Sistema Integral de Información de la Coordinación de Estudios Incorporados

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1 Sistema Integral de Información de la Coordinación de Estudios Incorporados SIICEI Manual de Usuario Modulo Escolar

2 Versión documento Versión SIICEI Histórico de Versiones Fecha Nombre Descripción del cambio /07/2008 Elizabeth Martínez Castañeda Creación del documento /09/2008 Elizabeth Martínez Castañeda Actualización del documento 2

3 INDICE HISTÓRICO DE VERSIONES...2 INDICE...3 ACERCA DE SIICEI - ESCOLAR REQUISITOS DEL SISTEMA CONSIDERACIONES GENERALES INICIAR SIICEI INGRESO REGISTRO DE SOLICITUD DE ASPIRANTES AGREGAR SOLICITUD DE ASPIRANTE MODIFICAR SOLICITUD DE ASPIRANTE ELIMINAR SOLICITUD DE ASPIRANTE MODIFICAR DOCUMENTACIÓN DE SOLICITUD DE ASPIRANTE IMPRIMIR SOLICITUD DE ASPIRANTE ENVÍO DE PAQUETES GENERAR / ACTUALIZAR PAQUETES ENVÍAR PAQUETES DESHACER PAQUETES IMPRIMIR PAQUETES MONITOREO INDICADORES DE INGRESO ANEXO

4 ACERCA DE SIICEI - ESCOLAR La Coordinación de Estudios Incorporados de la Universidad de Guadalajara (CEI) es la dependencia encargada de recibir, revisar y tramitar, ante los Centros Universitarios y el Sistema de Educación Media Superior, las solicitudes de Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios que presenten los particulares, atender a las instituciones con estudios incorporados y coordinar las actividades de control escolar y supervisión de los planteles educativos autorizados. (Art. 24a del Reglamento Interno de la Administración General). El Sistema Integral de Información de la Coordinación de Estudios Incorporados (SIICEI) es un sistema Web que automatiza procesos que se realizan en la Coordinación con la finalidad de administrar mejor la información generada y utilizada por la Coordinación, así como la unificación y disposición de la información entre las diversas áreas de la Coordinación, las IRVOE y con los Centros Universitarios o SEMS. Este manual describe uno de los módulos del SIICEI, que se refiere a funciones de Control Escolar para los usuarios de las IRVOE, especializado en el trámite de Primer Ingreso e Ingreso a Grado Superior. 4

5 1 REQUISITOS DEL SISTEMA Los requisitos mínimos para ingresar al sistema son: Disponer del servicio de Internet. Tener instalado uno de los siguientes navegadores: 1. Mozilla FireFox 2.0 (no se recomienda 3) 2. Internet Explorer 7.0 Para que la aplicación se observe de manera óptima la resolución de la ventana debe de ser de al menos 800 X 600 pixeles. Tener una cuenta o nombre de usuario válido y vigente para ingresar al sistema. 2 CONSIDERACIONES GENERALES Tipos de usuarios. El SIICEI maneja dos tipos de usuarios para las IRVOE: Usuario de IRVOE. Usuario que se asigna a determinado personal de IRVOE Se caracteriza por interactuar con información de todos los planteles de su Institución. Usuario de Plantel. Usuario que se asigna ha determinado personal de IRVOE. Se caracteriza por interactuar con información referente al Plantel donde labora. Desconexión por seguridad. El SIICEI se desconecta por seguridad si no es utilizado durante 30 minutos. Para volver a trabajar deberá firmarse nuevamente en el la ventana de Inicio de Sesión. Uno de los mensajes que señala que se desconectó del SIICEI, es el siguiente: Borrado de memoria cache Considerando que el SIICEI es un sistema WEB, es necesario dar un mantenimiento por utilizar un navegador WEB, este consiste en el Borrado de memoria cache. Antes de indicar porque y como se debe borrar la cache se describe cual es su finalidad. La caché (memoria cache) de cualquier navegador es permitir una rápida visualización de las páginas visitadas con anterioridad, almacenando en el disco del usuario las páginas ya vistas, o elementos gráficos que se repiten en muchas páginas, como un logo, para así evitar descargar nuevamente archivos, etc. Las desventajas de no borrar la cache periódicamente pueden ser: - Hacer vulnerable la privacidad de los usuarios, al revelar información detallada de dónde han estado, que páginas ha visitado, o qué han visto o leído. 5

