MANUAL DE CAPACITACIONES PRESENTACIÓN

Transcripción

1 Página 1 de 26 PRESENTACIÓN La Administración Pública en Colombia, ha tenido como prioridad, la capacitación de los empleados públicos. Cuyo objetivo principal es mejorar la calidad de la prestación de los servicios a cargo del Estado, para el bienestar general y la consecución de los fines que le son propios, así como garantizar la instalación cierta y duradera de competencias y capacidades específicas en los empleados públicos y en las entidades. Por ello y siguiendo los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, se diseña el presente plan de Capacitación, que parte de reconocer los problemas de gestión de la capacitación, la limitación de recursos, para lograr unas propuestas de capacitación que busquen el mejoramiento continuo de la Alcaldía Municipal que se logra con formar empleados públicos competentes; así como de la premisa que las entidades públicas tienen el deber de entregar productos y servicios al cliente ciudadano, con la calidad, eficiencia, oportunidad y transparencia que demanda su misión institucional. El Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias establece tres políticas para la gestión de los Planes Institucionales de Capacitación -PIC- en las entidades, articuladas al enfoque de competencias: la priorización de competencias laborales, el desarrollo de acciones de formación y capacitación por competencias y la provisión de opciones para el cierre de brechas de competencias. Igualmente, determina como estrategias didácticas para implementarlas, el Aprendizaje Basado en Problemas y los Proyectos de Aprendizaje en Equipo. Estamos convencidos que para armonizar los intereses de las entidades frente al logro de sus objetivos misionales y los intereses de las personas por su desarrollo profesional y el mejoramiento de su calidad de vida, las entidades deben facilitar a sus empleados oportunidades de capacitación que fortalezcan el desarrollo de las competencias requeridas para el desempeño exitoso en sus cargos. Por tal motivo presentamos este manual, el cual contiene los lineamientos reales en materia de capacitación para los servidores públicos del municipio de Tenjo, y que constituye la herramienta que facilitará el proceso de formación y garantizará una administración publica efectiva y eficiente, aplicando los principios constitucionales de la función pública en todos sus actos públicos. INTRODUCCION El Plan de Capacitación del Municipio de Tenjo se concibe como el proceso a través del cual se facilita el desarrollo integral del ser humano, potenciando sus habilidades, actitudes y conductas, con énfasis en aspectos: éticos, creativos, comunicativos, sensoriales, emocionales, intelectuales y formativos, con los cuales se busca fortalecer la capacidad de conocimiento científico y tecnológico de los servidores públicos. Producto del análisis de las debilidades de la capacidad institucional, las exigencias de la cultura territorial y del análisis de las evaluaciones realizadas por los organismos nacionales de control se establecieron las prioridades temáticas de capacitación que incluyen además de la actualización sobre disposiciones y regulaciones

2 Página 2 de 26 formuladas desde la nación hacia los municipios y departamentos, la necesidad de promover que las entidades territoriales capaciten a sus funcionarios para entender y contextualizar la realidad de sus municipios, aprehender la función misional que desde el Estado cumplen las organizaciones del orden territorial, cumplir con las atribuciones señaladas para el mejoramiento de la vida de la población y del funcionario mismo. La capacitación se ha convertido en parte de la columna vertebral de la instrumentación de estrategias en el sector público, y comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa; aunado a esto, el acelerado avance en las tecnologías, exigen de los empleados públicos conocimientos, aptitudes y habilidades, a fin de manejar los nuevos procesos y sistemas. El presente Plan Institucional de Capacitación PIC, pretende convertirse en agente de cambio, al interior de la Alcaldía de Tenjo y el tejido humano que la conforma, al propender a la tolerancia y el entendimiento mutuo, con la ayuda de mejores procesos de información y comunicación, lo que posibilita la conformación de equipos de alto rendimiento y autónomos, al fortalecer la colaboración que en sí misma implica comprensión y conocimiento de las personas en la organización y despierta en los individuos la voluntad de ser más competentes. Por medio de la formación y capacitación se puede crear o modificar actitudes necesarias para el Sistema Integrado de Gestión, como el entusiasmo, la disciplina, el compromiso, la creatividad, la responsabilidad, el sentido de pertenencia, entre otros, es así como a través de una estrategia pueden cumplirse los objetivos por medio de esta, se refuerza o modifica una serie de destrezas, habilidades, actitudes, y/o competencias que debe poseer para producir un aumento en el potencial del personal al servicio de la entidad. JUSTIFICACIÓN La ley 909 de 2004 y el Decreto 1567 de 1998, disponen para las entidades públicas en Colombia la obligatoriedad de organizar para los empleados programas de capacitación y formación orientados al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios. A su vez el Plan de Desarrollo Municipal establece que en la adopción de la estrategia PODER, se reforzará la ejecución del Plan Institucional de Capacitación en cual busca beneficiar al 100% de los funcionarios de la alcaldía municipal y avanzar en la implementación del sistema integrado de gestión y control. En la formulación del Plan Institucional de Capacitación PIC de Tenjo se tendrán en cuenta los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y se estructura con base en los Proyectos de Aprendizaje en Equipo (PAE) de la entidad. Los PAE deben agruparse por áreas, procesos o niveles jerárquicos de las entidades y se priorizan teniendo en cuenta su pertinencia con las prioridades definidas en el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias y su posible impacto en el mejoramiento de los servicios de la entidad.

