Código de Ética Cenit Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S. CENIT TRANSPORTE Y LOGÍSTICA DE HIDROCARBUROS S.A.S.

Transcripción

1 CENIT TRANSPORTE Y LOGÍSTICA DE HIDROCARBUROS CÓDIGO DE ÉTICA 1

2 CONTROL DE CAMBIOS Y VERSIONES Descripción Versión Fecha Aprobación Junta Directiva Creación del Documento 1 25/Febrero/2013 2

3 I INTRODUCCIÓN La ética es un conocimiento que es posible aprender e interiorizar y que nos ayuda a decidir y actuar de manera correcta, prudente y justa. La ética es la esencia del actuar de CENIT Transporte y Logística de Hidrocarburos ( CENIT ). Para CENIT las relaciones con sus trabajadores, sus contratistas, sus clientes y demás grupos de interés, parten de la base de que las actuaciones mutuas deben distinguirse por la confianza y la transparencia. Estas premisas fundamentales de conducta se establecen y consolidan conceptualmente en la política empresarial, en el Código de Buen Gobierno, en el presente Código y en el Manual de Cumplimiento los cuales son nuestras cartas de navegación. Este Código de Ética, el Manual de Cumplimiento, los Principios de Relacionamiento y los valores de nuestras Piedras Angulares, son nuestro soporte ético, la base de toda decisión y acción como empleados, contratistas, proveedores y Junta Directiva. Los Principios de Relacionamiento constituyen el ejercicio de nuestra ciudadanía corporativa, inspiran nuestra actuación para buscar la realización y sostenibilidad de nuestro negocio, con responsabilidad social, en un marco de respeto de la vida digna y la pluralidad de nuestros grupos de interés: CENIT actúa con responsabilidad social. Para CENIT la responsabilidad social empresarial es una manera concreta de ser, es el resultado de pensar, sentir y actuar con ética, asumiendo las consecuencias de nuestros actos, éxitos o fracasos desde nuestra libertad. La operación se desarrollará de manera recta e íntegra. CENIT respeta la pluralidad. Reconocemos la diversidad, las tradiciones y costumbres, las realidades sociales, económicas y culturales de nuestros grupos de interés en donde operamos y así mismo compartimos las nuestras, de tal manera que podamos convivir en armonía y ser acogidos e incluidos. CENIT construye y comparte la riqueza. Construimos y compartimos riqueza en el desarrollo de nuestro negocio: en información biótica y abiótica, en conocimiento científico y social, en tecnología, en proyectos y propuestas que importen a nuestros grupos de interés, en oportunidades de negocio y de trabajo, en apoyo a las instituciones, en recursos energéticos e impuestos. CENIT busca la sostenibilidad y el respeto por el medio ambiente. Desarrollamos nuestro negocio de manera ética y sostenible, protegiendo el medio ambiente, minimizando nuestro impacto. Trabajamos para construir entre todos un futuro común, en un entorno compartido. CENIT promueve la participación de sus grupos de interés a través del diálogo. Usamos el diálogo y el trabajo en equipo para construir relaciones participativas, abiertas y constructivas que nos permitan gestionar proyectos reconociendo la autonomía de nuestros grupos de interés. 3

