Capacitación a Distancia

Transcripción

1 Coordinación de Informática Word 2007 Interactivo Manual del Participante

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3 Tabla de Contenido Objetivo general del curso... 4 Presentación... 5 Introducción... 6 La nueva interfaz de Word Administrar documentos Formato de texto Edición de texto Manejo de imágenes Manejo de Tablas Combinar correspondencia Comentarios finales Word 2007 Interactivo Página 3

4 Objetivo General: Al concluir el curso el participante aplicará las herramientas básicas de Word 2007, para la elaboración de documentos de texto y, así, optimizar tiempos, forma y fondo, de acuerdo a los requerimientos específicos de las tareas encomendadas en su área de trabajo. Página 4 Word 2007 Interactivo

5 Presentación: El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social, comprometidos con la superación y actualización del personal, impulsan la Capacitación en materia de Informática, Humanística, Promocional y de Programas Institucionales, que se vinculen a la solución de los problemas de la operación, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad. En este contexto, la Coordinación de Informática del Centro Nacional de Capacitación y Calidad, elabora los Materiales de Apoyo Didáctico del Participante para sustentar los cursos de los Planes de Capacitación en Informática que integran el programa de trabajo de esta Coordinación y que están abiertos a todos nuestros compañeros trabajadores. Se presenta el Material de Apoyo Didáctico del Participante Word 2007 Interactivo, que ha sido elaborado con información actualizada, así como con el sustento pedagógico y didáctico para que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y facilitar el aprendizaje de los trabajadores. Agradecemos su participación. Bienvenido! Word 2007 Interactivo Página 5

6 Introducción Cada vez que un fabricante de software lanza al mercado una nueva versión de cualquiera de los programas que produce, el usuario se encuentra habitualmente con una interfaz muy parecida a la de la versión anterior, pero con una cantidad mayor de herramientas y procedimientos más simples para emplearlas; sin embargo toda la familia de aplicaciones de la suite Office, en la versión 2007, rompe esta tendencia tradicional. Se han suprimido las barras de menús y herramientas, que a lo largo del tiempo representaron dos alternativas para ejecutar cualquiera de los comandos de uso frecuente dentro de la aplicación activa; ahora sólo contamos con una vía de acceso a las instrucciones propias de estos programas, desde un panel denominado Cinta de opciones, que contiene y muestra los accesos directos de las herramientas disponibles en la aplicación, agrupadas o clasificadas en distintas fichas, de acuerdo a la función o tarea que permiten realizar. Este hecho presume una operación más sencilla de cada programa, sólo tendremos que acostumbrarnos a la nueva organización de sus componentes. El material de apoyo didáctico, Word 2007 Interactivo está conformado por las siguientes unidades temáticas: La nueva interfaz de Word 2007 Administrar de Documentos Formato de texto Edición de texto Manejo de imágenes Manejo de tablas Combinar correspondencia Página 6 Word 2007 Interactivo

7 Unidad I La nueva Interfaz de Word 2007 Objetivo particular del tema: Al finalizar el tema el participante será capaz de aplicar las opciones básicas de Word 2007 que le permitan optimizar el uso de la aplicación. Introducción Microsoft lanza por fin una nueva versión de su paquete Office (Office Profesional Plus 2007), que muy pronto será instalada en nuestras oficinas y probablemente en la mayoría de los hogares. Word 2007 es la versión de Word que viene con éste paquete, le antecede Word 2003, Word XP, Word 2000, Word 97, Word 95, Word 6 y WinWord. La esencia del programa sigue manteniéndose igual. De hecho una vez que usted se acostumbre a la nueva interfaz observará que las opciones siguen siendo las mismas pero dispuestas de forma diferente La Banda o Cinta de Opciones La mayoría de los cambios que encontramos al abrir Word 2007 está en la Banda o Cinta de Opciones (mostrada enseguida). La cinta de opciones presenta en forma de pestañas o fichas los comandos más populares en primer plano, de modo que no necesita ir en su búsqueda en distintas partes del programa para tareas que usted realizará constantemente. Las variaciones no suponen un cambio demasiado grande respecto a la dirección mantenida en las versiones anteriores; sólo será necesario acostumbrarse a la nueva disposición. Existen tres componentes básicos en la cinta de opciones: las fichas, los grupos y los comandos. Es conveniente saber cómo se llaman para entender cómo se utilizan. Word 2007 Interactivo Página 7

8 1. FICHAS. Hay siete fichas básicas en la cinta de opciones: Inicio, Insertar, Diseño de Página, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Cada una representa un área de actividad. 2. GRUPOS. Cada ficha contiene varios grupos que contienen elementos relacionados. Para la ficha Inicio los grupos son: Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición. 3. COMANDOS. Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú. Todo lo que hay en una ficha ha sido cuidadosamente seleccionado en función de las actividades del usuario. Por ejemplo, la ficha Inicio contiene todo lo que se utiliza con mayor frecuencia, como los comandos del grupo Fuente para cambiar la fuente de un texto: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, etc Iniciadores de Cuadros de Diálogo: Es posible que a primera vista no encuentre algún comando de una versión anterior de Word. Observe que algunos grupos tienen una pequeña flecha diagonal dentro de un cuadrito en la esquina inferior derecha. La flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Si hace clic en ella, verá más opciones relacionadas con este grupo. Estas opciones aparecerán a menudo en forma de cuadro de diálogo que puede reconocer de una versión anterior de Word. También pueden aparecer en un panel de tareas con un aspecto que le resultará familiar. Ejemplo: En el grupo Portapapeles muestra el panel de tareas con el portapapeles de Office, en el grupo Fuente muestra el cuadro de diálogo Fuente, etc. En Word 2007 no se puede tener la misma apariencia y el mismo funcionamiento que en una versión anterior de Word, pero, tras utilizar la cinta de opciones un rato, se acostumbrará a la ubicación de los elementos y le gustará lo fácil que resulta trabajar con ella El uso de la tecla ALT: La accesibilidad a las diferentes opciones se ha mejorado muchísimo. Si pulsamos la tecla ALT veremos como aparecen las pistas de acceso por teclado en cada uno de las opciones existentes en la banda para acceder fácilmente a ellas sin el uso del ratón. Minimizar la banda: En cualquier momento es posible minimizar la Banda haciendo doble clic sobre la pestaña activa y los grupos incluidos en cada pestaña desaparecerán. Página 8 Word 2007 Interactivo

9 1.4. Fichas Adicionales: En Word 2007, algunas fichas sólo aparecen cuando son necesarias. Por ejemplo, cuando inserta una imagen y desea hacer más cosas con ella como cambiar el ajuste del texto que la rodea o quizá desea cortarla o hacerle cualquier otro ajuste. Dónde encontrará estos comandos? Al seleccionar la imagen Word le mostrará una ficha adicional que contiene cada uno de ellos. Para activar fichas adiciones enseguida se muestra un procedimiento como ejemplo: Procedimiento: 1. Seleccione una imagen. 2. Se muestra la ficha Herramientas de imagen. Haga clic en ella. 3. Aparecen grupos y comandos adicionales para trabajar con imágenes, como el grupo Estilos de imagen. Utilice los que necesita. Al hacer clic fuera de la imagen, la ficha Estilos de imagen desaparece y se muestran los otros grupos. Nota: Según lo necesite, aparecerán fichas correspondientes a otras áreas de actividad, como tablas, dibujos, diagramas y gráficos El botón de Microsoft Office: En la esquina superior izquierda de la Banda se ha mantenido un único menú que aparece al pulsar éste botón. Aquí se muestran todas las opciones que en las versiones anteriores se ubicaron bajo el menú Archivo La Barra de Acceso Rápido: Se encuentra colocada por defecto en la parte superior junto al botón de Microsoft Office nos servirá como lanzamiento de acciones, colocación de objetos o aplicación de formato de forma rápida y simple. Puede ser personalizada para permitir la inserción de nuevos botones que permitan al usuario incluir sus métodos más utilizados haciendo el uso del programa más rápido y versátil Word 2007 Interactivo Página 9

10 La información existente en toda computadora se agrupa en carpetas y éstas a su vez en archivos. Los archivos creados en el procesador de textos Word 2007 se reconocen por la extensión *.docx (en inglés document); en adelante nos referiremos a estos como documentos. No es suficiente operar empíricamente un sistema de aplicación como lo es el procesador de textos Word 2007, hay que conocerlo Inicio de la aplicación Word es un sistema de aplicación que para funcionar necesita que en la computadora esté instalado un sistema operativo 1. En este caso el sistema operativo es Windows XP. Las aplicaciones instaladas en el sistema operativo Windows XP se trabajan con ventanas ; al entrar a Word sucede que Windows lo presenta como una ventana. Para utilizar Word 2007 lo primero que debe usted saber es como entrar a la ventana Word 2007, para posteriormente entender cómo salir de la misma aplicación. Hacer lo anterior requiere que siga una serie de pasos uno a uno. Una vez mecanizado se hará en automático. Actividad: Entrar y Salir de Word 2007 Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Entrar a Word. Salir de Word Qué hacer? Acceder a Word 2007 Salir de Word 2007 Cómo Hacerlo? 1. Clic en botón Inicio 2. Seleccione: Todos los programas Microsoft Office 3. Clic en: Microsoft Office Word Clic en: botón Microsoft Office 2. Clic en: Salir de Word Como puede usted comprobar, entrar y salir de Word 2007 es realmente fácil. 1 Sistema Operativo: conjunto de programas y comandos que permiten a un usuario operar una computadora. Página 10 Word 2007 Interactivo

11 1.8. Descripción y usos de los elementos de la ventana principal Capacitación a Distancia La ventana que se presenta al iniciar Word 2007 consta de una serie de elementos ya mencionados antes y que es importante identificarlos en un contexto general, ubicando el lugar preciso para llevar acabo una tarea determinada con los documentos. Los elementos de ésta ventana son: Botón de Office, Barra de herramientas de Acceso Rápido, Banda o Cinta de Opciones, Barras de desplazamiento horizontal y vertical, Barra de estado, Vistas del documento, además de la Zona de trabajo, las cuales podemos identificar en la figura de la página siguiente: Botón de Office (1) Barra de Herramientas de Acceso Rápido (2) Banda o Cinta de Opciones (3) Barra de Desplazamiento Vertical (4) Barra de Desplazamiento Horizontal (5) Zona de Trabajo (6) Barra de Estado (7) Para dar un mejor formato a un documento es necesario acceder a las opciones correctas lo cual podrá hacerlo desde la Banda o Cinta de Opciones, o desde la Barra de herramientas de Acceso Rápido, de ahí la importancia de ubicar en el gráfico anterior las opciones de mayor uso. Word 2007 Interactivo Página 11

12 Actividad: Identificar componentes de la ventana principal de Word 2007 Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Identificar 5 elementos básicos de la ventana principal de Word 2007 Qué hacer? Identificar 5 elementos distintos de la ventana principal de Word 2003 Cómo Hacerlo? 1. En la figura siguiente dibuje una flecha que apunte a un elemento. 2. Escriba el nombre del elemento. 3. Repita cinco veces los pasos anteriores, para elementos distintos Los nombres que deberá identificar son: Banda o Cinta de Opciones, Barra de Desplazamiento Vertical, Botón de Office, Barra de Desplazamiento Horizontal, Barra de Herramientas de Acceso Rápido, Barra de Estado, Zona de Trabajo. Página 12 Word 2007 Interactivo

13 Unidad II Administrar Documentos Objetivo particular del tema: Al finalizar el tema el participante será capaz de crear, abrir, guardar y configurar un documento nuevo, así como activar su vista preliminar. Introducción Empezar a trabajar con un documento básico en Microsoft Office Word 2007 es tan sencillo como abrir un documento nuevo o existente y empezar a escribir. Tanto si empieza a trabajar en el documento desde cero como si realiza modificaciones en un documento existente, puede seguir algunos pasos básicos para garantizar resultados de gran calidad y obtener documentos profesionales y bien diseñados en poco tiempo. En éste momento usted está preparado para crear, abrir y guardar un documento así como activar su vista preliminar CREAR Y GUARDAR UN DOCUMENTO NUEVO Crear Documento Nuevo: Cuando usted abre Word, la aplicación le coloca en pantalla un documento identificado como Documento 1; de inmediato puede introducir texto en él. Identifique en la esquina superior izquierda una barra vertical parpadeante que se denomina punto de inserción, esta le indica el lugar donde se colocará el texto que usted escriba. Si desea crear un documento de Word 2007 cuando ya ha iniciado su aplicación de Word 2007 proceda de la forma siguiente: Procedimiento: 1. Haga clic sobre el botón de Microsoft Office, y enseguida elija la opción Nuevo 2. Clic en Documento en blanco. 3. Elija la plantilla en la que desea basar su documento. Si elige Normal.dot creará su documento en modo compatible con Word (*.doc). Si elige Normal.dotm basará su documento en Word 2007(*.docx) 4. Haga clic en el botón Crear. Página 13 Word 2007 Interactivo