3 Página 3 de 26 MARCO NORMATIVO La implementación de los programas de capacitación, se fundamentan en normas, tales como: La Constitución Política de Colombia en sus artículos 54 y 67 establece como obligación del Estado y de los empleadores ofrecer a sus trabajadores formación y habilitación profesional y técnica. Ley 734 del 2002 Código Único Disciplinario, Titulo IV Capitulo Primero, Artículo 33 Numeral 3, que la define como uno de los derechos de los servidores públicos recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones. La Ley 909 de 2004 Artículo 36 y el Título I del Decreto ley 1567 de 1998, las entidades públicas están en la obligación de organizar para sus empleados, programas de capacitación, y la obligación de la formulación del plan institucional de capacitación con una periodicidad mínima de un año. Titulo V Capitulo I del decreto 1227 del 21 de Abril de PARTICIPANTES Todos los empleados púbicos de la Alcaldía Municipal de Tenjo, a través de la encuesta realizada a todos los empleados y del diagnóstico a las evaluaciones del desempeño y coordinación de talento humano. BENEFICIARIOS Los beneficiarios del Plan Institucional de Capacitación, son los empleados públicos del Municipio de Tenjo, con prelación los empleados de carrera, por cuanto la capacitación pretende adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiera más allá del mediano plazo. Los empleados vinculados mediante nombramiento provisional, dada la temporalidad de su vinculación, sólo se beneficiarán de los programas de inducción y de la modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo, (Artículo 6º del Decreto 1567 de 1998, literal g, y parágrafo artículo 73 Decreto 1227 de 2005). Educación Formal: Son aquellos dirigidos a los empleados de la entidad (con prelación de los de carrera administrativa), y que comprenden programas de validación de la educación básica primaria y secundaria y de los programas profesionales de pregrado y posgrado. Requisitos para la Educación Formal: El artículo 73 del decreto 1227 de 2005, establece: la financiación de la educación formal hará parte de los programas de bienestar social dirigidos a los empleados de libre nombramiento y remoción y de carrera. Para su otorgamiento, el empleado deberá cumplir las siguientes condiciones: Llevar por lo menos un año de servicio continuo en la entidad. Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último de servicio.

4 Página 4 de 26 Así mismo el parágrafo del Artículo 73 del Decreto 1227 de 2005 plantea que los empleados vinculados con nombramiento provisional y los temporales, dado el carácter transitorio de su relación laboral, no podrán participar de programas de educación formal o no formal ofrecidos por la entidad, teniendo únicamente derecho a recibir inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo. Financiación de los programas de Educación Formal: Los programas de educación formal se financiarán con recursos provenientes del presupuesto de la entidad, cuyo objeto sea el bienestar social de los empleados del municipio y no por el rubro de capacitaciones por lo tanto no forman parte del presente manual institucional de capacitación. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA Previo a realizar la encuesta de necesidades de capacitación, el municipio diseño y aplico un análisis de medición del clima organizacional, el cual denota claramente que una de los motivos de insatisfacción que mas inciden en la actividad laboral, es la falta de adecuados proceso de capacitación para los funcionarios, entre otros. Desconocimiento de planes de capacitación. Recursos económicos insuficientes y limitados para el logro total de los objetivos institucionales, y que afectan igualmente el desarrollo de las actividades programadas hacia la comunidad. Deficiente estructura de trabajo en equipo. Débil compromiso hacia la entidad y comunidad y falencias en algunas competencias. No se evidencian programas o acciones sobre clima organizacional, cultura laboral, del servicio y atención al público. Deficientes relaciones interpersonales, especialmente en niveles profesionales y directivos. Inadecuada política de capacitación a los funcionarios. Ello aunado al desconocimiento institucional que se tenía, de que muchos de los problemas de Insatisfacción podrían estar relacionados de manera importante con variables organizacionales que no permiten el desarrollo y crecimiento personal y que deben ser atendidas, las cuales inciden en la baja valoración del trabajo, la escasa participación en la toma de decisiones, la falta de creatividad y la ausencia de una motivación permanente. Lo que genera falta de compromiso y de sentido de pertenencia e identidad con la entidad NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Para realizar el diagnóstico de las necesidades de capacitación se acudió también, a la realización una encuesta a cada uno de los funcionarios, la cual nos permite determinar las necesidades de capacitación para área de desempeño laboral, encontró como entre sus debilidades: La encuesta nos arrojó las necesidades y preferencias de los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Tenjo, las cuales serán tenidas en cuenta en la construcción del presente Plan, y son: EJE DE DESARROLLO PLANIFICACIÓN DESARROLLO - TERRITORIAL Y NACIONAL

5 Página 5 de Planeación estratégica 2. Ordenamiento Territorial 3. Destinación de Regalías 4. Rendición de cuentas 5. PIGA Plan integral de gestión Ambiental INTEGRACIÓN CULTURAL 1. Taller de actividades artísticas EJE DE DESARROLLO INVERSIÓN PÚBLICA: CONTRATACION PÚBLICA 1. Actualización de Normas de Contratación 2. Riesgos de Contratación GESTIÓN FINANCIERA 1. Finanzas Públicas 2. Riesgos de la Gestión Financiera 3. Racionalidad del Gasto EJE DE DESARROLLO ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 1. Evaluación del Desempeño laboral 2. Gestión por Competencias 3. Normas de Gestión Humana 4. Relaciones Humanas 5. Seguridad y Salud en el Trabajo 6. Procesos de Reclamación del Personal 7. Misión, visión,principios, inducción re inducción 8. Sistema de Administración de Personal GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1. Nuevos modelos de gestión 2. Principios y Valores Institucionales

6 Página 6 de Sistemas de Quejas y Reclamos 4. Sistemas de Compras y Almacén 5. Gestión Documental CULTURA ORGANIZACIONAL 1. Motivación 2. Liderazgo 3. Comunicación Efectiva 4. Trabajo en equipo 5. Clima Organizacional 6. Valores Institucionales 7. Atención efectiva al cliente EJE DE DESARROLLO GOBERNABILIDAD PARTICIPACIÓN CIUDADANA 1. Instancias de Participación Ciudadana DERECHOS HUMANOS 1. Fundamento en Derechos humanos 2. Derecho Constitucional SERVICIO AL CIUDADANO 1. Solución de Conflictos 2. Servicio al Ciudadano para mejorar el servicio LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN 1. Destinación de Regalía 2. Mapas de riesgos, seguimiento y evaluación MEJORAMIENTO CONTINUO 1. Indicadores de Gestión 2. Indicadores de Resultados 3. Procesos Orientados por resultados 4. Control interno y nuevo MECI