4 CENIT actúa y comunica con transparencia. Comunicamos con transparencia quiénes somos, qué hacemos, cómo actuamos y cómo solucionamos los conflictos. Reconocemos los errores y aprendemos de ellos. CENIT se relaciona a través de organizaciones. Buscamos que nuestras relaciones con los grupos de interés se realice a través de organizaciones para facilitar las interacciones ordenadas e institucionales. Cada empleado representa a CENIT como organización en los diálogos y acciones que adelante con los grupos de interés. CENIT es una empresa democrática. Somos democráticos cuando respetamos la libertad y dignidad de nuestros grupos de interés y nos relacionamos siguiendo estos Principios de Relacionamiento, el Código de Ética y las Piedras Angulares con coherencia e integridad moral, para realizar nuestra actividad de transporte de hidrocarburos. CENIT cumple sus promesas y acuerdos. Para honrar estos principios, debemos generar y cumplir las promesas y acuerdos frente a los grupos de interés. Tendremos una actitud de rendición de cuentas voluntaria y activa en procesos claros, que mantengan la trazabilidad de nuestros actos. Las Piedras Angulares representan para CENIT los valores y fundamentos sobre los que se basan las actividades diarias: Confianza: Aceptamos libremente creer en los demás para generar relaciones de respeto, transparencia y certeza. Compromiso: Todos nuestros esfuerzos, decisiones y acciones transforman nuestras promesas en realidades éticas. Integridad: Nuestro comportamiento nos muestra como personas coherentes, porque actuamos como decimos y pensamos. Cada una de nuestras acciones honra nuestras promesas, compromisos y principios como la única manera de hacer negocios y de alcanzar la vida digna Responsabilidad: Hacemos el mejor esfuerzo por alcanzar los objetivos empresariales con un manejo eficiente de los recursos, asegurando el desarrollo sostenible del entorno y el auto cuidado. Asumimos las causas y consecuencias de nuestros actos, éxitos o fracasos desde nuestra libertad. Respeto: Aceptamos las diferencias que nacen en la propia autoestima y el reconocimiento de la existencia del otro. Toda persona, toda comunidad y sus entornos ecológicos merecen de nosotros la más alta consideración y cuidado, sin exclusiones ni discriminaciones. Honrar este Código de ética significa ser fiel a lo que creemos, define y aclara los comportamientos aceptados por CENIT y extiende los compromisos de Responsabilidad Social Empresarial a la responsabilidad personal de cada uno de nosotros como la única manera de hacer negocios dejando una huella para el futuro. 4

5 II MARCO DE ACTUACION Capítulo 1. Marco de Actuación 1.1 Qué es el Código de Ética? Es el documento de referencia de CENIT para gestionar la ética en el día a día, que contiene un conjunto de declaraciones explícitas de comportamientos que deben tener empleados, miembros de Junta Directiva de CENIT, contratistas y proveedores independientemente del cargo o función que ocupen. Actuar de acuerdo con este Código asegura la coherencia con las Piedras Angulares, Principios de Relacionamiento y Código de Buen Gobierno. 1.2 Quién debe seguir este código? El Código de Ética aplica a todos los empleados, miembros de Junta Directiva de CENIT, contratistas y proveedores. 1.3 Qué se espera de mí? CENIT espera que cada uno interiorice y utilice el Código de Ética con buen criterio, para practicarlo, resolver dilemas, tomar decisiones, actuar y relacionarse con los grupos de interés. Si alguna vez tiene una duda sobre cómo decidir, cómo resolver un dilema, cómo actuar y cómo relacionarse, acuda a este Código de Ética y analice responsablemente, las consecuencias de su decisión: Es coherente con lo que la Empresa es y espera de mí? Se ajusta a las normas? Afectará mi reputación y la de la Empresa? Qué beneficios trae para la Empresa? Este Código de Ética contempla situaciones generales, pero no puede considerar todos los casos concretos, dado que las realidades son complejas y diversas; tómese su tiempo para comprenderlo y para actuar de un modo razonable, prudente y justo, buscando los fundamentos que apoyen las decisiones y acciones. Si se encuentra ante una situación en la que no tiene claro cómo decidir, resolver un dilema, actuar o relacionarse de manera coherente con lo establecido por CENIT, o simplemente tiene dudas, preguntas o preocupaciones, deténgase, pida consejo y apoyo de sus compañeros, Presidente, Gerentes o Directores, o escriba a nuestro Canal Ético. 5

