Instrucciones para el envío de Informe de Dotación de Personal: Personal con retiro voluntario que se acoge a bonificación

Transcripción

1 Instrucciones para el envío de Informe de Dotación de Personal: Personal con retiro voluntario que se acoge a bonificación 2011 Período informado: Personal que se acoge a bonificación por retiro voluntario establecido en la Ley N entre el 1 de julio y el 30 de septiembre de 2011 Archivo V

2 Contenido TERCER INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL Ingreso de informes Actualizar Datos de contacto Consultas Información de dotación de personal solicitada al 30 de Septiembre de Instrucciones generales Personal con retiro voluntario que se acoge a bonificación (archivo V) Personal que debe ser informado Nombre del archivo Características del archivo Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices Definiciones Tablas de Conversión

3 TERCER INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL Ingreso de informes Se requiere ingresar los archivos con la información solicitada mediante web DIPRES, sección Acceso Restringido, seleccionando el proceso Envío informe Trimestral Dot. Personal e ingresando el usuario y contraseña asignado a su Servicio para operar en portal DIPRES (utilizar usuario i). Por cada archivo recibido, el sistema emitirá una nota de recepción conforme o fuera de plazo, según corresponda a la fecha de envío. 2. Actualizar Datos de contacto Se les recuerda actualizar la información de contacto entregada por el Servicio en el sistema de envío de informes trimestrales, al cual puede acceder mediante web Dipres, previa autentificación. La información de contacto requerida dice relación con el cargo, nombre, teléfono y correo electrónico de al menos tres y hasta cuatro funcionarios de la institución, que puedan resolver las dudas o realizar las correcciones que surjan durante la revisión de los informes. Específicamente, se solicita ingresar datos de contacto del jefe de Recursos Humanos, del encargado del PMG o en su defecto, del encargado de la unidad de Finanzas y del o los funcionarios que elaboran directamente los informes, igual como lo hacía en la ficha de identificación del Servicio incluida en el set de formularios publicados hasta el trimestre anterior. Es responsabilidad del Servicio mantener estos datos actualizados, así como informar a esta Dirección sobre cualquier cambio ocurrido a este respecto entre informes. No será responsabilidad de esta Dirección cualquier falla en la comunicación con aquellos Servicios que no incorporen esta información de contacto o no la actualicen. 3. Consultas Todas las consultas sobre estos formularios se deberán realizar por escrito al correo estadisticas@dipres.cl, y serán respondidas el día hábil siguiente al que fueron recibidas. Ponga atención al hecho que si su consulta es realizada el mismo día de vencimiento del plazo de recepción del informe, ella será respondida 1 día hábil después de dicha fecha. Por lo tanto, si usted requiere tener la respuesta a sus dudas o consultas antes del envío del informe, estas deberán plantearse al menos dos días antes del cierre del proceso normal de recepción del respectivo informe. Considerando lo anterior, las consultas relacionadas con la elaboración de este informe, deberá enviarlas por correo electrónico en las siguientes fechas: Primer grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar el día 7 de octubre de Segundo grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar el día 21 de octubre de Información de dotación de personal solicitada al 30 de Septiembre de Instrucciones generales A contar de este año 2011, la información sobre dotación de personal se solicitará mediante matrices con datos por cargo; para algunos temas específicos, se seguirá solicitando el llenado de formularios. Tal como en años anteriores, la información específica que se solicitará para cada período se comunicará mediante oficio circular en conjunto con la publicación de las instrucciones. En este tercer informe se solicita la entrega de 10 matrices de datos y 1 formulario. Esta información se solicitará en dos envíos diferidos, quedando el calendario del tercer trimestre como sigue: 3