6 - La cache crece rápidamente y puede hacer que el navegador se detenga sorpresivamente sin motivo aparente o se congele. - No permite el cargado de las últimas versiones de las páginas Web y programas visitados. Por tanto, para el caso del SIICEI es necesario el borrado de cache cuando se notifica por parte de CEI que existe una nueva actualización, y el usuario desde su navegador deberá realizar el borrado de cache para poder trabajar con el SIICEI actualizado. Antes del borrado de cache, lo primero que deberá saber que navegador está usando y la versión de su navegador. Para Internet Explorer ir al menú Ayuda" y seleccionar la opción "Acerca de Internet Explorer" o para FireFox ir al menú "Ayuda" y la opción "Acerca de Mozilla FireFox". Para borrar la caché en Internet Explorer 7: 1. Se debe salir del SIICEI (Cerrar Sesión) y se deben cerrar todas las ventanas de navegación abiertas. 2. Desde el menú Herramientas situado en la parte superior del navegador, se selecciona Opciones de Internet. 3. Indicar la pestaña General. 4. En Historial de exploración se debe pulsar el botón Eliminar. 5. En Archivos temporales de Internet se debe pulsar el botón Eliminar archivos. 6. Una vez borrado el caché se debe recargar o actualizar la página inicial, presionando el botón Actualizar de la barra de botones. Para borrar la caché en Mozilla Firefox 2: 1. Se debe salir del SIICEI (Cerrar Sesión) y se deben cerrar todas las ventanas de navegación abiertas. 2. Desde el menú Herramientas situado en la parte superior del navegador, se selecciona Opciones. 3. Dar un clic en Privacidad, enseguida se pulsa el botón Borrar ahora 4. Seleccionar la opción Cache y pulsar el botón Borrar datos privados ahora 5. Una vez borrado el caché se debe recargar o actualizar la página inicial, presionando el botón Recargar de la barra de botones. 6

7 ELEMENTOS DE VENTANAS La mayoría de elementos y acciones que se encuentran en las ventanas del sistema tienen propósitos genérales para facilitar el uso de los mismos, en seguida se describen los más comunes: Navegar entre campos. Para ir de un campo a otro de forma más rápida y cómoda, se utiliza la tecla TAB o Tabulador. Listas de opciones. Es un campo de tipo lista que muestra opciones o elementos disponibles que existen para elegir. Para buscar una opción de una lista, deberá dar clic en la flechita de la derecha y mostrará la lista de todas las opciones disponibles, para elegir se da un clic en la opción deseada. Campos obligatorios. Son los campos que necesariamente deben estar capturados, en el sistema se indican con un asterisco en la parte izquierda de los campos. Si los campos obligatorios no son capturados al momento de guardar la información, el sistema mostrará en mensaje de error en la parte inferior del campo en color rojo y también el nombre del campo, hasta que no sean capturados. Por tanto, si no existe algún valor real para capturar en ese tipo de campo, es necesario capturar cualquier texto que describa algún valor descriptivo, por ejemplo: sin nombre, no contiene, etc. 7

8 Campos de consulta o lectura. Existen campos en las ventanas del sistema con la finalidad de ser informativos, así que no podrán modificarse. Estos campos se identifican por tener fondo gris. Campos de búsqueda. Son los campos que buscan algún valor determinado, dando como resultado el llenado automático de otros datos. Estos campos se identifican por tener fondo azul. Etiquetas de información. Los icono de los menú del sistema muestran dos tipos de etiquetas de información; una se observa al pasar el cursor sobre el icono y en la parte central del la ventana aparece la etiqueta dando información del icono seleccionado. Otra forma de ver información del icono, es posicionarse encima y aparecerá la etiqueta informativa. En la siguiente figura se observan los dos tipos de etiquetas. Botones de propósito general. En todo el sistema aparecen botones de funciones concretas que se describen enseguida. Cierra la ventana activa y regresa a la ventana donde se encuentra el menú anterior. Este botón en una ventana de captura o edición limpia e inicializa valores de los campos, pero en una ventana donde se muestra información de consulta, regresará a la ventana donde se realizó la consulta. Registra o guarda en el sistema la información capturada o actualizada en los campos de la ventana. Realiza la búsqueda de información por algún criterio indicado. Activa la información de los campos de la ventana para poderlos modificar. 8