14 Guardar documento Puede guardar un documento de dos maneras: Guardar y Guardar Como. Guardar se usa cuando un documento ya ha sido guardado previamente y al hacerle modificaciones deseamos volverlo a guardar incluyendo esas modificaciones. La segunda forma (Guardar como) le permite guardarlo por primera vez ó guardarlo con un nombre y/o ubicación distinta. Sólo será necesario teclear el nombre del documento, Word 2007 se encarga de ponerle la extensión docx. Procedimiento: 1. En el Botón de Microsoft Office, elija Guardar Como, enseguida elegir una opción para guardar. Aparece una nueva ventana, en donde debe teclearse el nombre del documento, además de especificar la ubicación del mismo. 2. Clic en Guardar. El documento es guardado en la ubicación establecida. Actividad: Crear y Guardar un documento Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Crear y guardar un documento de Word 2007 Qué hacer? Crear y guardar un documento Cómo Hacerlo? 1. Entre a la aplicación Word Aparece un documento nuevo en pantalla. 2. Siga el procedimiento mencionado para guardar el documento. Nombre de archivo: EJEMPLO 1 Guardar en: Mis documentos 3. Clic en el botón: Salir de Word Guardar documento con otro nombre Un archivo ya existente en Word puede ser guardado con otro nombre y/o en otra ubicación. Procedimiento: 1. En el botón Microsoft Office seleccione la opción Guardar como. 2. Seleccione la nueva ubicación y teclee en su caso, el nuevo nombre para guardarlo. 3. Pulse el botón Guardar. El documento ha quedado guardado en una nueva ubicación y con otro nombre. Actividad: Guardar el documento con otro nombre. Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Guardar el documento con otro nombre. Página 14 Word 2007 Interactivo

15 Qué hacer? Guardar el documento con otro nombre Cómo Hacerlo? 1. Abra el documento EJEMPLO 1 2. Siga el procedimiento para guardar el documento con otro nombre. Nombre de archivo: EJEMPLO 2 Guardar en: Escritorio 3. Clic en el botón Salir de Word ABRIR Y CERRAR UN DOCUMENTO Para trabajar con documentos es necesario acceder a ellos más de una vez, para corregirlos, darles formato o hacerles cualquier cambio. La opción Abrir que se muestra al pulsar el botón de Microsoft Office le permitirá abrir documentos que se encuentran en distintas ubicaciones como el disco duro del equipo o en una unidad de red con la que tenga conexión o en cualquier otra ubicación. Procedimiento. 1. Clic en el botón Microsoft Office. 2. Seleccione: Buscar en: Marque la ubicación de su documento. Nombre de Archivo: Escriba o marque el nombre del archivo que desea abrir. 3. Clic en el botón Abrir Cerrar Documento: Procedimiento. 1. Clic en el botón Microsoft Office. 2. Seleccione: Si realizó cambios en el documento, Word le preguntará si desea guardar esos cambios. Conteste SI o NO según sea el caso. Actividad: Abrir y Cerrar un documento Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Abrir y Cerrar un documento de Word 2007 Qué hacer? Abrir documento Cómo Hacerlo? 1. Entre a la aplicación Word Aplique paso a paso el procedimiento mencionado para abrir un documento. Buscar en: Mis documentos Nombre de archivo: EJEMPLO1.doc Cerrar documento 1. Mantenga abierto el documento que desea cerrar. 2. Siga paso a paso el procedimiento descrito para cerrar un documento Word 2007 Interactivo Página 15

16 2.3. CONFIGURAR UN DOCUMENTO Cuando usted abre un documento nuevo en Word, el documento se abrirá con las medidas predeterminadas de la plantilla que eligió para abrirlo. (Normal.dot si se trata de un documento en Word , o Normal.dotm para Word 2007). Sin embargo, usted puede cambiar las especificaciones predeterminadas que usa Microsoft Office Word para todos los nuevos documentos en blanco o las especificaciones asignadas a los documentos que haya guardado previamente. El cuadro de diálogo Configurar página le permite ajustar un gran número de características que afectan a la apariencia general de las páginas de todo el documento, o de una o más secciones del mismo. Estas características incluyen a los márgenes del documento, el tamaño del papel, la alineación vertical del texto en la página y la numeración de líneas. Para ajustar éstas características deberá dirigirse a la ficha Diseño de página en el grupo Configurar Página y con el iniciador de cuadro de diálogo abrir este cuadro Ajustar Márgenes y orientación: Procedimiento: 1. Clic en la ficha Márgenes. 2. Márgenes: En ésta sección en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. escriba los valores para los márgenes. 3. Encuadernación: En este cuadro puede teclear un valor que se agregará al margen interno en caso de que el documento tenga que ser encuadernado. 4. Posición del margen interno.- En éste cuadro puede elegir si éste margen se considera por la parte izquierda o arriba del documento. 5. Orientación: En ésta sección elija Vertical u Horizontal para la orientación del documento. 6. Páginas.- En ésta sección puede elegir cualquiera de las opciones siguientes: Normal: Cuando las páginas de su documento sólo se imprimen por el frente. Márgenes Simétricos: Cuando las páginas se imprimen en frente y reverso. En éste caso los márgenes se consideran como: Superior, Inferior, Interior y Exterior. Dos páginas por hoja: Cuando la hoja impresa se doblará por en medio para constituir dos páginas por hoja. Libro Plegado: El documento impreso podrá ser dividido en 4 hojas o un múltiplo de Aplicar a: En éste cuadro puede decidir si éste ajuste se aplica sólo a las secciones seleccionadas, al texto seleccionado (No aplica para documentos constituidos por una sola sección), o a todo el documento. 8. Pulse Aceptar para aplicar sus cambios. Página 16 Word 2007 Interactivo

17 Ajustar Tamaño del papel: Procedimiento: 1. Clic en la ficha Papel. 2. Tamaño del papel: En éste cuadro combinado se presentan varias opciones para tamaño de papel como. Carta, Oficio, Ejecutivo, A4, sobre, etc. Elija una opción. En Ancho y Alto aparecen las medidas para la opción elegida. Si elige Tamaño personal usted podrá determinar las medidas que desee para personalizar el Alto y Ancho de su documento. 3. Origen del papel: En ésta sección aparece determinado el origen de donde proviene el papel para imprimir. Estas opciones dependen del tipo de impresora asignada al equipo para la impresión de éste documento. 4. Pulse Aceptar para aplicar sus cambios Ajustar opciones de Diseño: En ésta ficha se ajustan algunas opciones para el diseño de su documento. Procedimiento: 1. Clic en la ficha Diseño. 2. Empezar sección: En éste cuadro cuando se trata de un documento nuevo, por defecto aparecerá Pagina Nueva. Si se trata de configurar una sección (no aplica en éste curso) entonces puede elegir cualquiera de las opciones: Continuo, Columna Nueva, Página Par o Pagina Impar. 3. A fin de preparar su documento para configurar encabezados y pies de página haga los ajustes siguientes: a. Pares e impares diferentes: Marque éste casillero sólo cuando desee que su documento sea impreso por ambas caras, con encabezados diferentes para página par e impar. b. Primera página diferente: Marque éste casillero cuando su primera página no lleva encabezado o lleva un encabezado diferente a las páginas siguientes. c. Desde el Borde: En éstos cuadros puede ajustar a qué distancia del borde de la página colocará su encabezado y pie de página. 4. En la sección Página, en el cuadro Alineación vertical elija la alineación vertical que tendrá el texto escrito en la página la cual puede ser Superior, Centrada, Justificada o Inferior. 5. Pulse Aceptar para ejecutar sus cambios Word 2007 Interactivo Página 17

18 Algunos de los ajustes de configuración descritos anteriormente pueden hacerse directamente en el grupo Configurar Página de la ficha Diseño de Página. Enseguida se muestra éste procedimiento: Procedimiento Alternativo: 1. Configurar Márgenes: En el icono Márgenes haga clic en el tipo de margen que desee. Para seleccionar el ancho de margen más común, haga clic en Normal. Si desea personalizar los márgenes, haga clic en Márgenes personalizados a continuación, escriba los nuevos valores para los márgenes en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. 2. Cambiar Orientación del papel: Haga clic en el icono Orientación. A continuación elija cualquiera de las dos opciones disponibles: (Vertical, Horizontal) 3. Cambiar Tamaño: Haga clic en el icono. A continuación elija el tamaño de papel deseado. Actividad: Configurar Página Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Configurar las características de las páginas de un documento utilizando el procedimiento adecuado AGREGAR Y ELIMINAR PAGINAS Agregar una Página. Procedimiento: 1. Con un clic coloque su cursor en la parte del documento en la que desee insertar una nueva página. La página insertada aparecerá justo delante del cursor. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Páginas, haga clic en Página en blanco. NOTA: También puede insertar una pagina en blanco colocando su cursor en el lugar deseado y a continuación oprimir la combinación de teclas CONTROL+ENTER Insertar un Salto de Pagina en el texto. Procedimiento: 1. Coloque su cursor al inicio del párrafo con el que desea iniciar la nueva página. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Páginas, haga clic en Salto de Página, u oprima la combinación de teclas CONTROL+ENTER. La página insertada aparecerá justo delante del cursor. Eliminar Páginas. Para eliminar una página primero asegúrese que están visibles las marcas de párrafo ( ). Si no lo están, para mostrarlas haga clic en Mostrar todo en el grupo Párrafo de la ficha Inicio. Enseguida utilice alguno de los siguientes procedimientos: Página 18 Word 2007 Interactivo

19 Eliminar páginas al inicio o al final del documento: Procedimiento 1: 1. Coloque su cursor al inicio de la marca de salto de la página que desea eliminar. 2. Pulse la tecla SUPR. La página será eliminada. Procedimiento 2: 1. Coloque el cursor al final de la marca de salto de la página que desea eliminar. 2. Pulse la tecla RETROCESO. La página será eliminada. Procedimiento 3: Eliminar saltos de página entre textos: 1. Coloque su cursor al inicio de la marca de salto de la página que desea eliminar. 2. Pulse la tecla SUPR. El salto de página será eliminado. NOTA: Insertar y eliminar páginas puede ser más fácil desde la vista Borrador ya que esta vista muestra el formato de texto y un diseño de página simplificado. Para activarla vaya a la ficha Vista y, en el grupo Vistas de documento, haga clic en Borrador. Los procedimientos son idénticos. No olvide activar las marcas de párrafo ( ), desde Mostrar todo en el grupo Párrafo de la ficha Inicio. Actividad: Agregar y eliminar páginas Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Agregar y eliminar páginas en un documento 2.5. AGREGAR UNA PORTADA Office Word 2007 ofrece una galería de útiles portadas prediseñadas. Usted puede elegir una portada y sustituir el texto de ejemplo por el suyo. Las portadas siempre se insertan al principio del documento, independientemente de la parte del documento en la que aparezca el cursor. Procedimiento: 1. En el grupo Páginas, dentro de la ficha Insertar haga clic en Portada. Se abre una galería de opciones. 2. Con un clic elija un diseño de portada de la galería de opciones. Word 2007 Interactivo Página 19

20 3. Una vez insertada la portada, puede sustituir el texto de ejemplo por el suyo. NOTAS: Si inserta una portada diferente a su documento, ésta sustituirá a la anterior. Las portadas creadas en versiones anteriores de Word, no pueden sustituirse por diseños de la galería de Office Word Si desea eliminar la portada, en la ficha Insertar, en el grupo Páginas haga clic en Portadas y, a continuación, haga clic en Quitar portada actual RECUPERAR ARCHIVOS Al trabajar con equipos de cómputo existe el riesgo de que tanto la aplicación Word como el o los archivos creados no respondan a nuestras acciones, en éste caso Microsoft Office permite recuperar el programa y, a su vez, el o los archivos a través de la opción Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office. Procedimiento. Actividad: Recuperar archivos Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Recuperar archivos Qué hacer? Recuperar archivos Cómo Hacerlo? 1. Clic en menú Inicio en la Barra de Tareas de Microsoft Windows 2. Seleccione: Todos los programas 3. Seleccione: Microsoft Office 4. Seleccione: Herramientas de Microsoft Office 5. Seleccione: Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office 6. En la lista Aplicación, haga clic en el programa o el documento que no responde VISTA PRELIMINAR Ahora que cuenta con documentos creados con Word 2007, estos pueden ser presentados en pantalla tal y como se imprimen en papel, para esto proceda de la siguiente forma: Haga clic en Office. Enseguida elija: Vista Preliminar dentro del botón Microsoft Una vez visto el documento presionar la tecla Escape para salir de la Vista preliminar o Clic en el botón Cerrar vista preliminar. Al ejecutar el procedimiento anterior Word nos presenta una vista previa de nuestro documento actual. 2 Para intentar recuperar los archivos que estaba utilizando, haga clic en Recuperar aplicación o Reiniciar aplicación. Si sólo desea cerrar el programa y perder cambios recientes del archivo, haga clic en Finalizar aplicación. Si lo desea, puede comunicar a la empresa Microsoft el error que causó el problema, pues esto se utilizará para mejorar las versiones futuras del programa. Página 20 Word 2007 Interactivo

21 Es recomendable estar visualizando nuestros documentos antes de imprimirlos, para estar pendiente de la presentación y distribución de los elementos que conforman nuestro texto, párrafos, imágenes y tablas principalmente. Actividad: Vista preliminar de un documento Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Ver en pantalla un documento. Qué hacer? Cómo Hacerlo? 1. Abra el archivo: Ejemplo1.doc Activar la vista preliminar 2. Clic en el botón Microsoft Office 3. Elija la opción Imprimir y enseguida Vista preliminar. 4. Para cerrar la vista preliminar presione la tecla Escape o pulse el botón Cerrar vista preliminar Word 2007 Interactivo Página 21

