INSTITUCION EDUCATIVA BROOKS HILL BILINGUAL SCHOOL. Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

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1 DEPARTAMENTO ARCHIPIÉLAGO DE SAN ANDRES PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA INSTITUCION EDUCATIVA BROOKS HILL INVITACION PUBLICA N 001 OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA PARA EL DIAGNÓSTICO Y ESTUDIO DE SUELOS DENTRO DE LAS INSTALACIONES DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO BROOKS HILL, EN LA JURISDICCIÓN DEL DEPARTAMENTO ARCHIPIÉLAGO DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA. OCTUBRE DE 2011 Página 1 de 10 1

2 INVITACION PUBLICA N 001 MODALIDAD DE SELECCIÓN DE MINIMA CUANTIA CAPITULO I GENERALIDADES La Institución Educativa BROOKS HILL, invita a todas las personas naturales y/o jurídicas, consorcios y uniones temporales, interesados en presentar propuestas para contratar según el objeto q se describe a continuación. Esta Invitación Pública ha sido elaborada de acuerdo con los postulados señalados por el artículo 94 de Ley 1474 de 2011, la Ley 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 2516 de 2011 y demás normas complementarias. 1. OBJETO DE LA CONVOCATORIA LA INSTITUCION EDUCATIVA BROOKS HILL, tiene interés en recibir propuestas para contratar, por la modalidad de mínima cuantía, de acuerdo con las presentes condiciones, la PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORIA PARA EL DIAGNÓSTICO Y ESTUDIO DE SUELOS DENTRO DE LAS INSTALACIONES DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO BROOKS HILL, requerido para la construcción de edificación de dos plantas donde se adecuaran aulas para clases, que garanticen el funcionamiento adecuado del establecimiento localizado en la jurisdicción del Andrés, Providencia y Santa Catalina. 2. PRESUPUESTO OFICIAL Y FORMA DE PAGO El presupuesto oficial estimado para la presente contratación de servicios es por la suma de CINCO MILLONES DE PESOS ($ oo) Mcte, para lo cual en el presupuesto asignado a la Institución Educativa existe disponibilidad para atender el gasto, según certificado de disponibilidad presupuestal No del 29 de Septiembre de 2011, expedido por el Tesorero. Cuando la propuesta económica supere el presupuesto oficial señalado en el presente numeral, la misma será rechazada. El oferente debe tener en cuenta al momento de determinar el precio de su oferta, que por disposición del Artículo 22 de la Ley 47 de 1993 y para cualquier efecto Jurídico, La Institución Educativa está exento de pagar impuesto al valor agregado IVA FORMA DE PAGO El valor del Contrato será cancelado de la siguiente manera: Pago contra entrega del objeto contractual, y los informes respectivos, previo recibo a satisfacción del objeto contratado, expedido por la Institución Educativa. La Institución Educativa Brook s Hill Bilingual School, efectuara al Contratista las retenciones, que en materia tributaria tenga establecida la Ley y respecto de las cuales sea su obligación efectuar la retención. En los demás casos el contratista deberá cumplir con el pago de impuestos, tasas o contribuciones que se deriven de la presente contratación. Para el pago, el contratista debe radicar la factura y/o informe correspondiente, junto con el recibo o certificación del pago de aportes del Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales de acuerdo con los señalado en al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y modificado por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003, Ley 1122 de 2007 y demás normas que regulan la materia. Para cada pago el interventor del contrato debe expedir un certificado de recibo a satisfacción del bien o servicio. Se deberá suscribir por las partes la respectiva acta de liquidación del contrato. 3. PLAZO DE EJECUCION Y DURACION DEL CONTRATO El Plazo de ejecución del objeto contractual es de Treinta (30) días, contados a partir de la firma del acta de inicio. 4. CRONOGRAMA DEL PROCESO La invitación pública será publicada en la Secretaria de las carteleras de la Institución Educativa, Página 2 de 10 2