6 1.3.1 Cómo puedo promover una cultura de actuación ética? Cada persona promueve, con su ejemplo, una cultura ética dentro de CENIT cuando es coherente con este Código de Ética en su manera de hablar, actuar y relacionarse. Cada uno debe ser un modelo de la conducta adecuada. Promuevo la cultura cuando: Cumplo las promesas. Soy fiel a las Piedras Angulares y Principios de Relacionamiento de CENIT. Respeto a cada persona por su dignidad propia. Reconozco los errores y aprendo de ellos. Me comunico y escucho de manera abierta y transparente. Me comporto de acuerdo con los enunciados de este Código de Ética. Soy coherente cuando hablo, decido y actúo. Como líder o gerente de contrato exijo y doy ejemplo a proveedores y contratistas que cumplan con las normas y procedimientos de CENIT. Como funcionario de primer y segundo nivel de CENIT, en todo momento y lugar, en las instalaciones de la Empresa o fuera de ellas, durante la jornada laboral y fuera de ella, tengo un comportamiento ético Cómo puedo generar diálogo sobre los temas éticos? Debemos dialogar sobre la manera como decidimos y actuamos. El diálogo nos ayuda a interpretar en equipo el Código de Ética y los Principios de Relacionamiento para aplicarlos en las decisiones y acciones de los casos concretos y generar una cultura ética de autocontrol y de control social. Permito el dialogo constructivo cuando: Escucho cuidadosamente y presto atención a las personas. Construyo mis ideas y juicios con base en información real y clara. Consulto mis dudas con mis compañeros. Me comunico con mis compañeros de manera apropiada. Enfrento cualquier asunto con evidencias y argumentos. Afirmo sólo lo que es cierto y de lo que tengo evidencias. Utilizo el Código de Ética, las Piedras Angulares y los Principios de Relacionamiento para fundamentar mi posición. Capítulo 2. MI COMPROMISO MANTIENE EL PATRIMONIO DE CENIT En CENIT actuar con ética implica el registro veraz y transparente del negocio, el buen uso de los bienes de la Empresa y el adecuado manejo de la información. 6

7 2.1. Veracidad y exactitud en los registros documentales La veracidad y exactitud de la información documental es responsabilidad de todos. El llevar registros con información veraz y exacta asegura la reputación y credibilidad de CENIT y el cumplimiento de las obligaciones legales y regulatorias. Soy veraz y exacto en los registros cuando: Respaldo con documentación las actividades reales del negocio. Me aseguro de que todos los reportes y documentos que genero sean veraces, completos, precisos, oportunos y comprensibles, y que reflejen la verdadera naturaleza de una transacción o actividad. Nunca falsifico un documento. Valido la información que remito a otros con el custodio del dato y con las fuentes autorizadas. Informo sobre cualquier imprecisión, actividad ilícita, fraudulenta o que vaya en contra de la ética de CENIT Uso de los bienes de la Empresa Cada uno, según su cargo, es responsable de usar y proteger el patrimonio y los bienes de la Empresa de acuerdo con la función y destinación del mismo. Los bienes de CENIT son todas las herramientas físicas e inmateriales que nos permiten llevar a cabo nuestro negocio, garantizar la seguridad y trabajar en condiciones dignas, sin importar si son propios o de terceros. Son ejemplos de nuestros bienes: La Reputación Dinero de la Empresa La Marca de la Empresa La información Información confidencial o patentada Bienes físicos como oficinas, baños, cafeterías Los activos de producción Sistemas y programas de computación Las facilidades de campo Vehículos de la Empresa Fotocopiadoras Entre otros. Uso adecuadamente los bienes de la Empresa cuando: Utilizo los bienes para la gestión del negocio de CENIT y evito usarlos para actividades diferentes para las que me las entrega la Empresa. Utilizo el tiempo del horario laboral para desarrollar y cumplir mis objetivos y cumpliendo con las metas de la estrategia. 7