7 Página 7 de 26 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1. Sistemas de Información 2. Seguridad de la Información 3. Herramientas Tecnológicas INNOVACIÓN 1. Generación de ideas innovadores 2. Emprendimiento institucional GESTIÓN POR RESULTADOS 1. Gerencia de Proyectos Metodología M.G.A. MARCO Dentro del marco Institucional la Alcaldía de Tenjo tiene definidos la Misión, la visión y los valores corporativos, así: MISIÓN DEL MUNICIPIO Nuestra misión como entidad territorial será la de promover el bienestar social de los habitantes de Tenjo, mejorar la competitividad territorial e incrementar la gobernabilidad local, logrando la plena satisfacción de las necesidades individuales y colectivas, mediante el logro de las coberturas universales en el área social, la modernización de la infraestructura para el desarrollo, la integración a las redes sociales y económicas de carácter global y regional y la puesta en marcha de un modelo de gestión pública honesta, transparente y orientada a resultados. VISION VISIÓN DEL MUNICIPIO: En el 2020 el municipio de Tenjo será reconocido como un territorio competitivo, sostenible, gobernable y equitativo, generador de capacidades sociales e institucionales, que propicia entornos innovadores y aptos para la inversión privada; diverso en oportunidades y con un modelo de cohesión social consolidado y renovado que cuenta con eficaces mecanismos de inclusión social, y que se materializa en importantes niveles de legitimidad política y capital social.

8 Página 8 de 26 OBJETIVO GENERAL Aprovechar de forma sostenible las potencialidades económicas, naturales, culturales y territoriales del Municipio, mediante el desarrollo de un modelo de gestión pública transparente, participativa y orientada para resultados, que permita, a partir del reparto equitativo de los beneficios y cargas que genere este proceso, una ampliación del bienestar, el empoderamiento de la comunidad y la protección de los derechos humanos, en especial de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes. VALORES CORPORATIVOS La Alcaldía Municipal de Tenjo en desarrollo de la función pública a través de todos sus miembros fomentará y aplicará de manera permanente los principios y valores éticos señalados en el Manual de Ética de la Administración municipal. OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN Mejorar la calidad de la prestación de los servicios a cargo del Estado y garantizar la instalación de competencias y capacidades específicas en las respectivas entidades, así como desarrollar las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales del recurso humano, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, mediante la entrega de conocimientos, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Contribuir al mejoramiento institucional fortaleciendo la capacidad de la entidad Promover el desarrollo integral del recurso humano y el financiamiento de una ética del servicio público; Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos y los objetivos del Estado y de la entidad; Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos institucionales; Facilitar la preparación pertinente de los empleados con el fin de elevar sus niveles de satisfacción personal y laboral, así como de incrementar sus posibilidades de ascenso dentro de la carrera administrativa. Fortalecer las competencias laborales para mejorar el desempeño de los servidores públicos en sus puestos de trabajo. estimular el mejoramiento continuo de los funcionarios, desarrollando una actitud positiva hacia el trabajo. Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del personal de la institución Promover relaciones laborales y humanas armoniosas en beneficio de las personas y el ambiente de trabajo, para lograr una cultura de cambio en todos los niveles de la Institución.

9 Página 9 de 26 Brindar oportunidades de desarrollo profesional para el mejoramiento del desempeño individual e institucional. Realizar seguimiento y evaluación a las actividades planteadas en el plan de capacitación, con el propósito de monitorear el impacto de las acciones planeadas. Empoderar a los funcionarios a través de los Programas de Capacitación, con el fin de generar responsabilidad, compromiso y criticidad entre ellos. PRINCIPIOS La Alcaldía Municipal de Tenjo, en el diseño y ejecución del Plan Institucional de Capacitación se regirá por los Principios Rectores de la Capacitación, establecidos en el artículo 6º del Decreto 1567 de 1998, que son: a. Complementariedad. La capacitación se concibe como un proceso complementario de la planeación, por lo cual debe consultarla y orientar sus propios objetivos en función de los propósitos institucionales; b. Integralidad. La capacitación debe contribuir al desarrollo del potencial de los empleados en su sentir, pensar y actuar, articulando el aprendizaje individual con el aprendizaje en equipo y el aprendizaje organizacional; c. Objetividad. La formulación de políticas, planes y programas de capacitación debe ser la respuesta a diagnósticos de necesidades de capacitación previamente realizados utilizando procedimientos e instrumentos técnicos propios de las ciencias sociales y administrativas; d. Participación. Todos los procesos que hacen parte de la gestión de la capacitación, tales como detección de necesidades, formulación, ejecución y evaluación de planes y programas, deben contar con la participación activa de los empleados; e. Prevalencia del Interés de la Organización. Las políticas y los programas responderán fundamentalmente a las necesidades de la organización; f. Integración a la Carrera Administrativa. La capacitación recibida por los empleados debe ser valorada como antecedentes en los procesos de selección, de acuerdo con las disposiciones sobre la materia. g. Prelación de los Empleados de Carrera. Para aquellos casos en los cuales la capacitación busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiera más allá del mediano plazo, tendrá prelación los empleados de carrera. Los empleados vinculados mediante nombramiento provisional, dada la temporalidad de su vinculación, sólo se beneficiarán de los programas de inducción y de la modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo. h. Economía. En todo caso se buscará el manejo óptimo de los recursos destinados a la capacitación, mediante acciones que pueden incluir el apoyo interinstitucional. i. Énfasis en la Práctica. La capacitación se impartirá privilegiando el uso de metodologías que hagan énfasis en la práctica, en el análisis de casos concretos y en la solución de problemas específicos de la entidad. j. Continuidad. Especialmente en aquellos programas y actividades que por estar dirigidos a impactar en la formación ética y a producir cambios de actitudes, requieren acciones a largo plazo. Para la entidad: BENEFICIOS DE LA CAPACITACIÓN

