PeopleSoft Enterprise para Educacion Superior. Sergio Peña Director Comercial

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2 PeopleSoft Enterprise para Educacion Superior Sergio Peña Director Comercial

3 Agenda Desafíos de la Educación Superior Liderazgo de Oracle Solución para Educación Superior Beneficios

4 Desafíos de la Educación Superior Aumento de Competencia Instituciones Privadas, Particulares, Comunitarias, Corporativas y Consorcios Global, sin barreras geográficas Cambios Rápidos Aumento de la Demanda, Tiempo de Vida del Estudiante Estudiantes Técnicamente Sofisticados Recursos de Tecnología de Punta

5 Desafíos de la Educación Superior Complir con las metas de reclutamiento, retencion y obtencion de fondos Cumplir con el nivel de servicio esperado Mejorar la operacion y maximizar presupuestos

6 Cadena de Valor en la Educación Superior Proveedores Corporaciones Gobierno Institución Productos & Proveedores De Servicios Edificios Admón. / Staff Facultades Investigadores Estudiantes Ex-Alumnos Comunidad Clientes

7 Orientación Estratégica de las Instituciones Desarrollo Regional Foco en la identificación y comprensión de las necesidades de las comunidades, en conjunto con la iniciativa pública y privada Educación para toda la vida Ser un ambiente de formación integral para toda la vida, a disposición de las personas, organizaciones, instituciones y movimientos sociales Inversiones Invertir en la calidad del cuerpo docente, en tecnología y en innovaciones didácticas y pedagógicas, buscando, sobretodo, convertir La enseñanza en un proceso altamente enriquecedor, emprendedor y apasionante.

8 Direccionadores de la Educación Superior Mejorar la relación con el Alumno, la comunidad y las organizaciones Volver la organización mas ágil y eficiente con Procesos de Negocios que atraviesen varios sectores Gerenciar y desarrollar (nuevos) productos/servicios y mejorar el lanzamiento de productos/servicios Proveedores Instituciones Alumnos Conocer mejor el perfil del Alumno Agilizar los procesos que responden las solicitudes de los alumnos Mejor Información sobre la Rentabilidad por Alumno y por Carrera Facilidad y flexibilidad de Gestión de presupuesto y proyectos Disminuir la Evasión de Alumnos Aumento de la Facturación

9 El valor de una relación de por vida Reclutamiento Open House Visitas a Colegio Relaciones Publicas Admisiones Evaluaciones Publicidad Matrícula Academicos Consejeria Ayuda Financiera Housing Salud Eventos Campus Contribuciones Asociaciones Voluntarios Eduacion Continua Valor de Ciclo de Vida Cada interacción significa una oportunidad para fortalecer o debilitar la relacion

10 Potential Revenue Lifetime Student Relationship Management Recruitment Pain: Difficult to reach the right prospects Recruitment Recruitment potential Phase restricted Enrollment Pain: Generating the yield Effective and Enrollment efficient applications Phase Retention Pain: Low student satisfaction Students transfer Retention or drop-out Phase Fundraising Pain: Lose contact with alumni Irrelevant Fundraising communications Phase Impact: Lost applicants and potential tuition Impact: Lost applicants and potential revenue Impact: Lost students and revenue, increased costs to replace Impact: Lost fundraising opportunities Time

11 Agenda Desafíos de la Enseñanza Superior Liderazgo de Oracle Solución para Educación Superior Beneficios

12 Oracle en Educación Superior Sabia Ud. Que? 9 de las 10 mejores universidades en el mundo 1 tienen Aplicaciones de Oracle 10 de las 10 mejores universidades de investigacion 2 tienen Aplicaciones Oracle 8 de las Bigten Conference tienen Aplicaciones Oracle 7 de las 10 mejores campus virtuales 3 tienen Aplicaciones Oracle 1 - Institute of Higher Education, Shanghai Jiao Tong university 2 - The Lombardi Program on Measuring University Performance, Forbes and The Princeton Review

13 World Class Higher Education Customers +

14 Mejoras en Nuestros Clientes Ahorro de aprox. 20,000 horas-hombre en el proceso de admisiones Aumento en retención de alumnos de alto riesgo en un 4% Disminución en tiempo de producción de reportes financieros en un 75% Aumento en la prospección de estudiantes en un 75% en 1 año Alrededor del 83% de registros en cursos se realizan por Auto-Servicio Reducción del tiempo promedio para llenar posiciones de 70 a 44 días Recepción del 45% de las aplicaciones para admisión en la Web Procesamiento de 25% mas de aplicaciones manteniendo niveles de staff Reducción del costo de impresión anual de pagos en cheques en $90,000 Disminución del tiempo de registro de notas entre 3 y 4 días Expectativa de reducción de $2.5M por año en costos de compras

