOS DATOS DEL BANCO DE PROYECTOS DEL A MARZO 28 DE PROYECTOS PROGRAMACI PROYECTOS PROGRAMADOS PARA LA VIGENCIA MUNICIPIO PARA DETERMINAR DEL PLAN DE ENERO RADICDOS Y ÓN EJERCIENDO CONTROL Y REVISANDO QUE DESARROLLO QUE NO SE HA EJECUTADO QUE 01 A DICIEMBRE EJECUTADOS / ECONOMICA Y NINGUNO SE QUEDE SIN EJECUTAR INVERSIÓNES. PROYECTOS SE PUEDEN DEPURAR Y QUE 30 DE NÚMERO DE SOCIAL / 3. ELABORAR INFORME MENSUAL DE DE PROYECTOS QUE YA SE EJECUTARON. 2. LOS DIAS 30 DE PROYETOS OFICINA SEGUIMIENTO A LA INVERSIÓN POR PROYECTO. ADELANTAR UN PLAN DE SEGUIMIENTO EN LA CADA MES EN INCLUIDOS N EL ASESORA DE 4. UNIFICAR INDICADORES DE GESTIÓN DE INVERSIÓN DE PROYECTOS PARA CADA VIGENCIA MEDIO FISICO Y PLAN DE ACCION PLANECIÓN ACUERDO A LA MATRIZ PLURIANUAL DEL PLAN DE 3. MENSUALMENTE ENTREGAR INFORME DE MAGNÉTICO. 4. PARA CADA MUNICIPAL DESARROLLO Y EL PLAN DE ACCIÓN. 5. INVERSIÓN POR PROYECTO. 4. UNIFICAR LOS ENERO 01 A VIGENCIA ELABORAR UNA MATRIZ DE EVALUACIÓN EN EL INDICADORES A EVALUAR EN EL POAIM, EN EL FEBRERO 28 DE AVANCE Y MEDICIÓN DE LA INVERSIÓN PARA EL PLAN DE ACCIÓN Y EN LA MATRIZ DEL PLAN CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DEL PLAN DE PLURIANUAL DEL PLAN DE DESARROLLO. 5. MARZO 01 A DESARROLLO. 6. GENERAR REPORTES POR ELABORACIÓN DEL SISTEMA Y MODELO PARA LA JUNIO 30 DE VIGENCIAS EVALUACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN ENERO 28 DE DESARROLLAR EL SISTEMA Y APLICATIVO PARA CADA VIGENCIA. OBTENER LOS REPORTES Página 2

3 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 3. AREA ADMINISTRATIVA: LIQUIDACIONES LIQUIDACION EXFUNCIONARIOS: Para la vigencia auditada la administración PRESTACIONES municipal retiró a 18 funcionarios de los cuales el equipo auditor SOCIALES verificó las liquidaciones de la totalidad de los retirados, dentro FUNCIONARIOS RETIRADOS del análisis realizado se observó lo siguiente: Se demuestran discrepancias en la liquidaciónn de las cesantías e intereses de las cesantías, ya que se toman como factor de liquidación las proyecciones de las docveavas de las primas de avidad, semestral y la de vacaciones por año y no las realmente pagadas proporcional al tiempo laborado. Se presentan diferencias en el pago proporciona nl de la prima servicios se cancela por los días laborados y no proporcional a razón de una doceava parte por cada mes completo de labor. Se demuestran discrepancias en la liquidación de la prima de navidad. Se presentan diferencias en la liquidación de la prima de vacaciones. se muestran diferencias en la liquidación de la compensación de vacaciones. Por lo anterior el equipo auditor considera como posible daño fiscal al mayor valor cancelado a los ex funcionarios por un valor de $ 4,140,733. Si bien es cierto que se llegó a un acuerdo de pago con el señor Jairo Humberto Forero Aguilar, a ala fecha del proceso auditor no se han recuperado dichos dineros por lo tanto se mantiene el posible daño fiscal. NOTIFICACION A CADA UNO DE LOS FUNCIONARIOS SOLICITANDO EL REINTEGRO DEL MAYOR VALOR LIQUIDADO Y PAGADO REITERO DE RECOBRO 9 MESES VALOR RECAUDADO MAYOR VALOR PAGADO OBJETO DE LA OBSERVACIÓN OFICINA DESARROLLO HUMANO Página 3