8 Utilizo la marca de CENIT conforme con el manual de imagen y uso de marca y sólo en circunstancias que tengan que ver con el logro de los objetivos del negocio. Identifico el beneficio de CENIT en el uso de los bienes de la Empresa. Gestiono los contratos de manera eficiente, cumpliendo con su objeto y obligaciones, asegurando los estándares y el modelo de negocio de CENIT y procurando cumplir los tiempos establecidos. No incurro en gastos que no sean absolutamente necesarios para el desarrollo de mi trabajo, el cumplimiento de mis objetivos y las metas estratégicas de la Empresa. No reporto gastos de viaje o representación por encima de los valores en que realmente incurrí Uso adecuado de la información Reconocemos que la información es un bien intangible de CENIT y por lo tanto protegemos toda la información de la Empresa y la usamos para el logro de los objetivos de nuestro trabajo y la gestión del negocio. Tendremos especial cuidado con aquella información de CENIT que no está disponible al público, la información privilegiada y la información privada de personas u organizaciones. Uso adecuadamente la información cuando: Entrego información a otros sólo para conseguir los objetivos y gestionar el negocio. Celebro un acuerdo de protección, para evitar el uso indebido. Respeto y hago respetar los acuerdos de protección suscritos con contratistas y proveedores. No proporciono información que permita mejorar la posición de negociación frente a contratos, operaciones, y en general cualquier relación con CENIT ni hago uso de información privilegiada para favorecer intereses propios o de terceros. Reconocemos que es ilegal y puede dar lugar a una acción judicial. Respeto la privacidad, dignidad y buen nombre de todas las personas. Reúno, uso y proceso la información únicamente con fines comerciales legítimos, con responsabilidad en cumpliendo de todas las leyes aplicables. Actúo de acuerdo con la ley aplicable, las obligaciones contractuales pertinentes y las políticas de manejo de la información. Consulto las Políticas de protección de la información, información privilegiada y privacidad para obtener orientación y consejos adicionales de acuerdo a los lineamientos de la Empresa. Discuto los temas empresariales en CENIT. No hablo en lugares públicos de estos temas. Custodio la información relevante del negocio desde mi cargo y me aseguro de que se construya memoria empresarial. 8

9 Qué entendemos por información no pública? La información de CENIT no es pública. Entre los ejemplos de información no pública se incluye la información relacionada con: Empleados, planes estratégicos y de negocios, cambios importantes en la presidencia, fusiones, especificaciones técnicas, propuestas en curso, información financiera, innovación tecnológica, entre otros. Qué entendemos por información privilegiada? Es la información que permite mejorar la posición de negociación frente a contratos, operaciones, relacionamiento y en general cualquier relación de CENIT. Qué entendemos por información privada? Es información personal de personas y organizaciones que tienen relación con CENIT, y que es protegida por las leyes de privacidad y el respeto por las personas. Capítulo 3. TRANSPARENCIA ENTRE MIS INTERESES Y LOS INTERESES DE CENIT Decidimos y actuamos con transparencia y en función del mejor provecho de CENIT cuando trabajamos para la Empresa. Un conflicto de interés surge cuando una relación personal, financiera o familiar nos impide como empleados, contratistas, proveedores o miembros de Junta Directiva, actuar con independencia en el mejor provecho de CENIT. En una acepción amplia, existe conflicto de interés en cualquier acción que se deba desarrollar o decisión que se deba adoptar por una persona en nombre o representación de CENIT o en ejercicio de actividades o funciones asignadas por esta empresa (a través de quienes fueren competentes); que pueda ir en beneficio de quien actúa o decide, su cónyuge o compañero (a) permanente, sus parientes, o de una persona jurídica en la que aquel, su cónyuge o compañero (a) permanente, o sus parientes, tenga (n) intereses económicos o desempeñe(n) funciones de administración o dirección. Actúo con transparencia cuando: Tomo decisiones comerciales objetivas e independientes basado en los objetivos empresariales de CENIT. Declaro proactivamente los conflictos de interés cuando tengo participación o puedo ejercer influencia significativa en las decisiones financieras y de operación en empresas contratistas, proveedores de CENIT, o de cualquier tercero con el cual la Empresa celebre una operación y me abstengo de participar en dichas decisiones. No acepto ni solicitó ninguna clase de incentivo que pueda afectar mi capacidad para actuar con independencia y en beneficio de la Empresa. Reconozco que es ilegal y puede dar lugar a una acción judicial. 9