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23 Unidad III Formato de texto Objetivo particular del tema: Al finalizar éste módulo el participante será capaz de dar formato a un documento de Word, de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas. INTRODUCCIÓN Como parte del proceso de edición, probablemente deseará alterar la apariencia de su texto para que la información tenga una presentación interesante y ayude al lector a comprender su significado. Las posibilidades que ofrece WORD 2007 para dar formato le permiten decidir exactamente la apariencia de su texto impreso. La acción de añadir un formato al texto se denomina Formateo Directo. Esta acción es la que se realiza realmente cuando escribe o edita un texto. En un principio, puede introducir todo el documento sin preocuparse en absoluto del formato y, más tarde, volver a él y añadirle un formato, o si lo desea, puede darle un formato cuando lo introduzca. Cada vez que añada una característica al texto, la verá instantáneamente en la pantalla. Ambos métodos para dar formato funcionan igual de bien. Puede experimentar con diferentes formatos y observar cuál es el que mejor se ajusta al significado del texto DAR FORMATO AL TEXTO Word 2007 le proporciona tres formas de aplicar el formato: caracteres, párrafos y secciones 3. En el nivel inferior (el carácter), Word le permite cambiar el formato de cada uno de los caracteres o grupos de letras. Los párrafos representan la segunda unidad de formato, el párrafo es importante para Word, ya que este almacena la información sobre el formato del párrafo al pulsar Enter. De hecho, todas las características de un párrafo se almacenan en un pequeño espacio en blanco que se coloca al final del párrafo (este espacio en blanco es realmente la marca de párrafo). WORD 2003 le permite establecer diferentes características para cada sección, que es la tercera unidad de dar formato. Estas características, tales como los encabezados y los márgenes de las páginas, no cambian de un párrafo a otro. Puede tener muchas secciones para un documento que contenga muchos capítulos o que tenga muchas páginas, tal como en un folleto. 3 Espacio dentro de un documento que puede ser independiente, donde la sección puede tener sus propios formatos. Sitúe el punto de inserción donde desea que empiece la nueva sección y en la Banda de Opciones pulse la ficha Diseño de Página. En el cuadro Configurar página encontrará el icono que abre el cuadro de diálogo Saltos de pagina y de sección Word 2007 Interactivo Página 23

24 Movimientos en el documento Antes de explicar cada uno de los procedimientos de Word 2007 que nos permitan dar formato a cualquier texto, veremos como realizar movimientos rápidos dentro de un documento para ubicarnos en cualquier punto del mismo y las diferentes formas de seleccionar una palabra, una línea, un párrafo o todo el texto de un documento. En la siguiente tabla podrá encontrar una lista de métodos abreviados para realizar movimientos en el documento. Para el caso de desplazamiento por flecha deberá utilizar en su teclado la sección que contienen las flechas de navegación o desplazamiento. Para desplazarse a: Oprimir la(s) Tecla(s) Para desplazarse a: Oprimir la(s) Tecla(s) Un carácter a la izquierda FLECHA IZQUIERDA Un párrafo después CTRL+FLECHA ABAJO Un carácter a la derecha FLECHA DERECHA Inicio de una ventana CTRL+ ALT+RE PÁG Una línea hacia arriba FLECHA ARRIBA Final de una ventana CTRL+ALT+AV PÁG Una línea hacia abajo FLECHA ABAJO Pantalla anterior RE PÁG Inicio de una palabra CTRL + FLECHA IZQUIERDA Pantalla siguiente AV PÁG Final de una palabra CTRL + FLECHA DERECHA Inicio de pagina siguiente CTRL+AV PÁG Inicio de una línea INICIO Inicio de pagina anterior CTRL+RE PÁG Final de una línea FIN Una página en especifico F5 Inicio del documento CTRL + INICIO En una tabla: Final del documento CTRL + FIN Una celda a la Izquierda MAYÚS+TAB Un párrafo antes CTRL+FLECHA ARRIBA Una celda a la Derecha TAB Si después de abrir un documento, desea desplazarse al lugar donde estaba trabajando cuando el documento se cerró por última vez puede oprimir las teclas: (SHIFT) + F Selección de texto Para indicar a Word 2007 que realice alguna acción sobre el texto de su documento, en primer lugar, debe con el Mouse o con el teclado seleccionar el texto con el que desea trabajar, y a continuación indicar la acción. Una de las grandes ventajas que se tiene al seleccionar texto en Word es la posibilidad de dar formato a dicha selección. Podemos seleccionar desde un carácter hasta todo el documento. Actividad: Selección de texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de llevar a cabo las acciones para seleccionar texto, en función de los elementos listados: Palabra Bloque de texto Partes discontinuas de texto Línea Parte continua de texto Todo el documento Para Seleccionar: Cómo Hacerlo? Una palabra Una línea Un párrafo Página 24 Doble clic sobre la palabra a seleccionar Clic en el margen izquierdo apuntando hacia la línea, cuando el puntero tenga la forma de flecha inclinada hacia la derecha. La línea entera se marcará Doble clic en el margen izquierdo apuntando hacia el párrafo, cuando el puntero tenga la forma de flecha inclinada hacia la derecha. El párrafo se marcará. Word 2007 Interactivo

25 Para Seleccionar: Cómo Hacerlo? Otra forma: Tripe clic en cualquier punto del párrafo que se desea seleccionar Partes continuas de texto Partes discontinuas de texto Seleccionar todo el documento Coloque el puntero del Mouse al inicio del texto que desea seleccionar, haga clic sostenido y arrástrelo en la dirección que desea seleccionar el texto, ó Coloque el puntero del Mouse al inicio del texto, oprima la tecla MAYUS (SHIFT) y con las flechas de navegación seleccione el texto que desea. 1. Seleccione el primer texto. 2. Una vez sombreado el primer texto, mantenga presionando la tecla CTRL y dirija el puntero del Mouse al siguiente texto a seleccionar sombreándolo, y así sucesivamente. Existen tres formas de hacerlo: Use la combinación de teclas CTRL+E Oprima la tecla Control y clic en el margen izquierdo apuntando hacia el texto, cuando el puntero tenga la forma de flecha inclinada hacia la derecha. Triple clic en el margen izquierdo apuntando hacia el texto, cuando el puntero tenga la forma de flecha inclinada hacia la derecha ESPECIFICACIONES DE FORMATO PARA TEXTO: Estas especificaciones son las siguientes: Fuente: Permite cambiar la fuente o tipo de letra Tamaño de Fuente: Las especificaciones de texto o carácter que pueden ser cambiadas al dar formato en Word 2007 se encuentran dentro del grupo Fuente en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. También están contenidas dentro del Cuadro de Diálogo Fuente que puede ser abierto pulsando su respectivo Iniciador de cuadro de Diálogo. Es importante mencionar que antes de aplicar cualquiera de ellas debe seleccionarse todo el texto al que se aplicará dicho cambio. Permite hacer ajustes en la medida o tamaño del texto seleccionado Estilo de Fuente: Permite aplicar un estilo al texto seleccionado. El estilo puede ser aplicado puede ser: a) Normal (sin variación), b) Negrita: Texto remarcado con un trazo mas fuerte. c) Cursiva: Texto con trazo itálico o inclinado. d) Subrayada: Texto que presenta algún tipo de subrayado. Es importante mencionar que al aplicar estilos pueden hacerse todas las combinaciones posibles de ellos para obtener estilos combinados. Word 2007 Interactivo Página 25

26 Color de Fuente: Página 26 Permite aplicar diferentes colores de fuente al texto seleccionado. Color de Resaltado: Cambia el aspecto del texto y lo presenta como si estuviera marcado con un marcador Efectos: Existen efectos que se pueden aplicar para alterar el trazo del texto como los siguientes: Tachado: Traza una línea en medio del texto seleccionado, Subíndice: Presenta el texto como un subíndice por debajo de la línea de texto. Superíndice: Presenta el texto como un superíndice por encima de la línea de texto. Un ejemplo del uso de estos efectos se presenta cuando deseamos escribir fórmulas químicas o matemáticas. Existen algunos efectos más como: Doble Tachado, Sombra, Contorno, Relieve, Grabado, Mayúsculas y Oculto que pueden ser activadas desde el cuadro de diálogo Fuente. Además de las especificaciones anteriores, dentro del grupo Fuente pueden ser ejecutadas las acciones siguientes: Cambiar Mayúsculas y Minúsculas: Permite cambiar al texto seleccionado a MAYUSCULAS, minúsculas y algunos tipos de escritura adicionales. Si el ajuste se aplica sólo a una palabra, basta con colocar el cursor en cualquier punto dentro de la misma. Al pulsar éste icono se despliegan las opciones siguientes: Tipo oración: Cambia la primera letra de la palabra o texto seleccionado a mayúscula, como en una oración gramatical. Minúscula: Cambia todas las letras de la palabra o texto seleccionado a minúsculas. MAYÚSCULAS: Cambia todas las letras de la palabra o texto seleccionado a mayúsculas. Poner en mayúsculas cada palabra: Cambia la primera letra de cada palabra del texto seleccionado a mayúsculas. Alternar MAY/min: Invierte el texto seleccionado, cambiando mayúsculas por minúsculas y minúsculas por mayúsculas. Y finalmente dentro del cuadro de diálogo Fuente en la pestaña Espacio entre caracteres pueden hacerse ajustes al texto como son: Escala, Espaciado y Posición que también son necesarios al proporcionar formato a un documento Escala Cuando se aplica una escala al texto, las formas de los caracteres se cambian en porcentajes en forma horizontal. La escala se puede aplicar al texto para estirarlo o comprimirlo. Word 2007 Interactivo

27 Procedimiento: 1. Seleccione el texto que desea estirar o comprimir. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente pulse el iniciador de cuadro de diálogo para abrir el cuadro de diálogo Fuente. A continuación haga clic en la ficha Espacio entre caracteres. 3. En el cuadro Escala, introduzca el porcentaje que desee aplicar. 4. Los porcentajes superiores al 100 por ciento estiran el texto, mientras que los inferiores a 100 lo comprimen. 5. Finalice pulsando Aceptar o Cancelar Espaciado entre caracteres: El espaciado entre los caracteres del texto seleccionado o de caracteres concretos se puede cambiar. Además, se puede comprimir o estirar todo un párrafo para que se ajuste al espacio deseado y tenga el aspecto adecuado. Al seleccionar Expandido o Comprimido, se modifica en la misma proporción el espacio entre todas las letras seleccionadas. El ajuste de espacio modifica el espaciado entre pares de letras específicos. Procedimiento: 1. Seleccione el texto que desea modificar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente pulse el iniciador de cuadro de diálogo para abrir el cuadro de diálogo Fuente. A continuación haga clic en la ficha Espacio entre caracteres. 3. En el cuadro Espacio, haga clic en Expandido o en Comprimido y, a continuación, especifique el espacio que desee en el cuadro En. 4. Termine pulsando Aceptar o Cancelar Posición También la posición del texto seleccionado o de caracteres concretos se puede cambiar verticalmente. Al seleccionar Elevado o Disminuido, el texto se mueve a una posición por arriba o por debajo de la línea de texto en la medida asignada. Procedimiento: 1. Seleccione el texto que desea modificar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente pulse el iniciador de cuadro de diálogo para abrir el cuadro de diálogo Fuente. A continuación haga clic en la ficha Espacio entre caracteres. Word 2007 Interactivo Página 27

28 3. En el cuadro Posición, elija Elevado o Disminuido y, a continuación, especifique la medida que desee en el cuadro En. 4. Termine pulsando Aceptar o Cancelar. Borrar formato: Este icono que se encuentra dentro del grupo fuente, aunque no está asociado a ningún comando para dar formato, es muy importante, porque permite eliminar todo el formato que contiene el texto seleccionado dejándolo sin formato. Al iniciar un nuevo documento en Word 2007, si usamos la plantilla que el sistema posee y que lleva como nombre normal.dotm por default el texto se encuentra alineado a la izquierda y la fuente preestablecida será Calibri (Cuerpo) a un tamaño de fuente de 11 puntos. Alterar estas características en el texto es una tarea común, ya que normalmente según el tipo de texto que estemos tecleando contará con modificaciones de formato, principalmente para su presentación final. Para la elaboración de documentos oficiales, tales como: oficios, memorandos, notas informativas, recomendamos el uso de la fuente Arial con un tamaño de 12 puntos y un interlineado de 1.5 líneas. Ahora si se trata de un texto extenso, lo recomendable es utilizar una fuente tipo Verdana, con un tamaño de fuente de 12 puntos y un interlineado de 1.5 líneas. Está comprobado que el uso de la fuente Verdana cansa menos a la vista. Tanto para activar o desactivar las modificaciones al texto, sólo debe hacer clic sobre el icono correspondiente. Actividad: Modificando texto Objetivo de desempeño: El trabajador será capaz de modificar textos de un documento mediante las especificaciones de formato para Fuente modificando las características siguientes: Tipo de Letra o Fuente Tamaño de Fuente Estilos: Negrita, Cursiva y Subrayada. Color de Fuente Color de Resaltado Tachado Subíndice. Superíndice Cambiar Mayúsculas y minúsculas. Escala Espaciado Posición Qué hacer? Cambiar a negrita Cambiar a cursiva Subrayar Centrar Alinear a la izquierda Cómo Hacerlo? 1. Seleccione el texto 2. En el cuadro Clic en el icono de Negrita 1. Seleccione el texto 2. Clic en el icono de Cursiva 1. Seleccione el texto 2. Clic en el icono de Subrayar 1. Seleccione el texto 2. Clic en el icono de Centrar 1. Seleccione el texto 2. Clic en el icono Alinear a la izquierda Alinear a la derecha 1. Seleccione el texto 2. Clic en el icono Alinear a la derecha Página 28 Word 2007 Interactivo

