FEDERACIÓN DE SCOUTS- EXPLORADORES DE ESPAÑA (ASDE) C/ Lago Calafate, MADRID C.I.F. G

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1 Datos identificativos del expedidor (nombre, apellidos, denominación o razón social, NIF y domicilio). Se indica el texto FACTURA y su numero correspondiente 2 3 Datos identificativos del destinatario, que deberá ser la entidad subvencionada, FEDERACIÓN DE SCOUTS-EXPLORADORES DE ESPAÑA (ASDE) con su dirección y NIF correspondiente El artículo de la compra deberá ir descrito detalladamente (no vale varios) en la factura, indicando el precio unitario de la operación y su contraprestación total. Deberá reflejarse el IVA correspondiente, cuando la cuota se repercuta dentro del precio podrá indicarse la expresión "IVA incluido". 5 Lugar y fecha de emisión (en este punto, se exigirá que la fecha de emisión esté comprendida dentro del plazo establecido en las normas reguladoras de la concesión) ?/ ? 4 6 MUY IMPORTANTE En las facturas constará el "recibí o pagado", firmado y SELLADO, ºacreditativo de que se ha efectuado el abono de su importe por la Entidad subvencionada, así como la aplicación del IVA Especificación de la forma de pago de la factura es: metálico o transferencia. Deberá constar el número de cuenta. Cualquier importe superior a 600 debe realizarse mediante transferencia desde la cuenta única asociativa que se renueva año a año, nunca desde el grupo Para pagos superiores a 60 en metálico es imprescindible adjuntar un Recibí de dinero en metálico que debe firmar y sellar la empresa. No pagar NUNCA con tarjeta particular. Sólo hay pagos en metálico por parte de los grupos o por transferencia través de la Asociación. TAMBIÉN VALE: ASDE SCOUTS DE ESPAÑA 7 FEDERACIÓN DE SCOUTS- EXPLORADORES DE ESPAÑA (ASDE) C/ Lago Calafate, MADRID C.I.F. G

2 TECNICONSEJOS: SI TENÉIS DUDAS, PREGUNTAD AL TÉCNICO QUE PARA ESO ESTÁ. NO COMPRÉIS NUNCA EN UN SITIO DONDE NO CUMPLAN TODOS LOS REQUISITOS DE FACTURACIÓN. SI ALGUNA VEZ TENEÍS PROBLEMAS CON UN PROVEEDOR, BORRADLO DE LA LISTA. PENSAD SIEMPRE QUE ESTE ES DINERO PÚBLICO CON EL FIN DE REALIZAR ACTIVIDADES DE INTERVENCIÓN SOCIAL, GASTADLO BIEN.

3 GASTOS SUBVENCIONABLES, INDICACIONES DE GASTO Y CONSEJOS: Nota especial para pagos realizados con tarjeta: Como norma general no se admitirán pagos con tarjeta personal. Si no hubiera más remedio se admitirán si no se refleja en la factura pagado con tarjeta. En este caso nunca adjuntar el ticket de pago. Si aparece en la factura la forma de pago con tarjeta, se adjuntará el ticket y dentro de la memoria aparecerá reflejada la persona que realizó la compra y siempre tendrá relación con la actividad a la que se imputa de forma que será un scouter o voluntario externo y se reflejará tanto en el número de participantes como en el cuadro de voluntarios. Estos son los gastos subvencionables y no otros Alojamiento y manutención de los participantes*. Para el gasto de alimentación-manutención, si se realiza en establecimientos tipo restaurantes, albergues, catering, hoteles u otros establecimientos, viene limitado por el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad con el porcentaje del 10% que no podrá ser superado en ningún caso, aplicándose por separado en cada uno de los programas. Por otra parte para gastos de manutención en restaurante se establece un máximo por comensal de 15 por comida/cena y 4,5 por desayuno, según Normativa Federal de Gastos de ASDE actualizada. Asimismo quedan excluidos los gastos de bebidas alcohólicas. Siempre se indicarán los nombres de las personas que han utilizado el servicio de restaurante o alimentación en hostelería *Los justificantes de estos gastos deberán ir acompañados de listado de nombres y apellidos de los participantes. Para las compras en Mercadona deberá pedirse siempre factura, en el caso de que pongan algún impedimento para realizarla se admitirá el ticket, pero no será la norma habitual. A continuación se desarrollan una serie de conceptos de gastos para los cuales se han estimado unas limitaciones deseables. Dichas limitaciones se han establecido por acuerdo y se recogen en la presente convocatoria. Cualquier desvío de las mismas será analizado en concreto y se solicitará un informe explicativo a la OOFF correspondiente. 2. Gastos de alquiler de bienes muebles: Equipos informáticos, equipos de imagen y sonido, mobiliario, enseres, etc... Nunca se superará el 20% del presupuesto. Comunicaciones: Teléfono (nunca se admitirán gastos de móviles ni tarjetas de prepago), fax, telegramas, correo y mensajería. Nunca se superará el 20% del presupuesto. Se eliminan los gastos de las tarjetas de teléfono, que no serán admitidos