9 Muestra un mensaje para que el usuario confirme la eliminación de un elemento. Va al siguiente elemento encontrado. Regresa al anterior elemento encontrado. Este botón aparece en todos los menús del SIICEI y sirve para regresar al menú previo. El menú principal no contiene este botón. 9

10 3 INICIAR SIICEI Para ingresar al sistema debe abrir el navegador de Internet, después debe ir la página oficial de la Coordinación dentro de la página ir a la sección Primer Ingreso, Grado Superior y Reingreso donde se observará una sección del SIICEI. En ésta sección se muestran dos opciones, la opción Taller de Capacitación se usará para ingresar al SIICEI y usarlo con fines didácticos durante el curso de capacitación. Y la opción Módulo Escolar, se habilitará en el periodo de registro de Aspirantes para ingresar al SIICEI y trabajar oficialmente. Dependiendo de la opción elegida para ingresar al SIICEI, se mostrará la ventana Inicial del SIICEI, también llamada ventana de Inicio de Sesión. Para ingresar al SIICEI deberá capturar el nombre de usuario y contraseña, después deberá pulsar el botón Logon. Una vez que se ingresa al sistema se mostrará la ventana inicial, mostrando el menú principal. 10

11 4 INGRESO El SIICEI está compuesto por módulos y submódulos, siendo Ingreso un submódulo de Escolar. En el submódulo Ingreso, se realizan diversas funciones, las principales como son: Registro de Aspirantes Modificación de Documentación Generar Paquetes Envío de Paquetes. 4.1 REGISTRO DE SOLICITUD DE ASPIRANTES El Registro de Aspirantes de IRVOE es la función donde cada IRVOE podrá registrar el aspirante mediante una Solicitud de Aspirante del Sistema El Registro de Aspirantes se realizará solo si se captura dentro del periodo permitido para está actividad. El periodo permitido será publicado por la Unidad de Servicios Escolares de la Coordinación de Estudios Incorporados. En el Registro de Aspirantes de IRVOE el SIICEI tendrá actualizada automáticamente toda la Oferta Académica que ofrecen las IRVOE en ese ciclo escolar, quedando a consideración que cada IRVOE registrará aspirantes solo en las carreras que debe ofertar. El SIICEI cuenta con un historial de alumnos, permitiendo completar rápidamente el Registro de Aspirantes para exalumnos que actualmente no son vigentes. La documentación que entrega el aspirante a la IRVOE se captura por separado, es decir, después de registrar la Solicitud de un Aspirante podrá realizarse la función de modificar la documentación que entregan los aspirantes. Un aspirante se puede registrar en más de una IRVOE, pero no en la misma. Las funciones para registrar, editar o eliminar Solicitudes de Aspirantes se realizan desde el menú de Registro de Aspirantes, para ingresar a éste menú es necesario elegir la pestaña Escolar, y elegir el icono Ingreso, después del menú Ingreso elegir el icono Registro de Aspirantes. 11

12 Enseguida se muestra el menú Registro de Aspirantes de IRVOE AGREGAR SOLICITUD DE ASPIRANTE Los pasos para registrar una Solicitud de Aspirante son: 1. Desde el menú de Registro de Aspirantes de IRVOE se pulsa el icono Agregar Solicitud de Aspirante. 2. Enseguida se muestra la ventana Solicitud de Aspirante 12