4 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 4. CONTRATACION: La administración municipal dejó de retener por concepto del 5% correspondiente al Fondo de Seguridad la suma de $ ,25 de los siguientes contratos: CONTRATO DE OBRA PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA No CONTRATISTA: MAYORGA DÍAZ PEDRO PABLO, OBJETO: Construcción estructura para el tanque de almacenamiento de agua cruda vereda batán del municipio de Fusagasugá, VALOR CONTRATO: $ , VALOR DEJADO DE RETENER: $ , 107 ORDEN DE TRABAJO No CONTRATISTA: CARLOS ENRIQUE VALIENTE MORENO, OBJETO:Adecuación de la oficina de Asojuntas, VALOR DEL CONTRATO: $ , VALOR DEJADO DE RETENER: $ CONTRATO DE OBRA No0015 DE 2009 CONTRATISTA:GUTIERREZ RODRIGUEZ ARLEY, OBJETO: Adecuación y mantenimiento de la Plaza de Mercado, VALOR DEL CONTRATO: $ , VALOR DEJADO DE RETENER: $ ,75. Contraviniendo lo establecido en el artículo 37 de la Ley 782 de 2002, que dice: " Todas las personas naturales y jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos jurídicas que suscriban contratos de obra pública con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición." Cifra que se convierte en un presunto detrimento al patrimonio de la institución. CONTABLE/TRA MITE CUENTA/ELABO RACION CUENTA Y PROCEDIMIENT O PAGO RECUPERACION VALORES DEJADOS DE RETENER, 1.SOLICITUD DE DEVOLUCION DE LOS MAYORES SEIS MESES POR CONCEPTO DEL 5% FONDO SEGURIDAD. VALORES GIRADOS A CADA CONTRATISTA, POR AUTOREVISION Y VERIFICACION DESCUENTOS POR PARTE DE TESORERO. 2. REITERACION DE LA PARTE DE CONTADOR Y AL MOMENTO DE SOLICITUD DE REINTEGRO. 3. TRASLADO DE SU ELABORAR COMPROBANTE DE PAGO EN COBRO AL GRUPO DE COBRO PERSUASIVO TESORERIA COACTIVO, PARA EL RESPECTIVO ACTO ADMINISTRATIVO DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA Y MANDAMIENTO DE PAGO. VALORES TESORERO RECUPERADOS / CONTADOR MAYORES VALORES GIRADOS OBJETO DE LA OBSERVACIÓN Y Página 4

5 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 5. CONTRATACIÓN: La administración municipal dejó de retener la suma de $ 329,000 por concepto de pro Cultura correspondiente al CONTRATO DE SERVICIOS VARIOS No suscrito con WEST ARMY SECURITY LTDA por valor de $ y cuyo objeto era la prestación de servicios de vigilancia privada sin armas para el centro administrativo municipal, casa de la cultura " La Tulipana" y plaza de mercado central del municipio de Fusagasugá;, contribución que debe efectuar toda persona natural o jurídica que contrate con el municipio de Fusagasugá, de acuerdo con el Estatuto de Rentas Municipales Acuerdo 16 de 2008, cifra que se convierte en un presunto detrimento al patrimonio del Municipio. CONTABLE/TRA MITE CUENTA/ELABO RACION CUENTA Y PROCEDIMIENT O PAGO RECUPERACION VALORES DEJADOS DE RETENER, 1.SOLICITUD DE DEVOLUCION DE LOS MAYORES SEIS MESES POR CONCEPTO DEL 5% FONDO SEGURIDAD. VALORES GIRADOS A CADA CONTRATISTA, POR AUTOREVISION Y VERIFICACION DESCUENTOS POR PARTE DE TESORERO. 2. REITERACION DE LA PARTE DE CONTADOR Y AL MOMENTO DE SOLICITUD DE REINTEGRO. 3. TRASLADO DE SU ELABORAR COMPROBANTE DE PAGO EN COBRO AL GRUPO DE COBRO PERSUASIVO TESORERIA COACTIVO, PARA EL RESPECTIVO ACTO ADMINISTRATIVO DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA Y MANDAMIENTO DE PAGO. VALORES TESORERO RECUPERADOS / CONTADOR MAYOR VALOR GIRADO OBJETO DE LA OBSERVACIÓN Y 6. PRESUPUESTO: El Municipio constituyó reservas de PRESUPUESTO/ apropiación según Resolución No 043 de Enero 27 de 2009 por CONSTITUCION valor de $ ,93 las cuales no fuern enviadas a la DE RESERVAS Contraloría de Cundinmarca para la respectiva Refrendación. De PRESUPUESTAL ES/EJECUCION conformidad a lo establecido en el Artículo 17 de la Resolución CONSOLIDADA No 0984 del 27 de Diciembre de 2005 d la Contraloría de DE Cundinamarca. PRESUPUESTO CUMPLIMIENTO Y APLICACIÓN DE NORMA SOLICITUD DE REFRENDACION DE RESERVAS ESPECIFICA PRESUPUESTALES ANTE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUNDINAMARCA, EN CADA VIGENCIA FISCAL Y EN LAS FECHAS ESTABLECIDAS. INMEDIATO REFRENDACION DE RESERVAS PRESUPUESTALES POR PARTE DE LA CONTRALORIA ANUALMENTE SECRETARIO DE HACIENDA Y OFICINA PRESUPUEST O Página 5