10 Mantengo mi independencia e imparcialidad cuando soy responsable de negociar en representación de la Empresa. Sigo siempre las pautas de contratación aplicables para la selección de proveedores y contratistas Consulto con mis compañeros cuando tengo dudas sobre si alguna relación podría generar un conflicto de interés. Me aseguro de que mi familiaridad o amistad no afecte mi capacidad para actuar con independencia y en beneficio de la Empresa. Además, me aseguro de que así lo parezca. Me aseguro de que mis relaciones personales con mis compañeros de trabajo no afecten mi capacidad para actuar en el mejor provecho de la Empresa. Baso las decisiones laborales en el mérito, las calificaciones, el desempeño, las habilidades y la experiencia. Tomo decisiones comerciales objetivas en beneficio de CENIT. Sigo las pautas de rechazo y aceptación de regalos, comidas y atenciones y no permito que estos puedan comprometer mi independencia. Para salvaguardar los intereses de la sociedad y garantizar la adopción de decisiones transparentes y objetivas, y que vayan en beneficio de la misma, los Administradores y todos aquellos que actúen en nombre o representación de CENIT o en ejercicio de actividades o funciones asignadas por esta Empresa (a través de quienes fueren competentes), deberán revelar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses de CENIT, al tratar con clientes, proveedores, contratistas y cualquier persona que realice o pretenda ejecutar negocios con la sociedad o con empresas en las que ésta tenga participación o interés, directa o indirectamente. Por lo anterior, en caso de encontrarme un potencial conflicto de interés: a) Me abstendré de tomar decisiones sobre la situación particular que genera el conflicto de interés b) Me declararé impedido por escrito ante mi superior jerárquico. c) Para el efecto, suministraré toda la información que le permita al superior tomar una decisión objetiva, específicamente la siguiente: función que desarrollo o desarrollaré; identificación de las personas con las que tengo el vínculo que puede interferir en la actuación o decisión; participación o interés de éstas personas en la actuación o decisión. d) El superior inmediato deberá evaluar la situación particular y tomar una decisión al respecto Si soy el superior inmediato de un funcionario y me reportan un conflicto de interés, actuaré de la siguiente manera: a) Analizaré la situación para determinar si efectivamente la situación planteada es un conflicto de interés. Si tengo dudas, o requiero apoyo sobre la materia, elevaré mi inquietud a la Mesa de Ética para recibir asesoría al respecto. b) Si efectivamente hay un potencial conflicto de interés, tomaré las decisiones que correspondan para designar la persona que reemplazará, de manera temporal y exclusivamente frente a la situación que genera conflicto, a la persona incursa en 10

11 hecho; con el fin de evitar o dirimir el conflicto, respetando el derecho al trabajo del colaborador y la contra parte. Si soy Administrador de CENIT: a) Daré cumplimiento a lo establecido en el numeral 7 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, de conformidad con el cual los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. Conflictos de interés en materia de contratación: En materia de contratación existirá conflicto de interés, entre otras situaciones, cuando una persona designada o contratada por Cenit: - Sea o vaya a ser Gerente del Contrato, Administrador de Contrato o funcionario con facultades de pago, en cuyo trámite, celebración y/o ejecución participen las siguientes personas: cónyuge, compañero(a) permanente, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, su socio o socios de hecho o de derecho, ex superiores o ex subordinados jerárquicos suyos en Cenit. - Sea o vaya a ser interviniente en la evaluación de una propuesta en la cual participen las siguientes personas: cónyuge, compañero(a) permanente, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, su socio o socios de hecho o de derecho, ex superiores o ex subordinados jerárquicos suyos en Cenit o cualquiera de ellos que tenga interés en la propuesta y en el contrato que de la misma se pueda derivar, o forme parte del equipo de trabajo ofrecido para la ejecución del contrato que se celebraría. - Deba recibir de manera directa reportes, informes u otro tipo de entregables, provenientes de contratistas en cuyo equipo de trabajo participen las siguientes personas: cónyuge, compañero(a) permanente, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, su socio o socios de hecho o de derecho, ex superiores o ex subordinados jerárquicos suyos en Cenit o en los que éstos tengan interés. - Sea o vaya a ser asesor de un proceso de selección, contrato u otro acto contractual en el cual participen las siguientes personas: cónyuge, compañero(a) permanente, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, su socio o socios de hecho o de derecho, ex superiores o ex subordinados jerárquicos suyos en Cenit o en los que éstos tengan interés. - Sea o vaya a ser liquidador de un contrato en el cual tengan interés las siguientes personas: cónyuge, compañero(a) permanente, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, su socio o socios de hecho o de derecho, ex superiores o ex subordinados jerárquicos suyos en Cenit. PARÁGRAFO: Tratándose de ex superiores o ex subordinados, la situación tendrá que ser revisada, en cada caso, a la luz de los que jurídicamente constituye Conflicto de Interés. 11

