( 04 DIC 2009 ) EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL CONSIDERANDO

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1 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL RESOLUCIÓN NÚMERO 406 DE 009 ( 04 DIC 009 ) Por la cual se modifica la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00. EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL En ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas por el numeral 1 del artículo del Decreto Ley 05 de 003 y en desarrollo del Decreto 1637 de 006, y CONSIDERANDO Que las administradoras definidas en el numeral 3 del artículo 1 del Decreto 1637 de 006, han tenido inconvenientes en la captura de las huellas de sus afiliados y que las huellas que han sido enviadas a este Ministerio en cumplimiento de las obligaciones señaladas en la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00, no reúnen las características de calidad para su verificación. Que adicionalmente, se requiere incorporar un mecanismo que garantice la calidad de las huellas en el proceso de enrolamiento y en el envío de la información a este Ministerio, así como una ampliación en las fechas de reporte de conformidad con los cambios que se realizarán para el mismo. Que por lo anterior, es necesario modificar el anexo técnico definido en la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00, así como los plazos para la entrega de la información correspondiente. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1. Modificar el Anexo Técnico adoptado por el artículo 1 de la Resolución 455 de 00, modificado por artículo 1 de la Resolución 3755 de 00, el cual hace parte integral de la presente resolución. Artículo. Modificar el artículo 5 de la Resolución 455 de 00, modificado por artículo de la Resolución 3755 de 00, el cual quedará así:

2 RESOLUCION NÚMERO 406 DE 009 HOJA No Continuación de la Resolución Por la cual se modifica la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00 Artículo 5. Las administradoras de cada uno de los Subsistemas deberán haber reportado y tener cargado en el RUAF la información relacionada en el artículo segundo de la siguiente forma: a. Para el 1 de mayo de 010 cada administradora debe haber enviado y cargado al RUAF la información de por lo menos el 10% de sus afiliados activos al 31 de diciembre de 009. b. Para el 1 de agosto de 010 cada administradora debe haber enviado y cargado al RUAF la información de por lo menos el 35% de sus afiliados activos al 31 de marzo de 010. c. Para el 1 de octubre de 010 cada administradora debe haber enviado y cargado al RUAF la información del 50% de afiliados activos al de mayo de 010. d. Para el 1 de diciembre de 010 cada administradora debe haber enviado y cargado al RUAF la información del 0% de afiliados activos al 31 de julio de 010. e. A partir del último día del mes de enero de 011 y así para los siguientes meses, las administradoras deben haber enviado y cargado al RUAF el 100% de la información de los afiliados existentes al último día del mes anterior. Artículo 3º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica parcialmente la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los 04 DIC 009 ORIGINAL FIRMADO POR DIEGO PALACIO BETANCOURT Ministro de la Protección Social