10 Página 10 de 26 Mejora el conocimiento del cargo a todos los niveles. Incrementa la productividad y la calidad del trabajo Conduce a mejorar la calidad del servicio y a actitudes más positivas. Crea mejor imagen de la entidad Mejora la relación jefes-subordinados. Se promueve la comunicación a toda la organización. Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflictos. Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas. Promueve el desarrollo con vistas a la promoción. Contribuye a la formación de líderes. Para el personal: Contribuye a la toma de decisiones y solución de problemas. Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo. Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones. Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas. Sube el nivel de satisfacción con el cargo. Permite el logro de metas individuales. Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos. Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual. Ayuda a la orientación de nuevos empleados OBJETIVOS ESPERADOS CON EL PLAN DE CAPACITACIÓN El presente Plan Institucional del Capacitación se diseña en el entendido que es un soporte al desarrollo de la estrategia corporativa de la entidad Alcaldía de Tenjo, siendo conscientes del alcance que tiene y también de sus limitaciones. Por lo que se espera: Cambio de conducta en el personal Impacto positivo en la productividad de la entidad. Mejoría en el desempeño después de la capacitación. Incremento en su rendimiento y desempeño en sus asignaciones laborales. Elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo Estén mejor informados acerca delos deberes y responsabilidades de sus trabajos Aumento de los conocimientos y habilidades necesarias. Actualización de los avances actuales en sus campos laborares respectivos. Adaptación de los individuos a las oportunidades y cambios tecnológicos Mayor sensación de competencia.

11 Página 11 de 26 PLAN DE CAPACITACIÓN El presente Plan Institucional de capacitación, se estructura sobre dos pilares: APRENDIZAJE PARA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS Las personas y sus competencias son el recurso fundamental de las Organizaciones. Por lo tanto, el aprendizaje para el desarrollo de competencias es una prioridad estratégica, para que las Entidades Públicas puedan dar servicios con calidad al ciudadano y al cliente y contribuir así al cumplimiento de los fines del Estado. Las Entidades y las personas tienen que aprender a hacer, a aprender, a ser, a emprender, a convivir. El aprendizaje requiere motivación y compromiso de las personas y planificación y gestión de los procesos de formación en la entidad. Inicialmente debe formularse el Proyecto de Aprendizaje en Equipo que es el conjunto de actividades de formación y capacitación programadas y desarrolladas para satisfacer necesidades de aprendizaje y de desarrollo de competencias que mejoren el servicio o producto de la entidad. Los Proyectos de Aprendizaje en Equipo se formulan para el desarrollo de competencias requeridas en los procesos institucionales y en las prioridades asociadas a los ejes del Plan Nacional de Desarrollo referidas al contexto territorial y para el cierre de brechas en las competencias de los empleados públicos, identificadas a partir de la evaluación de desempeño. El Proyecto de Aprendizaje en Equipo los formulan grupos de empleados públicos, con la apoyo del área de talento humano, para responder a retos institucionales en la producción de bienes o servicios. Los equipos pueden organizarse por procesos, áreas de trabajo, niveles jerárquicos. Las fases necesarias para formular los Proyectos de Aprendizaje en Equipo, son: Sensibilizar a los empleados públicos al desarrollo de competencias Consolidar necesidades de desarrollo de competencias Conformar equipos de Proyectos de Aprendizaje Definir el problema y los objetivos de aprendizaje Elaborar el Plan de Aprendizaje del Equipo Formular el Plan de Aprendizaje Individual - Equipos colaborativos: las estrategias de capacitación se desarrollaran promoviendo actividades que integren a los funcionarios y les permita ayudarse unos a otros. Estos equipos no serán permanentes sino producto de unas condiciones de aprendizaje particulares, promoverán el sentido de pertenencia y estimularán el desarrollo de actividades comunes.

12 Página 12 de 26 - Aprendizaje basado en problemas: Todas las estrategias de capacitación deberán contextualizar sus contenidos utilizando el lenguaje institucional y casos propios de la realidad de los funcionarios. Los contenidos se problematizarán para llevar a los funcionarios a la reflexión y la vivencia más que a la memorización MODALIDAES DE CAPACITACIÓN: a. Capacitación de corta duración: Es la que se realiza a través de cursos, seminarios, talleres, conferencias, foros, congresos, etc., organizados directamente por entidades u organismos diferentes a la entidad. Quien solicite esta capacitación deberá hacerlo mediante oficio con el visto bueno del superior inmediato y en todo caso, deberá corresponder a las necesidades incluidas en el Plan de Capacitación. La capacitación que se pretenda adelantar fuera del municipio solo podrá realizarse con la autorización del Alcalde Municipal, quien podrá autorizar a sus funcionarios, o colaboradores la participación a seminarios a cualquier parte del país. A los funcionarios se les cancelará el valor del seminario y los gastos de desplazamiento, transporte y viáticos correspondientes a la tabla de viáticos establecidos en la entidad. Aquellos seminarios, cursos, o talleres programados por otras entidades, de obligatoria participación serán autorizados por el Alcalde Municipal b. Capacitación continuada: Es la que se realiza de manera periódica en varias sesiones, dirigida a promover el desarrollo y la capacitación teórico práctica de los funcionarios, ofrecidos por instituciones especializadas, tecnológicas o superiores, a través de diplomados, programas de actualización, capacitación, en materias tales como idioma extranjero, informática, secretariado, etc., y en general sobre todas las materias que interesen y/o que se encuentres en el Plan Anual de Capacitación. La aprobación de este tipo de capacitación estará sujeta a que exista una relación directa entre la capacitación que se pretende adelantar y las funciones que esté desempeñando el solicitantes. Así mismo a la obligatoria correspondencia que debe existir entre las necesidades individuales de capacitación y las contenidas en el Plan General de Capacitación. En todos los casos la Alcaldía de Tenjo asumirá hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, de los costos del valor del curso, teniendo en cuenta el tiempo de vinculación del funcionario, no inferior a un año. c. Programas de Diplomados y Cursos de Profundización (Mínimo 120 horas de duración): La entidad asumirá hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, de los costos de los diplomados o cursos de profundización programados por el Plan de Capacitación, que se desarrollen en ejecución de convenios interinstitucionales. La Secretaria de Desarrollo Institucional en coordinación con el Despacho del Alcalde, estudiará solicitudes individuales para diplomados distintos a los programados por el programa de Capacitación, teniendo en cuenta el tiempo de vinculación del funcionario, no inferior a un año, siempre y cuando dichos estudios tengan relación directa con su objeto institucional, limitado el cupo hasta cuatro funcionarios, otorgados teniendo en cuenta el

