PROCEDIMIENTO PLANEACION DE PROYECTOS PROCESO GESTION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

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1 Página: 1 de OBJETIVO: Establecer las actividades para identificar los parámetros iniciales y para constituir las bases de un nuevo proyecto o fase de un proyecto existente que garanticen el cumplimiento del objetivo del mismo. 2. ALCANCE: Este procedimiento incluye desde la asignación de un proyecto a la Fundación FES hasta el inicio de la ejecución de un proyecto. 3. DEFINICIÓN: Documento del proyecto: son tipos especiales de documentos: procedimientos, guías, protocolos, instructivos, entre otros; que se crean sólo para un proyecto determinado y por lo tanto su control se realiza en el Plan de Calidad del proyecto, no en el procedimiento P-GMC-1 Elaboración y Control de Documentos. Hito: actividad que representa la consecución de un logro importante en el proyecto. Son una forma de conocer el avance del proyecto. Stakeholders (interesados): son todas aquellas personas, entidades o empresas que podrían ser impactadas positiva o negativamente con la ejecución del proyecto. 4. RESPONSABLE: Directores de áreas de procesos misionales Gerente / Coordinador de Proyecto Coordinador PMO. 5. CONDICIONES: El proceso de Gestión de Oportunidades envía el contrato, propuesta técnica, estudios previos y demás documentos generados en dicho proceso. El Plan de Gestión de Proyecto está conformado por diferentes componentes cuya gestión se puede realizar de manera independiente pero garantizando el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Esta estructuración del Plan de Gestión de Proyecto permite la entrega sólo de algunos componentes al cliente, cuando todo el contenido del plan no es exigible por el mismo, como es el caso de algunos proyectos de administración de recursos.

2 Página: 2 de 10 Dependiendo de las exigencias del cliente, se puede llegar al acuerdo de usar los formatos y procedimientos propios del sistema de gestión del mismo o de mantener los propios de la Fundación FES. Este procedimiento representa los componentes mínimos del proyecto pero pueden incluirse componentes adicionales acordados con el cliente. Los proyectos de administración de recursos son coordinados por la Coordinadora PMO. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1.Recibir el contrato firmado con el cliente El Director de Área o el Coordinador PMO (según aplique) recibe y analiza el contrato/convenio firmado con el cliente, así como la documentación relacionada (propuesta, términos de referencia, estudios previos, acta de inicio, entre otros) a fin de tener claridad sobre los objetivos y alcance del mismo para iniciar la planeación del proyecto. El Director de Área o el Coordinador PMO informa a la Dirección Administrativa y Financiera, en cumplimiento de lo establecido en el proceso Gestión Contable y Financiera, la información sobre la firma del convenio y/o contrato, solicitando la creación del centro de costos del proyecto y en los casos que lo requiera se establezca la cuenta de ahorros o corriente a través de la cual se gestionarán los recursos financieros del proyecto. Se recibe información de la creación de la referencia contable en la cual se registrarán los costos y gastos del proyecto. 6.2.Solicitar el nombramiento del Gerente del Proyecto Una vez el Director de Área o Coordinador PMO ha analizado el contrato y/o convenio solicita a la Dirección Administrativa y Financiera la contratación y/o designación del Gerente del Proyecto teniendo en cuenta los requerimientos del proyecto. La solicitud se realiza a través del proceso Gestión Humana diligenciando el formato F-GH-1 Solicitud de colaboradores. Dependiendo de lo exigido en el proyecto, el rol de Gerente de Proyecto, puede tener otras denominaciones; para este procedimiento se mantiene el nombre del rol como Gerente del Proyecto. Al Gerente del Proyecto nombrado, se le ofrece la inducción respectiva según el procedimiento P-GH-2 Inducción, Reinducción y Capacitación de Colaboradores y