6 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 7. PRESUPUESTO: La Administración Municipal, a pesar que implementó el Plan Anualizado de Caja PAC, como herramienta administrativa de planeación, control y ejecución de los gastos, no fue utilizado como herramienta financiera. Es así como a 31 de Diciembre de 2009, presentó cuentas por pagar y reservas de apropiación y los recaudos fueron inferiores a los compromisos generando un deficit. FINANCIERA/EJE CUCION PRESUPUESTAL/ CIERRE ANUAL FISCAL PLANEACION, EVALUACION Y CONTROL DE GASTOS Y PAGOS APLICACIÓN PLAN ANUALIZADO DE CAJA Y AÑO 2011 RECAUDOS = Ó > PRESUPUEST VERIFICACION DE SU APLICACIÓN EJECUCION GASTOS O Y PRESUPEUSTALES TESORERIA EN CADA VIGENCIA FISCAL 8.PRESUPUESTO: Respecto a las modificaciones que tuvo el PRESUPUESTO/ IMPLEMENTACION DE JUSTIFICACION DE DE OFICINA 1. RADICACION Y TRAMITE DE AÑO 2011 NÚMERO DE PRESUPUEST presupuesto durante la vigencia 2009; se observaron rubros los EJECUCION MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO POR PARTE JUSTIFICACION A LAS MODIFICACIONES POR MODIFICACIONES O cuales fueron acreditados y contra a creditados, durante la PRESUPUESTAL DE OFICINAS MISIONALES, DEBIDAMENTE PARTE DE OFICINAS MISIONALES. 2. ANALISIS DE PRESUPUESTALES misma vigencia lo mismo que anulación de registros DE SOPORTADAS Y APROBADAS POR EL ORDENADOR LA JUSTIFICACION A CARGO DE ASESOR EFECTUADAS CON GASTOS/MODIFI PRESUPUESTO. 3. PREPARACION DE DECRETO DE SU RESPECTIVO presupuestales, denotando deficiencias en el estudio de CACIONES AL MODIFICACION. 4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ESTUDIO, VIABILIDAD necesidades y en la programación presupuestal. PRESUPUESTO RUBROS CONTRACREDITADOS, DE TAL MANERA Y JUSTIFICACION / QUE NO SUFRAN A FUTURO ADICIONES POR NÚMERO TOTAL DE TRASLADOS O INCORPORACION DE RECURSOS, A MODIFICACIONES CARGO DE ASESOR PRESUPUESTO, PARA EVITAR PRESUPUESTALES DEFICIENCIAS EN PROGRAMACION REALIZADAS PRESUPUESTAL. 9. PRESUPUESTO: Se evidenció por parte del equipo auditor que para la vigencia 2009 hubo un Plan de Compras, sin embargo no presentaron Actas del Comité de Compras. Para poder evaluar las respectivas compras Proyectadas, frente a lo ejecutado por el municipio. APOYO GESTIÓN RECURSOS FISICOS / SECRETARIA GENERAL 1. FORTALECER EL DE PLAN DE 1. CONFORACIÓN DEL COMITÉ COMPRAS MESES REUNIONES DE SECRETARIA COMPRAS DESDE LA SECRETARIA GENERAL A REVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS S A COMITÉ DE GENERAL / TRAVES DE LA OFICINA DE RECURSOS FISICOS, CARGO DE LA OFICINA DE APOYO A LA GESTÓN DE COMPRAS RECURSOS CON EL APOYO DE LA IMPLEMENTACION DEL RECURSOS FISICOS. 3. INCLUSION DEL FORMATO FISICOS MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Y LA DE ACTA CORRESPONDIENTE AL COMITÉ DE CONFORMACION DEL COMITÉ DE COMPRAS. COMPRAS DENTRO DEL MECI POSTERIOR A LA CONFORMCION DEL MISMO. 4. CAPACITACION CONTINUA AL PERSONAL QUE FORME PARTE DE LOS S DIRECCIONADOS DESDE LA OFICINA DE RECURSOS FSICOS EN ESPECIAL A QUIENES CONFORMEN EL COMITE DE COMPRAS. Página 6