3 Los plazos del proceso se enuncian a continuación: ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR/FUNCIONARIO RESPONSABLE Publicación del Estudio Previo 12 de Octubre de 2011 Carteleras de la Institución Educativa, Pagina Web Gobernación San Andrés, Isla Invitación Publica firmada por El Rector de la Institución Educativa Termino para presentar ofertas Apertura de urna y verificación de propuestas Evaluación del menor precio y verificación de los requisitos habilitantes de la propuesta con el menor precio Termino para subsanar Publicación de la verificación de requisitos habilitantes y evaluación del menor precio y traslado para presentar observaciones a la evaluación Observaciones a la evaluación Respuestas a las observaciones del informe de evaluación y Comunicación de aceptación de la oferta o declaratoria desierta Registro Presupuestal y Adjudicación de Contrato 12 de octubre de 2011, a las 8:00, hasta el día de 13 de Octubre de 2011 a las 13:30 Desde el día 13 de Octubre de 2011 a las 8:00 hasta las 13:30 del día 14 de Octubre de 2011 El día 14 de Octubre de 2011 a las 13:31 El día 14 de Octubre de 2011 hasta el 18 de Octubre de 2011 Desde el 18 de Octubre de de Octubre de 2011, 8:00 am simultáneamente con la comunicación de aceptación Carteleras de la Institución Educativa, Pagina Web Gobernación San Andrés, Isla Secretaria de la Institución Educativa, Loma sector Brook s Hill. Secretaria de la Institución Educativa, Loma sector Brook s Hill. Secretaria de la Institución Educativa, Loma sector Brook s Hill. Carteleras de la Institución Educativa, Pagina Web Gobernación San Andrés, Isla Carteleras de la Institución Educativa, Pagina Web Gobernación San Andrés, Isla 19 de Octubre de 2011 Institución Educativa NOTA: Los plazos anotados anteriormente podrán ser prorrogados por la Institución Educativa o ser objeto de modificación mediante adendas, las cuales se expedirán en los términos del artículo 89 de la ley 1474 de 2011 de acuerdo con sus necesidades. De cada ampliación se dejará constancia en documento escrito y se publicará. El interesado durante el curso del proceso estará obligado a consultar constantemente las publicaciones. Será de su entera responsabilidad revisar las distintas publicaciones y demás documentos propios del proceso. 5. OBLIGACIONES DE LAS PARTES 5.1. Obligaciones del contratista El contratista se compromete a: Desarrollar el objeto del contrato, poniendo a disposición toda su capacidad de gestión con el fin de lograr la realización del objeto en su integridad. Diagnóstico: Deberá entregarse documento soporte de la etapa de diagnóstico, el cual será el documento técnico de soporte para la posterior contratación de las obras correspondientes. Recopilación de Información: El consultor recopilará la información necesaria previa, efectuará recorridos e identificara claramente la zona a intervenir, e incluirá de ser el caso las intervenciones físicas que le sean necesarias para identificar la zona de muestreo. Análisis de la Información Existente y Diagnóstico: Toda actividad de campo y oficina necesaria deberá documentarse a manera de procedimiento sobre las actividades realizadas y la fuente de la información correspondiente. Suscribir conjuntamente con la Institución Educativa las actas de iniciación y liquidación. Cumplir con las obligaciones de afiliación y pago al Sistema General de Seguridad Social, de conformidad con la normativa vigente. Página 3 de 10 3

4 Las demás inherentes y necesarias para el cabal cumplimiento del contrato a suscribir Obligaciones De la Institución Educativa: Cancelar el valor del contrato de acuerdo a la forma de pago descrita. Ejercer la supervisión de ejecución. 6. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO. La Institución Educativa ejercerá la vigilancia control y desarrollo del contrato a través del Delegado Departamental, para el efecto la supervisión de la prestación del servicio por parte del Departamento o su representante no exoneran ni disminuyen la responsabilidad del contratista, así como tampoco limitan su autoridad y dirección del objeto contractual. CAPITULO II DE LA OFERTA 7. LUGAR FISICO DONDE SE LLEVARA A CABO EL RECIBO DE LAS OFERTAS. Las propuestas deberán entregarse en un (1) sobre sellado, original y una (1) copia, en las oficinas de la Institución Educativa, Loma Sector Brook s Hill Bilingual School, debidamente identificado con los datos de la presente convocatoria pública y el nombre, la dirección y el teléfono del oferente y los demás documentos solicitados dentro de las fechas y hora establecidas en la presente invitación pública. 8. REQUISITOS HABILITANTES 8.1. REQUISITOS HABILITANTES JURIDICOS: El proponente deberá allegar los siguientes requisitos según corresponda a persona jurídica o natural: Carta de presentación de la propuesta ANEXO No.1.- La no presentación o la presentación sin firma dará lugar al rechazo de la propuesta. En caso de ser persona jurídica, quien suscriba la carta deberá ser el representante legal o quien haga sus veces de acuerdo a las facultades otorgadas por el certificado de existencia y representación. Las personas jurídicas deberán allegar el original del certificado de existencia y representación legal, expedida por la Cámara de Comercio respectiva o por la entidad equivalente, con una vigencia no mayor a treinta (30) días. El objeto social de la persona jurídica o actividad comercial de la persona natural proponente deberá tener relación con la actividad a contratar. La no presentación del documento dará lugar al rechazo de la propuesta. Los proponentes plurales (uniones temporales o consorcios) deberán presentar el certificado de existencia y representación legal de las personas jurídicas y/o la fotocopia de la cédula de ciudadanía de las personas naturales que los conforman. En caso de que uno o varios de los integrantes de la forma conjunta sea una persona natural de origen extranjero o una sociedad extranjera sin sucursal en Colombia, la propuesta deberá acompañarse de los documentos indicados en los dos párrafos precedentes, según corresponda Las personas jurídicas deberán allegar el original del certificado de matricula Mercantil de la persona jurídica, expedido por la Cámara de Comercio respectiva o por la entidad equivalente, dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha máxima para presentar propuestas. Las personas naturales deberán allegar fotocopia de la cédula de ciudadanía y adjuntar, de ser procedente, el certificado de matrícula en el registro mercantil y el de su establecimiento de comercio, expedidos con una antelación no mayor a treinta (30) días calendario a la fecha límite para presentar las propuestas. Copia del RUT. Copia del certificado judicial vigente del representante legal expedido por el DAS. Certificado de Responsabilidad fiscal expedido por la Contraloría General de la República de la persona natural y/o jurídica y del Representante legal. Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación de la personal natural y/o jurídica y del Representante legal. Página 4 de 10 4