3 RESOLUCION NÚMERO 406 DE 009 HOJA No 3 Continuación de la Resolución Por la cual se modifica la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00 ANEXO TECNICO ANEXO TÉCNICO DE AFILIADOS A PENSIONES, SALUD REGIMEN CONTRIBUTIVO, SALUD REGIMEN SUBSIDIADO, RIESGOS PROFESIONALES, SUBSIDIO FAMILIAR, CESANTÍAS Y ASISTENCIA SOCIAL 1 ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Y CARPETAS Datos que las administradoras deben suministrar al Ministerio de la Protección Social para la actualización de la base de datos del registro único de afiliados a la protección social RUAF. Para garantizar la seguridad de la información reportada por las distintas administradoras, ésta debe ser firmada digitalmente, por lo tanto, la administradora deberá suministrar el certificado de firma digital a nivel de entidad, el cual debe ser emitido por una entidad certificadora abierta, legalmente autorizada para operar en el país. Las administradoras deberán enviar los archivos de acuerdo con las estructuras y especificaciones que a continuación se describen: 1.1 SIGLAS PARA NOMBRES DE LOS ARCHIVOS Y CARPETAS SIGLA DESCRIPCIÓN LONGITUD IG Archivo Información General de Afiliados. HU Carpeta o archivo Información de Huellas de Afiliados. FO Carpeta o archivo Información de Fotografías de Afiliados. DI Carpeta o archivo Información de Documentos de Identificación de Afiliados (se refiere a la imagen digitalizada de los documentos de identificación). COM Componente de la Protección Social al que pertenece el archivo. Los valores validos son: PE = Pensiones SC = Salud Régimen Contributivo SS = Salud Régimen Subsidiado RP = Riesgos Profesionales SF = Subsidio Familiar CE = Cesantías AS = Asistencia Social ENTIDAD Código de la entidad o administradora que reporta la información. 6 FECHA Fecha de generación del archivo. (Formato AAAAMMDD, no se debe utilizar ningún tipo de separador). IDAFIL Número de identificación del afiliado al cual pertenecen las huellas o la fotografía incluida en el archivo correspondiente. 17 TDAFIL Tipo de identificación del afiliado al cual pertenecen las huellas o la fotografía incluida en el archivo correspondiente. C Cara del documento de indentificación que se ha digitalizado, cuyos valores solo pueden ser A para el anverso y R para el reverso. 1 M# Corresponde a la mano y numero de toma de la huella dactilar los valores permitidos son para la mano derecha D1 y D de acuerdo a la toma que corresponda y de forma similar I1e I para la mano izquierda 1. NOMBRES DE ARCHIVOS TIPO DE ARCHIVO NOMBRE DE ARCHIVO LONGITUD Archivo Información General de Afiliados COM_IG_ENTIDAD_FECHA 1 Carpeta Información de Huellas de Afiliados. COM_HU_ENTIDAD_FECHA 1 Carpeta Información de Fotografías de Afiliados. COM_FO_ENTIDAD_FECHA 1 Carpeta Información de Documentos de Identificación de Afiliados. COM_DI_ENTIDAD_FECHA 1 Archivo Información de Huellas de Afiliados. COM_HU_TDAFIL_IDAFIL_ENTIDAD_FECHA_M# 45 Archivo Información de Fotografías de Afiliados. COM_FO_TDAFIL_IDAFIL_ENTIDAD_FECHA 4 Archivo Información de Documentos de Identificación de Afiliados (se refiere a la imagen digitalizada de los documentos de identificación). COM_DI_TDAFIL_IDAFIL _ENTIDAD_FECHA_C 44

4 RESOLUCION NÚMERO 406 DE 009 HOJA No 4 Continuación de la Resolución Por la cual se modifica la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00 En la construcción del nombre de los archivos donde se utilice el número de identificación del afiliado (IDAFIL) se debe hacer con el número completo, sin rellenar con ceros o blancos cuando la longitud de este número sea inferior a 17 dígitos. Para el caso del código de la administradora (ENTIDAD) tampoco se debe rellenar con ceros o blancos cuando esté código tenga menos de 6 dígitos. 1.3 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE INFORMACION GENERAL DE AFILIADOS El archivo de afiliados a cada subsistema está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y en las carpetas de huellas e identificaciones y un conjunto de registros de detalle (Registro Tipo ) que contienen la información de los afiliados que deben ser remitidos. Los campos que no llevan ningún valor, es decir que no son obligatorios, deben reportarse en el archivo como (,,) REGISTRO TIPO 1 REGISTRO DE CONTROL CAMPO NOMBRE DEL CAMPO LONG. VALOR PERMITIDO 0 Tipo de Registro Código administradora 6 Lo suministra la administradora 30 Fecha inicial del período de la información 10 AAAA-MM-DD 31 Fecha final del período de la información 10 AAAA-MM-DD Total de registros relacionados en el archivo de información de los afiliados Nombre de la carpeta de información de huellas de los afiliados Total de archivos de información de huellas de los afiliados relacionados Nombre de la carpeta de información de fotografías de los afiliados Total de archivos de información de fotografías de los afiliados relacionados Nombre de la carpeta de información de Documentos de Identificación de los afiliados Total de archivos de información de Documentos de Identificación de los afiliados relacionados Corresponde al número registros tipo, definido en el numeral 1.3., que se relacionan en el archivo de información general de afiliados. Corresponde al nombre de la carpeta donde se encuentran los archivos de huellas de los afiliados que se están enviando al RUAF. Corresponde a número de archivos de huellas que vienen incluidos en la carpeta de información de huellas del afiliado Corresponde al nombre de la carpeta donde se encuentran los archivos de fotografías de los afiliados que se están enviando al RUAF. Corresponde a número de archivos de fotografías las que vienen incluidos en la carpeta de información de huellas del afiliado Corresponde al nombre de la carpeta donde se encuentran los archivos de huellas de los afiliados que se están enviando al RUAF. Corresponde a número de archivos de huellas que vienen incluidos en la carpeta de información de huellas del afiliado 1.3. REGISTRO TIPO REGISTRO DE DETALLE CAMPO NOMBRE DEL CAMPO LONG. VALOR PERMITIDO 0 Tipo de registro 1 Para todos los casos debe ser Lo suministra el afiliado, validado contra la siguiente lista: MS = Menor sin Identificación RC = Registro civil 1 Tipo de identificación del afiliado o beneficiario TI = Tarjeta de identidad CC = Cédula de ciudadanía CE = Cédula de extranjería PA = Pasaporte AS = Adulto sin identificación Número de identificación del afiliado o beneficiario 3 Código sexo del afiliado o beneficiario 1 4 Fecha de nacimiento del afiliado o beneficiario 10 5 Departamento nacimiento del afiliado o beneficiario 6 Municipio nacimiento del afiliado o beneficiario 3 17 Lo suministra el afiliado, número tal como aparece en el documento de identificación, no se debe rellenar con ceros o blancos a la izquierda. Obligatorio. Los valores válidos son: M = Masculino F = Femenino Obligatorio. Lo suministra el afiliado, tal como aparece en el documento de identificación, Formato AAAA-MM-DD. Obligatorio. Lo suministra el afiliado, codificación del DANE. Para los nacidos en el exterior se debe usar EX. Obligatorio. Lo suministra el afiliado, codificación del DANE. Para los nacidos en el exterior se debe usar EXT. 7 Primer apellido del afiliado o beneficiario 0 Los campos Segundo Apellido y Segundo Nombre no Segundo apellido del afiliado o beneficiario 30 son obligatorios si el afiliado, de acuerdo con su