13 En ésta ventana se capturan los siguientes datos: Código de alumno. Campo de búsqueda. Identificador de alumno, solo en caso de que el aspirante haya sido previamente alumno de una IRVOE. Después de capturar un Código de Alumno válido, automáticamente se mostrarán los datos personales del Aspirante. Numero de solicitud. Campo de consulta. Identificador de la solicitud de aspirante, se muestra automáticamente después de haberse registrado el aspirante. Fecha de nacimiento. Campo obligatorio. Fecha de nacimiento del aspirante. Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombre. Campos obligatorios. Nombre completo del aspirante (No es obligatorio el Segundo Apellido). País, Estado, Municipio. Campos obligatorios. País, Estado y Municipio del lugar de nacimiento del aspirante. Nacionalidad. Campo obligatorio. Nacionalidad del aspirante. Estado Civil. Campo obligatorio. Estado civil del aspirante. Genero. Campo obligatorio. Genero del aspirante. 13

14 CURP. Campo obligatorio. Clave Única de Registro de Población, del aspirante. Correo electrónico. Correo electrónico o del aspirante. Trabaja?. Indica si trabaja o no el aspirante. Nombre del padre o tutor. Nombre de la persona tutora del aspirante. Calle, Num.Ext., Int. Campos Obligatorios. Calle, numero exterior y numero interior (si existe) del domicilio actual del aspirante. Entre Calle, y Calle, Posterior. Calles laterales y posterior del domicilio actual del aspirante. Código Postal. Campo obligatorio y campo de búsqueda. Código postal del domicilio actual del aspirante. Después de capturar un Código Postal válido, automáticamente se mostrará una lista de las Localidades o Colonias correspondientes. Localidad/colonia. Campo obligatorio. Poblado, localidad o colonia del domicilio actual del aspirante. Estado, Municipio. Campos de Búsqueda. Estado y Municipio del domicilio actual del aspirante. Después de capturar un Estado válido, automáticamente se mostrará la lista de Municipios correspondientes. De igual forma, después de capturar un Municipio válido, automáticamente se mostrará la lista de Localidades o Colonias correspondientes. Área. Campo obligatorio. Área o clave lada telefónica. Número. Campo obligatorio. Número del teléfono donde se pueda localizar el aspirante. Extensión. Extensión telefónica. Comentario. Información acerca del teléfono. Por ejemplo: si se trata de teléfono de casa, horario en que se encuentra en casa u oficina, otros teléfonos, etc. Ciclo escolar. Campo obligatorio. Ciclo escolar vigente al que se aspira ingresar. Tramite. Campo obligatorio. Trámite al que se desea aspirar. Nivel. Campo obligatorio. Nivel escolar al que se ingresará. Institución. Campo obligatorio. Nombre de la Institución o IRVOE en donde desea ingresar el aspirante. Plantel. Campo obligatorio. Nombre del plantel al que desea ingresar el aspirante. Carrera. Campo obligatorio. Nombre de la carrera que desea cursar el aspirante. Programa. Campo obligatorio. Nombre del programa o plan de estudio con el que se debe ingresar. Turno. Campo obligatorio. Turno al que desea ingresar el alumno. 3. Capturar todo los campos editables. La forma de capturar el Código Postal es por dos formas: Si ya se conoce el Código Postal. Al indicar primero el Código Postal y enseguida la Localidad/Colonia. Si no se conoce el Código Postal. Al indicar primero el Estado, después Municipio, enseguida la Localidad/Colonia y finalmente dar un clic sobre el campo Código Postal. 4. Después de capturar los campos, se pulsará el botón Guardar, y aparecerá el botón Nuevo, el cual se pulsa para iniciar una nueva ventana de captura de otra Solicitud de Aspirante. Nota. La descripción completa de los trámites se muestra en el Anexo del Manual de Usuario MODIFICAR SOLICITUD DE ASPIRANTE Función que consiste en actualizar los datos del Aspirante en la Solicitud. Se podrá actualizar la solicitud, si ésta aun no se ha empaquetado. 14