15 Líder de Mercado en Educación Superior University Systems Public Universities Private Universities Community Colleges Mas de 900 Clientes en 19 países

16 Líder en educación en Latinoamérica

17 Higher Education Users Group The HEUG is an independently run and controlled user group Provides a forum for sharing of information and experience. Provides a mechanism through which the higher education community can speak to PeopleSoft with a common voice. Provides a forum for communication and information sharing on changes in direction, product planning, and other areas of concern. PeopleSoft s largest user group Alliance Conference Over 5,000 attendees! March 12-15, 2006 in Nashville

18 Agenda Desafíos de la Enseñanza Superior Liderazgo de Oracle Solución para Educación Superior Beneficios

19 Mapa de Soluciones para Educacion Superior Relationships Students Parents Faculty Staff Alumni Vendors Customer Interaction Channels Business Partners Marketing Sales Recruitment Service Economic Partners Analytics Campus Warehouse Data Warehouse Builder Reporting Data Mining Business Operations Campus Solutions Student Administration Admission Financial Aid Academic Advising Grade Book Records & Registration Student Accounts Course Catalog Self Service Constituent Mgmt. Marketing Online Marketing Tele-Marketing Support Help Desk Multi-Channel Communications Auxiliary Applications Personal Portfolio Course Management Scheduling Housing Parking Learning Management Library Degree Audit Food Service Bookstore Human Resources Payroll Financials Source to Settle Catalog Content Budget Governance & Compliance Institutional Administration Training Treasury / Cash Management Infrastructure Hubs (Customer Hub) Project Mgmt. IT Asset Mgmt. Technology [e.g. Database, RAC, Oblix, Times Ten, Thor] Maintenance Management Real Estate Mgmt. Help Desk Applistructure and Integration Framework (e.g. Identity Mgmt, Security, Discoverer, Collaboration Suite and BPEL) Grants Clinicals

20 Oracle PeopleSoft Enterprise Especializado para Educacion Superior Higher Education Portal / Decision Support Student Recruitment & Retention Collaboration/ Constituent Services HR & Payroll Procurement & Facilities Management Financials Sponsored Research Technology Enablers Data Management Security Integration Tools Solucion Construida en Web Soporta multiples plataformas tecnologicas Servicios de integracion basados en estandares Conjunto completo de aplicaciones que operan integradas Implementacion modular basado en procesos de negocio

21 PeopleSoft Enterprise Portal Interaction Channels PeopleSoft Appconnect Integration Workflow, data consolidation, end-to-end business processes, Higher Education Relationship Management The Business Process Constituents Prospects Applicants PeopleSoft Lifecycle Marketing Recruiting, Retention, Fundraising Identify prospects Execute programs Capture responses Respond/Fulfill Manage relationship Measure results PeopleSoft Integrated Service Mgmt Departments Student Administration Students Student Support Capture Issue/Request Assign Issue/Request Research History Diagnose Resolve Measure results Student Affairs/ Services Alumni & Sponsors Staff & Faculty Staff & Faculty Support Capture Issue/Request Assign Resources Research Solution Diagnose Resolve/Fix Measure results PeopleSoft Analytics Constituent Data Contributor Relations Human Relations Reporting Community Recruitment Numbers Enrollment Goals Constituent Satisfaction Program Costs Contributions Retention Rates Data Warehouse

22 PeopleSoft HCM Workforce Planning Workforce Rewards Resource Management Sales Incentive Management Enterprise Learning Management eperformance HCM Warehouse & Workforce Scorecard Talent Acquisition Labor Management Mgmt Position Mgmt eprofile Manager Desktop Competency Mgmt ecompensation Manager Desktop Workforce Admin Training Admin HRMS Portal Pack Succession Planning Career Planning HR Help Desk Salary Admin Candidate Gateway Variable Comp Admin Services Procurement Total Comp Admin eprofile Base Benefits ecompensation Monitor Absence edevelopment International Assignments ebenefits Health & Safety Admin epay Time & Labor Core Human Resources Benefits Admin Stock Admin Pension Admin Payroll Global Payroll Absence Management Interface to 3rd Party Payroll