3 Página: 3 de 10 adicionalmente el Director del Área o el Coordinador PMO le entrega y analiza conjuntamente la documentación del proyecto a fin de iniciar la planeación del mismo. 6.3.Conformar el Plan de Gestión del Proyecto El Gerente del proyecto realiza el Plan de Gestión del Proyecto validando permanentemente la información con el Director de Área o Coordinador PMO. Se puede realizar verificación conjunta con el cliente sólo si aplica por exigencias contractuales. El Plan de Gestión del Proyecto se considera la línea base del mismo. E Plan de Gestión del Proyecto incluye: - Datos generales del proyecto - Código del proyecto - Sponsor y gerente por cada entidad involucrada. (Si aplica) - Cliente e interesados en el proyecto citar numerales - Nivel de autoridad del gerente del proyecto - Alcance - Alcance del producto / Entregables - Metodología técnica del proyecto - Equipo de proyecto - Cronograma general e hitos en el mismo - Recursos requeridos - Presupuesto general aprobado - Adquisiciones de bienes y servicios no profesionales - Plan de comunicaciones - Plan de calidad - Gestión de Riesgos Gestión de los interesados (Stakeholders) - Identificar las personas, grupos y organizaciones que podrían impactar o ser impactados por decisiones, actividades o resultados del proyecto. Se identifican y analizan los intereses, interdependencias, tipos de influencias e impactos potenciales de los stakeholders en el proyecto. - Establecer los roles de cada uno de los stakeholders interesados, de acuerdo con sus intereses y funciones dentro del proyecto. - Elaborar estrategias que permitan involucrar a los stakeholders a través del ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis de sus necesidades, intereses e impacto potencial en los resultados del proyecto, esto se debe registrar en el formato F-GP-1 Matriz de gestión de los interesados.

4 Página: 4 de 10 - Allí debe quedar claro el nivel actual y el nivel deseado de involucramiento de cada uno de ellos, identificando su impacto según el ciclo del proyecto Alcance El Gerente del Proyecto determina el alcance del proyecto asegurando que incluya todo el trabajo requerido y el necesario para producir el bien o servicio para lo cual se estableció el proyecto. Para ello debe: - Identificar y consolidar los requerimientos del cliente. - Identificar los entregables, los criterios de aceptación. (Listado de Actividades y/o tareas a desarrollar en el proyecto). - Identificar las exclusiones del alcance. Los requerimientos del cliente y los criterios de aceptación se consolidan en F-GP-4 Matriz de requerimientos. Esta información se consolida en la Declaración del Alcance del Proyecto que se revisa conjuntamente con el gerente del proyecto de cliente. Para definir el alcance se tiene en cuenta el juicio técnico de los involucrados del proyecto, lo especificado en el contrato o convenio y sus anexos Definir la metodología técnica del proyecto Si en el contrato/convenio que soporta este proyecto no se ha definido la metodología técnica a seguir en el mismo, el Gerente del Proyecto conjuntamente con el Director de Área o el Coordinador PMO, según corresponda, proponen y justifican la metodología técnica a seguir para el cumplimiento de los objetivos del proyecto. La metodología propuesta se aprueba con el Gerente del proyecto por parte del cliente Definir el cronograma y los hitos del mismo El cronograma inicial se elabora considerando el desglose de las actividades y/o tareas definidas en el alcance del proyecto. A cada una de estas actividades se les estima su duración, momento de inicio y finalización, responsables, interdependencia de las mismas. El cronograma incluye los hitos del proyecto que facilitan su administración. Se establecen los tiempos máximos y mínimos permitidos de retraso o incumplimiento del cronograma establecido y sus puntos de control dentro del avance del proyecto.

5 Página: 5 de 10 El cronograma inicial se establece con base en la información disponible al momento de iniciar el ciclo de vida del proyecto, sin embargo se puede modificar según lo establezca el Gerente del Proyecto en coordinación con el cliente, dejando evidencia del control de cambio realizado. El plazo del proyecto será el determinado en el contrato/convenio que soporta el proyecto Costos y recursos Los recursos necesarios para el proyecto y la estimación de sus costos se identifican con base en el alcance del proyecto, el cronograma establecido, las exigencias del cliente. Teniendo en cuenta que en el Proceso Gestión de Oportunidades ya se habían estimado de manera preliminar los recursos para soportar el valor de la propuesta, en el proceso Gestión de Proyectos, se especifican en detalle. Algunos de los recursos requeridos son: equipo de trabajo, infraestructura, gastos de viaje (si aplica), logística, materiales y equipos y toda aquello que se requiera para cumplir con el objetivo del proyecto en el tiempo establecido. Se estiman los costos del proyecto: costos directos, indirectos, fijos y variables; a partir de aquí se elabora la línea de base de costos del proyecto y/o presupuesto inicial. El presupuesto requerido para el proyecto debe ser discriminado por períodos que faciliten posteriormente a la Dirección Administrativa y Financiera la planeación del flujo de gastos y costos. La solicitud de los recursos requeridos (excepto el equipo de trabajo) se realiza al proceso Gestión Administrativa; se detalla el tipo de recursos, sus especificaciones en detalle, período y lugar en el cual se requieren de acuerdo con el cronograma (teniendo en cuenta que no necesariamente se requieren todos los recursos durante todo el tiempo de vigencia del proyecto). Para las adquisiciones se debe tener en cuenta el cronograma y presupuesto establecido para el proyecto al momento de realizar la negociación con el proveedor o contratista. En el caso de que los tiempos de entrega o costos del proveedor o contratista estén por fuera de los criterios del proyecto, se debe informar al Director de Área o al Gerente del Proyecto para su análisis, aprobación y/ búsqueda de nuevas alternativas Recursos humanos