15 Pasos para actualizar la solicitud: 1. Desde el menú de Registro de Aspirantes de IRVOE se pulsa el icono Modificar Solicitud de Aspirante 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la solicitud de Aspirante a modificar. En esta ventana de búsqueda podrá localizar la Solicitud de Aspirante por dos opciones: Buscar por Numero de Solicitud Buscar por Nombre y Primer Apellido del Aspirante, opcional agregar el Segundo Apellido. 3. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana. 15

16 4. En ésta ventana solo se podrán consultar los datos de la Solicitud de Aspirante, para poder cambiar datos es necesario pulsar el botón Editar, y se habilitan los campos para ser actualizados. 16

17 5. Después de haber cambiado los datos editables, se deben guardar los cambios al pulsar el botón Guardar. 17

18 4.1.3 ELIMINAR SOLICITUD DE ASPIRANTE Función que consiste en eliminar una Solicitud de Aspirante. Se podrá eliminar una solicitud, si ésta aun no se ha empaquetado. Pasos para eliminar la solicitud: 1. Desde el menú de Registro de Aspirantes de IRVOE se pulsa el icono Baja de Solicitud de Aspirante de IRVOE 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la Solicitud a eliminar. En esta ventana se realiza la búsqueda de la solicitud a eliminar, por las siguientes opciones. Buscar por Numero de Solicitud Buscar por Nombre y Primer Apellido del Aspirante, opcional agregar el Segundo Apellido. 3. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana. 18

19 4. Para realizar la eliminación se debe pulsar el botón Eliminar, y se muestra un mensaje de confirmación para comprobar que realmente se desea la eliminaron. 5. Si se pulsa Si, se eliminará la Solicitud de Aspirante. 19

20 4.1.4 MODIFICAR DOCUMENTACIÓN DE SOLICITUD DE ASPIRANTE Esta función consiste en actualizar y completar los documentos que los aspirantes entregan a la IRVOE, con ello se completan sus Registros de Aspirantes. Si un aspirante se registra en varias IRVOE, solamente podrá completar con esta función un solo Registro de Aspirante en una IRVOE. Pasos para modificar la documentación en la solicitud de aspirante: 1. Desde el menú de Registro de Aspirantes de IRVOE se pulsará el icono Modificar Documentación de Aspirante. 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la solicitud de Aspirante a la que se confirmará la documentación recibida. En esta ventana se realiza la búsqueda de la solicitud a imprimir, por las siguientes opciones. Buscar por Numero de Solicitud Buscar por Nombre y Primer Apellido del Aspirante, opcional agregar el Segundo Apellido 3. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra la siguiente ventana. 20

21 4. Esta ventana presenta campos para ser completados, como son estudios previos, así como la lista de documentos que deberá entregar según el trámite señalado en la solicitud. Los campos a completar son: Grado Aspiración. Campo obligatorio. Es un campo numérico que indica el grado de estudio a donde corresponde ingresar el aspirante. Datos de estudio de procedencia. Para trámites de Primer Ingreso o Grado Superior: 21