4 Calendario Proceso de Recepción Tercer Informe Trimestral 2011 Hito Fecha Publicación de Instrucciones 21 de septiembre Apertura del proceso 26 de septiembre Fecha de corte de la información 30 de septiembre Recepción dentro del plazo, hasta: Primer grupo de información: Antecedentes generales 11 de octubre (Archivos D, S, H, R, C, V, Z) Segundo grupo de información: Otras Características 24 de octubre (Archivos F, L, E, A) En el primer grupo de información se solicita la entrega de 6 matrices de datos y 1 formulario, de acuerdo con lo siguiente: 1. Matrices de datos: Personal en funciones al 30 de septiembre. Se solicita informar la situación del personal de la dotación y fuera de dotación en funciones al 30 de septiembre de Las matrices solicitadas son: a) Personal de la dotación (archivo D). En el caso de aquellos servicios que posean personal médico afecto a las leyes Nos y , se les solicita entregar los antecedentes de este personal en este archivo, informando cada cargo desempeñado. b) Personal fuera de la dotación, contratado como suplente o reemplazo (archivo S). c) Personal fuera de dotación contratado como honorario a suma alzada, jornales transitorios y otros tipos de contrato no contabilizados en la dotación del Servicio (archivo H). d) Personal que mantiene en reserva un cargo de la planta de la institución informante, y se desempeña en otro cargo, dentro o fuera del Servicio (archivo R). Para cada funcionario informado, las características solicitadas deben declararse según situación al 30 de septiembre de Si el servicio no tiene situación que informar en una o más de estas matrices, no debe enviar archivos en blanco; en este caso, debe incorporar una nota en el Registro de Observaciones donde se identifique claramente el tipo de información, indicando además que el servicio no tiene personal con estas características al 30 de junio de Matrices de datos: Situaciones entre el 1 de julio al 30 de septiembre. Con el fin de complementar la información entregada en el proceso de elaboración presupuestaria, se solicita informar la situación del personal de la dotación y fuera de dotación que se desempeña o desempeñó en la institución entre el 1 de julio y el 30 de septiembre de 2011 independiente de su calidad jurídica o tipo de contrato y aún cuando el personal no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe: Las matrices solicitadas son: e) Ceses de funciones (archivo C): Personal de la dotación o fuera de dotación, que presentó alejamiento definitivo del Servicio durante el período informado. También se puede incluir el personal que presentó cese de funciones durante el mes de junio y que no fue informado anteriormente. f) Bonificación por Retiro Voluntario (archivo V): Personal que se retiró voluntariamente de la institución durante el período informado, para acceder a bonificación por retiro (Leyes Nos ). Para cada persona informada, las características solicitadas deben declararse según situación al momento del cese. Si el servicio no tiene situación que informar en una o más de estas matrices, no debe enviar archivos en blanco; en este caso, debe incorporar una nota en el Registro de Observaciones donde se identifique claramente el tipo de información, indicando además que el servicio no tiene personal con estas características para el período Julio-Septiembre

5 3. Formulario: Convenio Desempeño Colectivo (archivo Z). El formulario solicitado se compone de dos partes. En la parte A se consulta sobre el resultado obtenido por cada equipo de trabajo en el Convenio de Desempeño Colectivo 2010, según dotación al 30 de diciembre de 2010; en la parte B se consulta características del Convenio de Desempeño Colectivo, actualizado al 30 de septiembre de El detalle de los datos requeridos para este tercer trimestre, se entregan a continuación. 4.2 Personal con retiro voluntario que se acoge a bonificación (archivo V) Personal que debe ser informado Se debe informar a TODOS aquellos funcionarios retirados de la institución durante el período informado, que se acogieron a la bonificación por retiro establecida en la Ley N , Titulo II y artículo Tercero transitorio. Además de informar el persona que, cumpliendo con los requisitos, renuncia voluntariamente a su cargo para acogerse a este beneficio, también debe informarse el personal que accede a este beneficio y que cumple con los requisitos necesarios para obtener una rebaja de la edad legal para pensionarse por vejez, en cualquier régimen previsional, por la realización de labores calificadas como pesadas y respecto de las cuales se haya efectuado la cotización del artículo 17 bis del decreto ley Nº 3.500, de 1980, o certificado de cobro anticipado de bono reconocimiento por haber desempeñado trabajos pesados durante la afiliación al antiguo sistema conforme al inciso tercero del artículo 12 transitorio de este mismo decreto ley, según corresponda. IMPORTANTE: Los funcionarios aquí informados también deben ser declarados en la matriz sobre personal con cese de funciones. En cuanto a los beneficiarios del bono por retiro voluntario de la Ley N , se debe declarar, entre otros, la calidad jurídica, estamento, grado y nivel que corresponda al cargo sobre el cual se calcula la bonificación por retiro, en caso de darse algunas de las situaciones señaladas en el inciso sexto del artículo 7 de la ley N , a saber: Respecto de aquellos funcionarios a contrata ( ) que en los tres últimos años anteriores a la dejación voluntaria de su empleo hayan cambiado la calidad jurídica de su designación, pasando en un mismo servicio desde un cargo de planta a un empleo a contrata, la bonificación se calculará considerando la remuneración imponible correspondiente al grado original de planta que poseía al momento de cambiar de calidad jurídica. Asimismo, respecto de los funcionarios a contrata que en los tres últimos años anteriores a la dejación voluntaria de su cargo hayan cambiado de grado, la bonificación se calculará considerando la remuneración imponible correspondiente al grado que tenían a la fecha del cambio o del primero de ellos si hubo más de uno. Lo anterior, no será aplicable en los casos de cambios de calidad jurídica desde la contrata a la planta o aumentos de grados por promoción. Nota: También se puede informar el personal retirado voluntariamente durante el mes de junio y que no fue informado anteriormente. 5