7 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 10. PRESUPUESTO: Siendo el municipio de Fusagasugá de tercera categoría no le corresponde a la administración contratar APOYO la póliza de vida para los concejales, de que trata el artículo 68 GESTIÓN de la Ley 136 de 1994 Por corresponder directamente al Concejo Municipal a través del presupuesto asignado. FORTALECER EL DE CONTRATACION DE 1. DIRECCIONAR Y REALIZAR LA CONTRATACIÓN LOS SEGUROS Y POLIZAS DE VIDA DE LOS DE LOS SEGUROS Y POLIZAS DE VIDA PARA LOS CONCEJALES CON EL FIN DE QUE ESTOS SE CONCEJALES DEL MUNICIPIO DESDE LA REALCEN DIRETAMENTE POR PARTE DE LA COORPORACIÓN. CORPORACION COMO LA DIRECTA RESPONSABLE TAL Y COMO LO DETERMINA LA LEY 136 DE 1994 EN SU ARTICULO 68. NÚMERO DE CONCEJO CONTRATOS DE MUNICIPAL POLIZA DE VIDA REALIZADOS POR LA CORPORACION / NÚMERO DE CONTRATOS REQUERIDOS PARA LA COMPRA DE POLIZAS DE VIDA DE LOS CONCEJALES DEL MUNICIPIO Página 7

8 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 11. ESTADOS CONTABLES: Control Interno Contable: Analizados los estados contables al cierre del ejercicio de la vigencia 2009, se observan deficiencias principalmente porque: *No se tiene una política para que las transaccione hechos y operaciones realizadas en cualquier dependencia del Ente sean debidamente informadas al área contable, caso de conciliaciones bancarias. *No se efectúa periodicamente conciliación de operaciones reciprocas con otras entidades. *No se realiza toma física de bienes derechos y obligaciones para ser confrontados con contabilidad. *No existe validación por parte de contabilidad sobre el adecuado registro de las transacciones que realiza tesorería. *Los saldos de los estados contables no concuerdan con las cifras de auxiliares. *No se realiza el mantenimiento, actualización y parametrización sobre el programa utilizado para procesar la información. *Las notas a los estados contables presentan deficiencias, no indican sobre la consolidación que se realiza para efectos del balance presentados a la Contaduría, No se indica sobre el proceso de sostenibilidad contable,las notas de caracter específico solo se limitan a trasladar saldos de las cuentas sin aportar mayor información de tipo cualitativo y en algunos apartes hace referencia al año 2008,. *No se publican periodicamente los estados contables. Carece de politicas debidamente documentadas para el proceso contable. No se ha adoptado e implementado una politica de depuración contable permanente como tampoco se observó actualñización a los funcionarios del área. CONTABLE/REGI STRO CONTABLE/ELAB ORACION PREPARACION ESTADOS FINANCIEROS 1.IMPLEMENTACION DE MECANISMO PARA DESARROLLO Y APLICACIÓN DE CADA AÑO 2011 INFORMACION Y ENVIO DE DOCUMENTACION ESTRATEGIAPUNTUAL RESPECTIVA DE TODA TRANSACCION DE BIENES Y Y FONDOS A CONTABILIDAD, PARA SU REGISTRO. 2. APLICACIÓN DE CONCILIACION DE OPERACIONES RECIPROCAS CON OTRAS ENTIDADES, DEJANDO EVIDENCIA. 3. CONFRONTACION DE INVENTARIOS FÍSICOS CON SALDOS DE CUENTAS CONTABLES PERTINENTES. 4. VERIFICACION Y CONFRONTACION DE ESTADOS DE FONDOS SEGUN REGISTROS DE TESORERIA CON SALDOS DE CUENTAS CONTABLES. 5. REVISION, ACTUALIZACION Y PARAMETRIZACION DEL SOFTWARE CONTABLE. 6. ADOPCION DE NOTAS CONTABLES ACORDES A NORMATIVIDAD VIGENTE, CON LAS ACLARACIONES CORRESPONDIENTES.7. IMPLEMENTACION DE PUBLICACION DE ESTADOS CONTABLES TRIMESTRALMENTE. 8. INSTITUCIONALIZAR ANUALMENTE LA DEPURACION CONTABLE. ESTADOS CONTADOR / CONTABLES SECRETARIA CONSOLIDADOS, DE HACIENDA CONFRONTADOS, DEPURADOS Y CON SUS RESEPCTIVAS NOTAS CONTABLES. Página 8