29 Qué hacer? Justificar Cómo Hacerlo? 1. Seleccione el texto 2. Clic en el icono de Justificar 1. Seleccione el texto. 2. Clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Fuente. Cambiar Tipos de letra Ajustar Espaciado entre caracteres Cambiar Escala 3. Elegir la pestaña: Fuente Fuente: Seleccione una fuente. Estilo de fuente: Seleccione un estilo Tamaño: Seleccione un tamaño Color de fuente: Seleccione un color Efectos: Seleccione un efecto 4. Clic en Aceptar. 1. Seleccione el texto. 2. Clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Fuente. 3. Elegir la pestaña: Espacio entre caracteres. Espaciado: Seleccione expandido En: Auméntelo de 1 punto a 3 puntos. 4. Clic en Aceptar 1. Seleccione el texto. 2. Clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Fuente. 3. Elegir la pestaña: Espacio entre caracteres. Espaciado: Seleccione expandido En: Auméntelo de 1 punto a 3 puntos. Clic en Aceptar 1. Seleccione el texto. Cambiar Interlineado 2. Clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Fuente. 3. Elegir la pestaña: Espacio entre caracteres Interlineado: Seleccione un tipo 4. Clic en Aceptar 3.3. ESPECIFICACIONES DE FORMATO PARA PÁRRAFO. Las especificaciones de formato para la segunda unidad de formato, el párrafo, en Word 2007 se encuentran dentro del grupo Párrafo en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Además se encuentran contenidas dentro del Cuadro de Diálogo Párrafo que puede ser abierto pulsando su respectivo Iniciador de cuadro de Diálogo. A diferencia de las especificaciones para texto, al aplicar formato con opciones de párrafo sólo debe colocarse el cursor en cualquier punto del párrafo en que se aplicará la opción elegida. No es necesario seleccionar el texto, a excepción del caso en que el formato se aplique a varios párrafos a la vez. A continuación se definen los métodos para dar formato a párrafo: Alineación: Permite alinear el párrafo marcado en forma horizontal. La alineación horizontal determina la apariencia y la orientación de los bordes del párrafo: texto alineado a la izquierda (alineación más Word 2007 Interactivo Página 29

30 común), texto alineado a la derecha, texto centrado o texto justificado, que se alinea uniformemente a lo largo de los márgenes izquierdo y derecho. Los íconos que permiten ajustar la alineación son: Alineación Izquierda: Ajusta el borde izquierdo del párrafo al margen izquierdo del documento. Alineación Centrada: Alinea el párrafo al centro tomando como referencia el centro horizontal dentro de los márgenes del documento. Alineación Derecha: Ajusta el borde derecho del párrafo al margen derecho del documento. Alineación Justificada: Ajusta ambos bordes (izquierdo y derecho) del párrafo a ambos márgenes (izquierdo y derecho) del documento Sangrías: La sangría establece la distancia del párrafo respecto al margen izquierdo o derecho. Entre los márgenes, puede aumentar o disminuir la sangría de un párrafo o un grupo de párrafos. También puede crear una sangría negativa (denominada anulación de sangría), que empuja el párrafo hacia el margen izquierdo. Word considera tres tipos de sangría: Izquierda, Derecha y Especial. A la vez, dentro de la Sangría Especial se consideran dos tipos Sangría de Primera Línea y Sangría Francesa. SANGRÍA IZQUIERDA Y DERECHA: La sangría izquierda y derecha es aplicada en el margen izquierdo y derecho del párrafo en cuestión. Si desea aumentar o disminuir sólo la sangría izquierda puede usar los siguientes iconos contenidos en el grupo Párrafo. Disminuir Sangría: Reduce el nivel de sangría izquierda del párrafo. Aumentar Sangría: Aumenta el nivel de sangría izquierda del párrafo. Si dese ajustar tanto la sangría izquierda como la derecha de un párrafo o conjunto de párrafos haga lo siguiente: Procedimiento: 1. Seleccione el párrafo o párrafos que desea cambiar. 2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Párrafo: Haga clic en las flechas situadas junto a Sangría izquierda para aumentar o reducir la sangría izquierda del párrafo. A continuación haga clic en las flechas situadas junto a Sangría derecha para aumentar o reducir la sangría derecha del párrafo. Página 30 Word 2007 Interactivo

31 Otro procedimiento alternativo es el siguiente: En la regla horizontal se muestran marcadores de sangría identificados de la forma siguiente: Si no aparece la regla horizontal situada en la parte superior del documento, haga clic en el botón Ver regla de la parte superior de la barra de desplazamiento vertical. Para ajustar la sangría izquierda, En la regla horizontal, arrastre el marcador Sangría Izquierda hasta la posición en la que desee que comience la sangría. SANGRÍA DE PRIMERA LÍNEA: Es la distancia establecida a partir del margen izquierdo, en la primera línea de un párrafo. Para ajustar una sangría en primera línea haga lo siguiente: Procedimiento: 1. Haga clic en cualquier punto del párrafo a cuya primera línea desea aplicar sangría. 2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo. A continuación, haga clic en la ficha Sangría y espacio. 3. En la lista Especial de la sección Sangría, haga clic en Primera línea y, a continuación, en el cuadro En, establezca la cantidad de espacio que desee que tenga la sangría de la primera línea. 4. Termine pulsando Aceptar. Se aplicará sangría a la primera línea de ese párrafo y a la de todos los párrafos siguientes que escriba. No obstante, a los párrafos existentes antes del párrafo seleccionado se debe aplicar la sangría manualmente mediante el mismo procedimiento. Procedimiento Alternativo: 1. Coloque el cursor en cualquier punto del párrafo al que desea aplicar sangría de primera línea. 2. En la regla horizontal, arrastre el marcador Sangría de primera línea hasta la posición en la que desee que comience la sangría. SANGRÍA FRANCESA: La sangría francesa, no aplica la sangría a la primera línea del párrafo, pero sí a las líneas siguientes. Para aplicarla haga lo siguiente: Word 2007 Interactivo Página 31

32 Procedimiento: 1. Haga clic en cualquier punto del párrafo al que desea aplicar sangría francesa. 2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo. A continuación, haga clic en la ficha Sangría y espacio. 3. En la lista Especial de la sección Sangría, haga clic en Francesa y, a continuación, en el cuadro En, establezca la cantidad de espacio que desee que tenga la sangría francesa. 4. Termine pulsando Aceptar. Procedimiento alternativo: 1. Coloque el cursor en cualquier punto del párrafo al que desea aplicar sangría francesa. 2. En la regla horizontal, arrastre el marcador Sangría francesa hasta la posición en la que desee que comience la sangría. Establecer sangrías usando la tecla TAB: También pueden establecerse sangrías utilizando la tecla TAB si antes configuramos ésta opción en Word. Procedimiento: 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word. 2. Haga clic en Revisión. 3. En Configuración de Autocorrección, haga clic en Opciones de Autocorrección y, a continuación, en la ficha Autoformato mientras escribe. 4. Active la casilla de verificación Establecer la primera sangría y la sangría izquierda con tabulaciones y retrocesos. 5. Para aplicar sangría a la primera línea coloque el cursor al inicio de la línea y pulse la tecla TAB. 6. Para aplicar sangría a un párrafo completo, haga clic al inicio de cualquier línea que no sea la primera y enseguida pulse la tecla TAB Nota: Para quitar la sangría, presione la tecla RETROCESO antes de mover el punto de inserción. También puede hacer clic en el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido Bordes y sombreado Los bordes, el sombreado y los rellenos gráficos, pueden agregar interés y énfasis a distintas secciones de un documento. Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos gráficos, imágenes y marcos Web. Se puede sombrear párrafos y texto. Se puede aplicar rellenos con colores o texturas a los objetos gráficos. Puede agregar bordes a uno o a todos los lados de cada página de un documento, a las páginas de una sección, sólo a la primera página o a todas las páginas. Puede agregar bordes de página en muchos estilos de línea y colores, así como diversos bordes gráficos. Página 32 Word 2007 Interactivo

33 Puede separar texto del resto del documento al También puede resaltar texto aplicando sombreado. agregar bordes. Los bordes y sombreado aplican también a una tabla o a una celda de una tabla, puede rellenar el fondo de una tabla aplicando sombreado. Es posible utilizar la característica Autoformato de las tablas para dar a una tabla un aspecto mejorado con variedad de bordes, fuentes y sombreado. Puede modificar los bordes que rodean los marcos de una página Web, y cambiar el tamaño y el color de los bordes, así como especificar que no aparezca ningún borde, de manera que los marcos se muestren como una página Web unificada. Cuando se dibuja un objeto, éste aparece rodeado por un borde. También se puede agregar bordes a cuadros de texto, imágenes y gráficos importados. Se puede cambiar o aplicar formato a los bordes igual que cuando se trata de líneas. Los objetos se pueden rellenar con colores sólidos, degradados, diseños, texturas o imágenes. Si desea que un color o un efecto de relleno aparezcan en el fondo, detrás del texto de la página, puede utilizar una marca de agua, un fondo o un tema. BORDES Y SOMBREADO DE TEXTOS: Para aplicar un borde a un texto haga lo siguiente: Procedimiento: 1. Seleccione el texto al que desee aplicar un borde. 2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Fondo de página, haga clic en Bordes de página. Se abre el cuadro de diálogo Bordes y Sombreado. 3. Haga clic en la ficha Bordes y, a continuación, en una de las opciones de borde que aparecen bajo el cuadro Valor. 4. Seleccione el Estilo, el Color y el Ancho del borde. 5. Continúe con alguno de estos puntos: Si desea aplicar bordes sólo a algunos lados del área seleccionada, haga clic en Personalizado, en el cuadro Valor. A continuación en Vista previa, haga clic en los lados del diagrama, o bien, en los botones para aplicar o quitar los bordes correspondientes. Para especificar la posición exacta de un borde de párrafo con respecto al texto, en Aplicar a elija Párrafo, Luego haga clic en y seleccione las opciones que desee. Word 2007 Interactivo Página 33

34 Página 34 Si usted pulsa el botón podrá elegir alguno de varios tipos de líneas artísticas que puede aplicar al por encima o debajo del párrafo que usted elija. Su cursor debe quedar colocado previamente en el punto donde desea aplicar la línea. Si lo que desea es aplicar un sombreado a un texto haga lo siguiente: Procedimiento: 1. Seleccione el texto al que desea agregar un sombreado. 2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Fondo de página, haga clic en Bordes de página. Se abre el cuadro de diálogo Bordes y Sombreado. 3. A continuación, haga clic en la ficha Sombreado. 4. En el cuadro Relleno elija el color de sombreado que desea. Además, puede elegir en Tramas alguna trama para aplicar sobre el relleno elegido. 5. Si desea aplicar el sombreado a todo el párrafo o sólo a una parte del texto, en Vista previa, en el cuadro Aplicar a: seleccione Párrafo o Texto según lo desee. NOTA: Una forma rápida de proporcionar bordes y/o sombreado a un párrafo es utilizando los iconos que para tal fin contiene el grupo Párrafo de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones. BORDES DE PÁGINA: Si lo que desea es aplicar un borde a todas las páginas de un documento o bien, sólo a la primera página con Word 2007 lo hará fácilmente: Procedimiento: 1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Fondo de página, elija Bordes de página. 2. El cuadro de diálogo Bordes y sombreado se ha abierto. Asegúrese de estar en la ficha Borde de página. 3. Ahora en el cuadro Valor: haga clic en una de las opciones propuestas. Si desea que el borde aparezca en un lugar específico de la página, como por ejemplo sólo en la parte superior, haga clic en Personalizado en el cuadro Valor: Luego, en Vista previa, haga clic en el lugar donde desee que aparezca el borde. 4. Ahora seleccione el Estilo, el Color y el Ancho del borde. 5. Si desea especificar un borde de tipo artístico, Word 2007 Interactivo

35 por ejemplo, árboles, elija una opción del cuadro Arte. 6. Termine con alguno de éstos puntos: Para especificar que el borde aparezca en una página o sección determinada, haga clic en la opción que desee en Aplicar a: Para especificar la posición exacta del borde en la página, haga clic en Opciones y seleccione las opciones que desee. Nota: Los bordes de página en pantalla sólo podrán ser mostrados en la vista Diseño de impresión. Para quitar los bordes, sombreados y bordes de página, repita los mismos pasos y elija Ninguno. Actividad: Utilizando Bordes y Sombreados Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de aplicar a un texto o párrafo las características siguientes: Bordes de texto Sombreado Bordes de página Qué hacer? Cómo Hacerlo? Bordes de texto 1. Seleccione el texto al que desea aplicar un borde 2. Ejecute el procedimiento para aplicar bordes a texto. Bordes de Página Sombreado 1. Seleccione el texto al que desea aplicar un borde 2. Ejecute el procedimiento para aplicar bordes a Página. 1. Seleccione el texto al que desea aplicar un borde 2. Ejecute el procedimiento para aplicar bordes a Página Espacio entre párrafos: El espacio entre párrafos determina la cantidad de espacio encima o debajo de un párrafo. De forma predeterminada, las líneas se separan con un espacio ligeramente mayor antes o después de cada párrafo. Existen dos tipos de espaciado entre párrafos: Espaciado Anterior: Cambia el espacio entre párrafos agregando espacio por encima de los párrafos seleccionados. Espaciado Posterior: Cambia el espacio entre párrafos agregando espacio por debajo de los párrafos seleccionados Espaciado antes de: Procedimiento: Espaciado después de: 1. Seleccione los párrafos cuyo espaciado desea cambiar. Procedimiento alternativo: 2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha situada junto a Espaciado antes de o Espaciado después de, y escriba la cantidad de espacio que desea. 1. Haga clic en cualquier punto del párrafo o seleccione los párrafos cuyo espaciado desea ajustar. Word 2007 Interactivo Página 35