5 RESOLUCION NÚMERO 406 DE 009 HOJA No 5 Continuación de la Resolución Por la cual se modifica la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00 CAMPO NOMBRE DEL CAMPO LONG. VALOR PERMITIDO 9 Primer nombre del afiliado o beneficiario 0 documento de identidad, no los tiene. 10 Segundo nombre del afiliado o beneficiario Departamento residencia del afiliado o Lo suministra el afiliado, codificación del DANE. Para los beneficiario nacidos en el exterior se debe usar EX 1 Municipio residencia del afiliado o beneficiario 3 Lo suministra el afiliado, codificación del DANE. Para los nacidos en el exterior se debe usar EXT 13 Código administradora 6 Lo suministra la administradora Obligatorio. Lo suministra la Administradora 0 = Envío de información por primera vez. 1 = Envío de información por actualización de huellas. = Envío de información por cambio de tipo o número 14 Tipo de proceso de identificación 1 de documento de identificación. 3 = Envío de Información por cambio en la información del afiliado, diferente al tipo o número de documento de identidad. 4 = Envío de información por corrección Tipo de identificación del afiliado o beneficiario que se esta corrigiendo o modificando Número de identificación del afiliado o beneficiario que se esta corrigiendo o modificando 17 Proceso de toma de huellas Dedo al que corresponde la huella de la mano derecha Dedo al que corresponde la huella mano izquierda Nombre del Archivo de Información de la huella correspondiente a la primera toma de la mano derecha Nombre del Archivo de Información de la huella correspondiente a la segunda toma de la mano derecha Nombre del Archivo de Información de la huella correspondiente a la primera toma de la mano izquierda Nombre del Archivo de Información de la huella correspondiente a la segunda toma de la mano izquierda Nombre del Archivo de Información de fotografía Nombre del Archivo de Información del Anverso del documento de identificación Nombre del Archivo de Información del Reverso del documento de identificación Lo suministra la administradora, validado contra la lista definida en el campo 1, tipo de documento de identidad del afiliado tal como fue enviado inicialmente y que se va a modificar. Únicamente es obligatorio para los casos en los que el campo 14 sea, 3 o 4 Lo suministra la administradora, numero del documento de identidad del afiliado tal como fue enviado inicialmente y que se va a modificar. Únicamente es obligatorio para los casos en los que el campo 14 sea, 3 o 4 Obligatorio. Lo suministra la Administradora 0 = Huellas completas sin excepciones. 1 = No tomadas por ser menor de tres (3) años = Faltan todos los dedos de la Mano derecha 3 = Faltan todos los dedos de la Mano Izquierda 4 = Faltan de todos los dedos de ambas manos 5 = Falta Índice de la Mano Derecha 6 = Falta Índice de la Mano Izquierda 7 = Faltan Índices en ambas manos Obligatorio. Lo suministra la Administradora 0 = Ninguno 1 = Pulgar = Índice 3 = Medio 4 = Anular 5 = Meñique Igual al definido en el campo 1 carpeta de información de huellas del afiliado. Este establecido en el numeral 1. de este anexo carpeta de información de huellas del afiliado. Este establecido en el numeral 1. de este anexo carpeta de información de huellas del afiliado. Este establecido en el numeral 1. de este anexo carpeta de información de huellas del afiliado. Este establecido en el numeral 1. de este anexo carpeta de información de fotografías del afiliado. Este establecido en el numeral 1. de este anexo carpeta de información del documento de identificación del afiliado. Este nombre debe ser construido de acuerdo con lo establecido en el numeral 1. de este anexo carpeta de información del documento de identificación del afiliado. Este nombre debe ser construido de acuerdo con lo establecido en el numeral 1. de este anexo CARPETA DE INFORMACIÓN DE HUELLAS DE LOS AFILIADOS.