22 Procedencia. Campo obligatorio. Nombre del tipo de escuela donde se curso y terminó el ultimo estudio. Clave SEP. Campo de búsqueda. Clave de Centro de Trabajo de la SEP que se asignó a la escuela donde curso y terminó el último estudio. Después de capturar una clave SEP válida, automáticamente se muestra: el Nombre de la Escuela de Procedencia, el Estado y el Código Postal (si lo tiene). Escuela de procedencia. Campo obligatorio. Nombre de la escuela donde curso y terminó el último estudio. Estado. Nombre del estado de la Republica Mexicana donde curso y terminó el último estudio. Si se curso el estudio en el extranjero, no se indica nada. Este dato se completa automáticamente después de capturar una Clave SEP válida CP. Código postal del lugar donde curso y terminó el último estudio. Clave escuela. Clave de la escuela donde se curso el último estudio, solo si se tratará de una escuela IRVOE o de UdeG. Promedio. Campo obligatorio. Promedio que indica el certificado del último estudio que curso y terminó. Datos del último estudio parcial. Para trámite de Grado Superior, donde existe un estudio previo parcial: Procedencia. Campo obligatorio. Nombre del tipo de escuela donde curso y truncó el ultimo estudio. Clave SEP. Campo de búsqueda. Clave de Centro de Trabajo de la SEP que se asignó a la escuela donde curso y truncó el último estudio. Después de capturar una clave SEP válida, automáticamente se muestra: el Nombre de la Escuela de Procedencia, el Estado y el Código Postal (si lo tiene). Escuela de procedencia. Campo obligatorio. Nombre de la escuela donde curso y truncó el último estudio. Estado. Nombre del estado de la Republica Mexicana donde curso y truncó el último estudio. Si se curso el estudio en el extranjero, no se indica nada. Este dato se completa automáticamente después de capturar una Clave SEP válida CP. Código postal del lugar donde curso y truncó el último estudio. Clave escuela. Clave de la escuela donde se curso y truncó el ultimo estudio, solo si se tratará de una escuela IRVOE o de UdeG. Promedio. Campo obligatorio. Promedio que indica el certificado del truncó estudio que curso y terminó. Documentos Nombre y observaciones de un documento. Muestra cada documento que deberá entregar el aspirante de acuerdo al trámite y Nivel al que aspira. 5. Enseguida se deben capturar los datos a completar, así como señalar los documentos como entregados, al dar clic en cada recuadro a la derecha del documento. 22

23 6. Finalmente para guardar los datos se pulsa el botón Guardar, que mostrará esta ventana solo de consulta como confirmación de los datos registrados. Nota. Se podrán guardar los documentos aun sin estar todos señalados como entregados, esto ocasiona que la Solicitud de Aspirante se considere con documentación incompleta, por tanto, esa Solicitud de Aspirante no se podrá empaquetar posteriormente, hasta no completar todos los documentos IMPRIMIR SOLICITUD DE ASPIRANTE Una Solicitud de Aspirante se podrá imprimir cuando esté completa, es decir que también se hayan actualizado todos los documentos requeridos en la solicitud. Pasos para imprimir Solicitudes de Aspirantes: 1. Desde el menú de Registro de Aspirantes de IRVOE se pulsará el icono Imprimir Solicitud de Aspirante 2. Enseguida se mostrará la ventana para realizar la búsqueda de la Solicitud a Imprimir. En esta ventana se realiza la búsqueda de la solicitud a imprimir, por las siguientes opciones. Buscar por Numero de Solicitud Buscar por Nombre y Primer Apellido del Aspirante, opcional agregar el Segundo Apellido. 3. Después de indicar una opción de búsqueda, se pulsa el botón Buscar, que muestra un enlace Nombre y Fecha de Nacimiento de la solicitud que se desea imprimir. 23

24 4. Para observar la impresión previa se da un clic sobre el enlace, y mostrará la solicitud en una ventana aparte como archivo de tipo PDF. 5. Desde ésta ventana se imprime el documento en el icono de la impresora que se encuentra en el menú de la parte superior. Se enviará a imprimir el documento como se muestra en la siguiente figura. 24

25 25

26 4.2 ENVÍO DE PAQUETES El envío de paquetes son funciones que la IRVOE debe realizar después de haber registrado Solicitudes y documentación de aspirantes. Las actividades que se puede realizar son: Generar/Actualizar paquetes. Enviar paquetes. Deshacer paquetes. Imprimir paquetes. Las funciones para generar/actualizar, enviar, imprimir o deshacer el paquete se realizan desde el menú de Envío de Paquete ; para ingresar a éste menú es necesario elegir la pestaña Escolar, y elegir el icono Ingreso, después del menú Ingreso elegir el icono Envío de Paquetes. Enseguida muestra el menú Envío de Paquetes. 26

