REFERENCIA A LA NORMA ISO 9001:

Transcripción

1 Acta Consejo Directivo Coordinación administrativa Impreso o digital Indefinido No reciclaje Acta Revisión por la Dirección DACI Impreso o digital 3 años Archivo Análisis de datos DACI Impreso o digital 3 años Reciclaje Cronograma de revisión por la dirección DACI Impreso o digital 3 años Reciclaje Matriz de funciones y responsabilidades DACI Impreso o digital 3 años Reciclaje Matriz de indicadores de los procesos de servicio de apoyo y DACI docencia de pregrado Impreso o digital 3 años Reciclaje Planificación del SGC-FAD DACI Impreso o digital 3 años Reciclaje Programa de auditorías internas DACI Impreso o digital 3 años Reciclaje Solicitud acción correctiva DACI Impreso o digital 3 años Reciclaje Solicitud acción preventiva DACI Impreso o digital 3 años Reciclaje DISEÑO Y REDISEÑO CURRICULAR Plan de estudio Carrera de Arquitectura Director de carrera Plan de estudio Carrera de Gestión Grafica Publicitaria Director de carrera Plan de estudio Carrera de Diseño de Interiores Director de carrera Reporte de materias por ciclo Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Programación detallada de la asignatura syllabus Director de Carrera Impreso o digital Semestral Reciclaje Solicitud de aulas y equipos Coordinación Administrativa Impreso o digital 3 años Reciclaje Syllabus de asignatura Director de carrera Impreso o digital Semestral Reciclaje INGRESO DE ESTUDIANTES Reporte de datos personales del estudiantes que pertenecen a la Carrera (SIU). Secretarias de carreras Reporte de pagaré (SIU) Secretarias de carreras Impreso o digital 2 año Reciclaje Reasignación (individual) de clave de docente y/o estudiante. Coordinación Administrativa Informe de homologación Coordinación Examen de NTI Secretarias de carreras Materias homologadas (pregrado) (SIU) Coordinación Equivalencia entre mallas.

2 Reasignación de malla. Generación del pararé para carreras autofinanciadas. Secretarias de carreras Registro de estudiantes Secretarias de carreras Reporte de alumnos promocionados Registros por ciclo Secretarias de carreras Requisitos para matricularse Secretarias de carreras Ingreso de ficha técnica (SIU) Secretarias de carreras Materias solicitadas para homologar Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Materias homologadas (pregrado) (SIU) Promoción de aspirante a Pre Universitario. Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Codificación de especializaciones de bachillerato. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Promoción de estudiantes. Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Eliminación de promoción de estudiantes. Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Padrón electoral - Listado por ciclos (SIU) Secretarias de carreras Reporte de documentos entregados por estudiantes activos (SIU) Secretarias de carreras Actualización del pago de matrícula Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Actualización de pago de pensiones Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Reasignación (grupal) de clave al estudiante. Coordinación Administrativa Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Reporte de estudiantes matriculados (SIU) Secretarias de carreras Reporte de alumnos inscritos en la carrera (SIU) Secretarias de carreras Reporte de inscripciones de alumnos (SIU) Secretarias de carreras Reporte de estudiantes inscritos con matrícula cancelada Secretarias de carreras Codificación de aulas Coordinación Administrativa Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje PROGRAMACIÓN ACADÉMICA

3 Reporte de Horarios de Clases (SIU) Horarios de clases Coordinador Académico Becas académicas Secretarias de carreras Horarios de inscripción semestre Secretarias de carreras Impreso o digital Indefinido Reciclaje Horario de exámenes primer parcial Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Horario de exámenes segundo parcial Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Horario de exámenes supletorios Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Lista de alumnos que entregaron pagaré Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Lista de vocales Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Reporte de malla curricular Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Calendario académico - administrativo Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Solicitud de programación académica. Coordinador Académico Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Apertura y mantenimiento de período Coordinador Académico Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Ingreso de solicitud de contratación de docente. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Revisión de solicitud de contratación de docente. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Emisión de petición de contrato docente. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Disponibilidad de profesores. Coordinación Administrativa Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Ingreso de horarios de clases y tutorías. Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Registro de estudiantes. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Asignación de alumnos a grupos Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Solicitud de alcance: Eliminación de paralelo. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Solicitud de alcance: Sustitución de docentes. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Solicitud de alcance: Adición de docentes. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje EJECUCIÓN DE PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Acta autorizada por Consejo Directivo Secretarias de carreras