9 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 12. ESTADOS CONTABLES: Las cifras del sector central del municipio que se utilizaron para consolidar el balance rendido a la Contaduría presentan diferencias frente al balance y libro mayor suministrado en el proceso auditor. Finalizada la evaluación se presentaron: * Caja se encuentra subestimada por $ 129,046,411, de los cuales corresponden a caja principal una subestimación por $ recaudos de los días 30 y 31 de Diciembre, y la subcuenta de cajas menores una sobreestimada por $ , recursos que fueron consignados en la vigencia * Depósitos en instituciones financieras presanta incertidumbre debido a que la administración municipal no realizó todas las conciliaciones bancarias al cierre de la vigencia 2009, y durante el proceso auditor tampoco fueron suministradas en su totalidad, situación que no permitió realizar las verificaciones frente a los registros contables y extractos bancarios. Cerca al 80 % de las cuentas a Diciembre de 2009 presentan partidas por conciliar que totalizan $ , y registro de algunas partidas conciliatorias a la cuenta del pasivo " Recaudos por reclasificar" que corresponde a consignaciones por identificar por $ ,50. Esta situación implica riesgos alto sobre el manejo de los recursos del municipio, debido a la falta de seguimiento. * Inversiones presenta incertidumbre por $ originada en la liquidación del Terminal de Transportes S.A., y sobrestimaciones por $ originadas en el registro de la cancelación de CDT. *Rentas por cobrar presenta incertidumbre sobre el impuesto predial por $ , debido a que no concuerda el consolidado del sistema de Predial con los saldos contables. Igualmente en la base de datos del impuesto predial se incluyen bienes CONTABLE/REGI STRO CONTABLE/ELAB ORACION PREPARACION ESTADOS FINANCIEROS 1.IMPLEMENTACION DE MECANISMO PARA DESARROLLO Y APLICACIÓN DE CADA AÑO 2011 INFORMACION Y ENVIO DE DOCUMENTACION ESTRATEGIAPUNTUAL RESPECTIVA DE TODA TRANSACCION DE BIENES Y Y FONDOS A CONTABILIDAD, PARA SU REGISTRO. 2. APLICACIÓN DE CONCILIACION DE OPERACIONES RECIPROCAS CON OTRAS ENTIDADES, DEJANDO EVIDENCIA. 3. CONFRONTACION DE INVENTARIOS FÍSICOS CON SALDOS DE CUENTAS CONTABLES PERTINENTES. 4. VERIFICACION Y CONFRONTACION DE ESTADOS DE FONDOS SEGUN REGISTROS DE TESORERIA CON SALDOS DE CUENTAS CONTABLES. 5. REVISION, ACTUALIZACION Y PARAMETRIZACION DEL SOFTWARE CONTABLE. 6. ADOPCION DE NOTAS CONTABLES ACORDES A NORMATIVIDAD VIGENTE, CON LAS ACLARACIONES CORRESPONDIENTES.7. IMPLEMENTACION DE PUBLICACION DE ESTADOS CONTABLES TRIMESTRALMENTE. 8. INSTITUCIONALIZAR ANUALMENTE LA DEPURACION CONTABLE. ESTADOS CONTADOR / CONTABLES SECRETARIA CONSOLIDADOS, DE HACIENDA CONFRONTADOS, DEPURADOS Y CON SUS RESEPCTIVAS NOTAS CONTABLES. Página 9