36 2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo. A continuación, haga clic en la ficha Sangría y espacio. En la sección Espaciado, y en el cuadro Anterior, con las flechas situadas a la derecha podrá establecer la cantidad de espacio que desee antes del párrafo. En el cuadro Posterior con las flechas situadas a la derecha puede establecer la cantidad de espacio que desee después del párrafo. 3. Termine pulsando Aceptar Interlineado El interlineado determina la cantidad de espacio en sentido vertical entre las líneas de texto de un párrafo. Si una línea contiene un carácter de texto grande, un gráfico o una fórmula, Word aumentará el espaciado de esa línea. Opciones de Interlineado: Para establecer el interlineado Word proporciona las siguientes opciones: Sencillo: Esta opción se ajusta a la fuente de mayor tamaño de esa línea, más una pequeña cantidad de espacio adicional. La cantidad de espacio adicional varía dependiendo de la fuente utilizada. 1,5 líneas: Esta opción corresponde a una vez y media el interlineado sencillo. Doble: Esta opción equivale al doble del interlineado sencillo. Mínimo: Con esta opción se define el interlineado mínimo necesario para ajustarse a la fuente o el gráfico de mayor tamaño de la línea. Exacto: Esta opción establece un interlineado fijo que no ajusta Microsoft Office Word. Múltiple: En esta opción se establece un interlineado que aumenta o reduce el interlineado sencillo en un porcentaje que especifique. Por ejemplo, al definir un interlineado de 1,2 se aumentará el espaciado en un 20 por ciento. Para espaciar uniformemente las líneas de un párrafo, utilice un interlineado exacto y especifique el interlineado necesario para que quepa el carácter o gráfico de mayor tamaño de la línea. Si los elementos aparecen cortados, aumente el interlineado. Procedimiento: 1. Seleccione el párrafo cuyo interlineado desea cambiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Interlineado. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para aplicar una nueva configuración, haga clic en el número de espacios entre líneas que desea usar. Página 36 Word 2007 Interactivo

37 Por ejemplo, si hace clic en 2,0, el texto seleccionado se separa con doble espacio. Para definir medidas de espaciado más precisas, haga clic en Opciones de interlineado y, a continuación, seleccione las opciones deseadas en Espaciado. Procedimiento Alternativo: 1. Marque el párrafo o párrafos cuyo interlineado desea ajustar 2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo. A continuación, haga clic en la ficha Sangría y espacio. En la sección Espaciado, y en el cuadro Interlineado, elija alguna de las 6 opciones de interlineado que se muestran. Si elije la opción Mínimo, Exacto o Múltiple, deberá teclear alguna medida dentro del cuadro En: 3. Termine pulsando Aceptar Tabulaciones Dar formato al texto va más allá de cambiar características al mismo; el uso de tabuladores nos permite crear espacios entre texto y texto principalmente sobre una misma línea y además rellenar los espacios creados con tres tipos distintos de líneas además de alinearlo. Word proporciona dos opciones de tabulación: Tabuladores Predeterminados y Tabuladores Personalizados. Tabuladores Predeterminados: Al abrir un documento nuevo en Word, una serie de marcadores de tabulación predeterminados pueden observarse por marcas casi imperceptibles ubicadas en la Regla horizontal de Word a distancias iguales. Se pueden utilizar los tabuladores para ordenar números o pequeños bloques de texto en filas y columnas. Al pulsar la tecla TAB, se inserta un espacio en blanco en el documento y se mueve el punto de inserción de forma que el siguiente carácter que se escriba aparezca alineado junto al siguiente salto de tabulación. La tecla TAB no inserta una serie de espacios en blanco; en su lugar, inserta un solo carácter no imprimible que se puede eliminar con una simple pulsación de las teclas SUPR o RETROCESO. Puede hacer que los caracteres de tabulación aparezcan en pantalla como pequeñas flechas- activando la Marca de párrafo contenida en el botón Mostrar todo en el grupo Párrafo de la ficha Inicio. Al pulsar éste botón, las marcas de párrafo y otros símbolos de formato que normalmente se encuentran ocultos, son mostrados en pantalla para permitir un análisis rápido del documento. Word 2007 Interactivo Página 37

38 Si desea puede cambiar la posición o distancia entre tabuladores predeterminados. Procedimiento: 1. En el grupo Párrafo de la ficha Inicio pulse el iniciador de cuadro de diálogo. Se abre el cuadro de diálogo Párrafo. 2. Pulse el botón: para abrir el cuadro de diálogo Tabulaciones. 3. En el cuadro Tabulaciones predeterminadas cambie la medida de estas tabulaciones. 4. Pulse Aceptar. Observe ahora en la regla las marcas de tabulaciones predeterminadas. La medida ha sido ajustada al valor que usted colocó en el cuadro de diálogo Tabulaciones. Actividad: Uso de tabuladores predeterminados Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de usar tabuladores predeterminados para elaborar una lista: Colocar tabuladores Eliminar tabuladores Qué hacer? Cómo Hacerlo? Colocar tabuladores 1. Ejecute el procedimiento mencionado para colocar tabuladores. Eliminar tabuladores 1. Ejecute el procedimiento mencionado para colocar tabuladores. Tabuladores Personalizados: Los tabuladores personalizados pueden ser de cuatro tipos: Tabulador Derecho, Tabulador Izquierdo, Tabulador Centrado y Tabulador decimal. Para elegir cada uno de ellos se debe recurrir al Selector de Tabulaciones colocado en el extremo izquierdo de la regla horizontal. Ahora describimos el comportamiento de cada uno de ellos: Tabulación Izquierda: Establece la posición inicial del texto que se irá extendiendo hacia la derecha a medida que se escribe. Tabulación Central: Establece la posición del centro del texto, que se centra en este punto a medida que se escribe. Tabulación Derecha Establece el extremo derecho del texto. A medida que se escribe, el texto se desplaza hacia la izquierda. Tabulación Decimal: Alinea los números en torno a un punto decimal. Sin considerar los dígitos que tenga el número, el punto decimal permanece en la misma posición (los números sólo se pueden alinear en torno a un carácter decimal; no se puede usar la tabulación decimal para alinear números alrededor de otro carácter, como puede ser un guión o un símbolo de Y comercial). Barra de Tabulación: No establece la posición del texto, sino que inserta una barra vertical en la posición de la tabulación. Página 38 Word 2007 Interactivo

39 Para establecer las tabulaciones de forma rápida, haga clic en el selector de tabulaciones que aparece en el extremo izquierdo de la regla hasta que se muestre el tipo de tabulación que desee usar y, a continuación, haga clic en la regla en la ubicación deseada. La marcad de tabulador aparecerá sobre la regla horizontal. Si desea que las tabulaciones estén situadas en posiciones exactas que no pueda conseguir haciendo clic en la regla, o si desea insertar un carácter específico (carácter de relleno) delante de la tabulación, puede utilizar el cuadro de diálogo Tabulaciones. Para mostrar este cuadro haga doble clic en cualquier tabulación que haya colocado en la regla y el cuadro de diálogo se mostrará. Las dos últimas opciones del selector de tabulaciones son, en realidad, para las sangrías de primera línea y francesa. Se puede hacer clic en ellas y, a continuación, hacer clic en la regla para colocar las sangrías, en lugar de deslizar por la regla los marcadores de sangría. Haga clic en Sangría de primera línea y, a continuación, haga clic dentro de la regla horizontal, en el punto donde desee que comience la primera línea de un párrafo. Haga clic en Sangría francesa y, a continuación, haga clic dentro de la regla horizontal, en el punto donde desee que comiencen la segunda y todas las líneas subsiguientes de un párrafo. Cuando establezca una tabulación en la barra de tabulaciones, aparece una línea vertical de tabulación en el lugar donde la establezca; no es necesario presionar la tecla TAB. Una barra de tabulaciones se parece al formato de tachado del texto, pero se dispone en sentido vertical en el párrafo, en el punto donde esté situada la tabulación. Al igual que ocurre con otros tipos de tabulaciones, se puede establecer una tabulación en la barra de tabulaciones antes o después de escribir el texto del párrafo. Eliminar Tabulaciones: Las tabulaciones se pueden quitar arrastrándolas (hacia arriba o hacia abajo) hasta sacarlas de la regla. Cuando se suelte el botón del mouse (ratón), desaparecerán. También se pueden arrastrar las tabulaciones hacia la izquierda o hacia la derecha hasta colocarlas en otra posición en la regla. Cuando se seleccionan varios párrafos, sólo aparecen las tabulaciones del primer párrafo en la regla. Cuide de no colocar tabuladores fuera de la hoja, si lo hace, estos tabuladores no funcionarán, las medidas de una hoja tamaño carta son 21.6 cm. de ancho x 27.9 cm. de alto. Actividad: Uso de tabuladores personalizados: Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de colocar y a su vez de eliminar tabuladores personalizados: 3.4. OTRAS OPCIONES DE FORMATO Encabezados y Pies de Página Los encabezados y pies de página son áreas dentro los márgenes superior, inferior y laterales de cada página de un documento, como los que usted puede observar en ésta página en los que puede insertar texto o gráficos, o bien cambiarlos. Puede agregar números de página, la hora y la Word 2007 Interactivo Página 39

40 fecha, un logotipo de su organización, el título del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor. El grupo Encabezados y pies de página situado en la ficha Insertar, le proporciona una galería con varias opciones para manipular estos elementos. En un documento sencillo que no esté dividido en secciones, puede insertar, cambiar o quitar encabezados y pies de página. Para comprobar si el documento tiene secciones, en la ficha Vista en el grupo Vistas de documento haga clic en Borrador. Enseguida en la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccione la pestaña Ir a. Haga clic en Sección y, a continuación, en Siguiente para buscar los saltos de sección que haya en el documento. Insertar un Encabezado y/o Pie de Página Procedimiento: 1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o en Pie de página. 2. Haga clic en el diseño de encabezado o pie de página que desea usar. El contenido del encabezado o el pie de página se insertará en todas las páginas de su documento. En caso necesario, puede dar formato a los elementos del encabezado o del pie de página utilizando las opciones que ofrece la ficha adicional para Herramientas de encabezado y pie de página en la parte superior derecha de su ventana de Word Cuando termine de insertar y configurar su encabezado o pie de página cierre su herramienta de encabezado y pie pulsando el botón siguiente: O si lo prefiere también puede hacerlo con un doble clic sobre el área de su documento. Si desea volver a editar el encabezado haga doble clic sobre el área de encabezado o pie de página. Quitar o crear encabezado diferente en primera página Si desea que la primera página de su documento lleve un encabezado distinto al resto del documento, o bien, que no lleve encabezado o pie de página proceda de la forma siguiente: Procedimiento: 1. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Configurar página y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño. 2. Active la casilla Primera página diferente que aparece bajo la sección Encabezados y pies de página. Los encabezados y pies de página desaparecen de la primera página del documento. Página 40 Word 2007 Interactivo

41 3. Si desea la primera página sin encabezados concluya aquí. Si no, configure su encabezado y pie como desee. Al concluir, su encabezado y pie en primera página será diferente del resto de su documento. Encabezados distintos en páginas pares e impares: Tal vez desea utilizar el título del documento en las páginas impares y el título del capítulo en las páginas pares; o bien el numero de pagina a la izquierda en página par y a la derecha en página impar, etc. Haga lo siguiente: Procedimiento: 1. En la ficha Diseño de página, pulse el Iniciador del cuadro de diálogo Configurar página y, a continuación, haga clic en la ficha Diseño. 2. Active la casilla de verificación Pares e impares diferentes. 3. Ahora puede insertar el encabezado o el pie de página para las páginas pares en una página par y el encabezado o pie de página para páginas impares en una página impar. Actividad: Insertar encabezados y pies de página: Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de colocar y a su vez editar y eliminar encabezados y pies de página: Listas numeradas y Viñetas Word 2007 le permite agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes a fin de convertirlas en una lista. También puede dejar que Word cree automáticamente listas con viñetas y listas numeradas mientras escribe. Se pueden crear listas con un solo nivel o bien, con varios niveles para mostrar listas dentro de una lista. Crear una lista de un nivel de manera automática: De manera predeterminada, si usted empieza un párrafo con un asterisco (*) o un número 1, Word 2007 reconoce que está intentando iniciar una lista numerada o con viñetas. Para iniciar una lista de forma automática proceda de la forma siguiente: Procedimiento: 1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para iniciar una lista numerada y, a continuación, presione las teclas BARRA ESPACIADORA o TAB. Posteriormente escriba el texto deseado. 2. Para agregar el siguiente elemento de la lista presione la tecla ENTRAR. Word insertará automáticamente el siguiente elemento (viñeta o número). 3. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione la tecla RETROCESO para eliminar la última viñeta o el último número de la lista Si no puede iniciar una lista de manera automática puede ajustar ésta característica de la forma siguiente: Word 2007 Interactivo Página 41

42 Procedimiento: 1. En el botón de Microsoft Office pulse Opciones de Word. 2. Haga clic en Revisión y a continuación en Opciones de Autocorrección y elija la ficha Autoformato mientras escribe. 3. En la sección Aplicar mientras escribe, active las casillas de verificación Listas automáticas con viñetas y Listas automáticas con números. 4. Finalice pulsando el botón Aceptar Agregar viñetas o números a una lista existente: Si tiene un documento con una lista de párrafos a los que desea aplicar numeración o viñetas proceda de la forma siguiente: Procedimiento: 1. Seleccione los elementos a los que desee agregar viñetas o números. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el icono Viñetas o en Numeración. Modificar formato a Números y/o Viñetas en una lista: En una lista con viñetas o numerada, usted puede realizar cualquiera de estas operaciones: Utilizar las bibliotecas de numeración y viñetas: Puede aplicar los formatos predeterminados de viñetas y numeración para las listas, personalizar sus listas o seleccionar otros formatos en las bibliotecas de viñetas y numeración. Procedimiento: 1. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el icono Viñetas o Numeración para abrir las bibliotecas de viñetas y numeración. 2. Las bibliotecas de viñetas y numeración son abiertas. 3. Elija el tipo de viñeta o numeración que desee aplicar a sus líneas de texto Página 42 Word 2007 Interactivo