5 Tener definida situación militar del representante legal si es menor de 50 años. Certificado de estar a paz y salvo en el pago de los aportes parafiscales firmado por el revisor fiscal cuando se trate de persona jurídica; cuando se trate de personal natural, constancia de estar afiliado al régimen de seguridad social (salud y pensión) OCCRE: Es entendido que el proponente conoce las normas de control y residencia contenidos en el Decreto 2762 de 1991, y demás que lo modifiquen o reforme y por lo tanto se compromete a que el 100% del personal a contratar y/o la mano de obra a utilizar en la ejecución de este contrato, sea residente legal en las islas( para lo cual, con la hoja de vida se debe anexar la tarjeta de residencia OCCRE) y/o agotar los trámites legales pertinentes para la importación de personal foráneo calificado en las islas a falta de profesional residente en ella necesaria para la ejecución del presente contrato EXPERIENCIA MINIMA HABILITANTE El proponente deberá aportar mínimo un (1) certificación, para acreditar una experiencia específica sobre cumplimiento de contratos ejecutados o en ejecución en los últimos tres (3) años, contados a partir de la fecha de presentación de las propuestas, cuyo objeto sea igual o similar al objeto que se contrata a través del siguiente proceso, expedidas por entidad pública o particular, las cuales deberán contener la información especificada en el anexo PRESENTACION DE LAS PROPUESTAS Se recomienda a los proponentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas tengan en cuenta lo siguiente: Lea cuidadosamente el contenido de este documento. Verifique, antes que nada, que no está incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades generales ni específicas para contratar. LAS PROPUESTAS DEBEN SER RADICADAS EN LA INSTITUCION EDUCATIVA BROOKS HILL, LOCALIZADA EN LA LOMA SECTOR BROOK S HILL, EN LA FECHA Y HORA SEÑALADA EN EL NUMERAL 4. CRONOGRAMA DEL PROCESO. Toda comunicación enviada por los proponentes de este documento, deberá ser dirigida a la misma dirección, de lunes a viernes dentro del horario de 8:00 a.m. a 12:30 m. Identifique su propuesta, tanto el original como la copia en la forma indicada en este documento. El proponente por la sola presentación de su propuesta, AUTORIZA A LA ENTIDAD PARA VERIFICAR TODA LA INFORMACIÓN QUE EN ELLA SUMINISTREN. Cuando se presente inexactitud en la información suministrada por el proponente o en la de uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal, la Institución Educativa podrá rechazar la propuesta y/o dar aviso a las autoridades competentes, esto operará única y exclusivamente si la inexactitud incide en la calificación o permite cumplir un factor excluyente. Toda propuesta debe estar firmada por la persona natural o el representante legal del proponente o por el apoderado que se haya constituido para este efecto. No se aceptaran documentos que tengan tachaduras, enmendaduras o borrones que den lugar a diferentes interpretaciones o induzca a error. Los documentos que sean subsanables la entidad a su juicio, procederá a solicitar al proponente la aclaración respectiva, dentro del plazo que este estime conveniente. Los precios de los ítems relacionados en la propuesta y el valor total de la misma deben estar expresados en pesos colombianos. Serán a cargo del proponente y a riesgo de este todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta, la Institución Educativa en ningún caso, será responsable de los mismos, razón por la cual no reconocerá suma alguna, ni efectuara rembolsos de ninguna naturaleza por este concepto. 5 Página 5 de 10