27 4.2.1 GENERAR / ACTUALIZAR PAQUETES Este proceso está relacionado con la agrupación de paquetes. Un paquete de Solicitudes de Aspirantes esta agrupado por IRVOE, plantel, nivel, carrera, trámite de aspiración y turno. En éste proceso se realizan dos funciones dependiendo del estado que mantiene el paquete: Creación de un Paquete agrupando Solicitudes de Aspirantes con las mismas características. Actualización del Paquete, si ya existe y aun no se ha enviado a la CEI, entonces se pueden Actualizar los cambios del Paquete para considerar nuevas Solicitudes de Aspirantes que se agregaron o eliminaron. Pasos para Generar/Actualizar: 1. La creación o actualización de un paquete se realiza de forma automática, ya que el SIICEI identifica el estado en los que se encuentra el paquete. Para ingresar a ésta función desde el menú de Envío de Paquetes se pulsa el icono Generar Paquetes de Expedientes. 2. Enseguida se muestra la ventana Generar Paquete 3. En ésta ventana se indican tres campos para crear o actualizar paquetes en un Plantel de una IRVOE. Los campos a indicar son: Ciclo escolar. IRVOE Plantel. 4. Después de seleccionar los campos, se deberá pulsar el botón Generar/Actualizar y el SIICEI automáticamente revisa la existencia de solicitudes candidatas para crear nuevos paquetes, o si ya existen paquetes a donde se pueden anexar mas solicitudes. Al finalizar el proceso, se mostrará cuantos paquetes se crearon, y cuantos se actualizaron ENVÍAR PAQUETES Es el proceso de envío electrónico de paquetes a través del SIICEI, dirigidos a la Unidad de Servicios Escolares de la CEI. Después de realizar el envío a través del sistema también se deberá 27

28 realizar el envío físico del paquete, es decir, se deberán imprimir la relación de paquete y las solicitudes de aspirantes (deberán estar firmadas por el aspirante), estas impresiones se anexarán a los documentos físicos que forman el paquete. Pasos para enviar un paquete. 1. Desde el menú de Envío de Paquetes se pulsa el icono Envío de Paquetes. 2. En seguida se muestra la ventana Enviar paquete 3. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a enviar. Existen dos opciones de búsqueda: a. Buscando entre los paquetes del plantel. Al elegir Ciclo Escolar, IRVOE y Plantel. b. Buscar por número de paquete. Al capturar dilectamente el numero en el campo Numero de Paquete. Nota. Si hay datos en todos los campos de esta ventana, tomará como valida la segunda opción. 4. Independientemente de la opción de búsqueda, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a enviar, como se muestra enseguida. 28

29 Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar los paquetes de uno en uno. 5. Cuando se encuentre con el paquete a enviar, deberá pulsar el botón Enviar y se mostrará el mensaje un mensaje de confirmación. Nota. Para los paquetes que están agrupados con el trámite de Primer Ingreso, el SIICEI revisará que cumplan con el mínimo de 15 solicitudes en el paquete a enviar a CEI. Si no cumple el mínimo no se podrá enviar el paquete y se mostrara el siguiente mensaje. Una excepción es que si se podrán enviar paquetes sin importar el número de solicitudes agrupadas, solo si personal de CEI previamente ya Verificó un paquete con las mismas características DESHACER PAQUETES Si después de haber enviado electrónicamente el paquete, se necesita agregar más solicitudes a un paquete, y éste aun no se ha recibido por parte de la CEI, entonces el SIICEI permite deshacer el paquete para agregar o quitar solicitudes del paquete. Pasos para deshacer un paquete: 1. Para deshacer un paquete previamente enviado que aun no se ha recibido por CEI, desde el menú de Envío de Paquetes se pulsa el icono Deshacer Paquetes de Expedientes. 29

30 2. En seguida se muestra la ventana Deshacer paquete 3. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a deshacer. Existen dos opciones de búsqueda: a. Buscando entre los paquetes del plantel. Al elegir Ciclo Escolar, IRVOE y Plantel. b. Buscar por número de paquete. Al capturar dilectamente el numero en el campo Numero de Paquete. Nota. Si hay datos en todos los campos de esta ventana, tomará como valida la segunda opción. 4. Independientemente de la opción de búsqueda, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a deshacer, como se muestra enseguida. Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar los paquetes de uno en uno. 30