43 Unidad IV Edición de texto Objetivo particular del tema: Al finalizar, el participante será capaz de operar los procesos básicos de manejo de texto para agilizar la elaboración de un documento. INTRODUCCIÓN Hasta ahora, la edición le ha permitido aprender a introducir texto, a desplazar el punto de inserción, la selección, y a borrar el texto de un documento. Este módulo explica la forma de utilizar las órdenes Cortar y Pegar para desplazar texto de una parte a otra en un archivo. También veremos la forma de copiar y desplazar texto entre archivos. Microsoft ha estandarizado tareas tan comunes como: seleccionar, cortar y pegar texto. Esto es, el procedimiento de estas acciones, es el mismo, tanto para el procesador de textos Word, como para la hoja de cálculo Excel y demás aplicaciones que integran Office. Una de las grandes ventajas al usar las aplicaciones de Microsoft Office es la portabilidad de contenidos entre cada una de las aplicaciones. Podemos copiar un contenido hecho en Excel a Word MANIPULANDO EL TEXTO Queda claro que un documento puede contener desde una línea hasta N números de páginas. Cuando trabajamos con Word, en más de una ocasión es necesario el cortar, mover, copiar texto o buscar y reemplazar texto; la acción de estas tareas repetitivas son tan comunes que podríamos asegurar que no existe texto que al finalizar de capturar pase por estos procesos. La utilidad de Cortar, Mover, Copiar Texto o Buscar y Reemplazar texto es muy simple: permiten ahorrar gran parte del trabajo cuando se quiere repetir palabras, frases o desplazar trozos de texto de un lugar a otro Copiar y cortar texto Al igual que cuando se aplica formato al texto, lo primero que se tiene que hacer para copiar o cortar un texto es seleccionarlo, así se le indica a Word sobre que parte del documento se requiere ejecutar la acción. Posteriormente, hacer un clic a la opción de Copiar o Cortar de la ficha Inicio, según sea el caso. Por último, se coloca el cursor en el lugar donde se requiere copiar o pegar el texto haciendo clic a la opción de Pegar. Word 2007 Interactivo Página 43

44 Cabe aclarar que una vez que hemos copiado o cortado un texto, este permanece en la memoria mientras no se copie o corte otro texto. Así, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace falta volver a copiar. Por otro lado, Word cuenta con un Portapapeles en donde se almacenan hasta 24 textos en memoria que se han utilizado tanto para copiar como para pegar. Para acceder al Portapapeles, hacer clic en el Iniciador de Cuadro de Diálogo Portapapeles de la ficha Inicio. Cortar, Copiar y Pegar texto son acciones que también podemos llevar a cabo desde usando el botón derecho del mouse, solamente hay que hacer clic en los iconos correspondientes. Word permite realizar estas mismas funciones mediante el Mouse: una vez que se ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botón del Mouse arrastre hasta el lugar en que se quiere dejar el texto y suelte el botón. Para duplicar la palabra hay que seguir el mismo procedimiento, pero manteniendo la tecla Control (CTRL) pulsada durante el proceso de arrastre. Actividad: Cortar, Copiar y Pegar texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Cortar, Copiar y Pegar texto Qué hacer? Copiar y Pegar texto Cómo Hacerlo? 1. Abra el archivo EL TIEMPO.doc 2. Inserte una sección al final del documento: Ficha Diseño de Página>Icono Insertar Saltos de Página y Sección. Tipos de saltos de sección: Página siguiente 3. Copiar: Seleccione todo el texto de la primera página Ejecute el procedimiento para copiarlo. 4. Pegar: Desplace el punto de inserción al inicio de la segunda página Ejecute el procedimiento Pegar el texto copiado. 5. Al finalizar guarde el documento Deshacer copiar o pegar Básicamente deshacer es dejar un documento tal y como se encontraba antes del o los últimos cambios y, como la mayoría de los programas de Windows, Word tiene la opción de deshacer, pero con una gran diferencia: mientras otras aplicaciones sólo permiten deshacer la última instrucción hecha, el tratamiento de textos de Word permite deshacer todos los pasos dados desde la última vez que se guardó el documento. Para ello hay que pulsar el icono Deshacer, en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. También es posible repetir la última instrucción hecha, y rehacer las instrucciones que se han deshecho mediante el icono Rehacer de la misma Barra. Deshacer presenta a su derecha una lista de las acciones hechas o deshechas para facilitar el proceso. Página 44 Word 2007 Interactivo

45 Actividad: Deshacer copiar y pegar texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Deshacer copiar y pegar texto Qué hacer? Deshacer Copiar y Pegar texto Cómo Hacerlo? 1. Abra el archivo EL TIEMPO.doc 2. Inserte una sección al final del documento: Ficha Diseño de Página>Icono Insertar Saltos de Página y Sección. Tipos de saltos de sección: Página siguiente 3. Copiar: Seleccione todo el texto de la primera página Ejecute el procedimiento para copiarlo. 4. Pegar: Desplace el punto de inserción al inicio de la segunda página Ejecute el procedimiento para Pegar el texto copiado. 5. Deshacer: Clic en el icono Deshacer 6. Al finalizar guarde el documento Mover y copiar texto entre documentos Las acciones llevadas a cabo en este módulo son aplicables también entre dos o más documentos de Word. Muchas veces contamos con texto que puede ser aplicable a nuevos documentos, como: la parte superior en documentos laborales, cartas y faxes, memorandos, etc. Mover y Copiar texto entre documentos facilita y agiliza la elaboración de los mismos al tener fragmentos comunes de texto ya tecleados. Esto es muy distinto a tener una copia del mismo archivo de Word, ya que en más de una ocasión se necesita del texto de dos o más documentos existentes. Prácticamente las acciones a llevar son similares hasta lo que en este momento ha practicado, la única diferencia es que ahora trabajaremos con dos documentos a la vez, por lo que para facilitar el proceso es necesario tener abierto los archivos de Word que se necesiten. Actividad: Copiar texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Copiar texto entre documentos de Word Qué hacer? Copiar texto entre documentos Cómo Hacerlo? 1. Abra el archivo cuentos.doc y copie a un nuevo documento el cuento: LA CENICIENTA. 2. Copiar: Seleccione el cuento LA CENICIENTA del archivo cuentos.doc y Ejecute el procedimiento para copiarlo. 3. Crear un archivo nuevo: Clic en el Botón de Office en la opción Nuevo 4. Pegar: Ejecute el procedimiento para pegar el texto en el nuevo documento. 5. Al finalizar guarde el documento con el nombre: La cenicienta.doc Word 2007 Interactivo Página 45

46 Buscar y reemplazar texto Como ya se mencionó, un documento de Word consta desde una sola línea de texto hasta cientos de páginas. Conforme un documento sea conformado de más páginas, resultará tedioso hacerle revisiones o correcciones, tales como: buscar o sustituir una palabra por otra. En el caso de que se tratase de buscar una palabra utilizamos la opción Buscar, del grupo Edición en la ficha Inicio. Para sustituir un texto por otro, hay que elegir el comando Reemplazar y teclear tanto el texto a buscar como el de reemplazar. Las acciones anteriores permiten en los documentos el reemplazar una palabra por otra de forma dinámica e inmediata, esto es, solamente tenemos que teclear el texto y dejemos a Word hacerlo, claro esta, siempre y cuando hagamos clic en la opción reemplazar todos. Por otro lado, al accionar la opción Buscar, después de teclear el texto, Word se detiene cada que encuentra una coincidencia y está en espera de continuar, hasta que hacemos clic en la opción Buscar siguiente, si al finalizar no encuentra más palabras similares nos despliega un cuadro que nos informa que se ha llegado al final del documento y que no se ha encontrado el elemento buscado, indicando si queremos iniciar nuevamente la búsqueda. Actividad: Buscar y reemplazar texto Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Buscar texto Reemplazar texto Qué hacer? Buscar texto Cómo Hacerlo? 1. Abra el archivo El Cacahuate.doc 2. Busque la palabra: cacahuate Ejecute el procedimiento descrito para Buscar 3. Clic en: Buscar siguiente, hasta llegar al final del documento Reemplazar texto 1. Reemplazar con: cacahuate: Ejecute el procedimiento descrito para Buscar: cacahuate y Reemplazar con: cacahuate 2. Clic en: Reemplazar todos 3. Al finalizar guarde el documento MÉTODOS ABREVIADOS DESDE EL TECLADO Gran cantidad de las acciones de Word se pueden llevar a cabo con el solo hecho de tener presionando una o dos teclas a la vez, a lo que en más de una ocasión según nos adiestremos en el uso de la aplicación, podremos acortar tiempos y a su vez agilizar muchas de las acciones comunes Edición En la siguiente tabla encontrará una referencia de métodos abreviados en el uso de la edición: Página 46 Word 2007 Interactivo

47 Teclas Acción Teclas Acción CTRL + E Seleccionar todo el documento CTRL + L Reemplazar CTRL + Z Deshacer CTRL + I Ir a CTRL + Y Rehacer CTRL + K Cursivas CTRL + X Cortar CTRL + N Negritas CTRL + C Copiar CTRL + S Subrayado CTRL + V Pegar CTRL + M Fuente CTRL + B Buscar CTRL + D Alinear a la derecha Movimientos en el documento En la siguiente tabla encontrarás una referencia de métodos abreviados en el uso de movimientos en el documento. Teclas INICIO FIN CTRL + flecha izquierda CTRL + flecha derecha CTRL + INICIO CTRL + FIN F5 Acción Ir al inicio de una línea Ir al final de una línea Ir al inicio de una palabra Ir al final de una palabra Ir al inicio del documento Ir al final del documento Ir a una página en especifico Uso general En la siguiente tabla encontrará una referencia de métodos abreviados de uso general. Teclas Acción Teclas Acción F1 Ayuda CTRL + D Alinea a la derecha F7 Corrector ortográfico CTRL + F Tabulador segunda línea F12 Guardar como CTRL + G Guardar documento CTRL + R Cerrar archivo CTRL + H Tabulador de párrafo CTRL + T Centrar CTRL + J Justificar CTRL + U Inserta un nuevo documento SHIFT + F7 Sinónimos CTRL + A Abrir un documento SHIFT + F3 Cambiar Mayúsculas/Minusc Word 2007 Interactivo Página 47

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49 Unidad V Manejo de Imágenes Objetivo particular del tema: Al finalizar, el participante reproducirá la forma de introducir y editar imágenes en los documentos de texto de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas. INTRODUCCIÓN Seguramente estará de acuerdo que una imagen dice más que las palabras. Word es un procesador de textos de vanguardia, esto es; aparte de servir para la elaboración de escritos, la aplicación nos permite enriquecerlos agregando imágenes. En algunas ocasiones, deseará incluir gráficos en su texto. Word le permite utilizar representaciones gráficas de distintos programas para la elaboración de gráficos en los documentos, tales como: Coreldraw, Photoshop, Fireworks por mencionar algunos. También puede crear gráficos con WORD o abrir los archivos de gráficos que tenga almacenados en las diversas unidades de almacenamiento INSERTANDO ELEMENTOS VISUALES Ilustrar algo de lo que se está escribiendo o decorar el texto, son dos motivos muy grandes para incluir gráficos en el texto, tales como: imágenes prediseñadas, imágenes desde archivo, Autoformas, WordArt u Organigramas. Las imágenes son útiles cuando intenta describir un producto, proceso etc., donde existen algunas características que pueden describirse mejor de manera gráfica. La decoración, a menudo, hace que cualquier informe aburrido resulte más agradable de leer. El método más habitual para incluir un gráfico en su texto es con el uso de la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones pulsando el icono Imagen; aunque también es posible crear el gráfico en otro programa, copiarlo al portapapeles, cambiar a Word, y pegar la imagen en su documento utilizando la orden pegar Símbolos Existen símbolos que en la mayoría de las veces no encontramos en el teclado y que pueden ayudar a la apariencia de un documento, para esto Word nos proporciona la opción de insertarlos. Un símbolo para Word se comporta igual que cualquier otro carácter, ya que en sí este elemento forma parte de un tipo de fuente, lo anterior quiere decir que podemos alterar sus características Word 2007 Interactivo Página 49

50 de formato. Existen dos fuentes que se distinguen de las demás por los símbolos que las conforman: Wingdings y Webdings. Para insertar un símbolo en su documento ejecute el siguiente: Procedimiento: 1. Coloque su cursor en el lugar de su texto en que desea insertar el símbolo. 2. En la ficha Insertar localice el grupo Símbolos y pulse el icono Símbolo. 3. Elija el símbolo que necesite. 4. Si desea localizar otros símbolos pulse sobre la opción Más Simbolos 5. Abra la fuente que contenga el símbolo requerido. 6. Pulse sobre el botón Insertar. 7. El símbolo se ha insertado en su documento. Actividad: Insertar Símbolos Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Insertar símbolos Qué hacer? Cómo Hacerlo? Insertar símbolos 1. Crear un nuevo archivo 2. Ejecutar el procedimiento para insertar símbolo Símbolo: Fuente: Wingdings Hacer clic al símbolo de la bandera de Windows Clic en Insertar; Clic en Cerrar 3. Repita el procedimiento hasta que le quede claro, utilizando diferentes símbolos y fuentes 4. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Símbolos.doc Imágenes prediseñadas y desde archivo Word incluye en su sistema un conjunto de imágenes prediseñadas, mejor conocido como galería de imágenes. Estas se encuentran agrupadas en colecciones que a su vez nos facilita su uso. Prácticamente sólo tenemos que hacer un clic a la imagen para que se inserte en el documento. Cabe aclarar que a diferencia de los símbolos una imagen no forma parte de una fuente. Procedimiento: 1. Las imágenes prediseñadas las encontramos en la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones. Pulse el ícono Imágenes Prediseñadas para abrir el Panel de Tareas. 2. Haga Clic sobre la opción Organizar Clips para organizar sus clips multimedia. 3. En su Ventana de Colecciones haga clic en la carpeta Colecciones de Office. 4. Elija la carpeta con el tema del que desea una imagen. 5. Con el botón derecho del mouse haga clic sobre la imagen que desea insertar. enseguida marque la opción Copiar. Página 50 Word 2007 Interactivo