23 PeopleSoft Financials Control Financiero y Reporteo General Ledger & Global consolidation Gobernabilidad y cumplimiento regulatorio Internal Control Enforcer Análisis Financiero Scorecard, CFO Portal, Government Portal, Activity Based Management, Planning and Budgeting Proveedores - Pagos Payables, esettlements Crédito a Efectivo Billing, Contracts, receivables Ciclo de Vida de los activos Asset, IT Asset, Maintenance & real state Management Caja y manejo de tesorería Cash, Deal & Risk Management Global Consolidation

24 Agenda Desafíos de la Enseñanza Superior Liderazgo de Oracle Solución para Educación Superior Beneficios

25 Beneficios Cualitativos % estimado para la Universidad Aumento del promedio de disciplinas por alumno 5 Aumento de la retención de alumnos 10 Aumento de la eficiencia operacional 25 Mayor eficiencia en la asignación de los recursos en proyectos de investigación 10 Reducción del costo de mantenimiento de sistemas de información 15 Reducción en el tiempo gastado en el proceso de matrícula 90 Mejoras en la captación de recursos 10 Aumento de la efectividad de carreras 15

26 Beneficios Cualitativos

27 Beneficios Mejoras en los niveles de servicios de la Institución Mayor Efectividad Operacional y Responsabilidad. Aumento de la disponibilidad de servicios al estudiante via internet ( always on) Habilidad de operación de Campus Virtual Integración de la Información en todos los niveles y aspectos Aumento en la consistencia y veracidad de la información Procesos de Negocios Standard Mejor visión y conocimiento del Estudiante

28 Beneficios Da a los estudiantes el gerenciamiento de sus propios asuntos Mayor simplicidad en el mantenimiento de la infra-estructura de sistemas Menor Costo de Propiedad Mayor Flexibilidad en el presupuesto Mayor Sinergia en el Campus englobando Funcionarios, Profesores, Estudiantes y Comunidad Aumento de la Eficiencia en los Procesos y Eficacia de las Personas Mejor Planeación del Campus en general

29 Beneficios Cumplimiento de las regulaciones tributarias y normatividades de control Mejoramiento de la consistencia, precisión y oportunidad de la información financiera Automatización y estandarización de procesos operativos manuales Generación de controles a través de reglas de negocio y gestión presupuestal Monitoreo permanente del desempeño organizacional Control de Gastos y mitigación de riesgos Eficiencia en la ejecución de los procesos de negocio

30

31 Mudanzas e Impactos - ALUMNO Confirmación de la matrícula luego de la solicitud Mayor garantía de ser atendido Viabilización de la programación anterior Reducción de los ajustes Posibilidad de asociar un orientador para la matrícula Existencia de lista de espera Posibilidad del alumno saber el profesor en el momento de la matrícula Auto-Servicio Mudanza en la visualización y codificación del horario de las ofertas. No utilizaremos mas la codificación 21, 22,23 y pasaremos a utilizar la indicación de día de la semana y horario. Ex: LUN 8:30 11:15 Realización de la matrícula después del lanzamiento de las notas del período anterior (pregrado) Matrícula liberada después de aplicar pagos a los débitos anteriores evita exclusión de matrícula por débito anterior

32 Mudanzas e Impactos - INSTITUCION Aspectos positivos Proceso de matrícula único para todos los niveles Reducción de ajustes de Matrícula Flexibilidad de matrícula por período/actividad académica Automatización de la lista de espera Reducción de realización de matrícula, después del inicio de las aulas. Posibilidad de organizar exámenes separados de la actividad académica Posibilidad de atribución de recursos humanos y materiales antes y durante el período de matrícula Descentralización de la matrícula Viabilización de realizar previamente las programaciones de ciclos lectivos futuros

33 Mudanzas e Impactos - INSTITUCION Puntos de atención Adaptación al nuevo modelo de matrícula Necesidad de anticipación de la planeación de la oferta Administración de la oferta en tiempo real Nuevo perfil de los profesionales usuarios Continuidad de la asignación manual del espacio físico reducción de funcionalidades Calendario de matrícula diferente para la implantación Acompañamiento permanente de la evolución de las matrículas para garantizar la eficiencia (compra y utilización) En algunos casos, necesidad de postergación de la fecha de vencimiento del primer pago de matrícula

34 Procurement Flow Demand Self-Service Requisitions Contracts & Catalogs Approval Procurement Process Automation RFx Auction Offers Purchase Order Sourcing Receipt Time Entry Quotes Bids Counteroffers Payment / Reconciliation Collaboration Portal Orders Changes Ship Notices Invoices Payments Time Cards Messaging: XML / EDI EFT/Check Statement Suppliers Products Services Banks Integrated Audit and Intelligence Spend Analysis Time Mgmt Procurement Productivity Supplier Performance Historic Audit

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