6 En acto público que se realizará en la Institución Educativa, ubicada en la Loma Sector Brook s Hill Bilingual Schooll, se procederá al cierre del proceso y la apertura del Sobre sellado, debidamente identificado con los datos de la presente convocatoria pública y el nombre, la dirección y el teléfono del oferente. De dicha diligencia se levantará acta en la cual se relacionarán: Nombre y/o razón social de los proponentes, Número de folios que componen cada una de las propuestas, Valor de la Oferta, Vigencia de la Oferta. Esta acta será suscrita por los funcionarios designados para el efecto y los proponentes o sus delegados que se encuentren presentes. En todo caso se dejará constancia del retiro de las propuestas y cualquier otro aspecto que La Entidad considere apropiado, así como de las propuestas que hubieren llegado después de la fecha y hora de cierre del proceso, las que serán devueltas en el acto, sin abrir, consideradas como no presentadas y rechazadas de plano. No se aceptarán propuestas parciales, ni propuestas alternativas 10. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES En la presente contratación podrán participar las personas jurídicas, o consorcio o unión temporal, que tenga dentro de su objeto social o estén en capacidad de realizar actividades de consultorías en estudios de suelos de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y no se encuentren incursas en alguna o algunas de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en los artículos 8, 9, 10 y 58 ordinal 6º del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de y sus Decretos Reglamentarios) o prohibición legal para contratar. Los proponentes con la formulación de la propuesta, de manera individual deben manifestar, bajo la gravedad de juramento que no están incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Constitución Política y las leyes, para participar en este proceso de selección. En el evento de presentar alguna inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente, las partes actuarán de conformidad con lo señalado en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993, sin que en ningún caso pueda válidamente efectuarse acto dispositivo alguno por parte del proponente o contratista respecto de los derechos y obligaciones derivados del presente proceso, sin el consentimiento previo y expreso de la Entidad. CAPITULO III DE LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA 11. REGLAS DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA De conformidad con lo establecido en el decreto 2516 de 2011, la escogencia del contratista, se realizará con base en las siguientes reglas: Los interesados deberán allegar la propuesta en el plazo señalado en el cronograma. Vencido el plazo para la presentación de propuestas, la entidad realizará la comparación de los precios de las propuestas recibidas y procederá a evaluar únicamente la propuesta con el menor precio De conformidad con el parágrafo del numeral 7 del artículo 3 del decreto 2516 del 2011, la verificación de los requisitos enunciados en los numerales 8 y 9 de esta invitación se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual se tendrá en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 10 del Decreto 2474 de En caso de que este no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones de mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. En caso que ninguno de los oferentes cumpla con los requisitos habilitantes, se declarara desierto el proceso Si solo se presenta una oferta, esta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado. En caso de empate la entidad dará aplicación al parágrafo 1º del artículo 4 del decreto 2516 de 2011, y adjudicará a quien entregue en primer lugar en el tiempo. Página 6 de 10 6

7 12. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA O DECLARATORIA DESIERTA Toda propuesta que presente alguna de las irregularidades que se indican a continuación, será RECHAZADA dejando constancia de ello en el informe respectivo. Presentación extemporánea de la propuesta. Cuando el proponente o cualquiera de los integrantes del consorcio o unión temporal, se encuentre incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades consagradas en la Constitución Nacional o la ley. Cuando la propuesta económica supere el presupuesto oficial. Cuando la propuesta no cumpla con el objeto del presente proceso de invitación pública. Cuando existan dos o más ofertas hechas por el mismo proponente bajo el mismo nombre o con nombres distintos. La no presentación de la propuesta económica será motivo para que la propuesta se rechace. Cuando el oferente dentro del término señalado de la presente invitación publica, no subsane los documentos requeridos por la Entidad. Cuando se compruebe dentro del proceso de selección, que la información y documentos que hacen parte de la propuesta, no son veraces, es decir, no corresponden a la realidad de lo afirmado por el proponente. Cuando la propuesta esté incompleta en cuanto omita la inclusión de información o de alguno de los documentos necesarios para su habilitación o solicitada su aclaración, se encuentre en la situación descrita. Cuando el proponente no cumpla con todos y cada uno de los indicadores financieros establecidos como requisitos en la presente invitación pública DECLARATORIA DE DESIERTA. De conformidad con el artículo 5 del Decreto 2516 de 2011, en caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarara desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicara. Si hubiera proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente. 13. GARANTIAS CAPITULO IV OTRAS CONDICIONES DE LA INVITACION Para la ejecución del contrato, de conformidad con lo dispuesto por el art.41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el art.23 de la Ley 1150 de 2007 y el art. 7 del Decreto 2516 de 2011, el Contratista constituirá en favor de la Institución Educativa Garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones que surjan a cargo del contratista frente a la Institución Educativa por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, bien sean Bancarias o en Compañías de Seguros, en la siguiente forma: Garantía Única de cumplimiento que ampara los siguientes riesgos: Cumplimiento del contrato, pago de multas, cláusula penal pecuniaria y demás sanciones, deberá ser equivalente al 10% del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más. 14. CESIÓN El contratista no podrá ceder este contrato a persona natural o jurídica alguna, sin previa autorización escrita de la Institución Educativa, Artículo 41, inciso tercero de la Ley 80 de CADUCIDAD Página 7 de 10 7