6 4.2.2 Nombre del archivo El archivo a remitir, debe nominarse según la siguiente estructura VPACA00TAA.xls, donde: V: El carácter con que comienza el nombre del archivo, que corresponde al tipo de información entregada, a saber Matriz con personal con retiro voluntario que se acoge a bonificación. PACA: Número de la Partida y Capítulo presupuestario correspondiente al servicio informante, expresado en cuatro cifras. 00: Incluir dos ceros antes del número del período informado T: Período que se informa, a saber: Valor T Período informado Informe al que corresponde 7 1 de julio al 30 de Septiembre Tercer trimestre AA: Año que se informa, expresado en dos cifras. xls: Extensión del archivo, puede ser.txt,.xls,.xlsx. En caso de servicios que cuentan con personal de la dotación en más de un programa presupuestario, debe informar a todo su personal en el mismo archivo, identificando claramente el programa presupuestario del cual dependen. Esto, con excepción de las Direcciones del Ministerio de Obras Públicas, las que deberán incluir el programa presupuestario en el nombre del archivo. Por tanto, para estos servicios la estructura del nombre de sus archivos será la siguiente: DPACAPRTAA.ext Los servicios en esta situación son: - Dirección General de Obras Públicas. - Dirección de Contabilidad y Finanzas. - Fiscalía. - Dirección de Arquitectura. - Dirección de Obras Hidráulicas. - Dirección de Vialidad. - Dirección de Obras Portuarias. - Dirección de Aeropuertos. - Administración sistema de concesiones. - Dirección de Planeamiento. - Agua Potable Rural Características del archivo Archivo plano, en formato.txt,.xls o.xlsx. Un registro por línea; cada registro debe identificar a una persona. En el caso del personal afecto a las leyes y , se debe informar un registro por cargo desempeñado. Campos separados con signo " " (pipe), sólo para el envío de archivos en formato.txt. Largo de registro variable, de acuerdo con la definición de cada campo. Los datos numéricos deben ser números enteros sin decimales, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso use una coma para separar el número entero del decimal. Los datos alfanuméricos y alfabéticos deben estar alineados a la izquierda. Los caracteres a informar en los campos alfabéticos deben corresponder al rango de letras entre la A y la Z (en mayúsculas), además de caracteres de puntuación, guiones y apostrofes. 6