6 RESOLUCION NÚMERO 406 DE 009 HOJA No 6 Continuación de la Resolución Por la cual se modifica la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00 En esta carpeta deben enviar todos los archivos en formato WSQ que contienen las huellas de los afiliados incluidos en el registro tipo que se están enviando CARPETA DE INFORMACIÓN DE FOTOGRAFIAS DE LOS AFILIADOS. En esta carpeta deben enviar todos los archivos en formato JPG que contienen las fotografías de los afiliados incluidos en el registro tipo que se están enviando CARPETA DE INFORMACIÓN DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACION DE LOS AFILIADOS. En esta carpeta deben enviar todos los archivos en formato TIFF4, JPG o PDF que contienen los documentos de identificación de los afiliados incluidos en el registro tipo que se están enviando. ESTANDARES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA Y ENVIO DE HUELLAS, FOTOGRAFIAS Y COPIAS DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD Las administradoras deberán tener en cuenta los siguientes estándares para la toma y el envío de las huellas, fotografías y copias del documento de identificación para ser enviadas al RUAF:.1 ESTANDARES PARA LA TOMA Y ENVIO DE LAS HUELLAS.1.1 Los equipos para la toma de huellas deben: Utilizar tecnología óptica Deben contar con cristal no rayable que garantice la calidad en la toma de la huella en el tiempo. Deben tener un área mínima de captura de la imagen de la huella mayor o igual a 60 mm. Tener una resolución de mínimo 500 puntos por pulgada. Tener una profundidad de Imagen 56 niveles de Grises en cada Pixel Tener salida digital USB Tener alimentación sólo mediante la conexión USB. Permitir la transmisión de la imagen de la huella dactilar.1. La imagen deberá almacenarse en formato WSQ, con parámetro de compresión no mayor 15: La imagen debe tener una resolución de 500 puntos por pulgada con +/- 1% de tolerancia..1.4 La generación del Template debe ser mediante la utilización del estándar ISO en cuanto a los datos de minucia.. ESTANDARES PARA LA TOMA Y ENVIO DE LAS FOTOGRAFIAS..1 Los equipos para la toma de las fotografías deben utilizar tecnología digital.. Resolución mínima de 640 x Generar los archivos en formato de imagen.jpg..4 Tamaño entre 0Kb y 100 Kb..3 ESTANDARES PARA LA TOMA Y ENVIO DE LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION.3.1 Los escáneres deben tener una resolución mínima de 00 DPI.