4 DIRECCIONAMIENTO Acta autorizada por Decanato ESTRATÉGICO Secretarias de carreras Acta autorizada por Director de Carrera Secretarias de carreras Acta certificada de calificaciones de la unidad académica - supletorios y/o mejoramiento (SIU) Secretarias de carreras Acta certificada de calificaciones de la unidad académica (SIU) Secretarias de carreras Acta de asistencia - clases (SIU) Coordinador Académico Impreso o digital 3 año Archivo Acta de Comisión Director de Carrera Acta de I parcial (SIU) Secretarias de carreras Acta de II parcial (SIU) Secretarias de carreras Acta de notas - examen supletorio (SIU) Secretarias de carreras Acta de notas - primer examen (SIU) Secretarias de carreras Acta de notas - segundo examen (SIU) Secretarias de carreras Acta de registro de calificaciones de profesor - primer parcial (SIU) Acta de registro de calificaciones de profesor - segundo parcial (SIU) Secretarias de carreras Secretarias de carreras Acta de registro de calificaciones de profesor (examen supletorio/mejoramiento) (SIU) Secretarias de carreras Acta de registro de calificaciones del profesor - mejoramiento (SIU) Secretarias de carreras Evaluación del servicio de docencia Coordinadora Administrativa Impreso o digital 4 anos Reciclaje Actas de registro de calificaciones del profesor en tránsito (primer parcial) Secretarias de carreras Aprobados y reprobados por materia Secretarias de carreras Asistencias de alumnos Secretarias de carreras Cartilla histórica del alumno - Nivel pregrado (SIU) Secretarias de carreras Cartilla histórica del alumno de materias de inglés (SIU) Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Certificado de materias aprobadas Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Certificado de Prácticas Preprofesionales Coordinador Académico Comprobante de ingreso (SIU) Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Confirmación de registros (SIU) Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo

5 DIRECCIONAMIENTO Control de cátedra manualesestratégico Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Controles de cátedras y asistencias Centro de apoyo docente Impreso 1 año Reciclaje Control de cátedra diario. Carrera GGP Control de cátedra diario. Carrera Arquitectura Control de cátedra diario. Carrera Diseño de Interiores Impreso o digital 1 año Archivo Impreso o digital 1 año Archivo Impreso o digital 1 año Archivo Detalle de alumnos aptos para tomar una materia (SIU) Secretarias de carreras Impreso o digital 6 años Archivo Detalle de asistencias de docentes por período (SIU) Detalle de asistencias del docente - clases (SIU) Impreso o digital 1 año Archivo Impreso o digital 3 años Archivo Detalle de asistencias del docente - examen (SIU) Impreso o digital 3 años Archivo Examen de gracia Secretarias de carreras Impreso o digital 3 años Archivo Exámenes de estudiantes Secretarias de carreras Extracto del contenido de las materias Secretarias de carreras Factura Secretarias de carreras Formulario para asentamiento o modificación de notas en el RUA Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Notas por paralelo - examen supletorio/mejoramiento Secretarias de carreras Notas por paralelo - primer parcial Secretarias de carreras Notas por paralelo - segundo parcial Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Notas por período Secretarias de carreras Impreso o digital 1 año Archivo Pago profesores - mensual Coordinador Académico Recibidos - cartas con actas de exámenes de gracia/final/supletorios - Derecho Secretarias de carreras Registro de préstamo de insumos Secretaria Administrativa Reporte de asistencia que falta de ingresar a los docentes Coordinador Académico Reporte de asistencia que falta de ingresar a los estudiantes Coordinador Académico/