12 Grados de Consanguinidad Abuelos 2 Grado Padres Tíos 3 Grado Hermanos 2 Grado Empleado Primos 4 Grado Sobrinos 3 Grado Hijos Nietos 2 Grado Grados de Afinidad Abuelos 2 Grado Padres Tíos 3 Grado Hermanos 2 Grado Empleado Cónyuge Primos 4 Grado Sobrinos 3 Grado Hijos Nietos 2 Grado 12

13 Regalos, Cortesías y Atenciones. CENIT reconoce que en nuestro medio, el intercambio de atenciones o cortesías es una práctica social común en el ambiente de negocios, usualmente realizada para fortalecer los vínculos con los grupos de interés. Estas situaciones, sin embargo, deben manejarse dentro de los parámetros reconocidos como aceptables para CENIT, esto es, que no creen un sentido de obligación o trato preferencial con la tercera parte involucrada, que pueda generar potenciales conflictos de interés o violación de leyes anticorrupción nacionales o internacionales. Los empleados de CENIT no están autorizados para ofrecer o dar regalos, atenciones o cortesías directamente o por interpuesta persona a personas que representen a un Grupo de Interés, excepto atenciones u objetos promocionales claramente identificados, cuyo valor comercial no sea representativo. Esta prohibición se extiende a los miembros de la familia del trabajador en primer grado de consanguinidad, afinidad y civil. Se entiende por regalos, atenciones o cortesías, aquellos bienes o beneficios que se dan o reciben a ó de un tercero, quien los recibe sin pagar nada en contraprestación. Esto incluye: bienes tangibles o intangibles tales como servicios, capacitaciones, descuentos, préstamos, condiciones ventajosas para la obtención de un producto o servicio, premios, viajes, transporte, entradas a conciertos o eventos de entretenimiento, acciones, utilización de instalaciones vacacionales, o planes recreativos. En el caso que los bienes tengan una clara identificación de promoción de un servicio o el nombre de una organización, estos son considerados promocionales. Se considera representativo un obsequio, atención o regalo cuyo valor supere la quinta parte de un salario mínimo mensual legal vigente colombiano (SMMLV) o su equivalente en otra moneda. Los empleados de CENIT no pueden, en relación con cualquier persona, o familiar de dicha persona, o cualquier entidad o Grupo de Interés que busque hacer negocios con CENIT: a. Dar o aceptar directamente o por interpuesta persona un regalo o atención, ya que éste puede ser percibido como una manera de influenciar la decisión que va a tomar o tomó el trabajador de CENIT, generando un potencial conflicto de intereses. b. Dar o aceptar directamente o por interpuesta persona dinero en efectivo o en especie por cualquier monto. c. Solicitar o imponer directamente o por interpuesta persona cortesías, beneficios, favores o regalos de los terceros con los que se tenga relación. Todos los regalos o atenciones recibidos deben ser devueltos al tercero. Si no es posible realizar la devolución por razones culturales u otra índole (en ciertas culturas puede ser considerado un agravio la devolución del regalo) se debe efectuar la donación a una entidad sin ánimo de lucro reportando a la Mesa de Ética la actividad realizada. 13