4 3. Material de oficina: Papel, tinta de impresoras, tipex, bolígrafos, carpetas, post its, fundas de plástico, archivadores, sobres, cuadernos, impresos y otro material de oficina. Nunca se superará el 20% del presupuesto, 4. Material didáctico: Manuales, libros y revistas especializadas, utilizadas para la realización de actividades del programa subvencionado. 5. Materiales diversos: Su naturaleza dependerá del programa ejecutado, (productos alimenticios y farmacéuticos, material de manualidades y juegos, material para talleres, artículos deportivos no inventariables, etc...) 6. Gastos de publicidad y difusión específicos del programa: Carteles, dípticos, camisetas impresas, etc, Siempre que no tenga una variante didáctica queda excluido a excepción de que tenga una concreta relación con la difusión de las actividades del programa. Aquí hay que decir que necesariamente deben contener los logos correspondientes: Asociativo, Federal y del Ministerio, en parte visible y en la misma proporción. También recordar que es necesario guardar 4 copias de cada para enviar a la Federal Gastos de publicidad y difusión específicos del programa: Tanto carteles, dípticos, camisetas impresas, etc., están excluidos de todos los programas. Sólo se admitirán materiales didácticos, a excepción de que tenga una concreta relación con la difusión de los derechos de la Infancia. 8. Transportes de mercancías e inmovilizado adscrito al programa. Nunca se superará 10% del presupuesto del programa. 9. Trabajos realizados por otras entidades, como la realización de estudios y trabajos técnicos (que no sean inversión). Podrán incluirse trabajos vinculados directamente con las actividades del programa como cuenta- cuentos, trabajos de animación socio-cultural, etc., siempre relacionados con los contenidos del programa. 10.Gastos derivados de colaboraciones esporádicas: Es decir, las que suponen una participación puntual en la realización de alguna de las actividades del programa, prestadas por profesionales, tales como conferencias, charlas, etc... Nunca se podrá superar el 20% de la cuantía total concedida al programa. Este punto se refiere a cuando queremos pagar a alguien por hacernos un servicio puntual. Por ejemplo: queremos pagar a un amigo porque nos hace el diseño de un cartel o una página web, o porque se viene de cocinero a una acampada y queremos pagarle una cantidad. También funciona cuando necesitamos el trabajo de un profesional, pero no está dado de alta como autónomo o no puede facturar a través de una empresa. 11.Gastos de formación de los voluntarios que participan en el programa. En este gasto nunca se podrá superar el 30% de la cuantía total concedida. No se