13 Página 13 de 26 orden de solicitud y el impacto que genere el tema para la entidad. d. Capacitación Institucional o Cursos Cerrados. Es aquella realizada por la entidad a través de la Secretaria de Desarrollo Institucional con base en el diagnóstico de necesidades, para superar las limitaciones en términos de conocimientos o habilidades. e. Eventos colectivos. Son los programas que organiza la Alcaldía Municipal de Tenjo sobre temas de interés común, que ameritan ejecución masiva, con el ánimo de alcanzar un impacto colectivo en el menor tiempo posible. f. Cursos de inducción y reinducción: Son aquellos cursos programados y ejecutados por la Secretaria de Desarrollo Institucional, área de Talento Humano, por medio de los cuales se suministra al funcionario, información acerca de la misión institucional, ubicación y organigrama, normatividad administrativa, beneficios, deberes y derechos, responsabilidad moral, social y económica como servidor público. Además, incluye acciones para desarrollar la motivación, sentido de pertenencia e identidad con la institución. El programa de reinducción está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. g. Educación no formal para esposas e hijos de empleados: sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos en la educación formal, tales como idioma extranjero, informática, repostería, lencería, artesanías, culinaria, arreglos navideños, manualidades. Se limitará la participación a un cupo de 20 personas por curso, los cuales se seleccionarán de acuerdo al orden de inscripción. La culminación de los estudios se tendrá en cuenta de acuerdo con el tiempo estipulado por el centro de formación desde su inicio; para todos los casos de capacitación superior a 120 horas, de no acreditar la terminación y/o aprobación de la especialización, diplomado o curso de profundización dentro de los tres (3) meses siguientes a su culminación, el beneficiario deberá reembolsar la suma cubierta por la Alcaldía Municipal. DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS Los programas se desarrollarán de preferencia con universidades y centros educativos especializados de reconocida trayectoria y alto nivel de rendimiento académico, o con personas naturales de reconocida idoneidad. Igualmente se brindarán los mejores elementos de apoyo logístico y de ayudas educativas a los funcionarios participantes, las instituciones y conferencistas deben poseer currículos de alto nivel y reconocimiento nacional e inclusive internacional. Los programas de capacitación y formación, podrán ser realizados en convenio con entidades públicas o privadas de educación formal o no formal, debidamente reconocidas. Así mismo, con funcionarios públicos, preferiblemente pertenecientes a la entidad siempre que sean escogidos mediante un proceso de selección en que se acrediten: experiencia docente, conocimiento en la especialidad requerida, capacidad e idoneidad

14 Página 14 de 26 profesional. En el proceso de selección de entidades y docentes, el Jefe de Recursos Humanos, será el responsables de llevar a cabo los contactos con las instituciones educativas o personas naturales, solicitando y evaluando las diferentes propuestas para ser presentadas al Alcaldía Municipal y adoptar las que más convengan a la entidad por excelencia, experiencia y calidad Para la ejecución de las actividades de capacitación la Alcaldía podrá realizar de alianzas institucionales con entidades públicas o privadas para el fortalecimiento de la capacidad de gestión y de resultados. La cobertura de los programas debe ser acorde con las necesidades detectadas y el número de funcionarios que requieren dicha capacitación. El área administrativa o quien haga sus veces, llevará un control estricto de las capacitaciones realizadas por los funcionarios y dará a conocer los cursos proyectados y los funcionarios interesados podrán inscribirse, en la Secretaria de Desarrollo Institucional. El Plan de Capacitación de la Alcaldía Municipal de Tenjo, estará a cargo de la Secretaria de Desarrollo Institucional, quien será la responsable, de diseñar, organizar, dirigir y evaluar los planes y programas del Sistema de Capacitación, junto con la Comisión de personal, quien tendrá también a su cargo la vigilancia y seguimiento de la ejecución del mismo, observando los lineamientos generales impartidos por el Gobierno Nacional y guardando la debida coherencia en el proceso de planeación de la Entidad. Estos planes y programas serán presentados ante el Secretario de Desarrollo Institucional para su aprobación y adopción. Los procesos de capacitación de índole individual adelantados por interés y a iniciativa del funcionario, que se ajusten a las políticas, planes, programas institucionales y al desarrollo integral del funcionario, que no estén contemplados en el programa anual, podrán ser pagados hasta el 50%, con aprobación del Alcalde Municipal previo visto bueno de la Secretaria de Desarrollo Institucional área de Recursos Humanos. DE LOS FUNCIONARIOS DEBERES Y OBLIGACIONES Son deberes y obligaciones de los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Tenjo: a. Participar en la identificación de las necesidades de capacitación de su dependencia o equipo de trabajo. b. Participar en las actividades de capacitación para las cuales haya sido seleccionado y rendir los informes correspondientes a que haya lugar. En los casos a que haya lugar, presentar el respectivo certificado de asistencia. c. Asistir a los programas de inducción o reinducción, según el caso, programados por la Alcaldía Municipal de Tenjo. d. Cada vez que la Alcaldía Municipal de Tenjo lo requiera, el beneficiario deberá prestar toda la colaboración en las tareas que pueda aplicar sus conocimientos. e. Servir de agente capacitador dentro o fuera de la entidad, cuando sea necesario.