7 Las fechas que no corresponda informar deben registrarse como Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices Además de lo señalado anteriormente, tenga en consideración lo siguiente: Las matrices deben presentar información por funcionario (o por cargo, según corresponda) en cada una de sus filas, y en las columnas debe incluir las características que correspondan a cada campo consultado, conforme a las definiciones y a la codificación establecida en este documento. Debe incluir el nombre del campo establecida en las definiciones de la matriz (columna NOMBRE DEL CAMPO de las tablas presentadas en el punto de este documento). No agregue columnas entre los campos, al inicio o al final de la matriz Mantenga el orden señalado para los campos en las definiciones de la matriz (punto de este documento). No agregue fila con el número de los campos. Respete la codificación establecida en las tablas de conversión (punto de este documento). Al respecto, utilice la codificación señalada en la columna CÓDIGO de cada tabla. Asegúrese de no agregar espacios en blanco antes o después de cada código o dato ingresado. Cada matriz tiene sus propias tablas de conversión. Por tanto, utilice las tablas de conversión que correspondan a cada una. Si va a entregar su matriz en formato EXCEL, además de lo anterior, tenga en consideración lo siguiente: La matriz debe comenzar en la celda A1, sin incluir otro encabezado que el nombre establecido para cada campo. Entregue la información en valores; no incluya fórmulas de ningún tipo. No utilice formatos de ningún tipo para las celdas, con excepción de lo siguiente: Para los campos numéricos donde se le solicite informar códigos que incluyan ceros a la izquierda, ingréselos en formato de texto; Para los campos donde se solicita ingresar fechas, puede utilizar el formato de fecha respetando el ingreso de datos en formato DD-MM-AAAA. Si va a entregar la información en formato Excel incluya solo una hoja por archivo. Nombre la hoja según la letra inicial del nombre del archivo (que en este caso corresponde a la letra V) Definiciones Para cada persona que durante el período informado presentó retiro voluntario para acogerse a bonificaciones establecidas en las Leyes Nos y , conforme a lo señalado en el punto de este documento, se solicita entregar los datos presentados en las tablas a continuación, las que contienen las definiciones principales para el envío de información, a saber: - El nombre que le debe entregar al campo (columna) - Largo máximo de la variable - Descripción, formato y contenido de cada campo, que incluye el o los validadores técnico del campo y/o el o los validadores de consistencia considerados. - Observaciones: donde se incluyen situaciones a considerar al momento de llenar cada campo. 7

8 Definiciones: Para cada funcionario que a la fecha de cierre del informe se desempeña en un cargo, pero conserva la propiedad de un cargo titular de la planta del Servicio informante, se solicita entregar los siguientes datos: Identificación del Archivo N Nombre del campo Largo Descripción del formato o contenido Observación 01 TIPO_INFO 1 Corresponde al tipo de información que solicita DIPRES, esto es: V: Personal con retiro voluntario que se acoge a bonificación. Campo alfabético. Valor posible: V. Identificación del Servicio N Nombre del campo Largo Descripción del formato o contenido Observación 02 ID_SERV 6 Identificación presupuestaria del servicio informante, conforme a la ley de presupuestos vigente, que debe señalarse en formato PACAPR, donde: PA: Corresponden a la partida presupuestaria; CA: Corresponde al capítulo; PR: Corresponde al programa presupuestario al cual se imputa la persona informada; Ingresar el valor de este campo en formato de texto. Campo numérico distinto de cero. Partida: nivel superior de agrupación asignada a la Presidencia de la República, al Congreso Nacional, al Poder Judicial, a la Contraloría General de la República, Ministerio Público y a cada uno de los Ministerios. Capítulo: Subdivisión de la Partida, que corresponde a cada uno de los organismos que se identifican con presupuestos aprobados en forma indirecta en la Ley de Presupuestos. Programa: División presupuestaria de los Capítulos, en relación a funciones u objetivos específicos identificados dentro de los presupuestos de los organismos públicos. 8