8 La Institución Educativa podrá declarar la caducidad administrativa del presente contrato por cualquiera de las causales estipuladas en el artículo 18 de la Ley 80 de 1993, mediante Resolución debidamente motivada, dispondrá de liquidación y se impondrán de liquidación y se impondrán las sanciones e inhabilidades a que hubiere lugar. 16. PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y PUBLICACIÓN La comunicación de aceptación junto con la oferta constituye para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuara el respectivo registro presupuestal de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 inciso 5 del decreto 2516 de Para su ejecución se requiere la aprobación de la garantía única y la suscripción de la respectiva Acta de Inicio. 17. DOMICILIO Para todos los efectos como domicilio para la ejecución del contrato será la Isla de San Andrés. 18. DOCUMENTOS DEL CONTRATO Hacen parte integral del contrato los siguientes documentos: Certificado de disponibilidad presupuestal Nº. 059 del 29 Septiembre de Registro presupuestal. Garantía única y su respectiva resolución de aprobación. Certificación de no haber sido declarado responsable fiscal, expedido por la Contraloría. Certificado de antecedentes disciplinarios. Fotocopia de la Cedula de ciudadanía y OCCRE y libreta militar del representante legal. Certificado Judicial (DAS). Registro Único Tributario (RUT). Estudios de conveniencia y oportunidad. Acreditar pago de aportes a los regímenes de Salud, Pensión y Riesgos profesionales, cuando a ello hubiere lugar. Y los que legalmente se requieran y los que se produzcan durante el desarrollo del contrato. Todos los gastos que demande la legalización serán por cuenta del contratista. EUGENIO WILLIAMS POMARE Rector Institución Educativa Brook s Hill Bilingual School Página 8 de 10 8

9 ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA San Andrés Isla de 2011 Señores INSTITUCIÓN EDUCATIVA BROOKS HILL San Andrés, Isla, REFERENCIA: Presentación Propuesta Invitación Publica No. 001 de 2011 El suscrito, en nombre de de acuerdo con los pliegos de condiciones de la referencia, hago presentación de los siguientes documentos habilitantes, para participar en el proceso precontractual No. 001, y en caso de que me sea adjudicado el contrato, me comprometo a suscribirlo y perfeccionarlo oportunamente, esto es, en los términos señalados por la Institución y a cumplir con todas las obligaciones señaladas en los pliegos de condiciones. Declaro así mismo: Que he tomado nota cuidadosa de las condiciones y acepto todos los requisitos contenidos en los términos de referencia. Que no me encuentro incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en las Leyes. Que conozco las disposiciones legales que rigen los términos de referencia. Plazo de la Oferta: Valor de la Oferta: Plazo de Ejecución Propuesto: Nombre completo del proponente Nombre del representante legal (si se trata de persona jurídica o unión temporal) Dirección Teléfono comercial y fax del proponente (Nombre, firma y Cargo del funcionario autorizado para firmar) C.C. No. De NIT No. Página 9 de 10 9

10 ANEXO 2 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA Nombre o razón social de la entidad contratante y Nit de quien expide la certificación Nombre o razón social del contratista quien solicita la certificación Ciudad, dirección y teléfono del contratista Número del contrato y objeto Plazo de Ejecución. Valor del contrato Fecha de inicio Fecha terminación Calidad del servicio excelente buena Fecha expedición de certificación Nombre, firma y cargo de quien expide la certificación Teléfono de quien expide la certificación Página 10 de 10 10

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