10 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES de propiedad del municipio que se encuentran excluidos de dicho impuesto. Deudores se presenta subestimada en las subcuentas de Sistema General de Participaciones Educación por $ 424,172,957 y en arrendamientos por $ ; La subcuenta de Encargos Fiduciarios Fonpet está mal clasificada y se encuentra subestimada por $ ; embargos judiciales presenta incertidumbre. *Propiedad Planta y equipo, en las subcuentas analizadas de Edificaciones y Equipo de Transporte Tracción y Elevación presenta incertidumbre debido a que el inventario sumibnistrado por la Oficina de Recursos Físicos y Obras Públicas; no estaba valorizado lo que impidió el cruce de información con lo reportado por los libros auxiliares de contabilidad; sin embargo se realizó comparación por nombre de algunos bienes, permitiendo concluir que en contabilidad no se encuentran registrados todos los bienes de propiedad del Municipio e igualmente, el inventario suministrado no relaciona bienes que estan registrados en contabilidad. Observando que al cierre del ejercicio contable no se dió aplicación al instructivo No 09 de 2009 emitido por la Contaduría General de la Nación. *Operaciones de crédito público se encuentra sobreestimada en $ ,20, originadao en la aplicación de abonos a capital realizada por el Banco. * Cuentas porv pagar presentan incertidumbre, debido a que en muchas subcuentas se presentan saldos contrarios a su naturaleza que no han sido depurados. *Obligaciones laborales presenta incertidumbre debido a que no se conciliaron los sldos de cesantías, vacaciones, prima de navidad, prima de servicios y prima de navidad con la Oficina de Desarrollo Humano. *Otros pasivos la subcuenta Página 10

11 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES más representativa corresponde a "Recaudos por reclasificar" que presnta un saldo por $ , en esta cuenta se están registrando consignaciones por pagos que no se han identificado y que afecta diferentes cuentas del balance como ingresos por predial y otros, por lo tanto genera incertidumbre. Estas situaciones dieron origen a un dictamen con opinión negativa. 13.ESTADOS CONTABLES: Prescripción de la Acción de IMPUESTOS/CO ADOPCION DE MEDIDAS DE INTERRUPCION DE 1.REVISION Y VERIFICACION DE CADA SEIS MESES cobro: Artículo 817 del Estatuto Tributario, durante la vigencia BRO/COBRO PRESCRIPCION DE COBRO DE IMPUESTOS. CONTRIBUYENTE EN ESTADO DE MOROSIDAD , mediante 44 Resoluciones administrativas se declaró la PERSUASIVO Y IMPLEMENTACION DE NOTIFICACIONES DE ACTO prescripción de la acción de cobro del impuesto predial unificado COACTIVO ADMINSITRATIVO DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA Y MANDAMIENTO DE PAGO A LOS por $ , situación que afecta el patrimonio del CONTRIBUYENTES PROXIMOS A CUMPLIR ENTRE Municipio, es necesario que la administración tome los CUATRO Y CINCO AÑOS DE MOROSIDAD. 3. correctivos pertinentes mediante los instrumentos de cobro SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS NOTIFICACIONES. establecidos en el estatuto trbutario. NÚMERO NOTIFICACIONES COORDINADO DE RA GRUPO DE MANDAMIENTOS DE COBRO PAGO / NÚMERO DE PERSUASIVO CONTRIBUYENTES YCOACTIVOY SUJETOS A LA TESORERO PRESCRIPCION Página 11

12 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 14. CONCEJO MUNICIPAL: Los órganos de control fiscal CONCEJO verificaran que los bienes del estado estén debidamente MUNICIPAL amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten. ( Ley 42 de 1993, Art.103). El Concejo Municipal de Fusagasugá adquirió equipos de computo para uso de cada concejal los cuales no cuentan con una póliza de seguro, incumpliendo la obligación que tienen las Entidades del Estado de asegurar sus bienes e intereses patrimoniales. A través de la celebración de contratos de seguros, las Entidades Estatales buscan proteger su patrimonio contra la mayor cantidad de riesgos a los cuales se encuentran expuestos.en respuesta al informe preliminar manifestaron: En el tema de aseguramiento de estos bienes, en su momento los equipos fueron asegurados al comprarlos, la actual junta directiva ha ordenado el proceso para cotizar y contratar no solamente el aseguramiento de los computadores, sino de los diferentes equipos o bienes del concejo. Conclusión: el concejo municipal al no asegurar los bienes que pertenecen a la corporación está infringiendo lo consagrado en la norma antes descrita. ADQUIRIR LAS RESPECTIVAS PÓLIZAS DE 1. EFECTUAR LA COMPRA DE LAS RESPECTIVAS IMPLEMENTACIÓ NO DE PÓLIZAS DE CONCEJO SEGUROS QUE PROTEJAN Y AMPAREN LOS PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN TODOS LOS N PERMANENTE SEGUROS MUNICIPAL EQUIPOS DE COMPUTO Y DEMÁS MUEBLES Y EQUIPOS DE CÓMPUTO Y DEMÁS BIENES MUEBLES DENTRO DEL NECESARIAS PARA ENSERES QUE SE ENCUENTRAN INVENTARIADOS Y ENSERES QUE SE ENCUENTRAN EN EL EL AMPARO DE EN LAS OFICINAS DEL CONCEJO MUNICIPAL. INVENTARIO DE LAS OFICINAS DEL CONCEJO EQUIPOS DE MUNICIPAL DE FUSAGASUGÁ. COMPUTO, MUEBLES 2. VELAR PORQUE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS QUE Y ENSERES AMPARAN LOS EQUIPOS DE COMPUTO COMO LOS INCLUIDOS EN EL DEMÁS MUEBLES Y ENSERES QUE SE INVENTARIO DEL ENCUENTRAN EN EL INVENTARIO DEL CONCEJO CONCEJO MUNICIPAL MUNICIPAL SE ENCUENTREN VIGENTES. / NO DE POLIZAS DE SEGUROS ADQUIRIDAS POR EL CONCEJO MUNICIPAL Página 12