15 Página 15 de 26 f. Rendir los informes sobre los eventos en los cuales haya participado y servir de elementos multiplicador al interior de la entidad, así como entregar copia del material didáctico adquirido cuando así se le requiera. DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 1. Diseñar, organizar, dirigir y evaluar los planes y programas de Capacitación de la alcaldía. 2. Facilitar a los funcionarios el tiempo necesario para la asistencia a los programas de capacitación. 3. Mantener actualizado los centros de formación. 4. Diseñar y programar los cursos de inducción que garanticen a todo nuevo funcionario su integración con la cultura organizacional. 5. Diseñar y programar los cursos de reinducción para todos los funcionarios de la Alcaldía, que permitan su reorientación hacia las nuevas normas, políticas, estrategias, misión, visión, objetivos y sentido de pertenencia. 6. Disponer de los recursos necesarios para la realización de las actividades de capacitación. PRESUPUESTO Para el desarrollo del Plan de Capacitación se hará con el presupuesto destinado para el Plan de Bienestar Social, en un porcentaje equitativo para el desarrollo de los diferentes planes, programas y actividades relacionadas con el bienestar del talento humano que se señale en el presupuesto de la Alcaldía Municipal de Tenjo, Nivel Central. CONTENIDOS DE FORMACIÓN El Plan Operativo de Capacitación, se ha diseñado con base en los ejes programáticos misionales, establecidos en el Plan Estratégico de la Alcaldía Municipal de Tenjo, HONESTIDAD, CAMBIO Y RESULTADOS PARA LA PROSPERIDAD, 2012, 2015, con base en las prioridades y necesidades que se lograron agrupar en las propuestas presentadas por los líderes de procesos y/o áreas, además de las directrices dadas por la alta dirección municipal: 1. EJE DE DESARROLLO PLANIFICACIÓN 1.1 Planeación estratégica 1.2 Ordenamiento Territorial 1.3 Destinación de Regalías 1.4 Rendición de cuentas 1.5 PIGA Plan integral de gestión Ambiental INTEGRACIÓN CULTURAL

16 Página 16 de Taller de actividades artísticas 2. EJE DE DESARROLLO INVERSIÓN PÚBLICA: 2.1 CONTRATACIÓN PÚBLICA Actualización de Normas de Contratación Riesgos de Contratación 2.2 GESTIÓN FINANCIERA Finanzas Públicas Riesgos de la Gestión Financiera Racionalidad del Gasto 3. EJE DE DESARROLLO ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA 3.1 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Evaluación del Desempeño Gestión por Competencias Normas de Gestión Humana Relaciones Humanas Seguridad y Salud en el Trabajo Procesos de Reclamación del Personal Misión, visión, principios, inducción re inducción Sistema de Administración de Personal 3.2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Nuevos modelos de gestión Principios y Valores Institucionales Sistemas de Quejas y Reclamos Sistemas de Compras y Almacén Gestión Documental 3.3 CULTURA ORGANIZACIONAL Motivación Liderazgo Comunicación Efectiva

17 Página 17 de Trabajo en equipo Clima Organizacional Valores Institucionales 4. EJE DE DESARROLLO GOBERNABILIDAD 4.1 PARTICIPACIÓN CIUDADANA Instancias de Participación Ciudadana 4.2 DERECHOS HUMANOS Fundamento en Derechos humanos Derecho Constitucional 4.3 SERVICIO AL CIUDADANO Solución de Conflictos Servicio al Ciudadano para mejorar el servicio 4.4 LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Destinación de Regalías 4.5 MEJORAMIENTO CONTINUO Indicadores de Gestión Indicadores de Resultados Procesos Orientados por resultados 4.6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Sistemas de Información Seguridad de la Información Herramientas Tecnológicas 4.7 INNOVACIÓN Generación de ideas innovadores Emprendimiento institucional

18 Página 18 de GESTIÓN POR RESULTADOS 4.9.Gerencia de Proyectos Metodología M.G.A. 5. PLAN ESTRATÉGICO PROPUESTO El siguiente plan estratégico presenta los programas y de capacitación que se consideran importantes y necesarios para los empleados; en todo caso dependiendo de los recursos técnicos, humanos, del conocimiento y financieros será posible su realización durante los años 2015 y 2016; es decir se deberá priorizar la realización de los mismos con base en las necesidades que se presenten. PLAN ESTRATEGICO A DESARROLLAR VIGENCIA 2015 A 2016 ACCIÓN EJE PROGRAMA TICO OBJETIVO ESTRATEGIA Ordenamiento Territorial. Desarrollo Urbanístico, planificación, ambiente y urbanismo, usos del suelo y control del desarrollo urbano del municipio. Planeación Estratégica Formulación y Seguimiento de Proyectos, Metodología M.G.A Profundización en contratación estatal 1 Ampliación de conocimientos y actualización en normatividad urbanística, planes de ordenamiento territorial, desarrollo de proyectos del POT, entre otros temas relacionados con el desarrollo físico y urbanístico del municipio. Dirigido a: funcionarios que desarrollan la función urbanística y de ordenamiento territorial en la Alcaldía 1 Dar conocer y actualizar en normas vigentes en relación con el tema. Dirigido a: los funcionarios responsables del área y líderes encargados de formular los diferentes planes de gestión. 1 Facilitar el conocimiento y actualización en formulación de proyectos, que son base para la gestión pública. Dar conocer y actualizar en normas vigentes en relación con el tema. Dirigido a: los funcionarios responsables del área y líderes encargados de formular proyectos. 2 Fundamentar jurídica y administrativamente los procesos de contratación de acuerdo con las normas vigentes. Dirigido a los funcionarios que manejan y ejercen Seminario Taller Talleres Talleres Curso Profundización Taller