51 6. Coloque su punto de inserción en el lugar donde desea colocar la imagen y a continuación ejecute la acción Pegar. En el caso de que contemos y necesitemos de una imagen en específico para usar en nuestro documento, como por ejemplo un logotipo o logo símbolo, tenemos que especificar a Word donde se ubica dicha imagen e insertarla; este proceso se conoce como insertar imágenes desde archivo. Actividad: Insertar imágenes Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Insertar imágenes prediseñadas Insertar imágenes desde archivo Qué hacer? Insertar Imágenes Prediseñadas Cómo Hacerlo? 1. Crear un Nuevo Archivo 2. Ejecute el Procedimiento para insertar Imágenes Prediseñadas Imágenes prediseñadas: Buscar: Autos. De las imágenes que se desplegaron Hacer clic a una. 3. Repita el proceso hasta que le quede claro, utilizando diferentes imágenes 4. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Imágenes.doc Insertar imágenes desde archivo 1. En el mismo archivo: Imágenes.doc 2. Ejecute el procedimiento para insertar una imagen desde archivo. Insertar imagen: Buscar en: C:\WORD BASICO\LOGOS Seleccione: LOGO IMSS.jpg Haga clic en Insertar 3. Al finalizar guarde el documento con el mismo nombre Formas Formas es una herramienta de dibujo que se utiliza para el trazo de líneas, conectores, formas básicas, flechas de bloque, diagrama de flujo, llamadas y, cintas y estrellas, en sí, un sin fin de figuras. Solamente tenemos que seleccionar el icono Formas del grupo Ilustraciones y trazar con el Mouse. La mayoría de las figuras trazadas con esta opción se pueden utilizar para el uso de diagramas en donde se quiera visualizar un proceso, facilitando su lectura y ejemplificando con imágenes. Actividad: Insertar Autoformas Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Insertar figuras del icono Formas Word 2007 Interactivo Página 51

52 Qué hacer? Insertar figuras del grupo Formas Cómo Hacerlo? 1. Crear un Nuevo Archivo 2. Ejecutar el procedimiento para insertar Autoformas Autoformas: En el grupo correspondiente a formas básicas. Seleccione una forma. 3. Desplácese a la zona de trabajo y con clic sostenido trace la figura. 4. Repita el proceso hasta que le quede claro, utilizando diferentes formas. 5. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Autoformas.doc WordArt WORD cuenta con una galería de textos artísticos, que permite a los documentos mejorar la apariencia, se usa normalmente en títulos o textos que se quieran resaltar, aunque realmente se aplica según las necesidades de cada quien. Lo hecho con esta herramienta es realmente una imagen y no texto, esto quiere decir que no podemos aplicar el formato como normalmente lo hacemos, pero si podemos modificarlo de manera diferente tanto lo que tecleamos como la fuente, tamaño, negritas y cursivas al hacer doble clic sobre el WordArt creado. Procedimiento: 1. Coloque su punto de inserción en el lugar en donde desea colocar el Word Art Qué hacer? Crear textos artísticos con el uso de WordArt Cómo Hacerlo? 1. Crear un Archivo Nuevo 2. Ejecute el procedimiento para insertar un WordArt. Teclee su nombre. 3. Repita el procedimiento hasta que le quede claro, utilice diferentes textos y estilos de WordArt 4. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: WordArt.doc 2. En la ficha Insertar elija el grupo Texto y pulse la opción WordArt. 3. Seleccione un estilo de WordArt. Se abre el cuadro de diálogo Modificar Texto. 4. Teclee el texto que desea que contenga el WordArt. 5. Clic en el botón Aceptar. El WordArt se ha insertado en su documento. Actividad: Insertar WordArt Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Crear textos artísticos con el uso de WordArt 5.2. Formato de imagen Como verá, en este módulo nos hemos dado a la tarea de insertar símbolos e imágenes, que resultan de gran ayuda a la hora de querer una mayor presentación en nuestros documentos. A imágenes insertadas en documentos se les puede modificar el formato en cuanto a sus propiedades siguientes: colores y líneas, tamaño, diseño e imagen. Página 52 Word 2007 Interactivo

53 Para acceder a estas propiedades sólo tenemos que hacer clic con el botón derecho del Mouse sobre el objeto y seleccionar la opción: Formato de imagen, del menú contextual. También podemos utilizar la ficha adicional Herramientas de Imagen que se activa en el momento que seleccionamos cualquier imagen Colores y líneas Al hacer doble clic sobre los objetos gráficos de los documentos de Word se accede fácilmente a la ficha adicional: Herramientas de Dibujo. En la pestaña Estilos de Forma podemos modificar: Color y transparencia del relleno. Color, tipo, estilo y grosor de línea. Estilo inicial, estilo final, tamaño inicial, tamaño final de flechas. Solamente tenemos que seleccionar con el Mouse y aceptar los cambios. Actividad: Cambiar colores y líneas Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Cambiar características de color y línea de una Autoforma. Qué hacer? Cómo Hacerlo? Cambiar características de color, relleno y línea de una Autoforma 1. Abra el archivo Autoformas.doc 2. Ejecute el procedimiento para Cambiar colores y líneas: Cambie el color a las líneas de las autoformas trazadas 3. Ejecute el procedimiento para cambiar Relleno: Cambie el color al relleno de las autoformas trazadas Color: Seleccione uno de la lista Transparencia: 50% 4. Ejecute el procedimiento para Cambiar la forma del dibujo manteniendo el formato: 5. Repita el procedimiento hasta que le quede claro, utilizando diferentes estilos 6. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Autoformas.doc Tamaño El tamaño es una de las características que continuamente se modifican en los documentos, ya que en más de una ocasión deben ser proporcionales en cuanto al tipo y tamaño de papel. Además del tamaño, podemos modificar el ángulo o giro del objeto gráfico trazado en el documento. Para modificar el tamaño solamente tenemos que hacer clic sobre el objeto gráfico. Word automáticamente visualiza alrededor del trazo seis puntos, mismos que al seleccionar y arrastrar con el Mouse cambia su dimensión. Al arrastrar uno de los puntos ubicados en cualquiera de sus esquinas y presionando simultáneamente la tecla SHIFT, los objetos gráficos modifican su tamaño de manera Word 2007 Interactivo Página 53

54 proporcional, esto es como escalarlo, al no hacerlo así lo único que logramos es hacer la figura más ancha o más larga. Por otro lado, si presionamos la tecla CTRL y arrastramos y soltamos el Mouse, la imagen se duplica. Actividad: Cambiar Tamaño Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Cambiar el tamaño de una imagen Qué hacer? Cambiar características de color y línea de una Autoforma Cómo Hacerlo? 1. Abra el archivo Imagenes.doc 2. Ejecute el procedimiento para modificar el Tamaño de la Imagen: 3. Repita el procedimiento varias veces hasta que le quede claro 4. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Imagenes.doc Diseño Esta es la característica más compleja en cuanto a objetos gráficos se refiere, puesto que tiene que ver con la posición que guarda con respecto al texto. A continuación se listas sus posibles opciones: En línea con el texto: La imagen ocupa una sola línea de texto. Cuadrado: El texto rodea la imagen en forma cuadrada. Estrecho: El texto rodea la imagen a la forma de esta. Detrás del texto: La imagen se ubica detrás del texto. Delante del texto: la imagen se ubica delante del texto. Actividad: Diseño de imagen Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Aplicar Diseño a una imagen Qué hacer? Aplicar diseño a una imagen Cómo Hacerlo? 1. Abrir el archivo Imagenes.doc 2. Teclee dos párrafos de 4 líneas cada uno. 3. Diseño: Hacer clic derecho sobre la imagen Clic en la opción Ajuste del Texto. Estilo de ajuste: Cuadrado. 4. Desplace la imagen hacia el texto. 5. Repita el proceso usando diferentes estilos de ajuste hasta que le quede claro. 6. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Imagenes.doc Imagen Esta característica permite recortar y controlar el color de las imágenes insertadas en los documentos. Es muy diferente alterar el tamaño a recortar; mientras que en la primera la Página 54 Word 2007 Interactivo

55 alargamos, ensanchamos o escalamos; al recortar una imagen, ésta va perdiendo parte de si misma. En cuanto a las imágenes, se les puede alterar en cuanto a su color de origen: Escala de grises Blanco y negro Marca de agua Además de poder modificar para cada una de estas opciones tanto brillo como contraste. Actividad: Recortar imagen Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de: Recortar una imagen Qué hacer? Cómo Hacerlo? Recortar una imagen 1. Abrir el archivo Imagenes.doc 2. Ejecutar el procedimiento para Recortar Imagen: Recortar: Izquierda: 0.5 cm; Arriba: 0.5 cm 3. Ejecutar el procedimiento para Control de imagen: Color: Marca de agua 4. Repita el proceso modificando los parámetros, hasta que le quede claro. 5. Al finalizar guarde el documento con el nombre de: Imagenes.doc. Word 2007 Interactivo Página 55

56 Unidad VI Manejo de Tablas Objetivo particular del tema: Al concluir esta unidad temática, el participante insertará tablas en documentos para organizar información. Introducción En el ambiente de los procesadores de texto, una tabla puede definirse de manera básica, como una estructura de filas y columnas que se utiliza para organizar datos en un documento. De la intersección o cruce entre columnas y filas se producen celdas, que finalmente son los contenedores de los datos en la tabla. Una línea horizontal de celdas es una fila y una línea vertical de celdas es una columna. En sentido estricto, los datos que se almacenan en la misma fila, usualmente corresponden a un elemento único y distinto de los demás en la tabla; por otro lado, las celdas que se encuentran ubicadas en la misma columna, normalmente tratan un mismo tipo de datos. Las tablas pueden ser manipuladas de distintos modos: por celda (s), por fila (s) o por columna (s). No siempre las filas, columnas o celdas de una tabla, tienen que conservar un formato idéntico. Puede reorganizar y ajustar fácilmente el tamaño de las filas y las columnas; se pueden resaltar elementos de la tabla añadiendo bordes y sombreado de relleno a las cedas, etc. 6.1 Creación de tablas Actividad: Insertar una tabla en el documento activo Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de crear una tabla y organizar información dentro de ella. Qué hacer? Cómo Hacerlo? 1. En un documento nuevo, seleccione la ficha Insertar. Insertar una tabla 2. Haga clic en el icono de comando Tabla, ubicado en el grupo de comandos Tablas. Página 56 Word 2007 Interactivo

57 3. Del menú que se muestra, seleccione la opción Insertar tabla Se mostrará en pantalla el cuadro de diálogo Insertar tabla. Word 2007 sugiere, por defecto un total de 5 columnas y 2 filas. 4. En la sección Número de columnas, escriba En la sección Número de filas mantenga el valor actual, En la sección Autoajuste mantenga seleccionada la opción Ancho de columna fijo, con ello las cuatro columnas conservarán el mismo ancho. 7. Presione el botón Aceptar. Aparecerá en la página actual, la imagen de la tabla solicitada. Introducir datos Guardar el documento 8. Inserte los siguientes textos como títulos de columna, de izquierda a derecha: ID, Descripción, Precio y Existencia. 9. A partir de la segunda fila, introduzca la información de 10 productos de un almacén (Farmacia, Autoservicio, Departamental, etc.) 10. Haga clic en el icono Guardar de la Barra de acceso rápido. 11. Escriba como nombre de archivo Ejercicio Tabla1 12. Elija la carpeta donde guardará el documento. 13. Presione el botón Guardar. 6.2 Selección de elementos en tablas Cuando desee aplicar atributos de formato diferentes entre las filas, columnas y celdas de una tabla, como ocurre con cualquier texto común en Word 2007, debe seleccionar el bloque de información a modificar y después realizar los cambios. Actividad: Seleccionar filas, columnas y celdas en una tabla Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de seleccionar secciones de una tabla, para aplicar atributos diversos de formato. Word 2007 Interactivo Página 57

58 Qué hacer? Cómo Hacerlo? 1. Lleve el cursor a la primera celda de la fila 1 en la tabla del documento anterior, donde se localiza el texto ID. 2. Haga clic en la ficha Presentación del grupo emergente Herramientas de tabla. Seleccionar fila 3. Haga clic en el icono Seleccionar, del grupo de comandos Tabla. 4. Del menú que aparece, seleccione la opción Seleccionar fila En el documento se verá seleccionada la fila 1 por completo. Modificar formato de fila 5. Haga clic en la ficha Inicio. 6. Seleccione el botón de lista del icono Sombreado. 7. Seleccione un color oscuro. 8. Ahora seleccione el botón de lista del icono color de fuente. 9. Seleccione un color claro. La primera fila de la tabla tendrá un aspecto similar al de la imagen siguiente: Seleccionar columna 10. Lleve el cursor a la celda donde se localiza el texto Precio. 11. Haga clic nuevamente en la ficha Presentación del grupo emergente Herramientas de tabla. 12. Haga clic en el icono Seleccionar, del grupo de comandos Tabla. 13. Del menú que aparece, seleccione la opción Seleccionar columna. c En el documento se verá seleccionada la tercera columna por completo. Página 58 Word 2007 Interactivo