14 Algunos de los artículos que pueden ser aceptados sin autorización previa son regalos de bajo costo como agendas, bolígrafos, calendarios, mugs, gorras o pequeños artículos promocionales. No se permite aceptar donaciones o recoger fondos por parte de proveedores con el propósito de realizar fiestas, celebraciones, seminarios o similares. Capítulo 4. BUENAS RELACIONES ENTRE NOSOTROS Tratamos a los otros con respeto y honestidad en todo momento, como nos gustaría ser tratados. Valoramos las diferencias y la diversidad entre las personas de todas las regiones en las que desarrollamos nuestro negocio. Las decisiones de empleo se basan en razones de negocio, como las competencias, los talentos, los logros, los estilos de comunicación y el cumplimiento con las leyes laborales locales y nacionales. Actúo con respeto y promuevo las buenas relaciones cuando: Respeto la vida y la dignidad de todas las personas, reconociendo y aceptando la diversidad y condición de cada cual (grupos de interés). No llevo a cabo conductas abusivas, de acoso u ofensivas de cualquier tipo (verbal, física o visual). No hago comentarios degradantes que puedan irrespetar la diversidad y las diferencias de género, raza orientación sexual o características étnicas, entre otras. No hago insinuaciones ni comentarios sexuales. Promuevo relaciones de compañerismo, evitando posiciones egoístas, y disociadoras que pueden implicar daño a un compañero de trabajo. Informo, con argumentos y evidencia, cualquier acoso a mí o a otro, si se da el caso. Mantengo el lugar de trabajo seguro mediante el cumplimiento de las reglas y prácticas relacionadas con la salud y la seguridad en cuidado mío y de los otros. No consumo ninguna sustancia que pueda impedir el desarrollo seguro y eficaz de mi trabajo. Respeto el tiempo, el trabajo y el conocimiento de cualquier persona que forme parte del negocio. Reconozco y acepto los usos, tradiciones y costumbres de las comunidades con las que interactúo. Capítulo 5. RESPETO POR EL ENTORNO Nuestro negocio se realiza en entornos caracterizados por la diversidad cultural, social y ecológica. CENIT protege el medio ambiente y establece relaciones de confianza con sus grupos de interés. 14

15 Respeto el entorno cuando: Cuido el medio ambiente y me abstengo de tomar acciones que puedan poner en riesgo la estabilidad de los ecosistemas. Cumplo las normas ambientales y garantizo que se cumplan. Sigo todos los procedimientos para asegurar el cumplimiento de los estándares ambientales. Reconozco, acepto y respeto la diversidad de las zonas en las que tenemos operación. Doy ejemplo a mis compañeros, contratistas y proveedores del respeto por el medio ambiente, y por nuestros grupos de interés. Me aseguro de que el cumplimiento de este Código de Ética, de los Piedras Angulares y de los Principios de Relacionamiento de CENIT sean una condición de cualquier relación. Me relaciono con los grupos de interés a través de organizaciones para facilitar que la interacción sea ordenada e institucional. Siempre soy consciente de que represento a CENIT como organización en los diálogos y acciones que adelante con los grupos de interés. Trato a nuestros grupos de interés de la misma manera que espero ser tratado, cumpliendo las promesas y honrando los Principios de Relacionamiento. Capítulo 6. LEGITIMIDAD EN LAS NEGOCIACIONES DE CENIT La naturaleza del negocio de hidrocarburos requiere que interactuemos con autoridades nacionales, regionales y locales, y que negociemos con nuestros proveedores, contratistas y socios de operación. Todas nuestras relaciones se rigen por los Principios de Relacionamiento y por las normas legales aplicables. Actúo con legitimidad cuando: Me aseguro de conocer, comprender y observar las normas que son aplicables a la Empresa desde mi cargo y responsabilidad. Utilizo los caminos legales para las relaciones con los grupos de interés. No ofrezco incentivos a un funcionario de gobierno, a contratistas o grupos ilegales, ya sea directa o indirectamente, para influir en una decisión discrecional. Reconozco que es ilegal y puede dar lugar a una acción judicial. No uso mi posición en la Empresa para involucrarme, hacer política u obtener algo a cambio. Siempre adelanto negociaciones honestas y transparentes con los grupos de interés y los trato con honestidad y respeto. No participo ni legitimo prácticas desleales, engañosas o confusas. Cumplo las leyes de competencia aplicables en los países en los que hacemos negocios. Desarrollo mi competitividad respetando y promoviendo los estándares de la industria de hidrocarburos. 15