13 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 15. SENTENCIAS Y CONCILIACIONES: ACCION POPULAR:Se pagó incentivo acción popular proceso AOPOYO Por no cumplir con la función de GESTIÓN proteger las cuencas hidrográficas, quebradas, chorros, JURIDICA escorrentías, ni con la de preservar las zonas de conservación hídrica con el Egreso No se canceló la suma de $ ,00 de acuerdo a la sentencia. ALCALDI A DE FUSAGASUGÁ DE LA OFICINA JURIDICA OFICIARA A LA SECRETARIA LA OFICINA JURIDICA LUEGO DE LA RECOPILACION 1 mes NÚMERO DE OFICINA DEOBRASPÚBLICASYALAOFICINAASESORA DE DE LAS PRUEBAS NECESARIAS, PROCEDERÁ A DEMANDAS INICADAS ASESORA PLANEACIÓN MUNICIPAL, CON FIN DE QUE NOS EFECTUAR EL REPARTO Y ENTREGAR PODERES A (ACCIONES DE JURIDICA INFORME: EL PORQUE NO SE INICIARON EN SU LOS ABOGADOS EXTERNOS, CON EL FIN DE REPETICION) / MOMENTO LOS S DE CONTRATACION INICIAR LAS ACCIONES DE REPETICIÓN EN NÚMERO DE PAGOS PARA LA RECUPERACION Y PROTECCION DE LAS CONTRA DE LOS IMPLICADOS. EFECTUADOS POR CUENCAS HIDRICAS, QUEBRADAS, CHORROS, ETC. SENTENCIAS Y DE IGUAL FOMA DE OFICIARA A LA OFICINA DE CONCILACIONES DESARROLLO HUMANO SOLICITANDO LOS NOMBRES DE EL SECRETARIO DE OBRAS PÚBLICAS Y EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN MUNICIPAL PARA LA VIGENCIA Página 13

14 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 16. SENTENCIAS Y CONCILIACIONES: Abono proceso coactivo administrativo No 5903 ciclos no pagos y pagos extemporaneos capital intereses La Administración Municipal profirió Resolución Administrativa No de fecha de 6 Mayo de 2009, por medio de la cual se reconoce y ordena el pago proceso coactivo administrativo No 5903 por ciclos no pagos y pagos cancelados con extemporaneidad Instituto de Seguros Sociales Vrs Municipio de Fusagasugá. Donde se pagó por intereses $ ; por Honorarios $ ; Teniendo en cuenta lo anterior el equipo Auditor considera que se ocasionó un posible daño al patrimonio del Municipio por valor de $ Segundo y último abono proceso coactivo administrativo No 5903 concepto extemporaneo. La Administración Municipal profirió Resolución Administrativa No de fecha de 7 de Septiembre de 2009, por medio de la cual se reconoce y ordena el segundo y último pago proceso coactivo administrativo No 5903 por ciclos no pagos y pagos cancelados con extemporaneidad Instituto de Seguros Social Vrs Municipio de Fusagasugá. Donde se pagó por intereses $ ; por Honorarios $ : teniendo en cuenta lo anterior el equipo Auditor considera que se ocasiono un posible daño al patrimonio del Municipio por valor de $ 21,144,219 (ver numeral ). AOPOYO GESTIÓN JURIDICA ALCALDI A DE FUSAGASUGÁ DE LA OFICINA JURIDICA RECOPILARÁ LOS LA OFICINA JURIDICA LUEGO DE LA RECOPILACION 1 mes NÚMERO DE OFICINA DOCUMENTOS (PRUEBAS) NECESARIOS PARA DE LAS PRUEBAS NECESARIAS, PROCEDERÁ A DEMANDAS INICADAS ASESORA INICIAR LOS S DE REPETICIÓN EFECTUAR EL REPARTO Y ENTREGAR PODERES A (ACCIONES DE JURIDICA PERTINENTES CONTRA LOS PERSONAS LOS ABOGADOS EXTERNOS, CON EL FIN DE REPETICION) RESPONSABLES DEL INICIO DE ESTA ACCIÓN POR INICIAR LAS ACCIONES DE REPETICIÓN EN /NÚMERO DE PAGOS LA CUAL FUE CONDENADA LA ALCALDIA DE CONTRA DE LOS IMPLICADOS. EFECTUADOS POR FUSAGASUGÁ. SENTENCIAS Y CONCILACIONES Página 14