7 RESOLUCION NÚMERO 406 DE 009 HOJA No 7 Continuación de la Resolución Por la cual se modifica la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de Generar los archivos en formato TIFF4, JPG o PDF..3.3 Tamaño máximo de 100 Kb..3.4 Las condiciones de Brillo y contraste deben permitir la visualización correcta de la imagen..4 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA Y ENVIO DE LAS HUELLAS Las huellas deben ser tomadas a los afiliados de las administradoras que conforman los subsistemas de la Protección Social, teniendo en cuenta lo siguiente:.4.1 A los afiliados menores de siete (7) años no se les debe tomar huellas y en el respectivo registro se debe marcar la excepción correspondiente, de acuerdo con lo definido en el campo 17 del registro tipo de este anexo..4. A los afiliados con siete (7) o más años y menores de catorce (14) años se les debe hacer un retoma de las huellas por lo menos cada dos () años..4.3 Para los afiliados con catorce (14) o más años la retoma de las huellas se hará por lo menos cada cuatro (4) años..4.4 A todos los afiliados que por alguna razón no se les pueda tomar las huellas, la excepción debe ser incluida en el respectivo registro, de acuerdo con lo definido en el campo 17 del registro tipo de este anexo..4.5 Las huellas deben ser tomadas al dedo índice de ambas manos, el número de tomas que se deben enviar al RUAF son dos () por cada dedo de conformidad con lo establecido por la norma ISO En el caso de ausencia de los dedos índice o de la huella de estos dedos se pueden tomar las huellas a los dedos pulgares y en caso de ausencia de estos últimos o de sus huellas se pueden tomar de cualquiera de los demás dedos de la mano correspondiente. En el caso de la ausencia de la mano o de todos los dedos o de todas las huellas se debe registrar la correspondiente excepción de la toma de huellas, de acuerdo con lo definido en el campo 17 del registro tipo de este anexo..4.6 La administradora debe garantizar que durante el proceso de enrolamiento, se realice la verificación de los aspectos procedimentales, informáticos y administrativos, establecidos en la presente resolución para la toma de la huella..4.7 La administradora debe garantizar mediante la utilización de software especializado (SDK), la calidad de las huellas dactilares durante el enrolamiento y el envío a este Ministerio. Este software (SDK) podrá ser suministrado por el Ministerio de la Protección Social.5 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA Y ENVIO DE LAS FOTOGRAFIAS La toma de la fotografía sólo aplicará a los afiliados mayores de 14 años a los que no se les ha podido tomar las huellas, ya sea por ausencia de ellas en los respectivos dedos o por ausencia de las manos, en cuyo caso se hará teniendo en cuenta lo siguiente:.5.1 Mantener una iluminación constante al momento de tomar la fotografía. Se deben utilizar técnicas adecuadas para tratar de eliminar cualquier tipo de sombra o manchas que puedan aparecer..5. Las fotografías deben ser tomadas con un fondo azul. La altura entre los hombros y la altura máxima de la cabeza debe corresponder al 75% del alto del tamaño..5.3 Se le debe tomar la fotografía únicamente a la cabeza del afiliado, de los hombros hacia arriba. Esta fotografía debe ser de frente, sin gafas, sin aretes y sin gorros, sombreros o cualquier otro elemento que tape la cara o la cabeza..6 PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA Y ENVIO DE LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION.6.1 Para el caso de los documentos cuyo tipo sean CC, TI, CE y PA el afiliado debe presentar el original del mismo. Para el caso de los documentos que tengan

8 RESOLUCION NÚMERO 406 DE 009 HOJA No Continuación de la Resolución Por la cual se modifica la Resolución 455 de 00, modificada por la Resolución 3755 de 00 información por ambas caras, se deben escanear ambas caras, como por ejemplo las cédulas de ciudadanía nuevas que esta expidiendo la Registraduría Nacional del Estado Civil. Cada una de las caras debe ser escaneada en archivos separados y los nombres de estos archivos deben corresponder al anverso o al reverso de acuerdo con lo establecido en el numeral 1. de este anexo.6. Para el caso del documento cuyo tipo sea RC el afiliado debe presentar el original expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil o la Notaria correspondiente. 3 CARACTERÍSTICAS DE FORMATO DE LOS ARCHIVOS DE TODOS LOS ANEXOS TECNICOS 3.1 ARCHIVO DE INFORMACIÓN GENERAL DE LOS AFILIADOS: Debe ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: Todos los datos deben ser grabados como alfanuméricos en archivos planos, con extensión.txt 3.1. Los nombres de archivos, los datos y los campos en general, deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin Cuando dentro de un archivo de información general de afiliados haya campos que no van a ser modificados o reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo como (,,) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas ( ) ni ningún otro carácter especial, salvo la Ñ y el caracter Los campos tipo fecha deben tener el formato AAAA-MM-DD incluido el caracter guión (-) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales, excepto para los casos de porcentajes que deberán ser reportados con punto como separador de decimal Las longitudes contenidas en las tablas de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres Tener en cuenta que cuando el código de entidad trae CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal O, la cual es un caracter diferente a cero Los archivos planos no deben traer ningún caracter especial de fin de archivo ni de final de registro, salvo el caracter de final de archivo que debe ser CR. 3. LOS ARCHIVOS DE HUELLAS DE LOS AFILIADOS Deben cumplir las características técnicas definidas para los archivos con formato WSQ y deben ser enviados todos en la Carpeta de Información de Huellas del Afiliado. 3.3 LOS ARCHIVOS DE FOTOGRAFÍAS DE LOS AFILIADOS Deben cumplir las características técnicas definidas para los archivos con formato JPG y deben ser enviados todos en la Carpeta de Información de fotografías del Afiliado. 3.4 LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS Deben cumplir las características técnicas definidas para los archivos con formato TIFF4, JPG o PDF, según sea el caso y deben ser enviados todos en la Carpeta de Información de Documentos de Identificación del Afiliado.

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