5 incluye en este tipo de gastos la formación académica o reglada. Son susceptibles de financiación, aquellos cursos que tengan total relación con el programa y con la posible intervención que se vaya a realizar. Por ejemplo un curso de resolución de conflictos, de educación para la salud 12. Otros gastos específicos de cada programa en los que incurren los destinatarios del mismo: Seguros de accidentes a favor de los participantes, no incluyendo el seguro obligatorio de la Federación. Nunca se superará un 15% del total del programa. Transporte de los participantes directos-tanto en transportes públicos como en autocares o trenes contratados. En el caso de transporte en automóvil se podrán incluir gastos de combustible, con la limitación recogida en la normativa de gastos de viaje de ASDE disponible en la intranet de ASDE apartado de tesorería, equivalente a un máximo de 15 por cada 100 kilómetros, excluyéndose el resto de la factura que supere dicho importe. Los vehículos nunca podrán utilizarse por una sola persona y la fecha de la factura deberá coincidir con la fecha de la actividad realizada. *Los justificantes de estos gastos deberán ir acompañados de listado de nombres y apellidos de los participantes y el medio de transporte utilizado. En el caso de ser en transporte público imprescindible guardar los billetes Si os lo pide la empresa para realizar la factura, haced una fotocopia de los mismos previamente y que os lo selle la empresa. En la factura de autocares debe aparecer el trayecto y la fecha de realización del mismo. 13.Gastos relacionados con entradas de museos, actividades culturales, deportivas, piscinas, cine, atracciones educativas...** **Los justificantes de estos gastos deberán ir acompañados de listado de nombres y apellidos de los participantes. Aquí también se den guardar los tickets o entradas. No vale que los castores se lo quisieran guardar de recuerdo. 12-Gastos de alquiler de vehículos y gasolina. (No aparece este gasto en la convocatoria 2015) En el caso de alquiler de vehículos (sólo válido para la partida de actividades, nunca para la partida de dietas) es necesario que se adjunte el contrato de alquiler, junto con la factura y justificante de pago. En dicho contrato de alquiler se hará constar el nombre del conductor. Siempre que sea posible se comunicará previamente a la Oficina. y ésta a su vez a ASDE. Cuando se alquila un coche se puede utilizar tarjeta de crédito porque no hay más remedio, pero siempre que se pueda se hará en metálico. La factura debe estar a nombre de la Federal y debéis acompañar el contrato de alquiler. En cuanto a la gasolina, esto es muy importante. Tanto para desplazamientos con coche propio, como con coche alquilado, no se pagará más de 15 euros por cada 100

6 km. Así que si hay una actividad en una localidad y usáis coche para comprar, llevar material, etc, será muy difícil colar una factura de 30 euros. En la memoria debe figurar loso ocupantes, el conductor, el recorrido, los kilómetros, la matrícula del coche y debe estar imputada a una actividad concreta 13-Campeonatos deportivos. En los últimos años, nos ha dado por hacer campeonatos deportivos o de otra índole. El problema de esta actividad radica en los trofeos. Se recomienda que sean materiales educativos relacionados con la Educación para la Salud o por lo menos algo no inventariable. 14-Dietas para voluntarios Existe una partida económica destinada a sufragar los gastos de los voluntarios que participan en los programas y que requieren desplazamiento a una localidad diferente a la del domicilio habitual. Incluye transporte, alojamiento y manutención. Esta partida se utiliza preferentemente para reuniones de coordinación, preparación, planificación o evaluación de las actividades del 0 7.No se aplica por ejemplo cuando los voluntarios van con sus unidades a realizar una actividad. Con cargo a esta partida no se admite como concepto de gasto el alquiler de vehículo para el transporte de viajeros, aunque sí el gasto la combustible que se derive del desplazamiento. El importe del kilometraje a aplicar en la partida de dietas y gastos de viaje del personal adscrito a los programas del 0,7% se establece en 0,19 /Km. Se tendrá que justificar con factura de combustible al menos el 30% del importe total del kilometraje. Para la justificación de la partida de dietas del fomento de los equipos de interés general asignada a las OO.FF, se podrán incluir gastos relacionados con desplazamiento, manutención y alojamiento. Existe una hoja de liquidación de dietas que debe rellenar cada voluntario. Todos estos gastos se prorratearán entre las distintas hojas de liquidación de los voluntarios. Antes de hacer la hoja de liquidación hablad con el técnico para que os explique cómo hacerlo. Normas para la adquisición de Equipamiento (Bienes Muebles Inventariables): Con estas simples normas, se pretende facilitar el procedimiento para la admisión de gastos de material inventariable, que presentan tanto los Grupos Scouts como las OO.FF. y que van con cargo a las subvenciones que ASDE recibe. Para que un bien sea considerado inventariable ha de cumplir las siguientes normas: 1. Según su DURACIÓN: Su vida útil, ha de ser superior a un año. Material que no tenga un carácter fungible es decir elementos que no tengan un deterioro rápido por su uso.

7 2. Según su VALOR ECONÓMICO: El límite mínimo, por parte de ASDE, para la consideración de un bien como inventariable se fija en 50 (con IVA incluido) por cada unidad. 3. Según su NATURALEZA: Esto dependerá de la normativa concreta de cada convocatoria que fija que elementos admite o no. Por ejemplo, si la convocatoria admite Material de acampada, se podría incluir una tienda de campaña (si su valor de compra fuera mayor de 50 ) pero no se podría admitir un Disco duro, que si que cumpliría las 2 primeras normas En caso de duda consultar previamente

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