15 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES 17. SENTENCIA Y CONCILIACIONES: DEMANDA :Mediante apoderado judicial, en ejercicio de la acción contractual consagrada en el articulo 87 de la CC; a formula demanda contra el Municipio de Fusagasugá. Según Resolución Administrativa Nº del 4 de Mayo de 2009, "Por medio de la cual se reconoce y ordena el pago de indexación y liquidación de intereses proceso ordinario acción contractual CIC. Donde se pagó por intereses $ ; por indexación $ ; (Ver Numeral 3.2.6). AOPOYO GESTIÓN JURIDICA ALCALDI A DE FUSAGASUGÁ DE LA OFICINA JURIDICA RECOPILARA LOS LA OFICINA JURIDICA LUEGO DE LA RECOPILACION 1 MES NÚMERO DE OFICINA DOCUMENTOS (PRUEBAS) NECESARIAS PARA DE LAS PRUEBAS NECESARIAS, PROCEDERÁ A DEMANDAS INICADAS ASESORA INICIAR LOS S DE REPETICIÓN EFECTUAR EL REPARTO Y ENTREGAR PODERES A (ACCIONES DE JURIDICA PERTINENTES CONTRA LOS PERSONAS LOS ABOGADOS EXTERNOS, CON EL FIN DE REPETICION) / RESPONSABLES DEL INICIO DE ESTA ACCIÓN POR INICIAR LAS ACCIONES DE REPETICIÓN EN NÚMERO DE PAGOS LA CUAL FUE CONDENADA LA ALCALDIA DE CONTRA DE LOS IMPLICADOS. EFECTUADOS POR FUSAGASUGÁ. SENTENCIAS Y CONCILACIONES 18. SENTENCIA Y CONCILIACIONES: En el proceso correspondiente a aportes 9% de los años 2001 y 2002 de vivienda - según Egreso Nº se cancelo por capital e interés el valor de $ el equipo Auditor concidera que se ocaciono un posible daño al patrimonio del Municipio por dicho valor (Ver numeral ). AOPOYO GESTIÓN JURIDICA ALCALDI A DE FUSAGASUGÁ DE LA OFICINA JURIDICA RECOPILARA LOS LA OFICINA JURIDICA LUEGO DE LA RECOPILACION 1 MES NÚMERO DE OFICINA DOCUMENTOS (PRUEBAS) NECESARIAS PARA DE LAS PRUEBAS NECESARIAS, PROCEDERÁ A DEMANDAS INICADAS ASESORA INICIAR LOS S DE REPETICIÓN EFECTUAR EL REPARTO Y ENTREGAR PODERES A (ACCIONES DE JURIDICA PERTINENTES CONTRA LOS PERSONAS LOS ABOGADOS EXTERNOS, CON EL FIN DE REPETICION) / RESPONSABLES DEL INICIO DE ESTA ACCIÓN POR INICIAR LAS ACCIONES DE REPETICIÓN EN NÚMERO DE PAGOS LA CUAL FUE CONDENADA LA ALCALDIA DE CONTRA DE LOS IMPLICADOS. EFECTUADOS POR FUSAGASUGÁ. SENTENCIAS Y CONCILACIONES JOSE RICARDO RODRIGUEZ DÍAZ JULIO CESAR BOBADILLA MARTÍNEZ Página 15

16 PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORÍA 2009 CONTROL Y MEJORAMIENTO CONTINUO PRESENTADO POR: ALCALDIA DE FUSAGASUGA HALLAZGO AREA / CICLO/ ESTRATEGIA ACTIVIDAD TIEMPO DE EJECUCION PROGRAMADO INDICADOR DE CUMPLIMIENTO RESPONSABL ES ALCALDE DEL MUNICIPIO DE FUSAGASUGA (e) JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO Página 16

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