6 Reporte de atraso y faltas Reporte de docentes por ciclo Coordinador Académico/ Coordinador Académico/ Reporte de alumnos que han resciliado Secretarias de carreras Resumen de resciliaciones por matricula/materia Secretarias de carreras Digital Indefinido Permanente Reporte de estudiantes activos con materias aprobadas Secretarias de carreras Digital Indefinido Permanente Reporte de horarios de materia por profesor (SIU) Secretarias de carreras Reporte de horarios por profesor clases (SIU) Secretarias de carreras Reporte de malla curricular por estudiante (SIU) Secretarias de carreras Reporte de mejores promedios (SIU) Secretarias de carreras Reporte de notas del estudiante por período (SIU) Secretarias de carreras Reporte de notas entregadas Secretarias de carreras Reporte detallado de las asistencias de los docentes - examen (SIU) Coordinador Académico/ Reporte detallado de las asistencias de los docentes (SIU) Secretarias de carreras Reporte detallado de las asistencias de los estudiantes (SIU) Secretarias de carreras Impreso o digital 3 años Reciclaje Reporte de cupo por paralelos (SIU) Secretarias de carreras Reporte detallado de solicitudes Secretarias de carreras Impreso o digital Semestral Reciclaje Reporte estudiantes con Primera matricula clase (SIU) Secretarias de carreras Reporte de estados del syllabus Director de Carrera Resumen de asistencia de docente Coordinación Revisión de asistencias del estudiante (SIU) Secretarias de carreras Revisión y rectificación de asistencias del docente (SIU) Coordinación Solicitudes aprobadas y negadas - Carrera de Derecho Secretarias de carreras Solicitudes estudiantiles aprobadas y negadas Secretarias de carreras Emisión y uso del control de cátedra. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Revisión de programación académica para generar el rol docente Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje

7 DIRECCIONAMIENTO Revisión de programación académica ESTRATÉGICO para generar el rol (ayudante de cátedra) Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Informe departamental del Practicante Coordinación Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Informe de recalificación de examen por docente Coordinación Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Informe de recalificación de examen de la Coordinación Coordinación Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Ingreso de asistencia del docente. Coordinación Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Ingreso de asistencia del estudiante. Coordinación Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Revisión y rectificación de asistencias del docente Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 6 años Reciclaje Revisión y rectificación de asistencias del estudiante Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 3 años Reciclaje Codificación de evaluaciones. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 6 años Reciclaje Eliminación de la codificación de evaluaciones. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 3 años Reciclaje Ingreso y reprogramación de horarios de exámenes. Emisión y uso de acta de calificaciones. Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Ingreso de calificaciones de los estudiantes. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Ingreso de calificaciones de los estudiantes (curso de invierno) Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Rectificación de calificaciones del estudiante. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Revisión de calificaciones del estudiante. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Cierre del período académico. Secretarias de carreras Oficinas de la FAD 1 año Reciclaje Solicitud de convalidación de práctica preprofesional a partir del semestre B-2012 Coordinación Oficinas de la FAD 1 año Archivo Ficha de evaluación de las prácticas preprofesionales Coordinación Oficinas de la FAD 1 año Archivo EGRESO DE ESTUDIANTES Convenios firmados con Instituciones públicas y privadas para la realización de las prácticas pre-profesionales de los estudiantes de pregrado Coordinador Académico Parametros del registro del tercer nivel Informe de graduación individual

8 Registro de solicitudes de los estudiantes para realizar pasantías (no se imprime) Digital 1 año Reciclaje Libro de graduados Secretarias de carreras Impreso Indefinido Permanente Actas de grado Cartilla histórica Secretarias de carreras Respaldo de la cartilla histórica antes de realizar la reasignación de malla o reingreso de la carrera Secretarias de carreras Egresados por semestre Secretarias de carreras Base de alumnos graduados Secretarias de carreras Acta de grado Coordinador Académico Acta de sustentación del trabajo de titulación para la obtención del grado de Licenciado/a en Trabajo Social. Coordinador Académico Actualización de datos personales del docente (SOL) Coordinador Académico Entrega de justificación del trabajo de graduación (SOL) Director de Carrera Entrega parcial del trabajo de graduación (SOL) Director de Carrera Entrega final del trabajo de graduación (SOL) Director de Carrera Recuperación de clases (SOL) Datos de postulantes (SOL) Datos de postulante inscrito (SOL) Tesis de grado (colectiva y/o individual) para proyecto urbano - Arquitectura (SOL) Tesis de grado (colectiva y/o individual) para anteproyecto urbano - Arquitectura (SOL) Acta preliminar tesis de grado (director) (SOL) Acta preliminar tesis de grado (evaluador) (SOL) Proyecto arquitectónico tercera face (SOL) Anteproyecto arquitectónico segunda fase (SOL)