16 Capítulo 7. COMPROMISO CON EL CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO 7.1. Firma del compromiso Todos los empleados y miembros de la Junta Directiva firmamos un formulario de reconocimiento que ratifica que hemos leído el Código de Ética y aceptamos cumplir sus disposiciones. Periódicamente realizaremos reconocimientos similares. Los administradores e interventores de contrato aseguran que sus contratistas y proveedores conozcan y entiendan este Código como guía y deber en el desarrollo de la actividad comercial. Con tal fin, en los contratos se incluirán las cláusulas que garanticen que los contratistas y proveedores aceptan conocer y cumplir el Código de Ética, el cual formará parte integral de los respectivos contratos. No leer el Código de Ética o no firmar el formulario de reconocimiento no es excusa para que se viole o incumpla. El presente Código de Ética es de obligatorio cumplimiento. La inobservancia a lo dispuesto en el presente Código dará lugar a las acciones disciplinarias correspondientes que podrán llegar hasta la terminación del contrato de trabajo, sin perjuicio de las acciones legales (civiles, administrativas y/o penales) a que haya lugar Responsabilidad de orientación Para generar un espacio de conversación, aprendizaje y denuncias, CENIT cuenta un canal para que entre todos construyamos y ratifiquemos nuestro actuar ético en el desarrollo del negocio. Este espacio es el Canal Ético, el cual está disponible para quienes quieran participar. Todas las consultas son confidenciales, incluso para los miembros de la Mesa de Ética. El Secretario Técnico velará por proteger la identidad de quien consulta. (Ver Procedimiento de Gestión de Denuncias) Así mismo, CENIT está comprometido con la difusión, implementación y garantía de la sostenibilidad de la práctica ética en toda su gestión, por eso contamos con una Mesa de Ética, conformada por (a) el Presidente, (b) un representante de Auditoria Interna, (c) un representante del Área Legal, (d) un representante de Responsabilidad Social y (e) un Secretario Técnico. Esta Mesa de Ética tendrá dentro de sus funciones: Velar por el cumplimiento del Código de Ética. Velar que el canal sea un espacio confidencial e independiente para uso de empleados, miembros de junta directiva, contratistas y proveedores. 16

17 Asegurar una gestión idónea del Canal Ético como un espacio de conversación en torno a la ética en el día a día. Asegurar que la organización documente y comunique las lecciones aprendidas y mejores prácticas éticas en CENIT. Definir los recursos de apoyo para asegurar la pedagogía y sostenibilidad de la ética dentro de CENIT. Recomendar de manera razonada sobre las faltas éticas de acuerdo con Procedimiento de Gestión de Denuncias Conversemos Si tiene preocupaciones, dudas, inquietudes o dilemas sobre la actuación ética recuerde que puede pedir consejo y apoyo a sus compañeros, presidente, gerentes o directores. Escriba a nuestro Canal Ético. Todas las comunicaciones serán confidenciales. Si quiere denunciar una falta ética, proceda a través del formato establecido para este fin en el Procedimiento de Gestión de Denuncias. La Empresa garantiza el acceso de proveedores y contratistas al Canal Ético para la presentación de denuncias, dilemas éticos y/o consultas, asegurando la imparcialidad, seguridad y confidencialidad Respuesta de inquietudes, dudas, dilemas Las comunicaciones enviadas al Canal Ético serán respondidas en un término prudente, entregando elementos de juicio, preguntas e información que ayuden a quien consulta a tomar una decisión. El Canal Ético será administrado por un tercero experto en temas de ética empresarial, que garantiza, imparcialidad, seguridad y confidencialidad. Capítulo 8. VIGENCIA El presente Código de Ética rige a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva de Cenit. 17