31 5. Cuando se encuentre con el paquete a deshacer, solamente se pulsa el botón Deshacer Paquete. Y se mostrará el siguiente mensaje de confirmación IMPRIMIR PAQUETES Es la emisión del listado de solicitudes agrupadas por paquete. Este listado sirve para anexarse al paquete que se enviara físicamente. Pasos para imprimir un paquete: 1. Para deshacer un paquete previamente enviado que aun no se ha recibido por CEI, desde el menú de Envío de Paquetes se pulsa el icono Imprimir Paquetes. 2. Enseguida se muestra la ventana para realizar la búsqueda de la Solicitud a Imprimir. 3. Desde esta ventana se realizará la búsqueda del paquete a imprimir. Existen dos opciones de búsqueda: a. Buscando entre los paquetes del plantel. Al elegir Ciclo Escolar, IRVOE y Plantel. b. Buscar por número de paquete. Al capturar dilectamente el numero en el campo Numero de Paquete. Nota. Si hay datos en todos los campos de esta ventana, tomará como valida la segunda opción. 4. Independientemente de la opción de búsqueda elegida, se pulsa Buscar para encontrar el resumen del paquete a imprimir, como se muestra enseguida. 31

32 Nota. Si existe más de un paquete, se mostrarán los botones de navegación para visualizar los paquetes de uno en uno. 5. Cuando se encuentre con el paquete a imprimir, se pulsa el botón Imprimir y mostrará un reporte en otra ventana como archivo tipo PDF. 32

33 6. Desde ésta ventana se imprime el documento con el icono de la impresora que se encuentra en la parte superior del menú de ésta ventana. El documento impreso se muestra en la siguiente figura. 33

34 34

35 4.3 MONITOREO Es el submódulo que se encarga de mostrar resultados estadísticos INDICADORES DE INGRESO Función que tiene como finalidad mostrar el resultado de información que se está generando o actualizando durante los procesos de Ingreso Escolar. Los indicadores son los estados que presentan en diferentes etapas las Solicitudes de Aspirante y Paquetes, agrupados por IRVOE y Planteles. Para ir a la ventana de Monitor de Indicadores de Ingreso, se debe elegir la pestaña Escolar del menú principal, después elegir el icono Ingreso, y del menú Ingreso elegir el icono Monitoreo. Enseguida se muestra el menú Monitoreo, en donde se selecciona el icono Indicadores de Ingreso. Se muestra la ventana donde se observa el resultado de indicadores Ingreso de Aspirantes ordenados por Planteles de la IRVOE. 35

36 36

37 5 ANEXO Descripción de trámites PRIMER INGRESO GRADO SUPERIOR EQUIVALENCIA GRADO SUPERIOR ACREDITACION MP GRADO SUPERIOR ACREDITACION DP GRADO SUPERIOR REVALIDACION PRIMER INGRESO GRADO SUPERIOR EQUIVALENCIA GRADO SUPERIOR ACREDITACION MP GRADO SUPERIOR ACREDITACION DP GRADO SUPERIOR REVALIDACION NIVEL MEDIO SUPERIOR PRIMER INGRESO GRADO SUPERIOR CON EQUIVALENCIA (PLAN AJENO A UDEG, DEL SISTEMA DE EDUCACION NACIONAL) GRADO SUPERIOR CON ACREDITACION (MISMO PLAN UDEG) GRADO SUPERIOR CON ACREDITACION (DIFERENTE PLAN DE UDEG) GRADO SUPERIOR CON REVALIDACION (PLAN AJENO A UDEG, ESTUDIO EXTRANJERO) NIVEL SUPERIOR PRIMER INGRESO GRADO SUPERIOR CON EQUIVALENCIA (PLAN AJENO A UDEG, DEL SISTEMA DE EDUCACION NACIONAL) GRADO SUPERIOR CON ACREDITACION (MISMO PLAN UDEG) GRADO SUPERIOR CON ACREDITACION (DIFERENTE PLAN DE UDEG) GRADO SUPERIOR CON REVALIDACION (PLAN AJENO A UDEG, ESTUDIO EXTRANJERO) 37

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