9 Desarrollo de la investigación (SOL) Antecedentes y marco teórico (SOL) Formulario de recalificación (SOL) Trabajo de graduación IV etapa GGP (SOL) Trabajo de graduación II etapa GGP (SOL) Trabajo de graduación III etapa GGP (SOL) Certificado de Practicas Preprofesionales Coordinador Académico Informe departamental del Practicante Coordinador Académico Registro de suministros de limpieza por empleados Coordinador Académico Pedido de suministros de materiales de oficina y mantenimiento por empleado Coordinador Académico Formulario para asentamiento o modificación de notas en el RUA Secretarias de carreras Formulario para resciliación o anulación de materia Secretarias de carreras Informe de recalificación de examen por docente Informe de recalificación de examen de la Coordinación Control de Catedra diario.carrera Arquitectura - SIU Control de Catedra diario.carrera Diseño de Interiores - SIU Control de Catedra diario.carrera Gestión Gráfica Publicitaria - SIU Acta de entrega de recepción de libros - SIU

10 Declaración por inscripción de matricula extemporanea Secretarias de carreras Control para requisitos para matriculación Secretarias de carreras Orden de trabajo para el Canal Secretarias de carreras Asistencias manuales por semestre Coordinador Académico Cronograma de Actividades para prácticas preprofesionales Coordinador Académico Evaluación de practicas preprofesionales por parte de control Externo Control Semanal de Practicas preprofesioneales de Arquitectura Control Semanal de Practicas preprofesioneales de Gestión Gráfica Publicitaria Control Semanal de Practicas preprofesioneales de Diseño de Interiores Control semanal de practicas preprofesionales de Igenieria en Adminitración de Proyectos de construcción Visita de control de prácticas preprofesionales Evaluación de practicas preprofesionales Plan de Trabajo de práticas preprofesionales Entrega de trámites estudiantiles Formato de asistencia para eventos académicos Sweaden, compañía de seguros. Datos personales Sweaden, compañía de seguros. Informe médico Dirección de Recursos Humanos. Información del personal ( 3 hojas)

11 DIRECCIONAMIENTO SERVICIO DE APOYO Y ESTRATÉGICO PROVISIÓN DE RECURSOSADMINISTRATIVO- FINANCIERO Acta de baja de activos (unid. Inventario) Coordinación Administrativa Impreso o digital 1 año Archivo Mantenimiento de infocus Coordinación Administrativa Mantenimiento de acondicionadores de aire Coordinación Administrativa Inventario de aulas Coordinación Administrativa Extintores Coordinación Administrativa Reporte de daños Coordinación Administrativa Solicitudes de mantenimiento (excel) Coordinación Administrativa Reporte de pedidos de suministros Coordinación Administrativa Acta de traspaso de bienes Coordinación Administrativa Impreso o digital 1 año Archivo Formulario de atención estudiantil Sala de lectura Impreso o digital 1 año Archivo Solicitud de resciliación aprobadas por Consejo Universitario(SIU) Coordinación Administrativa Impreso o digital 1 año Archivo Comprobante de ingreso de suministros y materiales Coordinación Administrativa Comprobante de egreso de suministros y materiales Coordinación Administrativa Egreso de bodega (unid. Inventario) Coordinación Administrativa Ingreso de bodega (unid. Inventario) Coordinación Administrativa Reevaluación de proveedores Coordinación Administrativa Matriz de infraestructura y ambiente de trabajo Coordinación Administrativa Aulas - activo fijo Coordinación Administrativa Reporte para el rol de pago de docentes Coordinación Solicitud de orden de trabajo para mantenimiento Coordinación Administrativa Suministros entregados Coordinación Administrativa Proceso de roles de pago docentes invitados Coordinación Eventos Coordinación Administrativa Reporte de daños en aulas Coordinación Administrativa Orden de pago estudiantil (SIU) Coordinación Administrativa Pagaré Secretarias de carreras CEI Descripción cuantitativa de los resultados de la evaluación al profesor/a realizada por el estudiante Coordinación Administrativa RECURSOS HUMANOS

12 DIRECCIONAMIENTO Base de datos del docente ESTRATÉGICO Digital 1 año Reciclaje Carpeta documentación del docente Recursos humanos Físico 1 año No Reciclaje DACI - AUDITORÍA INTERNA Lista de verificación DACI Programa de auditorías internas DACI Plan de Auditoria Interna DACI Informes de Auditoria Interna DACI Solicitud de Acción Preventiva DACI Solicitud de Acción Correctiva DACI MODIFICADO POR: DACI FECHA: APROBADO EN CONSEJO : DECANO ARQ. FLORENCIO COMPTE GUERRERO FECHA: HISTÓRICO DE MODIFICACIONES Versión Fecha de actualización Contenido Detalle/Causa de la modificación