59 14. Seleccione la ficha Inicio. 15. Haga clic en el icono Alinear texto a la derecha. La columna de precios se verá así: 16. Realice la misma operación con la columna de Existencia. Guardar cambios 17. Al terminar, haga clic en el icono Guardar de la Barra de acceso rápido. 6.3 Autoformato de tablas Las modificaciones que acaba usted de realizar en la práctica anterior, resultarán más simples si utiliza cualquiera de los Estilos de tabla que Word 2007 incorpora en la galería del mismo nombre. Este recurso puede aplicar, simultáneamente y de manera automática, bordes, sombreados, fuente, tamaño de fuente, estilo de fuente, alineación de texto, entre otros y es muy fácil de manejar. Actividad: Uso de autoformatos de tabla Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de aplicar estilos de tabla, para modificar de manera automática los atributos de las filas, columnas y celdas de una tabla. Seleccionar autoformato 1. La aplicación del Autoformato no requiere necesariamente de la selección de toda la tabla, sólo basta con tener el cursor en cualquiera de la celdas de ésta. 2. Haga clic en la ficha Diseño, del grupo emergente Herramientas de tabla. 3. Abra la galería de estilos, haciendo clic en el icono Más. Word 2007 le mostrará todos lo estilos de tabla posibles y algunas opciones adicionales. Word 2007 Interactivo Página 59

60 4. Seleccione cualquiera de los estilos que llame su atención y vea el cambio en la tabla; si no le convence el estilo elegido, repita la operación. 6.4 Insertar filas o columnas La inserción de filas o columnas adicionales en las tablas, se debe comúnmente a la necesidad de agregar más información en la misma; una fila nueva para separar bloques de datos o para seccionar la tabla; una columna nueva, para agregar datos de otro tipo en cada fila, etc. Las posibilidades dependerán de su creatividad y de la forma en que desee visualizar y organizar la información. Actividad: Inserción de filas Objetivo de desempeño. El trabajador insertará filas nuevas en una tabla. 1. Seleccione la primera fila de la tabla en el archivo Ejercicio Tabla1, que es la fila que contiene los títulos de la tabla. 2. Haga clic en la ficha Presentación, del grupo emergente Herramientas de tabla. Insertar una nueva fila 3. Haga clic en el icono Insertar arriba, del grupo de comandos Filas y columnas. Se mostrará una nueva fila encima de la fila de títulos, con el mismo formato. Página 60 Word 2007 Interactivo

61 6.5 Combinar celdas La combinación de celdas en Word 2007 lejos de parecer una tarea compleja, es un proceso muy accesible y bastante común. Usualmente, combinamos celdas para hacer de una tabla una plantilla (factura, recibo, solicitud, formulario, etc.); para insertar textos que definan los títulos de las secciones de la tabla, etc. Actividad: Combinar celdas Objetivo de desempeño. El trabajador aplicará el procedimiento para combinar celdas en Word Combinar celdas 1. Una vez que están seleccionadas las celdas a combinar (de la actividad anterior), haga clic en el icono Combinar celdas, del grupo de comandos Combinar, que se localiza en la ficha Presentación del grupo emergente Herramientas de tabla. Insertar título 2. Escriba en la celda combinada el texto Detalle de Productos en Almacén y centre el texto. Word 2007 Interactivo Página 61

62 Unidad VII Combinar correspondencia Objetivo particular del tema: Al concluir esta unidad temática, el participante habrá identificado y aplicado las herramientas de combinación de archivos disponibles en Word 2007, mismas que le permitirán optimizar las tareas relacionadas con el manejo de documentos en su ámbito laboral. Introducción Combinar documentos es una operación que consiste en reproducir o copiar la información contenida en un documento modelo o plantilla, el mismo número de veces como registros hayan sido seleccionados de un determinado archivo de datos o tabla, en un nuevo documento; a este proceso suele llamársele también combinación de correspondencia, puesto que en muchas ocasiones se emplea para reproducir documentos tales como cartas, faxes, correos electrónicos, oficios y otros, que son dirigidos a destinatarios diversos. Para realizar la combinación de archivos en Word 2007, se requiere de dos elementos: 1. El documento modelo; que puede ser un oficio, un diploma, una constancia, una carta, una invitación o cualquier tipo de documento que deba reproducirse en serie o de manera masiva para ser impreso y entregado a diversos destinatarios. 2. El origen de datos; que puede referirse a un archivo del mismo Word que contenga una tabla con registros, un archivo de Microsoft Excel, una tabla de Microsoft Access, una lista de contactos de Microsoft Outlook, etc. La combinación de archivos en Word 2007, es una de las tareas de automatización que mayores ventajas brinda al usuario, en cuanto a velocidad y simplicidad en su ejecución. Este proceso puede realizarse mediante dos vías: el Asistente para combinar correspondencia, que es el mismo componente que usted encontraba en las versiones XP y 2003 de Microsoft Word, y los comandos de la ficha Correspondencia, que tienen características similares a las opciones de la barra de herramientas Combinar correspondencia, disponible en las versiones anteriores de este procesador de textos Creación del origen de datos En el proceso de combinación de archivos, lo más común es que ya exista una tabla conteniendo los datos de los destinatarios con los cuales podría ejecutarse la combinación. Página 62 Word 2007 Interactivo

63 Actividad: Crear documento de Word como origen de datos Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de crear un documento que contenga la lista de destinatarios a utilizar en la combinación de correspondencia. Qué hacer? Crear un origen de datos Cómo Hacerlo? 1. Cambie la orientación de papel a Horizontal. 2. En un documento nuevo, seleccione la ficha Insertar. 3. Haga clic en el icono de comando Tabla. 4. Del menú que se muestra, seleccione la opción Insertar tabla 5. En la sección, Número de columnas, escriba Mantenga el número de filas que se muestra por defecto, Seleccione la opción Autoajustar al contenido. 8. Presione el botón Aceptar. 9. Inserte los siguientes textos como títulos de columna, de izquierda a derecha: Matricula, Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, Categoría, Adscripción, Turno, Antigüedad. 10. A partir de la segunda fila, introduzca la información de al menos 10 contactos o destinatarios. Utilice, si lo desea, la información que se presenta enseguida. Guardar y cerrar el documento 11. Al concluir la captura de información, guarde al archivo con el nombre Contactos; asegúrese de no olvidar en qué carpeta ha almacenado el archivo, ya que será necesario al iniciar la combinación de archivos. 12. Cierre el documento Creación del documento modelo Como se ha comentado ya, el documento modelo puede ser cualquier archivo de Word cuyo contenido debe ser comunicado o entregado a diferentes destinatarios; en este apartado se muestra un par de ejemplos, que podrán se utilizan en combinación con los registros del archivo Contactos. Actividad: Crear un documento modelo Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de crear un documento que contenga la información a reproducir en la combinación de correspondencia. Qué hacer? Cómo Hacerlo? Word 2007 Interactivo Página 63

64 Qué hacer? Diseñar un nuevo documento modelo tipo Constancia Cómo Hacerlo? 1. Cambie la orientación de papel a Horizontal. 2. En la primera línea del documento escriba el texto: CENTRO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y CALIDAD 3. En la segunda línea escriba: IMSS-SNTSS 4. En la línea siguiente escriba: SE OTORGA LA PRESENTE 5. En la línea que sigue escriba: CONSTANCIA 6. En la línea que sigue escriba: A: 7. En la línea siguiente escriba: EN VIRTUD DE HABER CONCLUIDO SATISFACTORIAMENTE SU PARTICIPACIÓN EN EL CURSO 8. En la línea siguiente escriba: ACTUALIZACIÓN EN OFFICE De nuevo, en la línea que sigue escriba: EFECTUADO EN LAS INSTALACIONES DE ESTE RECINTO EDUCATIVO DEL 3 AL 7 DE MARZO DEL AÑO EN CURSO 10. En la línea siguiente escriba: MÉXICO, D.F. 7 DE MARZO DE Aplique un borde de página al documento. 12. Modifique el tamaño, la fuente y la alineación de cada párrafo, para mejorar la apariencia del documento. Guardar el documento modelo 13. Guarde el documento con el nombre Constancia Modelo. Página 64 Word 2007 Interactivo

65 7.3. Combinación de archivos En esta primera demostración, utilizaremos la ficha Correspondencia para llevar a cabo la combinación de archivos; evidentemente, utilizaremos el archivo Contactos como origen de datos y el archivo Constancia Modelo como documento principal. Actividad: Combinar archivos Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de combinar un documento modelo con un origen de datos: Qué hacer? Cómo Hacerlo? 1. Seleccione la ficha Correspondencia. (Note que la mayoría de los iconos de comando se encuentran inactivos). 2. Haga clic en el icono de comando Seleccionar destinatarios, del grupo Iniciar combinación de correspondencia. Abrir el origen de datos 3. Del menú que se muestra, seleccione la opción Usar lista existente 4. Busque, seleccione y abra el archivo Contactos, que creó anteriormente (compruebe que se active la mayoría de los iconos de comando de la ficha Correspondencia). 5. Ubique el cursor delante del texto A: donde se insertarán nombre y apellidos de los contactos, en este primer ejercicio de combinación de archivos. 6. Del grupo de comandos Escribir e insertar campos, seleccione Insertar campo combinado. Word 2007 mostrará los títulos de las columnas que contiene la tabla donde fueron capturados los contactos. Insertar los campos de combinación 7. Seleccione el título o campo Apellido_Paterno. Aparecerá el nombre del campo en la ubicación actual del cursor. 8. Inserte un espacio en blanco. 9. Vuelva a seleccionar el icono de comando Insertar campo combinado. 10. Ahora haga clic en el campo Apellido_Materno. 11. Inserte un nuevo espacio en blanco. 12. Seleccione nuevamente el icono de comando Insertar campo combinado. 13. Y haga clic en el campo Nombre. Los campos deben lucir así: Word 2007 Interactivo Página 65

66 14. Del grupo de comandos Vista previa de resultados, haga clic en el icono del mismo nombre. Comprobar la combinación de archivos 15. El documento deberá mostrar los datos del primero de los registros encontrados en la tabla. 16. Compruebe el resto de los registros utilizando los iconos de Exploración de destinatarios. 17. Haga clic en el icono Finalizar y combinar. 18. Seleccione del menú la opción Editar documentos individuales. Completar la combinación de archivos 19. En el cuadro de diálogo que se muestra en pantalla, mantenga seleccionada la opción Todos. 20. Finalmente, oprima el botón Aceptar Combinación de archivos utilizando reglas Word creará un documento nuevo de nombre Cartas1, que es el archivo resultante de la combinación; este documento mostrará una constancia por cada registro existente en la tabla de contactos. Imprima el documento combinado si es necesario y/o guárdelo para futuras consultas. En este apartado se describe la aplicación de la herramienta Reglas, cuya utilidad consiste en permitir la definición de criterios específicos en la combinación de archivos; Word 2007 incluye nueve campos especiales de combinación, entre los cuales resaltan: Si entonces Si no y Saltar registro si El campo Si entonces Si no se utiliza para mostrar información específica en el documento combinado para cada destinatario del origen de datos, en función de una condición especifica. El campo Saltar registro si permite cancelar la combinación del documento modelo con los registros del origen de datos que no cumplan una condición determinada, de manera que Word 2007 creará un documento combinado mostrando registros específicos. Página 66 Word 2007 Interactivo

67 Para ejecutar el ejercicio de esta sección, utilizaremos de nueva cuenta el archivo Contactos, como origen de datos pero emplearemos un documento modelo distinto, una solicitud de inscripción. Actividad: Crear el nuevo documento modelo Objetivo de desempeño. El trabajador será capaz de combinar documentos utilizando criterios específicos. Qué hacer? Diseñar un nuevo documento modelo tipo Oficio Cómo Hacerlo? 1. Genere un documento con la apariencia y el contenido que se muestran en la imagen de la página siguiente. Guardar el documento modelo 2. Al concluir el diseño del documento, guárdelo con el nombre Solicitud de Inscripción Modelo. Word 2007 Interactivo Página 67

68 3. Seleccione la ficha Correspondencia. 4. Haga clic en el icono de comando Seleccionar destinatarios. Abrir el origen de datos 5. Seleccione la opción Usar lista existente 6. Busque, seleccione y abra el archivo Contactos, que creó anteriormente. 7. Lleve el cursor delante del texto solicitamos la inscripción de, e inserte un espacio en blanco. 8. Haga clic en el icono Insertar campo combinado. Insertar los campos de combinación Establecer la regla de combinación 9. Seleccione el campo Nombre; el campo aparecerá en el documento. 10. Inserte un espacio en blanco delante del campo Nombre. 11. Vuelva a hacer clic en el icono Insertar campo combinado. 12. Seleccione el campo Apellido_Paterno. 13. Inserte un espacio en blanco delante del campo Apellido_Paterno. 14. Vuelva a hacer clic en el icono Insertar campo combinado. 15. Seleccione el campo Apellido_Materno. 16. Lleve el cursor delante del texto matrícula, e inserte un espacio en blanco. 17. Vuelva a hacer clic en el icono Insertar campo combinado. 18. Seleccione el campo Matricula. 19. Lleve el cursor delante del texto categoría, e inserte un espacio en blanco. 20. Vuelva a hacer clic en el icono Insertar campo combinado. 21. Seleccione el campo Categoría. 22. Lleve el cursor al final del párrafo actual, después del nombre del curso. 23. Haga clic en el icono Reglas. 24. Seleccione del menú la opción Saltar registro si; se mostrará el cuadro de diálogo Insertar campo de Word: Saltar registro si. Página 68 Word 2007 Interactivo

69 25. Muestre la lista de campos del cuadro combinado Nombre del campo. 26. Seleccione el campo Adscripción. 27. Muestre la lista de opciones del cuadro combinado Comparación. 28. Seleccione la opción Distinto de. 29. Haga clic en el cuadro de texto Comparado con: 30. Escriba el texto HGZ Presione el botón Aceptar. Completar la combinación de archivos 32. Haga clic en el icono Finalizar y combinar. 33. Seleccione del menú la opción Editar documentos individuales. 34. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, mantenga seleccionada la opción Todos. 35. Finalmente, oprima el botón Aceptar. Word 2007 Interactivo Página 69