9 Identificación del funcionario N Nombre del campo Largo Descripción del formato o contenido Observación 03 RUN 8 Corresponde al número de RUN del funcionario informado, campo NO incluye dígito verificador y debe informarse sin puntos. En caso de extranjeros sin CI nacional, informar el número de TI o de pasaporte. Campo numérico distinto de cero (0). No debe ser menor a Validador de consistencia con otros campos Si el valor del campo DV es diferente a E, el valor de este campo debe ser validado con el valor del campo DV, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil Manual de validación RUN on_de_run.pdf 04 DV 1 Corresponde al dígito verificador del RUN informado en el campo 03. En caso de extranjeros sin CI nacional, señalar en este campo la letra E. Manual de validación RUN on_de_run.pdf Campo alfanumérico distinto de blanco. Valores posibles 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, K, E. Validador de consistencia con otros campos Si el valor de este campo es diferente a E, se debe verificar según el número declarado en el campo RUN, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil. 9

10 Característica del Beneficio N Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación 05 MES 2 Código del mes en el cual cesa en funciones el funcionario informado, para acogerse a bonificación de la Ley N Ingresar el valor de este campo en formato de texto. Señalar conforme a la codificación establecida en la tabla N 01. Campo numérico distinto de blanco o cero (0). Debe informarse siempre Valores posibles: 06 al 09 (tabla de conversión N 01). 06 CJ_BONO 8 Calidad jurídica a la que corresponde el cargo según el cual se calcula el beneficio de la Ley N Si no presenta las excepciones señaladas en el punto de este documento, señalar calidad jurídica del cargo que desempeña al momento del cese. Campo alfabético distinto de blanco. Valores posibles: sólo los señalados en la tabla N EST_BONO 21 Nombre del estamento al que corresponde el cargo según el cual se calcula el beneficio de la Ley N Si no presenta las excepciones señaladas en el punto de este documento, señalar estamento del cargo que desempeña al momento del cese. Campo alfabético distinto de blanco y cero (0). Valores posibles: solo los señalados en la tabla N 03. Si el funcionario no se acoge al bono de la Ley N , no declararlo en esta matriz. Señalar nombre conforme a nomenclatura establecida en la tabla N 03. Si el funcionario no se acoge al bono de la Ley N , no declararlo en esta matriz. 10

11 Característica del Beneficio N Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación 08 GRADO_BONO 5 Grado, nivel o categoría a la cual pertenece o se encuentra asimilado, según el cargo por el cual se calcula el beneficio de la Ley N Si no presenta las excepciones señaladas en el punto de este documento, señalar grado del cargo que desempeña al momento del cese. En caso del personal afecto a las leyes Nos y , debe señalar el nivel que le corresponda (NIV1, NIV2 o NIV3); en caso contrario, debe declarar SINGR (sin grado). Campo alfanumérico distinto de blanco o cero (0). No debe utilizarse carácter. Señalar solo el número o letra que lo identifica, sin agregar otros símbolos. Ejemplo: A, B, C, 1A, 2, 3, 4, 5, 6, I, II, III, IV, F/G. Si el funcionario no se acoge al bono de la Ley N , no declararlo en esta matriz. 09 CUOTAS 3 Para el personal que se acoge a bonificación de la Ley N , Indicar el número de cuotas por las que optó, ya sea si corresponde a la bonificación total por una vez o por el pago de la bonificación en 120 mensualidades. Si el funcionario no se acoge al bono de la Ley N , no declararlo en esta matriz. Campo numérico distinto de blanco y cero (0). Valores posibles: 1 y N_MESES_BONO 2 Número de Meses Bonificación: se deberá indicar el total de meses a pagar al funcionario informado por concepto de bonificación por retiro Si el funcionario no se acoge al bono de la Ley N , no declararlo en esta matriz. Campo numérico distinto de blanco y cero (0). Valores posibles: 1 hasta

12 Característica del Beneficio N Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación 11 REM_BASE 8 Remuneración base de cálculo del Beneficio (Ley N ): deberá informarse en pesos la remuneración imponible al mes anterior al retiro o la última a considerar para el pago del beneficio, según se trate de alguno de los casos señalados en el inciso sexto del artículo 7 de la Ley N Campo numérico distinto de blanco y superior a cero (0). No debe utilizarse carácter $. Si el funcionario no se acoge al bono de la Ley N , no declararlo en esta matriz. 12 TOTAL_BONO 8 Total Bonificación por Retiro: en base a lo indicado en los campos REM_BASE y N_MESES_BONO, señalar el monto total de la bonificación a pagar, en pesos. Si el funcionario no se acoge al bono de la Ley N , no declararlo en esta matriz. Campo numérico distinto de blanco y superior a cero (0). No debe utilizarse carácter $. 13 JUBILA 1 Se acoge a Jubilación: Señalar si el funcionario presenta su expediente de jubilación o no. Campo alfabético distinto de blanco. Valores posibles: S o N (tabla de conversión N 05). 12