19 Página 19 de 26 vigilancia a Contratación Riesgos de 2 Dar conocer y actualizar en normas vigentes en relación Contratación con el tema. Dirigido a: los funcionarios responsables del área. Contratación 2 Dar conocer y actualizar en normas vigentes en relación régimen subsidiado. con el tema. Dirigido a: los funcionarios responsables del área. Sistemas de 2 Para mejorar los procesos internos de la entidad, información Dirigido a: los funcionarios responsables del área. Sistemas de 2 Capacitación en manejo de Inventarios, suministros y Compras y almacén compras. Dirigido a: los funcionarios responsables del área. Finanzas Públicas 2 Capacitación en actualización en Finanzas públicas como base para el de análisis financiero, actividades para ejecución del presupuesto de gastos, SGP, normatividad tributaria y Estatuto Tributario, manejo presupuestal a nivel Nacional y Territorial, su programación, elaboración y ejecución y a partir de la ejecución con el manejo contable del sector público. Dirigido a: Todos los funcionarios que manejan Racionalidad del Gasto: capacitación, en las políticas y normas y su aplicación Riesgos de la gestión financiera Destinación Regalías: Actualización en el uso de la Plataforma tecnológica de la entidad Evaluación MECI presupuesto o responsables del mismo 2 Proporcionar conocimientos y brindar herramientas para racionalización del gasto publico. Dirigido a: Todos los funcionarios que manejan presupuesto o responsables del mismo 2 Facilitar el proceso de gestión financiera, para el cumplimiento del plan estratégico. Dirigido a: Todos los funcionarios que manejan presupuesto o responsables del mismo 2 Capacitación en manejo de recursos e informes Dirigido a: Todos los funcionarios que desarrollan o lideran el proceso 3 Facilitar el manejo de los diferentes soportes tecnológicos según área de responsabilidad. Dirigido a todos los funcionarios de la Alcaldía Municipal de Tenjo Proporcionar herramientas para la aplicación del 3 Modelo Estándar de Control Interno a los procesos de auditoria interna y externa. Dirigido a: Todos los funcionarios Seminario taller Seminario Taller Seminario Taller Taller Curso Talleres Taller practica Seminario taller Taller Curso. Seminario - Taller

20 Página 20 de 26 Calidad por la Calidad Evaluación al Sistema de Gestión de la calidad Indicadores de Gestión Redacción Profesional Participación Comunitaria Interventoría supervisión y Formación en Derechos Humanos. Capacitación en programas de veeduría Institucional Conferencias Motivacionales Fortalecimiento de la cultura organizacional 2 y 3 Capacitar a todos los funcionarios de la Alcaldía Municipal en Gestión de calidad, y/o Diseño e Implementación del Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000: y 3 Suministrar herramientas sobre seguimiento, autoevaluación y auditoria de gestión y resultados Dirigido a: Todos los funcionarios 3 Orientar a los funcionarios acerca de la importancia de los indicadores de gestión, su formulación, manejo y control. Dirigido a: Todos los funcionarios 1, 2 y 3 Desarrollar habilidades para redactar documentos de índole laboral, particularmente aplicables a la redacción de informes técnicos o jurídicos. Dirigido a profesionales universitarios. De la entidad 1 y 2 Facilitar herramientas a los funcionarios encargados de promover la participación comunitaria en la comunidad. Dirigido a: Funcionarios profesionales y directivos, encargados de tal función 2 Conocer los parámetros que rigen la interventoría y la supervisión en la contratación estatal. Dirigido a: los funcionarios que cumplen funciones de supervisión. 2 Suministrar herramientas que faciliten la socialización y participación en programas de Derechos Humanos Dirigido a: Comisario de Familia, Inspectores de Policía y funcionarios que manejan áreas de derechos humanos de la entidad 1, 2 Capacitar a los funcionarios de las diferentes áreas de veeduría institucional, especialmente a quienes ejercen sus funciones en las áreas misionales, con el objeto de brindar herramientas que faciliten la ejecución de los programas de vigilancia de estos sectores Dirigido a: todos los empleados y funcionarios de la entidad 1 y 3 Dictar charlas de motivación, con el objeto de concientizarlos en el buen desempeño de sus funciones, del mejoramiento continuo de la gestión y el servicio. Dirigido a: todos los empleados y funcionarios de la entidad 3 Identificar directrices y estrategias para desarrollar un programa de fortalecimiento de la cultura organizacional de acuerdo con los requerimientos del Plan Estratégico. Dirigido a: Equipo de talento Curso Talleres Taller: estudio de caso Seminario- Taller. Curso Talleres Seminario Talleres Seminario Curso Talleres Seminario Talleres Conferencias, dinámicas, talleres conversatori os Seminario - Taller

21 Página 21 de 26 Todos los Objetivos estratégico desde la Dimensión del ser. humano. Equipo MECI, Comité de ética, Comisión de personal y líderes en general Contextualizar los valores del protocolo ético en situaciones cotidianas de la para facilitar su asimilación. Dirigido a: Todos los funcionarios, énfasis en equipo operativo MECI, Comité de ética, agentes de cambio y demás líderes dentro de la entidad incluidos los directivos. Cartilla virtual.- Concurso Programas Inducción reinducción Fortalecimiento de competencias Laborales de y Normas gestión del talento humano. Actualización sobre régimen legal publico Procesos de reclamación de personal: Clima organizacional: Habilidades de comunicación aplicadas a los procesos de la entidad. 3 Contextualizar a los nuevos funcionarios, o a funcionarios que cambian de posición o deben asumir un nuevo contexto de trabajo, las disposiciones que afectan el ejercicio de su labor. Dirigido a: Funcionarios en general, los programas de inducción también corresponden a contratistas 1, 2 y 3 Apoyar el proceso de implementación de la gestión de competencias laborales de acuerdo con los diagnósticos realizados a las áreas por la Secretaria de Desarrollo Institucional. Dirigido a: Todas los empleados de la entidad. 1 y 3 Aplicar los fundamentos de la pedagogía en la implementación de programas de participación. Dirigido a: Funcionarios líderes y responsables del manejo del talento humano 3 Capacitación sobre e el tema referido, en la búsqueda de mecanismos y herramientas jurídicas para el trámite de reclamaciones en cuanto a Carrera Administrativa. Dirigido a: Todos los empleados de carrera administrativa y directivos y miembros de la comisión de personal. 3 Capacitación en el presente tema, para comprender y evidenciar que actuaciones influyen en el clima de la organización. Dirigido a: Todos los empleados de la entidad con énfasis a los líderes de procesos o que forman parte de comités, comisiones u otra instancia participativa. 3 Desarrollar las habilidades de interpretar, proponer y argumentar para facilitar los procesos institucionales. Dirigido a: Todos los líderes de procesos del Sistema de Gestión de la Calidad Seminario Cursos virtuales Talleres Curso Taller practico Seminario Taller Curso Talleres