6 Página: 6 de 10 Teniendo en cuenta los objetivos, alcance, cronograma, lugar de ejecución de las actividades y los requisitos respecto al personal establecidos en el contrato y/o convenio, se identifican los roles, perfiles, habilidades y responsabilidades requeridos para conformar el equipo del proyecto, así como el nivel jerárquico y de autoridad entre cada uno de los integrantes. La relación de las personas requeridas en el proyecto se registra en F-GP-2 Matriz Equipo de Trabajo requerido para el proyecto. El Director de Área o el Coordinador PMO solicita el personal para el proyecto a la Dirección Administrativa y Financiera diligenciando el formato F-GH-1 Solicitud de colaboradores. El Director Administrativo y Financiera conjuntamente con el Director de Área o el Coordinador PMO analizan la solicitud, identificando la disponibilidad de las personas que puedan ocupar estos roles dentro de la Fundación. En el caso de que no se cuente dentro de la Fundación, personal con la disponibilidad para ocupar estos roles, se gestionará la solicitud al proceso de Gestión Humana o al proceso Gestión Administrativa dependiendo del tipo de vinculación a realizar: laboral o prestación de servicios respectivamente. La vinculación del personal considera el presupuesto del proyecto y el período en que se requiere de acuerdo con el cronograma del proyecto. El equipo general del proyecto estará conformado por integrantes de la Fundación FES y del cliente. El cliente será responsable de asignar las personas para el proyecto que cumplan con los perfiles y roles definidos Plan de Calidad El plan de calidad incluye las actividades y controles que aseguran la implementación de prácticas de mejora continua en el proyecto a fin de lograr sus objetivos considerando el alcance del proyecto (requerimientos, criterios de aceptación, entregables, exclusiones del alcance), cronograma, hitos, presupuesto del proyecto. El Plan de calidad incluye: - Objetivos de calidad articulados con los objetivos del proyecto. - Controles e indicadores para realizar seguimiento y medición al cumplimiento de los objetivos. - Metodología para el control de entregables y de los documentos propios del proyecto definiendo las instancias de elaboración, revisión y aprobación respectivas.

7 Página: 7 de 10 - Herramientas de calidad que se van a utilizar para hacer el seguimiento a la calidad del proyecto. Pueden considerarse diagramas de flujo, pareto, histogramas, diagramas de control, diagramas de dispersión u otros que se hayan implementado en algún otro proyecto y hayan arrojado resultados positivos de acuerdo con el cumplimiento de los requisitos establecidos por el cliente. - Documentación propia del proyecto. Ver numeral Documentación del control de versiones de los documentos y de los entregables del proyecto. - Auditorías requeridas para el proyecto. Los resultados de las auditorias y el manejo de los hallazgos se realiza conforme a lo establecido en el procedimiento P-GMC-3 Auditorías Internas del proceso Gestión de Mejoramiento Continuo de la Fundación FES. Dependiendo de las exigencias del cliente, se podrá llegar al acuerdo de usar los formatos y procedimientos de calidad propios del sistema de gestión del cliente Documentación del proyecto Dependiendo del tipo de proyecto, la Fundación FES puede proponer documentos que aporten para la metodología del proyecto y para el control de calidad del mismo. Se proponen procedimientos, instructivos, guías, protocolos, formatos, entre otros; que no son aplicables permanentemente en el Sistema de Gestión Integral pero son propios de un proyecto. La forma como se codifican y controlan los documentos del proyecto se define en el Plan d Calidad del proyecto Comunicaciones El Plan de Gestión del Proyecto incluye también la forma como se gestionan las comunicaciones dentro del equipo general del proyecto a fin de facilitar el cumplimiento de los objetivos del mismo. El plan de comunicaciones del proyecto se elabora considerando los interesados, el equipo general del proyecto, las necesidades y requisitos de información de los mismos, los canales de comunicación disponibles, las políticas en materia de confidencialidad de la información, la ubicación geográfica del proyecto, la disponibilidad de herramientas tecnológicas. El plan de comunicaciones identifica y establece:

8 Página: 8 de 10 - Generadores de la información - Tipo de información que se genera - Interesados en la información - Tipo de información requerida por los interesados y equipo del proyecto para cumplir su rol. - Niveles de confidencialidad establecidos. - Autorizaciones de acceso a la información - Canales y formas de comunicación e información - Periodicidad de la comunicación Se genera la F-GP-3 Matriz de Comunicación. De igual manera como parte de las estrategias para facilitar el acceso a la información se puede conformar un repositorio de documentos en el cual se pueden publicar los documentos propios del proyecto, los entregables, la información base entregada por el cliente y toda aquella necesaria para el cumplimiento de los objetivos. El acceso a este repositorio será controlado teniendo en cuenta los usuarios y los niveles de acceso permitidos (creación, modificación, eliminación, lectura); de igual manera en cumplimiento de las políticas de seguridad de la información se deben establecer los procedimientos para realizar las copias de seguridad y la recuperación de la información del sitio Gestión de Riesgos Se identifican los riesgos del proyecto, se califican con base en la probabilidad e impacto y se administran de acuerdo con el P-GMC-9 Procedimiento Administración de riesgos. Para determinar los riesgos se deben tener en cuenta todos los elementos involucrados en la gestión del proyecto identificados anteriormente y se recomienda realizar el ejercicio de identificación de riesgos con algunos miembros del equipo a fin de que se logre la mayor cobertura posible. Como parte de la administración de los riesgos se establecen controles y se formulan acciones preventivas en cumplimiento de lo expresado en el P-GMC-6 Procedimiento Formulación de acciones correctivas, preventivas y mejora. Se genera el F-GMC-13 Mapa de riesgos del proyecto. 6.4.Aprobar el Plan de Gestión del Proyecto

9 Página: 9 de 10 Una vez se ha elaborado el Plan de Gestión del Proyecto se somete a revisión interna, para posteriormente lograr la aprobación de acuerdo con lo expresado en el Plan de Calidad. 6.5.Socializar el Plan de Gestión de Proyecto Se socializa el Plan de Gestión de Proyecto con los integrantes del equipo excepto aquella información a la que se le haya establecido una restricción de confidencialidad (ej. Costos) en cumplimiento de la Matriz de Comunicaciones. 6.6.Gestión de cambios del proyecto Si durante la ejecución del proyecto se presenta algún cambio en los elementos que hacen parte del Plan de Gestión del Proyecto, se somete a revisión en las instancias establecidas en el Plan de Calidad, así como al control de versiones establecido en el mismo. 6.7.Formular acciones preventivas, correctivas, de mejora y/o lecciones aprendidas. El Director de Área o el Coordinador PMO y/o el Gerente del proyecto verifican que la planeación del proyecto se haya realizado en cumplimiento de sus objetivos. Si se identifican brechas se pueden formular acciones preventivas, correctivas y de mejora de acuerdo con lo expresado en el P-GMC-6 Procedimiento Formulación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora y/o lecciones aprendidas de acuerdo con el P-GCO-1 Procedimiento Gestión de Conocimiento. 7.ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción Cambio del Motivo cambio del Fecha cambio 1 Creación 17 de junio de 2014 del Aprobado por Director Ejecutivo. CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Nombre: Nombre: Alejandro Varela

10 Página: 10 de 10 Cargo: Directores de Area Coordinador PMO- Equipo de trabajo del proceso Cargo: Directores de Área Villegas Firma: Firma: Firma: Cargo: Director Ejecutivo.

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