13 4.2.6 Tablas de Conversión TABLA N 01 Mes de cese Descripción Código Junio 06 Julio 07 Agosto 08 Septiembre 09 TABLA N 02 Calidad Jurídica Descripción Personal que se desempeña en un cargo de planta, como titular, suplente o subrogante Personal que desempeña un cargo a contrata Personal que cuenta con un Contrato Indefinido Personal que cuenta con un contrato plazo fijo Personal contratado como Honorario asimilado a grado Personal contratado como Jornal Permanente Código PLANTA CONTRATA INDEF PFIJO HAG JP TABLA N 03 Estamento según Sistema de Remuneraciones Descripción Código Servicios afectos a EUS, DL 1953, FFAA, Código del trabajo, Poder Legislativo Personal nombrado como Autoridad de Gobierno (Presidente, Ministros, AUT. DE GOB. Subsecretarios, Intendentes, etc.). Jefe Superior del Servicio informante. JEFE SUP. DE SERVICIO Personal nombrado o contratado para desempeñarse como Directivo. DIRECTIVO Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones profesionales. PROFESIONAL Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones técnicas. TÉCNICO Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones administrativas. ADMINISTRATIVO Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones auxiliares. AUXILIAR Personal afecto a leyes Nos y Personal afecto a las leyes Nos y PERSONAL MÉDICO D.F.L. N 29, N 30 y N 31, todos de 2001 (Establecimientos de Salud Experimentales). Jefe Superior del Servicio informante (personal de la escala B-C). JEFE SUP. DE SERVICIO Personal de la escala B-C nombrado para desempeñarse como Directivo. DIRECTIVO Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones profesionales. PROFESIONAL Personal de la escala B-C nombrado o contratado para desempeñarse en funciones TÉCNICO técnicas. Personal de la escala B-C nombrado o contratado para desempeñarse en funciones ADMINISTRATIVO administrativas. Personal de la escala B-C nombrado o contratado para desempeñarse en funciones AUXILIAR auxiliares. Profesionales funcionarios Escala A. PERSONAL MÉDICO Fiscalizadores Jefe Superior del Servicio informante. Personal nombrado o contratado para desempeñarse como Directivo. Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones profesionales. Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones fiscalizadoras. JEFE SUP. DE SERVICIO DIRECTIVO PROFESIONAL FISCALIZADOR 13

14 TABLA N 03 Estamento según Sistema de Remuneraciones Descripción Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones técnicas. Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones de jefatura. Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones administrativas. Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones auxiliares. Poder Judicial Personal del Escalafón Superior. Personal que se desempeña en el escalafón de Asistentes Sociales. Personal del Escalafón de Empleados. Ministerio Público Jefe Superior del Servicio informante. Personal nombrado o contratado para desempeñarse como Directivo. Personal nombrado o contratado para desempeñarse como Fiscal. Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones profesionales. Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones técnicas. Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones administrativas. Personal nombrado o contratado para desempeñarse en funciones auxiliares. Código TÉCNICO JEFATURA ADMINISTRATIVO AUXILIAR ESC. SUPERIOR ASISTENTES SOCIALES ESC. EMPLEADOS JEFE SUP. DE SERVICIO DIRECTIVO FISCAL PROFESIONAL TÉCNICO ADMINISTRATIVO AUXILIAR TABLA N 04 Descripción Nivel Ley Médica Descripción Etapa Planta Superior Etapa Destinación y Formación Sin Nivel TABLA N 05 SI/NO Descripción SI NO Código ETAPA SUPERIOR ETAPA DESTINACION Y FORMACION SN Código S N 14