22 Página 22 de 26 Técnicas de oficina, redacción, ortografía ofimática Seguridad de la información 3 Desarrollar habilidades para elaborar documentos de acuerdo con técnicas de oficina aplicadas. Dirigido a: Secretarias y personal de apoyo de la entidad 2 Suministrar herramientas que permitan asegurar la confiabilidad de los datos que se deben presentar los sujetos de control. Dirigido a: Todo el personal de la entidad Régimen disciplinario 1 Analizar la Ley y sus implicaciones disciplinarias. Dirigido a: Todos los funcionarios de la Alcaldía Programa para el 3 Desarrollar habilidades de liderazgo dentro del contexto desarrollo del organizacional. Dirigido a: Todos los empleados de la Liderazgo entidad Trabajo en Equipo 3 Desarrollar habilidades para el trabajo en equipo con los funcionarios con que se interactúa regularmente para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Dirigido a: Todos los funcionarios Archivística- gestión documental 3 Brindar herramientas que faciliten el proceso de gestión documental de acuerdo con los parámetros existentes. Dirigido a: Lideres del proceso de gestión documental por dependencias y entidad. Atención al cliente 1, 2 y 3 Capacitar a un grupo de funcionarios que realicen funciones directas con el público en general (interno y externo) Capacitaciones no previstas 1, 2 y 3 Brindar herramientas y/o elementos conceptuales para el desarrollo de los procesos de la entidad de acuerdo con cambios en la normativa vigente o según necesidades del sector o proceso y que no están previstos dentro del presente plan por ser emitidos o requeridos con posterioridad a la formulación de este documento. Curso Talleres Curso Talleres Seminario Seminario Taller Talleres por áreas en contexto lúdico. Seminario Taller Curso. Curso, talleres seminario SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Los funcionarios y empleados que se hayan capacitado serán sujetos de evaluación, por parte de la entidad, mediante la presentación de un proyecto relacionado con el contenido de la capacitación, a fin de ser implementados los cambios, mejoramientos o innovaciones que detecte o contenga la nueva información adquirida en la mencionada capacitación; además del cumplimiento de las obligaciones que adquiere al ser designado para la capacitación, tales como: Servir de agente capacitador dentro o fuera de la entidad, cuando sea necesario y Rendir los informes sobre los eventos en los cuales haya participado y servir de elemento multiplicador al interior de la entidad, así como entregar copia del material didáctico adquirido, como soporte para

23 Página 23 de 26 la oficina o área de recursos humanos. DEFINICIONES Y CONCEPTOS BÁSICOS. APRENDIZAJE BASADO EN PROBLEMAS: Estrategia que privilegia el desarrollo de habilidades y actitudes y la adquisición de los conocimientos que las fundamentan y, por lo tanto, su aplicación contribuye a lograr aprendizajes significativos y al desarrollo de competencias. Los problemas se toman como una oportunidad para aprender a partir de cuestionamientos sobre la realidad laboral cotidiana, haciendo énfasis en los aspectos que las personas deben investigar, proponer y ejercitar para mejorar su desempeño y el de sus compañeros de trabajo. APRENDIZAJE: Proceso social en el cual interactúan dos o más personas para la construcción de conocimiento en forma colaborativa, a través de la discusión, reflexión y toma de decisiones, para la generación de conocimiento compartido en un grupo con respecto a un dominio específico. BRECHA DE COMPETENCIA: Diferencia entre las competencias evidenciadas en el desempeño laboral y las competencias requeridas en el cargo. Algunos medios de detección de brechas de competencias, son: Evaluación de desempeño, evaluación de competencias, observación del desempeño, cuestionarios, entrevistas con jefes, reuniones inter-departamentales, entrevista de salida, análisis de procesos, reportes de jefes y supervisores. En el sector público, la medición de la brecha es el resultado de la evaluación de las competencias comportamentales de los empleados de la entidad, la cual debe ser realizada por las áreas de personal con base en instrumentos de evaluación que diligencien diferentes evaluadores (jefes, compañeros de trabajo y el empleado mismo). La evaluación del desempeño será una de las evaluaciones para determinar la brecha en cada funcionario. Según lo establecido en el Acuerdo 138 de 2010, los compromisos comportamentales deberán asumirse con fines de mejoramiento institucional y personal, teniendo como referente el contexto y las circunstancias particulares en las que los servidores públicos con derechos de carrera desempeñan sus funciones. Los compromisos comportamentales deben estar relacionados con los principios y valores institucionales y hacen parte del Sistema de Evaluación de Desempeño Laboral. Al momento de definirlos, si tienen peso dentro de la calificación, la entidad deberá señalar la manera como se evaluarán con escalas ya previstas en la institución y el procedimiento que se adelantará para su verificación. CAPACITACIÓN: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la formación para el trabajo y el desarrollo humano, como a la educación informal, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. (Ley